nghiệp vụ hành chính văn phòng

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CÂU 10:Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư?Liên hệ thực tế? A.Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư: -Khái niệm công tác văn thư???/ I.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến: 1.Nhận xét chung: -khái niệm:tất cả các văn bản,tài liệu,thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi chung là văn bản đến. -các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến: +tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhát. +văn bản phải được chuyển qua thủ trưởng cơ quan,chánh văn phòng hoặc thủ trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân giải quyết. +khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao ký nhận rõ ràng +khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu:nhanh chóng chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của nhf nước. 2.quy trình xử lý văn bản đến: a.bước 1: nhận văn bản đến: -xem nhanh bì văn bản,kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ ko,có còn nguyên vẹn ko,hay đã bị bóc trước -nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản. b.bước2:sơ bộ phân loại,bao bì văn bản: có nhiều cách phanloaij văn bản;ở đây văn bản được chia làm hai loại: -loại ko phải bóc bì:thư riêng,sách báo bản tin,phong bì có ghi rõ họ tên người nhạn,văn bản mật ,văn bản của Đảng,đoàn thể.loại này được chuyển ngay đến người nhận -loại phải bóc bì:các văn bản còn lại. C.bước 3:bóc bì văn bản: -văn bản có dấu “hỏa tốc”,”thượng khẩn”,”khẩn’ cần được bóc bì trước. -khi bóc bì ko được làm rách văn bản,ko làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện.cần xoát lại bì xem đã lấy hết văn bản chưa,có bị sót gì ko. -đối chiếu số, ký hiệu,số lượng văn bản ghi ngoài bì với cá thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi(trường hợp có văn bản đi kèm theo phiếu gửi).nếu có điểm nào ko khớp thì phải gửi lại để hỏi cơ quan gửi. -đối chiếu với những văn bả ko dúng thể thức,ko có ngày tháng,thiếu trích yếu,ko có chữ ký hoặc chữ ký ko đúng thẩm quyền,bản chụp phootocopy dấu đen,vượt cấp,chữ mờ nhàu nát,…phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng thăm quyến. -trường hợp nhận được nững văn bản quant rọng hoặc do yêu cấu của nơi gửi văn bản có kèm phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu,phải ký xác nhận,đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. -đối với những đơn từ khiếu nại,tố cáo,thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra xác minhđiểm gì đó thì cần giữ laijca r phong bì,đính kèm với vawnbanr để lưu hồ sơ giải quyết sau này. d.bước 4:đóng dấu đến,ghi sổ đến và ngày đến: -dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qu văn thư,ghi nhận ngày tháng,số văn bản đến. -cần quy định :thủ trưởng cơ quan ko xem xét giả quyết những văn bản đến khi chư có dấu đến. -dấu ddeeens được đóng rõ ràng và thông nhát vào khoảng trống dưới số và ký hiệu,trích yếu(của công văn)hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản. dấu đến có mẫu như sau: ĐẾN TÊN CƠ QUAN Số:…………………… 30m Ngày:……………… Chuyển:………… 50m -số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bnar đến;ngyaf đến là ngày văn thư nhận văn bản.số đến ghi liên tục tuwf001 bắt đầu từ ngày 10-01 đến hết ngày 30-12 mỗi năm.có thể ghi số đến tùy theo từng loại văn bản. Đ.bước 5:vào sổ đăng ký: -đăng ký là một bước quant rọng trong tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.