quản trị thông tin tại trung tâm thông tin thư viện đại học y hà nội

Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh cách mạng CNTT diễn tác động sâu sắc,trực tiếp tới hoạt động kinh tế xã hội Quốc Gia, loài người phải đối mặt với thách thức to lớn lượng thông tin không ngừng tăng nhanh khả thu thập, lưu trữ xử lý người có hạn CNTT mà hạt nhân tin học viễn thông giúp người tháo gỡ khó khăn Từ thực tế trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà thân trường Đại học lớn, trường cấp gồm có: Trường,Viện, Trung Tâm thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin vấn đề Y-Dược nắm bắt trình phát triển cách kịp thời cách ứng dụng CNTT vào hoạt động lưu trũ quản lý Đồng thời thư viện có nhiệm vụ làm cầu nối vốn tài liệu với bạn đọc, vốn tài liệu lĩnh vực Y-Dược học Để hỗ trợ phục vụ nhiệm vụ ngành y tế ngành khác có liên quan.Vì lẽ việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức hoạt động hệ thống trung tâm thư viện Y học nhiệm vụ có ý nghĩa mặt khoa học lẫn thực tiễn Trong thời gian kiến tập, khảo sát tiếp cận với nghiệp vụ kỹ thuật công tác Thông tin – Tư liệu Quản trị thông tin Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó nắm bắt cách chi tiết đầy đủ công việc trung tâm Nhưng với giúp đỡ bảo nhiệt tình ban cán thư viện đặc biệt cô PHÍ THỊ LỆ HẰNG giúp đỡ em suốt trình kiến tập Em biết trình kiến tập tránh khỏi sai sót , khiếm khuyết mặt chuyên môn nghiệp vụ công việc Vậy em mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành tốt đợt kiến tập Em xin chân thành cảm ơn ! Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Chương 1: TỔNG QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển Thư viện trường Đại học Y Hà Nội thành lập vào năm 1903 lúc đầu có tên trường Cao Đẳng Đông Dương Phụ trách thư viện viên thư ký nha học Đông Dương Thư viện ĐHY Hà Nội Thư viện lớn, đời sớm Thư viện trường ĐH nước Trước đây, Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi Thư viện Y dược khoa Việt Nam.Nhiệm vụ Thư viện lúc : Thông qua sách, báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, chuyên gia cao cấp Y dược học cho Y tế Việt Nam cho nước Đông Dương nói chung.Địa điểm 13 Lê Thánh Tông Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam tách thành Thư viện ĐH Y khoa Thư viện ĐH Dược khoa Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện Trung Ương, viện thông tin thư viện Y học Trung Ương Bộ Y Tế quản lý đến năm 1978 thư viện Đại Học Y thức thành lập Năm 1980, thư viện ĐH Y HN chuyển Tôn Thất Tùng Từ thư viện Đai Học Y có điều kiện kết nối độc giả tài liệu thông qua cán thông tin , với trình hội nhập phát triển trường Đại học Y trường Đại Học khác ngày có nhiều mối quan hệ với quan nước số lượng tài liệu nâng lên nhanh đặc biệt từ sau thống đất nước chủ trương đổi nhà nước Năm 1986 số lượng tài liệu thông tin thu thập lưu trữ thư viện tăng lên nhiều không nhờ mối quan hệ với nước mà tài liệu nước phong phú Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thức Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch truyền thống thư viện Đại Học Y nối mạng quản lý liệu máy tính Qua tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan hệ với thư viện nước , tập thể cá nhân Anh, Pháp, Unessco…đó nguồn cung cấp tư liệu cho thư viện Với xu hội nhập , ngày thư viện Đại Học Y Hà Nội nhanh chóng tiếp cận thực chức phục vụ Vai Trò, Nhiệm Vụ Cơ Cấu Tổ chức 2.1 Vai Trò Với vai trò đơn vị Bộ Y tế công tác thông tin thư viện, chức đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả người làm y - dược Chức bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp gián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập xuất tư liệu công cụ, chủ đề y học, từ điển y dược kỷ yếu công trình nghành y tế.Trung tâm tuyên truyền, phổ biến ấn phẩm thông tin liên quan đến ngành y dược Tìm kiếm thông tin liệu, thông tin tư liệu Medline CD – Rom Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viên cao học