Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cổ phần qui mô nhỏ

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cổ phần qui mô nhỏ

1 PHẦN MỘT: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN I. Khái niệm và ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn : 1. Khái niệm về tổ chức cơng tác kế tốn: Tổ chức cơng tác kế tốn là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức cơng tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thơng tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính, do đó cơng tác kế tốn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cơng tác quản lý, đồng thời nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các u cầu khác nhau của các đối tượng trực tiếp và gián tiếp. 2. Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn: để tổ chức cơng tác kế tốn khoa họa và hợp lý thì việc tổ chức cơng tác kế tốn phải thực hiện theo các ngun tắc cơ bản sau: a. Tổ chức cơng tác kế tốn phải đúng với những qui định trong điều lệ tổ chức kế tốn Nhà nước, trong chế độ thể lệ do Nhà nước ban hành và phù hợp với các chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ. Kế tốn là một cơng cụ quan trọng để tính tốn, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách của Nhà Nước đối với tất cả các doanh nghiệp , để điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tổ chức cơng tác kế tốn phải theo những qui định chung, đó là những qui định về nội dung cơng tác kế tốn, qui định về tổ chức chỉ đạo cơng tác kế tốn. Các qui định này được ban hành thống nhất trong tồn bộ nền kinh tế quốc dân, do đó các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm kinh doanh của mình mà tổ chức cơng tác kế tốn một cách phù hợp với những qui định chung của Nhà Nước. Đồng thời để đảm bảo cho việc tổ chức cơng tác kế tốn khơng vi phạm những ngun tắc, chế độ qui định của Nhà Nước và thực hiện các chức năng của kế tốn, góp phần tăng cường quản lý kinh tế tài chính, thực hiện việc kiểm tra, kiểm sốt của Nhà Nước đối với các doanh nghiệp thì u cầu các doanh nghiệp phải tổ chức cơng tác kế tốn phải phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà Nước trong từng thời kỳ. b. Tổ chức cơng tác kế tốn phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp đều có những đặc điểm, điều kiện riêng của mình, do đó mỗi một doanh nghiệp đều có mơ hình cơng tác kế tốn riêng và khơng có mơ hình chung nào cho tất cả các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp muốn tổ chức tốt cơng tác kế tốn của mình thì phải dựa vào các điều kiện sẵn có của mình, đó là qui mơ của doanh nghiệp, tính chất hoạt động, trình độ nhân viên kế tốn, sự phân cấp quản lý trong doanh nghiệp. c. Tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp phải đảm bảo ngun tắc tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm và hiệu quả là ngun tắc hoạt động cơ bản của tất cả các doanh nghiệp. Để thực hiện tốt ngun tắc này đòi hỏi phải tổ chức cơng tác kế tốn khoa học và hợp THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2 lý, thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế tốn để làm sao cho chất lượng cơng tác kế tốn đạt được tốt nhất với chi phí thấp nhất.Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị khác nhau về đối tượng sử dụng thơng tin, đặc điểm thơng tin, phạm vi thơng tin .đồng thời giữa chúng cũng có những điểm giống nhau như đều dựa trên cùng một cơ sở hạch tốn ban đầu, đều thu thập, xử lý thơng tin kinh tế của doanh nghiệp. Vì thế khi tổ chức cơng tác kế tốn cần phải kết hợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị để cho hai loại kế tốn cùng phát huy tác dụng một cách tốt nhất. II. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp cổ phần qui mơ nhỏ( khơng có cổ phiếu niêm yết trên thị trường chứng khốn). 1. Xác lập mơ hình tổ chức kế tốn : Mơ hình tổ chức kế tốn là quan hệ về phân phối cơng tác kế tốn giữa các cấp quản lý dựa trên cơ sở quy hoạch thơng tin cho từng cấp của một tổ chức. Từ những quan hệ về phân phối cơng tác kế tốn này bộ máy kế tốn được hình thành tương ứng để thực hiện khối lượng cơng tác kế tốn ở mỗi cấp. Để xác lập mơ hình tổ chức kế tốn cần dựa vào một số căn cứ như: quy mơ, thời điểm sản xuất kinh doanh, địa bàn bố trí các đơn vị cơ sở, trình độ của quản lý ở các đơn vị cơ sở. Tất cả những căn cứ trên có ảnh hưởng đến phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị tức là các căn cứ đó có ảnh hưởng đến sự chia xẻ về quyền lực giữa các cấp trong doanh nghiệp. Trong một doanh nghiệp mức độ phân cấp quản lý tài chính như thế nào sẽ quyết định mơ hình tổ chưc kế tốn tương ứng. Hiện nay các doanh nghiệp có thể tổ chưcï bộ máy kế tốn theo một trong ba mơ hình sau: tổ chức bộ máy tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp cổ phần hóa qui mơ nhỏ thì các doanh nghiệp này với qui mơ hoạt động thường nhỏ ,các cơ sở được bố trí gần nhau nên thường tổ chức theo mơ hình tập trung và mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. • Tổ chức bộ máy kế tốn tập trung: Theo mơ hình này tất cả các cơng việc kế tốn đều được tập trung thực hiện tại phòng kế tốn của doanh nghiệp, tại các đơn vị phụ thuộc các kế tốn viên chỉ làm nhiệm vụ là thu thập, hạch tốnban đầu, kiểm tra, tổng hợp, phân loại chứng từ kế tốn phát sinh sau đó gửi về phòng kế tốn của doanh nghiệp. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung có thể khái qt theo sơ đồì sau: Bộ phận kế tốn vật tư hàng hố Bộ phận kế tốn TSCĐ và đầu tư dài hạn Bộ phận kế tốn CPSX và tính giá thành Bộ phận kế tốn bán hàng, kết quả kinh Kế tốn nguồn vốn và các quỹ Kế tốn tổng hợp và kiểm tra Bộ phận tài chính Kế tốn trưởng trưởng Bộ phận kế tốn tiền lươn g và Bộ phận kế tốn . THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 3 • Tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán: Sơ đồ khái qt mơ hình bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán như sau: Kế Tốn Trưởng Bộ phận kế tốn vật tư hàng hố Bộ phận kế tốn TSCĐ Bộ phận kế tốn tiền lương và BHXH Bộ phận kế tốn Kế tốn tổng hợp và kiểm tra Bộ phận tài chính Nhân viên kế tốn ở các đơn vị phụ thuộc khơng có tổ chức kế tốn riêng Øtrưởng phòng(tổ trưởng) kế tốn Phòng(tổ) kế tốn ở các đơn vị trực thuộc Kế tốn TSCĐ Kế tốn tiền lương Kế tốn CPSX , tính giá Kế tốn bán hàng, kết quả Kế tốn tổng Kế tốn vật tư THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 4 Với mơ hình này trong doanh nghiệp vừa có những đơn vị có tổ chức kế tốn riêng, và cũng có những đơn vị khơng có tổ chức kế tốn riêng. Đối với những đơn vị được phân bố xa văn phòng doanh nghiệp sẽ tổ chức kế tốn riêng, tổ chức hạch tốn nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báo cáo về phòng kế tốn doanh nghiệp. Đối với những đơn vị qui mơ nhỏ hoặc ở gần doanh nghiệp thì khơng cần tổ chức kế tốn riêng, chỉ làm nhiện vụ hạch tốn ban đầu, thu thập ,xử lý, phân loại chứng từ, lập các báo cáo gửi về phòng kế tốn của doanh nghiệp. Phòng kế tốn có nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng, tại các đơn vị khơng có tổ chức kế tốn riêng và tổng hợp các báo cáo của đơn vị có tổ chức kế tốn riêng. 