đó là sự ghi lại những thông tincow bản của văn bản,tài liệu như số,ký hiệu,tác giả,ngyaf tháng… của văn bản.mục đích đăng ký của văn bản là để nắm được số lượng văn bản,nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin này tkipj thời theo yêu cầu. -khi đăng ký phải đảm bảo những nguyên tắc:ko trùng lặp,bỏ sot,mỗi văn bản đến chỉ đăng ký mootj lần. -có thể sử dụng ba hình đăng ký văn bản đến:dùng sổ,dùng thẻ ,dùng máy vi tính. -hình thức dùng sổ,tùy theo chức năng,nhiệm vụ,quy mô hoạt động,của cơ quan,có thể lập một hoặc nhiều sổ theo các văn bản khác nhau;van bản cần được đăng ký vào sổ ngay trong ngày ddeeens. Việc vào sổ phải đảm bảo:ghi rõ ràng,chính xác đầy đủ,ko viết bút chì,dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng,tránh dùng số hoặc bỏ sót số. -thông thường có các loại sổ đăng ký cho: +van bản thường; +van bản mật; +các đơn từ khiếu nại,tố cáo +các van bản ko đúng tuyến được gửi trả lại hình thức vào sổ có ưu điểm là đơn giản,ít tốn kém,dễ thực hiện.tuy nhiên cũng có nhược điểm là ko thuận lợi cho việc khai thác,tra tìm, theo dõi và quản lý văn bản. -hình thức đăng ký bàng thẻ giúp tránh được việc đăng ký nhiều lần,và thuận lợi cho việc tra tìm theo phương pháp thủ công. -hình thức đăng ký bằng máy vi tính có nhiều ưu điểm howncar vì hình thức này có thể cung cấp hiều thông tin vveef văn bản.tuy nhiên việc sử dụng đòi hỏi phải có trình độ nhất định và trong nhiều trường hợp mất điện hỏng hóc có thể dẫn tới những khó khăn và xáo trộn nhất định trong hoạt động của cơ quan,đơn vị. e.bước 6:trình văn bản: -váo sổ xong.tùy theo chế độ văn thư của cơ quan,văn thư trình chánh văn phòn,trương phòng hành chính(hoặc người được thủ trưởng ủy nhiệm)xem toàn bộ văn bản đến hay chỉ trình một số loại nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết.sau khi có ý kiến đó,van bnar được đư alaij văn thư để vào sổ tiếp và chuyển giao cho các đơn vị(trực tiếp cho người giải quyeetshoawcj qua văn thư đơn vị) F,bước 7:chuyển giao văn bản: khi chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau: -văn bản phải được chuyển giao đúng,trực tiếp cho đồi tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.ko nhờ người khác,hoặc ddown vị khác nhận thay. -văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó. -trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn banrthif có thể lần lượt chuyển đến từng đơn vị cá nhân,hoặc sao gửi cho từng đơn vị cá nhân nhưng bản chính phải lưu hoặc giao cho đơn vị,cà nhân có trách nhiệm chính,chủ chốt. g.bước 8.theo dõi giải quyết văn bản đến: -văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành.khi công việc ddax giải quyết xong,người thừa hành phải lập hồ sowhoawcj có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn banrcho người có trách nhiệm theo dõi. II.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi: 1.Nhạn xét chung: -khái niệm:tất cả văn bản,tài liệu,thư từ gửi ra ngoài cơ quan gọi là văn bản đi. -nhũng nguyên tắc chuyển giao văn bản đi: +moijvawn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký đóng dấu,làm các thủ tục gửi đi. +vai trò chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định,sạch sẽ,ko sửa chữa,tẩy xóa và kiểm tra thủ tục hành chính,đăng ký số,ngày tháng của văn banrtruwowcs khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cấu. 2.quy trình phát hành văn bản: Việc tổ chức và giải quyết văn bản đi phải tuân theo các quy định của nhà nước: A,bước 1:soát lại văn bản: - kiểm tra các phần và thể thức văn bản xem đã đúng theo các quy định của pháp luật chưa.nếu phát hienj sai sót thì báo với gười có trách nhiệm để sửa chữa bổ sung…. b.bươc 2vaof sổ đăng ký văn bảnđi: -ghi số của văn bản:số của vawnbnar được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm(tuy ko nên đề ngày 01-01 nếu ko thực sự cần kíp,vì đó là ngày nghỉ theo quy định của pháp luật) Có thể đánh số cho văn bản qppl theo từng loại văn bản hoặc cho tất cả các loại văn bản nếu ko nhiều . Các loại văn bản khác tùy theo khối lượng văn bnar đi của mỗi cơ quan hay nhiều cơ quan mà đánh số chung cho từng loại văn bản. -ghi ngày tháng của văn bản:về nguyên tắc văn bản gửi ngày tháng nào thì ghi ngày tháng đó.ngyaf tháng dduwowcj ghi ở trên đầucủa mỗi văn bản.riêng văn bản qppl và vawnbanr cá biệt được đề ngày tháng là thời điêmt ký ban hành. -đóng dấu:văn bản đã có chữ ký hợp lệ mới được đóng dấu. Ko đóng dấu sẵn(khống)vào giấy trắng.dấu ddongs phải rõ ràng đúng mẫu mực quy định,mặt dấu chờm lên 1/3;hoặc ¼ chữ ký.những dự thảo chương trình kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo caosdduwa hội nghị, muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản. -vào sổ của văn bản đi cần đầy đủ,chính xác rõ ràng từng cột mục trong số những ddieemr cần thiết về một văn bản như:số,ký hiệu,ngày tháng,trích yếu nội dung nơi gửi,nơi nhận,….,ko viết bằng bút chì ko dập xoashoawcj viết tắt những chữ chưa thông dụng.ko nên làm nhiều sổ mà chỉ nên làm một văn bản đi.tuy nhiên nếu khối lượng văn bản nhiều có thể lập sổ riêng cho từng loại văn bnar. c.bước 3:chuyển văn bản đi: -văn banr phải dduwowcj chuyển ngay trong ngày,hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành. -riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn vị bộ phận. -văn bản có thể gửi quâ đường bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận,nhuwnh ddeuf phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký vào sổ. -bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau,nhung ko vượt quá kích thước quy định của bưu điện.giấy làm bì là một loại giấy bền daingoaif nhìn ko rõ chữ trong văn bản,khi ướt ko bị mủn.ngoài bì phải đề rõ và đúng tên cơ quan gửi,tên địa chỉ cơ quan nhận,số và ký hiệu văn bản,số lượng văn bản nếu có.đối với văn bản khẩn cần chú ý:độ khẩn đóng trên phong bì phải khopws với độ khẩn đóng trên văn bản(theo quy định của người ký văn bản. -sau khi viết bì xong,gấp văn bản cho vào bí,kiểm tra lại lần cuối số ghi với văn bản,nơi nhận ghi trong văn bản và nhận ngoài bifddeer tránh nhaamf lẫn.ko đẻ văn bản vào bì đầy quá ,chật quá,ko đặt sát mép bì để nơi nhận khibocs bì khoirlamf rách văn bản.khi dán bì hoặc dán tem tránh làm dây hồ vào văn bản. -những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật(dù chuyển ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan)cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra theo dõi. -trên phiếu gửi cần đề rõ tên người hoặc đơn vị nhận,trích yếu nội dung,số lượng bản,mục đích gửi văn bản,lời ghi như:”xem xong cần trả lại”,”xem xong tiêu hủy ngay”;phiếu gửi cũng phải đánh ssoos thứ tự và ngoài bì ghi số phiếu gửi ko ghi số văn bản. -văn bản chỉ gửi cho cơ quan tổ chức cá nhân có tên trong mục”nơi nhận”.nếu là văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan trung ương thì phải đăng công báo theo dúng quy định của pháp luật. -sau khi phát hành đi văn bản cấn được chuyển qua bộ phận tin học nếu có;để đưa lên mạng tin học.văn bản vào mạng phải được đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như nguyên văn của văn bản phát hành:riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản được thay bằng chữ “đã ký” d.xắp xếp bảo lưu văn bản: mỗi văn bản đi ít nhất phải dduwowcj lưu ít nhất 02 văn bản:một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc của đơn vị thừa hành,một bản để lưu ở văn thư để tra tìm,phục vụ khi cần thiết.những bản lưu ở văn thư phải xắp xếp theo từng loại,văn bản của năm nào để riêng của năm đó.bản lưu phải là bản chính.tùy theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lưu thêm một số bản sao nất định. -tất cả công chức cán bộ,nhân viên có trách nhiệm quản lý và giữu gìn văn bản,hồ sơ ,tài liệu.ko cung cấp cho những cơ quan tổ chức,cá nhân ko có trách nhiệm biết những thông tin về văn bản đang còn trong quá trình xử lý. III.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: -van bản nội bộ là những văn bản,giấy tờ,sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quando chính cơ quan ban hành. -văn bản nội bộ bao gồm:các quyết định nhân sự,chỉ thị ,thông báo,giấy công tác,giấy giới thiệu,sổ sao văn bản,… -mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng,trong đó nêu rõ:số,ký hiệu,ngày tháng ký,người ký,trích yếu nội dung,người nhận,nơi nhận,ký nhận,….tương tự như văn bản đi. -văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản.cán bộ các cơ quan đơn vị trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.các đơn vị,bộ phận khi nhận được văn bản nội bộ cũng tieens hành giải quyết,xử lý chúng tương tự như đối với văn bản đến khác. -văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác. IV.