Ebook tin học văn phòng chứng chỉ a b phần 2 NXB đồng nai

Trang 1

MICROSOFT ACCESS

MỘT SỐ HAM TRONG ACCESS 1- Các hàm xử ly số

Abs(number) - Trả về trị tuyệt đối của number Fix(number) - Trả về phần nguyên của number

Int(number) - Trả về số nguyên lớn nhất trong các số nguyên nhỏ hơn hoặc bằng number

Sqr(number) - Trả về căn bậc hai của number 2- Các hàm xử lý chuỗi

Ase(string) - Trả về giá trị mã ASCII của ký tự đầu

tiên của chuỗi string

Chr$(charcode) - Trả về ký tự có mã ASCII là charcode, kết qủa kiểu String

Format$(expression, fmt) - Dinh dang thức của

expression theo đạng thức fmt, kết quả là một chuỗi ký tự kiểu String

Instr(start, stringl, string2) - Tìm một vị trí đầu tiên trong chuỗi string1 tại đó xuất hiện chuỗi string2

Trang 2

CHUGNG V @ MOT SO HAM TRONG ACCESS Lcase§(string) - Đổi những ký tự của string ra đạng chữ thường, kết quả kiểu String

Left$(string,n) - Tra vé n ký tự bên trái của string,

kết quả kiểu String

Len(string) - Trả về số ký tự có trong string

Lárim$(string) - Trả về chuỗi string đã cắt bỏ

những ký tự trống bên trái, kết quả kiểu String,

Mid$(string,m,m) - Trả về n ký tự trong chuỗi string bắt đầu từ vị trí m, kết quả kiểu String

Right$(string,n) - Tra vé n ký tự bên phải của string, két qua kiéu String

Ririm$(string) - Trả về chuỗi string đã cất bỏ

nHững ký tự trống bên phải, kết quả kiểu String

Space§$(number) - Trả về một chuỗi gồm number ký tự trống, kết quả kiểu Variant

StrCompGstringl,string2) - Trả về giá trị xác định kết quả của phép so sánh hai chuỗi string] và string2

String§(n,char) - Trả về một chuỗi gồm n ký tự

char, kết quả kiểu String

'Ucase§(string) - Đổi những ký tự của string ra dạng chữ hoa, kết quả kiểu String

3- Các hàm xử lý ngày và thời gian

DateQ - Trả về kết quả là ngày hiện tại trong đồng hỗ của máy, kết quả kiểu Date/Time

Date$O - Trả về kết quả là ngày hiện tại trong đông hỗ của máy, kết quả kiểu String

Trang 3

MICROSOFT ACCESS

Day(DateExpr) - Trả về giá trị xác định ngày (từ 1

đến 31) của DateBxpr

Hour(TimeExpr) - Trả về giá trị xác định giờ trong ngày (từ 0 đến 23) của TimeExpr

Minute(TimeExpr) - Trả về giá trị xác định phú trong 1 giờ (từ 0 đến 59) của TimeExpr

Month(DateExpr) - Trả về giá trị xác định than;

(ti 1dén 12) cua DateExpr

NowQ - Trả vẻ kết quả là ngày và giờ hiện tại tron dông hỗ của máy, kết quả kiểu Variant

Second(TimeExpr) - Tra về giá trị xác định gia trong 1 phút (từ 0 đến 59) của TìimeEzxpr

Time - Trả về kết quả là giờ hiện tại trong đồng h của máy, kết quả kiểu Date/Time

Time$O - Trả về kết quả là giờ hiện tại trong dér hé cua may, két qua kiéu String

TimeValue(String) - Tra vé két qua 1A mét gid t

dạng giờ ứng với chuỗi string

Weekday(DateExpr) - Trả về kết quả là một số 1-7 biểu thị ngày trong tuần của DareExpr

Trang 4

CHƯƠNG V_® MỘT SỐ HÀM TRONG ACCESS CDbMExpr) - Trả về một giá trị kiếu Double từ biểu thức Expr , CInt(Expr) - Trả về một giá trị kiểu Integer từ biếu thức Expr CLng(Expr) - Trả về một giá trị kiểu Long Integer từ biểu thức Expr CSng(Expr) - Tra vé mét gia trị kiểu Single từ biểu thức Expr CStr(Expr) - Trả về một giá trị kiểu String từ biểu thức Expr CVar(Expr) - Trả về một giá trị kiểu Variant từ biểu thức Expr

Hex(number) - Trả về một giá trị hệ thập lục phân

ứng với số hệ thập phân number, kết quả kiểu Variant Hex$(number) - Tra va một giá trị hệ thập luc

phân ứng với số hệ thập phân number, kết quả kiểu

String

Oct(number) - Trả về một giá trị hệ bát phân ứng với số hệ thập phân number, két qua kiéu Variant

Oct$(number) - Tra vé mét giá trị hệ bát phân ứng với số hệ thập phần number, kết quả kiểu Variant

5- Các hàm thống kê

Avg(Expr) - Trả về giá trị trung bình của biểu thức

Expr trong ' những Record thuộc một tập hợp trong Query,

Form, Report

Trang 5

MICROSOFT ACCESS

Count(Expr) - Tra vé sé Record thuộc một tập hợp

trong Query, Form, Report

Max(Expr) - Trả về giá trị lớn nhất của biểu thức

Expr trong những Record thuộc một tập hợp trong Query

Form, Report

Min(Expr) - Tra vé gid tri nho nhất của biểu thức

Expr trong những Record thuộc một tập hợp trong Query

Form, Report :

Sum(Expr) - Trả về giá trị tổng của biểu thức Exp trong những Record thuộc một tập hợp trong Query Form, Report

Trang 6

CHUGNG VI THIET KE REPORT

THIET KE REPORT

1: Các thành phần trong một report (báo cáo) Report Header: tiêu đề đầu của báo cáo Day là nội dung được in ở phần đầu trên trang đầu tiên của báo cáo

