PHE DUYET DU TOAN CNTT-PHAN MEM DIEN TU_2

UBND TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /QĐ-SGDĐT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Bà Rịa Vũng Tàu, ngày tháng 03 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH Về việc phê duyệt dự tốn gói thầu: Triển khai phần mềm văn phòng điện tử Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH BÀ RIẠ - VŨNG TÀU Căn Quyết định số 54/QĐ-UBND ngày 12 tháng 01 năm 2010 UBND tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu; Căn Quyết định số 55/2010/QĐ-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2010 UBND Tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu việc giao tiêu kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm 2010; Căn vào dự tốn chi tiết kinh phí ứng dụng cơng nghệ thông tin năm 2011; Xét đề nghị ông Trưởng phịng Kế hoạch -Tài Sở GD&ĐT, QUYẾT ĐỊNH : Điều Phê duyệt dự tốn gói thầu : Triển khai phần mềm văn phòng điện tử Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo sau : - Tên gói thầu : Triển khai phần mềm văn phòng điện tử Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo - Chủ Đầu tư : Sở Giáo dục Đào Tạo tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu - Địa điểm : Văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh BR-VT - Dự toán : 270.000.000 đồng (Bằng chữ : Hai trăm bảy mươi triệu đồng chẵn) ( Toàn nội dung chi tiết thể thuyết minh dự toán chi tiết) - Nguồn vốn : Nguồn công nghệ thông tin Tỉnh năm 2011 Điều Các ơng ( bà) Chánh Văn phịng , trưởng phịng Kế hoạch -Tài ơng (bà) có tên Điều chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: -Như điều (để thực hiện); -Lưu : VT, KHTC GIÁM ĐỐC DỰ TOÁN CHI TIẾT KINH PHÍ ỨNG DỤNG CNTT NĂM 2011 Triển khai hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2011 I Tổng hợp dự toán: Đơn vị tính: đồng Kế hoạch phân bổ vốn Dự tốn kinh phí STT I II III IV V VI Nội dung Tổng dự Vốn NSNN toán 266.977.48 266.977.48 0 0 Vốn khác Chi phí mua phần mềm Chi phí thiết bị Chi phí quản 3.022.520 3.022.520 lý Chi phí tư vấn 0 Chi phí khác có liên quan Chi phí dự 0 phịng Tổng cộng 270.000.000 270.000.000 Ghi Năm 2011 266.977.48 Có dịch vụ Hỗ trợ KT Đã có 3.022.520 0 0 0 270.000.000 đ (Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng) II Chi tiết dự tốn: (Có đính kèm thuyết minh dự án) Đơn vị tính: đồng STT I II Nội dung Chi phí mua phần mềm: Phần mềm Eoffice EOFADV61 Hỗ trợ kỹ thuật 01 năm đầu EOFSUP61 Chi phí thiết bị Số Đơn giá lượng Dự tốn kinh phí Tổng dự Vốn NSNN toán 266.977.480 266.977.480 61 3.773.00 230.153.00 230.153.00 61 603.680 36.824.480 36.824.480 0 Vốn khác 0 Ghi III IV V VI Chi phí quản lý Chủ tịch hội đồng (1 người x ngày) Ủy viên, thư ký (5 người x ngày) Giấy, photo tài liệu… Chi phí tư vấn Chi phí khác có liên quan Chi phí dự phịng Tổng cộng 3.022.520 3.022.520 150.000 600.000 600.000 20 100.000 2.000.000 2.000.000 422.520 422.520 0 0 0 0 0 0 0 0 270.000.000 270.000.000 đ (Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng) NGƯỜI LẬP GIÁM ĐỐC THUYẾT MINH DỰ ÁN ĐẦU TƯ PHẦN I : GIỚI THIỆU DỰ ÁN Tên Gói thầu: Triển khai hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2011 Mục tiêu đầu tư dự án: Triển khai phần mềm eoffice – văn phòng điện tử để thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, giải công việc, trao đổi, tìm kiếm, lưu trữ thông tin Sở GD&ĐT để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành, quản lý giáo dục Các pháp lý : Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 Bộ Chính trị việc đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa; Luật Cơng nghệ thơng tin ngày 29 tháng năm 2006; Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2006; Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 6/10/2005 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Chiến lược phát triển CNTT TT Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ việc ứng dụng CNTT hoạt động quan Nhà nước; Quyết định số 4412/QĐ-UBND ngày 30/11/2007 UBND tỉnh việc phê duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển CNTT TT tỉnh BR-VT đến năm 2010 định hướng đến năm 2020; Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2009 Chính phủ quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước; Thông tư số 21/2010/TT-BTTTT ngày 08 tháng năm 2010 việc Quy định lập đề cương dự toán chi tiết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước không yêu cầu phải lập dự án Bộ Thông tin truyền thông Công văn số 519/STTTT-KHTC ngày 08 tháng 11 năm 2010 Sở Thông tin, truyền thông tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu việc lập dự toán ứng dụng công nghệ thông tin đào tạo khen thưởng Tổng mức đầu tư: 270.000.000 đồng (Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi triệu đồng) Thời gian thực dự án: Năm 2011 Chủ đầu tư : Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Cơ quan chủ quản đầu tư : Sở Thông tin, Truyền thông PHẦN II: SỰ CẦN THIẾT ĐẦU TƯ DỰ ÁN Mục tiêu đầu tư dự án 1.1 Mục tiêu chung: 1.1.1 Thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, giải công việc, trao đổi, tìm kiếm, lưu trữ thông tin Sở Giáo dục Đào tạo để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo sở, hoạt động tác nghiệp cán công nhân viên sở đơn vị trưc thuộc 1.1.2 Xây dựng hệ thống kho văn điện tử để cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu lãnh đạo sở, lãnh đạo đơn vị cán chun mơn cách nhanh chóng, xác kịp thời 1.1.3 Xây dựng công cụ quản lý lịch làm việc lãnh đạo, phục vụ cho công tác xếp, bố trí, thơng báo lịch làm việc 1.1.4 Cung cấp thông tin phục vụ điều hành tác nghiệp thông tin cho trang Web sở 1.1.5 Tạo dựng môi trường trao đổi thông tin nội quan, lãnh đạo với đơn vị, chuyên viên… 1.1.6 Nâng cao hiệu ứng dụng CNTT, tạo thói quen làm việc môi trường mạng sử dụng thông tin điện tử, tạo thay đổi quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc lãnh đạo, cán chuyên viên sở góp phần thực cải cách hành 1.2 Mục tiêu cụ thể: 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 Xây dựng hệ thống thơng báo sở, giúp lãnh đạo sở gửi thơng báo cho tồn nhân viên, phịng ban quan nhanh chóng, kịp thời Xây dựng hệ thống email cá nhân, giúp cán quan trao đổi thơng tin với trao đổi thông tin với đối tác khác ngồi quan Xây dựng hệ thống thơng báo tự động (Popup lên hình, gửi tin nhắn di động…), chủ động thông báo cho người sử dụng có thơng tin (Cơng văn, email, giao việc…), giúp cán chuyên viên sở nắm bắt thông tin mà định kỳ vào kiểm tra Giúp người sử dụng lên lịch làm việc (lịch cá nhân, lịch làm việc lãnh đạo…), tự động nhắc nhở đến thời điểm diễn cơng việc thơng qua máy tính điện thoại di động Đồng thời qua hệ thống này, lãnh đạo quan giao việc cho nhân viên tiếp nhận phản hồi từ công việc Xây dựng hệ thống trao đổi thơng tin giúp cán bộ, chuyên viên sở trao đổi thông tin trực tiếp với qua hội thoại gõ text, gửi tài liệu, chia sẻ file, báo cáo công việc, gửi tin nhắn 1.2.6 Xây dựng hệ thống duyệt tin giúp lãnh đạo kiểm duyệt nội dung hình thức viết trước đưa lên website nội hay đưa công cộng 1.2.7 Xây dựng hệ thống trình duyệt công văn giấy tờ, tạo lập hồ sơ công việc giúp việc xử lý, khởi tạo cơng văn nhanh chóng chủ động 1.2.8 Thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, mang đến cho người sử dụng hầu hết tiện ích mạng máy tính, với cách tiếp cận tự nhiên giúp giải công việc Sở Giáo dục Đào tạo, nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo Sở Giáo dục Đào tạo, hoạt động tác nghiệp cán chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo 1.2.9 Xây dựng hệ thống kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin văn hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý cán chuyên mơn nhanh chóng, xác, đầy đủ kịp thời 1.2.10 Xây dựng hệ thống tìm kiếm, thống kê, in ấn, báo cáo tình hình xử lý công việc, văn giúp lãnh đạo, chuyên viên Sở nhanh chóng nắm bắt tình hình xử lý công văn, công việc thẩm quyền mình 1.2.11 Xây dựng hệ thống thu thập ý kiến giúp lấy ý kiến tất nhân viên vấn đề nhanh chóng 1.2.12 Xây dựng hệ thống quản lý, đăng ký phịng họp, xe ơtơ…giúp điều phối dễ dàng 1.2.13 Nâng cao hiệu ứng dụng sử dụng công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc đại, hiệu môi trường mạng sử dụng thông tin điện tử, tạo thay đổi tích cực quy trình xử lý thơng tin, xử lý công việc lãnh đạo, cán chuyên viên Sở Giáo dục Đào tạo, góp phần thực cải cách hành 1.2.14 Tạo mơi trường trao đổi ý kiến, diễn đàn thảo luận, chia sẻ thơng tin rộng rãi nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần tích cực việc phát triển văn hóa quan Mọi người giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi hơn, lãnh đạo truyền đạt ý chí mình cho nhân viên dễ dàng 1.2.15 Cung cấp cho người dùng khả làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: Chỉ cần kết nối người dùng tham gia vào hệ thống làm việc quan mình cho dù họ cơng tác nước ngồi 1.2.16 Cung cấp cơng cụ định nghĩa luồng công việc, giúp Sở Giáo dục Đào tạo tự định nghĩa quy trình xử lý công việc, quy trình giải văn giấy tờ mà không cần can thiệp vào mã nguồn phần mềm cách đơn giản 1.2.17 Xây dựng hệ thống SSO (Single Sign On), người cần tài khoản mật sử dụng tất ứng dụng hệ thống 1.2.18 Xây dựng hệ thống có tính mở cao, tn theo chuẩn quốc tế để tích hợp với hệ thống khác(LDAP, Active Directory…) Khảo sát phân tích trạng: (kiến trúc, hạ tầng kỹ thuật…) 2.1 Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức Sở Giáo dục Đào tạo gồm: BAN GIÁM ĐỐC Văn Phòng Sở Phòng Thanh TCCB tra Sở Phòng Phòng KH- TC KT& KĐC Phòng GD Trung học Phòng GD Tiểu