2. Tổ chức cơng tác kế tốn: a) Tổ chức cơng tác kế tốn theo các giai đoạn hạch tốn kế tốn: bao gồm các cơng việc sau:  Tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn: Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều phải lấy chứng từ kế tốn để làm căn cứ ghi sổ kế tốn. Do đó tổ chức vận dụng chứng từ kế tốn là khâu đầu tiên quan trọng của tổ chức cơng tác kế tốn. - Các loại chứng từ : theo qui định về ban hành chế độ chứng từ kế tốn của bộ tài chính đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bao gồm: • Chứng từ kế tốn về lao động, tiền lương: để theo dõi, xác nhận số ngày làm việc thực tế, số giờ làm thêm hay tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ cơng nhân viên tại đơn vị thì BTC ban hành các chứng từ như sau: bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương, phiếu nghỉ việc hưởng BHXH, bảng thanh tốn BHXH, bảng thanh tốn tiền thưởng, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khốn, biên bản điều tra tai nạn lao động. • Chứng từ kế tốn về hàng tồn kho: để thận tiện cho việc theo dõi tình hình nhập xuất vật tư ,hàng hố cũng như xác định quy cách, phẩm chất của chúng thì các đơn vị phải sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo định mức, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hố, phiếuxuất kho hàng gửi bán đại lý. • Chứng từ kế tốn về bán hàng: trong các nghiệp vụ mua bán hàng hố thì việc theo dõi số lượng nhập và bán, đơn giá, chất lượng u cầu phải có các chứng từ như hố đơn GTGT, hố đơn bán hàng, hố đơn thu phí bảo hiểm, bảng kê thu mua hàng nơng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 5 sản, thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất, bảng thanh tốn hàng đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng. • Chứng từ kế tốn về tiền tệ:nhằm quản lý chặt chẽ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản thu, chi tiền tại đơn vị thì bộ tài chính ban hành các chứng từ sau gồm có phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thanh tốn tiền tạm ứng, biên lai thu tiền. Bảng kê vàng bạc đá q, bảng kiểm kê quỹ. • Chứng từ kế tốn về TSCĐ:đối với phần hành TSCĐ để có thể quản lý tình hình thay đổi ngun giá, giá trịhao mòn của TSCĐ cũng như quyền sử dụng và sở hữu chúng thì chúng ta có các chứng từ sau biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ. Khơng phải mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng tất cả các loại chứng từ nêu trên, mà các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện của đơn vị mình mà sửa đổi, bổ sung chứng từ để áp dụng cho phù hợp. Ngồi ra đối với các doanh nghiệp cổ phần hóa qui mơ nhỏ (khơng niêm yết cổ phần trên thị trường chứng khốn) thì tn thủ theo hệ thống chứng từ như trên đồng thời còn bổ sung thêm hai mẫu chứng từ đó là: bảng kê mua lại cổ phiếu và bảng kê bán cổ phiếu. +Với bảng kê mua lại cổ phiếu được các đơn vị dùng để phản ánh các giá trị cổ phiếu mà các cơng ty cổ phần này mua lại chính cổ phiếu do cơng ty mình phát hành. Cổ phiếu mua lại này có thể được tái phát hành ra thị trường, chia cổ tức cho cổ đơng hoặc huỷ bỏ. Bảng kê này được lập theo mẫu số 01-CK Ban hành theo quyết định 144/2001/QĐ- BTC ngày 21/12/2001 (đính kèm phụ lục1). +Doanh nghiệp sử dùng bảng kê bán cổ phiếu để phản ánh giá trị của các loại cổ phiếu được phát hành ra thị trường trong cả hai trường hợp là phát hành lần đầu và tái phát hành ra thị trường. Doanh nghiệp lập bảng kê bán cổ phiếu