Thường trình bày tiêu để, ngày in , logo của công ty

Page Header: Tiêu để đầu của trang in Đây là nội

dung được in ở phần đầu của mỗi trang báo cáo, thường trình bày tiêu đề các cột của báo cáo trong phần này

Group: Muốn tạo một report có phân nhóm thì phải

tạo ra thành phần Group

Group Header: Tiêu để đầu nhóm, là nội dung được in ở đầu mỗi nhóm Thường dùng để trình bày tiêu để đặt

trưng phân nhóm dữ liệu

Group Footer: Tiêu để cuối nhóm, là nội dụng được in ở cuối mỗi nhóm Thường dùng để trình bày các đữ liệu tổng kết, thống kê ở cuối mỗi nhóm

Đetail: Phần chỉ tiết, dùng để in đữ liệu thuộc một record của nguồn đữ liệu

: Page Footer: Tiêu dé cuối của trang in Day là nội

_ dung được in ở phần cuối của mỗi trang báo cáo, thường

Trang 7

MICROSOFT ACCESS

trình bày việc đánh số cho từng trang trong báo cáo ở

phần này

Report Footer: tiêu đề cuối của báo cáo Đây là nội

đụng được in ở phần cuối cùng của báo cáo Thường trình bày các đữ liệu tổng kết, thống kê cho toàn bộ báo cáo, họ tên và chữ ký của người lập biểu

2- Thiết kế report

Ví dụ: Trong file CSDL HOADON.MDB đã thiết kế

Trang 8

CHUGNG Vi @ THIET KE REPORT

Bước 1: Tạo Query làm nguồn dữ liệu cho báo cáo (nếu cần)

Bước 2: Tại cửa số Database - Chọn Object là Reports rồi nhắp nút New

Choose the table or query where the objects data

comes from: Chọn nguồn đữ liệu cho báo cáo

Chọn Design View rồi nhắp nút Ok - Một cửa sổ được

mở ra để thiết kế Report

Giới thiệu các công cụ trên Toolbox:

& _ Select Objects - Chon đối tượng

4“ Label - Tạo đối tượng là nhân

a! _ Text box - Tao déi tượng chứa đữ liệu của mét field

hay một biểu thức

- Option Group - Tạo một nhóm giá trị để chọn lựa - Toggle Button - Tao đối tượng dạng nút bật/tắt - Option Button - Tạo đối tượng dạng nút chọn Vv Check Box - Tạo đối tượng dạng hộp kiểm tra

- Combo Box - Tạo đối tượng đạng hộp liệt kê thả - List Box - Tạo đối tượng dang hộp liệt kê

- Image - Tao đối tượng dạng hình ảnh

- SubForm / SubReport - Tao đối tượng chứa Form hay Report con

- Unbound Object Frame - Tao déi tugng dang OLE được tạo ra bởi một chương trình

Trang 9

MICROSOFT ACCESS

- Bound Object Frame - Tao adi tugng 1A mét field

OLE trong nguén dữ liệu - Line - Vé duéng thang

II - Reetangle - Vẽ hình chữ nhật

= Page Break - Dấu ngắt trang

_4 - Tab Control - Tao cdc trang man hình trình bày các

thông tin của mỗi record theo thứ tự

(Sj - Command Button - Tao déi tugng dạng nút lệnh

- Control Wizard - Bật / tắt công cụ Wizard

3% _ More Controls - Chèn 1 đối tượng ActiveX vào

Form/Report

Khéi động hay tất bỏ thành phân Report

Header/Footer: Menu View - Report Header/Footer

Khéi động hay tắt bỏ thành phân Page

Trang 10

CHƯƠNG VI @ THIET KE REPORT

Chọn thành phần cần chèn , nhắp Menu Insert chọn Date and Time Access sé hiển thị hộp thoại sau:

Nếu bạn muốn chèn ngày hoặc giờ (hoặc cả hai) thì hãy chọn (hoặc bỏ chọn) tại các muc Include Date - Include

Time Đông thời hãy chọn mẫu trình bày ngày giờ tại các

mục chọn

¡Tạo đối tượng dạng nhãn (thường để tạo các tiêu đề)

Bước 1: Nhắp chọn biểu tượng Label trên toolbox, sau

đó chọn font trên Report Design toolbar , kéo

thả mouse để xác định vị trí và kích thước

Bước 2: Gò nội dung nhãn, xong gõ Enter

Tạo đối tượng là 1 Field trong nguồn đữ liệu của

báo biểu

Bước 1: Nhắp Menu View - chọn Field List (hoặc biểu

tugng Field List trén Report Design toolbar)

Bước 2: Nhắp giữ Mouse tại Field cần đưa vào báo cáo,

kéo thả vào vị trí đích , Chú ý: Nếu muốn đưa cùng một lúc nhiều Field vao

báo cáo thì bạn phải đánh đấu chọn các Field đó trước bằng cách dùng Mouse kết hợp với

phím Shift (nếu các Field nằm liên tiếp nhau)

hay phim Ctrl (nếu các Eield nằm cách quãng)

Trang 11

MICROSOFT ACCESS

Bước 2: Chon font, font size, canh lẻ trên Toolbar

Report Design Sau đó kéo thả mouse để xác

định vị trí và kích thước

Bước 8: Gõ dấu = theo sau là biểu thức vào text box

(hoặc mở Properties, gỗ vào tại dòng Control

Source)

a Tạo đối tượng dạng Unbound Object Frame

Bước 1: Nh&p chon biểu tượng Unbound Object Frame

trén toolbox

Bước 9: Nh&p kéo mouse dé định vị trí và kích thước

của đối tượng

Bước 3: Tại khung hội thoại Insert Object:

Truong hop 1: Chon Create New: Tạo mới 1 sản

phẩm đem gắn cho đối tượng Object Type: Chọn phần

mềm tạo sản phẩm :

Khi chon OK thi Access sé-mé phan mém vifa chon Tại cửa số của phần mềm này, sau khi tạo xong nội dụng thi chon Menu File, chon Exit để thoát khỏi phần mềm

trở về Access :