sinhviên Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyên viên, chuyên gia cao cấp y học cho ngành y tế nước Ngoài chức trung tâm có đặc trưng ngành y tế có tính quốc tế cao, nên có chức đơn vị đầu mối quan hệ hợp tác Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế giới công tác thông tin thư viện 2.2 Nhiệm vụ Thư viện Đại học Y Hà Nội có nhiệm vụ sau: - Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp tài liệu liên quan trực tiếp gián tiếp tới lĩnh vực y dược học Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch - Nghiên cứu đề xuất ý kiến, phương án xây dựng củng cố, phát triển nhằm phục vụ tốt cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học cán giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh sinh viên trường - Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học thông tin trung tâm - Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo hoạt động thông tin tư liệu khoa học khác - Thực hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ phân loại, mô tả ấn phẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp bước thực tin học hoá, đại hoá hoạt động thông tin - Tổ chức phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán giảng dạy Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu máy tính tủ thư mục - Thực tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp vụ, ngoại ngữ tin học cho cán thư viện - Khai thác tìm kiếm Thông Tin - Phổ biến ấn phẩm Thông Tin chuyên nghành Y dược - Đáp ứng nhu cầu người dùng tin - Quản lý sử dụng hiệu tài sản giao - Tổ chức buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc tài liệu, giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức 2.3 Cơ Cấu Tổ Chức Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội đơn vị trực thuộc Bộ Y tế chịu đạo trực tiếp Bộ Y tế Do mà cấu tổ chức thư viện hình thành nguyên tắc đạo tập trung có hỗ trợ phòng ban nhằm đạt hiệu thông tin cao phục vụ cán sinh viên ngành Cơ cấu tổ chức trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội khái quát sau: Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Ban giám đốc Phòng biên mục Phòng mượn cán Phòng máy tính Phòng giáo trình Phòng đọc sinh viên Phòng đọc ngoại văn Trung tâm thư viện Đại học Y Hà nội hệ thống thông tin hoàn chỉnh bao gồm phân hệ nhỏ: ● Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm sở liệu (xây dựng mục lục, thư mục sở liệu điện tử), phân loại tài liệu làm từ khoá, tóm tắt ● Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách báo tạp chí, luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm tài liệu thư viện ● Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn sách, báo ngoại văn theo chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập cán bộ, học viên sinh viên năm cuối ● Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn sách, báo, tạp chí tiếng Việt tiếng Nước cho cán trường mượn nghiên cứu ● Phòng giáo trình: lưu trữ toàn sách giáo khoa cho sinh viên từ Y1 – Y6 mượn ● Phòng máy tính: hướng dẫn độc giả tìm kiếm thông tin mạng, đĩa CD, sở liệu máy tra Internet Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Trình độ cán : ● cán có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện ● cán có trình độ Đại học ● cán có trinh độ Trung cấp ● nhân viên phục vụ Nhìn chung nhân bố trí phù hợp theo trình độ chuyên môn khả cán phận khác Vì đối tượng người dùng tin Thư viện Đại Học Y Hà Nội giảng viên, học sinh, sinh viên Số lượng sinh viên nhiều khoảng 3000 sinh viên, 4000 sinh viên sau Đại Học Những đối tượng có trình độ cao, tìm kiếm thông tin mà sản sinh thông tin Cơ Sở Hạ Tầng Trang Thiết Bị, Lưu trữ 3.1 Cơ sở hạ tầng : Với tổng diện tích 1500 m² tòa nhà tầng, địa điểm rộng rãi, thoáng mát trường Đại học Y Hà Nội Các phòng ban trung tâm bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc lại tìm tin độc giả, địa điểm lý tưởng cho sinh viên học tập nghiên cứu Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo trình, phòng