Báo cáo thực tập - Tín dụng thương mại.doc

Báo cáo thực tập - Tín dụng thương mại

GIỚI THIỆU

1 Lý do chọn đề tài và tên đề tài

- Trong nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, nguồn lực cạnh tranh ngày càng trở nên đa dạng và chúng được sử dụng nhiều hơn bao giờ hết nhằm mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

- Nền kinh tế đang rơi vào tình trạng khủng hoảng do cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu do vậy để tồn tại và có được doanh số trong giai đoạn này là thực sự khó khăn Vì vậy mềm dẻo và linh hoạt trong các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi nhuận hơn trong cuộc đua này.

- Thực trạng tại công ty phân phối FPT cũng cho thấy công ty đang sử dụng rất nhiều các công cụ bán hàng khác nhau để tìm kiếm lợi nhuận Trong đó, chính sách bán hàng tín dụng được công ty quan tâm hàng đầu bởi đây là công cụ hiện tại mang lại doanh số lớn, chiếm một tỉ trọng không nhỏ trong doanh số chung của công ty và đây cũng là yếu tố giúp công ty đạt lợi thế cạnh tranh so với công ty trong ngành

PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ TÍN DỤNG THƯƠNG MẠI 1.2.1 Khái niệm và đặc điểm tín dụng thương mại

1.2.1.1 Khái niệm

Tín dụng thương mại là một hình thức nợ ngắn hạn phát sinh từ doanh thu tín dụng và được coi là một khoán phải thu của người bán và khoản phải trả của người mua.thực chất tín dụng thương mại là một nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mượn,là nguồn ngân quỹ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Tín dụng thương mại là do một nhà sản xuất cấp cho một hãng buôn,hãng phân phối hay bán lẻ hoặc do hãng bán buôn cấp cho người bán lẻ hoặc do nhà sản xuất hay hãng phân phối cấp cho một hãng tiêu dùng công nghiệp

Tín dụng thương mại là phương tiện đơn giản hóa việc thanh toán nhiều hơn làm công cụ cho vay.

Tín dụng thương mại là quan hệ tín dụng giữa các nhà sản xuất kinh doanh với nhau,được biểu hiện dưới hình thức mua-bán chịu hàng hóa

2.Chi phí tín dụng:

Là chi phí phí tổn khi thực hiện chính sách tín dụng và chấp nhận tín dụng.Chi phí của tín dụng thương mại được xác định bằng công thức

Chi phí =

3.Các loại tín dụng thương mại:

Tín dụng thương mại có thể phân thành 2 loại:

 Tín dụng thương mại tự do:là tín dụng được chấp nhận trong khoảng thời gian được hưởng chiết khấu

 Tín dụng thương mại có chi phí:là tín dụng ngoài tín dụng thương mại tự do,với chi phí bằng đúng % chiết khấu cho phép

4 Các lý do thực hiện chính sách tín dụng thương mại:  Đối với người được hưởng tín dụng thương mại:

 Người mua tận dụng việc mua chịu như là một nguồn tài trợ ngắn hạn,họ có thể hưởng lợi từ khoảng chiết khấu hoặc cỏ thể chiếm dụng được một khoảng vốn trong thời hạn cho phép với một chi phí hợp lý  Gia tăng năng lực sản xuất kinh doanh hạn chế về vốn

 Thủ tục đơn giản

 Sự quá hạn trong tín dụng thương mại dược xem là nhẹ nhàng hơn so với trễ hạn trong các khoản vay nợ

 Đối với người cấp tín dụng:

 Là công cụ khuyến mãi của người bán

 Có khả năng kích cầu gia tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ  Cải thiện mối quan hệ với khách hàng

 Tín dụng thương mại là hình thức tài trợ bằng hiện vật nên hạn chế được ảnh hưởng của lạm phát