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật: 1.những nguyên tắc chung: -văn bản đến,văn bản đi,van bản nội bộ có thể có mức độ mật theo quy định của pháp luật.do có tính chất đặc thù của văn bản mật nên phải được quản lý chặt chẽ theo quy định của các văn bnar sau: +pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước(2000) +…………???????????? -xác định đúng đắn mức độ mật;bao gồm:tuyệt mật,tối mật và mật. Ko lợi dụng mức độ mật để hạn cheesphamj vi phổ biến của văn bản.người soạn thảo phải đề xuất và người ký văn bản có trách nhiệm xác định độ mật vầ nơi nhận đối với tài liệu mật;nếu có đề nghi thay đổi độ mật,giải mật phải báo cáo với lãnh đạo cơ quan. -thuwch hiện đúng các quy định về phổ biến,lưu hành,tìm hiểu ,sử dụng,vận chuyển,giao nhận và tiêu hủy văn bản mật: +chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành +thực hieenj các quy định về báo cáo thống kê kiểm tra viecj quản lý văn bane mật. +phải tuyển chọn cán bộ,nhân viên quản lý văn bản mật theo quy định của nhà nước:có phẩm chất tốt,có trình độ chuyên moonvaf nghiệp vị;năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao,có cam kết bảo vệ bí mật nhà nước và được hưởng chế độ iteenf lương,phụ cấp,khen thưởng,…. +nơi in ấn,sao chụp tài liệu,nơi họi họp,phổ biến phải được bảo vệ ,an tàn bí mật,…. Thông tin bí mật nhà nước chuyển đi bằng phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến,hoặc bất cứ phương tiện kỹ thuật nào đều phải mã hóa theo quy định của nhà nước,.ko trao đổi bàng bất cứ hình thức nào ra ngoài cơ quan về thông tin có nội dung bí mật khi còn đang trong quá trình ddieeeuftra xử lý,… +ko được truyeenf trục tiếp văn bản,tài liệu mật bằng máy fac đặt tại bộ phận văn thư để quản lý theo yêu cầu của lãnh đạo và bảo mật.mọi việc sử dụng máy móc,mã số riêng cnf được sự cho phép của lãnh đạo cơ quan;và phải tuân theo hương dẫn và quản lý của bộ phận cơ quanchuyeen trạhs về tin học của cơ quan. +cán bộ công chức ko được tiết lộ bí mạt nhà nước dưới mọi hình thức khi tiếp xúc với người nước ngoài;phải ghi chép nội dung tiếp xúc và baoscaosvowis lãnh đạo cơ quanvaf nộp lưu bản báo cáo nội dung tiếp xúc tại bộ phận bảo mật. +trong chương trình hợp tac quốc tế,khi cung cấp những thông tincos liên quan đến bí mật cho cá nhân tổ chức nước ngoài thì cần phải cân nhắc,xem xét kỹ lưỡng theo nguyên tắc:ko làm phương hại đến lợi ích quốc gia và chỉ cung cấp những bí mật đã được các cấp có thẩm quyền xét duyệt và ràng buộc bên được cung cấp ko được tiết lộ cho bên thứ ba. +đối với văn bản tuyetj mật,tối mật chỉ có thủ trương cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý.chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này.văn thư nếu ko dược giao phụ trách văn bản mật thì phải vào soorphaanf ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý văn bản mật của cơ quan.mọi tài liệu do các cơ quan khác gửi đến bất cứ bàng nguồn naofddeeuf phải qua văn thư vào sổ riêng để theo doĩ và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.khi tài liệu bí mạt mà bì trong có dấu:”chỉ người có tên mới được bóc bì”thì văn thư vào sổ số ghi ngoài bifvaf chuyển ngay đến người có tên nhận.nếu là tài liệu khẩn mà người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhieemjgiair quyết văn thư ko được bóc.tài liệu mật đến ko đúng quy định ,một mặt văn thư phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết,mặt khác phải co ý kiến lại với nơi gửi để thực hiện đúng quy định.người thực hiện công việc có liên quan đến tài liệu mật(soạn thảo,đánh máy,ghi sổ,in ấn ,sao chụp,phát hành ,chuyển giao, sử dụng, lưu trữ tài liệu mật)phải có trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật.văn thư có trách niệm theo dõi,thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi.khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra đối chiếu xóa sổ. +bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý các dấu mật của cơ quan,rà soát