xử lý, phòng máy tính 3.2 Trang thiết Bị Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu) Ngoài trang thiết bị văn phòng, trung tâm thông tin Thư viện Đại học Y Hà Nội có: ● Sách: có 10874 ● Luận án: 8056 ● CSDL báo: 33583 Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch ● Báo – tạp chí: 674 ● Tạp chí điện tử: ● Sách giáo khoa: 26000 ● Từ điển: 1023 ● Sách ngoại văn: 8000 + Tạp chí nước ngoài: 500 đầu tạp chí + Tạp chí tiếng việt: 100 đầu tạp chí ● Một máy in Laser, máy in màu, máy quét ảnh màu Scanner, máy photo coppy ricoh Với trang thiết bị có chưa đầy đủ góp phần đáng kể vào việc cải tiến quy trình kỹ thuật làm việc nhằm nâng cao suất lao động hiệu công tác thông tin thư viện Như việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý thông tin thư viện khoa công nghệ trường đại học quốc gia biên soạn (Medli) 3.3 Lưu trữ bảo quản thông tin - Kho lưu trữ: Kho lưu trữ thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) kho đóng (kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm thành phần chủ yếu sách tạp chí, sách Y học chiếm khoảng 90% - Kho sách : Bao gồm toàn sách Y – Dược học ngành có liên quan như: sinh hóa, hóa học, sinh vật in tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp số sách tiếng Nga, tiếng Đức, số tài liệu tổ chức Y Tế giới (WHO), thư viện có 10874 sách Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch - Kho tạp chí : Thư viện gồm có tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga tiếng Việt, tạp chí nước chiếm phần lớn Báo, tạp chí có tổng số khoảng 674 đầu tạp chí.Ngoài sách tạp chí, thư viện lưu trữ khoảng 8056 báo cáo (luận án) sau đại học cán ngành Y – Dược học Việt Nam 3.4 Bảo quản tài liệu : - Xông mối mọt hóa chất chuyên dụng cho kho thư viện - Có hệ thống thông gió tốt - Đóng bìa cho sách cũ - Dán lại nhãn sách - Khuyến cáo với người sử dụng tài liệu, với hình thức hỏng tài liệu, tài liệu đền có hiệu công tác bảo quản sách, tài liệu phòng đọc, nhằm nâng cao ý thức tự giác độc giả Nhìn chung công tác bảo quản tài liệu kho Trung tâm tốt Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Chương II: CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI A QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Mặc dù thời gian kiến tập tuần từ ngày thầy cô thư viện Đại học Y Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi cho em bạn làm quen với công việc thư viện từ tài liệu đưa vào thư viện xử lý đưa phục vụ độc giả Em làm việc qua phòng: Phòng ngoại văn Phòng đọc phòng máy tính Phòng thư mục Phòng giáo trình Phòng thư mục Tại em cô , chị giới thiệu chức hoạt động nhiệm vụ phòng Em tham gia đăng ký ,biên mục , đánh số xếp tài liệu , tham gia công việc lưu nhập tài liệu dạng giấy , dạng đĩa ghi Đây phòng yêu cầu kiến thức chuyên ngành mà ngồi ghế nhà trường em học em làm số khâu trình xử lý tài liệu: - Phân loại tài liệu - Đăng ký tài liệu - Đăng ký vào sổ tổng quát ,cá biệt - Dán nhãn - Đóng dấu - Sắp xếp tài liệu Khoa thông tin học quản trị thông tin Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Phòng máy tính : Phòng có nhiệm vụ tổ chức máy tra cứu cung cấp tài liệu điện tử cho người dùng tin Chúng em có thêm nhiều kiến thức bổ ích khai thác cở sở liệu nguồn tin Internet Đây kiến thức vô quan trọng trình tự động hóa thư viện Chúng em tim hiểu dịch vụ theo dõi việc tìm tin theo yêu cầu cán Tai chúng em tham gia biên mục tài liệu : - Phân loại tài liệu - Nhập máy tài liệu - Định từ khóa - Làm tóm tắt Phòng giáo trình : Đây phòng tổ chức lưu trữ , xếp tài liệu , giáo trình cho sinh viên khoa mượn Hiện thư viện trình cập nhật giáo trình lên thư viện điện tử, đến cập nhật 198 tài liệu Phòng ngoại văn : Đây phòng dành cho học viên sau Đại học nghiên cứu sinh viên năm cuối làm Khóa luận tốt nghiệp.Tổ chức xếp tài liệu ngoại văn cho đọc chỗ theo hình thức kho mở Kho tài liệu phòng gồm tài liệu tiếng anh , tiếng pháp ,được xếp theo số đăng ký cá biệt theo hình thức tài liệu