KẾ TOÁN THANH TOÁN đối với NGƯỜI MUA và NGƯỜI bán tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư PHÁT TRIỂN NAM DƯƠNG

CHƯƠNG ILÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁNVỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP1.1 Đặc điểm thanh toán trong Doanh nghiệp

Thanh toán trong doanh nghiệp thường phát sinh ở khâu mua hàng hay bánhàng Trong khâu mua hàng thì tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệsang hình thái hàng hóa, đối lập với việc Doanh nghiệp mất đi quyền sở hữu vềtiền tệ thì Doanh nghiệp lại có quyền sở hữu về hàng hóa hoặc có nghĩa vụ thanhtoán nợ cho người bán Ngược lại, ở khâu mua hàng khi hàng hóa được bán chongười mua và được người mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thìvốn của Doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hóa sang hìnhthái tiền tệ

1.1.1 Phương thức thanh toán

Việc thanh toán trong doanh nghiệp ở các khâu được thực hiện theo cácphương thức và hình thức khác nhau tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai đơnvị Thông thường việc thanh toán được thực hiện theo hai phương thức:

- Phương thức thanh toán trực tiếp: Là sự vận động của hàng hóa và tiền tệgắn liền với nhau, nghiệp vụ mua hàng (bán hàng) và thanh toán phát sinh cùngmột lúc tại một thời điểm, không phát sinh công nợ (phải thu của người mua hayphải trả người bán)

- Phương thức thanh toán sau: Là sự vận động của hàng hóa và tiền tệ khônggắn liền với nhau, nghiệp vụ mua hàng (bán hàng) và thanh toán không phát sinhcùng lúc, cùng thời điểm Vì vậy phát sinh công nợ (nợ phải thu của khách hàngkhi Doanh nghiệp bán hàng chịu và nợ phải trả người bán khi Doanh nghiệp muahàng chịu)

1.1.3 Thời điểm thanh toán

Thời điểm thanh toán được xác định như sau:- Nếu thanh toán trực tiếp: Thời điểm thanh toán chính là thời điểm hàng hóađã được chuyển quyền sở hữu tới người mua và người mua phải thanh toán luôntiền hàng hoặc khi hóa đơn bán hàng đã được bên bán giao cho bên mua

- Nếu thanh toán sau: Đây là hình thức chủ yếu được sử dụng khi bên bán vàbên mua có sự tín nhiệm lẫn nhau, vì vậy thời điểm thanh toán do hai bên thỏathuận trong hợp đồng

Ví dụ: Trong thời hạn thanh toán: 2/10, n/20:+ Trong vòng 10 ngày kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu bên mua hàng thanh toánhết tiền hàng thì sẽ được bên bán cho người chiết khấu thanh toán 2%

+ Qua ngày thứ 10 đến hết ngày thứ 20, bên mua phải có trách nhiệm thanhtoán toàn bộ tiền hàng là “n”

+ Qua ngày thứ 20, nếu bên mua vẫn chưa thanh toán tiền hàng thì kể từ ngàythứ 21 trở đi, ngoài việc phải có trách nhiệm trả nợ tiền hàng thì bên mua còn phảithanh toán thêm một khoản tiền lãi

1.2 Vai trò, nội dung và nhiệm vụ của các nghiệp vụ thanh toán trong Doanhnghiệp

1.2.1 Vai trò của nghiệp vụ thanh toán trong Doanh nghiệp

Nghiệp vụ thanh toán được phát sinh trong các quan hệ tài chính, tín dụngvà thương mại giữa Doanh nghiệp với các đơn vị, tổ chức và các cá nhân Thanhtoán là một chỉ tiêu kinh tế phản ánh toàn bộ kết quả và hiệu quả của Doanh nghiệpvề công tác quản lý trong quá trình kinh doanh Có thể nói thanh toán là chỉ têu cóý nghĩa quan trọng không chỉ đối với Doanh nghiệp nói riêng mà đối với cả xã hộinói chung Vai trò quan trọng đó được thể hiện qua những điểm sau:

 Thanh toán là chỉ tiêu chất lượng phản ánh hiệu quả của hoạt động sản xuấtkinh doanh Đó là kết quả của các khâu từ sản xuất tới tiêu thụ sản phẩm.Chất lượng của các khâu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng Do

vậy thông qua việc xem xét chỉ tiêu thanh toán người ta có thể đánh giáđược sơ bộ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Thanh toán là đòn bẩy kinh tế quan trọng, đảm bảo cho tình hình tài chính

của Doanh nghiệp được vững trắc Bởi lẽ, nếu quá trình thanh toán diễn ranhanh thuận tiện thì Doanh nghiệp sẽ nhanh thu hồi được vốn để tiếp tục táisản xuất và mở rộng quy mô sản xuất…

 Thanh toán thúc đẩy mối quan hệ mua – bán giữa các Doanh nghiệp ngàycàng phát triển tốt đẹp Việc thanh toán của Doanh nghiệp diễn ra đúng hạnvà đầy đủ sẽ tạo uy tín cho các đối tượng trong quan hệ làm ăn

Với những lý do trên, ta thấy được vai trò của công tác thanh toán là rấtquan trọng trong bất kỳ một Doanh nghiệp nào Các Doanh nghiệp nên biếttận dụng, quản lý và tổ chức khâu thanh toán tốt vì nó chính là động lực kíchthích hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp diễn ra nhanh chóngvà đạt hiệu quả cao

1.2.2 Nội dung của các nghiệp vụ thanh toán trong Doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quanhệ thanh toán giữa Doanh nghiệp với người bán, người mua, với ngân sách Nhànước, với các cán bộ công nhân viên …

 Căn cứ vào nội dung kinh tế, các nghiệp vụ thanh toán trong Doanh nghiệpđược chia thành hai loại: Các khoản phải thu và các khoản phải trả

- Các khoản phải thu: Là một phần tài sản của Doanh nghiệp đang bị các đơnvị tổ, chức kinh tế và các cá nhân khác chiếm dụng mà Doanh nghiệp cótrách nhiệm phải thu hồi Các khoản phải thu trong Doanh nghiệp gồm:

+ Các khoản phải thu của khách hàng.+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.+ Các khoản phải thu nội bộ

+ Các khoản tiền tạm ứng.+ Tài sản cầm cố, ký cược, ký quỹ.+ Các khoản phải thu khác

- Các khoản phải trả: Là một bộ phận thuộc nguồn vốn của Doanh nghiệpđược tài trợ từ các đơn vị, tổ chức kinh tế và các cá nhân mà Doanh nghiệpcó trách nhiệm phải trả Các khoản phải trả bao gồm:

+ Các khoản phải trả người bán.+ Các khoản phải nộp cho Nhà nước bao gồm các loại thuế, phí, lệ phí.+ Các khoản phải trả cho công nhân viên: Tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH…+ Các khoản được phép tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh

nhưng thực tế chưa phát sinh.+ Các khoản phải trả nộ bộ.+ Các khoản tiền, tài sản nhận ký cược, ký quỹ dài hạn.+ Các khoản phải trả, phải nộp khác

 Căn cứ vào thời hạn thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được phân thànhcác khoản phải thu hoặc phải trả ngắn hạn và dài hạn

- Các khoản phải thu hoặc phải trả ngắn hạn: Là các khoản thanh toán cóthời hạn phải thu hoặc phải trả không quá một năm trở lên hoặc một chukỳ kinh doanh của Doanh nghiệp

- Các khoản phải thu hoặc phải trả dài hạn: Là các khoản thanh toán cóthời hạn phải thu hoặc phải trả từ một năm trở lên hoặc trên một chu kỳkinh doanh của Doanh nghiệp

 Căn cứ vào yếu cầu quản lý, các nghiệp vụ thanh toán trong Doanh nghiệpđược chia thành các nhóm sau:

- Thanh toán với các nhà cung cấp (người bán): Là khoản nợ mà Doanhnghiệp phải thanh toán với nhà cung cấp lao vụ, dịch vụ, thanh toán với ngườinhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn …

- Thanh toán với khách hàng (người mua): Là khoản công nợ mà Doanhnghiệp phải thu của người mua vật tư, hàng hóa, lao vụ của Doanh nghiệp mà chưathanh toán

- Thanh toán với ngân sách Nhà nước: Đó là mối quan hệ tài chính giữaDoanh nghiệp với ngân sách Nhà nước về các khoản phải trả, phải nộp theo quy

định hiện hành và mối quan hệ với ngân sách Nhà nước còn thể hiện nghĩa vụ củaDoanh nghiệp vói Nhà nước Thanh toán với ngân sách Nhà nước bao gồm:

+ Thanh toán về thuế tiêu thụ: Thuế GTGT (đầu ra), thuế TTĐB, thuế xuấtkhẩu (nếu hàng hóa vật tư xuất khẩu thuộc danh mục hàng chịu thuế xuất khẩu)…

+ Thanh toán về thu hồi trên vốn: Với Doanh nghiệp sử dụng vốn do ngânsách Nhà nước cấp

+ Thanh toán về hàng thuế nhập khẩu: Nếu nhập khẩu hàng hóa vật tư thuộcdanh mục hàng chịu thuế nhập khẩu

+ Thanh toán về thuế trên lợi tức (thuế TNDN): Nếu Doanh nghiệp kinhdoanh có lãi phải nộp thuế TNDN 25% trên tổng lãi cho cơ quan thuế để nộp vàongân sách Nhà nước

+ Thanh toán về các loại phí, lệ phí và các loại thuế khác….- Thanh toán khoản tạm ứng: Là khoản thanh toán biểu hiện mối quan hệgiữa Doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên về một khoản tiền để thực hiệnnhiệm vụ nào đó của Doanh nghiệp như tạm ứng đi mua hàng, tạm ứng chi phí…

- Thanh toán nội bộ: Là quan hệ thanh toán phát sinh giữa các đơn vị cùngcấp trong một cơ quan chủ quản

- Thanh toán về các khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược:+ Thế chấp: Tài sản thế chấp là tài sản của Doanh nghiệp đem đi thuế chấpđể vay vốn phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh

+ Ký quỹ, ký cược: Là khoản tiền Doanh nghiệp đem đi để ký cược, ký quỹvới đơn vị khách nhằm thực hiện mục đích nào đó

- Các khoản thanh toán khác: Bao gồm các khoản thanh toán phải thu hoặcphải trả ngoài những nội dung trên như: Tài sản thiếu chờ xử lý, khoản phạtdo vi phạm hợp đồng, tài sản thừa chờ xử lý

1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán các nghiệp vụ thanh toán

 Theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác cáckhoản nợ phải thu, phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó.Đồng thời thực hiện nguyên tắc trong thanh toán, qua đó kiểm soát tìnhhình quản lý và sử dụng tài sản của Doanh nghiệp trong quá trình hoạt

động sản xuất kinh doanh, phát hiện và ngăn chặn việc vốn của công tybị chiếm dụng

 Tổ chức kế toán chi tiết và các khoản thanh toán theo từng đối tượng cómối quan hệ thanh toán, từng khoản nợ theo các chỉ tiêu tổng số nợ phảithu, phải trả, số đã thu, đã trả, số còn phải thu, phải trả, thời hạn phải thu,phải trả

 Cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình công nợ phải thu, phải trảvà tình hình thanh toán công nợ cho chủ Doanh nghiệp và các cán bộ quảnlý Doanh nghiệp làm cơ sở căn cứ cho việc ra những quyết định hợp lýtrong việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản củaDoanh nghiệp

1.2.3.1 Kế toán thanh toán với người mua * Chứng từ sử dụng

Chứng từ báo gồm: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…

* Tài khoản sử dụng

Tài khoản 131: Phải thu của khác hàng.Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanhtoán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sảnphẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn dùng đểphản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu vềkhối lượng công tác XDCB đã hoàn thành

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ,cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, Séc hoặc đã thu qua ngân hàng).

