2. BƯỚC 2:xây dựng dự thảo trong đó nêu rõ:
II.CHỨC NĂNG,NỘI DUNG TÍNH CHẤT,NGUYÊN TẮC: 1.Chức năng:
1.Chức năng:
-tổ chức bảo quản hàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia,phông lưu trữ coq quan.
-tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tót đường lối,chủ trương chính sách và những nhiệm vụ chính trị của đảng và pháp luật của nhà nước đề ra trong từng giai đoạn. 2 chức năng trên có liên quan với nhau .cnT1 tạo tiềnđề cho cn T2.
2.Nội dung:
-công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ như:phân loại,xác định giát rị taaif liệu ;bổ sung tài liệu vào các phòng,kho lưu trữ ;thống kê,xây dựng công cụ tra cứu khoa học;kiểm tra,bảo quản tài liệu;giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ.
-xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng thực tienx để áp dụng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ trong cả nước.do đó,công tác nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ lưu trữ (phân loại lưu trữ,..)là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ,
-xay dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương,có sự chỉ đọ chặt chẽ xủa các thể cheesbawngf một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật.cơ quan lưu trữ có trách nhiệm nghiên cứu,ban hành hoặc trình nhà nước ban hành.
3.tính chất: -tính cơ mật: -tính khoa học -tính chất nghiệp vụ 4.nguyên tắc: a.T1 NT Tạp trung:
-tập trung toàn bộ tài liệu phông chữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới các phòng kho lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
-hồ sơ lưu trữ ko bị xé lẻ,phân tán ở cán bộ,nhân viên,các phòng,đơn vị,cơ quan,mà phải được lựa chọn,nộp lưu vào các kho lưu trữ để tập trungquanr lý theo quy định của nhà nước.
-tập trung ko có nghia là đem tất cả tài liệu lưu trữ về trung ương,mà là phân cấp các kho bảo quản thành mạng lưới từ trung ương tới các ngành,các địa phương.
-chỉ có các kho lưu trữ nhà nước mới có chức năng bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia.ko một cơ quan cá nhận nào được giữ tài liệu lưu tữ công làm của riêng.
B.T2 NT Thống nhất:
-tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ vafnghieepj vụ lưu trữ. -thống nhất quản lý về nghiệp vụ lưu trữ quốc gia phải do ngành lưu trữ(cơ quan cao nhất của ngành lưu tữ là cục lưu trữ nhà nước) thống nhất quản lý.
-kế hoạch xây dựng và phát triển lưu trữ phải thống nhất từ trung ương đến cơ sở,các chế đọ,các quy ddinhj về tổ chức,về nghiệp vụ,….cơ bản phải được thực hiện ở tất cả các cơ quan trong cả nước,trừ trường hợp đặc biệt được cục lưu trwxnhaf nước quy định riêng,cụ thể.
CÂU 15.CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LưU TRữ: I.PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LưU TRữ;
1.Khái niệm:
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối,các nhóm các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đắc điểm giống nhau của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả tài liệu đó.
2.các giai đoạn phân loại
a-phân loaiuj tài liệu lưu trữ quốc gia:
-Đó là việc phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống các kho hoăc trung tâm lưu trữ,dựa vào cácđặc trưng thời kỳ lịch sử,lĩnh vực hoạt động lãnh thổ,kỹ thuật chế tác tài liệu.giai đoạn phân loại này do các cơ quan co thẩm quyền ở trung ương thực hiện để xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ.
-kho lưu trữ ngành:công an,quân đội,tài chính ngân hàng,bưu điện,… -kho lưu trữ theo thời gian:trước CMT8 ,sau CMT8
-kho lưu trữ tỉnh:bắc giang,bắc ninh,…
-kho lưu trữ phim ảnh,kho lưu trwxtaif liệu hành chnhs,.. b.phân loại tài liêu lưu trữ trong các kho lưu trữ:
-phông lưu trwxlaf:toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt ddoongj của 1cơ quan nhà nước,một tổ chức chính trị xã hội ,một ddown vị vủ trang,một doanh nghiệp,cá nhân có ý nghĩa chình trị kinh tế khoa học,….được đư vào bảo quản trong một kho luuw trữ nhất định
-phân loại tài liệu từng phông lưu trữ là phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào đặc trưng của tài liệu
-thành phần của phông lưu trữ là các hồ sơ lưu trữ hoặc cácđơn vị bảo quản. -nó có ý nghĩa quan trọng:tài liệu ko bị xé lẻ.
-kho lưu trwxcuar tỉnh,huyện ,gồm các phông lưu trữ: +HĐND
+UBND
+Sở ,ban ,ngành,…
II.ĐÁNH GIÁ TÀI LIỆU: 1.Khái niệm:
Đánh giá tài liêu nhằm xác định giá trị của tài liệu 2.mục đích,ý nghĩa,yêu cấu:
-Quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tl,hủy bỏ tl đã hết giá trị -xác định đúng giá trị tl.