theo mẫu số 02- CK ban hành theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001( theo mẫu phụ lục 2). - Hệ thống chứng từ: hệ thống chứng từ kế tốn áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như doanh nghiệp cổ phần qui mơ nhỏ thì có hai hệ thống: • Hệ thống chứng từ kế tốn bắt buộc: đó là những chứng từ kế tốn được Nhà Nước qui định thống nhất trên tốn quốc về qui cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải áp dụng đúng theo các qui định trên. • Hệ thống chứng từ kế tốn hướng dẫn: đối với hệ thống này thì các chứng từ chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Đối với loại này thì Nhà Nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu chủ yếu và các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà vận dụng một cách thích hợp. Khi vận dụng doanh nghiệp có thể thêm, bớt hoặc thay đổi thiết kế cho thích hợp.  Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn: Hệ thống TK áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001thì hệ thống TK sử dụng tại các THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 6 doanh nghiệp này bao gồm 44 TK được phân thành 9 loại từ loại1 đến loại 9 và 8 TK ngồi bảng cân đối kế tốn. Đối với Các doanh nghiệp cổ phần hóa qui mơ nhỏ ngồi việc tn thủ theo hệ thống TK nói trên, hệ thống TK cho mơ hình này còn bao gồm một số TK đặc trưng chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp cổ phần hóa như: TK 419’cổ phiếu mua lại’, TK ngồi bảng như sau TK 010’cổ phiếu lưu hành’, TK 011’cổ tức, lợi nhuận phải trả’. Căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà Nước cùng với điều kiện của từng doanh nghiệp, kế tốn trướng sẽ lựa chọn, nghiên cứu, xây dựng danh mục các loại tài khoản mà doanh nghiệp cần sử dụng, đồng thời cũng nêu rõ phương pháp vận dụng các tài khoản này. Ngồi ra còn phải xây dựng danh mục và phương pháp ghi chép các TK cấp III, IV phục vụ cho quản trị. Chẳng hạn như để thuận tiện cho việc quản lý ngun vật liệu thì kế tốn mở TK cấp II cho TK 152 chi tiết như sau: TK 1521: Ngun vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh. TK 1522: Ngun vật liệu dùng cho XDCB. TK 1523: Ngun vật liệu đưa đi lắp đặt giao cho bên nhận thầu. Việc vận dụng hệ thống TK phải đảm bảo phản ánh đầy đủ cụ thể nội dung đối tượng hạch tốn của các hoạt động kinh tế.  Tổ chức vận dụng chế độ sổ sách kế tốn: - Sổ kế tốn và phân loại sổ kế tốn • Khái niệm sổ kế tốn Dựa vào u cầu của phương pháp đối ứng tài khoản và u cầu về thơng tin trong từng trường hợp cụ thể mà người ta xây dựng nên các tờ sổ theo mẫu nhất định, nhằm phản ánh các số liệu đã được ghi chép trên chứng từ, và những tờ sổ đó được gọi là sổ kế tốn. Sổ kế tốn chia làm hai loại: - Sổ kế tốn tổng hợp: là loại sổ ghi chép tổng hợp các số liệu về một đối tượng nào đó, bao gồm các sổ như sau: + Sổ ghi chép theo trình tự thời gian: là các sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời có kết hợp quan hệ đối ứng các TK của các nghiệp vụ đó như sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký. +Sổ ghi chép theo nội dung kinh tế như Sổ cái. +Sổ ghi chép kết hợp cả ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế như Nhật ký Sổ cái. - Sổ kế tốn chi tiết: dùng để theo dõi ghi chép các đối tượng kế tốn cần phải theo dõi chi tiết để thuận tiện cho việc quản lý. Số liệu ghi trên các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cung cấp thơng tin trong việc phục vụ cho cơng tác quản lý và hệ thống hố từng loại tài sản, cơng nợ cũng như nguồn vốn. Riêng đối với các doanh nghiệp cổ phần hố thì có bổ sung thêm 03 sổ kế tốn chi tiết sau: THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 7 - Sơ øchi tiết cổ phiếu mua lại: sổ này dùng tại các cơng ty cổ phần với mục đích để theo dõi và quản lý tồn bộ số cổ phiếu mua lại của cơng ty từ khi cơng ty bắt đầu mua lại cho đến khi tái phát hành thị trường hoặc là huỷ bỏ. Sổ này được lập theo quyết định số 144/2001-QĐ-BTC với mẫu số S26-SKT/DNN có đính kèm theo phụ lục 3. - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh: với sổ này cơng ty dùng trong việc theo dõi các khoản chênh lệch trong việc tái phát hành cổ phiếu, các khoản giảm trừ do việc huỷ bỏ cổ phiếu mua lại, các khoản chênh lệch giữa giá mua thực tế của cổ phiếu mua lại với giá trị của nó tại ngày trả cổ tức. Mẫu của sổ chi tiết này được lập theo mẫu số S27/SKT/DNN theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC đính kèm theo phụ lục 3. - Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu: dùng trong việc theo dõi chi tiết việc phát hành cổ phiếu tại Cơng Ty, mẫu sổ này áp dụng theo mẫu số S28-SKT/DNN. Các hình thức sổ kế tốn: hình thức sổ kế tốn là một hệ thống các loại sổ kế tốn, có kết cấu, nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một hệ thống trình tự nhất định để hệ thống hố số liệu trên cơ sở các chứng từ gốc và từ đó làm cơ sở để lập các báo cáo kế tốn. Hiện nay có 4 hình thức sổ kế tốn được áp dụng trong doanh nghiệp, đó là: Hình thức kế tốn Nhật ký Sổ cái, hình thức nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ và hình thức nhật ký chứng từ. Trong đó thường thấy hình thức nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ được áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp cổ phần hóa qui mơ nhỏ. Do đo khi xét đền hình thức sổ kế tốn tại các doanh nghiệp loại hình này thì chỉ đề cập về hai hình thức kế tốn này. - Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ tổng hợp là sổ Chứng Từ ghi sổ, việc ghi sổ kế tốn tổng hợp gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sơ Đăng ký Chứng Từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.  Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ như sau: Sổthẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 8 Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi định kỳ. : đối chiếu.  Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế tốn tiến hành phân loại để lập chứng từ-ghi sổ hoặc sau khi phân loại thì tiến hành vào bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập chứng từ- ghi sổ. Ngồi ra các chứng từ gốc liên quan tói đến các đối tượng cần hạch tốnd chi tiết thì kế tốn vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Sau khi đã lập chứng từ- ghi sổ kế tốn tiến hành ghi vào sổ đăng kí chứng từ-ghi sổ. Chứng từ- ghi sổ chỉ sau khiđã ghi vào sổ đăng kỳ chứng từ- ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở các sổ thẻ kế tốn chi tiết kế tốn tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời căn cứ vào Sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với một số TK liên quan trên bảng cân đối số phát sinh đồng thời đối chiếu số tổng cộng trên sổ đănng ký chứng từ-ghi sổ với số tổng cộng phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh. Sau đó từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính. • Hình thức kế tốn Nhật ký chung: Là hình thức phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian.  Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế tốn phản ánh vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt, đồng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch tốn chi tiết thì ghi vào sổ thẻ kế tốn chi tiết có liên quan. Định kỳ từ sổ nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt ghi vào các nghiệp vụ kinh tế vào Sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu phản ánh ở các Sổ cái kế tốn tiến hành lập bảng cân đối TK và căn cứ vào các sổ thẻ kế tốn chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối TK. Sau khi khớp số liệu giữa bảng cân đối TK với các bảng tổng hợp chi tiết kế tốn tiến hành lập các báo cáo tài chính.  Sơ đồ ln chuyển tổng hợp như sau: Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế tốn chi tiết THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 9 Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Mỗi một hình thức có những đặc điểm riêng, hệ thống sổ sách riêng, có ưu nhược điểm riêng, chẳng hạn như: Hình thức nhật ký chung thì sổ sách vận dụng đơn giản, dễ ghi chép, việc áp dụng máy vi tính để xử lý số liệu tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, trong hình thức này thì việc xảy ra vấn đề ghi trùng lắp là thường xun. Với hình thức chứng từ-ghi sổ thì mẫu sổ được xây dựng đơn giản, thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu và thuận tiện trong việc phân cơng lao động kế tốn. Và nó còn những mặt hạn chế là việc ghi trùng lắp các nghiệp vụ kinh tế. Với mỗi ưu nhược điểm của từng hình thức ghi sổ như vậy, kế tốn trưởng căn cứ vào điều kiện áp dụng của từng hình thức kế tốn trên cũng như xem xét điều kiện của doanh nghiệp mình để lựa chọn một hình thức thích hợp, đảm bảo phát huy được các ưu điểm và hạn chế các nhược điểm của hình thức mà doanh nghiệp lựa chọn.  Tổ chức lập báo cáo kế tốn: Báo cáo kế tốn chia làm hai loại: • Báo cáo tài chính: đối với các báo cáo này phục vụ cho các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp, và các báo cáo này mang tính chất bắt buộc, việc lập và hướng dẫn lập theo các qui định của Nhà Nước. Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC thì bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo đó là bảng cân đối kế tốn, kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tê,ngồi ra trong số báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế còn phải có: bảng cân đối TK và tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN. Ngồi ra, để phục vụ cho u cầu quản lý kinh tế tài chính, u cầu chỉ đạo, điều hành sản xuất, kinh doanh tại các đơn vị thì các đơn vị có thể lập thêm các báo cáo chi tiết khác. • Báo cáo quản trị: các báo cáo này thường phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp. Để xây dựng được các báo cáo này thì đòi hỏi kế tốn trưởng phải xây dựng các chỉ tiêu, phương pháp lập thích hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình và phù hợp với u cầu cung cấp thơng tin cho quản trị doanh nghiệp. Các báo cáo phải được lập một cách trung thực, khách quan, tồn diện kịp thời. b) Xét theo đối tượng hạch tốn: cơng tác kế tốn được chia thành các phần hành kế tốn , mỗi phần hành kế tốn gắn với 1 hoặc một số đối tượng nhất định như THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 10 doanh thu, chi phí . tổ chức cơng tác kế tốn theo từng đối tượng hạch tốn dựa vào các căn cứ như: đặc điểm của đối tượng hạch tốn, quy mơ tính chất phát sinh nghiệp vụ và u cầu quản lý đối tượng. Tổ chức cơng tác kế tốn xem xét theo 2 giác độ như trên có mối quan hệ với nhau chặt chẽ, trên cơ sở xác lập cácphần hành kế tốn, kế tốn