2.Tình hình tài chính của công ty

d. Bảng 2.4 Bảng phân tích khối từ bảng cân đối tài khoản

Tiền và các khoản tương

đương tiền 27.93 25.95 Nợ ngắn hạn 49.06 34.99 Các khoản đầu tư tài chính

ngắn hạn - 0.23 Phải trả cho người bán 18.09 19.83 Các khoản phải thu ngắn hạn 24.98 15.79 Người mua trả tiền trước 2.96 0.52 Phải thu của khách hàng 14.92 13.17 Thuế và các khoản phải nộp

Phải thu nội bộ 9.05 0 Phải trả công nhân viên 0.16 2.1 Các khoản phải thu khác 1.29 1.95 Chi phí phải trả 0.17 0.85 Dự phòng các khoản phải

Hàng tồn kho 2.77 9.33 Các khoản phải trả, phải nộp khác 22.19 5.73 Tài sản ngắn hạn khác 0.45 2.24 Nợ dài hạn 0.02 0.02

Tài sản cố định 43.55 36.01 Vốn chủ sở hữu 43.8 61.47 Tài sản dài hạn khác 0.32 10.45 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 22.09 39.23 Đầu tư tài chính dài hạn - - Lợi nhuận chưa phân phối 21.72 18.39

1 Khả năng thanh toán hiệnthời - - - 1.14 1.89 1.75 1.89 1.53

2 Khả năng thanh toán nhanh - - - 0.87 1.47 1.32 1.42 1.12 3 Vòng quay khoản phải thu - - - 1.44 2.53 2.67 6.53 5.13 4 Kỳ thu tiền bình quân - - - 254.0 7 Lơị nhuận gộp biên 0.43 0.52 0.50 0.57 0.58 0.54 0.18 0.22 8 Lợi nhuận ròng biên 0.21 0.25 0.17 0.16 0.31 0.28 0.08 0.02

f Khả năng thanh toán: Năm 2008 là năm biến động đều đặn của khả năng

thanh toán, đó là những biến động mà cao nhất là quý 1và quý3 và có xu hướng giảm ở quý 2,4, và thấp nhất là quý 4 ( khả năng thanh toán hiện thời 1.53%, khả năng thanh toán nhanh 1.12%) Trong năm 2008 chỉ số thanh toán gần như luôn song song với nhau điều đó cho thấy mức hàng tồn kho luôn duy trì một mức gần như nhau trong cả năm Chỉ số thanh toán giảm là do hàng tồn kho giảm, tài sản ngắn hạn giảm, đồng thời nợ ngắn hạn tăng

g Với chỉ số vòng quay tồn kho, khi mà trong 3 quý đầu năm 2008 tình hình

đã được cải thiện rất tốt vòng quay tăng từ 4.88 lên 11.42 nhưng quý 4 nó lại lao dốc xuống sâu còn 5.93 điều đó có nghĩa là trong quý 3 công ty đã có số lượng hàng tồn kho chuyển thành khoản phải thu nhiều, đó có thể là do các đại lý có sự chuẩn bị cho mùa mua sắm cao của khách hàng.

h Không như khả năng thanh toán, vòng quay khoản phải thu có xu hướng

tăng dần từ quý 1 đến quý 3/08 và giảm nhẹ vào quý 4 nhưng nhìn chung vẫn duy trì ở mức cao hơn so với năm 2007 Thông qua đó cho ta thấy một hiệu ứng tốt đối với vòng quay khoản phải thu Để thấy rõ nguyên nhân chúng ta cùng xem xét kỳ thu tiền bình quân của công ty trong năm 2008 Một dấu hiệu lạc quan đối với công ty khi mà kỳ thu tiền bình quân của công ty giảm và thấp hơn rất nhiều so với năm 2007 Dù đã có những thay đổi theo chiều hướng tích cực nhưng kỳ thu tiền bình quân vẫn cao hơn nhiều so với thời hạn tín dụng mà công ty cấp cao nhất là 30 ngày Như vậy, công ty đang có một chính sách thu nợ quá lỏng lẻo không hiệu quả làm cho thời gian thanh toán cao, điều này làm chi phí tài trợ các khoản phải thu nhiều hơn, giảm hiệu quả tài chính, và tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao.

