III. Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn cho Cơng Ty
B ẢNG KÊ MUA LẠI CỔ PHIẾU Ngày 12 tháng 02 nă m
Số Tên, ký hiệu mã cổ
phiếu lượSống Mệnh giá Giá thtế mua ực Theo mệnh giá Số tiTheo giá tté mua ền 1
2 CCổổ phi phiếếu thu ưu ườđãi ng 1.500 500 100.000 100.000 98.640 99.000 150.000.000 50.000.000 147.960.000 49.500.000
Cộng 2.000 200.000.000 197.460.000
Tổng số tiền thực tế mua: một trăm chín mươi bảy triệu bốn trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn.
Từ bảng kê đĩ kế tốn phản ánh vào sổ chi tiết cổ phiếu mua lại như sau:
SỔ CHI TIẾT CỔ PHIẾU MUA LẠI Ngày Loại cphiếu TK Giá ttế
tái phát hành
Giá trị Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Slg Giá theo MG Giá mua ttế Slg MG ttế
Cổ phiếu thường Cổ phiếu ưu đãi 111 112 r 148.500.000 49.850.000 1.500 500 150.000.000 50.000.000 147.960.000 49.500.000
Cộng 198.350.000 2.000 200.000.000 197.460.000
Từ sổ chi tiết bán cổ phiếu và sổ chi tiết cổ phần mua lại kế tốn tiền hành ghi vào sổ
chi tiết nguồn vốn kinh doanh như sau:
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT NGUỒN VỐN KINH DOANH Ngày Diễn giải TK Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm
Vốn gĩp Tdư vốn Vốn # Vốn gĩp Thặngdư vốn Vốn khác Cổ phiếu phát hành Cổ phần mua lại 111 111 4.000.000.000 890.000 200.000.000 439.400.000 Cộng 4.000.000.000 890.000 200.000.000 439.400.000 5. Tổ chức cơng tác kế tốn cho phần hành TSCĐ a) Tổ chức chứng từ kế tốn: với hệ thống chứng từ kế tốn dùng cho phần hành TSCĐ thì theo em tuân theo các chứng từ đã cĩ trong qui định, bộ chứng từ sử dụng cho phần hành này đã hồn chỉnh.
b) Tổ chức vận dụng hệ thống TK và sổ sách kế tốn:trước đây Cơng Ty cũng đã phản ánh việc theo dõi TK TSCĐ vào TK 211, và nay vẫn giữ nguyên như vậy, chỉ cĩ thể chi tiết TK 211 này theo yêu cầu quản lý như sau: đối với TSCĐ dùng cho bộ
phận văn phịng được phản ánh vào TK 2111, TSCĐ dùng cho các đội được ghi vào TK 2112, đồng thời TSCĐ dùng cho đội xây dựng được mang mã thống kê 01,
đội cáp với mã thơnúg kê 02, đội xây lắp với mã thống kê 03, TSCĐ dùng cho các cửa hàng được ghi vào TK 2113. Ngồi ra việc phản ánh giá trị khấu hao của từng TSCĐ của từng bộ phận được phản ánh vào mỗi TK khác nhau. TK 2141dùng ghi giá trị khấu hao tại văn phịng, TK 2142 phản ánh giá trị hao mịn TSCĐ tại các đội, trong đĩ với mã thống kê 01được theo dõi cho đội xây dựng, mã thống kê 02 được theo dõi cho đội cáp, ma ỵ03dùng theo dõi TSCĐ cho đội xây lắp, TK 2143dùng để
phản ánh giá trị hao mịn TSCĐ tại các cửa hàng. Đối với bộ phận xây lắp khơng cần thiết phải tổ chức bộ máy thi cơng, nên máy thi cơng được thuê từ bên ngồi
được phản ánh tại TK 2112 cùng với mã thống kê 02a, trong trường tại đội này cĩ tổ chức cho thuê TSCĐ thì được phản ánh vào mã tkê 02b.
- Sổ sách kế tốn: ngồi việc phải mở các Sổ cái cho từng TK theo từng mã thống kê thì tại Cơng Ty cịn phải tổ chức sổ theo dõi chi tiết TSCĐ , ít nhất doanh nghiệp phải mở hai sổđĩ là sổ TSCĐ dùng chung cho tồn doanh nghiệp và sổ TSCĐ
dùng tại từng bộ phận. Sổ TSCĐ dùng chung cho tồn doanh nghiệp được mở căn cứ
vào cách thức phân loại tài sản theo đặc trưng kỹ thuật và cách xác định đối tượng ghi TSCĐ. chẳng hạn nhưđối với máy mĩc thiết bị thì tổ chức riệng cho nĩ một sổ theo
dõi, cịn đối với nhà xưởng, văn phịng thì tổ chưcï riêng cho nĩ một sổ. Sổ TSCĐ
theo dõi máy mĩc thiết bịđược xây dựng với các chỉ tiêu như:số thẻ, tên tài sản,nước sản xuất,cống suất,thời gian sản xuất, nguyên giá, mức khấu hao đăng ký, giá trị hao
mịn đến 31/12, giá trị cịn lại đến 31/12. Đối với sổ chi tiết theo dõi nhà cửa vật liến trúc thì được xây dựng với các chỉ tiêu như: số thẻ, tên tài sản,đơn vị xây dựng, loại nhà, thời gian xây dựng, nguyên giá, giá trị hao mịn, giá trị hao mịn và giá trị cịn lại
đến 31/12.
