Xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại Công ty cổ phầnTập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà

1.Tính cấp thiết của đề tàiNăm 2006 Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới. Đây thực sự trở thành một mốc son quan trọng trong lịch sử Việt Nam, đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức với Việt Nam một con hổ đang chuyển mình. Năm 2008, hai năm sau khi gia nhập WTO, Việt Nam đã chính thức thực thi các cam kết của WTO. Nền kinh tế Việt Nam đã thực sự bước vào một con đường mới con đường mở cửa và hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới. Trong xu hướng hội nhập của nền kinh tế, tất cả các lĩnh vực, ngành nghề của nền kinh tế đều nằm trong xu hướng đó, lĩnh vực cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, một trong những lĩnh vực rất mới mẻ ở Việt Nam cũng không là ngoại lệ.Tới đây những công ty bảo vệ chuyên nghiệp của nước ngoài sẽ nhảy vào Việt Nam, tình hình an ninh trật tự có nhiều biến đổi, nhu cầu bảo đảm an ninh ngày càng trở nên cấp thiết đối với mỗi cá nhân cũng như các tổ chức doanh nghiệp. Điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước phải tìm mọi biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ cũng như thương hiệu của mình. Một trong những biện pháp hữu hiệu đó là việc ứng dụng các công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin vào lĩnh vực bảo vệ chuyên nghiệp này. Cùng chung xu hướng đó, Võ Đường Ngọc Hoà, một võ đường với 14 năm tuổi, bước đầu đã khẳng định được thương hiệu của mình lại càng phải chú trọng hơn đến điều này. Công nghệ thông tin có thể ứng dụng vào rất nhiều các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay đối với bản thân doanh nghiệp thì việc quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ là một hoạt động có tính cấp thiết nhất.Vì lẽ, đây là một hoạt động cốt lõi nhất trong toàn bộ hoạt động quản lý của doanh nghiệp, công việc này đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, cần một khối lượng thông tin lớn, chính xác với tần xuất cao. Đồng thời, nó lại cung cấp một lượng lớn thông tin cho các hệ thống khác như hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng…Để quản lý thống nhất hiệu quả hệ thống này, nhất là khi số lượng vệ sỹ và số lượng mục tiêu tăng lên nhanh chóng, là không hề đơn giản nếu chỉ sử dụng các phương pháp thủ công hoặc chỉ đơn thuần trên Excel.Trong quá trình thực tập tại Võ Đường Ngọc Hoà xuất phát từ tính cấp thiết của bài toán, nhu cầu học tập và nghiên cứu tác giả đã chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại Công ty cổ phầnTập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà” làm luận văn tốt nghiệp của mình.

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VÕ ĐƯỜNG NGỌC HOÀ _5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà _5 1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban của công ty _6

1.2.1 Ban tổng giám đốc 6 1.2.2 Ban giám đốc : 7 1.2.3 Phòng Hành chính tổng hợp 7 1.2.4 Phòng nghiệp vụ _8 1.2.5 Ban thanh tra _8 1.2.6 Phòng Marketing _9 1.2.7 Phòng Kế toán tổng hợp _9 1.2.8 Phòng Nhân sự _10

1.3 Những hoạt động chính của công ty. 11

1.3.1Trung tâm đào tạo võ thuật 11 1.3.2 Trung tâm đào tạo vệ sỹ chuyên nghiệp 12 1.3.3 Trung tâm cung cấp dụng cụ và dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp 12

1.4 Những thành tựu đã đạt được của tập đoàn Võ Đường Ngọc Hoà

kể từ khi thành lập đên nay 12

1.4.1 Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty trong năm năm tới 13

1.5 Đánh giá những thuật lợi và thách thức đang đặt ra cho công ty

Võ Đưòng Ngọc Hoà trong giai đoạn hiện nay. 14

1.5.1 Thuận lợi 14

1.5.2 Khó khăn 14

1.6.1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các phòng ban của công ty. 16 1.6.2 Chiến lược phát triên hệ thống thông tin của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà _17

1.7 Giải pháp tin học hoá công việc quản lý Hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại công ty Cổ phần Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà. _17 CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG DỊCH VỤ VỆ SỸ TẠI TẬP ĐOÀN VÕ ĐƯỜNG NGỌC HOÀ 19 2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin 19

2.1.1 Hệ thống thông tin quản lý 19 2.1.2 Vai trò và tầm quan trọng của hệ thống thông tin 21 2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin 23

2.13.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra _23 2.1.3.2 Phân chia theo chức năng quản trị doanh nghiệp: 24

2.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý _24

2.2.1 Lý thuyết về mô hình SWOT _26 2.2.2 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới 27 2.2.3 Những phương pháp tiến hành phát triển hệ thống thống tin 27

2.2.3.1 Những phuơng pháp và nguyên tắc chung ứng dựng vào xây dựng và phát triển hệ thống thông tin. _27

2.2.3.2.Những phương pháp cụ thể ứng dụng vào việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin. 29

2.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 35

2.4 Ngôn ngữ lựa chọn để phát triển hệ thống _38

2.4.2 Tổng quan về Access _39

2.4.2.1 Khái niệm và lịch sử hình thành _39 2.4.2.2 Giới thiệu về Access 2003 _40

2.5 Lý do lựa chọn công nghệ Visual Basic và Access _40 CHƯƠNG III: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG VỆ SỸ TẠI TẬP ĐOÀN VÕ ĐƯỜNG NGỌC HOÀ. _41 3.1 Khảo sát hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà. 41

3.1.1 Các phương pháp Khảo sát hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà _41

3.1.2.5 Thực trạng công tác bố trí lực lượng vào các mục tiêu tại tập đoàn 49

3.1.2.6 Yêu cầu của bài toán _49

3.2 Mô hình hoá hệ thống thông tin _49

3.2.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống (BFD) _50 3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD(Information Flow Control) _51

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD( Data Flow Diagram) _55

quản lý hợp đồng cung ưng vệ sỹ tại Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà 59

3.2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mữc không hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại công ty Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà 60

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 61

3.3.1 Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu 61

3.3.1.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc từ các thông tin đầu ra 61 3.3.1.2 Thiêt kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. 63

2.3.2 Mô tả mỗi quan hệ giữa các thực thể trong bài toán quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại tập đoàn Võ đương Ngọc Hoà 65 3.3.3 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu IFD 68 3.2.4 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu 69

II THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG VỆ SỸ TẠI TẬP ĐOÀN VÕ ĐƯỜNG NGỌC HOÀ 70 2.1 Thiết kế cơ sở dũ liệu 70

2.1.1 Vấn đề mã hoá và các phương pháp mã hoá cơ bản 70 2.1.2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại công ty cổ phần Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà _71 2.1.3 Giải thích các trường trong bảng CSDL _72

2.2 Thiết kế giải thuật 76

2.2.1 Thuật toán đăng nhập chương trình _77 2.2.3.Thuật toán cật nhập _78 2.2.3 Giải thuật tìm kiếm 79 2.2.4 Giải thuật lên báo cáo 80

2.3.Thiết kế giao diện _81

2.3.1 Kiến trúc phần mềm _81

2.3.4 Form thay đổi mật khâu 82 2.3.3 Form giao diện chính của chương trình _83 2.3.5 Form cật nhập danh mục vệ sỹ _84 2.3.6 Form CanBo _85 2.3.7 Form Hơp đồng cung ứng 86 2.3.8 Form Phụ lục hợp đồng 87 2.3.9 Form Bố trí lực lượng 88 2.3.10 Form chuyển quân _89 2.3.11 Form tăng cường lực lượng 90 2.3.12 Form tìm kiếm ca trực mục tiêu _91 2.3.13 Form lên báo cáo công tác tuần + bảng báo cáo 91

