Bài giảng quản trị dự án chương 7 kiểm soát dự án

Chương KIỂM SOÁT DỰ ÁN 1.Khái niệm • Kiểm sóat dự án họat động cuối giai đọan triển • • • • • • • • khai chu kỳ họat động dự án  Kiểm sóat tập trung lên lãnh vực chính: (1)Mức độ thực (Performance) (2)Chi phí (Cost) (3)Thời gian (Time) Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) Kiểm soát bên (Internal control) Kiểm soát bên (External control): Audit 2.Kiểm soát chi phí dự án • Các báo cáo chi phí đư ợc giám sát cách riêng lẽ • cho nhóm công việc Mỗi báo caó chi phí gồm: – – – – – Mô tả công việc Tiến độ thực Ngư Ng ười chịu trách nhiệm Phân bổ chi phí theo thời gian Yêu cầu nguồn lực (nhân lực, thiết bị…) • Với báo cáo chi phí: xem xét khác biệt • chi phí thực tế chi phí đư ợc dự trù  phân tích khác biệt chi phí chư chưa đủ (không biết % khối lư lượng công việc đư ợc hoàn thành & chi phí tươ tương ng lai cần để hoàn thành dự án) Kiểm soátsoát- điều chỉnh chi phí • - Giám sát hoạt động chi phí • - Bảo đảm có thay đổi hợp lý • - Thông báo thay đổi, biến động đến người có • • • thẩm quyền - Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value): + EV kỹ thuật đo lượng thực dự án thông qua tích hợp liệu phạm vi, thời gian chi phí + Cho đường chi phí (Cost Base Line) Các kỷ thuật EV Thuật ngữ Định nghĩa Cách tính Giá trị trù tính (PV-Planned Value) Chi phí dự trù cho công việc thực thời gian định trước Chi phí thực (AC-Actual Cost) Chi phí thực tế để thực công việc Giá trị thu (EV) Giá trị công việc hoàn thành PV x X% ngày hoàn thành Biến động chi phí (CV- Cost Variance) - CV0: không phát sinh CV = EV – AC Biến động lịch biểu (SVSchedule Variance) - SV0: nhanh SV = EV – PV Chỉ số thực chi phí (CPI-Cost Performance Index) - CPI1: không vượt CPI = EV/AC Chỉ số thực lịch (SPISchedule Performance Index) - SPI1: hoàn thành trước lịch SPI = EV/PV Ước tính chi phí thời điểm hoàn tất EAC = BAC/CPI Ước tính thời gian hoàn tất Ước tính thời gian ban đầu/SPI Ví dụ Công việc EV PV AC CV Tuần 7.500 10.000 15.000 CV = EV – AC = -7.500 SV CPI SPI SV = EV – PV = -2.500 CPI = EV/AC = 0.5 SPI = EV/PV = 0.75 Ý nghĩa 3.Rút ngắn thời gian dự án • Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực dự án: • - Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị • - Outsourcing (mua từ bên ngoài) - Làm thêm • • - Làm việc nổ - Làm song song nhiều công việc • • Lý rút ngắn thời gian thực dự án: • - Bị ấn định thời gian doanh nghiệp/thị trường • - Được động viên lợi ích • - Những chậm trễ gây nguyên nhân tầm • kiểm soát doanh nghiệp - Vượt mức tổng chi phí dự kiến Biểu đồ thời giangian-chi phí 5.Xây dựng biểu đồ thời giangian-chi phí • Tìm tổng chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp • • • • cho dự án Các khó khăn gặp phải xác định chi phí trực tiếp: + Chọn lựa công việc/sự kiện rút ngắn với chi phí tăng lên nhỏ + Thời gian bình thường: có chi phí tương đối thấp, khả thi + Thời gian ngắn (crash time): thời gian ngắn hoàn thành công việc Slope = (crash cost – normal cost) or (normal time – crash time) Cost Time TradeCost Trade-Off Example Cost Time TradeCost Trade-Off Example Cost Time TradeCost Trade-Off Example Chú ý • - Đối với biểu đồ thời gian chi phí: + Chỉ nên sử dụng giai đoạn chuẩn bị • • • • • • dự án + Không nên sử dụng sau bắt đầu thực công việc - Thời gian rút ngắn: + Việc xác định thời gian mang tính định (rút ngắn nhiều gây lẵng phí) + Việc rút ngắn thời gian gây ảnh hưởng đến tinh thần nhóm dự án + Chú ý đế yếu tố rủi ro trình rút ngắn thời gian thực dự án [...]... dụng trong giai đoạn chuẩn bị • • • • • • dự án + Không nên sử dụng sau khi đã bắt đầu thực hiện công việc - Thời gian rút ngắn: + Việc xác định thời gian mang tính quyết định (rút ngắn quá nhiều có thể gây lẵng phí) + Việc rút ngắn thời gian có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm dự án + Chú ý đế yếu tố rủi ro trong quá trình rút ngắn thời gian thực hiện dự án ... Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) Kiểm soát bên (Internal control) Kiểm soát bên (External control): Audit 2 .Kiểm soát chi phí dự án • Các báo... Tuần 7. 500 10.000 15.000 CV = EV – AC = -7. 500 SV CPI SPI SV = EV – PV = -2.500 CPI = EV/AC = 0.5 SPI = EV/PV = 0 .75 Ý nghĩa 3.Rút ngắn thời gian dự án • Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực dự án: ... chi phí đư ợc dự trù  phân tích khác biệt chi phí chư chưa đủ (không biết % khối lư lượng công việc đư ợc hoàn thành & chi phí tươ tương ng lai cần để hoàn thành dự án) Kiểm soátsoát- điều chỉnh