2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển Nam Dương
2.3.2. Kế toán thanh toán với người bán
* Nguyên tắc hạch toán:
Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi chép đầy đủ vào sổ chi tiết trên cơ sỏ các thông tin từ chứng từ có liên quan.
Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi chung trên một sổ.
2.3.2.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ sủ dụng bao gồm một số chứng từ chủ yếu sau đây:
- Hóa đơn GTGT: Là hóa đơn do người bán lập và giao cho Công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
- Phiếu nhập kho: Do phòng vật tư lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại hóa đơn gốc liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho sau đó chuyển cho kế toán.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hóa đơn bán hàng
- Giấy báo nợ, Giấy báo có …
Có 02 phương thức thanh toán chủ yếu tại công ty
- Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán bằng tiền gửi 2.3.2.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng là tài khoản 331 “ phải trả người bán” để phản ánh tình hình mua bán chịu của Công ty đối với các đối tác cung cấp vật tư, hàng hóa… cho Công ty.
Kết cấu và nội dung tài khoản 331 “phải trả người bán”
Bên nợ Bên có
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư hàng hóa, người cung cấp dịch vụ.
- Số tiền ứng trước cho người bán vật tư hàng hóa, người cung cấp dịch vụ
- Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng, số hàng trả lại người bán do kém phẩm chất.
- Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại Doanh nghệp được hưởng trừ vào Nợ phải trả.
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ.
- Điều chỉnh số chênh lệch khi giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của bên bán.
Dư cuối kỳ:
Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán .
Dư cuối kỳ:
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp
2.3.2.3. Phương pháp kế toán
Sau khi đã hoàn tất thủ tục giao nhận vật tư hàng hóa, Công ty sẽ nhận được bộ chứng từ do người bán cung cấp gồm: Hóa đơn GTGT (liên 02), Biên bản đối chiếu Công nợ.
Khi kiểm tra và xác minh lại tính hợp pháp và đúng đắn, chính xác của bộ chứng từ, Công ty sé tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Ví dụ 01:
Ngày 02/8/2011, Công ty nhập kho của Công ty CP HTH Trường Phát Hóa đơn GTGT số 0045200 (chứng từ 07). Tổng giá thanh toán là 126.500.000 đ thuế GTGT 10%,
Công ty chưa trả tiền hàng, kế toán định khoản:
Nợ TK 156: 115.000.000 đ Nợ TK 133(1): 11.500.000 đ
Có TK 331 (SCT TK 331 TP): 126.500.000 đ
+ Từ chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT, kế toán vào sổ nhật ký đặc biệt là Sổ nhật ký mua hàng chịu để phản ánh giá trị nghiệp vụ mua hàng chịu phát sinh (biểu số 03)
+ Xác định đối tượng mà Công ty mua chịu hàng là Công ty CP HTH Trường Phát, kế toán lập sổ chi tiết TK 331TP cho Công ty CP HTH Trường Phát (biểu số 12)
Ngoài ra, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết cho các loại hàng hóa mua về cũng như sổ chi tiết theo dõi khoản thuế đầu vào được khấu trừ.
Ngày 5/08/2011, Công ty thanh toán lô hàng ngày 02/08/2011, vì thanh toán sớm nên Công ty được hưởng chiết khấu thanh toán là 2% tính trên tổng giá thanh toán trừ vào Nợ phải trả.
+ Kế toán phản ánh khoản triết khấu được hưởng Nợ TK 331(SCT TK 331 TP): 2.530.000 đ
Có TK 515: 2.530.000 đ
Điều kiện được hưởng chiết khấu thanh toán đã được ghi trong Hóa đơn GTGT, dựa vào chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT kế toán phản ánh chiết khấu thanh toán công ty được hưởng, ghi tăng doanh thu tài chính và ghi giảm khoản phải trả
đối với Cty CP HTH Trường Phát vào sổ Nhật ký chung (biểu số 05)
Đồng thời lập và theo dõi tình hình thanh toán công nợ phải thu của Công ty CP HTH Trường Phát trên sổ chi tiết TK 331TP( Biểu số 12)
+ Khoản nợ còn lại công ty thanh toán bằng chuyển khoản, nhận được giấy báo Nợ (chứng từ 08) kế toán định khoản
Nợ TK 331 (SCT TK 331 TP): 123.970.000 đ Có TK 112(1): 123.970.000 đ