III KẾ HOẠCH CÀI ĐẶT VÀ ĐƯA HỆ THỐNG VÀO SỬ DỤNG 96

3.1 Phương pháp lựa chọn đưa hệ thống vào hoạt động _96 3.1.1 Quá trình thử nghiệm phần mềm _99 3.1.2 Phương pháp lựa chọn đưa hệ thống vào hoạt động 100

3.2 Công tác chuân bị về mặt kỹ thuật 100

3.2.1 Chuẩn bị phần cứng 100 3.2.2 Chuẩn bị phần mềm 100 3.2.3 Kế hoạch chuyên đôi các tệp và cơ sơ dữ liệu 101

3.3 Công tác chuẩn bị về măt con người _101

3.3.1 Kế hoạch đào tạo và hỗ trợ người dùng hệ thống 101

KẾT LUẬN _102

Hình 1.2: Sơ đồ các hoạt động chính tại Tâp ĐoànVõ Đường Ngọc Hoà _11 Hình 2.1: Sơ đồ các thành phần trong một hệ thống thông tin 19 Hình 2.2 Mô hình biểu diễn vai trò của HTTT trong tổ chức _21 Hình 2.3 Hệ thống thông tin 22 Hình 2.4 Hệ thống thông tin phân chia theo chức năng quản lý _24 Hinh 2.5: Sơ đồ thể hiện quy trình phát triển hệ thống thông tin theo

phương pháp Nguyên mẫu 30 Hình 2.6: Sơ đồ thể hiện quy trình phát triển hệ thống theo phương pháp

Vòng đời phát triển hệ thống SBLC _33 Hình 2.7 Sơ đồ biểu diễn quy trình phát triển hệ thống theo phương pháp

RAD 34 Hình 3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin quản lý vệ sỹ

tại Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hòa(BFD) 50 Hình 3.2: Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống(IFD) 52 Hình 3.3: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng

vệ sỹ tại Công ty Võ Đường Ngọc Hoà _59 Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 hệ thống quản lý hợp đồng cung ứng

vế sỹ tại Võ Đường Ngọc Hoà _60

Em cũng xin gủi lời cảm ơn đến Thầy Nguyễn Viết Hoà cùng tập thể cán bộlàm việc tại công ty cổ phần Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hòa, đã hết lòng giúp đỡ

em trong quá trình thực hiện đề tài trên.Đến công ty em không chỉ được tiếp xúc vớimôi trường thực tế giúp em có cơ hội phát triển đề tài trên mà công ty còn là nơi emhọc tập các kỹ năng trong công việc cũng như trong cuộc sống, được rèn luyện nhâncách đạo đức chuẩn bị cho giai đoạn sắp tới

Và hơn một lời cảm ơn em muốn gửi tới bố mẹ gia đình và những người bạn,

họ luôn ở bên chăm sóc và tiếp thêm tinh thần ,động lực để em có được những kếtquả như ngày hôm nay

Cuối cùng tôi muốn gửi lời cảm ơn tời bạn, chính bạn, người đang cầm cuốnluận văn này trên tay.Cám ơn bạn đã quan tâm đến nó! Hi vọng bạn sẽ có nhữngđóng góp chân thành giúp khoá luận ngày càng hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦU1.Tính cấp thiết của đề tài

Năm 2006 Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chứcthương mại thế giới Đây thực sự trở thành một mốc son quan trọng trong lịch sửViệt Nam, đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức với Việt Nam - một con hổ đangchuyển mình

Năm 2008, hai năm sau khi gia nhập WTO, Việt Nam đã chính thức thực thicác cam kết của WTO Nền kinh tế Việt Nam đã thực sự bước vào một con đườngmới - con đường mở cửa và hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới Trong xuhướng hội nhập của nền kinh tế, tất cả các lĩnh vực, ngành nghề của nền kinh tế đềunằm trong xu hướng đó, lĩnh vực cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, một trongnhững lĩnh vực rất mới mẻ ở Việt Nam cũng không là ngoại lệ.Tới đây những công

ty bảo vệ chuyên nghiệp của nước ngoài sẽ nhảy vào Việt Nam, tình hình an ninhtrật tự có nhiều biến đổi, nhu cầu bảo đảm an ninh ngày càng trở nên cấp thiết đốivới mỗi cá nhân cũng như các tổ chức doanh nghiệp Điều đó đặt ra cho các doanhnghiệp trong nước phải tìm mọi biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụcũng như thương hiệu của mình Một trong những biện pháp hữu hiệu đó là việcứng dụng các công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin vào lĩnh vực bảo

vệ chuyên nghiệp này

Cùng chung xu hướng đó, Võ Đường Ngọc Hoà, một võ đường với 14 nămtuổi, bước đầu đã khẳng định được thương hiệu của mình lại càng phải chú trọnghơn đến điều này Công nghệ thông tin có thể ứng dụng vào rất nhiều các hoạt độngkhác nhau trong doanh nghiệp Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay đối với bản thândoanh nghiệp thì việc quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ là một hoạt động có tínhcấp thiết nhất.Vì lẽ, đây là một hoạt động cốt lõi nhất trong toàn bộ hoạt động quản

lý của doanh nghiệp, công việc này đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiềunghiệp vụ phức tạp, cần một khối lượng thông tin lớn, chính xác với tần xuất cao.Đồng thời, nó lại cung cấp một lượng lớn thông tin cho các hệ thống khác như hệ

thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng…Để quản

lý thống nhất hiệu quả hệ thống này, nhất là khi số lượng vệ sỹ và số lượng mụctiêu tăng lên nhanh chóng, là không hề đơn giản nếu chỉ sử dụng các phương phápthủ công hoặc chỉ đơn thuần trên Excel

Trong quá trình thực tập tại Võ Đường Ngọc Hoà xuất phát từ tính cấp thiết

của bài toán, nhu cầu học tập và nghiên cứu tác giả đã chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại Công ty cổ phầnTập Đoàn

Võ Đường Ngọc Hoà” làm luận văn tốt nghiệp của mình.

2.Mục đích nghiên cứu

Đề tài tập trung vào việc ứng dụng những kiến thức về quản lý tổ chức, phântích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin, công nghệ thông tin để đưa ra một hệthống thông tin giải quyết hoàn chỉnh bài toán quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tạitập đoàn Võ Đường Ngọc Hoà Từ đó giúp công ty có một công cụ hữu hiệu quản lýtốt nhất hệ thống, nâng cao vị thế cạnh tranh của mình, khẳng định một thương hiệumạnh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ và sản phẩm đảm bảo an ninh an toàn xã hội

3.Nội dung thực hiện

Đề tài đi sâu vào phân tích hệ thống quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ đanghoạt động tại tập đoàn Võ Đường Ngọc Hoà bằng phương pháp biện chứng duy vật,

mô hình hoá, các phương pháp tiếp cận hệ thống, các nguyên tắc phát triển hệ thốngthông tin

Đề tài cũng áp dụng phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống thông tin

để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại TậpĐoàn Võ Đường Ngọc Hoà, trong đó có việc viết ra một sản phẩm phần mềm cụ thểgiải quyết bài toán

4 Kết cấu của đề tài

Đề tài thực hiện gồm Phần mở đâu, phần kết luận và ba chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về công ty CP Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà

Phần này sẽ trình bày tổng quan về công ty cổ phần Tập Đoàn Võ ĐườngNgọc Hoà, các vấn đề cấp thiết đang đặt ra cho tập đoàn trong giai đoạn hiện nay và

ý nghĩa của việc giải quyết bài toán quản lý Hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại Tập đoàn

Võ Đường Ngọc Hoà

Chương 2: Phương pháp luận cơ bản ứng dụng vào nghiên cứu “Hệ thống thông

tin quản lý Hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại công ty cổ phần Tập Võ Đường Ngọc Hoà”.

