Kế toán thanh toán với khách hàng

Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

MỤC LỤC

CHƯƠNG I 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 4

I Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán vơi khách hàng 4

1 Khái niệm 4

2 Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 4

3 Yêu cầu quản lý hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 4

4 Nguyên tắc hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng 4

5 Nhiệm vụ hạch toán 5

II Hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 5

1 Nội dung 5

2 Tài khoản sử dụng: 6

3 Phương pháp hạch toán : 6

3.1 Hạch toán chi tiết 6

3.2 Hạch toán tổng hợp 7

CHƯƠNG II 12

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á(EAST-ASIAN) 12

1 Đôi nét về công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đông Á(EAST-ASIAN) 12

2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở công ty EAST-ASIAN 12

CHƯƠNG III 20

HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á 20

I Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN 20

1 Ưu điểm 20

2 Những tồn tại 20

II Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN 21

III Kết luận 26

IV Tài liệu tham khảo 27

1 KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THEO CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM 27 2 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 27

3 LÝ THUYẾT VÀ THỰC HÀNH KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 27

4 HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 27

5 TÀI LIỆU VÀ DỮ LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN EAST-ASIAN 27

Mở đầu

Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán Vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cái mà họ phải thường thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán,đặc biệt là thanh toán với khách hàng.Nghiệp vụ thanh toán với khách hàng xảy ra ở trong quá trình tiêu thụ, nó

có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn Như vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trường để trang bị các kiến thức cơ bản và đặc biệt là sau quá trình tìm hiểu về công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ

EAST-ASIAN, tôi đã chọn đề tài “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở doanh nghiệp”.Trong đề tài này tôi muốn tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ

thanh toán với khách hàng, so sánh thực tế hạch toán tại công ty với lý thuyết được học, với chế độ tài chính hiện hành ở Việt Nam đồng thời tìm hiểu thêm về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán theo chế độ kế toán quốc tế Tham vọng của tôi đặt ra là thông qua các nghiệp vụ thanh toán để có cái nhìn tổng quát nhất về công tác kế toán tại công ty, điều này xuất phát từ đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty ASIAN Tuy nhiên do điều kiện không cho phép nên tôi chỉ đi sâu tìm hiểu những vấn đề về thanh toán với khách hàng

Để thực hiện mục tiêu đề ra,bài viết của tôi chia làm ba chương chính:

Chương I:cơ sở lí luận về thanh toán với khách hàng trong doanh nghiệp

Chương II:Thực trạng kế toán hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

ở công ty EAST-ASIAN.

Chương III:Một số y kiến hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở công ty EAST-ASIAN.

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

VỚI KHÁCH HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP.

I Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán vơi khách hàng

1 Khái niệm

Nghiệp vụ thanh toán với khách hàng là nghiệp vụ kế toán có liên quan đến nhiều đối tượng khách hàng khác nhau về thanh toán tiền bán sản phẩm,hàng hóa,BĐS đầu tư,TSCĐS trong quá trình tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi vốn và đạt doanh thu

2 Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

- Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đến nhiều đối tượng

- Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán

- Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng

- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình bán hàng(quá trình tiêu thụ)

3 Yêu cầu quản lý hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

- Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, …

- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)

- Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

4 Nguyên tắc hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng

Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên

tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế

II Hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

1 Nội dung

Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng

hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước thông thường việc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp

Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm,hàng hóa,bất động sản đầu tư,tài sản cố định,cung cấp dịch vụ hay nhận thầu xây dựng cơ bản,kế toán sử dụng tài khoản 131"Phải thu khách hàng".Tài khoản này được theo dõi theo từng khách hàng;trong đó phải phân ra phải thu ngắn hạn,phải thu dài hạn khách hàng.Đồng thời phải phân loại theo khách hàng đúng hạn,khách hàng có vấn đề,…để có căn cứ xác định mức dự phòng cần lập và biện pháp xử lý.Tài khoản 131"Phải thu khách hàng" có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:

Các chứng từ thường gồm :

- Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập

- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập

- Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có…

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

- Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu người mua có gốc ngoại tệ

Bên có:

- Số tiền đã thu ở khách hàng(kể cả tiền đặt trước của khách hàng)

- Số chiết khấu thanh toán,chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán và giá bán của hàng bán bị trả lại trừ vào nợ phải thu ở khách hàng

- Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu ở khách hàng(chênh lệch giảm tỷ giá,thanh toán bù trừ,xóa sổ nợ khó đòi không đòi được,…)

Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa có số dư bên nợ vừa có số dư bên có:

Dư nợ:phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng.

Dư có:phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa cho doanh

nghiệp.