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại cáckhoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năngkhông thu hồi được, để có căn cứ xác định số số trích lập dự phòng phải thukhó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận

giữa Doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụđã cung cấp không theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua cóthể yêu cầu Doanh nghiệp giảm giá hàng bán hặc trả lại số hàng đã giao

* Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 “ phải thu của khách hàng”

- Số tiền bán vật tư hànghóa, dịch vụ phải thucủa khách hàng

- Số tiền thừa trả lại chokhách hàng

- Số tiền khách hàng đã trả nợ.- Số tiền đã được nhận ứng trước, trả trước

của khách hàng.- Số tiền chiết khấu thương mại, chiết khấu

thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bịtrả lại trừ vào số nợ phải thu

- Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phảithu của khách hàng (chênh lệch tỷ giá, thanhtoán bù trừ công nợ, xóa sổ nợ khó đòi…) Số dư bên Nợ: Số tiền còn

phải thu của khách hàng

Số dư bên Có: Số tiền nhận trước, hoặc số đã thunhiều hơn số phải thu của khách hàng

* Phương pháp kế toán phải thu của khách hàng (sơ đồ 01)

1.2.3.2 Kế toán thanh toán với người bán * Chứng từ sử dụng

Chứng từ sử dụng bao gồm một số chứng từ chủ yếu sau đây: Hóa đơnGTGT, Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có…

* Tài khoản sử dụng

Tài khoản 331: “ Phải trả cho người bán ”.Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phảitrả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theohợp đồng kinh tế đã ký kết

* Nguyên tắc hạch toán kế toán thanh toán với người bán

Hạch toán tài khoản 331 “ phải trả cho người bán ” cần tôn trọng một số quyđịnh sau:

 Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ cầnđược hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đốitượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho ngườibán, người cung cấp… nhưng chưa nhận sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ

 Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịchvụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc chuyển khoản…)

 Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫnchưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giáthực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng rành

mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giáhàng bán của người bán, người cung cấp hóa đơn mua hàng

* Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 “phải trả cho người bán”

- Số tiền đã trả cho người bán vậttư, hàng hóa, người cung cấp dịchvụ

- Số tiền ứng trước cho người bán,người cung cấp vật tư, hàng hóa,dịch vụ nhưng chua nhận đượcvật tư, hàng hóa, dịch vụ

- Số tiền người chấp nhận giảm giáhàng hóa hoặc dịch vụ đã giaotheo hợp đồng

- Chiết khấu thanh toán và chiếtkhấu thương mại được người bánchấp thuận cho Doanh nghiệp trừvào khoản nợ phải trả cho ngườibán

- Giá trị hàng hóa, vật tư thiếu hụt,kém phẩm chất khi kiểm nhận vàtrả lại cho người bán

- Số tiền phải trả cho người bán vậttư, hàng hóa, người cung cấp dịchvụ

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giátạm tính nhỏ hơn giá thực tế củasố vật tư, hàng hóa, dịch vụ đãnhận khi có hóa đơn hoặc khôngbáo giá chính thức

Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền đã ứngtrước cho người bán hoặc số tiền đã trảnhiều hơn số phải trả cho người bán

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả chongười bán, người cung cấp

* Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu (sơ đồ 02)

CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤTHANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN NAM DƯƠNG2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPĐTPT Nam Dương

2.1.1 Qúa trình hình thành

Một số thông tin cơ bản về công ty:- Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương- Tên giao dịch: NAM DUONG INVESTMENT DEVELOPMEN JOINTSTOCK COMPANY

- Tên viết tắt: NAM DƯƠNG ID., JSC- Trụ sở chính: 170/17 Sơn Tây – Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội- Văn phòng giao dịch: 273 Tây Sơn –Đống Đa – Hà Nội- Xưởng sản xuất: 273 Tây Sơn – Đống Đa – Hà Nội- Điện thoại: 84.4.39877290/22415999 Fax: 84.4.35642189- Email: contact@namduong.vn