Chương này sẽ trình bày khái quát về hệ thống thông tin quản lý nói chung

và phương pháp cụ thể áp dụng vào việc phát triển hệ thống thông tin quản lý Hợpđồng cung ứng vệ sỹ

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Hợp đồng cung ứng

vệ sỹ tại tập đoàn Võ Đường Ngọc Hoà

Chương ba trình bầy chi tiết việc phân tích hệ thống quản lý hợp đồng cungứng vệ sỹ tại Tập đoàn Võ Đường Ngọc Hoà, từ đó thiết kế hệ thống thông tin hiệnđại giúp quản lý tốt hơn hệ thống trong giai đoạn hiện nay cho Tập Đoàn

Tuy đã rất cố gắng trong việc hoàn thành đề tài nhưng đây là công trìnhnghiên cứu đầu tay sau một thời gian thực tập có hạn nên không thể tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phê bình của cácthầy cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài này được hoàn thiện

Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2008

Sinh viên nghiên cứu

Lê Thị Huế

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

Chi nhánh Nhân Chí Dũng I,II đóng tại Nghệ An

Tổng Giám Đốc: Võ sư Karatedo ngũ đẳng huyền đai, trọng tài quốc tế

Nguyễn Viết Hoà

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà

Ngày 23/07/2003 Công ty THHH Võ Đường Ngọc Hoà chính thức ra đời do

Võ Sư Nguyễn Viết Hoà sáng lập Hiện tại, Công ty hoạt động trong lĩnh vực đàotạo võ thuật, đào tạo và cung cấp vệ sỹ chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu an ninh xãhội Việt Nam với quyết tâm xây dựng và khẳng định một thương hiệu mạnh, đậmvăn hoá phương đông lấy " Nhân -Trí- Dũng " làm kim chỉ nam cho mọi hành động

Năm 2007 công ty đã chuyển đổi mô hình hoạt động từ công ty TNHH VõĐường Ngọc Hoà thành Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà

Bằng sự nỗ lực hết mình, trong hơn 15 năm qua võ sư Nguyễn Viết Hoàcùng tập thể nhân viên, huấn luyện viên của công ty đã xây dựng và khẳng địnhđược tên tuổi của mình trong xã hội Công ty là đơn vị duy nhất bảo vệ chươngtrình Tổng kết Seagame 23 và Asean Paragame 3, một số hoạt động của hội nghịAPPEC 14, vinh dự được bảo vệ nhiều chương trình có các đồng chí lãnh đạo Đảng,Nhà nước và chính phủ tới dự như Chủ tịch nước, phó chủ tịch nước, chủ tịch Uỷban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, phó Thủ tướng Chính phủ Phạm Gia Khiêm…Triển khai bảo vệ cho các thương hiệu lớn như: KFC, FBA, VPBank, Viettel, vàng

bạc Bảo Tín Minh Châu, Siêu thị Picco Plaza…Ngày 25/3/2007 vừa qua Võ Đường

đã được Trung Tâm sách kỷ lục Việt Nam trao cúp và xác lập Võ Đường có võ sinhđông nhất Việt Nam Ngày 11/10 /2007 được Phòng thương mại và Công nghiệpViệt Nam trao tặng " Siêu cúp thương hiệu mạnh và phát triển bền vững", ngày26/10/2007 được Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam trao tặng " Cúp vàng Top 50 sảnphẩm hàng đầu về Sở hữu trí tuệ "cho dịch vụ bảo vệ, vệ sỹ” Ngày 09/09/2007,được Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam trao tặng " Cúp vàng thươnghiệu Việt chất lượng hội nhập WTO" Ngày 13/10/2006 được Phòng Thương Mại

và Công nghiệp Việt Nam trao tặng " Cúp sen vàng" Công ty cũng liên tục đượcgiới truyền thông đưa tin hỏi thăm, khen ngợi

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban của công ty

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cầu tổ chức công ty Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà

1.2.1 Ban tổng giám đốc :Gồm Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội động quản trị, các

Phó tổng giám đốc

Ban giám đốc

Phòng Nghiệp vụ

Phòng Marketing Thanh Ban

Ban Tổng Giám Đốc

Phòng Nhân sự

Tổng giám đốc Võ Sư Nguyễn Viết Hoà có trách nhiệm điều hành tập đoàn,đưa ra những quyết định cuối cùng về hoạt động sản xuất kinh doanh, nhân sự củatập đoàn.

Phó tổng giám đốc điều hành các chi nhánh tại Nghệ An của Tập đoàn

1.2.2 Ban giám đốc : Gồm các giám đốc và phó giám đốc

Ban giám đốc có trách nhiệm quản lý các hoạt động của tập đoàn thông quacác phòng ban bằng việc trực tiếp lên kế hoạch chi tiết kết hoạch chiến lược của tậpđoàn, giao nhiệm vụ và giám sát hoạt động của các trưởng phòng, phó phòng

1.2.3 Phòng Hành chính tổng hợp

Chức năng

Phòng Hành Chính-Tổng Hợp do chị Phan Thị Vinh làm trưởng phòng.

Phòng có chức năng giúpBan giám đốc, Ban tổng giám đốc tập đoàn quản lý côngtác hành chính, tổng hợp, quản trị tại tập đoàn

Nhiệm vụ

Phòng hành chính thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

 Thực hiện công tác hành chính: Văn thư, lưu trữ, bảo mật và bảo quản hồ

sơ tài liệu của Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà ; chịu trách nhiệm về nội dung, thểthức và tính hợp pháp của văn bản khi trình Giam đốc, tổng giám đốc ký, ban hành:

 Lập chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của lãnh đạo trình giám đốc

ký, phê duyệt và giúp giám đốc triển khai thực hiện, sắp lịch công tác, giảng dạycho đội ngũ giảng dạy tại công ty

 Phối hợp với các phòng ban khác xây dựng kế hoạch về công tác thôngtin, quảng bá hình ảnh với nội dung và hình thức phù hợp theo định hướng củaTổng Giám đốc và tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt

 Xây dựng kế hoạch trang bị phương tiện làm việc và phục vụ hoạt độngcủa tập đoàn; tổ chức hậu cần phục vụ sinh hoạt, hội họp, tiếp khách của lãnh đạo

và của cơ quan

 Tổ chức bảo vệ, quản lý tài sản và phương tiện hoạt động củ cơ quan;công tác bảo mật; công tác phòng cháy chữa cháy

 Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo, thống kê định kỳ theo quy định

 Quản lý hồ sơ lí lịch của nhân viên và đội ngũ vệ sĩ làm việc

 Thục hiện công tác giảng dạy học viên, võ sinh

 Nghiên cứu mục tiêu và lên phương án bảo vệ mục tiêu

 Trực tiếp bố trí lực lượng vệ sỹ tại các mục tiêu

 Giám sát việc thực hiện công việc tại các mục tiêu

 Lên các báo cáo vệ tình hình hoạt động của các mục tiêu theo tuần, tháng,quý, năm

1.2.5 Ban thanh tra

Chức năng

Thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra mục tiêu và vệ sỹ của công ty tại

các mục tiêu, phối hợp với các phòng ban khác trong công ty trong việc thực hiệncác chức năng chuyên môn của các phòng đó

 Chủ động giao dịch, đàm phán kí các thư từ, đơn chào hàng, trao đổithông tin với khách hàng trong quá trình giao dịch trước khi đến ký kết hợp đồngcác thương vụ kinh doanh của công ty ( có sự giám sát của tổng giám đốc).

