Đối với bất cứ một đơn vị, tổ chức nào, kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý vốn, tài sản và các quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra trong đơn vị. một đơn vị có bộ máy kế toán hoạt động tốt có hiệu quả thường đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh, đạt được hiệu quả cao với việc quản lý mọi hoạt động cũng như cung cấp được một phương tiện đo lường chính xác cho nhà quản lý, đồng thời cung cấp được những thông tin kinh tế đáng tin cậy cho các nhà quản lý Nhà nước thực hiện tốt chức năng điều hành nền kinh tế vĩ mô của mình.
Do những ý hết sức to lớn của kế toán thanh toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng nên sự cần thiết phải hoàn thiện phần hành kế toán này là một yêu cầu bức thiết và có ý nghĩa quan trọng cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn.
Thứ nhất: Về việc trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi
Theo thông tư số 228 của Bộ tài chính ban hành ngày 7 tháng 12 năm 2009 và
được áp dụng bắt đầu từ năm 2009 về việc: “Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dụ phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp” cụ thể về phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ nói trên, trong đó:
- Đối với Nợ quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm, mức trích lập dự phòng là 30% giá trị.
+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm, mức trích lập dự phòng là 50% giá trị.
+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm, mức trịch lập dự phòng là 70% giá trị.
+ Đối với khoản nợ trên từ 3 năm trở lên, mức trích lập dự phòng là 100%
giá trị.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết…
thì Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, Doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản nợ dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
*Công thức tính Mức trích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi:
Mức trích lập dự phòng Nợ phải thu
khó đòi
=
Số nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng
không đòi được
X
Tỷ lệ trích lập dự phòng nợ phải
thu khó đòi
* Tài khoản sử dụng và kết cấu của tài khoản
- Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi”
để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hòa nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán.
Kết cấu của tài khoản 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi”:
Bên Nợ Bên Có
- Hòa nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi
- Số dự phòng Nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Dư cuối kỳ: Số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
* Phương pháp kế toán:
Cuố kỳ kế toán, Doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn (nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoàn nhập
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi( khoản trênh lệch cần trích thêm) - Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ỏ kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập, ghi giảm chi phí:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi)
- Các khoản phải thu khách khi đã xác định là không thể đòi được thì được
phép xóa nợ các khoản phải thu thu phải theo chính sách tài chính hiện hành.
Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 139: Nếu đã lập dự phòng Nợ TK 642: Nếu chưa lập dự phòng Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 138: Phải thu khác
Đồng thời ghi Nợ TK 004: “Nợ khó đòi đã xử lý” (Số nợ đã được xóa) để tiếp tục theo dõi.
- Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của tài khoản nợ đã thu hồi được, ghi
Nợ TK 111, 112….
Có TK 711: Thu nhập khác
- Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho Công ty mua, bán nợ.
Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu ( đang phản ánh trên bảng cân đối kế toán) cho công ty mua, bán nợ và thu được tiền ghi:
Nợ TK 111, 112….(số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 139: (số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK liên quan ( số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành) Có TK 131, 138…
Thứ hai: Về phương thức thanh toán
Công ty nên áp dụng hình thức thanh toán bù trừ công nợ cho cùng một đối tượng khi họ vừa là người cung cấp hàng hóa dịch vụ và cũng là người tiêu thụ hàng hóa của mình
Sau khi thỏa thuận và đi tới thống nhất chấp nhận hình thức thanh toán bù trừ, cả hai bên sẽ lập biên bản thanh toán bù trừ làm căn cứ.
Kế toán tập hợp tất cả số liệu trên sổ cái Tài khoản 131, Tài khoản 331. Đồng thời cũng phản ánh vào sổ chi tiết TK 131 và TK 331 của từng đối tượng:
- Nếu số dư Nợ trên sổ chi tiết TK 131 lớn hơn số dư Có trên sổ chi tiết TK 331 thì Công ty phải thu thêm phần chênh lệch.
- Nếu số dư Nợ trên sổ chi tiết TK 131 nhở hơn số dư Có trên sổ chi tiết TK 331 thì Doanh nghiệp thanh toán nốt khoản phải trả còn lại
Ví dụ:
Ngày 31/08/2011 Kế toán tập hợp tất cả số liệu Sổ Cái TK 131, tài khoản 331, đồng thời cũng phản ánh vào sổ chi tiết TK 131 ( SCT TK 131 XNK-XDVN) và TK 331 ( SCT TK 331 XNK-XDVN ) của từng đối tượng là Tổng Công Ty Cổ Phần XNK-XDVN.
Số dư Nợ TK 131(SCT TK 131 XNK-XDVN): 189.000.000 đ (biểu số 08) Số dư Có TK 331 (SCT TK 331 XNK-XDVN): 4.358.000 đ (biểu số 11)
Sau khi hai bên nhất trí lập Biên bản thanh toán bù trừ công nợ, kế toán tiến hành thanh toán bù trừ:
- Phản ánh số tiền bù trừ công nợ:
Nợ TK 331(SCT TK 331 XNK-XDVN): 4.358.000 đ
Có TK 131 (SCT TK 131 XNK-XDVN): 4.358.000 đ
- Khoản chênh lệch còn lại, Tổng Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và Xây Dựng Việt Nam phải thanh toán nốt cho Công Ty như đúng trong biên bản đã ký kết.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 111(1): 184.642.000 đ
Có TK 131(SCT TK 131 XNK-XDVN): 184.642.000 đ