i Sự giao động nhỏ lên xuống liên tục trong 4 quý năm 2008 là điều mà

chúng ta thấy ở thông số nợ trên vốn chủ sỡ hữu nhìn chung là thấp hơn

nhiều so với năm 2007 (1.12 năm 2007, và 0.57 năm 2008) thông số này mang lại sự an toàn cho các chủ nợ bởi lúc này mức tài trợ của cổ đông đối với mỗi đồng vố vay.

j Đối với thông số sinh lời thì xu hướng leo thang rùi tụt dốc vào cuối năm

là điều nhận thấy rõ, và năm 2007 cao hơn 2008 điều đó cho thấy công ty đang có những khó khăn trong phương diện tiêu thụ sản phẩm vào cuối năm Đồng thời chỉ số lợi nhuận ròng biên giảm dần từ quý 1/08 là 0.31 xuông 0.02 vào quý 4/08, điều đó có thể là do công ty đang có những khó khăn về chi phí quản lý và chi phí bán hàng điều đó có thể làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.

k Như vậy, nhìn chung công ty đang có những chuyển biến đáng kể để cải

thiện hoạt động kinh doanh và đặc biệt trong hoạt động quản trị khoản phải thu nhưng vẫn còn nhiều khó khăn Những hoạt động của công ty đã làm tăng các chi phí về quản lý và chi phí bán, thu nợ vì vậy điều đó có thể đã góp phần làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.

l Chính sách bán chịu:1.1Tiêu chuẩn bán chịu

Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được công ty chấp nhận bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của công ty và mỗi công ty đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của công ty Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu

Về mặt lý thuyết, công ty nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu

1.3.1.2 Thu thập thông tin và phân loại khách hàng

a Thu thập thông tin

Về nguyên tắc, thông tin để phân tích bán chịu càng nhiều và càng chi tiết càng tốt, nếu chi phí bỏ ra để thu thập thông tin nhỏ hơn lợi ích mang lại từ quyết định dựa trên thông tin ấy Nguồn thông tin chủ yếu là từ ngân hàng thương mại, các đối tác của khách hàng báo cáo tài chính, và các thông tin khác do khách hàng cung cấp, các công ty xếp hạng tín dụng Điều quan trọng nữa là việc thu thập thông tin từ cuộc điều tra tín dụng của công ty.

b Phân loại khách hàng

Một công ty nên thiết lập một tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu cho những khách hàng mới và cả những khách hàng cũ để kiểm soát rủi ro tín dụng, và cả những khách hàng nằm dưới tiêu chuẩn tín dụng Tuy nhiên, tiêu chuẩn tín dụng nên được thiết lập với sự tối thiểu hóa các rủi ro tín dụng

* Phuơng pháp 5C

Năm nhân tố “Năm C” thường được sử dụng khi đo lường chất lượng tín dụng nói chung:

- Đặc điểm (Character) C1: Đề cập đến tính liêm chính của khách hàng và

thái độ đối với khoản nợ

- Khả năng trả nợ (Capacity) C2: Đề cập đến khả năng thanh toán của

người mua Chú ý đến báo cáo ngân lưu và dòng tiền mặt.

- Vốn (Capital ) C3 : Đây là vốn tựu có của công ty Do vậy, phải chú ý giá

trị thanh lý nhỏ hơn giá trị sổ sách.

- Tài sản thế chấp (Collateral ) C4: Đề cập đến tài sản thế chấp như là bảo

đảm an toàn, thường là phần không quan trọng.