 Phối hợp với phòng Tài chính kế toán trong các nghiệp vụ thu tiền bánhàng hoá, dịch vụ

 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan các thao tác nghiệp vụ kinh doanh Phòng

Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tập đoàn, các nghiệp vụ liên

quan đên công nhân viên trong công ty, các vệ sỹ tại các mục tiêu Lên các báo cáo

tài chính, báo cáo quản trị Lấy nó làm cơ sở để ra những quyết định tài chính, quảntrị

 Tuyển nhân sự hoạt động tại các phòng ban của công ty

 Tuyển sinh học viên các lớp vệ sỹ chuyên nghiệp và các võ sinh thamgia học tập tại các CLB

 Tuyển vệ sỹ đi làm việc tại các mục tiêu

 Theo dõi công việc và tính lương, thưởng cho các đối tượng làm việc tạicông ty

 Phối hợp cùng phòng nghiệp vụ trong việc quản lý vệ sỹ, và bố trí lựclượng này tại các mục tiêu của công ty.

 Giám sát , kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy định của nhân viêntrong công ty

1.3 Những hoạt động chính của công ty.

Với sứ mệnh mang lại cho khách hàng sự thoả mãn về chất lượng dịch vụ vệ

sỹ chuyên nghiệp;Góp phần phát triển sự nghiệp thể thao quần chúng phát triển trílực, thể lực cho thể hệ trẻ, giáo dục nhân cách đạo đức con người; hiện tại, công tyđang tiến hành các hoạt động chính sau:

Trung tâm đào tạo võ thuật

Trung tâm đào tạo vệ

sỹ chuyên nghiệp

Trung tâm cung cấp công cụ, dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp

Sinh viên, học sinh

Các đối tượng khác

Doanh nghiệp

Cá nhân

Tổ chức khác

Tổ chức khác Học viên

HLV, võ sinh

Vệ sỹ HLV

Vệ sỹ

Hình 1.2: Sơ đồ các hoạt động chính tại Tâp ĐoànVõ Đường Ngọc Hoà

1.3.1Trung tâm đào tạo võ thuật

Đây là bộ phận tham gia quản lý và giảng dạy các đối tượng theo học võthuật tại các câu lạc bộ khắp các tỉnh thành, trường đại học, tiêu biểu như CLBKaratedo trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Đại Học Tổng Hợp, Đại học kiếntrúc Với đội ngũ HLV võ thuật cấp cao giàu kinh nghiệm, mục tiêu chính của

trung tâm là phát triên mạnh phong trào học tập võ thuật, rèn luyện ý trí sức khoẻcho các học viên tại các câu lạc bộ Không chỉ có vậy đây cũng là nơi cung cấp độingũ HLV võ thuật, đối tượng tham gia vào lớp đào tạo vệ sỹ chuyên nghiệp tạicông ty

1.3.2 Trung tâm đào tạo vệ sỹ chuyên nghiệp

Để tạo ra đội ngũ vệ sỹ chuyên nghiệp các học viên tham gia đào tạo tạitrung tâm không chỉ học Võ thuật mà còn học nhiều môn liên quan đến công tác bảovệ: Phòng cháy chữa cháy, Sơ cứu cấp cứu, Luật dân sự, Thể lực, Điều lệnh, Ngoạingữ, Giao tiếp ứng xử… Thực hiện công tác đào tạo và quản lý trung tâm là đội ngũHLV cao cấp giàu kinh nghiệm Hiên tại trung tâm đã đựơc bộ công an cho phépcấp chứng chỉ vệ sỹ chuyên nghiệp cho các học viện đạt yêu cầu Các học viên theohọc có thể ký hợp đồng lao động làm vệ sỹ chuyên nghiệp tại công ty hoặc có thể tự

do lựa chọn địa điểm bảo vệ khác sau khi hoàn thành khoá học

1.3.3 Trung tâm cung cấp dụng cụ và dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp

Trung tâm cung cấp những dịch vụ bảo vệ Đây là trung tâm tiếp nhận đầu

ra của trung tâm đào tạo vệ sỹ chuyên nghiệp Công việc chính của trung tâm làcung câp lực lượng vệ sỹ, thiết bị báo động, báo cháy cho các cơ quan tổ chức cónhu cầu, góp phần đảm bảo an ninh an toàn xã hội

1.4 Những thành tựu đã đạt được của tập đoàn Võ Đường Ngọc Hoà kể từ khi thành lập đên nay

Kể từ khi thành lập đến nay Võ Đường Ngọc Hoà đã trải qua một cuộcchuyển đổi quy mô và mô hình kinh doanh Hiện tại, công ty đang hoạt động dướihình thức công ty cổ phần Trong quá trình hoạt động công ty đã thu được một sốthành tựu sau:

 Bảo vệ thành công nhiều mục tiêu quan trọng

 Liên tiếp đạt giành được các kỷ lục, danh hiệu suất sắc do các cơ quan nhànước, các tổ chức trao tặng

 Thường xuyên được báo trí thăm hỏi, ca ngợi

 Liên tục gia tăng doanh thu, số lượng vệ sỹ làm việc trung bình tăng 15%một năm

 Mở rộng thêm nhiều chi nhánh hoạt động tại các tỉnh miền Bắc và miềnTrung

 Mức lương tối thiểu cho Cán Bộ công nhân viên và vệ sỹ tăng lên gấp 2 lầntrong mấy năm gần đây

 Đã trang bị công nghệ bảo vệ hiện đại cho đội ngũ làm việc

 Cơ sở vật chất được hoàn thiện, nâng cấp thường xuyên, tất cả các phòng banđều đã có trang bị máy tính cá nhân, máy tính xách tay công nghệ mới

 Phát triển và đưa vào hoạt động thành công trang web:

www.Voduongngochoa.com.vn với mục đích quảng bá thương hiêu và cung cấpthông tin bổ ích trong việc rèn luyện đạo đức, nhân cách con người

1.4.1 Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty trong năm năm tới

Tiếp nối những thành tựu đã đạt được trong những năm họat động đã qua,chiến lược trong năm tới của tập đoàn là:

 Trở thành công ty hàng đầu về chất lượng đào tạo và cung cấp vệ sỹchuyên nghiệp tại Việt Nam

 Mở rộng thị trường hoạt động trên pham vi cả nước

 Giữ vững kỷ lục Võ Đường có võ sinh đông nhất Việt Nam

 Triển khai đưa vào kinh doanh công nghệ thiết bị bảo vệ tiên tiến

 Đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, liên tục gia tăng lợi nhuận cho

cổ đông và lương cho Cán Bộ công nhân, vệ sỹ viện làm việc tại công ty

 Đẩy mạnh việc phát triển thương hiệu mạnh trong thời kỳ hội nhập kinh

tế quốc tế

1.5 Đánh giá những thuật lợi và thách thức đang đặt ra cho công ty Võ Đưòng Ngọc Hoà trong giai đoạn hiện nay.