học Phịng Phịng Cơng GD MN GDTX đồn -HN ngành L 2.2 Hiện trạng quy trình tổ chức quản lý xử lý nghiệp vụ : Việc quản lý thông tin hệ thống thực văn phòng Sở Giáo dục Đào tạo giao cho phận công nghệ thông tin Các phần việc cập nhật liệu, lưu dự phòng, kiểm soát người dùng, tài nguyên dùng chung,… 2.3 Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật phòng ban thuộc hệ thống đầu tư: 2.3.1 Trang thiết bị Văn phòng Sở : STT Tên cấu hình thiết bị Năm đưa vào sử dụng Web Server IBM Xseries 235 Intel CPU Xeon ™ 2.8GHz, RAM 1GB, x HDD 73,3GB RAID5 2002 Web điểm Server IBM Xseries 226 Intel CPU Xeon ™ 3.0GHz, RAM 512MB, x HDD 73,3GB RAID5 Proxy Server IBM Xseries 205 PIV 2.66 Ghz, RAM 256, HDD 40 GB Số hiệu SL ĐVT IBM 235 Bộ IBM 226 Bộ IBM 205 Bộ 2006 2002 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Server T&H Xeon 2.8GHz, RAM 1GB, HDD 80GB Văn thư lưu trử Server IBM X3650M2, RAM 2x1GB, HDD 5x 73GB Dùng cho EOFFICE Router Leased Line Switch Intel Express 4605 Standalone Switch LANTECH FE - 1600R Switch Sysco Catalyst 2950 Series (1) Switch Sysco Catalyst 2950 Series (2) FireBox (UB tỉnh) Modem ADSL Zoom (Bưu điện gắn) Hệ thống cấp điện AC Máy lạnh Toshiba Switch Sysco 1841 Converter (Viettel cho mựợn) Hệ thống kết nối mạng nội Máy PC dùng cho cán Máy laptop Máy photocopy Máy quét Scan A3 Máy in A3, A4 Máy chiếu Đường truyền Ingternet Leased line 128Kbps /4Mbps Đường truyền Internet ADSL Fiber 8Mbps 2002 2010 2002 2002 2006 2002 2002 2007 2005 2010 2002 2008 2008 2001 2005-2010 2005-2010 2004-2009 2004-2010 2003-2010 2007-2010 2008 2009 T&H 2.8GHz Bộ IBM X3650 Leased Line S 4650 Lantech 1600R Sysco 2950 Sysco 2950 Fire Zoom TK Toshiba S1841 ConverterVT Nhiều TH Nhiều TH Nhiều TH Canon Nhiều TH Nhiều TH Bộ Bộ Bộ 1 1 1 1 1 53 24 Cái Cái Cái Bộ Cái Bộ Bộ Cái Bộ HT Bộ Cái Cái Cái Cái Bộ Viettel Line VNPT Line 2.3.2 Hệ thống mạng có : Loại mạng Mạng cục (LAN) kết nối internet, hệ thống host web 2.4 Nơi Số Số máy cài server trạm đặt kết nối Tại Sở 05 59 HĐH/ phần mềm truyền thông Win2000, Win 2003 Server Ghi Hiện trạng sở liệu liên quan đến nội dung đầu tư: - Các hệ điều hành (máy chủ máy đơn) sử dụng: Win2003 Server, Win XP SP2 … - Các hệ quản trị sở liệu : • SQL Server 7.0 2.5 Hiện trạng ứng dụng: Ngôn ngữ lập Ghi Tên phần mềm ứng dụng Phần mềm web Phần mềm Web điểm Phần mềm web diễn đàn Phần mềm văn thư lưu trử (tỉnh cài) Windows serrver 2003 (tỉnh cấp) 2.6 trình My SQL Server, PHP SQL server 2000, ASP SQL server 2000, ASP VB, SQL server 2000 C++ Hiện trạng nhân lực: - Hiện cán bộ, công chức sử dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hành chánh nhà nước đơn vị Tất chuyên viên, cán làm việc đơn vị đào tạo sử dụng thành thạo máy tính Sự cần thiết đầu tư: 3.1 Hiện trạng quy trình nghiệp vụ quản lý cơng văn Hiện quan có nhiều quy trình xử lý công văn, xử lý công việc khác nhau, loại cơng văn lại có thơng số khác nhau, loại công văn cấp, phịng ban khác có quy trình xử lý khác Và việc lưu chuyển công văn thực hồn tồn thủ cơng tay 3.2 Một số khó khăn bất cập hệ thống hành 3.2.1 Việc trao đổi thông tin hệ thống mạng cịn hạn chế, chưa có cơng cụ giúp trao đổi thông tin, tài liệu qua mạng 3.2.2 