- Điều kiện kinh tế (Conditions ) C5: Đề cập đến tình hình kinh tế chung và

của ngành

Như vậy, doanh nghiệp dựa trên các tiêu chuẩn đã được sắp xếp trong các

bảng trên để đánh giá khách hàng, sau khi có đầy đủ các bảng nhà quản trị sẽ tổng hợp các điểm trên các bảng để tính điểm chung của doanh nghiệp Sau đó, dựa theo điểm và bảng xếp loại để xếp loại doanh nghiệp

Với tiêu chuẩn 5C cho các nhà quản trị tín dụng cách nhìn tổng quan với các khách hàng của mình khi cấp tín dụng Tiêu chuẩn đánh giá cả về các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu phi tài chính Sử dụng chỉ tiêu này, công ty có thể đánh

giá không những lịch sử tín dụng của các khách hàng mà còn cả tình trạng tín dụng hiện tại Và là công cụ đo lường tin cậy được sử dụng khá phổ biến

1.3.1.3 Áp dụng tiêu chuẩn bán chịu

Sau khi thu thập thông tin về khách hàng, người bán phải quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không và hạn mức bán chịu là bao nhiêu.

Để ra quyết định, cần phải thực hiện các công việc: - Phân tích tài chính

- Đánh giá kinh nghiệm kinh doanh

( Hai bước này nhằm xếp hạng rủi ro tín dụng ) - Xác định hạnh mức bán chịu ban đầu

- Hạn mức bán chịu sẽ xác định lại theo định kỳ

Phân tích tài chính

Kết quả phân tích tài chính và các thông tin phi tài chính đều cần thiết để quyết định bán chịu và hạn mức bán chịu Thông tin phi tài chính chủ yếu liên quan đến tư cách trách nhiệm trả nợ của khách hàng.

Những tiêu chí đánh giá khác đã đề cập trên đây là vốn, khả năng trả nợ, điều kiện kinh doanh và tài sản bảo đảm thể hiện qua phân tích các chỉ tiêu ( hệ số ) tài chính.

Mục tiêu phân tích tài chính bao gồm:

- Đánh giá thông tin tài chính.

- So sánh bình quân ngành, doanh nghiệp tiêu biểu cùng ngành và các điều kiện kinh tế.

- Phân tích thị trường tài chính để hiểu rõ về giá cổ phiếu của công ty.

Ưu điểm của phân tích tài chính:

Chỉ tiêu tài chính hữu ích khi nghiên cứu phân tích xu hướng (theo thời gian) cũng như so sánh bình quân nghành và doanh nghiệp tiêu biểu cùng nghành.

Nhược điểm của phân tích tài chính:

- Không thể so sánh dữ liệu giữa các công ty khi mà họ sử dụng hệ thống kế toán khác nhau.

- Không thể xác định giá trị tối ưu của một chỉ tiêu cụ thể, vì không có một chuẩn mực

- Trong một số trường hợp, kết quả tính toán của chỉ tiêu không cho một tín hiệu rõ ràng để chấp nhận hay không chấp nhận bán chịu

Có rất nhiều chỉ tiêu, vấn đề là tất cả chỉ tiêu phải đều phải tập trung vào một mục đích nhất định là quyết định bán chịu, nên không tránh khỏi sự phiến diện Do vậy, người phân tích nên bắt đầu từ việc quan sát xu hướng và đặt câu hỏi điều tra Khi cần, phải sử dụng các mô hình đa biến phức tạp hơn

Đánh giá thông tin tài chính

Hầu hết các hệ số đo lường khả năng thanh toán ngắn hạn vầ khả năng thanh toán cho ta một cách nhìn về tính thanh khoản của doanh nghiệp trong ngắn hạn và cũng như tình hình kinh doanh của công ty

1.3.1.3.1 Hạn mức bán chịu

Sau khi chấp nhận bán chịu, công ty phải xác định hạn mức bán chịu trần, tức mức cao nhất có thể cho khách hàng Qua nhiều nghiên cứu khoa học và khảo sát thực tế trên thế giới cho thấy “kiểm soát rủi ro“ là lý do chủ yếu của việc xác định hạn mức bán chịu.