Nhìn chung sau 14 năm hoạt động công ty cổ phần Ngọc Hoà đã và đangđứng trước những thuận lợi và khó khăn sau:

1.5.1 Thuận lợi

 Công ty đã tạo cho mình một thương hiệu lớn mạnh trong lĩnh vực huấnluyện và đào tạo các lớp võ thuật tự vệ, phong trào và cung cấp vệ sỹ chuyênnghiệp.Uy tín của doanh nghiệp đã đựơc khẳng định trên thương trường

 Việc đảm bảo an ninh xã hội trong thời kỳ hội nhập là rất cần thiết, vấn đềnày đã được các cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức nhận thức rõ ràng

 Nền kinh tế phát triển dẫn đến nhiều ngành nghề dịch vụ cùng phát triển đòihỏi một lực lượng lớn đội ngũ bảo vệ chất lượng tốt

 Cán Bộ quản lý và đội ngũ công nhân viên đã tích luỹ cho mình nhiều kinhnghiêm quý trong võ thuật cũng như chiến lược bảo vệ mục tiêu

 Những tri thức, lợi ích của việc luyện tập võ thuật đặc biệt là Karatedo môn

võ khá nổi tiếng và tương đối dễ luyện tập đã được lớp trẻ nhận thức và lĩnhhội khá sâu sắc Từ đó, nó tạo điều kiện thúc đẩy hơn nữa phong trào học tập

 Việc quản lý vệ sỹ là một công việc hết sức khó khăn, nhất là trong thời kỳgiao thoa văn hoá, mở của hội nhập phát triển kinh tế hiện nay Nó đòi hỏinhiều yếu tố nghệ thuật, nhiều thông tin nhanh chóng, chính xác đồng bộ.

 Hiện tại cơ sở vật chất kỹ thuât của công ty vẫn chưa đáp ứng tôt nhất côngviệc quản lý

 Việc nắm bắt thông tin ở những địa bàn triển khai tại các tỉnh thành lẻ còngặp nhiều khó khăn do thiếu một hệ thống thông tin đồng bộ, nguồn nhân lựctriển khai vẫn còn hạn chế

1.6 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Vó Đường Ngọc Hoà Trước tình hình công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi vào các Doanh

nghiệp Việt Nam hiện nay, Công ty Võ Đường Ngọc Hoà cũng đã bước đầu thayđổi cách thức quản lý những công việc mang tính nghiệp vụ cũng như những chiếnlược, từ chỗ thủ công hoàn toàn đến chỗ bán từ động hay tự động hoá, những thaotác giữa người và máy giúp giảm bớt những thao tác thừa, tốn nhiều công sức, kémchính xác Từ đó nâng cao năng suất làm việc của nhân viên cũng như những cán bộđảm nhiệm những công việc chức năng Thông tin đầu ra sẽ có độ chính xác cao,kịp thời cho những quyết định nghiệp vụ cũng như chiến lược

Hiện tại, tập đoàn đã bước đầu đưa những thành tựu của của khoa học máytính, tin học ứng dụng vào việc quản lý doanh nghiệp tuy nhiên đây mới chỉ lànhững ứng dụng ban đầu, tập trung chủ yếu vào việc khài thác bộ sản phẩn phầnmềm Microsoft Office sử dụng trong công việc văn phòng, mang tính lưu trữ dữliệu là chủ yếu Các thao tác chưa mang nhiều tính tự động Dàn máy vi tính hiệnđại, máy in, máy photo copy đã được trang bị nhưng chúng vấn chưa hoạt động hếtcông suất Nhìn chung các máy tính của công ty vẫn chưa được nối với nhau thànhmạng thống nhất mà nằm riêng rẽ ở các phòng ban và các máy tính trong một phòngban cũng chưa thật sự kết nối với nhau Điều đó dẫn tới những khó khăn trong việcchia sẻ dữ liệu và quản lý các nguồn lực của công ty muốn tìm kiếm hay trình giám

đốc phê duyệt tất cả đều phải in ra giấy.Cụ thể các phòng ban được trang bị nhưsau:

1.6.1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các phòng ban của công ty.

Cán Bộ phòng hành chính đều rất thành thạo với công việc sử dụng máy tínhvào công việc văn phòng cũng như trao đổi thông tin với các đối tác bên ngoài Phógiám đốc không chỉ chuyên nghiệp trong công tác văn phòng mà còn là người cókiến thức rộng về tin học Anh đã lập và duy trì website trên

Phòng Kinh Doanh

Phòng kinh doanh của công ty cũng đã được trang bị hai máy tính sách tay

và một máy vi tính để bàn Chúng được dùng chủ yếu vào việc lưu trữ thông tin vềkhách hàng( Mục tiêu), thông tin về hợp đồng cung ứng vệ sỹ, các điều khoản phục

vụ việc lập hợp đồng và ký kết hợp đồng với khách hàng, các thông tin về công tygiúp trao đổi với khách hàng Tuy vậy các phương tiện mới chỉ dừng lại ở mức lưutrữ thông tin, công việc tìm kiếm, truy suất thông tin vẫn chưa được chuyên mônhoá

Các Cán Bộ phong kinh doanh cũng đều là ngươi có hiểu biết về tin học vàứng dụng của nó vào trong công việc của mình

Phòng kế toán

Phòng đã được trang bị một máy vi tính hiện đại, một máy in giúp thực hiệncác công việc kế toán trong công ty trên phần mềm Excel

Phòng Nghiệp vụ và ban thanh tra

Phòng cũng được trang bị một chiếc máy in, hai chiếc máy vi tính sách tay.Chức năng chính của những chiếc máy này là lưu trữ dữ liệu về vệ sỹ , về mục tiêu,

về tình hình bố trí vệ sỹ đang làm việc hiện thời tại công ty Ngoài ra nó còn đượcdùng để tìm kiếm thông tin, trao đổi thư từ với khách hàng, mục tiêu

Cán Bộ phòng cũng là những người có hiểu biết vế tin học, rất có nhu cầu ápdụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý của mình

1.6.2 Chiến lược phát triên hệ thống thông tin của công ty Cổ Phần Tập Đoàn

Võ Đường Ngọc Hoà

Ban giám đốc, Cán Bộ các phòng ban đã xác định: Tình trạng quản lý thủcông , truy suất thông tin thủ công sẽ không thể kéo dài Nhưng do lúc này công tychưa thể khắc phục một cách tổng thể, toàn diện vì việc tin học hoá đã được ápdụng một phần, kinh phí để phát triển một hệ thống thông tin toàn diện là khôngphải nhỏ, công ty đang có kế hoạch mở rộng địa bàn, chi nhánh lên việc triển khaitoàn diện giờ đây là không khả quan Vì vậy mà ban giám đốc đã quyết định chọngiải pháp tin học hoá từng phần, từng bộ phận sau đó sẽ kết nối thành một hệ thốngthông tin quản lý thống nhất trên cơ sở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàndoanh nghiệp cũng như các mạng lưới xung quanh

1.7 Giải pháp tin học hoá công việc quản lý Hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại công

ty Cổ phần Tập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà.