Kế toán phản ánh việc Công ty thanh toán tiền hàng sau khi trừ đi khoản triết khấu thanh toán được hưởng bằng chuyển khoản, ghi giảm khoản phải trả Công ty CP HTH Trường Phát và ghi giảm tiền gửi ngân hàng của Công ty vào sổ Nhật ký chung (biểu số 05)
Đồng phản ánh công nợ phải trả của Công ty đối với Công ty CP HTH Trường Phát trên sổ chi tiết TK 331TP (Biểu số 12)
Ngày 11/08/2011, Công ty ứng trước tiền hàng cho Công ty CP HTH Trường Phát bằng tiền mặt, phiếu chi số 196 (chứng từ 09), kế toán định khoản:
Nợ TK 331 (SCT TK 331 TP): 30.000.000 đ Có TK 111: 30.000.000 đ
Dựa vào phiếu chi kế toán phản ánh nghiệp vụ vào Sổ nhật ký chi tiền (biểu số 02) Ngày 21/08/2011, Công ty CP HTH Trường Phát giao hàng, Công ty đã kiểm kê và nhập kho. Dựa vào Hóa đơn GTGT số 0045222 (chứng từ 10). Tổng trị giá lô hàng là 27.170.000 đ thuế GTGT 10% Công ty chưa thanh toán kế toán định khoản
Nợ TK 152: 8.700.000 đ Nợ TK 153: 2.000.000 đ Nợ TK 156: 14.000.000 đ Nợ TK 133(1): 2.470.000 đ
Có TK 331 (SCT TK 331 TP): 27.170.000 đ
Từ chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT, kế toán vào sổ nhật ký đặc biệt là sổ nhật ký mua hàng chịu để phản ánh giá trị nghiệp vụ mua hàng chịu phát sinh (biểu số 03)
+ Xác định đối tượng mà Cty mua hàn chịu là Cty CP HTH Trường Phát, kế toán lập sổ chi tiết TK 331 TP cho Cty CP HTH Trường Phát để theo dõi công nợ phải trả của công ty mình đối với Cty CP HTH Trường Phát (biểu số 12)
+ Ngoài ra, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết các tài khoản khác cho các loại hàng hóa mua vào ( TK 152, TK 153, TK 156…) và sổ chi tiết thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Nhận thấy tổng giá thanh toán của lô hàng nhỏ hơn số tiền ứng trước, Công ty CP HTH Trường Phát đã hoàn lại số ứng thừa bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu (chứng từ 11)
Kế toán định khoản
Nợ TK 111(1): 2.830.000 đ
Có TK 331 (SCT TK 331 TP): 2.830.000 đ
Đồng thời dựa vào phiếu thu (chứng từ 11) kế toán phản ánh nghiệp vụ vào sổ nhật ký thu tiền (biểu số 01) số tiền tương ứng
Ví dụ 02:
Ngày 27/08/2011, Công ty mua của công ty Inax VN 2000 Bàn cẩu C909VN.
Hóa đơn GTGT số 0074572, ký hiệu AK/2011B, ngày 27/08/2011.
Đơn giá 5.000.000 đ (chưa bao gồm VAT 10%), công ty chưa thanh toán tiến hàng.
Ngày 02/07/2011 công ty kiểm nhận nhập kho đủ và thanh toán cho công ty Inax VN bằng chuyển khoản.
Vì cuối tháng 08 hàng chưa về, kế toán ghi:
Nợ TK 151: 10.000.000.000 VNĐ Nợ TK 133: 1.000.000.000 VNĐ Có TK 331: 11.000.000.000 VNĐ
Ngày 02/09/2011 hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156: 10.000.000.000 VNĐ
Có TK 151: 10.000.000.000 VNĐ
Kế toán phản ánh số tiền đã thanh toán bằng chuyển khoản cho công ty Inax VN Nợ TK 331: 11.000.000.000 VNĐ
Có TK 112(1): 11.000.000.000 VNĐ
Ví dụ 03:
Ngày 31/8/2011, mua nhập kho lô hàng của Tổng Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và Xây Dựng Việt Nam theo hóa đơn GTGT số 004562 (chứng từ 12) Tổng giá thanh toán 15.400.000 thuế GTGT 10% công ty chưa thanh toán kế toán định khoản:
Nợ TK 156 14.000.000 đ Nợ TK 133(1): 1.400.000 đ
Có TK 331 (SCT TK331 XNK&XDVN): 15.400.000 đ + Từ chứng từ gốc là Hóa đơn GTGT, kế toán vào sổ Nhật ký đặc biệt là sổ nhật ký mua hàng chịu để phản ánh giá trị nghiệp vụ mua hàng chịu phát sinh (biểu số 03)
+ Xác định đối tượng mà Công ty mua hàng chịu là Tổng Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và Xây Dựng Việt Nam, kế toán lập sổ chi tiết TK 331 (SCT TK 331 XNK&XDVN) cho Tổng Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và Xây Dựng Việt Nam để theo dõi nợ phải trả của công ty mình đối với công Tổng Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và Xây Dựng Việt Nam (biểu số 11)
+ Ngoài ra, kế toán phải vào sổ chi tiết cho các loại hàng hóa mua về cũng như sổ chi tiết theo dõi khoản thuế đầu vào được khấu trừ
Cuối tháng, từ sổ chi tiết các tài khoản kế toán tập hợp thành bảng tổng hợp chi tiết, kết hợp với nội dung ở các Sổ nhật ký chung chuyên dùng để lập Sổ Cái cho từng tài khoản có liên quan (biểu số 14- Sổ cái TK 331, biểu số 18- Sổ cái TK 112, Biểu số 19 – Sổ cái TK 111)