- Đối với sổ chi tiết theo dõi tại các đội,các cửa hàng, cũng như tại văn phịng thì kế tốn mở sổ chi tiết theo dõi như sau:
SỔ TÀI SẢN THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Năm 20 . . .
Tên đơn vị ( phịng , ban hoặc người sử dụng ) :. . .
Ghi tăng tài sản và cơng cụ lao động Ghi giảm tài sản và cơng cụ lao động Ghi chú Chứng từ Tên , nhãn hiệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Ngày . . .tháng . . năm20 . . .
Người ghi sổ Kế tốn trưởng
( Kyï , hoü tãn ) ( Kyï , hoü tãn )
Cịn lại trường hợp Cơng Ty sửa chữa TSCĐ thì chứng từ, sổ sách cũng như TK vận dụng đều được áp dụng theo qui định của bộ tài chính.
Khi Cơng Ty sang cổ phần hĩa tức là đã trở thành một đơn vị riêng lẻ, do đĩ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phịng Cơng Ty phải được hạch tốn riêng lẻ, trước kia tất cả các chi phí phát sinh trong tồn đơn vị đề được tập trungvào TK 627’chi phí sản xuất chung’, nay theo yêu cầu quản lý thì TK 627 chỉ dùng để theo dõicác khoản chi phí xảy ra tại các phân xưởng nhưđã trình bày, cịn các khoản chi phí phát sinh tại
đơn vị thì tổ chức ghi chép vào TK 642’chi phí quản lý doanh nghiệp ’, theo yêu cầu của quản ly ïthì TK 642 được chi tiết tương tự với các khoản mục chi phí giống như
TK 627 trước kia. Đồng thời mở sổ cái theo dõi TK 642 theo từng khoản mục chi phí, cuối kỳ tiến hành lập báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp nhắm theo dõi hiệu quả
hoạt động tại văn phịng Cơng Ty để cĩ phương pháp hoạt động trong các kỳ tới. Sau khi sang cổ phần hĩa thì các hoạt động sản xuất kinh doanh tại Cơng Ty được thể hiện tổng quát trên sơđồ như sau:
111,112,131... 152,153 621 154 155 632 911 511 111,112
mua VL xuất Vl K/c cpnvl tphẩm giá vốn TP k/c giá vốn 521, 531..
gtrừ dthu
627 k/c chi phí sx k/c dthu thuần
nvl dùng px K/c cpscx
111,112 419 411 421 421 411
các dịch vụ mua ngồi
334,338 622 mua lại cpiếu tái phành k/c lãi k/c lỗ phành
lương và các k/c cpnctt khoản trích 641 k/c chi phí bán hàng 642 kc CPQLDN
5. Lập phương án sắp xếp lao động cho bộ máy kế tốn: a. Phương án sắp xếp lại lao động do cơ cấu lại doanh nghiệp.
• Phân loại lao động trước khi sắp xếp lại: hiện nay tại Cơng Ty nhân viên kế tốn bao gồm 8 người đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Trong tổng số lao động cĩ tên trong bộ máy kế tốn thì cĩ 2 nhân viên kế tốn mới vừa mới tốt nghiệp ra trường vừa mới thực hiện ký kết hợp đồng, cịn 5 nhân viên cũ đã vào biên chế của Nhà Nước, chỉ cĩ một người chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động.
• Khi Cơng Ty cổ phần hĩa với mơ hình hoạt động qui mơ nhỏ, nguồn vốn kinh doanh chủ yếu từđi vay, do đĩ Cơng Ty phải biết sử dụng nhân cơng tiết kiệm và hiệu quả, với tình hình tài chính cũng như trình độ của nhân viên kế tốn, nhu cầu thơng tin cần cung cấp thì theo em chỉ nên giữ lại 5nhân viên cho phịng kế tốn, trong
đĩ mỗi một người cĩ thể đảm nhiệm nhiều chức năng nhưng vẫn bảo đảm hoạt động cơng tác kế tốn cĩ hiệu quả và vẫn giữđược tính trung thực cho các chứng từ kế tốn.