Công ty Võ Đường Ngọc Hoà là một công ty lớn hoạt động trong lĩnh vựccung cấp các sản phẩm, dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp và đào tạo võ thuật Côngviệc cung cấp sản phẩm này rất đặc thù đòi hỏi tần suất thông tin cao, mức độ chínhxác cao liên quan trực tiếp đến con người: vệ sỹ và khách hàng Đó là công tác bốtrí lực lượng tại các mục tiêu và kiểm soát những thông tin về các đối tượng trongquá trình bố trí lực lượng này Đây cũng chính là công việc chính của Tập Đoàn Nó

quyết định hầu hết những công việc khác liên quan Nếu công việc này hoạt độngtốt nó sẽ thúc đẩy mọi hoạt động khác trong doanh nghiệp Vì vậy một đòi hỏi đặt ra

là phải xây dựng một phần mềm chuyên biệt quản lý hợp đồng cung ứng và côngviệc bố trí lực lương này

Mức độ tin học hoá công việc quản lý hợp đồng cung ứng vế sỹ tại Tập Đoàn

Võ Đường Ngọc Hoà

HTTT quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ sẽ được tin học hoá một phần bắtđầu từ bố trí và giải quyết các điều khoản trong hợp đồng cung ứng vệ sỹ, các phụlục hợp đồng, những phản ánh của mục tiêu cũng như của ban thanh tra về vệ sỹ.Các thông tin liên quan đến việc điều động lực lượng, bố trí sẽ được lưu trữ và tổnghợp trên máy vi tính HTTT quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ về tương lai sẽ tạođiều kiện lưu trữ dữ liệu tập trung Tù đó giúp truy xuất, tìm kiếm thông tin nhanhchóng phục vụ công tác nghiệp vụ đặc thù là bố trí lực lượng, tăng cường lực lượng,chuyển quân Lên các báo cáo định kỳ nhanh chóng, chính xác

Lợi ích thu được từ việc tin học hoá hệ thống.

Sau khi áp dụng HTTT quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ,công tác quản lýthông tin về các đối tượng: Hợp Đồng, MụcTiêu, Vệ Sỹ, Vệ sỹ làm việc tại các mụctiêu sẽ trở lên dễ dàng và hiệu quả hơn.Lợi ích từ việc tin học hoá có thể nhìn thấytrên hai khía cạnh chính sau: Lợi ích về tổ chức và lợi ích về kinh tế

Về tổ chức:

Cán Bộ phòng nghiệp vụ và ban thanh tra sẽ có một công cụ quản lý hiệuquả, Môi trường năng động tâm lý làm việc thoải mái, giúp họ yêu thích công việchơn từ đó nâng cao năng suất làm việc

Về mặt kinh tế

Các Cán Bộ quản lý công tác này có thể đưa ra đựoc các quyêt định kịp thời,chính xác, công tác quản lý, báo cáo trở lên đơn giản và hiệu quả cao.Công ty sẽ cóthể chăm sóc, quan tâm tốt nhất đên khách hàng, vệ sỹ của mình tốt hơn, nắm bắt cơhội ký kết các hợp đồng bán sản phẩm dịch vụ từ đó tăng doanh thu, giảm bớt saisót quản lý chặt chẽ các đối tượng, mặc dù là không tập chung

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ HỢP ĐỒNG CUNG ỨNG DỊCH VỤ VỆ SỸ TẠI

TẬP ĐOÀN VÕ ĐƯỜNG NGỌC HOÀ2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin

2.1.1 Hệ thống thông tin quản lý

“Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, viễn thống thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ ,

xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường.Những phần tử này có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một chỉnh thể

thống nhất tạo ra một tính năng mới nhằm giải quyết một chức năng nhất định trongmột tổ chức Các thành phần của một hệ thống thông tin thể hiện qua sơ đồ sau:

Phần cứng

Viễn thông

Dữ liệu

Phần mềm

Con người

hệ thống Và ngược lại khi các thành phần được quan tâm phát triển một cách thíchhợp sẽ tạo ra thuộc tính trồi mạnh mẽ giúp thực hiện tốt chức năng của hệ thống.Vậy dựa vào đâu để ta có thể đánh giá được hệ thống thông tin của ta là tốt hayxấu?

Tới đây ta lại quay trở lại chức năng của một hệ thống thông tin là cungcấp thông tin quản lý Thực hiện tốt chức năng này chính là có được một sản phẩnthông tin tôt Để đánh giá chất lượng của thông tin người ta dựa vào một số tiêu chísau:

hệ thống này với hệ thống khác Chức năng chung nhất của hệ thống thông tin quản

lý là cung cấp thông tin quản lý Đó là những thông tin phục vụ việc ra quyết đinhquản lý tổ chức của nhà quản lý nào đó Những thông tin đầu ra này là sản phẩmcủa một chuỗi tác động của các thành phần của hệ thống,vì vậy mà nó cũng mangđầy đủ những đặc điểm của một thông tin Thứ nhất nó phải có hướng nghĩa là phảiđược một nhà quản lý nào đó sử dụng vào mục đích ra quyết định quản lý củamình.Thứ hai, nó làm tăng sự hiểu biết của chủ thể phản ánh về đối tượng phản ánhhay nói cách khác nó làm giảm độ bất định về đối tượng của phản ánh Những đốitượng phản ánh này biểu hiện mình qua các thuộc tính và các phương thức hoạtđộng của chính bản thân mình Mà những thuộc tính và phương thức này lại khôngbiêu hiện một cách tập trung tức thời mà con ngươi phải qua quá trình thực tiễn ghinhận và tổng hợp nó thì mới có được những thông tin tổng hợp về đối tượng phảnánh Thứ ba, thông tin là động và mang tính thời điểm vì mọi sự vật hiện tượng đềukhông ngừng biến đổi, phát triển nên những phản ánh về đối tượng này cũng phải

động, và mang tính thời điểm.Thứ tư, thông tin quản lý mang tính tương đối:Những phản ánh về đối tượng phải qua sự tri giác, suy luận của con người mới cóthể trở thành tri thức Mà những suy luận, tri giác của con người là không hoàn toànmang tính khách quan Vì vậy thông tin phải mang tính tương đối.

2.1.2 Vai trò và tầm quan trọng của hệ thống thông tin

Từ những phân tích trên ta có thể thây vai trò của thông tin quản lý là rấtquan trọng trong một tổ chức Nếu nhìn dưới giác độ mối quan hệ giữa ba hệ thôngchính trong một tổ chức ta có thể thấy rõ vai trò của hệ thống thông tin quản lý qua

Thông tin từ ngoài vào

Hình 2.2 Mô hình biểu diễn vai trò của HTTT trong tổ chức

Như vậy ta có thể thấy Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống liên kết hệthống ra quyết định và hệ thông tác nghiệp Nó giữ chức năng thu thập dữ liệu từ hệthống tác nghiệp trong tổ chức, thông tin từ môi trường bên ngoài tổng hợp lên cácbáo cáo, thông tin tổng hợp phục vụ việc ra các quyết định Đồng thời nó cũng là hệthống giúp hệ thống tác nghiệp thực hiện tốt các quyêt định chiến lược của nhà quảnlý

Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng vệ sỹ tại công ty Cổ phần Tập

Đoàn Võ Đuờng Ngọc Hoà được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu

và thiết bị tin học hoặc không tin học Hình 2.2 sau: Đầu vào của hệ thống được lấy

từ các nguồn : Mục tiêu, Tình hình an ninh xã hội, Các phòng ban khác trong công

ty Các đầu vào được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã được lưu

trữ từ trước.Kết quả xử lý sẽ được chuyển tới đích là ban lãnh đạo hoặc các phòng

ban khác trong công ty hoặc đựơc cật nhập vào kho dữ liệu

Hình 2.3 Hệ thống thông tin

2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức: Phân loại theo

mục đích phục vụ của thông tin và Phân loại theo lĩnh vực nghiệp vụ mà nó phục

vụ

Kho dữ liệu

Lãnh đạoCác phòng Ban khác

2.13.1Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch là một hệ thống thông tin nghiệp vụ Nó

xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng và nhàcung cấp Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cung ứng vế sỹ tại công ty Cổ phầnTập Đoàn Võ Đường Ngọc Hoà là một ví dụ cho hệ thông thông tin xử lý giao dịch