- Website: www namduong.vn- Tài khoản số: 020001834267- Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín - chi nhánh Thăng LongMã số thuế/Mã XNK: 0102191508 - Chi cục thuế Ba Đình - Hà Nội

2.1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Nam Dương được thành lập ngày22/03/2007 theo ĐKKD số 0102001802 do sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nộicấp Ban đầu công ty chỉ có 10 nhân viên với số vốn ban đầu là 800.000.000 đ.Công ty bắt đầu bằng việc cung cấp trang thiết bị xây dựng và các máy móc phụcvụ cho kinh doanh Trong năm 2011 công ty dự tính áp dụng khoa học công nghệcao vào sản xuất

Khi đi vào hoạt động: Công ty có một cửa hàng ở trụ sở chính Công ty, sảnphẩm chính công ty là kinh doanh và sản xuất các thiết bị xây dựng ngoài ra Côngty còn kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản, gần đây Công ty chú trọng trongviệc kinh doanh mặt hàng quảng cáo Xong điều kiện toàn cầu hóa nền kinh tế thếgiới và khu vực như hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của tất cả các ngànhkinh tế xã hội Ngành xây dựng cơ bản đóng vai trò chủ chốt tạo ra cơ sở hạ tầngcho đất nước, đóng góp không nhỏ trong tổng thu nhập quốc dân, không mộtngành nào có thể phát triển nếu không có xây dựng cơ bản Đây là điều kiện thuậnlợi để Công ty có thể mở rộng và phát triển ngày càng lớn mạnh.

Năm 2010 công ty mở thêm nhiều xưởng sản xuất đặc biệt là ở 273 Tây SơnĐống Đa – Hà Nội đây là cơ sở sản xuất chính của công ty Và nhờ có sự đầu tưnày mà hàng hóa công ty đã phát triển, tăng doanh số hàng hóa một cách đáng kể.Và để áp dụng sự phát triển mở rộng công ty, từ tháng 10 năm 2010 công ty đãnâng mức vốn lưu động lên tới 30 tỷ

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động của công ty 2.1.3.1 Chức năng

Hiện nay, Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương đang hoạt độngtrong nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh

Một số ngành nghề và mục tiêu kinh doanh:

- Đầu tư xây dựng phát triển dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, cơsở hạ tầng kỹ thuật

- Xây lắp đường dây và trạm biến áp 35kv.- Thi công lắp đặt hệ thống thông gió và cấp thoát nước, thiết bị phòng cháychữa cháy, thiết bị áp lực, hệ thống điện dân dụng và công nghiệp, hệ thống tựđộng hóa và dây truyền tự động

- Trang trí nội thất các công trình.- Mua bán máy móc các loại, thiết bị phục vụ ngành xây dựng, thiết bị thicông công trình,hệ thống máy móc thiết bị tự động hóa và dây truyền tự động

- Tư vấn và chuyển giao công nghệ các lĩnh vực công ty kinh doanh

- Kinh doanh vật liệu xây dựng.- Thiết bị y tế và bệnh viện.- Tư vấn thiết kế và thi công vườn hoa cây cảnh, cây xanh đường phố, câyxanh phục vụ dân dụng và công nghiệp, dịch vụ trồng rừng và chăm sóc cây xanh.

- Quảng cáo và các dịch vụ liên quan đến quảng cáo.- Tư vấn thiết kế thi công quảng cáo trên mọi chất liệu.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinhdoanh (sơ đồ 03)

Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương được thành lập theo hình thứcCông ty cổ phần có đầy đủ tư cách pháp nhân bao gồm:

- Hội đồng quản trị: là đại diện trực tiếp chủ sở hữu Công ty có toàn quyềnnhân danh Công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty.Chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của Công ty

- Ban kiểm soát: Có 3 thành viên, thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Bangiám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty, kiểm tra giám sát tình hình thựchoạt động kinh doanh của Công ty

- Ban giám đốc: Điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty theo mụctiêu kế hoạch và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp chủ tịch Hộiđồng quản trị, Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh củaCông ty Cụ thể