Phòng đọc Chức ,nhiệm vụ: phục vụ đọc chỗ cho bạn đọc ,phục vụ yêu cầu photo,tim tim bạn đọc Kho tài liệu phòng đọc phân loại theo số đăng ký cá biệt hình thức tài liệu Các tài liệu phân chia theo ký hiệu: Khoa thông tin học quản trị thông tin 10 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch ● Luận văn, luận án:ĐL; gồm 7817 tài liệu ● Sách tham khảo tiếng việt gồm: ĐVA : 3109 ĐVB: 892 ĐVC: 4050 - Tài liệu tham khảo tiếng anh pháp: ĐLA: 634 tài liệu ĐLB: 892 tài liệu ĐLC: 552 tài liệu ● Báo tiếng việt: BV :29005 tài liệu ● Ngoài từ điển, cẩm nang tra cứu chuyên nghành Trong thời gian làm việc phòng chúng em học hỏi làm nhiều công việc nghiệp vụ cụ thể số công việc sau: ● Nghe giới thiệu công việc phòng ● Tham gia làm thẻ cho độc giả ● Tìm hiểu kho sách phục vụ độc giả ● Tham gia xếp sách ,sắp xếp lại kho ● Phục vụ độc giả đến phòng đọc B HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ Bao gồm công đoạn sau: ● Bổ sung thông tin ● Xử lý thông tin ● Lưu trữ bảo quản thông tin ● Cung cấp bảo quản thông tin Dây chuyền thông tin – tư liệu trung tâm tổ chức theo dây chuyền ngành Y – Dược học Với chức bổ sung toàn xuất phẩm tiếng Việt Khoa thông tin học quản trị thông tin 11 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu Trung tâm : Bổ sung Xử lý tài liệu Kho Phục vụ bạn đọc a Trường Đại Học Y Hà Nội với đầu tư đơn vị.( bổ sung ) Chỉ năm gần đây, Trung tâm nhận tài trợ kinh phí Bộ Y Tế cấp nhận khoản đáng kể từ tổ chức quốc tế, công ty chế tạo thiết bị Y – Dược với nguồn kinh phí từ 200 triệu đến 500 triệu năm Với nguồn kinh phí tài liệu bổ sung cho trung tâm hầu hết tài liệu tiếng việt, sách giáo trinh, sách bổ sung hàng năm Còn sách ngoại văn bổ sung Số lại tài trợ b Xử lý tài liệu Khâu xử lý trung tâm xử lý hình thức nội dung: ● Xử lý hình thức:phân theo kích cỡ khổ sách Các tài liệu đánh số từ nhỏ đến lớn đặt vào khung phân loại như: tài liệu sách tiếng Việt mang kí hiệu ĐVA sách cỡ nhỏ, ĐVB sách cỡ vừa, ĐVC sách cỡ lớn Tài liệu sách Latinh kí hiệu ĐLA, ĐLB, ĐLC Luận văn kí hiệu ĐL, từ điển ĐTC, tạp chí kí hiệu BV1, BV3, BV16 ● Xử lý nội dung: Ngay sau tài liệu nhập xử lý phân theo khung phân loại loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược Xử lý sách, tạp chí định từ khóa cán chuyên môn Khi tài liệu xử lý xong lưu trữ bảo quản kho theo trật tự xếp định để thuận tiện cho việc tìm kiếm phổ biến thông tin cho người dùng Khoa thông tin học quản trị thông tin 12 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch C ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ THÔNG TIN THƯ VIÊN Hình thức phục vụ truyền thống: Công tác phục vụ Thông tin – Thư viện chủ yếu hình thức phục vụ chỗ phục vụ có chọn lọc Người dùng tin tìm tin thông qua hộp phiếu mục lục chữ mục lục phân loại thư viện Y học Quốc gia NLM (National Librari Medicine) Sau viết nhan đề viết kí hiệu tài liệu cần tìm phiếu yêu cầu, thủ thư đưa tài liệu cần tìm người dùng tin sử dụng chỗ photo cần phải thông qua dịch vụ photo thư viện với giá dịch vụ 300 đồng cho trang Nếu bạn đọc cán bộ, sinh viên trường phải trả 2000 đồng buổi Hiện thư viện quản lý 6000 thẻ sinh viên 1000 cán bộ, khoảng 2000 sinh viên 3000 học viên cao học Hàng năm lượt bạn đọc đến thư viện đông, đó: a Phòng đọc phục vụ khoảng 40.000 lượt đọc năm b Phòng giáo trình phục vụ từ 7000 đến 8000 lượt bạn đọc học kì c Phòng ngoại văn (phục vụ bạn đọc chuyên nghành) từ 1600 đến 1800 bạn đọc năm Cán làm việc phòng yêu cầu phải biết tiếng Anh, tin học Tuy nhiên theo cách xếp có hạn chế như: giá sách xếp phức tạp, người cán phải có chuyên môn Theo dự định thư viện nên tiến hành toàn kho mở để giúp cho: độc giả tìm sách dễ dàng theo ngành mình, cách xép theo kho mở tốn diện tích d Phòng mượn cán bộ, sau đại học: toàn sách cũ sau năm gần toàn ngoại ngữ e Toàn xếp theo khổ, theo đăng ký cá biệt, ngôn ngữ báo cáo xếp theo chủ đề Phòng nhằm phục vụ cán cao học, học sinh đọc chỗ photo tài liêu Khoa thông tin