Hệ thống thông tin quản lý MIS ( managerment Information System)

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp cho các hoạt động quản lýcủa tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm cácquyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System)

Hệ thống là một máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức Nó cónhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp

ra quyết định cho các nhà quản lý

Hệ thống chuyên gia ES( Expert System)

Hệ thống chuyên gia là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyênsâu.Ngoài những kiến thức kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nócòn được trang bị những thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ nguồn khác nhau

Hệ thống có thể suy diễn và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra các quyết định rấthữu ích và thiết thực

Hệ thống thông tin tăng cường cạnh tranh ICSA

(Information System for Competitive Advance)

Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.Hệthống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng lànhững cá nhân ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một người cung cấp vàcũng có thể là một tổ chức khác

2.1.3.2 Phân chia theo chức năng quản trị doanh nghiệp:

Hình 2.4 Hệ thống thông tin phân chia theo chức năng quản lý

Với cách phân chia theo chức năng quản lý hệ thống thông tin quản lý hợpđồng cung ứng vệ sỹ là hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất, hoạt động chủyếu là cung cấp thông tin mang tính chất tác nghiệp Ở đây ta hiểu theo nghĩa kinhdoanh: Kinh doanh các dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp.Hệ thống nhập đầu vào là cáchợp đồng, phản ánh của mục tiêu, của vệ sỹ, tình hình an ninh trật tự an toàn xã hội,thông qua quá trình xử lý nó cung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo về tình hìnhhoạt động đang diễn ra từ đó giúp Cán Bộ công ty có những quyết đinh chính xácđáp ứng nhu cầu và tính hình của khách hàng

2.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

Từ những phân tích trên ta đã có cái nhìn khái quát về hệ thống thông tincũng như vai trò đặc biệt quan trọng của nó trong tổ chức.Vậy nhu cầu xây dựnghay phát triển một hệ thống thông tin mới có phải luôn là một nhu cầu tất yếu đặt rađối với tất cả các tổ chức doanh nghiệp? Mức độ hiện đại hoá của một hệ thôngthông tin như thế nào là phù hợp với một doanh nghiệp nhất định? Và ta phải nhậnthức vấn đề này như thế nào?

Thông tin là thể nền của hoạt động quản lý cũng giống như năng lượng là thểnền của mọi hoạt động sống Như vậy cũng sẽ không có hoạt động quản lý theođúng nghĩa của nó nếu như không có hoạt động thông tin.Một hệ thống thông tin dùthô sơ hay hiện đại nó cũng luôn là một thành phần quan trọng, tất yếu trong một tổchức.Chính vì vậy mà viêc quan tâm xây dựng và phát triển một hệ thống thông tinngày càng tốt hơn luôn là vấn đề tất yếu đặt ra đối với mỗi tốt chức nói chung vàcác doanh nghiệp nói riêng.Trong xã hội thông tin ngày nay thì nhận định trên càngđúng hơn bao giờ hết.

Tuy vậy, nhưng việc tin học hoá một hệ thống thông tin như thế nào là là mộtvấn đề khó Nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố Trong đó có thể kể đến như:

- Những nguyên nhân bắt buộc tổ chức phải phát triển hệ thống thông tin

- Tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Mức độ khẩn cấp của vấn đề

- Sự cân nhắc giữa chi phi và lợi ích thu được từ việc phát triển

- Sự cân nhắc giữa cơ hội, thách thức, điểm mạnh điểm yếu của doanhnghiệp trong những không gian và thời gian cụ thể

bộ doanh nghiệp Thông qua mô hình SWOT đánh giá những công việc cần thựchiện hình thành mục tiêu và chiến lược hoạt động cụ thể

- Cụ thể hoá các nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tinquản lý

- Cụ thể hoá mục tiêu, chiến lược vào lĩnh vực phát triển hệ thống thông tin

- Xác định mực độ tin học hoá hệ thống thông tin của mình trên cơ sở đánhgiá lợi ích đem lại từ công việc tin học hóa và hiệu quả thực hiện mục tiêu chiếnlược.

- Lựa chọn một phương pháp cụ thể để tiến hành xây dựng, phát triển hệthống thông tin trong doanh nghiệp

- Tiến hành xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống mới

- Tiếp tục tiến hành đánh gía hệ thống bắt đầu một chu trìn phát triển mới

2.2.1 Lý thuyết về mô hình SWOT

Việc phân tích môi trường vĩ mô và vi mô của doanh nghiêp sẽ thấy được những cơhội cũng như đe doạ đối với doanh nghiệp Điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp sẽđược sáng tỏ thông qua nghiên cứu môi trường bên trong doanh nghiệp.Và mô hình gồmđiểm mạnh điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với một doanh nghiệp chính là mô hìnhSWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Theart)

Việc phân tích mô hình SWOT thực chất là việc xem xét các yếu tố bên trong (điểmmạnh, điểm yếu) và các yếu tố bên ngoài (cơ hội và thách thức):

Điểm mạnh: Những năng lực giúp công ty hay phòng ban có khả năng thực hiện tốtnhững điểm cần thúc đẩy

Điểm yếu: Những điểm cần khắc phục vì chúng ngăn cản công ty hay phòng banđạt hiệu quả tốt khi thực hiện công việc

Cơ hội: Xu hướng, động lực, sự kiện và ý tưởng mà công ty hay phòng ban có thểtận dụng

Mối đe dọa: Những sự kiện hay sức ép có thể xảy ra nằm ngoài tầm kiểm soát màcông ty hay phòng ban cần tính đến hay cần quyết định giới hạn ảnh hưởng

Việc phân tích mô hình SWOT gắn liền vối việc xác định rõ tác động của hệ thống thôngtin đối với việc phát triển doanh nghiệp giúp ta có được cái nhìn chính xác hơn, có nhữngquyết đinh chính xác về việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin như thế nào

2.2.2 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới

Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồntại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt để đưa hệ thống vàohoạt động.Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấpcho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất, phù hợp nhất vớihoàn cảnh của hiện tại của doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào việc phát triển hệ thống thông tin mới thì câu hỏi đầu

tiên đặt ra là Cái gì bắt buộc một tổ chưc phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?

Một số câu trả lời có thể có để trả lời cho câu hỏi trên:

- Những vấn đề về quản lý: Tình trạng thất thoát ngân quỹ, tình trạngđình trệ công việc, sự phản không tốt từ phía khách hàng

- Sự hoạt động kém, không đáp ứng đủ nhu cầu của hệ thống thông tinhiện tại

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Như việc chính phủ ban hànhmột điều luật mới, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá hoạtđộng của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hay dịch vụ mới, các hanhđộng mới của doanh nghiêp cạnh tranh

- Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc tổ chứcphải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin củamình

- Những thách thức chính trị cũng là một trong những nguyên nhân dẫnđến việc phát triển một hệ thống thông tin

2.2.3 Những phương pháp tiến hành phát triển hệ thống thống tin

2.2.3.1 Những phuơng pháp và nguyên tắc chung ứng dựng vào xây dựng và phát

triển hệ thống thông tin.

