Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân làmột trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, TrungTâm thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn
Trang 1KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN
BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KỲ
Cơ quan kiến tập : Thư Viện Trường Đại Học Y Hà Nội Giáo viên hướng dẫn : Cô PHÍ THỊ LỆ HẰNG
Khoa : Thông Tin Học và Quản Trị Thông Tin
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Trong bối cảnh cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâusắc, trực tiếp tới mọi hoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, loài ngườiđang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin khôngngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì cóhạn CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡnhững khó khăn này
Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân làmột trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, TrungTâm thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắtquá trình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạtđộng lưu trũ và quản lý Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữavốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học Để hỗtrợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liênquan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạtđộng của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặtkhoa học lẫn thực tiễn
Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ
kỹ thuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâmThông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó có thể nắm bắt được mộtcách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảo
nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô PHÍ THỊ LỆ HẰNG đã giúp
đỡ em trong suốt quá trình kiến tập Em biết trong quá trình kiến tập không
Trang 3thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng nhưnghiệp vụ công việc Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành tốtđợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Trang 4PHẦN I THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúcđầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương Phụ trách thư viện là một viênthư ký nha học chính Đông Dương Thư viện ĐHY Hà Nội là một trongnhững Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong
cả nước
Trước đây , Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dượckhoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách,báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược học
Trang 5cho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểmtại 13 Lê Thánh Tông.
Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam được tách ra thành Thư viện ĐH Y khoa và Thư viện ĐH Dược khoa
Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện TrungƯơng, nay là viện thông tin thư viện Y học Trung Ương do Bộ Y Tế quản lý
và đến năm 1978 thư viện Đại Học Y mới chính thức thành lập
Năm 1980, thư viện ĐH Y HN mới được chuyển về Tôn Thất Tùng Từ
đó thư viện Đai Học Y có điều kiện hơn kết nối giữa độc giả và tài liệu thôngqua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trườngĐại học Y cũng như trường Đại Học khác ngày càng có nhiều mối quan hệvới cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanhđặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhànước Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư việntăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trongnước đã phong phú Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thứctruyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệubằng máy tính
Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan
hệ với các thư viện trong và ngoài nước , các tập thể cá nhân như Anh, Pháp,Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện
Với xu thế hội nhập , ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanhchóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình
Trang 62 VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.
2.1 Vai trò.
Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vìthế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả lànhững người làm y - dược
Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặcgián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập vàxuất bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược kỷ yếu công trìnhnghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liênquan đến ngành y dược
Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD –Rom
Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viêncao học và sinhviên Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyênviên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước
Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế cótính quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợptác của Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thưviện
2.2 Nhiệm vụ
Thư viện Đại học Y Hà Nội có những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp các tài liệu liênquan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực y dược học
Trang 7- Nghiên cứu và đề xuất ý kiến, phương án xây dựng và củng cố, pháttriển nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học củacán bộ giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học thông tin của trung tâm
- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo mới và các hoạt độngthông tin tư liệu khoa học khác
- Thực hiện các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ như phân loại, mô tả ấnphẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp từng bướcthực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin
- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảngdạy Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặctrong tủ thư mục
- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp
vụ, ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện
- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin
- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược
- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao
- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu,giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình
3 CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ VÀ TRANG THIẾT BỊ
Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một đơn vịtrực thuộc Bộ Y tế và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Y tế Do đó mà cơ cấu
Trang 8sự hỗ trợ giữa các phòng ban nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất phục vụcán bộ và sinh viên trong ngành.
