Báo cáo thực tập - Tín dụng thương mại.doc

Báo cáo thực tập - Tín dụng thương mại

GIỚI THIỆU

1 Lý do chọn đề tài và tên đề tài

- Trong nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, nguồn lựccạnh tranh ngày càng trở nên đa dạng và chúng được sử dụng nhiều hơn bao giờhết nhằm mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với đối thủ

- Nền kinh tế đang rơi vào tình trạng khủng hoảng do cuộc khủng hoảng tàichính toàn cầu do vậy để tồn tại và có được doanh số trong giai đoạn này là thực

sự khó khăn Vì vậy mềm dẻo và linh hoạt trong các hoạt động bán hàng, cungcấp dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi nhuận hơn trong cuộc đua này

- Thực trạng tại công ty phân phối FPT cũng cho thấy công ty đang sử dụngrất nhiều các công cụ bán hàng khác nhau để tìm kiếm lợi nhuận Trong đó, chínhsách bán hàng tín dụng được công ty quan tâm hàng đầu bởi đây là công cụ hiệntại mang lại doanh số lớn, chiếm một tỉ trọng không nhỏ trong doanh số chungcủa công ty và đây cũng là yếu tố giúp công ty đạt lợi thế cạnh tranh so với công

ty trong ngành

PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI1.2.1 Khái niệm và đặc điểm tín dụng thương mại

1.2.1.1 Khái niệm Tín dụng thương mại là một hình thức nợ ngắn hạn phát sinh từ doanh thu tíndụng và được coi là một khoán phải thu của người bán và khoản phải trả củangười mua.thực chất tín dụng thương mại là một nguồn tài trợ ngắn hạn không dovay mượn,là nguồn ngân quỹ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp

Tín dụng thương mại là do một nhà sản xuất cấp cho một hãng buôn,hãngphân phối hay bán lẻ hoặc do hãng bán buôn cấp cho người bán lẻ hoặc do nhàsản xuất hay hãng phân phối cấp cho một hãng tiêu dùng công nghiệp

Tín dụng thương mại là phương tiện đơn giản hóa việc thanh toán nhiều hơnlàm công cụ cho vay

Tín dụng thương mại là quan hệ tín dụng giữa các nhà sản xuất kinh doanhvới nhau,được biểu hiện dưới hình thức mua-bán chịu hàng hóa

2.Chi phí tín dụng:

Là chi phí phí tổn khi thực hiện chính sách tín dụng và chấp nhận tíndụng.Chi phí của tín dụng thương mại được xác định bằng công thức

Chi phí =

3.Các loại tín dụng thương mại:

Tín dụng thương mại có thể phân thành 2 loại:

 Tín dụng thương mại tự do:là tín dụng được chấp nhận trong khoảngthời gian được hưởng chiết khấu

 Tín dụng thương mại có chi phí:là tín dụng ngoài tín dụng thương mại

tự do,với chi phí bằng đúng % chiết khấu cho phép

4 Các lý do thực hiện chính sách tín dụng thương mại:

 Đối với người được hưởng tín dụng thương mại:

 Người mua tận dụng việc mua chịu như là một nguồn tài trợ ngắnhạn,họ có thể hưởng lợi từ khoảng chiết khấu hoặc cỏ thể chiếm dụngđược một khoảng vốn trong thời hạn cho phép với một chi phí hợp lý

 Gia tăng năng lực sản xuất kinh doanh hạn chế về vốn

 Thủ tục đơn giản

 Sự quá hạn trong tín dụng thương mại dược xem là nhẹ nhàng hơn sovới trễ hạn trong các khoản vay nợ

 Đối với người cấp tín dụng:

 Là công cụ khuyến mãi của người bán

 Có khả năng kích cầu gia tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ

 Cải thiện mối quan hệ với khách hàng

 Tín dụng thương mại là hình thức tài trợ bằng hiện vật nên hạn chếđược ảnh hưởng của lạm phát

2.Tình hình tài chính của công ty

d. Bảng 2.4 Bảng phân tích khối từ bảng cân đối tài khoản

TÀI SẢN

Phân tích khối

Phân tích khối (%)

Tiền và các khoản tương

đương tiền 27.93 25.95 Nợ ngắn hạn 49.06 34.99Các khoản đầu tư tài chính

ngắn hạn - 0.23 Phải trả cho người bán 18.09 19.83Các khoản phải thu ngắn hạn 24.98 15.79 Người mua trả tiền trước 2.96 0.52Phải thu của khách hàng 14.92 13.17 Thuế và các khoản phải nộp

Phải thu nội bộ 9.05 0 Phải trả công nhân viên 0.16 2.1Các khoản phải thu khác 1.29 1.95 Chi phí phải trả 0.17 0.85

Dự phòng các khoản phải

Hàng tồn kho 2.77 9.33 Các khoản phải trả, phải nộp khác 22.19 5.73Tài sản ngắn hạn khác 0.45 2.24 Nợ dài hạn 0.02 0.02

Tài sản cố định 43.55 36.01 Vốn chủ sở hữu 43.8 61.47Tài sản dài hạn khác 0.32 10.45 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 22.09 39.23Đầu tư tài chính dài hạn - - Lợi nhuận chưa phân phối 21.72 18.39

1 Khả năng thanh toán hiệnthời - - - 1.14 1.89 1.75 1.89 1.53

2 Khả năng thanh toán nhanh - - - 0.87 1.47 1.32 1.42 1.12

3 Vòng quay khoản phải thu - - - 1.44 2.53 2.67 6.53 5.13

4 Kỳ thu tiền bình quân - - - 254.0

4

144.48

136.79

55.89

71.13

7 Lơị nhuận gộp biên 0.43 0.52 0.50 0.57 0.58 0.54 0.18 0.22

8 Lợi nhuận ròng biên 0.21 0.25 0.17 0.16 0.31 0.28 0.08 0.02

f Khả năng thanh toán: Năm 2008 là năm biến động đều đặn của khả năng

thanh toán, đó là những biến động mà cao nhất là quý 1và quý3 và có xuhướng giảm ở quý 2,4, và thấp nhất là quý 4 ( khả năng thanh toán hiệnthời 1.53%, khả năng thanh toán nhanh 1.12%) Trong năm 2008 chỉ sốthanh toán gần như luôn song song với nhau điều đó cho thấy mức hàngtồn kho luôn duy trì một mức gần như nhau trong cả năm Chỉ số thanhtoán giảm là do hàng tồn kho giảm, tài sản ngắn hạn giảm, đồng thời nợngắn hạn tăng

g Với chỉ số vòng quay tồn kho, khi mà trong 3 quý đầu năm 2008 tình hình

đã được cải thiện rất tốt vòng quay tăng từ 4.88 lên 11.42 nhưng quý 4 nólại lao dốc xuống sâu còn 5.93 điều đó có nghĩa là trong quý 3 công ty đã

có số lượng hàng tồn kho chuyển thành khoản phải thu nhiều, đó có thể là

do các đại lý có sự chuẩn bị cho mùa mua sắm cao của khách hàng

h Không như khả năng thanh toán, vòng quay khoản phải thu có xu hướng

tăng dần từ quý 1 đến quý 3/08 và giảm nhẹ vào quý 4 nhưng nhìn chungvẫn duy trì ở mức cao hơn so với năm 2007 Thông qua đó cho ta thấy mộthiệu ứng tốt đối với vòng quay khoản phải thu Để thấy rõ nguyên nhânchúng ta cùng xem xét kỳ thu tiền bình quân của công ty trong năm 2008.Một dấu hiệu lạc quan đối với công ty khi mà kỳ thu tiền bình quân củacông ty giảm và thấp hơn rất nhiều so với năm 2007 Dù đã có những thayđổi theo chiều hướng tích cực nhưng kỳ thu tiền bình quân vẫn cao hơnnhiều so với thời hạn tín dụng mà công ty cấp cao nhất là 30 ngày Nhưvậy, công ty đang có một chính sách thu nợ quá lỏng lẻo không hiệu quảlàm cho thời gian thanh toán cao, điều này làm chi phí tài trợ các khoảnphải thu nhiều hơn, giảm hiệu quả tài chính, và tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao

i Sự giao động nhỏ lên xuống liên tục trong 4 quý năm 2008 là điều mà

chúng ta thấy ở thông số nợ trên vốn chủ sỡ hữu nhìn chung là thấp hơn

nhiều so với năm 2007 (1.12 năm 2007, và 0.57 năm 2008) thông số nàymang lại sự an toàn cho các chủ nợ bởi lúc này mức tài trợ của cổ đông đốivới mỗi đồng vố vay

j Đối với thông số sinh lời thì xu hướng leo thang rùi tụt dốc vào cuối năm

là điều nhận thấy rõ, và năm 2007 cao hơn 2008 điều đó cho thấy công tyđang có những khó khăn trong phương diện tiêu thụ sản phẩm vào cuốinăm Đồng thời chỉ số lợi nhuận ròng biên giảm dần từ quý 1/08 là 0.31xuông 0.02 vào quý 4/08, điều đó có thể là do công ty đang có những khókhăn về chi phí quản lý và chi phí bán hàng điều đó có thể làm giảm hiệuquả hoạt động kinh doanh của công ty

k Như vậy, nhìn chung công ty đang có những chuyển biến đáng kể để cải

thiện hoạt động kinh doanh và đặc biệt trong hoạt động quản trị khoản phảithu nhưng vẫn còn nhiều khó khăn Những hoạt động của công ty đã làmtăng các chi phí về quản lý và chi phí bán, thu nợ vì vậy điều đó có thểđã góp phần làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty

l Chính sách bán chịu:

1.1Tiêu chuẩn bán chịu

Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của kháchhàng để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ Tiêu chuẩn bánchịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của công ty và mỗi công tyđều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức.Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởngđáng kể đến doanh thu của công ty Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sáchbán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bịảnh hưởng nghiêm trọng bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tácdụng kích thích nhu cầu

Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thểchấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quảcủa chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sựđánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăngthêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu

1.3.1.2 Thu thập thông tin và phân loại khách hàng

a Thu thập thông tin

Về nguyên tắc, thông tin để phân tích bán chịu càng nhiều và càng chi tiếtcàng tốt, nếu chi phí bỏ ra để thu thập thông tin nhỏ hơn lợi ích mang lại từ quyếtđịnh dựa trên thông tin ấy Nguồn thông tin chủ yếu là từ ngân hàng thương mại,các đối tác của khách hàng báo cáo tài chính, và các thông tin khác do kháchhàng cung cấp, các công ty xếp hạng tín dụng Điều quan trọng nữa là việc thuthập thông tin từ cuộc điều tra tín dụng của công ty

b Phân loại khách hàng

Một công ty nên thiết lập một tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu cho những kháchhàng mới và cả những khách hàng cũ để kiểm soát rủi ro tín dụng, và cả nhữngkhách hàng nằm dưới tiêu chuẩn tín dụng Tuy nhiên, tiêu chuẩn tín dụng nênđược thiết lập với sự tối thiểu hóa các rủi ro tín dụng

* Phuơng pháp 5C

Năm nhân tố “Năm C” thường được sử dụng khi đo lường chất lượng tíndụng nói chung:

- Đặc điểm (Character) C 1 : Đề cập đến tính liêm chính của khách hàng và

thái độ đối với khoản nợ

- Khả năng trả nợ (Capacity) C 2 : Đề cập đến khả năng thanh toán của

người mua Chú ý đến báo cáo ngân lưu và dòng tiền mặt

- Vốn (Capital ) C 3 : Đây là vốn tựu có của công ty Do vậy, phải chú ý giá

trị thanh lý nhỏ hơn giá trị sổ sách

- Tài sản thế chấp (Collateral ) C 4 : Đề cập đến tài sản thế chấp như là bảo

đảm an toàn, thường là phần không quan trọng

- Điều kiện kinh tế (Conditions ) C 5 : Đề cập đến tình hình kinh tế chung và

của ngành

Như vậy, doanh nghiệp dựa trên các tiêu chuẩn đã được sắp xếp trong các

bảng trên để đánh giá khách hàng, sau khi có đầy đủ các bảng nhà quản trị sẽ tổng hợp các điểm trên các bảng để tính điểm chung của doanh nghiệp Sau đó, dựa theo điểm và bảng xếp loại để xếp loại doanh nghiệp

Với tiêu chuẩn 5C cho các nhà quản trị tín dụng cách nhìn tổng quan với các khách hàng của mình khi cấp tín dụng Tiêu chuẩn đánh giá cả về các chỉ tiêutài chính và các chỉ tiêu phi tài chính Sử dụng chỉ tiêu này, công ty có thể đánh

giá không những lịch sử tín dụng của các khách hàng mà còn cả tình trạng tín dụng hiện tại Và là công cụ đo lường tin cậy được sử dụng khá phổ biến

1.3.1.3 Áp dụng tiêu chuẩn bán chịu

Sau khi thu thập thông tin về khách hàng, người bán phải quyết định có nênbán chịu cho khách hàng hay không và hạn mức bán chịu là bao nhiêu

Để ra quyết định, cần phải thực hiện các công việc:

- Phân tích tài chính

- Đánh giá kinh nghiệm kinh doanh

( Hai bước này nhằm xếp hạng rủi ro tín dụng )

- Xác định hạnh mức bán chịu ban đầu

- Hạn mức bán chịu sẽ xác định lại theo định kỳ

Phân tích tài chính

Kết quả phân tích tài chính và các thông tin phi tài chính đều cần thiết đểquyết định bán chịu và hạn mức bán chịu Thông tin phi tài chính chủ yếu liênquan đến tư cách trách nhiệm trả nợ của khách hàng

Những tiêu chí đánh giá khác đã đề cập trên đây là vốn, khả năng trả nợ, điềukiện kinh doanh và tài sản bảo đảm thể hiện qua phân tích các chỉ tiêu ( hệ số )tài chính

Mục tiêu phân tích tài chính bao gồm:

- Đánh giá thông tin tài chính

- So sánh bình quân ngành, doanh nghiệp tiêu biểu cùng ngành và các điềukiện kinh tế

- Phân tích thị trường tài chính để hiểu rõ về giá cổ phiếu của công ty

Ưu điểm của phân tích tài chính:

Chỉ tiêu tài chính hữu ích khi nghiên cứu phân tích xu hướng (theo thời gian)cũng như so sánh bình quân nghành và doanh nghiệp tiêu biểu cùng nghành

Nhược điểm của phân tích tài chính:

- Không thể so sánh dữ liệu giữa các công ty khi mà họ sử dụng hệ thống kếtoán khác nhau

- Không thể xác định giá trị tối ưu của một chỉ tiêu cụ thể, vì không có mộtchuẩn mực

- Trong một số trường hợp, kết quả tính toán của chỉ tiêu không cho một tínhiệu rõ ràng để chấp nhận hay không chấp nhận bán chịu

Có rất nhiều chỉ tiêu, vấn đề là tất cả chỉ tiêu phải đều phải tập trung vào mộtmục đích nhất định là quyết định bán chịu, nên không tránh khỏi sự phiến diện

Do vậy, người phân tích nên bắt đầu từ việc quan sát xu hướng và đặt câu hỏiđiều tra Khi cần, phải sử dụng các mô hình đa biến phức tạp hơn

Đánh giá thông tin tài chính

Hầu hết các hệ số đo lường khả năng thanh toán ngắn hạn vầ khả năng thanhtoán cho ta một cách nhìn về tính thanh khoản của doanh nghiệp trong ngắn hạn

và cũng như tình hình kinh doanh của công ty

1.3.1.3.1 Hạn mức bán chịu

Sau khi chấp nhận bán chịu, công ty phải xác định hạn mức bán chịu trần, tứcmức cao nhất có thể cho khách hàng Qua nhiều nghiên cứu khoa học và khảo sátthực tế trên thế giới cho thấy “kiểm soát rủi ro“ là lý do chủ yếu của việc xácđịnh hạn mức bán chịu

Làm thế nào để xác định hạn mức bán chịu là một câu hỏi không dễ dàng.Tuy nhiên xác định hạn mức bán chịu trước hết phải dựa vào nhu cầu của kháchhàng, không thể xác định hạn mức bán chịu là một triệu đồng cho nhu cầu muachịu một trăm triệu đồng Một số liệu kinh nghiệm cho thấy là khoảng 10% trêngiá trị tài sản ròng của khách hàng, hoặc dựa trên hạn mức bán chịu cao nhất củanhà cung cấp khác

Phần lớn các công ty trên thế giới áp dụng phương pháp này với kết quả đánhgiá các chỉ tiêu tài chính và báo cáo xếp hạng tín dụng chuyên nghiệp

1.3.1.3.2 Xác định điều kiện bán chịu

Điều kiện bán chịu là các quy định về thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấutiền mặt nếu trả trước hạn

a Thời hạn thanh toán

Thời hạn thanh toán có thể từ ngày ghi trên hóa đơn hoặc từ ngày nhận đượchàng cho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng Nhưng đối với

người bán, ngày thành toán là ngày nhận được tiền mặt tại quỹ hoặc đến tàikhoản tiền gửi ngân hàng.

Thời hạn thanh toán lệ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trênthị trường, bao gồm: đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thịtrường

Xác định thời hạn tín dụng:

Ta sẽ xem xét mức xác định thời hạn tín dụng thông qua việc phân tích để sosánh giữa lợi nhuận tăng thêm trên mỗi lượng bán lớn hơn chi phí đầu tư tăngthêm vào khoản phải thu

Chúng ta lựa chọn những thời hạn tín dụng mà lợi nhuận ròng biên (+) Thếnhưng không phải khi nào ta cũng chọn lợi nhuận ròng biên dương việc lựa chọnnày phải dựa vào nhiều yếu tố khác mà quan trọng là có sự phù hợp giữa mụctiêu chung của công ty, mục tiêu quản trị tín dụng và mục tiêu bộ phận kinhdoanh Do đó khi xậy dựng thời hạn tín dụng công ty phải có sự suy xét kỹ lưỡngtrước khi ra quyết định

b Chiết khấu tiền mặt

Là tỉ lệ phần trăm được khấu trừ trên giá trị hóa đơn nếu khách hàng trả tiềntrong một thời hạn nhất định nào đó Chiết khấu tiền mặt cũng là một điều khoảnbán chịu

Chiết khấu tiền mặt phụ thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch

sử quan hệ mua bán chịu, quy mô của hóa đơn và thời điểm trong năm

Cần lưu ý là chiết khấu tiền mặt khác với chiết khấu bán hàng Chiết khấu bánhàng là việc giảm giá cho người mua số lượng lớn, hoặc đôi khi chỉ đơn giản lầ

do tập quán trong ngành sản xuất đó

Một số công ty tăng mức chiết khấu bán hàng cao hơn bình quân ngành đểgiành thêm thị phần chiết khấu bán hàng thường được chào đến khách hàngcùng với chiết khấu tiền mặt, nhưng đôi khi chiết khấu bán hàng cũng thay thếcho chiết khấu tiền mặt

Bên cạnh đó, một số công ty còn thực hiện chính sách xử phạt các công ty trảtiền sau thời hạn thanh toán quy định Tuy nhiên thường thấy là các khách hàngnhỏ thường quá hạn nhiều hơn

Một số kết luận

Lợi ích với người bán:

Khi đưa ra khoản chiết khấu tiền mặt là giảm được mức vay ngắn hạn, giatăng đầu tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanhthu bán hàng Vì thực tế, chiết khấu tiền mặt cũng có nghĩa là giảm giá

Một tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu thường tùy thuộc vào tỉ lệ chi phí khả biếncủa sản phẩm Chi phí khả biến càng thấp thì khả năng chiết khấu tiền mặt càngcao Kinh nghiệm cho thấy những công ty có tỉ lệ lãi gộp thấp thường có xuhướng giảm tỉ lệ chiết khấu tiền mặt, thậm chí không áp dụng

Chiết khấu tiền còn phụ thuộc vào chi phí cơ hội sử dụng vốn của công ty Vìvậy, chiết khấu tiền mặt sẽ thay đổi khi chi phí cơ hội sử dụng vốn thay đổi ( mộtđồng tiền có cơ hội sinh lời là 20% thì phải “quý” hơn là đồng tiền có cơ hội sinhlời 2%)

Cần tính đến tác động chiết khấu tiền mặt đến thời gian thanh toán đối với cảkhách hàng hưởng và không hưởng chiết khấu khi quyết định thay đổi tỉ lệ chiếtkhấu Mức độ chiết khấu tiền mặt còn tùy thuộc vào độ co giãn của cầu về giásản phẩm hay tốc độ thay đổi doanh thu khi áp dụng chiết khấu tiền mặt

Tỷ lệ nợ quá hạn càng cao thì tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu càng cao( khuyến khích thanh toán sớm, giảm rủi ro nợ quá hạn)

Đối với người mua

Không phải bao giờ chiết khấu tiền mặt cũng mang lợi ích cho họ, vì nhiềuđiều khoản chiết khấu không có ý nghĩa đối với người nhận và không bao giờcũng đồng nhất với tăng lợi nhuận và giá trị cổ đông cảu họ Do đó các công tybán thường phản ứng trước việc này như sau:

Thay đổi chiết khấu khi đối thủ cạnh tranh thay đổi nhưng lại không thay đổitheo lạm phát, lãi suất thị trường, hoặc các điều kiện kinh tế Khi có một hiệu sốgộp cao hơn, họ không nhanh chóng phản ứng cạnh tranh với thay đổi về tỉ lệchiết khấu dẫu biết rằng 2% chiết khấu cũng giống như 2% giảm giá nhưng giảmgiá có tác động tốt hơn đến doanh thu

1.4.2 Quyết định cấp tín dụng Bán chịu

Tăng doanh thu và lợi nhuận Tăng khoản phải thu và chi phí

Lợi nhuận tăng có lớn hơn chi phí tăng không

Ra quyết định

Hình 1.2.: Mô hình cấp tín dụng

Một trạng thái rõ ràng trong tiến trình cấp tín dụng sẽ cung cấp một sự kiểm tra, truyền thông nhất quán và hiệu quả để hỗ trợ cho tín dụng và bán hàng Nó sẽ

mô tả:

- Điều khoản tín dụng, chi phí

- Hạn mức tín dụng, các cấp ủy quyền cho nhân viên, và trách nhiệm,

- Tín dụng ngoại trừ các thủ tục,

- Quá trình duy trì hồ sơ cho khách hàng,

- Giám sát thủ tục và các báo cáo yêu cầu,

- Thực hiện đo lường và các tiêu chuẩn

Căn cứ vào các khả năng, một khách hàng có thể không trả các món nợ, quyếtđịnh cấp tính dụng liên quan đến một loạt các yếu tố có liên quan đến tính chắcchắn Hình 1.3 cây quyết định cung cấp một sự giải thích cho các kết quả.Những kết quả này liên quan đến những tình huống giữa mối quan hệ nhà cungcấp và khách hàng

Khách hàng không thanh toán

Thường xuyên lặp lại kinh doanh

Không lặp lại kinh doanh

Hình 1.3 Mô hình cây quyết định cấp tín dụng

( Richard Pike, Nam Cheng and Leslie Chadwick (1998) “Managing Trade Credit

for Competitive Advantage”, London.)

1.3.2 Quy trình thu tiền

Hình 1.5 : Quy trình thu tiền

Thu tiền là một trong những chức năng cơ bản quan trọng của bộ phận tíndụng thương mại Có rất nhiều cách khác nhau để thu các khoản nợ Cách thứcthường được sử dụng là thanh toán bằng séc, với dịch vụ chăm sóc tự động củangân hàng đang cung cấp một hệ thống cách thức phổ biến làm giảm chi phí ngânhàng, chi phí và thời gian bưu điện

a Phương pháp thanh toán

Nhận được tiền mặt ngay, giả quyết được vấn đề rủi ro giảm xuống Vì vậy,hiệu quả của việc thanh toán cũng là một cách giảm rủi ro hiệu quả Cải tiến côngnghệ thông tin cung cấp sự lựa chọn tốt hơn cho qúa trình thu tiền

* Ghi nợ trực tiếp

Ghi nợ trực tiếp cung cấp một phương pháp có sức hấp dẫn đặc biệt là thanhtoán theo quan điểm của các nhà cung cấp, đặc biệt là khi mở rộng điều kiệnđược cấp cho các khách hàng, mặc dù, từ triển vọng của một khách hàng, nó làmgiảm cơ hội để làm giảm biến động ngắn hạn của dòng tiền trì hoãn thanh toán

* Trao đổi dữ liệu điện tử và chuyển tiền điện tử

Trao đổi dữ liệu (EDI) và chuyển tiền điện tử (EFT) là phương tiện hiện đại,trao đổi thông tin và thanh toán hoá đơn thanh toán thông qua mạng máy tính.EDI cho phép theo dõi khách hàng then chốt trong đơn đặt hàng để truy vấn vàtránh sai sót trong quá trình đặt hàng

* Thẻ thanh toán: Payment Cards/Purchasing Cards

Nhân viên tín dụng gặp trực tiếp

Nhà quản trị gặp trực tiếp nhà quản trị phía khách hàng

Ngừng cung cấp dịch vụ, có thể nhờ thu, hoặc bán nợ.

Ngày

Thẻ thanh toán (còn được gọi là thẻ mua hàng) đưa đến một khu vực pháttriển mới cho các doanh nghiệp quản lý tín dụng

Tiến trình thu tiền nên cung cấp hướng dẫn thích hợp, hiệu quả để giúp xâydựng và bảo vệ của khách hàng Nó sẽ là:

- Các thủ tục hóa đơn và quản lý tiền mặt,

- Phương pháp và thủ tục thanh toán

- Hành động để đối phó với các khoản thanh toán quá hạn

- Thủ tục nhằm quản lý khách hàng những người mà được chiết khấu,

- Kiểm soát và báo cáo các thủ tục

b Xử lý tài khoản quá hạn: ( Handling Overdue Accounts )

Đối với các tài khoản quá hạn, bản sao hóa đơn và có chữ ký bằng chứng vềviệc phân phối là các tài liệu chìa khoá để thực thi các khoản thanh toán chậmtrễ Các phương pháp theo dõi khác nhau có thể được sử dụng để liên kết với quátrình thu tiền khi cần Tài liệu gần đây của DTI, Make the Cashflow, đưa raphương pháp sau đây

1 Hỏi thăm khách hàng (Visit ): hỏi thăm tín dụng nên được tiến hành cho tất

cả các tài khoản lớn để giải quyết các vấn đề và xây dựng các mối quan hệ trongkhi thu thập séc có giá trị lớn Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể tiến hành cácyêu cầu thay mặt cho các bộ phận tín dụng nếu họ hành động nhanh chóng khiđược yêu cầu

2 Điện thoại ( Telecom): Tất cả các tài khoản lớn cần được liên lạc qua điện

thoại để có được có thể thu hồi từ các tài khoản quá hạn Tiến trình ghi chú sẽđược lưu giữ tại các hệ thống truy vấn để giúp cho việc theo dõi trong tương lai

3 Thư từ (Letter) Qúa hạn nhỏ hơn có thể được xử lý theo tiêu chuẩn, thư

nhắc nhở yêu cầu cuối cùng sẽ được gửi nếu khách hàng không trả lời Điệnthoại hỏi thăm có thể được yêu cầu sau khi gử thư

4 Fax Fax đến bô phận cao cấp chính thức cũng có thể được xem xét, nếu

điện thoại và các thư được bỏ qua

5 Ngừng cung cấp (stop provide): Ngừng cung cấp nên luôn luôn cảnh báo

để làm nổi bật sự cấp bách Điều quan trọng là những cảnh báo không nên đượcgửi đi mà không có ý kiến của bộ phận bán hàng