Để tiến hành công việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý tacũng áp dụng những phương pháp chung của chủ nghĩa duy vật biện chứng: Phươngpháp biệc chứng duy vật Phương pháp này được cụ thể trong hai nguyên tắc phântích hệ thống thông tin sau:

a.Nguyên tắc thứ nhất: Nguyên tăc đi từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giảnhoá Nguyên tắc này đòi hỏi ta phải hiểu các mặt chung trước khi đi vào tìm hiêusâu hơn những yêu tố chi tiết bên trong hệ thống

b.Nguyên tăc 3: Nguyên tăc đi từ mô hình vật lý sang mô hình vât lý khi thiết kế và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.

Nguyên tắc này chính là sự cụ thể hoá của quá trình nhận thức thức sự vậttrong triết học của chủ nghĩa duy vật đó là: quá trình nhận thức là quá trình đi từtrực quan sinh động đến tư duy trừu tưọng và từ tư duy trừu tượng đến thực tiễn Nguyên tắc này giúp cho việc phân tích một hệ thống thông tin sẽ đơn giảnhơn rất nhiều Thật vậy khi phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thôngtin đang tồn tại và về khung của nó Nguồn dữ liệu chính là từ những người sửdụng, các tài liệu và quan sát người sử dụng Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự

mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống Và khi ta thiết kế một hệ thống mới taphải làm ngược lại ta xây dựng hệ thống trước khi xem xét người sử dụng sẽ làm gìvới hệ thông

c.Phương pháp sử dụng mô hình

Mô hình chính là sự biểu diễn cái trừu tượng bằng một thực thể vật lý.Thôngqua những mô hình khác nhau ta có thể nắm bắt về bản thân một sự vật hiện tượngdưới nhiều giác độ khác nhau

Để mô tả một hệ thống thông tin ta sử dụng ba mô hình: Mô hình logic, môhình vật lý ngoài, và mô hình vật lý trong Đó tương ứng là ba cách nhìn của lầnlượt: Nhà quản lý, cách nhìn của người sử dụng và cách nhìn của nhà kỹ thuật: Mụctiêu của nhà quản lý, nguời mà luôn tính đến chi phí và hiệu quả là yếu tố đầu tiênnên họ xem xét hệ thống thông tin để trả lời câu hỏi: Cái Gì ? Để làm gì? Người sửdụng lại quan tâm đến những thao tác sử dụng hệ thống một cách vật lý như thế nàonên họ xem xét đến câu hỏi: Cái Gì, ở đâu, khi nào? Còn nhà kỹ thuật với đặc điểmđặc thù họ xem xét cụ thể hệ thống đó như thế nào từng chi tiết một

Vậy một câu hỏi đạt ra là tại sao khi phát triển hệ thống thông tin phải sửdụng kết hợp cả ba mô hình trên:

Sở dĩ như vậy là do:

Thứ nhất là như nguyên tắc thứ ba bên trên đã chỉ rõ, quy trình của quá trình

tư duy nhận thức được vấn đề của hệ thống

Thứ hai khi phát triển một hệ thống thông tin người phát triển phải làm việcvới cả ba người trên do vậy với mỗi một đối tượng khác nhau nên tiếng nói với họcũng phải khác nhau nên việc sử dụng ba mô hình trên để xây dựng và phát triểnmột hệ thống thông tin là điều tất yếu

d.Phương pháp tư duy tiếp cần hệ thống

Sự vật hiện tượng không phải lúc nào cũng bộc lộ hết bản chất của nó ngay

từ đầu Mà phải thông qua quá trình tương tác lấn nhau nó mới bộc lộ bản chất.Chúng bao gồm những thuộc tính và phương thức vận động, tồn tại Nhất là đối vớimột hệ thống thông tin thì việc nhận thức toàn diện về nó lại càng khó khăn Chính

vì vậy mà trong quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin ta cần phải sửdụng các phương pháp tiếp cận hệ thống ví dụ như phương pháp hộp đen, phươngpháp hộp trắng để tiếp cần và hiểu biết về đối tượng minh xem xét

2.2.3.2.Những phương pháp cụ thể ứng dụng vào việc xây dựng và phát triển

Theo phương pháp này việc phát triển hệ thống thông tin được tiến hành theoquy trình được biểu hiện theo sơ đồ sau:

Hệ thống được đề xuất

Trao đổi với người sử

dụng

Đối chiếu với

hệ thống đang hoạt động Điều chỉnh

HT đưa vào sử dụng

Còn nhiều vấn đề

Đạt yêu cầu

Hinh 2.5: Sơ đồ thể hiện quy trình phát triển hệ thống thông tin theo phương

pháp Nguyên mẫu

Thực chất của phương pháp phát triển nguyên mấu là phương pháp Thử-Sai

để xác định xem hệ thống hoạt động như thế nào? Thiết kế viên sẽ làm việc vớingười sử dụng trong quá trình thử sai đên khi hệ thống được người sử dụng chấpnhận

Ưu điểm của phương pháp là: Đem lại hiệu quả cao, phát triển nhanh chóngnhất là khi có nhiều công cụ tiện ích trợ giúp Qua bản mẫu, người sử dụng pháttriển tư duy dẫn đến nhu cầu đòi hỏi hệ thống rõ ràng Phương pháp sử dụng ít môhình, nhanh chóng tạo ra mô hình để làm việc thực nghiệm của hệ thống thông tingiúp người dùng xem xét

Nhược điểm của phương pháp: Phương pháp xem nhẹ mốt số hoạt động củaquy trình phát triển hệ thống thông tin như phân tích, thử nghiệm, làm tài liệu, bảotrì.

Ứng dụng của phương pháp: Phương pháp làm bản mẫu được ứng dụng vàoviệc phát triển hệ thống khó xác định các đặc tả hoạt động.Nó không phù hợp với hệthống nhiều người sử dụng, hệ thống có cấu trúc cao VD: hệ thống kế toán vật tư,

hệ thống hàng tồn kho

Thứ hai: Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống SBLC ( System

Development Life Cycle) Đây là một phương pháp luận phổ biến cho việc pháttriển hệ thống thông tin trong một tổ chức Phương pháp luận này bao gồm một sốpha tiêu biểu như: khảo sát hệ thống, phân tích thiết kế, cài đặt và triển khai hệthống.Mỗi pha đều có các đầu ra, đầu vào và chúng thể hiện mối quan hệ giữa cácpha với nhau Cuối mỗi pha phát triển cần đạt được một cột mốc được đánh dấubằng các tài liệu để các bộ phận khác trong đội có thể hiêu được rõ ràng công việcmình đang tiến hành

Phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống được cụ thể qua hai phuơngpháp: Phương pháp vòng đời truyền thống và phương pháp vòng đời với mô hìnhxoắn ốc

b.Phương pháp vòng đời phát triển truyền thống

Đây là phương pháp luận ra đời sớm nhất Phuơng pháp này quan niệm rằngHTTT có một vòng đời bao gồm giai đoạn bắt đầu, giai đoạn phát triển, giai đoạntrưởng thành, và giai đoạn kết thúc

Phương pháp này được ứng dụng vào việc xây dựng các hệ thống thông tingiao dịch lớn, các hệ thông có cấu trúc chặt chẽ

Phương pháp vòng đời với mô hình xoắn ốc

Phương pháp này được Boehm thiết kế ra vào năm1988 chu đạo của phươngpháp tập trung vào yếu tố phân tích rủi ro trong các bước lặp Mỗi bước lặp baogồm 4 hoạt động chính sau:

- Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, giải pháp ràng buộc rõ ràng