Cơ cấu tổ chức của trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội có thể kháiquát như sau:
Trung tâm thư viện Đại học Y Hà nội là một hệ thống thông tin hoànchỉnh bao gồm 6 phân hệ nhỏ:
- Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng
các mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tàiliệu làm từ khoá, tóm tắt
- Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách báo tạp chí,
luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm tài liệu trongthư viện
Phòng máy tính
Phòng giáo trình
Phòng đọc sinh viên
Phòng đọc ngoại văn
Trang 9- Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng
chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ,học viên và sinh viên năm cuối
- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt
và tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu
- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ
Y1 –.Y6 mượn ……
Trang 10- Phòng máy tính: hướng dẫn độc giả tìm kiếm thông tin trên
mạng, trên đĩa CD, cơ sở dữ liệu trên máy và tra Internet
Trang 11Nhìn chung nhân sự trên được bố trí phù hợp theo trình độ chuyên môn
và khả năng của từng cán bộ trong những bộ phận khác nhau Vì đối tượngngười dùng tin của Thư viện Đại Học Y Hà Nội là giảng viên, học sinh, sinhviên Số lượng sinh viên nhiều khoảng trên 3000 sinh viên, 4000 sinh viên sauĐại Học Những đối tượng này có trình độ cao, không những tìm kiếm thôngtin mà còn sản sinh ra thông tin
3.2 Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ công tác Thông tin thư viện
- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị :
Trang 12Với tổng diện tích là 1500 m² của tòa nhà 2 tầng, tại địa điểm rộng rãi,thoáng mát trong trường Đại học Y Hà Nội Các phòng ban trong trung tâmđược bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tìm tin của độc giả, làđịa điểm khá lý tưởng cho sinh viên học tập và nghiên cứu.
Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo trình,phòng xử lý, phòng máy tính
- Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu)
Ngoài những trang thiết bị văn phòng, trung tâm thông tin Thư viện Đại học Y Hà Nội còn có:
- Sách ngoại văn: 8000 cuốn
+ Tạp chí nước ngoài: hơn 500 đầu tạp chí
+ Tạp chí tiếng việt: hơn 100 đầu tạp chí
- Một máy in Laser, một máy in màu, một máy quét ảnh màuScanner, một máy photo coppy ricoh
Với trang thiết bị hiện có tuy chưa đầy đủ nhưng đã góp phần đáng kểvào việc cải tiến quy trình kỹ thuật làm việc nhằm nâng cao năng suất laođộng và hiệu quả công tác thông tin thư viện Như việc áp dụng phần mềm
Trang 13vào công tác quản lý thông tin thư viện do khoa công nghệ trường đại họcquốc gia biên soạn (Medli).
3.3 Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Kho lưu trữ:
Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho đóng(kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm 2thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm khoảng90%
- Kho sách :
Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh hóa,hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một sốsách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thếgiới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách
Trang 153.4 Bảo quản tài liệu :
- Xông mối mọt bằng các hóa chất chuyên dụng cho các kho của thư viện
Trang 16PHẦN II DÂY CHUYỀN THÔNG TIN TƯ LIỆU
I TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN :
Bao gồm 4 công đoạn sau:
- Bổ sung thông tin
- Xử lý thông tin
- Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Cung cấp và bảo quản thông tin
Dây chuyền thông tin – tư liệu của trung tâm được tổ chức theo dâychuyền ngành Y – Dược học Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất bảnphẩm bằng tiếng Việt
Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm :
1 Trường Đại Học Y Hà Nội với sự đầu tư của các đơn vị.
Chỉ trong những năm gần đây, Trung tâm mới nhận được sự tài trợ vềkinh phí do Bộ Y Tế cấp và nhận được một khoản đáng kể từ các tổ chứcquốc tế, công ty chế tạo thiết bị Y – Dược với nguồn kinh phí từ 200 triệu đến
500 triệu mỗi năm Với nguồn kinh phí này tài liệu bổ sung cho trung tâm hầu
Bổ sung Xử lý tài
liệu
đọc
Trang 17hết là các tài liệu bằng tiếng việt, sách giáo trinh, và sách mới cũng được bổsung hàng năm Còn sách ngoại văn thì ít được bổ sung Số còn lại là do đượctài trợ.
Trang 18II CÁCH THỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN :
1 Phục vụ độc giả theo phương thức truyền thống:
Công tác phục vụ Thông tin – Thư viện chủ yếu dưới hình thức phục vụtại chỗ và phục vụ có chọn lọc Người dùng tin có thể tìm tin thông qua hộpphiếu mục lục chữ cái hoặc mục lục phân loại của thư viện Y học Quốc gia
Trang 19NLM (National Librari Medicine) Sau đó viết nhan đề và viết kí hiệu tài liệucần tìm ra phiếu yêu cầu, thủ thư sẽ đưa ra những tài liệu cần tìm và ngườidùng tin có thể sử dụng tại chỗ hoặc có thể photo nhưng cần phải thông quadịch vụ photo của thư viện với giá dịch vụ là 300 đồng cho 1 trang.
Nếu bạn đọc không phải là cán bộ, sinh viên của trường thì phải trả 2000đồng một buổi Hiện tại thư viện quản lý hơn 6000 thẻ sinh viên của hơn 1000cán bộ, khoảng 2000 sinh viên và hơn 3000 học viên cao học
Hàng năm lượt bạn đọc đến thư viện rất đông, trong đó:
a Phòng đọc phục vụ khoảng 40.000 lượt đọc trên năm
b Phòng giáo trình phục vụ từ 7000 đến 8000 lượt bạn đọc trênhọc kì
c Phòng ngoại văn (phục vụ bạn đọc chuyên nghành) từ 1600đến 1800 bạn đọc trên năm
Cán bộ làm việc ở phòng này yêu cầu phải biết tiếng Anh, tin học Tuynhiên theo cách sắp xếp như vậy có những hạn chế như: giá sách xếp phứctạp, người cán bộ phải có chuyên môn Theo dự định thì các thư viện nên tiếnhành toàn bộ bằng kho mở để giúp cho: độc giả tìm sách dễ dàng theo từngngành của mình, cách sắp xép theo kho mở tốn ít diện tích
d Phòng mượn của cán bộ, sau đại học: là toàn bộ sách cũ sau 5năm và gần như toàn bộ bằng ngoại ngữ
e Toàn bộ sắp xếp theo khổ, theo đăng ký cá biệt, ngôn ngữnhưng báo cáo tại đây sẽ xếp theo chủ đề Phòng này nhằmphục vụ cán bộ cao học, học sinh đọc tại chỗ và photo tài liêu
Trang 20Internet Số độc giả đăng ký làm thẻ thư viện là 1000 cán bộ,gần 2000 sinh viên và 3000 cao học.
2 Hiện đại hóa áp dụng CNTT vào phục vụ độc giả
Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin Y –Dược trên mạng tin học của Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện trườngĐại học Y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu , xây dựng các CSDL và nội dungthông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng
Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhậpthông tin vào CSDL trên máy Người dùng tin có thể tìm mọi trường theo từkhóa có thể làm (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, chỉ số phânloại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, NOT
Các thành tố chủ yếu của mạng thông tin Y dược bao gồm:
- Giới thiệu trung tâm và các hoạt động của trung tâm
- Danh mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ chứcngành y tế, danh mục các trang web về y tế, y học Việt Nam và thếgiới
+ Cơ sở dữ liệu y dược Việt Nam bao gồm: sách, bài báo y dược, luận án vàcác công trình nghiên cứu y dược Các danh mục này đều được tra cứu quaphần mềm Medline và được cập nhật thường xuyên
+ Tài liệu trong và ngoài nước
- Tạp chí Y – Dược trên mạng: tạp chí thông tin Y – Dược, tạp chí Y họcthưc hành, Dược học, Y học Việt Nam
- Dịch vụ tra cứu hỗ trợ: từ điển Y – Dược, phân loại bệnh tật quốc tếchủ đề Y học Medline…
- Hỏi đáp thường xuyên
Trang 21- Cấu trúc của mạng Y – Dược được chia làm 2 giai cấp:
+ 1: Tổ chức mạng cục bộ của trung tâm ( mạng LAN).
+ 2: Hòa nhập với mạng của bộ Y tế trở thành một bộ phận của
mạng Internet, của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong toànngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông khác
Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu củangười dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tracứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống nhất
Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học
và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001 Phần mềm này dùng đểtìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống Đây làphần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do sách của mỗi thư viện
là khác nhau do đó việc phải làm đàu tiên là xây dựng một CSDL riêng củamình trên phần mềm này Hiện tại thư viện đang làm công tác này Trong thờigian thực tập tại cơ quan, em cũng được tiếp xúc với công việc này, quan sát
và nhìn nhận em thấy CSDL trên máy bao gồm:
- Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu
- Bài trích báo: 33583
- Báo tạp chí ( bài báo tiếng Anh và tiếng Pháp): 674 tài liệu
- Luận văn (các luận văn, luận án): 8056 tài liệu
- Giáo trình (sách y dược học): 198 tài liệu
Ilib 4.0 là phần mềm cho phép ta tra cứu tên bài trích của tạp chí, sáchbáo đã nhập trong máy và được đưa lên mạng Với khoảng 10000 biểu ghi