các phần hánh căn cứ vào đặc điểm, u cầu quản lý, các chế độ kế tốn liên quan để tổ chức hạch tốn theo các giai đoạn hạch tốn ở mỗi phần hành cho thuận lợi. 3. Tổ chức bộ máy kế tốn : Tổ chức bộ máy kế tốn là xác định số lượng cũng như trình độ của nhân viên kế tốn để có cơ sở phân cơng bố trí cơng việc của từng người và xác định trách nhiệm, quyến hạn cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong bộ máy kế tốn. Để có thể tổ chức được bộ máy kế tốn phùhợp với đơn vị mình thìkt trưởng trước khi xây dựng nênbộ máy kế tốn cần phải dựa vào mơ hình tổ chức kế tốn đã xáclập để phân phối chức năng và khối lượng cơngtác kế tốn phùhợp vớicác cấp trong đơn vị. Trongđó cần phảiquiđịnh rỏ chức năng, nhiệm vụ của từng thànhviên, trong mỗi cấp kế tốn thường bao gồm các thành viên như: kế tốn trưởng- người trực tiếp điều hành cáchoạt động của đơn vị, kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ hạch tốn tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch tốn các bút tốn kết chuyển và lập báo cáo kế tốn. Các kế tốn viên chịu trách nhiệm hạch tốn các đối tượngđược giao phó. Mối liên hệ chỉ đạo giữa kế tốn trưởng với kế tốn thành viên thường được tổ chức theo một trong ba phương thức sau: - Phương thức trực tuyến: kế tốn trưởng trực tiếp điều hành các kế tốn viên mà khơng qua một khâu trung gian nào. - Phương thức trực tuyến tham mưu : là phương thức mà trong đó kế tốn truởng sử dụng các quan hệ tham mưu để chỉ đạo các vấn đề mang tính chun sâu và chỉ đạo trực tiếp đối với các vấn đề còn lại - Phương thức chức năng: trong đó bộ máy kế tốn được hình thành các tổ,các bộ phận thực hiện các cơng tác chun sâu nhất định và mối quan hệ chỉ đạo của kế tốn trưởng được thực hiện thơng qua tổ trương của các bộ phận đó 4. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất và phương tiện tính tốn phục vụ cơng tác kế tốn : cơng tác kế tốn được thực hiện tốt khơng chỉ nhờ vào trình độ của nhân viên kế tốn, mà nó cũng phụ thuộc rất nhiều vào trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho nó, với doanh nghiệp được trang bị đầy đủ mọi phương tiện tính tốn nhanh nhất, áp dụng cơng nghệ tiên tiến nhất thì việc nhận thơng tin cũng như việc xử lý thơng tin sẽ có hiệu qủa hơn so với đơn vịcó cơ sở vạt chất thiếu thốn, nghèo nàn. Tuy nhiên, khơng phải bất cứ một đơn vị nào với cơ sở vật chất, phương tiện tính tốn phục vụ cơng tác kế tốn được trang bị tốt đều có thể sử dụng có hiệu quả chúng. Mà tuỳ theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp mà trang bị cho phù hợp. Trước hết là doanh nghiệp đó phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa khả năng tài chính của doanh nghiệp, với doanh nghiệp có vốn nhỏ thì việc mua sắm q nhiều trang thiết bị hiện đại sẽ làm ứ đọng vốn THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... tác k tốn là hi u qu u tư c a doanh nghi p i v i các cty c ph n qui mơ nh thì ngu n v n ho t ng kinh doanh ch y u t ngu n v n vay c a các c ơng, do ó doanh nghi p th n tr ng hơn trong vi c s d ng chúng vào ho t ng kinh doanh, cho nên doanh nghi p chi trang b cácphương ti n ph c v cho cơng tác k tốn nh ng thi t b quan tr ng, c n thi t 12 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PH N HAI: TÌNH HÌNH T CH C CƠNG TÁC... cơng tác k tốn t i Cơng ty Xây L p Phát tri n Bưu i n 1 T ch c b máy k tốn: 15 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Khi ã b t u bư c vào ho t ng s n xu t kinh doanh thì bu c các doanh nghi p ph i có b máy k tốn t ch c h ch tốn và qu n lý i