Trường hợp 2: Chọn Create from file: Lông gắn hay liên kết 1 nội dung đã tạo trước đó cho đối tượng

Tại ô File hãy gõ vào đường dẫn và tập tin chứa nội

dung cần lấy (ổ đĩa:Mhư mục\tên file — C6 thé ding nut Browse dé tim file) Danh dau tai muc Link nếu muễn liên

kết

Trường hợp 3: Chọn Display As Icon: Trình bày đối tượng như 1 biểu tượng

Trang 12

CHƯƠNG VI $ THIẾT KẾ REPORT

¡ Tạo đối tượng dạng Image

Bước 1: Nhắp chọn biểu tượng Image trén toolbox

Bước 2: Nhắp kéo mouse để định vị trí và kích thước của đối tượng :

Bước 3: Tại hộp thoai Insert Picture ban hay chon

đe chứa hình ảnh cần chèn vào báo cáo (hãy

EB]

nhắp nút “=! - Preview dé co thé nhin thay

nội dung hinh anh cia file’ cdn chon), xong

nhdp Ok

¡ Vẽ đường thẳng (Lăne)

Bước 1: Nhắp chọn biểu tượng Line trên Toolbox Bước 2: Nhắp giữ và kéo Mousetai vị trí đích

o Vẽ hình chữ nhật (Reetangle):

Bước I1: Nhắp chọn biểu tượng Rectangle trến Toolbox Bước 2: Nhắp giữ và kéo Mouse tại vị trí đích

‘a Sao chép hoặc di chuyển đối tượng:

Bước 1: Nhắp chọn các đối tượng cần sao chép hay đi

chuyển

Bước 2: Nhắp Menu Edit, chọn Copy (sao chép): hoặc

Cut (di chuyển)

Bước 3: Chọn thành phẩn đích (nếu muốn sao chép hoặc di chuyển sang thành phần khác)

Bước 4: Nhắp Menu Edit, chọn Paste

Trang 13

MICROSOFT ACCESS

a Tạo dòng GROUP (phân nhóm)- Hoặc sắp xếp

dữ liệu cho báo biểu

Nhắp Menu View, chọn Sorting And Grouping

(hoặc nhắp biểu tượng Sorting And Grouping trên Report

Design toolbar) MS Access sé hiển thị hộp thoai Sorting And Grouping Sorting and Grouping EieldjExpression fa Tencty “Ascending |f# |MaHD Ascending =] - Group Properties s a

Group Header ves i a ~

Group Footer Ves 74 i ‘Select a Field or type an -

Group On Each Value | expression to sort or group on

Group Interval 1 ị

Keep Together No ‡

Hình {V-6-3 Hộp thoại Sorting and Grouping

+ Field/Expression: chọn Field (hay gõ biểu thức)

làm chỉ tiêu phân nhóm (hay sắp xếp đữ liệu cho báo biểu) Lưu ý: Nếu là biểu thức thì phải có dấu = ở đầu + Sort Order: chọn chỉ tiêu sắp xếp dữ liệu ,

Trang 14

Chú ý:

CHƯƠNG VI @ THIET KE REPORT

Group Footer: An hién (No/ Yes) tiéu đề cuối nhóm

Group Ơn: Qui định phương thức xử lí lập nhóm cho các Field/Expression làm chỉ tiêu phân nhóm

Each Value: Lấy toàn bộ gid tri cua Field/Expression lam chi tiéu phan nhém

Group Interval: Qui dinh khoảng giá trị có hiệu lực cho phương thức xử lí lập nhóm trên tại mục

Group Ôn

(Nếu tại Group On là Each Value thi tai mục

Group Interval phải qui định là 1.)

Ngoài phương thức Each Value, tại mục Group

Ơn còn có một số phương thức khác tùy thuộc

vào kiểu đữ liệu của Field/Expression làm chỉ

tiêu phân nhóm (Text, Date/Time hay Number) Các phương thức này tương tự như đã trình bày

trong chuong tao Report bang Wizard

Keep Together: Mét s6 qui định trình bày khi in No: In theo ché d6 mac nhién

Whole Group: Ngắt trang khi hết nhóm

Trang 15

MICROSOFT ACCESS

Dém sé record trong pham vi mà tại đó biểu thức có

gid tri tai

+ Ham SUM: SUM (<biéu thite>)

Tính tổng giá trị của biểu thức trên các record trong phạm vi

+ Hàm AVG: AVG (<biểu thức>)

Tính trung bình giá trị của biểu thức ứng với các

record trong phạm vi `

+ Hàm MAX: MAX (<biểu thức>)

Tìm giá trị lớn nhất của biểu thức ứng với các record trong phạm vì

+ Hàm MIN: MIN (<biểu thức>)

Tìm giá trị nhỏ nhất của biểu thức ứng với các record

trong phạm vì

Chu ý: Phạm vi của các record tham gia tính toán tùy thuộc theo vị trí của đối tượng chứa công thức

đặt ở thành phân nào

Ví dụ:

+ Để biểu diễn tổng số tiên của mỗi hóa đơn thì tại thành phần MaHD Föoter ta tạo Text Box với công thức

sau: =SUM([Soluong]?[Dongial)

+ Để biểu diễn tổng số tiền mà mỗi công ty khách

hàng phải thanh toán thì tại thành phần TenCty Footer

ta tạo Text Box với công thức sau:

=SUM((Soluong}*[Dongia])

Trang 16

CHUONG VI @ THIET KE REPORT

— Piéu chinh cd lớn của đối tượng trong khung chứa đối tugng dang Unbound Obiect Frame, Image hay Bound Obiect Frame:

Nhắp chọn đối tượng, nhắp Menu View, Properties

(hoặc chọn biểu tượng Properties trén Toolbar Report Design)

Có thể sử dụng các tính chất sau tại mục Size Mode:

+ Clip: cỡ lớn của đối tượng không thay đổi khi

thay đổi kích thước của khung

+ Stretch: Điều chỉnh kích thước của đối tượng sao cho vừa với khung Có thể làm méo hình + Zoom: Piéu chinh kích thước của đối tượng

nhưng vẫn không làm méo hình

— Đánh số trang cho báo biểu: Nhắp Menu Insert chọn Page Numbers Access sẽ hiển thị hộp thoại sau: :

1 oan (oe

men |

Postion nem

, © ‘Top of Page [Header] i

Trang 17

MICROSOFT ACCESS

Format: chọn cách đánh số

Page N: chỉ hiển thị số trang

Page N of M: hién thi số trang / tổng số trang Position: cdc lua chọn: Top of Page [Header]: hiển thị số trang ở đầu mỗi trang Bottom of Page [Footer]: hiển thị số trang ở cuối mỗi trang Alignment: các lựa chọn:

Lef: hiển thị số trang ở lễ trái mỗi trang Center: hiển thị số trang ở giữa môi trang Right: hién thị số trang ở lê phải mỗi trang

Inside: hiển thị số trang ở lễ trái (trang lẻ) - ở lễ

phải (trang chắn)

Outside: hiển thị số trang ở lẻ phải (trang lẻ) - ở lê

trai (trang chan)

Show number on First Page (néu chon): Đánh số

bắt đầu từ trang đầu tiên (Nếu không chọn thì đánh số bắt đầu từ trang số 2 trở di)

— Đánh số thứ tự trong báo biểu:

Sử dụng đối tượng dạng Text Box đặt tại thành

phần Detail ,

Chỉnh thuộc tính của đối tượng (nhắp chọn đối tượng

chọn Menu View, chọn Properties hoặc nhắp biểu tượng

Trang 18

r CHUONG VI @ THIET KE REPORT

Tại mục Control Source: (Nguén đữ liệu của đối

tượng) gõ vào = l

Định tính chất tại mục Running Sum:

+ Over Group: đánh số thứ tự theo từng nhóm

+ Over All: đánh số thứ tự trên toàn bộ báo biểu (tức là đánh số từ 1 đến hết báo biểu)

— Nhúng 1 báo cáo vào 1 báo cáo khác

(xem phdn tao Form dang Main/ sub Form ở chương sau)

Bai tap 6:

Trang 19

MICROSOFT ACCESS Bai tap 7: Trén file KQTHI.MDB hay tao cdc Report theo mau sau: Mẫu 1:

BAO CAO CHI TIET KY THI

Ngày bdocdo: 27A7

[SỐTT[ — HỌTÊN _ |SỐBD | Ngy sinh TOÁN] LÝ JHỏA[VĂN]T.ĐiÊM] Lớp: inat [i [Tran Thi Ngai 90394] 12424 [ 9 [es [es [75 [335] [TONG sé Losi Gior CUA LOPLA :_ 1 Hisioh Loai: KHA 2 Tran Touy Dao 00382 11/19/4 65 95 | 85 9 | 325 3 Nguyen thị Cay 000 7/20/75 6 § s5 9 |325

397 Nguyen Mang Eieu 9144 8/28/75 45 85 | 45 4 | 25 `

3% | Nguyen Van Con 6305 | 94975 | 4 |45| 4 | 9 [2s

3% Trucng Tan Cong 00311 10/12/75 45 5 4 T5 21

Trang 20

"Mẫu 2:

CHUGNG VI @ THIET KE REPORT

BAO CAO THONG KE KY THI

Ngày báo cáo: 327/47

Trang 21

MICROSOFT ACCESS

Mau 3: ; ;

BAO CAO CHI TIET THEO TUNG LOP

Naty bdo cdo: A2787 LỚP: |I0Á1 GV Chủ nhiệm Nguyen Thanh Nhan Tổng số H8 Ap Trong dg T3 Đầu: 84 Chigm 85.0% TS Trust 6 -Chiém 150%

Tran Thì Ngãi s[ss|75| 335} Gil

Trau Thuy Dao 6 94185] 9 135 KHA

Nguyen thi Cay 6 |e [os] 9 | 325 a

Nguyen Van Tam 65 192 |85 | 7 | 219 RHA |

[3 | NggenManhlien | 076 | T2 |9 |9 |6 195 KHA |

[6 | _NgoKim Nhanh 008 | 9 | 8 [75] 6 | 305 KHẢ |

Le Vu Thi My Linh 0042 | 6 | 754 7 | 10 | 30.5 a 8 Chav VietLuan | 0029 | 7 | 85 |75 | 7 | 3 KHA

[9 | Nguyen Hong Nes [oorz | 7 [85 | 55] 75 [5 | KHA

10] Lam Ngoc ab 00418 | §5 |7 35 65 | 295 se rr Hoang Ant Toa | 00406 | Ÿ | 9 152] 6 | 5 | KHA Phau KimNea | 0099 | 65 |7 |7 1% | %5 KHA Tran Kieu Au | 75 J75|6 }7 | 2® KHA Le Thị Le Thu | 9 | 75 | 5 | 305 | TBINH

Trang 22

CHUONG Vib @ THIET KE FORM

THIET KE FORM 1- Các thành phần trong 1 form

Form Header - Tiêu để đầu của form (nội dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện đầu tiên trên màn hình)

Page Header - Tiêu để đầu của trang in

Detail - Phần chỉ tiết

Page Footer - Tiêu để cuối trang in

Form Footer - Tiêu đề cuối form Nội dung ở thành

phần này sẽ luôn xuất hiện ở cuối màn hình

Lưu ý: Các nội dung đặt tại thành phần Page Header hay

Page Footer chỉ xuất hiện khi xem trang in 9- Thiết kế Form Bước 1: Tao Query làm nguồn dữ liệu cho Form (nếu cần) Bước 2 Tại cửa số Database- chọn Object là Form réichon New _

_ Choose the table or query where the object's data

comes from: Chon nguén di liệu cho Form (nếu cần)