+ Phòng tài chính kế toán: Thực hiện quản lý, giám sát tình hình tài chính củaCông ty Thu nhận xử lý và cung cấp kịp thời các thông tin, nghiệp vụ liên quanđến hoạt động kinh tế tài chính của toàn Công ty giúp cho Tổng giám đốc và Hộiđồng quản trị có những quyết định kịp thời đúng đắn, nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa Công ty

+ Phòng kinh tế kế hoạch: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong quá trìnhquản lý kinh tế và xây dựng, công tác kế hoạch lập các dự toán sản xuất, đánh giá

phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của Công ty Soạn thảocác hợp đồng kinh tế

+ Phòng thiết kế: Chịu trách nhiệm thiết kế các bản vẽ, mẫu thiết kế giúp thicông xây dựng được chính xác Từ đó tạo thuận lợi cho việc kiểm tra giám sáthoạch định chi phí

+ Phòng kỹ thuật: Tư vấn các vấn đề kỹ thuật cho các đội thi công, các xưởngsản xuất áp dụng các tiến bộ kỹ thuật vào việc thiết kế xây dựng các công trình,kiểm tra giám sát việc thi công, lập phương án kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máymóc thiết bị

+ Phòng dự án đấu thầu: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình về giá cả về cácsản phẩm xây dựng, lập dự án tham gia đấu thầu các công trình xây dựng, thi công,lắp đặt… giúp Công ty thắng thầu với chi phí chính xác hợp lý và có lợi nhất

+ Phòng makerting: Chịu trách nhiệm giới thiệu hình ảnh của Công ty Qua đógiúp Công ty tạo mối quan hệ với khách hàng

+ Phòng kinh doanh: Điều hành các hoạt động bán hàng, xác định nhu cầu tiêu thụ,tiến hành các hoạt động giới thiệu sản phẩm Hiểu nhu cầu thị hiếu khách hàng, xác địnhchiến lược nghiên cứu thị trường và kế hoạch nghiên cứu thị trường hàng năm

+ Phòng vật tư thiết bị: Căn cứ vào kế hoạch tiến độ thi công, các hợp đồng đãký kết, sự biến động của thị trường …Để xác lập nhu cầu về vật tư, nguyên vật liệucho các công trình và sản xuất Tổng hợp tình hình Nhập – Xuất – Tồn và theo dõitình hình sử dụng vật tư thiết bị ở các phòng ban, các xưởng, các đội xây lắp báocáo lên Ban giám đốc

- Các đội xây lắp và xưởng sản xuất là nơi thực hiện việc lắp đặt thi công và sản xuất

2.1.5 Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty (sơ đồ 04)

Nhìn tổng quan ta thấy tình hình kinh doanh của công ty năm 2011 tốt hơnnăm 2010 về DTT và LNST, cụ thể như sau:

DTT năm 2011 đạt 318.515.000.000 đ tăng 60.053 triệu đồng, tương ứngtăng 23,235% so với năm 2010

Lợi nhuận trước thuế năm 2011 tăng so với năm 2010 là 13.826.984.079 đtương ứng tăng 13,19 % dẫn đến LNST năm 2011 đạt 89.015.147.116 đ tăng 17,9%

so với năm 2010 LNST tăng phản ánh kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty cóbước tiến đáng kể Tóm lại, tình hình kinh doanh của công ty đang từng bước đi lên,giúp cho công ty có thêm nhiều cơ hội để mở rộng kinh doanh và đầu tư.

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư phát triểnNam Dương

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty (sơ đồ 05)* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.* Chức năng, nhiệm vụ chủa các bộ phận:

Phòng kế toán bao gồm 6 người trong đó: Một kế toán trưởng, một kế toántổng hợp, một kế toán thanh toán, một kế toán vật tư, TSCĐ, một kế toán thuế tiềnlương và một thủ quỹ