-đảm baorcacs yêu cầu chính xác và thận trọng. 3.các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu:
-NT đảm bảo tính chính trị -NT đảm bảo tính lịch sử
-NT đảm bảo sự đồng bộ,toàn diện
4.các tiêu chuẩn xác định gia trị tài liệu lưu trữ: -TC ý nghĩa nội dung của TL
-TC tác giả TL
-TC ý nghĩa cơ quan hình thành phông lưu trữ -TC sự lặp lại thông tin trong TL
-TC thời gian và ddiaj điểm hình thành TL
-TC mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ. -TC hiệu lực pháp lý của TL
-TC tình trạng vật lý của tài liệu
-TC ngôn ngữ ,kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của TL 5.Tổ chức công tác xácđịnh giá trị tài liệu
-được thực hiện ở 3 giai đoạn: +công tác văn thuew hiện hành +các phồng lưu trữ cơ quan +các kho lưu trữ nhà nước
-có thành lập các hội đồng đành giá thẩm định -có biên bản…
III.BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC KHO LưU TRữ: 1;Khái niệm:
-là công tác sưu tầm thu thập thêm.làm phong phú hoàn chỉnh thêm tl vào cacsko lưu trữ cơ quan,nhà nước ở trung ương,địa phơưng theo nt và phưng pháp thống nhất
2.ý nghĩa và yêu cấu:
-tạo điều kiên để thuwch hiện tót các khâu trong nghiệp vụ lưu trữ. 3.nội dung:
-xác định các nguồn bổ sung tài liệu
-quy định thành phần và nội dung tl cần bổ sung cho mỗi phòng ,kho lưu trữ. Nghiên cứu khả năng phân bố tl theo mang lưới
-nghiên cứu lý luận cong tác bổ sung tài liệu 4.những yêu cầu của bổ sung tài lieeuj lưu trữ: -thường xuyên,có tính htieets thực,kịp thời
-chú ý đên khả năng sử dụng chúng trong điều kiện rộng,các phương tiện kỹ thuật hiện đại 5.các nguồn bổ sung tài liêu lưu trữ:
-phòng lưu trữ quốc gia:
+hình thành trong quà trình hoạt động của cơ quan nhà nước:tổ chức chính trị xã hội,đơn vị vú trang,tổ chức kinh tế….quan trọng nhất.
+chính quyền cũ để lại +viện bảo tàng thư viên +thư viện lưu trữ nước ngoài +cà nhân gia đình dòng họ -phòng lưu trwxcow qaun: +cơ quan ngành bộ,
+tỉnh thành phố huyện
IV.THỐNG KÊ TÀI LIỆU LưU TRữ: 1.khái niệm:
-là áp dụng các công cụ,phương tiện chuyên môn ghiệp vụ để nắmđược chính xác số lượng,chất lượng,thành phần nội dung,tình hình tài liệu tình hinhf cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
2,nguyên tắc lưu trữ:
-Đảm bảo ven toàn của tiền lương lưu trữ -toàn diên kịp thời chính xác
Thực hiện quan điểm tập trung thống nhất 3.nội dung:
-đượctiến hành ở các cơ quan,địa phường ngành và trong cả nước -điếu kiện áp dụng cần có các công cụ sau:
+mục lục hồ sơ +sổ đăng ký hồ sơ +phiếu phông +danh sách phông +sổ nhập xuát tài liệu
-với các tihrthanhf phố huyện,:ở các sở ban ngành……. -lưu trữ nhà nước tông hợp ở cả hai caaps trên
V.CHỈNH LÝ TÀI LIỆU: 1.khái niệm:
Chỉnh lý tllt là sự kết hợp chặt checx và hợp lý các khâu nghiệp vujcuar công tác lư u trữ nư :phân loại,bổ sung xác định giá trị tài liệu,….để tổ chức khoa học các phông lưu trữ,nhẵm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và hiệu quả nhất.
2.nội dung;
-nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cq ,đv thành phông và lich sử phông. -kiểm tra các hồ sơ đã lập và hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ -chọn va fxaay dựng phương án phân loại đó
3.quy trình:
-xây dựng kế hoạch chỉ lý
-+khảo sát tài liệu,nghien cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sư rphoong +xd kế hoach lập hố sơ,kiemr tra và hoàn thiệ hố sơ
+chọn xaay dựng phương án phân loại +dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện -tiến hành chỉnh lý:
-tổng kết chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm VI.BẢO QUẢN TÀI LIỆU LưU TRữ: 1.Khái niệm:
-là toàn bộ những công việc được thwcjj hiện nhằm bảo đảm giữ nguyên ven,lâu bền và an toàn tài liệu phông lưu trữ
-có ý nghĩa quan trọng do khí hậu nước ta nong ẩm,… 2.nội dung;
-tạo ddieuf kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ
-bảo quản giữ gìn nguyên ven trạng thái lý haos
-khoa học,thực hiện nghiêm tục quy d\ché xuất nhập khảu -kiểm tra nhiệm vụ thường xuyên
3.yêu cầu cơ bản về cơ sowrvaatj chất kỹ thuạt: -nhà kho:địa ddiemr,thiết ké,kiến trúc thông thoáng -trang thiết bị:bìa cặp,hộp hòm,tủ ,giá,…
-trang thiết bị chuyên dụng:dụng cụ choongschays chống ẩm,… -phương pháp bảo quản,…
VII.TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LưU TRữ: 1.Khái niệm:
Là toàn bộ công tác nhằm ddamr bảo cung cấp cho cơ quan nhà nước những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích,chính trị kinh tế,khoa học tuyê truyền giáo dục,văn hóa quân sự,ngoại giao và các quyền lợi khác chính đáng của công dân.
2.mục đích: -mục đích kinh tế -mục đích chính trị -mục đích khoa học
3.các hình thứ tổ chức sử dụng TLLT: -tại phóng đọc(phổ biến rộng rãi) -triển lãm tllt
-giấy chúng nhận lt là một văn banrcos giá trị pháp lý,trong đó cho biết những nội dung có trong tài liêu của kho lưu trữ và ghi rõ các dẫn liệu tra tìm chúng
-bản sao lục lưu trữ là bản sao toàn văn bnar của tllt,có chứng thực cua rcow quan lưu trữ
-bản trích lục là bản sao một phần tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề,một sự vieecj hoặc cá nhân coa chứng thực cua rcow quan lưu trữ
4.viết bài đăng báo phát thanh truyền hình -công bố tài liệu lưu trữ