Trang 23

MICROSOFT ACCESS Chọn Design View rồi nhắp nút Ok - Một cửa số được mở ra để thiết kế Form a- Khởi động (hay tắt bỏ) thành phần Porm Header/Footer

Nhap Menu View chon Form Header/ Footer b- Khởi động (hay tắt bỏ) thành phần Page

Header/Footer

Nhấp Menu View chon Page Header/Footer

c- Tạo các đối tượng

Các đối tượng dạng Label, TextBox, Unbound Object Frame, Line, Rectangle hay các ñeld - Đồng thời chèn ngày giờ làm việc, đánh sẽ trang cho Form in ấn:

Các thao tác tương tự như đã trình bày trong chương

thiết kế Report

đ- Chỉnh thuộc tính cho 1 đối tượng

Nhắp chọn đối tượng- Nhấp Menu View, chọn Properties (hay nhấp biểu tượng Properties trén Form

Design toolbar)

Các lựa chọn trên đầu của khung thuộc tính: All - Hiển thị tất cả các thuậc tính của đối tượng Format - Hiển thị các thuộc tính quy định cách trình bày của đối tượng Ví dụ: định đạng cho đối tượng, quy định kích thước của đối tượng

Data - Hiển thị các thuộc tính xác định tính chất của

dữ liệu được biểu biện trong đối tượng Ví dụ: nguồn di liệu, giá trị mặc nhiên, điều kiện kiểm tra đữ liệu hợp lệ

Trang 24

CHUONG Vil @ THIET KE FORM

Event - Hiển thị các thuộc tính cho phép gắn các Macro hay cac tht tục xử lý sự kiện (Event procedure) cần

thi hành khi một thao tác được thực hiện trên đối tượng

đó

Other - Hiển thị các thuộc tính khác của đối tượng Các thuộc tính cơ bản của 1 đối tượng:

Name - Tên của đối tượng

Control Souree - Nguồn đữ liệu của đối tượng (Field

hay biểu thức mà giá trị hiển thị trong đối tượng )

Caption - Chuỗi ký tự làm nội dung hiển thị trong

đối tượng dạng Label (chỉ có ở déi tugng dang Label)

Format - Định dạng hiển thị đữ liệu khi hiển thi

Decimal Places - Số chữ số thập phân của đữ liệu

hiển thị trong đối tượng

Input Mask - Khuôn mẫu nhập đữ liệu của vùng dữ

liệu hiển thị trong đối tượng

Default Value - Giá trị mặc nhiên của đối tượng Validation Rule - Biểu thức kiểm tra tính hợp lệ của đữ liệu (cho kết qua 14 Yes/No)

Validation Text - Câu thông báo hiển thị khi biểu

thức kiểm tra có giá trị No

Visible - Hiển thị hoặc không hiển thị (Yes/No) déi tượng trong mẫu biểu

Display When - Tình huống hiển thị của đối tượng + Always - Luôn luôn được hiển thị trong mẩu biểu

Trang 25

MICROSOFT ACCESS

+ Print Only - Chi hién thi khi mau biéu dugc in ra + Screen Only - Chỉ hiển thị trên màn hình

Enabled - Có/không (Yes/No) cho phép con trồ nhảy vào đối tượng

Loeked - Có/Không (Yes/No) khóa đốt tượng (tức là

không thể nhập sửa đữ liệu tại đối tượng)

e- Chỉnh thuéc tinh cia Form

a `

Nhap Mouse tai 6 vuông | ® | ở đầu thước (hoặc nhắp Menu Edit, chon Select Form), sau đó nhắp Menu View,

chọn Properties

Reeord Souree - Nguôn đữ liệu của mẫu biểu Lưu ý: Muốn thay đổi nguồn dữ liệu thì nhấp rồi chọn nguồn dữ liệu khác Muốn sửa đổi trực tiếp cấu trúc của nguồn đữ liệu thì nhắp [ ] (Build) — Chỉ sửa được cấu trúc khi nguồn đữ liệu là query

Caption - Nội dung hiển thị trên thanh tiêu để của

cửa sổ trình bày FORM ‘

Default View - Qui định cách biểu điễn của Form

+ Single Form - Tại một thời điểm, cửa sổ form chỉ

biểu điễn dữ liệu của 1 Record mà thôi

+ Continuous Forms - Trong cửa số form, các

Record được hiển thị kế tiếp nhau

+ Datasheet - Form biển thị dưới dạng Datasheet

View

Trang 26

——

Views Allowed - Xác định người sử dụng được phép xem Form ở chế độ nào

CHUONG Vil ® THIẾT KẾ F0RM

+ Form - Chỉ được xem Form ở chế độ Form View + Datasheet - Chỉ được xem Form ở chế độ Datasheet View

+ Both - Được xem Form ở cả 2 chế độ

Allow Edits - Cho phép hay không (Yes/No) người sử

dụng có thé sửa đữ liệu

Allow Deletions - Cho phép hay khéng (Yes/No)

người sử dụng có thể xóa record

Allow Adds - Cho phép hay không (Yes/No) ngu@i sir

dụng có thể thêm record mới

Seroll bars - Hiển thị hay không các thanh trượt

+ Neither - Không hiển thị các thanh trượt

+ Vertical Only - Chỉ hiển thị thanh trượt đứng

+ Horizontal Only - Chỉ hiển thị thanh trượt ngang + Both - Hiển thị cả 2 thanh trượt

Record Selectors - Cé / khéng (Yes/No) hién thị đấu hiệu chỉ dinh mau tin hiện thời