học quản trị thông tin 13 Báo cáo thực tập kỳ f Nguyễn Văn Thạch Phòng máy: phục vụ độc giả tra cứu tài liệu sách báo, từ điển, luận văn…Thư mục sách thư viện tài liệu Internet Số độc giả đăng ký làm thẻ thư viện 1000 cán bộ, gần 2000 sinh viên 3000 cao học Hình thức phục vụ đại Thực nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ thông tin Y – Dược mạng tin học Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học Y tiến hành khảo sát nghiên cứu , xây dựng CSDL nội dung thông tin mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động thư viện cho phép nhập thông tin vào CSDL máy Người dùng tin tìm trường theo từ khóa làm (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, số phân loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, NOT Các thành tố chủ yếu mạng thông tin Y dược bao gồm: ● Giới thiệu trung tâm hoạt động trung tâm ● Danh mục quan y tế Trung ương địa phương, sơ đồ tổ chức ngành y tế, danh mục trang web y tế, y học Việt Nam giới + Cơ sở liệu y dược Việt Nam bao gồm: sách, báo y dược, luận án công trình nghiên cứu y dược Các danh mục tra cứu qua phần mềm Medline cập nhật thường xuyên + Tài liệu nước - Tạp chí Y – Dược mạng: tạp chí thông tin Y – Dược, tạp chí Y học thưc hành, Dược học, Y học Việt Nam - Dịch vụ tra cứu hỗ trợ: từ điển Y – Dược, phân loại bệnh tật quốc tế chủ đề Y học Medline… - Hỏi đáp thường xuyên - Cấu trúc mạng Y – Dược chia làm giai cấp: + Giai đoạn 1: Tổ chức mạng cục trung tâm ( mạng LAN) Khoa thông tin học quản trị thông tin 14 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch + Giai đoạn 2: Hòa nhập với mạng Y tế trở thành phận mạng Internet, mạng Y tế kết nối với mạng khác toàn ngành thông qua giao thức Internet kết nối mạng viễn thông khác Để đảm bảo đáp ứng cách nhanh chóng, xác yêu cầu người dùng tin thư viện trọng đến việc tin học hóa hoạt động tra cứu tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống Phần mềm quốc gia Medlib trung tâm thông tin tư liệu khoa học công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001 Phần mềm dùng để tìm tin đại ưu việt hẳn phương pháp tra cứu truyền thống Đây phần mềm dùng công tác thư viện, nhiên sách thư viện khác việc phải làm đàu tiên xây dựng CSDL riêng phần mềm Hiện thư viện làm công tác Trong thời gian thực tập quan, em tiếp xúc với công việc này, quan sát nhìn nhận em thấy CSDL máy bao gồm: ● Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu ● Bài trích báo: 33583 ● Báo tạp chí ( báo tiếng Anh tiếng Pháp): 674 tài liệu ● Luận văn (các luận văn, luận án): 8056 tài liệu ● Giáo trình (sách y dược học): 198 tài liệu Ilib 4.0 phần mềm cho phép ta tra cứu tên trích tạp chí, sách báo nhập máy đưa lên mạng Với khoảng 10000 biểu ghi CSDL sách 18000 biểu ghi CSDL y trích Giúp cho NDT nhanh chóng tìm kiếm hầu hết tên đầu sách biểu ghi cho ta tìm thấy liệu mà ta cần Việc ứng dụng phần mềm Medlip công tác xử lý, phục vu thông tin giúp cho việc quản lý lưu trữ dễ dàng, việc tìm tra cứu tin nhanh chóng thuận tiện, đạt hiệu cao Khoa thông tin học quản trị thông tin 15 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Trình tự tìm tin tiến hành sau: NDT đưa yêu cầu tin, sau cán tìm tin vào yêu cầu tìm để tiến hành tìm tin máy Nếu NDT có yêu cầu cán tìm tin in tài liệu cho NDT Từ ngày 12/6/2001 Thư viện hoàn thành việc nối mạng Internet cho toàn mạng máy tính Thư viện Ngoài Thư viện trang bị băng hình, tài liệu y học thực hành Hàng tháng tổ chức chiếu cho sinh viên cán ngành y tế học tập Thông tin đầu vào dịch vụ đầu Thư viện Trong hoạt động người hướng tới việc tạo sản phẩm cần thiết cho đời sống phát triển xã hội Bản thân hoạt động kết tinh thành sản phẩm phục vụ cho người Xét theo quan điểm vậy, trình tổ chức Thư viện trường Đại học Y Hà Nội tuân theo quy tắc 3.1 Thông tin đầu vào Thông tin đầu vào Đại học Y Hà Nội thu nhập từ tuyến bệnh viện, tin tức từ Đại hội, hội nghị, hội thảo chuyên ngành, thông tin tìm kiếm mạng Internet hay đĩa CD Việc