Làm thế nào để xác định hạn mức bán chịu là một câu hỏi không dễ dàng Tuy nhiên xác định hạn mức bán chịu trước hết phải dựa vào nhu cầu của khách hàng, không thể xác định hạn mức bán chịu là một triệu đồng cho nhu cầu mua chịu một trăm triệu đồng Một số liệu kinh nghiệm cho thấy là khoảng 10% trên giá trị tài sản ròng của khách hàng, hoặc dựa trên hạn mức bán chịu cao nhất của nhà cung cấp khác

Phần lớn các công ty trên thế giới áp dụng phương pháp này với kết quả đánh giá các chỉ tiêu tài chính và báo cáo xếp hạng tín dụng chuyên nghiệp

1.3.1.3.2 Xác định điều kiện bán chịu

Điều kiện bán chịu là các quy định về thời hạn thanh toán và tỉ lệ chiết khấu tiền mặt nếu trả trước hạn.

a Thời hạn thanh toán

Thời hạn thanh toán có thể từ ngày ghi trên hóa đơn hoặc từ ngày nhận được hàng cho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng Nhưng đối với

người bán, ngày thành toán là ngày nhận được tiền mặt tại quỹ hoặc đến tài khoản tiền gửi ngân hàng.

Thời hạn thanh toán lệ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trên thị trường, bao gồm: đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thị trường.

Xác định thời hạn tín dụng:

Ta sẽ xem xét mức xác định thời hạn tín dụng thông qua việc phân tích để so sánh giữa lợi nhuận tăng thêm trên mỗi lượng bán lớn hơn chi phí đầu tư tăng thêm vào khoản phải thu.

Chúng ta lựa chọn những thời hạn tín dụng mà lợi nhuận ròng biên (+) Thế nhưng không phải khi nào ta cũng chọn lợi nhuận ròng biên dương việc lựa chọn này phải dựa vào nhiều yếu tố khác mà quan trọng là có sự phù hợp giữa mục tiêu chung của công ty, mục tiêu quản trị tín dụng và mục tiêu bộ phận kinh doanh Do đó khi xậy dựng thời hạn tín dụng công ty phải có sự suy xét kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.

b Chiết khấu tiền mặt

Là tỉ lệ phần trăm được khấu trừ trên giá trị hóa đơn nếu khách hàng trả tiền trong một thời hạn nhất định nào đó Chiết khấu tiền mặt cũng là một điều khoản bán chịu

Chiết khấu tiền mặt phụ thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch sử quan hệ mua bán chịu, quy mô của hóa đơn và thời điểm trong năm

Cần lưu ý là chiết khấu tiền mặt khác với chiết khấu bán hàng Chiết khấu bán hàng là việc giảm giá cho người mua số lượng lớn, hoặc đôi khi chỉ đơn giản lầ do tập quán trong ngành sản xuất đó.

Một số công ty tăng mức chiết khấu bán hàng cao hơn bình quân ngành để giành thêm thị phần chiết khấu bán hàng thường được chào đến khách hàng cùng với chiết khấu tiền mặt, nhưng đôi khi chiết khấu bán hàng cũng thay thế cho chiết khấu tiền mặt.

Bên cạnh đó, một số công ty còn thực hiện chính sách xử phạt các công ty trả tiền sau thời hạn thanh toán quy định Tuy nhiên thường thấy là các khách hàng nhỏ thường quá hạn nhiều hơn.

Một số kết luận

Lợi ích với người bán:

Khi đưa ra khoản chiết khấu tiền mặt là giảm được mức vay ngắn hạn, gia tăng đầu tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanh thu bán hàng Vì thực tế, chiết khấu tiền mặt cũng có nghĩa là giảm giá

Một tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu thường tùy thuộc vào tỉ lệ chi phí khả biến của sản phẩm Chi phí khả biến càng thấp thì khả năng chiết khấu tiền mặt càng cao Kinh nghiệm cho thấy những công ty có tỉ lệ lãi gộp thấp thường có xu hướng giảm tỉ lệ chiết khấu tiền mặt, thậm chí không áp dụng.

Chiết khấu tiền còn phụ thuộc vào chi phí cơ hội sử dụng vốn của công ty Vì vậy, chiết khấu tiền mặt sẽ thay đổi khi chi phí cơ hội sử dụng vốn thay đổi ( một đồng tiền có cơ hội sinh lời là 20% thì phải “quý” hơn là đồng tiền có cơ hội sinh lời 2%).

Cần tính đến tác động chiết khấu tiền mặt đến thời gian thanh toán đối với cả khách hàng hưởng và không hưởng chiết khấu khi quyết định thay đổi tỉ lệ chiết khấu Mức độ chiết khấu tiền mặt còn tùy thuộc vào độ co giãn của cầu về giá sản phẩm hay tốc độ thay đổi doanh thu khi áp dụng chiết khấu tiền mặt

Tỷ lệ nợ quá hạn càng cao thì tỉ lệ chiết khấu tiền mặt tối ưu càng cao ( khuyến khích thanh toán sớm, giảm rủi ro nợ quá hạn).

Đối với người mua

Không phải bao giờ chiết khấu tiền mặt cũng mang lợi ích cho họ, vì nhiều điều khoản chiết khấu không có ý nghĩa đối với người nhận và không bao giờ cũng đồng nhất với tăng lợi nhuận và giá trị cổ đông cảu họ Do đó các công ty bán thường phản ứng trước việc này như sau:

Thay đổi chiết khấu khi đối thủ cạnh tranh thay đổi nhưng lại không thay đổi theo lạm phát, lãi suất thị trường, hoặc các điều kiện kinh tế Khi có một hiệu số gộp cao hơn, họ không nhanh chóng phản ứng cạnh tranh với thay đổi về tỉ lệ chiết khấu dẫu biết rằng 2% chiết khấu cũng giống như 2% giảm giá nhưng giảm giá có tác động tốt hơn đến doanh thu

1.4.2 Quyết định cấp tín dụngBán chịu

Tăng doanh thu và lợi nhuậnTăng khoản phải thu và chi phí

Lợi nhuận tăng có lớn hơn chi phí tăng không

Ra quyết định

Hình 1.2.: Mô hình cấp tín dụng

Một trạng thái rõ ràng trong tiến trình cấp tín dụng sẽ cung cấp một sự kiểm tra, truyền thông nhất quán và hiệu quả để hỗ trợ cho tín dụng và bán hàng Nó sẽ mô tả:

- Điều khoản tín dụng, chi phí.

- Hạn mức tín dụng, các cấp ủy quyền cho nhân viên, và trách nhiệm, - Tín dụng ngoại trừ các thủ tục,

- Quá trình duy trì hồ sơ cho khách hàng, - Giám sát thủ tục và các báo cáo yêu cầu, - Thực hiện đo lường và các tiêu chuẩn

Căn cứ vào các khả năng, một khách hàng có thể không trả các món nợ, quyết định cấp tính dụng liên quan đến một loạt các yếu tố có liên quan đến tính chắc chắn Hình 1.3 cây quyết định cung cấp một sự giải thích cho các kết quả Những kết quả này liên quan đến những tình huống giữa mối quan hệ nhà cung lại kinh doanh

Không lặp lại kinh doanh

Hình 1.3 Mô hình cây quyết định cấp tín dụng

( Richard Pike, Nam Cheng and Leslie Chadwick (1998) “Managing Trade Credit

for Competitive Advantage”, London.)

1.3.2 Quy trình thu tiền

Hình 1.5 : Quy trình thu tiền

Thu tiền là một trong những chức năng cơ bản quan trọng của bộ phận tín dụng thương mại Có rất nhiều cách khác nhau để thu các khoản nợ Cách thức thường được sử dụng là thanh toán bằng séc, với dịch vụ chăm sóc tự động của ngân hàng đang cung cấp một hệ thống cách thức phổ biến làm giảm chi phí ngân hàng, chi phí và thời gian bưu điện.

a Phương pháp thanh toán

Nhận được tiền mặt ngay, giả quyết được vấn đề rủi ro giảm xuống Vì vậy, hiệu quả của việc thanh toán cũng là một cách giảm rủi ro hiệu quả Cải tiến công nghệ thông tin cung cấp sự lựa chọn tốt hơn cho qúa trình thu tiền

* Ghi nợ trực tiếp

Ghi nợ trực tiếp cung cấp một phương pháp có sức hấp dẫn đặc biệt là thanh toán theo quan điểm của các nhà cung cấp, đặc biệt là khi mở rộng điều kiện được cấp cho các khách hàng, mặc dù, từ triển vọng của một khách hàng, nó làm giảm cơ hội để làm giảm biến động ngắn hạn của dòng tiền trì hoãn thanh toán.

* Trao đổi dữ liệu điện tử và chuyển tiền điện tử

Trao đổi dữ liệu (EDI) và chuyển tiền điện tử (EFT) là phương tiện hiện đại, trao đổi thông tin và thanh toán hoá đơn thanh toán thông qua mạng máy tính EDI cho phép theo dõi khách hàng then chốt trong đơn đặt hàng để truy vấn và tránh sai sót trong quá trình đặt hàng

* Thẻ thanh toán: Payment Cards/Purchasing Cards

Thẻ thanh toán (còn được gọi là thẻ mua hàng) đưa đến một khu vực phát triển mới cho các doanh nghiệp quản lý tín dụng

Tiến trình thu tiền nên cung cấp hướng dẫn thích hợp, hiệu quả để giúp xây dựng và bảo vệ của khách hàng Nó sẽ là:

- Các thủ tục hóa đơn và quản lý tiền mặt, - Phương pháp và thủ tục thanh toán.

- Hành động để đối phó với các khoản thanh toán quá hạn.

- Thủ tục nhằm quản lý khách hàng những người mà được chiết khấu, - Kiểm soát và báo cáo các thủ tục.

b Xử lý tài khoản quá hạn: ( Handling Overdue Accounts )

Đối với các tài khoản quá hạn, bản sao hóa đơn và có chữ ký bằng chứng về việc phân phối là các tài liệu chìa khoá để thực thi các khoản thanh toán chậm trễ Các phương pháp theo dõi khác nhau có thể được sử dụng để liên kết với quá trình thu tiền khi cần Tài liệu gần đây của DTI, Make the Cashflow, đưa ra phương pháp sau đây.

1 Hỏi thăm khách hàng (Visit ): hỏi thăm tín dụng nên được tiến hành cho tất

cả các tài khoản lớn để giải quyết các vấn đề và xây dựng các mối quan hệ trong khi thu thập séc có giá trị lớn Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể tiến hành các yêu cầu thay mặt cho các bộ phận tín dụng nếu họ hành động nhanh chóng khi được yêu cầu.

2 Điện thoại ( Telecom): Tất cả các tài khoản lớn cần được liên lạc qua điện

thoại để có được có thể thu hồi từ các tài khoản quá hạn Tiến trình ghi chú sẽ được lưu giữ tại các hệ thống truy vấn để giúp cho việc theo dõi trong tương lai.

3 Thư từ (Letter) Qúa hạn nhỏ hơn có thể được xử lý theo tiêu chuẩn, thư

nhắc nhở yêu cầu cuối cùng sẽ được gửi nếu khách hàng không trả lời Điện thoại hỏi thăm có thể được yêu cầu sau khi gử thư.

4 Fax Fax đến bô phận cao cấp chính thức cũng có thể được xem xét, nếu

điện thoại và các thư được bỏ qua.

5 Ngừng cung cấp (stop provide): Ngừng cung cấp nên luôn luôn cảnh báo

để làm nổi bật sự cấp bách Điều quan trọng là những cảnh báo không nên được gửi đi mà không có ý kiến của bộ phận bán hàng.