v i các ho t ng kinh t x y ra trong doanh nghi p nh m cung c p s li u m t cách k p th i cho các c p lãnh o, cho ban giám c trong vi c xây d ng các chi n lư c kinh doanh c a doanh. .. doanh nghi p, gây khó khăn cho doanh nghi p trong vi c kinh doanh, ti p ó doanh nghi p ph i d a vào u c u c a qu n lý v nhu c u thơng tin c n cung c p xem xét vi c l a ch n cơ s v t ch t Th ba là doanh nghi p ph i d a vào trình c a nhân viên k tốn, v i i ngũ nhân viên chưa có nhi u kinh nghiêm và trình thì vi c trang b q t t s gây nên tình tr ng lãng phí, ng th i khơng có hi u qu Căn c cu i cùng doanh. .. TÁC K TỐN T I CƠNG TY XÂY L P PHÁT TRI N BƯU I N TRONG I U KI N C PH N HĨA I i u ki n và m c tiêu c a vi c chuy n doanh nghi p Nhà nư c sang Cơng Ty c ph n(c ph n hóa ) 1 i u ki n c a c ph n hóa Vi c c ph n hố ơn v ph thu c c a các doanh nghi p ch ư c ti n hành khi: a) ơn v ph thu c c a doanh nghi p có i u ki n h ch tốn c l p b) Khơng gây khó khăn ho c nh hư ng x u n hi u qu s n xt kinh doanh c a doanh. .. còn l i c a doanh nghi p 2 M c tiêu c a vi c c ph n hóa: M c tiêu c a vi c chuy n doanh nghi p Nhà Nư c thành Cơng Ty c ph n bao g m: a) Góp ph n quan tr ng nâng cao hi u qu , s c c nh tranh c a doanh nghi p; t o ra lo i hình doanh nghi p có nhi u ch s h u, trong ó có ơng o ngư i lao ng; t o ng l c m nh m và cơ ch qu lý năng ng cho doanh nghi p s d ng có hi u qu v n, tài s n c a Nhà Nư c và doanh nghi... ánh t t c các chi phí trong kỳ và k t qu thu ư c t ho t ng s n xu t kinh doanh • T văn phòng và ph c v : ch u trách nhi m qu n lý văn phòng Trong ó i xe c a Cơng Ty có nhi m v là v n chuy n v t tư, máy móc, ph c v cho các tuy n cơng tác, ph c v cho ho t ng s n xu t kinh doanh • i cáp ngo i vi: v i nhi m v chính là thi cơng hồn thành các tuy n cáp( cáp ng m, cáp quang, c ng b trong khu v c thành ph... 480.396.817 653.815.580 26 THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ph n ánh tình hình th c hi n doanh thu, chi phí và k t qu thanh tốn v i ơn v c p trên v kinh doanh d ch v khác h ch tốn riêng, k tốn thanh tốn l p : BÁO CÁO T NG H P DOANH THU , CHI PHÍ Q IV năm 2003 Ch tiêu Doanh thu phát sinh T ng doanh thu Các kho n gi m tr Doanh thu ư chư ng Giá v n hàng bán Giá v n hàng hố, tph m Cl ch dt ư c hư ng- gv Dthu... m: cá nhân, các t ch c kinh t , t ch c xã h i trong và ngồi nư c u tư i m i cơng ngh , phát tri doanh nghi p c) Phát huy vai trò làm ch th c s c a ngư i lao ng, các c ơng; tăng cư ng s giám sát c a nhà u tư i v i ch doanh nghi p; b o m hài hòa l i ích c a Nhà Nư c, doanh nghi p , nhà u tư và ngư i lao ng 3 Quy n và nghĩa v c a doanh nghi p c ph n hóa : a) Doanh nghi p c ph n hố có trách nhi m s p x p... a c ơng sáng l p trong 3năm u k t ngày ư c c p gi y ch ng nh n ăng ký kinh doanh C phi u chuy n như ng có i u ki n: dùng cho c ph n ph thơng c a c ơng sáng l p trong 3năm u k t ngày ư c c p gi y ăng ký kinh doanh b) Nh ng v n i m i t i Cơng ty Xây L p Phát tri n Bưu i n khi chuy n sang c ph n hố • Thay i v ch c năng, nhi m vu, nghành ngh kinh doanh c a Cơng Ty Ngồi ch c năng kinh doanh mua bán các... trên ta th y ư c s n l c cũng như ph n â khơng ng ng c a cán b cơng nhân viên trong tồn Cơng Ty và trong tương lai khơng xa Cơng Ty s t ư c nhi u thành tích hơn n a và ngày càn kh ng nh ư c mình trên th trư ng II T ch c b máy qu n lý kinh doanh t i Cơng Ty : 1 Ngành ngh kinhdoanh c a Cơng Ty : Cơng Ty ho t ng s n xtú kinh doanh và ph v trên các lĩnh v c: 13 - THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Xây l p chun