Navigation Buttons - Có / Không (Yes/No) hiển thị các nút lệnh chuyển dịch tới các mẫu tin trên thanh tình

trạng

Dividing Lines - Có / Không (Yes⁄No) các đường

phân cách giữa các thành phan khi xem 6 dang Form View

Control Box - Co / Khong (Yes/No) nat Control box

Trang 27

` MICRDS0FT ACGESS

Min Max Buttons - Có hay không (có 1 hay cả 2) các nút Maximize Minimize

Close Button - Có / Không (Yes/No) nút Close

f- Tạo đối tượng dạng Check Box/ Option Button/

Toggle Button

Dùng để trình bày cho các giá trị dạng Yes/No

Nhắp chọn biểu tượng của đối tượng muốn tạo trên

Toolbox, sau đó nhắp Mouse tại vị trí đích (Có thể qui

định nguồn dữ liệu cho đối tượng tại mục Control Source

tại khung thuộc tính của đối tượng, nhưng nguồn dữ liệu

phải là dạng Yes/No)

Lưu ý: Khi đối tượng được chọn thì mang giá trị là Yes,

ngược lại mang giá trị No :

g- Tạo đối tượng dang Option Group

Cho phép trình bày đối tượng để lựa chọn dữ liệu từ một nhóm hữu hạn các giá trị định trước Bạn có thể tham

khảo một trong hai cách tạo Option Group như sau : Tao Option Group bang céng cu Wizard :

Bước 1: Bật sáng biểu tượng Control Wizard trên

Toolbox nhấp chọn biểu tượng Option

Group

Bước 2: Kéo thả Mouse để xác định vị trí và kích

thước của Option Group ,

Buée 3: Định nhãn cho các nút của Option Group tai cột Label Names xong chọn Next

Trang 28

Bước 4: Bước 5: Lưu ý: Bước 6: Bước 7: Bước 8:

CHƯƠNG VI! @ THIẾT KẾ F0RM

Xác định có chọn giá trị mặc nhiên hay

không “No, | don’t want a default”: không chọn giá trị mặc nhiên cho đối tượng “Yes,

the default choice is”: chon thanh phan sẽ là

giá trị mặc nhiên của đối tượng Xong chọn Next Định giá trị tương ứng cho mỗi thành phần tại cột Values ; Giá trị cho các thành phần phải là giá trị số (nếu có 2 thành phần thì có thể định là giá trị -1 va 0) Xong chọn Next

Xác định chế độ sử dụng giá trị của đối tượng sau khi được chọn “Save the value for later

use”: Nhớ giá trị của đối tượng để sử dụng sau

“Store the value in this field”: luu tri giá trị của đối tượng vào fñield được chọn Xong chọn

hiện các thành phẩn của đối tượng (có thể

nhìn hình thức qua khung Sample) Xong chọn

Tạo Option Group không sử dung công cụ Wizard :

Bước 1: Tắt biểu tượng Control Wizard trên Toolbox, nhắp chọn biểu tượng Option Group

Trang 29

MICROSOFT ACCESS

BướcĐ: Kéo tha Mouse để xác định vị trí và kích

thước của Option Group

Bước 8: — Tạo các thành phần cho đối tượng: Nhắp chọn 1 trong các biểu tượng Option Group | Check

Box/Toggle Button, doi Mouse.đến vị trí đích

trong khung đối tượng rôi nhắp Mouse

Buée 4: Qui định giá trị cho các thành phần của đối tượng Chỉnh thuộc tính của từng thành phần rồi định giá trị cho thành phần đó tại mục

Option Value

Bước5: Chỉnh thuộc tính của đối tượng (Nhắp chọn

khung bao, Nhắp Menu “View, chon

Properties)

Control Source: Qui dinh nguồn dữ liệu của đối

tượng tương ứng với trường hợp lưu giá trị của đối tượng vao field

Default Value: Dinh gid tri mac nhiên cho đối tượng

(nếu cần) "¬

h- Tạo đối tượng dạng Combo box thay List box) Bước 1: Bật sáng biểu tượng Control Wizard trên

Toolbox, nhắp chọn biểu tượng Combo box

(List box)

Buée 2: Chon font, font size, canh lễ cho đối tượng bằng các biểu tượng trên Formatting toolbar

Bước 8: Kéo thả Mouse để xác định vị trí và kích

thước của đối tượng

Trang 30

CHƯƠNG VII @ THIẾT KẾ FDRM

T want the Combo box look up the values in a table or query: Chọn mục này nếu nguồn đữ liệu của Combo box lấy từ Table hay Query

IT will type in the value that I want: Chon muc nay

nếu muốn tự định giá trị cho các cột trong Combo box

Find a record on my form based on the value I

selected in my eombo box: Chọn mục này nếu nguồn dữ liệu

của Combo box lấy từ nguồn đữ Hiệu của Form đang làm

việc (mục này chỉ có khi Form này có nguén đữ liệu) Xong chọn Next

Nếu nguận dữ liệu của Combo box lấy từ Tuble hay Query: Bước ð.a: Chọn TableQuery làm nguồn dữ liệu Combo

box

Bước 6a: Chọn các ñeld làm nội dung trình bày trong

combo box

Bước 7.a: Chỉnh kích thước dòng, cột và đi chuyển định

: vị trí cho các cột trình bày trong combo box Nếu chọn tại mục Hide key column (recommended) thì sẽ không trình bày cột

khóa chính trong Combo box (đồng thời cũng

lấy giá trị cột này làm giá trị sử dụng của Combo box) Nếu bỏ chọn thì sẽ có thêm cột khóa chính của bảng trình bày trong Combo box

Bước 8.a: Chọn cột mà giá trị được gán làm giá trị sử

vũ _, , đụng của đối tượng

Lưu ý: Bước này sẽ không có nếu chọn tại mục Hide key column (recommended) ở bước trước

Trang 31

MICROSOFT ACCESS

Bước 9.a: Xác định chế độ sử dụng giá trị của đối tượng

sau khi duge chon Remember the value for

later use: Nhé gia tri cua déi tugng để sử dụng sau Store that value in this field: chon fieid dé lưu trữ giá trị của đối tượng

Bước 10.a: Đặt tiêu để cho đối tượng Xong chọn Finish Nếu nguôn dữ liêu của Contbo box lấy từ nguồn dữ liệu

cua Form dang lam 0iệc:

Các bước tương tự như trường hợp trên (chỉ không có bước như ð.a mà thôi }

Nếu tụ định giá trị cho các cột trong Combo box:

Bước ð.b:

Bước 6.b:

Bước 7.b:

Bước 8.b:

Number of columns: Định số cột trình bày

trong combo box Sau đó định giá trị cho các cột trong combo box tại các cột Coll:, Col2:,

Chọn cột mà giá trị được gán cho đối tượng Xác định chế độ sử dụng-giá trị của đối tượng

sau khi được gán Remember the ualue for later se: Nhớ giá trị của đối tượng để sử dụng sau

Store that value in this field: ‘chon field dé luu

trữ giá trị của đối tượng

Đặt tiêu để cho đối tượng Xong nhắp chọn

Finish để hoàn thành

Chú ý: Giá trị được thể hiện lên trong khung Combo Box sau khi chọn bao giờ cũng là giá trị của cột đầu tiên

bên trái mặc dù giá trị được gán vào có 'thể là giá trị của cột khác

Trang 32

CHUGNG Wii @ THIET KE FORM

Nếu bạn muốn lấy giá trị của 1 cột trong Combo Box

(List Box) để biếu diễn cho 1 đối tượng khác thì hãy gọi

theo công thức sau: [Tên Combo Box].Column(số thứ

tự của cột)

Quy ước: Cột đầu tiên có số thứ tự = 0, cột thứ hai có gố thứ tự =1, cột thứ ba có số thứ tự = 2

i- Tao nút lệnh (Command Button)

Bước 1: Bật sáng biểu tượng Control Wizards, chọn

biểu tượng Command Button trên Toolbox

Bước 2: Định vị trí và kích thước của đối tượng

Bước 3: Categories: chọn loại hành động của nút lệnh

Actions: chọn hành động cụ thể cho nút lệnh

Bảng sau liệt kê các loại hành động và một số hành động cơ bản hay sử dụng:

Categories Actions

Record Navigation |Find Record: Tim kiếm Record loại hành động cho | Find Next: Tim tiếp

phép nhảy con trổ tới |Go to First Record: Nhảy tới Record đầu tiên

Record nào đó Go to Last Record: Nhảy tới Record cuối cùng Go to Next Record: Nhay ti Record kế tiếp

Go to Previous Record: Nhay t6i Record ngay

trước

Record Operations |Add New Record: Thém 1 Record méi loại hành động xử lý | Delete Record: Xóa Record hiện hành

mẫu tin Save Record: Lưu Record hiện hành

Form Operations Edit Form Filter; Sta chia điểu kiện lọc các

loại hành động xử lý |Record hiển thị trong Form

Form Anply Form Filter Thực hiện lọc các record hiển

thị trong Form ,

Trang 33

MICROSOFT ACCESS

Close Form: Déng Form hiện hành

Open Form: Ma mot Form khác

Preview Report In báo cáo ra màn h Print Report: In báo cáo ra máy in Report Operations ình loại hành động xử lý báo cáo Miscellaneous

Print Table: In 1 Table Run Macro: Thi hanh 1 Macro

Run Query: Thi hanh 1 Query

o nit lénh Picture: Bước 4: Text Đặt tiêu dé ch lệnh Xong chọn Next

Chọn hình ảnh cho nút

Buée 5: Đặt tên cho nút lệnh Cuối cùng nhắp Finish

Vi du: Xem mẫu FORM: Ho So Nhan Vien được

thiết kế để theo dõi hỗ sơ và quá trình lập hóa

đơn của các nhân viên như Sau:

gg He So Nhan Vien ID)

[DANH SACH NHAN VIEN BAN HÀNG]

LOM SF LA SIAM

Ma NV: | 9 Ho Tân Vương NgạC Lan

Ngay NV [tenons —

pia cht ? nai Ba Trưng P6 G9

Bign thoại [2651695 | ]iossa | | 30924 — 01/09/92 060593 v|

Trang 34

CHUONG VII @ THIET KE FORM

3- Tao Form dang Main/Sub form ‘

a- Thiết kế Form con (Sub Form)

Lưu ý: Phải đám bảo nguồn dữ liệu của Form con (sụp Form) tạo được quan hệ với nguồn dữ liệu của Form chính (Main form) hoặc của đối tượng cần

tao quan hé trong Main Form

b- Thiét ké Main Form

Tạo các đối tượng cần có trong Main Form e- Chèn Sub Form vào Main Form

Tại cửa số thiết kế của Main Form, nhắp Menu

Window, chon Tile Horizontally (hoặc Tile Vertically) Nh&p chon Sub Form tai cửa sổ Database Sau đó giữ và kéo Sub Form nay vao vi tri dich trong Main Form

d- Qui định việc liên kết giữa Sub Form với 1 một đối tượng trong Main Form

Tại cửa sổ thiết kế của Main Form, nhắp chọn Sub Form, rỗi chọn Menu View, chọn Properties

Link Child Fields - Tén cdc Fields trong nguén dit liệu của SubForm làm chỉ tiêu tạo quan hệ

Link Master Fields - Tên các đối tượng trong Main

Form cần được quan hệ (Hoặc tên các Fields làm chỉ tiêu

quan hệ nếu tạo quan hệ giữa SubForm và MainForm)

Chú ý: Nếu muốn tạo quan hệ giữa Sub Form với nhiều đối tượng trong Main Form thì tại các mục Link

Child Fields va Link Master Fields ta đưa vào

tj

Trang 35

MICROSOFT ACCESS

các cặp tên tương ứng theo nội dung trên, các cặp

tên này phải được ngăn cách nhau bởi đấu “;°

e- Điều chỉnh thiết kế Sub Form tai cửa sổ thiết ké Main Form

Đời Mouse vào phạm vi của Sub Form rồi nhắp đúp- Mouse

Chú ý: Với kiến thức như đã trình bày ở trên, có thể áp

đụng cho Report để tạo các báo cáo mà bên trong

có chứa báo cáo khác :