Thời gian ln chuyển, xử lý, tổng hợp thơng tin cịn lâu, chưa có tiêu chí thống việc tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn 3.2.3 Việc khai thác hồ sơ, tài liệu, báo cáo tiến công việc chủ yếu thực thủ công 3.2.4 Chưa có hệ thống thơng báo tự động giúp cán quan nắm bắt kịp thời có thơng tin 3.2.5 Chưa có hệ thống nhắc nhở cơng việc đến hạn xử lý 3.2.6 Chưa có hệ thống thông báo nội quan thông báo quan phải dán tin, chưa phân loại loại thông báo khác 3.2.7 Chưa có hệ thống giao việc nhắc việc tự động qua mạng 3.2.8 Việc tra cứu tìm kiếm liệu tốn nhiều thời gian, thông tin thu thập không đầy đủ 3.2.9 Việc quản lý khối lượng lớn hồ sơ đối tượng gặp nhiều khó khăn việc quản lý chủ yếu thủ cơng, việc giải nhiều bị chậm trễ 3.2.10Có nhiều quy trình xử lý công văn khác (Quy trình công văn đi, công văn đến, tờ trình…), cần phải xây dựng công cụ tự định nghĩa, thêm bớt luồng công văn, hồ sơ công việc đáp ứng nhu cầu thay đổi quy trình quan tương lai dễ dàng 3.2.11 Việc kiểm soát trình thực hiện, giải vụ việc cịn gặp nhiều khó khăn 3.2.12Việc photo chuyển công văn tận tay tốn nhiều giấy tờ thời gian 3.3 Nhu cầu xây dựng hệ thống thư điện tử, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ văn hồ sơ công việc Xuất phát từ khó khăn bất cập việc thực công việc, trao đổi thông tin, xử lý văn chức năng, nhiệm vụ Sở Giáo dục Đào tạo đặc thù riêng Sở Giáo dục Đào tạo, việc Sở Giáo dục Đào tạo có nhu cầu triển khai dự án đầu tư trang thiết bị hệ thống phần mềm thư điện tử, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, xử lý văn giấy tờ đắn cần thiết Các điều kiện khó khăn thuận lợi: 4.1 Thuận lợi : Được quan tâm UBND Tỉnh; Sở Thông tin, Truyền thông, từ năm 2001 đến hệ thống mạng LAN,WAN Sở Giáo dục Đào tạo Tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu trang bị hoạt động ngày hồn thiện 4.2 Khó khăn: Một số cán có lớn tuổi khó khăn việc tiếp cận phần mêm 1.2.1.14 Tích hợp cổng thông tin: Trong trình xử lý công việc, hệ thống tạo kho liệu văn bản, hồ sơ cơng việc Qua hệ thống tích hợp với cổng thơng tin Sở Giáo dục Đào tạocho phép cán nhân viên Sở theo dõi tiến độ, kết công việc thông tin điều hành xử lý công việc khác theo quyền hạn mình: • Cơng việc q hạn, tồn đọng • Cơng việc hồn thành • Thống kê văn xử lý • Theo dõi hồ sơ cơng việc • … 1.2.1.15 Lưu trữ, khai thác thơng tin: • Lưu trữ cơng văn đến, cơng văn đi, giấy mời họp Sở Giáo dục Đào tạo… hình thành kho liệu điện tử cho Sở Giáo dục Đào tạo • Tra cứu cơng văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu cơng văn đến, cơng văn đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất cơng việc (đang thực dở, xong,…) theo thời gian đến, đi, theo phòng ban xử lý, người ký, lĩnh vực xử lý, thể loại, mức độ khẩn, theo hình thức gửi nhận, theo nơi nhận hồ sơ, theo nơi ban hành… • Tìm kiếm cơng văn theo nội dung tồn văn (Full Text) • Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn • Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý cơng việc • In ấn sổ cơng văn đến theo tiêu chuẩn tuỳ chọn người sử dụng • Cung cấp cơng cụ xem cơng văn giải đến đâu, giữ, tiếp tới đâu… 1.2.1.16 Kết nối hệ thống phần mềm: • Hệ thống phần