3 Phương pháp hạch toán :

3.1 Hạch toán chi tiết

Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :

(1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng

(2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết

TK 131

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131

3.2 Hạch toán tổng hợp

Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ

* Trường hợp bán chịu cho khách hàng :

- Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu :

Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng

- Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi :

Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Có TK 131 : phải thu khách hàng

- Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu :

Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng

Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn

Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng

- Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng và trừ nợ hoặc ghi nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :

Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại

Nợ TK 3331: VAT của hàng bán bị trả lại

Có TK 131 : ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng

* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng

- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi :

Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131

* Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi

Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ trốn …cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi

Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi :

Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay :

Nợ TK 642- 6426

Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi

Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập :

+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng

+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch

Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch

Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi

+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch

Nợ TK 139 : số chênh lệch

Có TK 642- chi phí quản lý DNTrường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi :

Nợ TK 642- 6426

Có TK 131 : số thực tế mất

Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ

Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường :

Nợ TK 111, 112…

Có TK 711 : thu nhập bất thường

Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004

Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng :

.

* Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp :

Các khoản doanh thu, thu nhập, doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán đều bao gồm cả VAT , VAT của hàng bán ra không được hạch toán riêng Khi phản ánh các khoản chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng do thanh toán trước hạn được trừ vào số nợ phải thu thi Số giảm giá chấp nhận cho khách hàng trừ vào

số nợ phải thu được ghi theo tổng giá thanh toán bằng bút toán:

Nợ TK 532:số giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng thuộc hoạt động bán hàng,kinh doanh bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ tính theo tổng giá thanh toán

Nợ TK 515: số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động đầu tư tài chính tính theo tổng giá thanh toán

Nợ TK 711: số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động khác tính theo tổng giá thanh toán

- Thu tiền của người mua

- Người mua đặt trước tiền hàng

Thu tiền & trả tiền vay ngắn hạn

(theo số

chênh lệch)

Có TK 131(chi tiết đối tượng): tổng số giảm giá chấp nhận cho người mua trừ vào

số tiền phải thu theo tổng giá thanh toán

- Khi phản ánh giá bán của hàng đã tiêu thụ bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau,kế toán ghi vào tài khoản 531 theo tổng giá thanh toán:

Nợ TK liên quan(531,515,711)

Có TK 131(chi tiết đối tượng): tổng số doanh thu hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại trừ vào số tiền phải thu theo tổng giá thanh toán

- Khi phản ánh các khoản chiết khấu thương mại:

Nợ TK liên quan(521,515,711): số chiết khấu thương mại

Có TK 131(chi tiết đối tượng): tổng số chiết khấu thương mại chấp nhận trừ vào số tiền phải thu theo tổng giá thanh toán

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ

Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một đơn vị hoạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch Công ty được quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nước Việt Nam Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ đối với ngân sách Nhà nước, với cấp trên và đối với người lao động trong doanh nghiệp Công ty tổ chức và thực hiện phạm vi quyền hạn của mình đối với các hoạt động:

- Tư vấn, xây dựng và triển khai các hợp đồng, kế hoạch, dự án…

- Tư vấn, thiết kế ứng dụng phần mềm

- Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Điện tử-Tin học

- Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác

- Tư vấn, đầu tư liên doanh liên kết trong và ngoài nước

- Sản xuất , lắp ráp sản phẩm điện tủ tin học

2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở công ty EAST-ASIAN.

Công ty ASIAN sử dụng hoá đơn VAT do Tổng cục thuế bán

Các bộ phận bán hàng sẽ ký kết hợp đồng bán hàng và lập đề nghị xuất bán Kế toán vật tư, hàng hoá sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập hoá đơn VAT và phiếu xuất kho Bộ phận nào bán hàng sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ và quản lý tình hình thu hồi công

nợ

Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn VAT , Phiếu Thu, Giấy báo Có của ngân hàng để ghi Sổ chi tiết phải thu khách hàng

Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng Tài khoản này được chi tiết

thành các tài khoản cấp hai :

TK 1311- Phải thu của khách hàng

Phương pháp xác định nợ phải thu khó đòi :

Các khoản nợ quá hạn trên 90 ngày được coi là nợ khó đòi và được xếp vào loại công nợ đặc biệt

Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng Có hai trường hợp xẩy

ra :

- Trường hợp 1 : Lỗi trong giao nhận hàng, chất lượng hàng thuộc về công ty

thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng

- Trường hợp 2 : Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế

toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho công ty mua bán nợ

Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợ như trên, công ty đã quản

lý sâu sát công nợ của khách hàng Công ty đã đưa ra được các phương án thu hồi nợ hợp lý, không để cho các khoản nợ dây dưa quá lâu Thời gian để các khoản nợ quá hạn được coi là nợ khó đòi là 90 ngày chứ không phải là 2 năm như quy định của Bộ Tài chính Việc xác định thời gian ngắn như vậy giúp cho công ty áp dụng các biện pháp đòi

nợ để thu hồi nợ một cách nhanh chóng và tương đối hiệu quả Tuy nhiên, không lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, công ty sẽ không có nguồn tài chính để bù đắp đối với những khoản nợ không thu hồi được và cũng không bán được cho công ty mua bán

nợ