- Kế toán trưởng: Tổ chức điều hành mọi công việc của phòng kế toán, chịutrách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những thông tin kế toán cung cấp,tham mưu cho giám đốc, Hội đồng quản trị về hoạt động tài chính, hướng dẫn cácchế độ, chính sách kế toán cho các bộ phận chức năng trong Công ty Khi Báo cáotài chính được lập xong kế toán trưởng có trách nhiệm thuyết minh giải trình kếtquả sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính, chịu trách nhiệm lậpvà nộp Báo cáo tài chính đúng hạn kịp thời

- Kế toán tổng hợp: tiếp nhận các chứng từ gốc, tổng hợp các số liệu kế toánở các phần hành kế toán khác, cung cấp để tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thànhsản phẩm, tổng hợp số liệu lập Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi các chứng từ thanh toán, lập cácphiếu thu, phiếu chi, thực hiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán trongnội bộ công ty cũng như giữa công ty với bên ngoài

- Kế toán vật tư, TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, vật tư, công cụdụng cụ tính và phân bổ khấu hao theo quy định hiện hành

- Kế toán thuế tiền lương: Chịu trách nhiệm khai thuế quyết toán thuế theoquy định tính phân bổ tiền lương các khoản trích theo lương theo đúng quy địnhcủa công ty, tổng hợp báo cáo quỹ lương, các khoản trích theo lương

- Thủ quỹ: Quản lý tất cả các loại tiền mặt hiện có của Công ty, theo dõi thu,chi, thực hiện cấp phát thu chi quỹ, ghi sổ quỹ tiền mặt và lập Báo cáo quỹ

2.1.2 Chính sách kế toán

Chính sách kế toán của công ty luôn tuân thủ các quy định của Bộ tài chính Từnăm 2007, khi thành lập, là đơn vị hạch toán độc lập và áp dụng chế độ kế toán theoquyết định 48/QĐ- BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty như sau:- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc ngày 31/12 năm dương lịch- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VND)

- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên- Phương pháp kế toán TSCĐ:

+ Xác định nguyên giá TSCĐ theo nguyên tắc giá gốc+ Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, áp dụng theo QĐ203/2009/QĐ – BTC và các thông tư chế độ có liên quan

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp tính thuế: GTGT theo phương pháp khẩu trừ

- Hệ thống báo cáo tài chính: Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tài chính giữaniên độ và cuối niên độ theo đúng quy định và chế độ kế toán hiện hành

- Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung (sơ đồ 06)

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (đã được kiểm tra), các nghiệp vụkinh tế phát sinh, kế toán nhập vào máy để vào các sổ chi tiết liên quan, máy sẽ tụđộng ghi sổ các tài khoản phù hợp Cuối tháng kế toán dùng bút toán kết chuyển sổcái, bảng cân đối phát sinh và định kỳ phân bổ lại báo cáo tài chính

Theo hình thức ghi sổ nhật ký chung, bao gồm các loại sổ kế toán sau: Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết tài khoản, các bảng phânbổ, các bảng kê, Sổ nhật ký đặc biệt (bao gồm Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chitiền, Sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng …)

2.3 Thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty CPĐTPT Nam Dương

2.3.1 Kế toán thanh toán với người mua

* Nguyên tắc hạch toán:

Việc hạch toán chi tiết nghiệp thanh toán với khách hàng và nhà cung cấpđược ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan Sổchi tiết được mở cho từng khách hàng thường xuyên, các khách hàng khôngthường xuyên được ghi chép trên cùng một sổ Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toànđộc lập, không được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của cáckhách hàng khác nhau

2.3.1.1 Chứng từ sử dụng

Chứng từ bao gồm: - Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng được thành lập thành 3 liên, liên 1lưu tại hóa đơn gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán đểlàm căn cứ ghi sổ Trên hóa đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế,tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phương thức thanh toán

- Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và bên mua.Trong hợp đồng quy định quyền trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minhtính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với người mua Hợp đồng quyđịnh rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, phương thức thanh toán, thờihạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan

- Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký củangười có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký Người có nhu cầu cầm phiếu xuất khoxuống nhận hàng hóa, thủ kho ghi số lượng hàng hóa và một số lượng thực xuất.Kế toán dựa vào phiếu xuất kho làm căn cứ ghi sổ

- Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ nộptiền quỹ tiền mặt Phiếu thu được lập thành 3 liên, có chữ ký của người lập phiếu vàkế toán trưởng Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại hóa đơn gốc, liêncòn lại thủ quỹ gữi để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

- Giấy báo có: Khi nghiệp vụ chuyển tiền vào ngân hàng, ngân hàng sẽ pháthành giấy báo Có và gửi về Công ty để báo cho Công ty khoản tiền đã được nhậpvào tài khoản của Công ty.