xử lý thông tin phòng nghiệp vụ tự chọn, dịch thuật thông tin mạng hay đĩa CD, thông tin từ cộng tác viên sau xem xét đánh giá, chọn lọc, đưa phục vụ người dùng tin Thông qua ban thư ký biên tập, thông tin biên tập sau chế Bước thông tin tổng biên tập xét duyệt Sau in giấy nhà in FAFIM (công ty nhiếp ảnh điện ảnh phim) 3.2 Dịch vụ đầu Danh mục số tạp chí y dược truy nhập trực tiếp mạng Internet Mục lục số tạp chí cập nhật hành tuần Khoa thông tin học quản trị thông tin 16 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Các báo toàn văn lấy từ số tạp chí y học theo yêu cầu người dùng tin Tóm tắt tạp chí y dược tiếng Anh Các dịch vụ truy cập miễn phí, người dùng tin phải trả tiền muốn chụp CD Medline: thư mục báo cáo đăng tải bao gồm 3400 tap chí y dược sinh học Các dịch vụ thông tin thư viện bao gồm sở liệu y dược máy tính, tổ chức kho thư viện y dược, xây dựng hệ thống phân loại tư liệu, tra cứu tư liệu theo chủ đề y học, khai thác tìm kiếm thông tin mạng Internet, tìm tin đĩa CD Giao Lưu đối ngoại : ● Tham gia liên hiệp Thư viện trường Đại Học khu vực phía Bắc ● Phối hợp với Viện Công Nghệ thông tin – Thư viện Y học TW, tổ chức đào tạo, trao đổi chuyên môn Thư viện chia sẻ nguồn lực thông tin ● Quan hệ Quỹ hỗ trợ Châu Á Khoa thông tin học quản trị thông tin 17 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch Chương III: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ Thời gian thực tế trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội đem lại cho em nhiều điều bổ ích, giúp em hình dung cấu tổ chức nghiệp vụ kỹ thuật công tác thông tin tư liệu quản trị thông tin Với việc vận dụng kiến thức học, em làm quen với khâu nghiệp vụ từ bổ sung xử lý kỹ thuật, đến công tác phục vụ độc giả, truy cập Internet Từ em xin đưa số nhận xét trung tâm sau: Ưu điểm nhược điểm 1.1 Ưu điểm - Trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội trng trung tâm thông tin y dược hàng đầu nước ta Trung tâm có hệ thống sở hạ tầng tốt, thuận tiện cho việc nghiên cứu học tập Với mạng máy tính nối mạng LAN hầu hết tất máy tính trung tâm nối mạng Internet, loạt sở liệu y dược, CD – Mediline Và phần mềm sở liệu - Với cấu tổ chức thư viện hợp lý, đội ngũ có lực yêu nghề đáp ứng yêu cầu sinh viên giảng viên học tập, nghiên cứu - Cùng với thời gian, Thư viện Đại học Y Hà Nội không ngừng củng cố đại hóa sơ vật chất trình độ cán để đáp ứng kịp thời yêu cầu phong phú ngày cao sinh viên, giảng viên trường - Thư viện có hệ thống máy tính hoàn chỉnh (cả chất lượng số lượng) - Công tác phục vụ thông tin nhanh, kịp thời xác, với thái độ phục vụ nhiệt tình người dùng tin cán thư viện - Đối tượng người dùng tin trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội có trình độ tương đối cao Bên cạnh ưu điểm nêu trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội cần có số nhược điểm cần khắc phục Khoa thông tin học quản trị thông tin 18 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch 1.2 Nhược điểm - Số sở liệu CD rom chưa phong phú, có sở liệu Medline, tương lai có Popline - Xu hội nhập, quốc tế hóa thông tin trung tâm thách thức lớn - Từ mặt mạnh vấn đề bất cập tồn trung tâm cần phát huy mức tối đa có thể, đồng thời có biện pháp khắc phục để trung tâm ngày hoàn thiện phát triển Một số kiến nghị Hiện sống xã hội mà thông tin đóng vai trò quan trọng lĩnh vực hoạt động xã hội Đặc biệt vấn đề thông tin công tác bảo vệ sức khỏe người thông tin y tế phải xác Do để đáp ứng kịp thời xác thông tin cho ngành y tế trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học Y Hà Nội cần phải đầu tư cách có hiệu đầy đủ Việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS tương đối thích hợp, nhiên sở liệu quản lý sở liệu như, sách, báo, tạp chí mà hạn chế việc tính toán Vì trung tâm cần bổ sung thêm số phần mềm quản lý khác Bổ sung thêm sở liệu CD – ROM là: sở liệu CD – ROM Pascal y dược INIST (viện khoa học kỹ thuật Pháp), hình thành dịch vụ tra cứu mạng VISTA