mềm cho phép kết nối, trao đổi liệu hệ thống với thơng qua việc kết nối Server • Các mơ hình kết nối giữu phịng ban chức năng, công ty, trung tâm với với Sở Giáo dục Đào tạo hoạt động đồng đệ quy nhiều cấp 1.2.1.17 Quản trị hệ thống: • Quản lý uỷ quyền: Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc cung cấp chức ủy quyền giúp việc phân công, đạo giám sát việc xử lý văn tài liệu Sở Giáo dục Đào tạo cấp độ trách nhiệm khác nhau, Lãnh đạo Sở Giáo dục Đào tạo, Chánh văn phòng, trưởng phòng, ban cần uỷ quyền cho người quyền, thay mặt mình chịu trách nhiệm giải công việc • Tạo lập danh sách người sử dụng , nhóm sử dụng Có thể kết hợp với hệ thống xác thực sẵn có theo chuẩn LDAP Active Directory… • Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng • Lập báo cáo vận hành hệ thống • Hệ thống có cơng cụ tự động đồng hóa liệu client Server • Hệ thống cung cấp cơng cụ lưu liệu an tồn, khắc phục cố phục hồi liệu cách nhanh chóng • Hệ thống cho phép chuyển đổi liệu chương trình từ phiên trước xây dựng modul tùy biến cho phép chuyển đổi liệu hệ thống cũ sang, đảm bảo khai thác thơng tin từ hệ thống 1.2.1.18 Quản lý đối tượng tham gia sử dụng hệ thống: • Công cụ quản lý người dùng cho phép thêm, sửa, xố… người dùng • Cho phép thêm, sửa, xố… chức vụ quan, không giới hạn số lượng chức vụ cụ thể quan 1.2.1.19 Tin học hố quy trình xử lý cơng văn: • Cơng cụ định nghĩa luồng công việc cho phép quan tự thiết lập chu trình lưu chuyển công văn đến, cơng văn đi, quy trình giao việc… • Cơng cụ quản lý hồ sơ văn cho phép quan tự thiết lập hồ sơ quan, hồ sơ cá nhân, phân quyền cho đối tượng truy cập, chia sẻ tài liệu hồ sơ người sử dụng… • Cơng cụ tìm kiếm văn cho phép người sử dụng tìm lại thông tin lưu trữ hệ thống theo nhiều tiêu chí khác cách nhanh chóng xác • Cơng cụ thống kê, báo cáo cho phép phận văn phịng tạo lập thống kê báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ in sổ cơng văn theo tiêu chí • Việc sử dụng phần mềm diễn cách đơn giản, tự nhiên nhất, khơng địi hỏi người dùng phải có trình độ cao CNTT Hệ thống chủ động mang thông tin đến cho mọi người, giúp cho mọi người nhận thông tin kịp thời 1.2.2 Giải pháp công nghệ Hệ thống xây dựng mơ hình nhiều cấp tập trung server phân tán nhiều server đơn vị có nhu cầu quản lý riêng bảo mật sở liệu cho đơn vị, server kết nối với tạo thành mạng xử lý Đảm bảo khả kết nối với hệ thống khác Email, SMS, Active Directory, LDAP Về sử dụng hệ thống đảm bảo phân tách liệu giao diện, đối tượng truy cập khác tuỳ thuộc vào quyền sử dụng hệ thống mà có giao diện sử dụng khác 1.2.2.1 Kiến trúc chung Hệ thống xây dựng dựa kiến trúc client/server Chúng lựa chọn công nghệ thư điện tử IMAP, công nghệ trao đổi thông tin, Web-based, hệ thống sở liệu MS SQL Server: • Hệ thống CSDL MS SQL Server chọn để lưu trữ liệu, giúp cho việc lưu, khai thác liệu, kết xuất báo cáo đễ dàng thuận tiện • Hệ thống phần mềm giúp trao đổi thơng tin mạng nhanh chóng chủ động • Hệ thống thư điện tử dựa công nghệ IMAP chọn để vận thành tầng vì thích hợp cho thao tác văn phịng có ưu điểm lớn : lưu thông nhanh, tiện lợi, liệu tuân thủ theo chuẩn chung (RFC822), giúp dễ dàng trao đổi hệ thống thơng tin • Hệ thống thư điện tử dựa giao thức IMAP sử dụng rộng rãi tất tập đồn/cơng ty/tổ chức lớn giới • Tồn thư lưu trữ trên server, giúp việc quản lý/sao lưu thống nhất, đồng thời người sử dụng truy xuất đến hộp thư mình từ đâu qua phần mềm IMAP Client • Các server thư điện tử IMAP phát triển từ lâu hỗ trợ tốt tất tính tiên tiến bảo mật công nghệ danh bạ điện tử LDAP • Với việc chọn IMAP làm công nghệ sở hệ thống, xây dựng module hệ thống xoay quanh, liên kết chặt chẽ với hệ thống sở này, giúp cho người sử dụng có hệ thống “Văn phịng điện tử” tất một, thân thiện, dễ dàng sử dụng 1.2.2.2 Các giải pháp công nghệ cho module hệ thống 1.2.2.2.1 Module cấu hình quản trị hệ thống : • Cho phép người quản trị cấu hình hệ thống, quản lý người dùng, phân quyền theo nhóm người dùng tồn cấu hình hệ thống lưu vào CSDL • Hỗ trợ hai hệ CSDL Access MS SQL 1.2.2.2.2 Module thư điện tử : • Hệ thống hỗ trợ việc giao tiếp với tất server IMAP/SMTP như: Mail Deamon, MS Exchange (trên Windows), QMail, Nescape (Unix, Linux) • Hỗ trợ chuẩn format thư điện tử MIME – RFC822, RFC821 (SMTP), RFC 2060 (IMAP) • Module cịn tích hợp thêm nhiều tính tiện lợi khác cho người dùng notify mail, auto complete, sổ địa 1.2.2.2.3 Module hội thoại trực tuyến: • Hỗ trợ đầy đủ tính chat client chuyên nghiệp: format liệu HTML, icon động Web cam, voice chat • Sử dụng chuẩn nén liệu đa phương tiện MP4 (một công nghệ nén liệu tốt nay) để truyền liệu hình ảnh âm qua mạng giúp tiết kiệm băng thông hệ thống • Hỗ trợ hai mơ hình Point – to –Point Client-Server giao tiếp 1.2.2.2.4 Module xử lý luồng cơng văn: • Nội dung cơng văn hiển thị dạng HTML/DHTML/XML • Giúp lưu tồn cơng văn (nội dung HTML, hình ảnh, tài liệu đính kèm) với tất thao tác thực công văn : ý kiến đạo, ý kiến phản hồi, xin ý kiến… cách chi tiết xác • Kiến trúc thống giúp cho người sử dụng dễ dàng thao tác xử lý công văn mà khơng phải thay đổi thói quen sử dụng email mình • Cung cấp dịch vụ xử lý luồng cơng văn cho hệ thống • Cơng cụ để thực việc thiết kế luồng cơng văn : • Module xử lý công văn thiết kế tuân theo chuẩn WfMC (Workflow Management Coalition): • Format liệu lưu trữ tuân theo chuẩn XML • Hỗ trợ thiết kế luồng việc lưu chuyển công văn luồng (sub-process chained-process) Nhờ kiến trúc mà hệ thống phân quyền xử lý luồng cơng văn cho đơn vị Đây tính tiên tiến, chưa phần mềm quản lý luồng công văn khác Việt Nam hỗ trợ 1.2.2.2.5 Module khai thác thơng tin cơng văn: • Sử dụng cơng nghệ web-application, Net, Crystal Report để khai thác thông tin đưa báo cáo chi tiết 1.2.2.2.6 Module Scanner : • Giúp tích hợp tính qt tài liệu văn vào hệ thống • Hệ thống hỗ trợ cho phép chương trình nhận dạng văn plug-in vào hệ thống • Hệ thống hỗ trợ tất Scanner tuân theo chuẩn TWAIN 1.2.2.2.7 Module chia sẻ file: • Sử dụng cơng nghệ socket để truyền file hệ thống, • Sử dụng cơng nghệ COM/ IE Shell programming để tích hợp vào Explorer 1.2.2.2.8 Module Keyboard: •Cung cấp gõ tiếng Việt riêng •Sử dụng cơng nghệ System Hook • Hỗ trợ đầy đủ Unicode/TCVN/VNI giúp hệ thống hoạt động hồn tồn độc lập, khơng cần chạy gõ tiếng Việt khác • Nhờ có module xử lý tiếng Việt riêng mà hệ thống khắc phục tình trạng loạn font khiến