thủ tục đóng dấu độ mật,dấu thu hồi vào tài liệu theo quy định của thủ trưởng cơ quantaij quy chế tiếp nhận và xử lý và ban hành văn bản cơ quan.ko được đánh máy,in,sao,chụp thừa số bản tài liệu mậtđã dduwwocj quy định,phải hủy ngay nếu thừa. +Bộ phân đánh máy chịu trách nhiệm đánh máy tài liệu mật. +người được cơ quan giao nhiệm vụ phổ biến,cung cấp tài liệu mật thì phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. +trong khi giải quyết công việc,ko được ghi chép những điều bí mật và giấy hoặc sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ.sổ tay trong đó ghi những điều bí mật cũng xem như văn bản giấy tờ mật và được bảo quản như tài liệu mật.chỉ được ghi chép ghi âm ghi hình quay phimtaif liệu mật nhà nước sau khi được phép của hủ trưởng cơ quan.việc quản lý,sử dụng các băng ghi âm,,ghi hình,ảnh có độ mật phải được bảo vệ như chế độ quản lý tài liệu mật.người thuộc cơ quan khác đến sao chụp tài liệu mật phải có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản ghi rõ mục đích yêu cầu nội dungtimf hiểu và phải được thủ trưởng cơ quan có tài liệu cho phép.cá nhân,đơn vị yêu cầu sao chụp tài liệu,phải đăng ký với bộ phận văn thuwddeer ghi cụ thể vào phiếu đăng ký sao chụp tài liệu:số,ký hiệu,thời gian,…. +chỉ đóng dấu độ mật vào văn bản,ko đóng ra ngoài bì.người chịu trách nhiệm làm bì trong ghi đầy đủ số,ký hiệu nơi nhận và đánh dấu đọ mật lên bì trong,sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và làm phong bì ngoài như đối với văn bản thường.dấu độ mật trên bì trong được ghi bằng các ký hiệu A(tuyệt mật),B (tối mật),C(mật).tài liệu được gửi đi phải thực hiện đúng quy định của bộ công an theeo quy định pháp luật tài liệu gửi đi phải có bì riêng(loại chuyên dùng gửi tài liệu mật)+tài liệu”tuyệt mật”,”tối mật”gửi đi phải niêm phong bì dán bằng hồ,phải dán bằng keoddef lên mép dansvaf niêm phong bằng chirhoawcj xi hay giấy mỏng khó bọc,đè lên các giao điểm các mối chéo phía sau của bì,dấu niêm phong ở các góc giấy niêm phong,một nửa trên giáy niêm phong,một nửa tren giấy bì.mực niêm phong dùng loại màu đỏ tươi. +văn bản maatj phải được chuyển đến tận tay người nhận và phải ký nhận vò sổ chuyển giaovawn bản mật(có thể làm chung với văn bản đến)việc giao nhận các tài liệu văn bản mật đều phải vào sổ ký nhận giữa hai bên giao nhận và giao nhận trực tiếp tại phòng làm việc theo quy định của pháp luật.việc vận chuyển tài liệu mật phải nghiêm ngặt cả về phương tiện lẫn lực lượng bảo vệ. +phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật(két hòm tủ khóa thiết bị báo động, ) +văn thư có trách nhiệm tổ chức thống kê tài liệu bí mật nhà nước,cơ quan theo trình tự thời gian và từng độ mật.tài liệu mật sau khi giải quyết xong phải được chuyên viên phân loại xắp xếp đưa vào hồ sơ,ngoài giờ làm việc phải cất vào tủ,hòm két có khóa bảo đảm an toàn .đến thời hạn nộp và lưu trữ phải nộp theo đúng thủ tục giao nhận theo quy định về quản lý tài liệu lưu trữ. +khi cán bộ phải mang tài liệu mật đi công tác mang về nơi ở phải được thủ trưởng cơ quan cho phép và phải đăng ký với văn thư để quản lý. +tài liệu,mẫu vật với”tuyệt mât”,”tối mât”phải được tổ chức cất giữ riêng,có phương tiện bảo quản,bảo vệ bảo đảm an toàn,nơi cất giữ do thủ trưởng cơ quan quyết định 2.những phạm vi nội dung bí mật nhà nước : a.những thông tin thuộc độ ‘tuyệt mât”: Bí mật nhà nước trong phạm vi sau đây thuộc độ Tuyệt mật: 1. Chiến lược an ninh quốc gia; kế hoạch phòng thủ đất nước; kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh; các loại vũ khí, phương tiện có ý nghĩa quyết định khả năng phòng thủ đất nước; 2. Các chủ trương, chính sách về đối nội, đối ngoại của Đảng Cộng sản Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam không công bố hoặc chưa công bố. Những tin của nước ngoài hoặc của các tổ chức quốc tế chuyển giao cho Việt Nam mà Chính phủ xác định thuộc độ Tuyệt mật; 3. Tổ chức và hoạt động tình báo, phản gián do Chính phủ quy định; 4. Mật mã quốc gia; 5. Dự trữ chiến lược quốc gia; các