2.2.4.1. Hạch toán ban đầu.
Chứng từ sử dụng đối với kế toán tiền lương ban đầu là các bảng tính lương, kế toán căn cứ vào đó để tổng hợp số liệu để ghi tổng nguồn lương và lập báo cáo nguồn lương, bảng kê số chứng từ kế toán báo cáo quyết toán số lương.
Công ty đã sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hóa đơn chứng từ theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính. Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được phản ánh trên các loại chứng từ phù hợp về số lượng, nguyên tắc cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Các chứng từ là cơ sở ban đầu để thực hiện công tác hạch toán, do đó các chứng từ đều được phản ánh số thứ tự thời gian và kiểm tra thường xuyên đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc kiểm tra này giúp cho việc phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế để ghi vào sổ cái , sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng gồm: Phiếu thu, phiếu chi theo mẫu quy định; hóa đơn bán hàng ( giá trị gia tăng); chứng từ thanh toán như báo nợ, báo
có… ; chứng từ lập để kết chuyển thu nhập và chi phí; bảng tính kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ; bảng chấm công…
Đánh giá ưu nhược điểm:
Công ty TNHH Quảng cáo và thương mại Đức Minh đã lập đầy đủ chứng từ ban đầu theo đúng chế độ quy định, có đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác kiểm tra và ghi sổ. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty đảm bảo cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của Công ty.
Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập sau: Chứng từ ban đầu là hóa đơn giá trị gia tăng, từ khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đến khi quay về phòng kế toán còn chậm làm cho công tác kế toán không phản ánh được kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty. Điều đó gây khó khăn cho việc tổng hợp ghi sổ kế toán của Công ty.
2.2.4.2. Sổ kế toán. a. Hạch toán tiền lương. _ ở các ban:
Tại mỗi ban của Công ty đều có bảng chấm công, bảng được lập hàng tháng theo mẫu quy định, được một người trong ban ghi chép và được công khai với mọi người. Thời gian làm việc thực tế, nghỉ việc, vắng mặt của các cán bộ công nhân viên trong ban được ghi chép hàng tháng trong bảng. Đặc biệt phải ghi rõ nguyên nhân nghỉ việc theo quy định trong bảng chấm công cho phòng tổ chức duyệt rồi chuyển sang phòng kế toán
_ở ban tài chính:
Sau khi đã nhận được bảng chấm công và các chứng từ khác có liên quan, kế toán tiền lương kiểm tra lại, tính tiền lương nhận được của các phòng ban, sau đó lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và thanh toán làm thêm giờ trong tháng của từng phòng ban. Từ các bảng kê này kế toán lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng và bảng thanh toán tiền lương tháng của Công ty.
Bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận, bảng thanh toán tiền lương và bảng thanh toán tiền lương tháng của Công ty được lập như sau:
Hàng tháng Công ty có hai kỳ trả lương vào ngày 15 và ngày 30.
_ Kỳ I: Tạm ứng cho CNV đối với những người có tham gia lao động trong tháng.
_ Kỳ II: Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho CNV trong tháng của doanh nghiệp. Kế toán sẽ trừ đi số tiền tạm ứng trước đây và thanh toán nốt số tiền còn lại mà CNV được lĩnh trong tháng đó.
Khi muốn tạm ứng người có trách nhiệm của các bộ phận sẽ lập 1 giấy đề nghị tạm ứng và gửi lên cho thủ trưởng đơn vị để xin xét duyệt. Trong giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng. Sau đó giấy đề nghị này sẽ được chuyển cho kế toán trưởng và kế toán trưởng xem xét , ghi ý kiến đề nghị. Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng và kế toán trưởng, kế toán thanh toán lập phiếu chi kèm giấy đề nghị tạm ứng, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO Mẫu số: 03 _ TT
VÀ THƯƠNG MẠI ĐỨC MINH QĐ số: 1141 _ TC/ QĐKT Văn phòng hành chính
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNGNgày 15 tháng 10 năm 2008