máy hệ thống phần mềm khơng thể nói chuyện với 1.2.2.2.9 Danh bạ điện tử: •Một ưu điểm lớn hệ thống khả tích hợp với dịch vụ thư mục Microsoft Active Directory, openLDAP nhờ tuân thủ theo tiêu chuẩn LDAP •Việc xác thực thơng tin tài khoản người dùng thơng qua máy chủ dịch vụ thư mục (LDAP server) 1.2.2.3 Mơ hình mạng dịch vụ Hệ thống xây dựng mô hình lớp, nhờ kiến trúc nhiều tầng hệ mạng, module phần mềm hệ thống cài đặt nhiều máy riêng biệt (web server, application server, database server, LDAP server, ) 1.2.2.4 Kiến trúc quản lý luồng văn 1.2.2.4.1 Mơ hình chung 1.2.2.4.2 Lớp thể Chạy máy trạm, cho phép người sử dụng trực tiếp tương tác với hệ thống 1.2.2.4.3 Lớp ứng dụng Tập hợp tất cá chức hệ thống: thao tác với thư điện tử, hội thoại trực tuyến, xử lý luồng công văn, chia sẻ file, quản lý công việc Các ứng dụng sử dụng dịch vụ cung cấp của lớp dịch vụ để thực công việc, đáp ứng yêu cầu người sử dụng gửi tới 1.2.2.4.4 Lớp dịch vụ Bao gồm tất dịch vụ hệ thống cung cấp chức cho lớp ứng dụng kể 1.2.2.4.5 CSDL CSDL nơi lưu trữ thực liệu văn bản, tài liệu điện tử, liệu phục vụ công việc khác Các dịch vụ hệ thống truy cập trực tiếp đến CSDL để thực thao tác định sẵn nhận yêu cầu thực chức từ ứng dụng Nhằm tăng tính sẵn sàng hệ thống giúp tiết kiệm băng thông hệ thống, (do đa số thao tác hệ thống CSDL cục bộ) đề nghị sử dụng mơ hình CSDL sau: • Các server CSDL cài đặt địa phương • Thực replicate server CSDL nhằm tạo thống CSDL địa phương 1.2.3 Theo Bảng báo giá Trung tâm an ninh mạng Bkis So sánh măc tính 03 sản phầm : eoffice lite, eoffice professional, eoffice advanced thì tính sản phẩm eoffice advanced đáp ứng tốt nhu cầu ứng dụng Sở Hiện trạng Sở Giáo dục Đào tạo có 56 CBCC sử dụng máy vi tính để làm việc tuyển thêm Theo số lượng thì số licenses eoffice cần mua 61 licenses Văn phòng Sở Số licenses Mã sản phẩm Giá thành (VND) 61 EOFADV61 230.153.000 (Bằng chữ: Hai trăm ba mươi triệu trăm năm mươi ba ngàn đồng) Chi phí hỗ t rợ kỹ thuật cho 01 năm đầu: Số licenses Mã sản phẩm Giá thành (VND) 61 EOFSUP61 36.824.480 (Bằng chữ: Ba mươi sáu triệu tám trăm hai mươi bốn ngàn bốn trăm tám mươi đồng) 1.2.4 Đào tạo nhân lực hệ thống: - Theo kế hoạch chung Sở Thông tin, Truyền thông 1.2.5 Nghiệm thu, lý: Nội dung công Ngày STT việc LV I Nghiệm thu sở Chủ tịch hội đồng Ủy viên, thư ký 4 Số lượng Đơn giá 150.00 100.00 Thành tiền Ghi 2.600.000 Theo TTLT số 44 / 600.000 2007/TTLT2.000.00 BTC0 BKHCN II Chi khác Pho to, văn phòng phẩm… Tổng cộng (I+II) 422.520 422.520 3.022.520 (Bằng chữ: Ba triệu không trăm hai mươi hai ngàn năm trăm hai mươi đồng) ... nhắn 1.2.6 Xây dựng hệ thống duyệt tin giúp lãnh đạo kiểm duyệt nội dung hình thức viết trước đưa lên website nội hay đưa công cộng 1.2.7 Xây dựng hệ thống trình duyệt công văn giấy tờ, tạo... phân quyền theo nhu cầu Sở Giáo dục Đào tạo 1.2.1.3 Duyệt viết cho trang web: • Cung cấp tính duyệt viết nội dung hình thức, sử dụng để duyệt viết trước đưa lên Website Sở Giáo dục Đào tạo... –Point Client-Server giao tiếp 1.2.2.2.4 Module xử lý luồng cơng văn: • Nội dung cơng văn hiển thị dạng HTML/DHTML/XML • Giúp lưu tồn cơng văn (nội dung HTML, hình ảnh, tài liệu đính kèm) với