sở liệu CD – ROM Trung tâm cần chủ động mở lớp đào tạo người dùng tin để trường hợp học tự giải quyết, đào tạo người dùng tin để họ tự khai thác mạng Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc sở xây dựng thư viện đại (thư viện điện tử), ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin đại đa dạng hóa dịch vụ thông tin Cần dùng bảng phân loại chuẩn cho ngành Y Thư viện nên tiêu chuẩn hóa từ khóa cho tư liệu để tiện cho công tác tìm kiếm xử lý số liệu Khoa thông tin học quản trị thông tin 19 Báo cáo thực tập kỳ Khoa thông tin học quản trị thông tin Nguyễn Văn Thạch 20 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch KẾT LUẬN Hiện sống xã hội phát triển khoa học công nghệ thông tin thông tin vấn đề đặt lên hàng đầu kéo theo phát triển ngành khác Cùng với việc nghiên cứu tài liệu thư viện truyền thống ngày bạn đọc tìm đọc thông tin cần thiết cách truy nhập vào thư viện điện tử cách nhanh chóng tiện lợi Mỗi quốc gia giới nói chung Việt Nam nói riêng vấn đề Y tế ngành quan trọng ,đối với ngành Y tế việc cung cấp thông tin tài liệu cách kịp thời xác vấn đề then chốt góp phần tích cực vào việc đào tạo đầu tư đại hóa khâu cung cấp xử lý thông tin trung tâm Với mạng máy tính nối mạng LAN hầu hết tất máy tính trung tâm nối mạng internet với hệ thống cán chuyên môn nghiệp vụ trình độ tin học góp phần thúc đẩy công tác phục vụ thông tin trung tâm bước tiến tới bắt kịp thời đại Được quan tâm lãnh đạo Bộ, thư viện bước tin học hóa ,cùng với phấn đấu không ngừng toàn thể cán trung tâm vượt qua khó khăn tài ,cơ sở hạ tầng ,đội ngũ cán … nêu Song song với ưu điểm trung tâm có bất cập cần phải giải kịp thời : Công tác thông tin thư viện chưa đầu tư thích đáng cụ thể việc bổ sung hàng năm thư viện đầu tư sách Y-Dược sách đắt có nhiều loại tài liệu không bổ sung.Cơ sở vật chất hạ tầng kỹ thuật hạn chế Khoa thông tin học quản trị thông tin 21 Báo cáo thực tập kỳ Nguyễn Văn Thạch MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 Chương 1: TỔNG QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển 2 Vai Trò, Nhiệm Vụ Cơ Cấu Tổ chức 2.1 Vai Trò 2.2 Nhiệm vụ .3 2.3 Cơ Cấu Tổ Chức Trình độ cán : Cơ Sở Hạ Tầng Trang Thiết Bị, Lưu trữ 3.1 Cơ sở hạ tầng : 3.2 Trang thiết Bị Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu) 3.3 Lưu trữ bảo quản thông tin .7 3.4 Bảo quản tài liệu : Chương II: CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI A QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Phòng thư mục Phòng máy tính : .10 Phòng giáo trình : 10 Phòng ngoại văn : 10 Phòng đọc 10 B HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ .11 C ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ THÔNG TIN THƯ VIÊN 13 Hình thức phục vụ truyền thống: 13 Hình thức phục vụ đại 14 Thông tin đầu vào dịch vụ đầu Thư viện 16 3.1 Thông tin đầu vào 16 3.2 Dịch vụ đầu 16 Giao Lưu đối ngoại : 17 Chương III: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ 18 Ưu điểm nhược điểm 18 1.1 Ưu điểm .18 1.2 Nhược điểm 19 Một số kiến nghị 19 KẾT LUẬN 21 Khoa thông tin học quản trị thông tin [...]... ● Bổ sung thông tin ● Xử lý thông tin ● Lưu trữ và bảo quản thông tin ● Cung cấp và bảo quản thông tin D y chuyền thông tin – tư liệu của trung tâm được tổ chức theo d y chuyền ngành Y – Dược học Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất bản phẩm bằng tiếng Việt Khoa thông tin học và quản trị thông tin 11 Báo cáo thực tập giữa kỳ Nguyễn Văn Thạch Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm : Bổ sung... Thư viện các trường Đại Học khu vực phía Bắc ● Phối hợp với Viện Công Nghệ thông tin – Thư viện Y học TW, tổ chức đào tạo, trao đổi chuyên môn Thư viện và chia sẻ nguồn lực thông tin ● Quan hệ Quỹ hỗ trợ Châu Á Khoa thông tin học và quản trị thông tin 17 Báo cáo thực tập giữa kỳ Nguyễn Văn Thạch Chương III: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ Thời gian thực tế tại trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội đã đem lại cho... kết tinh thành những sản phẩm phục vụ cho con người Xét theo quan điểm như v y, quá trình tổ chức của Thư viện trường Đại học Y Hà Nội cũng tuân theo các quy tắc đó 3.1 Thông tin đầu vào Thông tin đầu vào của Đại học Y Hà Nội được thu nhập từ các tuyến bệnh viện, tin tức từ các Đại hội, hội nghị, hội thảo chuyên ngành, các thông tin được tìm kiếm trên mạng Internet hay đĩa CD Việc xử lý thông tin được... nhiệm vụ x y dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin Y – Dược trên mạng tin học của Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học Y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu , x y dựng các CSDL và nội dung thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhập thông tin vào CSDL trên m y Người dùng tin có thể tìm mọi trường... vụ nhiệt tình người dùng tin của cán bộ thư viện - Đối tượng người dùng tin của trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội có trình độ tương đối cao Bên cạnh những ưu điểm nêu trên trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội cần có một số nhược điểm cần khắc phục Khoa thông tin học và quản trị thông tin 18 Báo cáo thực tập giữa kỳ Nguyễn Văn Thạch 1.2 Nhược điểm - Số cơ sở dữ liệu trên CD rom chưa phong phú,... công tác thông tin tư liệu và quản trị thông tin Với việc vận dụng những kiến thức đã học, em đã được làm quen với các khâu nghiệp vụ từ bổ sung xử lý kỹ thuật, đến công tác phục vụ độc giả, truy cập Internet Từ đó em xin đưa ra một số nhận xét về trung tâm như sau: 1 Ưu điểm và nhược điểm 1.1 Ưu điểm - Trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một trng những trung tâm thông tin về y dược hàng đầu... hội Đặc biệt là vấn đề thông tin trong công tác bảo vệ sức khỏe con người thì thông tin y tế luôn phải chính xác Do đó để đáp ứng kịp thời chính xác những thông tin cho ngành y tế thì trung tâm thông tin Thư viện trường Đại học Y Hà Nội cần phải đầu tư một cách có hiệu quả và đ y đủ hơn nữa Việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS là tương đối thích hợp, tuy nhiên cơ sở dữ liệu n y chỉ quản lý cơ sở dữ liệu như,... lý, phục vu thông tin đã giúp cho việc quản lý và lưu trữ được dễ dàng, cũng như việc tìm và tra cứu tin được nhanh chóng thuận tiện, đạt hiệu quả cao Khoa thông tin học và quản trị thông tin 15 Báo cáo thực tập giữa kỳ Nguyễn Văn Thạch Trình tự tìm tin được tiến hành như sau: NDT đưa ra y u cầu tin, sau đó cán bộ tìm tin sẽ căn cứ vào y u cầu tìm để tiến hành tìm tin trên m y Nếu NDT có y u cầu thì... dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tra cứu và tìm tin thông qua hệ thống m y tính có cài đặt phần mềm thống nhất Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001 Phần mềm n y dùng để tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống Đ y là phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do... dùng tin để họ có thể tự khai thác được mạng Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc trên cơ sở x y dựng một thư viện hiện đại (thư viện điện tử), ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin hiện đại và đa dạng hóa các dịch vụ thông tin Cần dùng bảng phân loại chuẩn cho ngành Y Thư viện nên tiêu chuẩn hóa từ khóa cho tư liệu để tiện cho công tác tìm kiếm và xử lý số liệu Khoa thông tin học và quản trị thông ... ĐH Y dược khoa Việt Nam tách thành Thư viện ĐH Y khoa Thư viện ĐH Dược khoa Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện Trung Ương, viện thông tin thư viện Y học Trung Ương Bộ Y Tế quản. .. tình người dùng tin cán thư viện - Đối tượng người dùng tin trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội có trình độ tương đối cao Bên cạnh ưu điểm nêu trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội cần có số... thư viện viên thư ký nha học Đông Dương Thư viện ĐHY Hà Nội Thư viện lớn, đời sớm Thư viện trường ĐH nước Trước đ y, Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi Thư viện Y dược khoa Việt Nam.Nhiệm vụ Thư