b. Danh sách lao động hiện cĩ:
Qua thời gian tìm hiểu tại Cơng Ty, em thấy cĩ một số phần hành kế tốn hoạt
động chống chéo với nhau, đồng thời qui mơ hoạt động của đơn vị nhỏ, trình độ của nhân viên kế tốn cao do đĩ khơng cần thiết phải tổ chức bộ máy kế tốn như trước nữa, mỗi một nhân viên kế tốn cĩ thểđảm nhiệm được 2 phần hành trở lên,do đĩ em
đã tổ chức lại bộ máy kế tốn cho Cơng Ty theo tính chất của các phần hành như sau: - với qui mơ nhỏ, cơng việc kế tốn hàng ngày khơng lớn lắm, kế tốn trưởng cĩ thể đảm nhiệm luơn chức vụ kiểm tra đối chiếu hàng ngày của kế tốn tổng hợp trước kia, cũng như kế tốn trưởng kiêm luơn việc theo dõi cơng nợ tại Cơng Ty. Và kế tốn vật tư vừa đảm nhiệm chức vụ nhập xuất vật tư, vừa đảm nhiệm cơng việc theo dõi các khoản thu chi tiền mặt tại đơn vị, bố trí kế tốn vật tư đảm nhiệm cả việc theo dõi tiền mặt sẽ tránh được tính trang ghi trùng nghiệp vụ khi mà xảy ra tình huống mua vật tư
bằng tiền mặt, vì hăng ngày sẽ tiền hành đối chiếu với kế tốn trưởng nên khĩ cĩ thể xảy ra gian lận, ngồi ra với việc phát hành cổ phiếu huy động vốn thì kế tốn tiền mặt cĩ thể đảm nhiệm luơn nhiệm vụ này, đồng thời tổ chức cho kế tốn vật tư kiêm luơn phần theo dõi thuế với Nhà Nước. Bố trí cho nhân viên kế tốn ngân hàng cĩ thể đảm nhiệm thêm chức vụ của kế tốn TSCĐ , kế tốn lao động và tiền lương. Nhân viên thủ kho cĩ thểđảm nhận luơn chức năng của thủ quỹ.
Dưới đây là mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn mà theo em khi Cơng Ty chuyển sang cổ phần hĩa bộ máy kế tốn này sẽ làm tốt cơng việc của mình, đồng thời giúp cho Cơng Ty tiết kiệm được một khoản chi phí lớn về nhân cơng.
• Sơ đồ bộ máy kế tốn mới:
tốn tKế tốn trổng hưởợp kiêm theo ng kiêm kế dõi cơng nợ
• Chức năng, nhiệm vụ của kế tốn các phần hành sau khi tổ chức lại bộ
máy kế tốn.
- Kế tốn trưởng kiêm kế tốn tổng hợp kiểm theo dõi cơng nợ: trực tiếp điều hành mọi cơng việc kế tốn tại Cơng Ty ngồi ra cịn phảitổng hợp số liệu ở các phần hành,
đồng thời theo dõi các khoản nợ tại Cơng Ty.
- Kế tốn XDCB:theo dõi giá thành của các cơng trình.
- Kế tốn vật tư kiêm kế tốn tiền mặt kiêm theo dõi thuế:theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, cơng cụ dụng cụ, định kỳ tiến hành kiểm tra và đánh giá vật tư. Đồng thời theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại Cơng Ty cũng như lập các khoản thuế thanh tốn với Nhà Nước.
- kế tốn ngân hàng kiêm kế tốn TSCĐ kiêm LĐ_TL: theo dõi tình hình tài chính của Cơng Ty tại các ngân hàng, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ cũng như việc thanh tốn tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên.
- thủ kho kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và tình hình xuất nhập tồn kho vật tư.
c. Danh sách lao động dơi dư.
Ngồi số lao động được sử dụng thì số lao động cịn lại sẽ được Cơng Ty cho nghỉ việc vì đã hết thời hạn ký kết hợp đồng.
4. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất và phương tiện tính tốn phục vụ cho cơng tác kế
tốn tại Cơng Ty khi sang cổ phần hĩa:khi Cơng Ty đã sang cổ phần hĩa thì hoạt
động kinh doanh của Cơng Ty địi hỏi phải đạt hiệu quả cao, trước kia khi cịn là một đơn vịđộc lập của Bưu Điện thì tài chính của Cơng Ty do Bưu Điện thành phố cấp, khi đã tự lực cánh sinh thì Cơng Ty khơng thể hoạt động lơ là như
trước kia nữa, một trong những phịng ban quan trọng cĩ thẻ giúp Cơng Ty cĩ
được, xử lý được thơng tin một cách nhanh nhất đĩ là phịng kế tốn, do đĩ Cơng Ty cần phải trang bị cho phhịng các phương tiện để phục vụ cho cơng tác kế
tốn tốt nhất. Tuy nhiên với tình hình tài chính khơng dồi dào cho lắm thì Cơng Ty chỉ cĩ thể trang bị các phương tiện phục vụ cho cơng tác kế tốn những thứ như
sau:
Để cĩ thể thu thập, xử lý được thơng tin chính xác, cĩ hiệu quả Cơng Ty phải trang bị cho mình một chương trình phần mềm xử lý thơng tin mới nhất, trang bị cho các nhân viên kế tốn mỗi người một máy tính với mật khẩu riêng của mình, nhằm bảo
đảm tình bảo mật trong việc lưu trữ chứng từ. Mua mới riêng cho phịng kế tốn một máy photocopy, và mỗi nhân viên một điện thoại riêng, đồng thời tránh để tình trạng các nhận viên sử dụng điện thoại vào mục đích riêng của mình thì qui định một mức khốn đối với tiền điện thoại cho từng máy.