Chương 3 tổ chức quản lý dự án nguyễn quốc ấn

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÁI NIỆM Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi bao quát tất phương diện, thành phần can dự dự án, nhằm đạt mục tiêu cách chắn tiêu chuẩn chi phí, thời gian chất lượng dự án ĐẶC ĐIỂM 2.1 Các thành phần liên quan Dự án phải đạt mục tiêu giới hạn thời gian, chi phí, chất lượng thỏa mãn thành phần liên quan, gồm: Các thành phần liên quan - Chủ đầu tư - Nhà thầu - Những người thụ hưởng lợi ích tạo dự án - Các nhà tư vấn - Chính phủ người có quyền lực địa phương - Các nhà tài trợ - Dân chúng địa phương thực dự án 2.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ DỰ ÁN Là dựa vào tính chất ảnh hưởng rộng lớn dự án Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ, chi phí chất lượng giai đoạn  Đó nguyên tắc quản lý dự án 2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA  Không có dự án quan trọng làm thời gian, mức ngân sách với đội ngũ mà bắt đầu Dự án bạn  Dự án tiến triển cách nhanh chóng hoàn thành 90%, sau trì mức hoàn thành 90% mãi NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA  Một lợi mục tiêu dự án không rõ ràng bạn tránh lúng túng việc ước lượng chi phí tương ứng  Khi thứ tốt, vài thứ sai Khi thứ xuất dường tốt hơn, bạn có cường điệu vài điều NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA  Nếu nội dung dự án phép thay đổi cách tự do, tỷ lệ thay đổi cao tỷ lệ tiến dự án  Không có hệ thống hoàn toàn lỗi Sự cố gắng khắc phục lỗi hệ thống không tránh khỏi việc dẫn đến lỗi mà khó tìm thấy NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA  Một dự án hoạch định cách cẩu thả làm thời gian dài gấp ba lần thời gian kỳ vọng Một dự án hoạch định cách cẩn thận kéo dài gấp hai lần  Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình biểu lộ cách rõ ràng chậm trễ tiến trình họ 2.4 TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN Chất lượng kết dự án Sự thỏa mãn người liên quan đến dự án Chi phí gian Thời Sơ đồ mạng chi phí: - Tiếp tục tiến hành giảm thời gian công việc găng theo cách có thời gian thực tối thiểu Tùy theo yêu cầu thực tế mà ta chọn thời gian thực mong muốn với chi phí tương ứng Thí dụ: Một dự án có thời gian thực 37 tháng với chi phí 350 triệu đồng Để rút ngắn thời gian, người ta thấy tập trung nguồn lực để thi công nhanh Nhưng việc thi công nhanh làm chi phí tăng lên đến 528 triệu đồng Thời gian chi phí bước công việc mô tả chi tiết sau Hãy lập kế hoạch rút ngắn thời gian thực dự án với chi phí thấp : Công CV việc đứng trước Thời Chi phí gian Bình bình thường thường Thời gian Rút ngắn Chi Chi phí đẩy CV phí thi nhanh lên tháng công (triệu đồng) nhanh a bđ 15 b a 11 30 19 c bđ 11 d bđ 12 150 180 10 e b,c 10 10 20 f b,c 24 147 19 212 13 g a 18 30 12 h d,e,g 10 25 i f,h 2 37 350 28 528 TC Các công việc giảm bớt khoảng thời gian với chi phí tương ứng sau Công việc Thời gian giảm tối đa (tháng) Chi phí bổ sung (triệu đồng/tháng) a* b* c d e f* g h i* 2 5 19 10 13 12  Ta tính thời gian thực với chi phí chúng sau : Thời gian (tháng) 37 36 35 34 33 32 31 30 29 Tổng chi phí (triệu đồng) 35 35 35 36 37 38 40 41 Công việc rút ngắn bt h i a a f f f f 28 433 45 f+e b Điều phối nguồn lực quản trị tiến trình dự án: Khi thực dự án, việc điều phối nguồn lực (nguồn lực thay thế) nhà quản trị không tính toán chuẩn xác xảy giai đoạn căng thẳng thiếu hụt