4- Tao Form dung Tab control

Se dung Tab Control trong FORM dùng để trình bày các thông tin trong PORM ở những trang màn hình

khác nhau

Ví đụ: Tạo mẫu FORM: Theo doi chỉ tiet theo San

Pham để xem các thông tin về từng sản phẩm và chỉ tiết

các hóa đơn đã lập cho sản phẩm đó Theo hình vẽ ở trang

sau: HÌNH 1:

hi Tiết Sắn Phẩm |Gác Hoa Đơn đã pl PONE TPS EM : ¿

Trang 36

CHƯƠNG VII ® THIẾT KẾ F0RM HÌNH 2: Dien en Rak eae _@nt Ti6t San Phd > = 3 =

BANG KE CAC HOADON BA LAP 4|

Cho SĂN PHẨM | Gtew

Khi nhắp nút Chỉ tiết Sản Phẩm thì sẽ hiển thị các, thông tin về từng sản phẩm như màn hình 1

Khi nhắp nút Các Hóa đơn đã lập thì sẽ hiển thị các thông tin về các hóa đơn đã lập cho sản phẩm đang xem ở màn hình 1 theo mẫu như ở màn hình 2

' Các bước tiến hành:

Trước hết bạn hãy tiến hành tạo SubForm: Chi tiet Hoa don theo những thông tín như ở màn hình 2 (Lưu ý khi tao nguồn dé liệu cho Subform này phải có fñeld MaSP)

Tién hanh tao Form: Theo doi chi tiet theo San Pham với nguồn đữ liệu là bảng San Pham

Trang 37

MICROSOFT ACCESS

+ Tạo đối tượng là Tab Control bằng cách nhắp

'

t

chon biéu tugng Tab Control c¬ trên toolbox Sau đó nhắp mouse tại vị trí đích Access sẽ tự động chèn 1 đối tượng với 2 trang màn hình vào Form

+ Chọn từng trang rồi chỉnh Properties cho từng

trang đó Sửa lại tiêu để cho từng trang tại mục

Caption theo như các màn hình trên

+ Tại trang 1 (Chi tiết Sản Phẩm): Kéo các field từ

Field List xuéng và trình bày các đối tượng như màn hình 1

+ Tại trang 2 (Các Hóa Đơn đã lập): Kéo Subform Chi tiet Hoa don da lam ở trên vào trang màn hình này như màn bình 2 Chỉnh Properties của Subform này sẽ thấy kết quả:

Link Child Fields - MaSP

Link Master Fields - MaSP

Xem két qua Form: Taeo doi chi tiet theo San Pham ở từng trang

Bài tập 8:

Tao Form: Ket qua thi cua LOP sau cho:

- Khi nhắp nút Lớp Học sẽ hiển thị thông tin về lớp

học theo mẫu sau:

Trang 38

CHUGNG Vil @ THIET KE FORM | Lớp Học | Kết Quả Chung tứp | 10A3 QV Chử Hhiệm [TT Man T Be J Dong

- Khi nhắp nút Ket Qua Chung sẽ hiển thị thông

tin về kết quả thi của các học sinh trong lớp đang xem theo mẫu sau: Lớp Học 'Kết S8 BDÌ Ho và Tân —_ Ngày sinh TOAN _LY Ï HÓA VAN]TĐểm| Xâp bại 2] }| 00066 PhamGiaHanh Ï 12/0174 | 65 | 35 | 93 | 65 1TR Kha 00067 [Ho Thi Dung 21/04/75 | 65 | 8 |985|10 330 Khả 00072 [Tren Van Tuc 28/08/74 | 45 | 55 | 35 | 4 18 Tiượt

00073 [Nguyen Yen Phuar] 08/02/74 8 ? 4 45 235 T bình

Trang 39

MICROSOFT ACCESS

Bai tap 9:

Trén File KQTHI.MDB hay tao Form để xem kết quả -

thi chi tiết của từng lớp theo mẫu sau: : XEM EET QUA CUA LOP GV Chủ Nhiệm Nguyen Thi Be j Tổng xố HS : Trong đó Số HS XSắc: | Cuiếm - - Số HS Giổi: 2 | 48% Số HS Khả: 10 238% Số HS T.Bình: 19 45.2% Số HS Trượt: 1 62%

vi He Téa SOBD Ngsiut Tose Ly Hoa Vie T.ti’m Xéplogi +

d Hguyen Duc | Thang | 00382 | $226/74 5 6 55 6 ns TRINH 44

Bui Toi Hue 00388 12/21/7714 es & 6 9 315 KHA Phsro Thi Masi 00594 812414 6 9.5 35 3 30 T.BIHH

Le Thai Hoa 00600 4/17/14 as 3 65 6 350 KHA bã

II] 4[Becord]t [of 42 DL ] I

Trang 40

CHƯƠNG VII ®$ TRUYỀN THAM Số

TRUYỀN THAM SỐ

1- Tên đầy đủ của một đối tượng

a- Tên đẩy đủ của một cột trong Table hoặc

Query

Khi tạo một Query mà trong các Table hoặc Query

nguồn có 2 cột trùng tên nhau ở 2 Table hoặc Query khác nhau ta phải viết tên đây đủ của 2 cột đó để tránh nhầm lẫn Cách viết:

[Tên Table].[Tên cột] [Tên Query].[Tên cột]

Ví dụ: Giả sử khi tạo một Query mới, bạn chọn các Table Hoa Don, Khach Hang, Nhan Vien làm nguồn đữ liệu Nếu bạn tạo 1 công thức như sau:

DiaChiKH:[Diachi] & ” “ & [ThanhPho] thi khi chay Query, Access sẽ báo lỗi như ‹ sau: in ' “Microsoft ‘Access :

® Ambiguous field reference "{DiaChif'

Hình 1V-8-1: Thông báo của Access

Định dạng
Số trang	621
Dung lượng	17,08 MB