số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước về những lĩnh vực chưa công bố; kế hoạch phát hành tiền, khóa an toàn của từng mẫu tiền và các loại giấy tờ có giá trị như tiền; phương án, kế hoạch thu đổi tiền chưa công bố; 6. Khu vực, địa điểm cấm; tin, tài liệu khác mà Chính phủ xác định thuộc độ Tuyệt mật. b.những thông tin thuộc độ “tối mật”: Bí mật nhà nước trong phạm vi sau đây thuộc độ Tối mật: 1. Các cuộc đàm phán và tiếp xúc cấp cao giữa nước ta với nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế về chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác chưa công bố. Những tin của nước ngoài hoặc của các tổ chức quốc tế chuyển giao cho Việt Nam mà Chính phủ xác định thuộc độ Tối mật; 2. Tổ chức hoạt động, trang bị, phương án tác chiến của các đơn vị vũ trang nhân dân, trừ tổ chức và hoạt động được quy định tại khoản 3 Điều 5 của Pháp lệnh này; phương án sản xuất, vận chuyển và cất giữ vũ khí; công trình quan trọng phòng thủ biên giới, vùng trời, vùng biển, hải đảo; 3. Bản đồ quân sự; tọa độ điểm hạng I, hạng II nhà nước của mạng lưới quốc gia hoàn chỉnh cùng với các ghi chú điểm kèm theo. Vị trí và trị số độ cao các mốc chính của các trạm khí tượng, thủy văn, hải văn; số liệu độ cao và số không tuyệt đối của các mốc hải văn; 4. Số lượng tiền in, phát hành; tiền dự trữ bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ; các số liệu về bội chi, lạm phát tiền mặt chưa công bố; phương án giá các mặt hàng chiến lược thuộc Nhà nước quản lý chưa công bố; 5. Nơi lưu giữ và số lượng kim loại quý hiếm, đá quý, ngoại hối và vật quý hiếm khác của Nhà nước; 6. Công trình khoa học, phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích, bí quyết nghề nghiệp đặc biệt quan trọng đối với quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ mà Nhà nước chưa công bố; 7. Kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu các mặt hàng đặc biệt giữ vị trí trọng yếu trong việc phát triển và bảo vệ đất nước không công bố hoặc chưa công bố; 8. Tin, tài liệu khác mà Chính phủ xác định thuộc độ Tối mật. c.những thông tin thuộc “mật” -các bí mật nhà nước trong lĩnh vực công tác của các cơ quan nhà nước,đơn vị vụ trang,đoàn thể nhân dân,tổ chức xã hội,tổ chức kinh tế ngoài các phạm vi”tuyệt mật” và “tối mật” nêu trên. V.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước -con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mạt của đời sống xã hội.trong hoạt động của các cơ quan văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con dấu.con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp. -tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn thư,bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản,thủ tục hành chính trong quan hệ QLHCNN. 1.sử dụng theo đúng chức năng luật định: a. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình quốc huy. 1. ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ; 3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ; 4. Văn phòng Chủ tịch nước; 5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự; 6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật định; 7. Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp; 8. Cơ quan thi hành án dân sự; 9. Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 10. Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định; 11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh; 12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép. b. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy: 1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các cấp; 3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; 4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động; 5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động; 6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này; 7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép. 8. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. c. Thủ tục khắc dấu 1. Các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có văn bản thành lập, sáp nhập, chia, tách đơn vị hành chính các cấp của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Việc khắc dấu các chức danh Nhà nước quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có công văn đề nghị của Văn phòng Quốc hội, hoặc Văn phòng Chủ tịch hoặc Văn phòng Chính phủ. 2. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cấp có thẩm quyền. Trường hợp trong quyết định thành lập chưa cho phép sử dụng con dấu thì cơ quan quyết định thành lập phải có văn bản cho phép cơ quan, tổ chức đó được sử dụng con dấu. 3. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp phải có quyết định hoặc giấy phép thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Điều lệ hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đối với hội cấp Trung ương có tổ chức hoạt động trong phạm vi toàn quốc do Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ quyết định thành lập và quyết định phê duyệt Điều lệ; hội hoạt đọng trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và quyết định phê duyệt Điều lệ; các tổ chức hội thuộc hệ thống các tổ chức hội nói trên phải có quyết định thành lập đúng trình tự pháp lý theo Điều lệ của Hội đã được phê duyệt. Các tổ chức tôn giáo phải có Điều lệ hoặc Hiến chương đã được chấp thuận bằng văn bản của Ban Tôn giáo Chính phủ hoặc Ban Tôn giáo cấp tỉnh. Tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký khoa học do Bộ Khoa học Công nghệ và môi trường hoặc Sở Khoa học Công nghệ và môi trường cấp. Tạp chí, Nhà xuất bản phải có giấy phép hoạt động do Bộ Văn hoá Thông tin hoặc Sở Văn hoá Thông tin cấp. Các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, trừ tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, phải có giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. 4. Các tổ chức kinh tế 4.1. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật hợp tác xã phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (đối với chi nhánh, văn phong đại diện). 4.2. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải có Giấy phép đầu tư, Giấy phép điều chỉnh. 4.3. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm phải có Quyết định thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép điều chỉnh (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) hoặc Giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam) do Bộ Tài chính cấp. 4.4. Đối với doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội và các đơn vị thành viên của doanh nghiệp này phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Quyết định thành lập của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 4.5. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam ngoài các giấy tờ nêu trên, phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép đặt trụ sở và hoạt động tại địa phương đó. Đối với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không được cấp “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. 5. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất, mòn, méo, hỏng phải có công văn của cơ quan, tổ chức dùng dấu nêu rõ ký do và đề nghị cơ quan Công an khắc lại con dấu. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất phải có thêm xác nhận của cơ quan Công an phường, xã nơi xảy ra mất dấu. 6. Hồ sơ làm thủ tục khắc dấu của các cơ quan, tổ chức xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ. 7. Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu. Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải làm thủ tục cáp giấy phép cho cơ quan, tổ chức để khắc dấu. d.Trách nhiệm cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thành lập và cho phép sử dụng con dấu -Thành lập và cho phép sử dụng bằng văn bản các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý được sử dụng con dấu; Cho phép cơ quan, tổ chức trực thuộc được khắc thêm con dấu có nội dung như con dấu thứ nhất; Kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc mình quản lý theo quy định của pháp luật; Quyết định bằng văn bản việc thu hồi con dấu của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền mình quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu trong các trường hợp cơ quan, tổ chức đó bị giải thể, chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hoặc trong trường hợp phải đình chỉ việc sử dụng con dấu hoặc khi con dấu hết giá trị sử dụng. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu phải thực hiện các quy định như sau: Phải đăng ký con dấu tại cơ quan Công an và phải thông báo mẫu dấu với các cơ quan có liên quan trước khi sử dụng. - Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi [...]... tục hành chính nghiệp vụ hành chính văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết -kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức -đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng. .. chính văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của lĩnh vực này việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng, hiệu quả hoạt động của văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợp với xu hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối với công tác văn phòng nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng -đổi mới nghiệp vụ văn thư... GIỮA CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH VÀ NÂNG CAO HIÊU QUẢ HOẠT ĐỌNG CỦA VĂN PHÒNG:>?????????????????????????? khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư và lưu trữ sự am hiểu tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu... CÂU I:VĂN PHÒNG:KHÁI NIỆM,CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ,THỰC TIỄN: I CÁC CÁCH HIỂU KHÁC NHAU VỀ VĂN PHÒNG: khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: -T 1văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính -T 2văn phòng. .. hoạt động hành chính các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý -tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là... nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm nghiệp vụ thường được dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công việc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng như trong một số lĩnh vực khác) đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại công việc nào đó trong đời sống quản lý hàng ngày do vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ hành chính văn. .. kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay III.ĐIỀU KIÊN ĐỂ XÂY DỰNG ĐƯỢC VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI: (DỰA VÀO CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG SAU) 1.tổ chức bộ náy văn phòng khoa học gọn nhẹ 2.từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng 3.về trang thiết bị văn phòng 4.về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính CÂU... một cách khoa học và văn minh 9-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề tình trạng nhân viên TÓM LẠI:Hiệu quả công ác của văn phòng có ý nghĩa qua... thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân với mục tiêu đó văn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính điều đó được thể hiện qua các khía cạnh cơ bản -một văn phòng hiện... -đổi mới nghiệp vụ lưu trữ -xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác văn phòng -xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc -đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành chinhs -bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, . NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CÂU 10:Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư?Liên hệ thực tế? A.Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư: -Khái niệm công tác văn thư???/ I.Tổ. 58/2001/NĐ-CP phải có công văn đề nghị của Văn phòng Quốc hội, hoặc Văn phòng Chủ tịch hoặc Văn phòng Chính phủ. 2. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp phải có quyết định thành lập và cho phép. vị. e.bước 6:trình văn bản: -váo sổ xong.tùy theo chế độ văn thư của cơ quan ,văn thư trình chánh văn phòn,trương phòng hành chính( hoặc người được thủ trưởng ủy nhiệm)xem toàn bộ văn bản đến hay