Tại Công ty sử dụng phương thức thanh toán phổ biến nhiều nhất gồm:

- Thanh toán bằng tiền mặt- Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng - Bù trừ công Nợ…

2.3.1.2 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản sủ dụng: TK 131 “ phải thu của khách hàng”Kế toán sử dụng tài khoản này để phản ánh các khoản nợ của khách hàng đốivới Công ty khi phát sinh mối quan hệ mua – bán chịu hàng hóa, dịch vụ

- Kết cấu của tài khoản 131 “ phải thu của khách hàng”

- Số tiền bán vật tư, hàng hóa,dịch vụ phải thu của kháchhàng

- Số tiền thừa trả lại cho kháchhàng

- Số tiền khách hàng đã trả nợ- Số tiền khách hàng ứng trước, trả trước.- Số tiền chiết khấu thanh toán, chiết khấu

thanh toán, giảm giá hàng bán, hàngbán bị trả lại trừ vảo số nợ phải thu củakhách hàng

- Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phảinợ phải thu khách hàng (chênh lệch tỷgiá, thanh toán bù trừ công nợ, xóa sổkhoản nợ khó đòi…)

Dư cuối kỳ: Số tiền còn phải thukhách hàng

Dư cuối kỳ: Số tiền nhận trước hoặc số đã thunhiều hơn số phải thu của khách hàng (chi tiếttheo từng đối tượng cụ thể)

2.3.1.3 Phương pháp kế toán

Hàng ngày dựa vào hóa đơn xuất kho, kế toán thanh toán ghi vào sổ hóa đơn bánhàng, cụ thể: Ghi nợ đối với tài khoản phải thu của khách hàng – TK 131 (chi tiết têntừng khách hàng).

Ghi có đối với tài khoản Doanh thu – TK 511(1) và Ghi có đối với tài khoản thuếGTGT phải nộp - TK 333(1)

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, dựa vào từng tiêu thức thanh toán, kế toán thanhtoán ghi Nợ tài khoản “ tiền mặt” - TK 111, hoặc “ tiền gửi ngân hàng” - TK 112 số tiền thu

được và ghi Có tài khoản phải thu của khách hàng – TK 131 (chi tiết đối tượng thanh toán).

Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi nhập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng baogồm: Số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ cho tất cả khách hàng

Ví dụ 01:

Ngày 05/08/2011, xuất bán cho Tổng Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và

Xây Dựng Việt Nam 01 lô hàng theo hóa đơn số 0088332 (chứng từ 01) Tổng giá

thanh toán là 47.223.000đồng Thuế GTGT 10% Tiền hàng Tổng Công Ty CổPhần Xuất Nhập Khẩu và Xây Dựng Việt Nam chưa thanh toán, kế toán dựa vàoHóa đơn GTGT

Kế toán hạch toán:Nợ TK 131(SCT TK 131 XNK&XD): 47.223.000 đ

Có TK 333(1): 4.293.000 đ Trước hết từ chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT, kế toán vào sổ nhật ký đặc biệt là sổnhật ký Bán hàng chịu để phản ánh giá trị nghiệp vụ bán hàng chịu phát sinh trong ngày

(biểu số 04)

- Xác định đối tượng nợ tiền hàng là Tổng Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu vàXây Dựng Việt Nam, kế toán lập sổ chi tiết TK 131(XNK-XD) cho công ty XuấtNhập Khẩu và Xây Dựng Việt Nam để theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng của

Công ty trong thời gian tiếp theo (biểu số 08)

Ví dụ 02: