Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theolương tại Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh

Tiền lương có ý nghĩa rất to lớn về mặt kinh tế chính trị cho nên hạch toán tiềnlương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng không thể thiếutrong công tác kế toán của m

LỜI NÓI ĐẦU

Trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cũng như trên phạm vitoàn bộ nền kinh tế quốc dân thì hạch toán kế toán là một trong những công cụquản lý sắc bén và có hiệu quả nên nó không thể thiếu được

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, con người luôn là một nhân tố quan trọng

có vai trò quyết định từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc một chu trình hoạt động sảnxuất kinh doanh Do vậy, tiền lương là chiếc cầu nối giữa người sử dụng lao động

và người cung cấp sức lao động Đối với mỗi người bỏ sức lao động thì tiền lươngchính là một động lực để thúc đẩy tinh thần họ hăng hái tham gia lao động Chính

vì vậy cần phải có những chính sách tiền lương thỏa đáng để động viên khuyếnkhích người lao động có thể phát huy tối đa khả năng sáng tạo cũng như năng suấtlao động

Tiền lương có ý nghĩa rất to lớn về mặt kinh tế chính trị cho nên hạch toán tiềnlương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng không thể thiếutrong công tác kế toán của mọi doanh nghiệp Nếu làm tốt khâu công tác này sẽgiúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều tiết sử dụng lao động, đáp ứng nhucầu của sản xuất trong nền kinh tế thị trường

Qua 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh,tiếp xúc với thực tiễn quản lý sản xuất đặc biệt là phòng Kế toán_ Tài chính củaCông ty cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo và các cán bộ nhân viên phòng kế

toán, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh ’’ Chuyên đề

ngoài phần mở đầu và kết thúc còn được chia thành 3 phần:

Phần I: Lý luận chung về tiền lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích

theo lương tại Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh

Phần II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty

TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh

Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại ĐứcMinh

Trong bài viết này không tránh khỏi một số sai sót nhất định, em rất mong nhậnđược sự đóng góp chân thành của các thầy cô giáo, của các cô chú trong ban giámđốc Công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC VIẾT TẮT

BHXH: Bảo hiểm xã hội

BHYT: Bảo hiểm y tế

KPCĐ: Kinh phí công đoàn

TK: Tài khoản

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

CBCNV: Cán bộ công nhân viên

SXKD: Sản xuất kinh doanh

NSLĐ: Năng suất lao động

QĐ: Quyết định

UBND: Ủy ban nhân dân

PHẦN I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG, HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề chung về lao động, tiền lương.

Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất: Tư liệu lao động,đối tượng lao động, sức lao động Lao động là nhân tố mang tính chất quyết định đểtiến hành quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trịsản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra Quản lý lao động là một vấn đề quan trọngtrong công tác quản lý toàn diện các đơn vị sản xuất kinh doanh

Sử dụng hợp lý lao động là tiết kiệm chi phí về lao động sống, góp phần hạ thấpgiá thành sản xuất, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống chongười lao động trong doanh nghiệp Để thực hiện tốt mục tiêu trên các doanhnghiệp cần phải chú ý đến hai vấn đề là sử dụng lao động và bồi dưỡng lao động

1.1.1 Bản chất tiền lương, quỹ lương và các khoản trích theo lương.

1.1.1.1 Bản chất tiền lương, các khoản trích theo lương.

Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung Chủ nghĩa xã hội , tiền lương là một phầnthu nhập quốc dân, biểu hiện dưới hình thức tiền tệ được Nhà nước phân phối có kếhoạch cho công nhân viên chức, phù hợp với chất lượng và số lượng lao động cốnghiến Tiền lương phản ánh việc trả công cho cán bộ công nhân viên dựa trênnguyên tắc phân phối theo lao động nhằm tái sản xuất sức lao động

Trong nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa thì quan điểm về tiềnlương đã thay đổi: “ Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, làgiá cả của các sức lao động mà người sử dụng phải trả tuân theo nguyên tắc cungcầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước”

ở đây, lao động đã trở thành hàng hóa Người có sức lao động tự do mua bán,cho thuê với doanh nghiệp, Nhà nước thông qua các hợp đồng lao động Người laođộng cung cấp tình độ, kỹ năng nghề nghệp, sức khỏe, thời gian để nhận lại từngười sử dụng lao động tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp Thông thường có hai loạitiền lương:

_ Tiền lương danh nghĩa: Là số tiên lương lao động nhận được theo hợp đồnggiữa người lao động và người sủ dụng lao động

_ Tiền lương thực tế: Là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động

có thể mua được bằng lương của mình sau khi đóng góp các khoản thuế theo quyđịnh của Nhà nước Chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệthuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định

Về bản chất, có nhiều ý kiến khác nhau về tiền lương song trong cơ chế thịtrường nói chung thì đều thống nhất coi sức lao động là hàng hóa Đây là yếu tốquyết định trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất nên tiền lương, tiền công,

là vốn đầu tưu tương ứng quan trọng nhất, là giá cả sức lao động Tiên lương vừa làcông cụ quản lý, vừa là động lực thúc đẩy khuyến khích người lao động nâng caohiệu quả và chất lượng công việc, gắn bó lợi ích của người lao động vào doanhnghiệp Về phía doanh nghiệp, tiền lương là một khoản chi phí và được tính toánchi tiết trong hạch toán kinh doanh

Vậy có thể coi sức lao động là hàng hóa_ hàng hóa đặc biệt và tiền lương là giá

cả của hàng hóa đặc biệt đó, là thu nhập chủ yếu của người lao động, là quyết địnhhành vi cung ứng lao động và là yếu tố tác động đến quyết định của các chủ doanhnghiệp để hình thành các thỏa thuận, hợp đồng thuê lao động

1.1.1.2 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ KPCĐ.

Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương trả cho số CNV của doanh nghiệp dodoanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương

Quỹ tiền lương bao gồm:

_ Tiền lương thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán.

_ Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong chế độ quyđịnh

_ Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyênnhân khách quan, trong thời gian điều động công tác làm nghỉ theo chế độ quyđịnh, thời gian nghỉ phép, thời gian nghỉ học

_ Các lợi phụ cấp làm đêm, thêm giờ

_ Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên

_ Quỹ tiền lương kế hoạch trong doanh nghiệp còn được tính cả các khoản trợcấp BHXH trong thời gian lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động

Quỹ tiền lương doanh nghiệp cần được quản lý , kiểm tra một cách chặt chẽ, quỹlương thực tế phải thường xuyên đối chiếu với quỹ lương kế hoạch, kịp thời pháthiện các khoản bất hợp lý, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động

Để phục vụ cho công tác hạch toán tiền lương có thể chia làm hai loại: Tiềnlương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp Trong đó chi theo tiềnlương chính và tiền lương phụ

+ Tiên lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngườilao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ gồm tiền lương trả theo cấp bậc và cáckhoản phụ cấp kèm theo

+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thựchiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính và thời gian lao động nghỉ phép, nghỉlễ…được hưởng theo chế độ

Trong công tác hạch toán kế toán tiền lương chính của công nhân sản xuất đượchạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, tiền lương phụ củacông nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất cácloại sản phẩm có liên quan theo tiêu thức phân bổ thích hợp

1.1.2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp.

1.1.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian:

Tiền lương trả cho người lao động tính theo thời gian làm việc, cấp bậc hoặcchức danh và thang lương theo quy định theo 2 cách: Lương thời gian giản đơn vàlương thời gian có thưởng

_ Tiền lương theo thời gian giản đơn được chia thành:

+ Lương tháng: Tiền lương trả cho người lao động theo thang bậc lương quyđịnh gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp Lương tháng thường được ápdụng trả cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và cácnhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất

Tiền lương được lĩnh Mức lương Số ngày làm việc thực tế

trong tháng = một ngày * trong tháng

+ Lương ngày: Được tính bằng cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việctheo chế độ Lương ngày làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả công nhânviên, tính trả lương cho công nhân viên trong những ngày hội họp, học tập, trảlương theo hợp đồng

Mức lương tháng theo chức vụ + các khoản phụ cấp

Mức lương ngày =

Số ngày làm việc theo chế độ

_ Tiền lương theo thời gian có thưởng:

Là hình thức tiền lương theo thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền thưởngtrong sản xuất

Tiền lương thời Tiền lương theo thời Các khoản tiền thưởng

gian có thưởng = gian giản đơn + tính chất thường xuyên

_ Lương sản phẩm trực tiếp: Là hình thức tiền lương trả cho người lao độngđược tính theo số lượng, sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơngiá lương sản phẩm

Tiền lương phải trả Số lượng sản phẩm Đơn giá tiền lương cho

người lao động = hoàn thành * một đơn vị sảnphẩm

_ Lương sản phẩm gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm cáccông việc phục vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như: công nhân vận chuyểnnguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị Trong trường hợp nàycăn cứ vào kết quả sản xuất lao động trực tiếp để tính lương cho lao động phục vụsản xuất

Tiền lương sản phẩm Số lượng sản phẩm hoàn Đơn giá tiền lương

gián tiếp = thành của CNSX * sản phẩm gián tiếp

_ Lương sản phẩm có thưởng: Là kết hợp trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặcgián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất ( thưởng tiết kiệm vật tư, thưởngtăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm ).

_ Lương sản phẩm lũy tiến: Theo hình thức này tiền lương trả cho người laođộng gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo tỷ lệ lũytiến căn cứ vòa mức độ vượt định mức lao động của họ Hình thức này nên áp dụng

ở những khâu sản xuất quan trọng, cần thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặccần động viên công nhân phát huy sáng kiến phá vỡ định mức lao động

_ Lương sản phẩm tập thể

1.2 Các khoản trích theo lương.

1.2.1 Quỹ bảo hiểm xã hội.

Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơbản và các khoản phụ cấp ( chức vụ, khu vực,…) của người lao động thực tế phátsinh trong tháng

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20%, trong đó 15% do đơn

vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại dongười lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ

Quỹ bảo hiểm xã hội được chỉ tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau,thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất; quỹ này do cơ quanbảo hiểm xã hội quản lý

1.2.2 Quỹ bảo hiểm y tế.

Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh,viện phí,…cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ,…Quỹ này đượchình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản và cáckhoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng

Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động

1.2.3 Kinh phí công đoàn.

Hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tếphải trá cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào chi phí sản xuấtkinh doanh

Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2% Số kinh phí côngđoàn doanh nghiệp trích được, một phần nộp lên cơ quan quản lý công đoàn cấptrên, một phần để lại doanh nghiệp chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanhnghiệp

1.3 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế toán laođộng, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau: _ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng,thời gian và kết quả lao động Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương

và các khoản lương khác cho người lao động trong doanh nghiệp Kiểm tra tìnhhình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động,tiền lương, tình hình sư dụng quỹ lương

_ Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúngchế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương Mở sổ thẻ kế toán về hạch toánlao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp

_ Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoảntrích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn

vị sử dụng lao động

_ Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương,quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, đề xuất biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng laođộng mà doanh nghiệp có, đồng thời tăng năng suất lao động

_ Đấu tranh những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạmchính sách, chế độ tiền lương, lao động và các khoản trích theo lương, chế độ sửdụng chi tiêu kinh phí công đoàn, chế độ phân phối theo lao động.

1.4 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương.

( 1 ) Bảng chấm công ( mẫu số 01_ LĐTL )

( 2 ) Bảng thanh toán tiền lương ( mẫu số 02 _ LĐTL )

( 3 ) Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội ( mẫu số 03 _ LĐTL )

( 4 ) Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội ( mẫu số 04 _ LĐTL )

( 5 ) Bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 05 _ LĐTL )

( 6 ) Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ( mẫu số 06 _ LĐTL ) ( 7 ) Phiếu làm thêm giờ ( mẫu số 07 _ LĐTL )

( 8 ) Hợp đồng giáo khoán ( mẫu số 08 – LĐTL )

( 9 ) Biên bản điều tra tai nạn ( mẫu số 09 _ LĐTL )

Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho người laođộng được tính theo tháng Căn cứ để tính các chứng từ hạch toán thời gian laođộng và các chứng từ khác có liên quan ( như giấy nghỉ ốm, biên bản ngừngviệc…) Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương,tính thưởng và phải bảo đảm được các yêu cầu cảu chứng từ kế toán

Sau khi đâ kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp,

kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trá cho người lao động theo

hình thức trả lương, trả thưởng được áp dụng tại doanh nghiệp và lập bảng thanhtoán tiền lương, thnah toán tiền thưởng.Thông thường tại các doanh nghiệp, việcthanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được chia thành hai kỳ: Kỳmột lĩnh lương tạm ứng, kỳ hai nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phảikhấu trừ vào thu nhập.

Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sáchnhững người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặtphải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra

1.4.2 Tài khoản sử dụng.

1.4.2.1 TK 334: “ Phải trả công nhân viên “.

Tài khoản dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanhnghiệp về tiền lương, tiền công, trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản thuộc vềthu nhập của công nhân viên

_ Bên nợ:

+ Tiền lương, tiền thưởng, tiền công BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứngcho công nhân viên và các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhânviên

+ Các khoản tiền công đã ứng trước hoặc đã trả cho lao động thuê ngoài

_ Bên có:

+ Tiền lương và tiền công, các khoản thuê ngoài phải trả cho công nhân viên,phải trả cho lao động thuê ngoài

Dư nợ ( nếu có ): Số trả thừa cho công nhân viên

Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên _ TK 3341 có 2 loại TK cấp 2

+ TK 3341: Phải trả cho công nhân viên

+ TK 3342: Phải trả cho lao động thuê ngoài

Kế toán tài khoản cần phải theo dõi riêng thanh toán tiền lương và thanh toánBHXH.

1.4.2.2 Tài khoản 338: “ Phải trả phải nộp khác ’’.

_ Bên nợ:

+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài sản có liên quan

+ BHXH phải trả cho công nhân viên

+ KPCĐ chi tại đơn vị

+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT,KPCĐ

+ Các khoản đã trả đã nộp khác

_ Bên có:

+ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

+ Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù

+ Các khoản phải trả phải nộp khác

Dư nợ ( nếu có ): Phản ánh số đã trả đã nộp nhiều hơn số phải trả phải nộp hoặc

số BHXH, KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù

Dư có: Các khoản phải trả phải nộp khác và giá trị tài sản thừa

1.4.3 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền thưởng

BHXH phải trả

Sơ đồ 1.2 Kế toán các khoản trích theo lương

PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI ĐỨC

Trích KPCĐ, BHXH,

BHYTTheo tỷ lệ quy định

TK 338

TK 111, 112

Nộp BHYT, BHXH,

KPCĐChi tiêu KPCĐ tại cơ sở

Số BHXH, KPCĐ vượtChi được cấp bù

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh được thành lập theo Quyếtđịnh số 1872/ QĐ_ UB, ngày 08 tháng 05 năm 1983 do UBND Thành phố Hà Nộicho phép thành lập Công ty Số đăng ký kinh doanh: 0102006069, ngày 10/6/1994

do ủy ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp

Công ty đặt trụ sở giao dịch chính tại số 42A, khu Vạn Phúc Thượng_ Cống Vị_

Ba Đình_ Hà Nội

Vốn điều lệ: 1.900.000.000đ

Sau gần 11 năm thành lập từ một Công ty non trẻ đến nay Công ty không ngừnghoàn thiện bộ máy tổ chức của mình, tìm tòi cho mình một hướng đi đúng đắnnhằm đạt được kết quả cao Cùng với sự trưởng thành và phát triển của Công tytừng bước chuyển mình cho phù hợp với môi trường kinh doanh

Để theo kịp sự phát triển của nền kinh tế, Công ty luôn tìm cách nâng cao hiệuquả kinh doanh, từ đó đề ra các chính sách, chiến lược để đạt lợi nhuận lớn nhất Sau nhiều năm củng cố và rút kinh nghiệm đến nay Công ty có một bộ máy lãnhđạo khá hoàn chỉnh, có trình độ đại học với kinh nghiệm quản lý tốt

Trong quá trình phát triển, Công ty luôn tìm nguồn hàng phù hợp để thỏa mãnnhu cầu của người tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu của xã hội, đảm bảo tăng thu nhậpcho người lao đông, tăng nguồn thu ngân sách Nhà nước.Trong cơ chế thị trườngcạnh tranh gay gắt cũng như bao doanh nghiệp tư nhân khác, Công ty chịu sự cạnhtranh quyết liệt từ các thành phần kinh tế khác nhưng cũng gặp rất nhiều khó khăn.Với sự quyết tâm vươn lên để khẳng định mình cùng với sự nỗ lực của Ban giámđốc và đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, Công ty đã thu được những kết quả đáng

kể, các chỉ tiêu tổng doanh thu lương bình quân của công nhân tăng lên rất nhiều

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

2.1.2.1 Chức năng của Công ty.

Chức năng của Công ty trong giai đoạn hiện nay là đầu tư kinh doanh trên lĩnhvực thương mại, sản xuất hàng may mặc, sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, sản xuất

đồ gỗ, đồ dân dụng, tư vấn thương mại, du lịch văn hóa, kinh doanh xây dựng

2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty.

Căn cứ vào chức năng trên, nhiệm vụ của Công ty hiện nay là:

_ Tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo hoàn thành tốt kế hoạch mà lãnhđạo Công ty đề ra

_ Đảm bảo bù đắp được chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh

_ Kinh doanh trên cơ sở có lãi và từng bước tích lũy để mở rộng sản xuất kinhdoanh của Công ty

_ Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn nguồn vốn kinh doanh và cơ sở vật chất kỹthuật

_ Hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước, chăm lo đời sống văn hóa tinh thầncủa người lao động

_ Bồi dưỡng nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ CNV để đáp ứng ngày càngtốt hơn các yêu cầu đòi hỏi của tình hình phát triển kinh tế xã hội của đất nước, củaCông ty

_ Hoạch định chiến lược phát triển lâu dài và bền vững từ nay đến năm 2011đảm bảo tốc độ tăng trưởng hàng năm từ 10% đến 15%

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh là một đơn vị hạch toánđộc lập, có tư cách pháp nhân, có ngành nghề kinh doanh rộng Do đó bộ máy kếtoán cũng được tổ chức theo phương thức nửa tập trung nửa phân tán để phù hợpvới mô hình quản lý của Công ty

Tổ chức quản lý Công ty được tổ chức theo mô hình trực tiếp bởi bộ máy quản lýgọn nhẹ Đứng đầu Công ty là giám đốc, sau đó đến phó giám đốc phụ trách hànhchính va phó giám đốc phụ trách kinh doanh Tiếp theo là một hệ thống các bộphận chức năng gồm các phòng ban như: Phòng tổ chức hành chính, phòng kếhoạch, phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính.

Sơ đồ 1.3 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty

Là một Công ty bao gồm nhiều ngành nghề kinh doanh, hoạt động dưới nhiềulĩnh vực nên cũng khá phức tạp trong công tác quản lý do có nhiều đơn vị trựcthuộc, chính điều này đã dẫn đến tính phân vùng quản lý cho từng công vùng khácnhau nhằm phục vụ cho công tác quản lý điều hành cũng như hoạt động của mảngkinh doanh đó được thuận lợi, tuy nhiên vẫn theo một quy mô, kế hoạch cụ thểCông ty đã dặt ra

2.1.3.1 Ban giám đốc:

Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về toàn

bộ hoạt động kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về Công

ty của mình Khi giám đốc vắng mặt có thể ủy quyền cho phó giám đốc đại diện

Giám đốc công c«ccccccccccc«ng

Phó giám đốc phụ trách hành

Phó giám đốc phị trách kinh

Phòng kế hoạch tài chính

Phòng kế hoạch thị trường

Phòng kinh doanh

Phòng tổ chức hành chính

cho Công ty để điều hành công việc Giám đốc Công ty có quyền quyết định tổchức quản lý bộ máy tổ chức Công ty sao cho phù hợp và đảm bảo sản xuất kinhdoanh có hiêuh quả cao.

2.1.3.2 Phó giám đốc.

Do giám đốc đề nghị và được cấp trên ra quyết định bổ nhiệm và miễn nhiệm.Trước khi đề nghị, giám đốc phải lấy ý kiến của hội đồng công nhân viên chức củaCông ty Phó giám đốc là người giúp việc đắc lực cho giám đốc và được giám đốcphân công phụ trách những lĩnh vực công tác cụ thể trong Công ty theo quy chế nội

bộ của Công ty

Trong Công ty gồm có 2 phó giám đốc là:

+ Phó giám đốc kinh doanh: Là người được giám đốc ủy quyền chỉ đạo nhữnghoạt động của các trung tâm kinh doanh, đảm bảo cho quá trình kinh doanh đượchiệu quả, tiến hành thông suốt liên tục, đồng thời là người được ủy quyền khi giámđốc vắng mặt

+ Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính: Là người tham mưu, giúp giámđốc những vấn đề nhân sự, giải quyết những vấn đề nội bộ và cũng là người được

ủy quyền khi giám đốc vắng mặt

_ Quản lý cán bộ, quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên toàn Công ty

_ Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở cán bộ công nhân viên giữ gìn và tôntrọng kỷ luật lao động, an toàn lao động, bảo vệ tài sản của Công ty

_ Quản lý tài sản của Công ty, mua sắm đồ dùng và trang thiết bị mới cũng nhưkiến nghị hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị cũ hỏng

2.1.3.4 Phòng kế hoạch thị trường.

Gồm trưởng phòng, một phó phòng, các chuyên viên có nhiệm vụ:

_ Tổng hoạch 5 năm hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, năm và kếhoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch kiểm tra đôn đốc giúp đỡ các đơn vịthực hiện tiến độ kế hoạch đã được phê duyệt

_ Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị, mở rộng thị trường của Công ty _ Soạn thảo các văn bản hồ sơ dự thầu của Công ty, hợp đồng khoán gọn cho cácđơn vị cơ sở, chuẩn bị nội dung, tài liệu các cuộc họp liên quan đến các Công tyxây dựng, phát triển cân đối kế hoạch thị trường, vốn, tài sản cố định

_ Chủ trì việc nghiệm thu thanh toán quyết toán, thanh toán các hợp đồng với cácđơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng khoán do Công ty giao

2.1.3.5 Phòng kinh doanh.

Gồm trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên có nhiệm vụ sau:

_ Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê tài chính

_ Theo dõi phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động của tài sản _ Cùng các phòng chức năng khác thực hiện hợp đồng kinh doanh đã ký kết giaodịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng

_ Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa, theo dõi công nợ và thanh toánchính xác với khách hàng

_ Tổ chức ghi chép và nhập máy tính, tính toán chính xác kịp thời đầy đủ choviệc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên báo cáo tài chính và quyết toán…

_ Hạch toán chính xác đầy đủ chi phí phát sinh để xác định kết quả kinh doanh,thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước

_ Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Tại Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh vận dụng theo hìnhthức kế toán tập trung Theo hình thức này, tại phòng kế toán sẽ thực hiện hoạch

toán tổng hợp, hoạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập báo cáotoàn doanh nghiệp.

Sơ đồ 1.4 Bộ máy kế toán

Phòng kế toán của Công ty gồm 5 người:

+ Kế toán trưởng phụ trách chung

+ Một kế toán thanh toán

+ Một kế toán công nợ

+ Một kế toán tổng hợp

+ Một thủ quỹ

Chức năng và nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán:

_ Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán tài chính, chịu trách nhiệmchung về việc tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của Công ty, đồng thời

là người giúp giám đốc trong việc tổ chức thông tin kế toán và tổ chức phân tíchhoạt động kế toán của Công ty Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chưc bộ máy kếtoán gọn nhẹ, khoa học, hợp lý, hướng dẫn toàn bộ công việc kế toán trong phòng,đảm bảo cho từng nhân viên phát huy hết khả năng chuyên môn của mình, kiểm tra

Kế toán trưởng

Kế toán công nợ

Kế toán thanh toán

Kế toán tổng hợp Thủ quỹ

việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kế toán theo pháp luật của Nhànước.

_ Kế toán thanh toán: Có chức năng đối chiếu va hoàn tất mọi khoản thu chi liênquan đến cán bộ công nhân viên của Công ty và cảu khách hàng, đồng thời thựchiện các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công công việc của trưởng phòng kếtoán tài chính

_ Kế toán công nợ: Theo dõi, đôn đốc, thu hồi mọi khoản công nợ có liên quanđến khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công công việccủa trưởng phòng kế toán tài chính

_ Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm ghi sổ kế toán, cân đối số liệu, thực hiện cácbút toán kết chuyển và tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các sổ chi tiết, sổcái

_ Thủ quỹ: Là người chịu trách nhiệm trong việc quản lý toàn bộ lượng tiền mặtcủa Công ty, gồm tất cả các loại tiền giấy và các giấy tờ có giá trị như tiền

2.1.4.2 Chính sách kế toán tại Công ty.

+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01, kết thúc vào ngày 31 tháng 12 + Chế độ kế toán áp dụng ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ _ BTC ngày14/09/2006 của bộ trưởng BTC

+ Hệ thống sổ kế toán hiện nay phòng kế toán của Công ty đang áp dụng hìnhthức Chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được hình thành sau cáchình thức Nhật ký chung và nhật ký sổ cái Nó tách việc ghi Nhật ký với việc ghi sổcái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán,khắc phục những hạn chế của hình thức Nhật ký sổ cái Đặc trung cơ bản là căn cứtrực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Chứng từ này do kế toánlập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại,

có cùng nội dung kinh tế

Số lượng và các loại sổ dùng trong hình thức Chứng từ ghi sổ sử dụng các sổtổng hợp chủ yếu sau:

_ Sổ Chứng từ ghi sổ - Sổ nhật ký tài khoản

_ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Nhật ký tổng quát

_ Sổ cái tài khoản – Sổ tổng hợp cho từng tài khoản

_ Sổ chi tiết cho một số đối tượng

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết TK

334, Tk 338

Bảng tổng hợp chứng

từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ quỹ

Sổ cái

Sổ đăng ký

chứng từ

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính

Tại Công ty tỷ trọng của những người có trình độ trung cấp và công nhân chiếm40% trên tổng số CBCNV toàn Công ty Cụ thể được thể hiện qua bảng sau

2.2.2 Phương pháp xây dựng quỹ lương tại Công ty.

Quỹ lương của Công ty là toàn bộ số tiền lương trả cho CBCNV của Công ty.Hiện nay Công ty xây dựng quỹ lương trên tổng doanh thu bán hàng va cung cấpdịch vụ là 22%

Hàng tháng sau khi tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ, kếtoán sẽ lấy tổng doanh thu đó nhân với 22% sẽ ra quỹ lương của Công ty trongtháng đó

Ví dụ:

Doanh thu của Công ty tháng 10 năm 2008 là 136.274.545 đ

Quỹ lương của Công ty = 136.274.545 x 22% = 35.920.400 đ

Hàng tháng Công ty sẽ tính ra thưởng cho CNV lấy từ quỹ thưởng, khoản tiềnthưởng này góp phần thỏa mãn nhu cầu vật chất cho 1 lao động, khuyến khích hịhăng say trong công việc với thời gian ngắn nhất Tiền thưởng của Công ty đượctính 15% trên tổng quỹ lương:

Tiền thưởng của Công ty = 35.920.400 x 15% = 5.388.060 đ

Sau đó sẽ phân chia cho các bộ phận:

_ Bộ phận QLDN sẽ là : 2% x 35.920.400 = 718.408 đ

_ Bộ phận kinh doanh: 7% x 35.920.400 = 2.514.428 đ

_ Bộ phận kỹ thuật: 5% x 35.920.400 = 1.796.020 đ

_ Bộ phận kế toán: 1% x 35.920.400 = 359.204 đ

2.2.3 Nguyên tắc trả lương va phương pháp trả lương của Công ty:

Theo quy định cảu Nhà nước thì hệ số lương của các bậc đại học, cao đẳng,trung cấp như sau:

_ Đối với bậc đại học là 2,34

_ Đối với bậc cao đẳng là 1,80

_ Đối với bậc trung cấp là 1,70

Và mức lương cơ bản là 540.000 đ

Ở Công ty việc chi trả lương đều do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào cácchứng từ ,“ Bảng thanh toán tiền lương”, “ Bảng thanh toán BHXH “ để chi trảlương và các khoản khác cho CBCNV trong Công ty

Do quy mô còn nhỏ nên Công ty chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian Công thức tính như sau:

Tiền lương được lĩnh Mức lương Số ngày làm việc thực tế

trong tháng = một ngày * trong tháng

Mức lương tháng theo chức vụ + Các khoản phụ cấp

Mức lương ngày =

Số ngày làm việc theo chế độ

Tiền lương thời Tiền lương theo thời Các khoản tiền thưởng có

gian có thưởng = gian giản đơn + tính chất thường xuyên

Ví dụ:

Nhân viên Hồ Ngọc Chương thuộc bộ phận kinh doanh trong tháng 10 làm được

30 công, do là trưởng phòng nên sẽ có hệ số phụ cấp là 0,30 và hệ số lương là 2,34.Vậy tháng lương của Hồ Ngọc Chương sẽ được tính như sau:

Bảng 2.1: Bảng tính hệ số lương, hệ số phụ cấp.

2.2.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty.

2.2.4.1 Hạch toán ban đầu.

Chứng từ sử dụng đối với kế toán tiền lương ban đầu là các bảng tính lương, kếtoán căn cứ vào đó để tổng hợp số liệu để ghi tổng nguồn lương và lập báo cáonguồn lương, bảng kê số chứng từ kế toán báo cáo quyết toán số lương

Công ty đã sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hóa đơn chứng từ theo đúngmẫu quy định của Bộ tài chính Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được phản ánhtrên các loại chứng từ phù hợp về số lượng, nguyên tắc cũng như yêu cầu của côngtác quản lý chứng từ Các chứng từ là cơ sở ban đầu để thực hiện công tác hạchtoán, do đó các chứng từ đều được phản ánh số thứ tự thời gian và kiểm tra thườngxuyên đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tếphát sinh Việc kiểm tra này giúp cho việc phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế đểghi vào sổ cái , sổ chi tiết và sổ tổng hợp

Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng gồm: Phiếu thu, phiếu chi theo mẫu quyđịnh; hóa đơn bán hàng ( giá trị gia tăng); chứng từ thanh toán như báo nợ, báo

có… ; chứng từ lập để kết chuyển thu nhập và chi phí; bảng tính kết quả hoạt độngsản xuất kinh doanh trong kỳ; bảng chấm công…

Đánh giá ưu nhược điểm:

Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh đã lập đầy đủ chứng từ banđầu theo đúng chế độ quy định, có đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác kiểmtra và ghi sổ Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty đảm bảo cho chứng từ lập

ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán củaCông ty

Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập sau: Chứng từ banđầu là hóa đơn giá trị gia tăng, từ khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đến khiquay về phòng kế toán còn chậm làm cho công tác kế toán không phản ánh đượckịp thời tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty Điều đó gây khó khăn cho việctổng hợp ghi sổ kế toán của Công ty