nguồn lực hay tình trạng dư thừa Các nguồn lực gồm có: - Nguồn vốn - Máy móc - Nhân lực - Đất đai, kho tàng - Vật tư, Để biểu diễn tình hình huy động nguồn lực cho dự án, ta sử dụng sơ đồ GANTT (lấy tên nhà hóa học người Mỹ, Henry L Gantt, từ 1917) 4.1 Sơ đồ Gantt biểu diễn nguồn lực: 4.1.1 Nguyên tắc: Sơ đồ Gantt biểu diễn thời gian thực dự án hệ trục tọa độ với: - Trục tung: phần phía biểu diễn trình tự tiến hành hoạt động, phần bên biểu diễn sơ đồ điều phối nguồn lực theo thứ tự từ công việc có thời gian thực dài đến ngắn - Trục hoành biểu diễn thời gian thực hoạt động - Độ dài thời gian thực công việc biểu diễn đoạn thẳng Thời điểm bắt đầu kết thúc công việc biểu diễn mũi tên ( ↔ ) - Mỗi sơ đồ biểu diễn cách phân phối nguồn lực với đại lượng Thí dụ: Số công nhân cần huy động cho công việc, diện tích kho tàng, (Một dự án chọn nguồn lực quan trọng để tính)  4.1.2 Td: Dự án xây dựng khu biệt thự vườn bao gồm công việc xếp theo trình tự sau: Công việc Ký hiệu Công việc đứng trước Thời gian (ngày) Nguồn lực (tổ công nhân) San lấp mặt a Bắt đầu 10 Dựng lán trại tạm thời lắp đặt thiết bị b Bắt đầu Đổ móng, cột c a, b 30 Xây tường, lắp cửa thiết bị nội thất d c 10 Lợp mái, làm trần e c 15 Xây hàng rào, cảnh f a Sơn, quét, lắp đặt hệ thống điện, nước g e, f, d  Sơ đồ Pert: a(10) f(5) 10 10 a’(0) 0 55 55 e’(0) b(5) d(10) 10 10 C(30) 40 40 e(15 ) 55 55 g(5) 60 60 4.2 Sử dụng phối hợp sơ đồ Pert để điều phối nguồn lực: Để điều phối nguồn lực, người ta phối hợp sơ đồ Gantt sơ đồ Pert cách biểu diễn thời gian thực công việc trục tọa độ theo nguyên tắc sau: - Biểu diễn thứ tự công việc thời gian thực sơ đồ Gantt - Nối công việc găng đường liên tục biểu thị đường găng (căn theo sơ đồ Pert) - Nối công việc không găng vào công việc đường không liên tục, thể thời gian nhàn rỗi công việc mà ta lợi dụng để điều phối nguồn lực - Lập sơ đồ phân phối nguồn lực cho dự án theo thứ tự thấp công việc găng đến công việc có thời gian thực giảm dần ­Lúc ta thấy xuất cực lồi cực lõm (thể giai đoạn căng hay lãng phí) cần phải san Kết hợp với thời gian nhàn rỗi thể sơ đồ để tìm cách điều hòa nguồn lực 4.3 Cân nguồn lực: Là phương pháp điều phối công việc dự án để đạt mức huy động nguồn lực tất thời gian thực dự án (cân tuyệt đối) gần (cân tương đối) Lặp lại thí dụ trên, ta thấy sơ đồ phân phối nguồn lực lúc đầu có hai cực lồi cực lõm (1) Chúng ta điều phối sau cho sơ đồ trở dạng Parapol: [...]... lãnh đạo Dự án A Dự án B Dự án C Ưu điểm: - Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ nhiệm dự án Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án - Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án - Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến độ thực hiện dự án Nhược điểm: - Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc trùng lắp ở các dự án) - Cạnh... án) - Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động nguồn lực của đơn vị - Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung của đơn vị 3. 3 Hình thức tổ chức hỗn hợp (Mix): Là hình thức dự án được thực hiện đan xen với các bộ phận chức năng của tổ chức Ban lãnh đạo Dự án A Tài chính Kế hoạch Dự án B Nhân sự Ưu điểm: - Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án - Chỉ áp dụng cho các công... toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án) - Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ - Không khuyến khích được sự đóng góp tích cực của các thành viên tham gia (vì dự án không được quản lý tập trung, không có chủ nhiệm) 3. 2 Hình thức tổ chức theo dự án: Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ nhiệm (hay giám đốc) dưới các chủ nhiệm dự án lại có... ít dự án nhưng quan trọng Sơ đồ tổ chức tham mưu: Ban lãnh đạo Dự án Tài chánh Kế hoạch Nhân sự 3. 5 Hình thức tổ chức theo ma trận: Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn Hình thức tổ chức theo ma trận:  Ưu điểm: - Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý. .. thời 3 HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN: Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi hướng tới hoàn thành mục tiêu chung 3. 1 Tổ chức theo chức năng: Ban lãnh đạo Phòng kế hoạch Tài chính Nhân sự Dự án Kỹ thuật Tổ chức theo chức năng Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức. .. chủ nhiệm dự án với trưởng các bộ phận - Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ Ban lãnh đạo Kế hoạch Các Dự án A chủ nhiệm Dự án B dự án Dự án C Nhân sự Tài chính Tiếp thị CHƯƠNG 4: HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án  Hoạch định là cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá... hiện một số vài dự án với qui mô không lớn (Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ chức chức năng) 3. 4 Hình thức tổ chức tham mưu: Là hình thức tổ chức thực hiện dự án độc lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng của đơn vị  Đặc điểm: - Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên dự án với các bộ phận chức năng - Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ chức hỗn hợp - Chỉ...2.5 LÝ DO THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN 2.5.1 Dự án kinh doanh:  Dự báo lạc quan về thị trường và mức cầu của thị trường  Sai lầm khi lựa chọn công nghệ  Quản lý kém  Đánh giá không đúng phản ứng của các đối thủ cạnh tranh  Rủi ro do các yếu tố khách quan 2.5.2 Dự án công ích:  Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án  Hoạch định dự án không rõ ràng, chính xác, thiếu đồng bộ  Quản lý kém  Hệ... định là cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án Các bước hoạch định dự án: Xác định mục tiêu Mô tả công việc Trình bày chi tiết thiết kế dự án Tổ chức Hoạch định nguồn lực Lập tiến độ Hoạch định việc kiểm soát 1 Những vấn đề chung: 1.1 Khái niệm:  Hoạch định tiến độ dự án là lập kế hoạch để tiến hành các công việc của dự án nhằm đạt mục tiêu đã đề ra với chất lượng mong muốn và trong... gia theo dõi dự án Ưu điểm: - Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình thường của đơn vị - Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các dự án - Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi và quản lý dự án khi được yêu ... (Mix): Là hình thức dự án thực đan xen với phận chức tổ chức Ban lãnh đạo Dự án A Tài Kế hoạch Dự án B Nhân Ưu điểm: - Khắc phục số tồn hình thức tổ chức theo chức theo dự án - Chỉ áp dụng cho... chặt chẽ Ban lãnh đạo Kế hoạch Các Dự án A chủ nhiệm Dự án B dự án Dự án C Nhân Tài Tiếp thị CHƯƠNG 4: HOẠCH ĐỊNH TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Hoạch định dự án nhằm giải vấn đề: Sắp xếp công việc, lập thời... thực số vài dự án với qui mô không lớn (Còn tồn nhược điểm hình thức tổ chức chức năng) 3. 4 Hình thức tổ chức tham mưu: Là hình thức tổ chức thực dự án độc lập có liên kết chặt chẽ phận chức đơn