1. Lời nói đầu Thực tập tốt nghiệp là một chương trình mang tính chất thực tế vầ cần thiết đối với mỗi sinh viên. Sau thời gian 7 kỳ học lý thuyết tại giảng đường, thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên có dịp quan sát, tiếp cận và tìm hiểu các hoạt động quản lý giáo dục trong thực tế hoạt động của một cơ quan quản lý giáo dục, của nhà trường, của các cơ sở giáo dục khác. Ngoài ra sinh viên còn có thêm hiểu biết về các mặt tổ chức hoạt động của 1 cơ sở giáo dục. Thông qua đó sinh viên có điều kiện được tiếp thu những kỹ năng nghề nghiệp ở đơn vị thực tập; củng cố, khẳng định và bổ sung thêm những kiến thức cơ bản về quản lý và quản lý giáo dục cũng như ý thức nghề nghiệp trong tương lai. Ngoài ra sinh viên biết liên hệ vận dụng các kiến thức về quản lý và quản lý giáo dục đã học để phân tích và đánh giá các hoạt động của một nhà trường, cơ sở giáo dục, các cơ quan quản lý giáo dục. Biết xác định những kiến thức cần quan tâm, tìm hiểu ở những kỳ học tiếp theo. Đồng thời sinh viên sẽ có ý thức trách nhiệm, thái độ đúng đắn trong các hoạt động thực tiễn, có ý thức học tập, rèn luyện để chuẩn bị kiến thức và kĩ năng nghề nghiệp trong tương lai cũng như thực hiện tốt các nội dung và yêu cầu của đợt thực tập. Đơn vị em lưa chọn thực tập là Trường Đại học Hà Tĩnh, và cụ thể hơn là Phòng Đào tạo Nhà trường. Sở dĩ em lựa chọn địa điểm này vì những lý do sau: Đặc điểm hoạt động của đơn vị là quản lý đào tạo hệ đại học, phù hợp với nhóm ngành quản lý đào tạo mà em lựa chọn trong các môn học tự chọn. Khả năng liên hệ tại cơ sở thuận lợi, tạo điều kiện cho em thu thập thông tin, số liệu, học hỏi công tác quản lý một cách dễ dàng, giao thông thuận lợi. Báo cáo của em là sự kết hợp giữa lý luận và kiến thức thực tế. Cấu trúc của bài báo cáo gồm 3 phần: Phần mở đầu: 1. Lời nói đầu 2. Tổng quan về địa điểm thực tập 3. Danh mục các nội dung thực tập Phần nội dung: 1. Kiến thức lý thuyết liên quan đến nội dung thực tập 2. Kết quả thu được trong quá trình thực tập Phần kết luận và kiến nghị: 1. Kết luận 2. Kiến nghị
HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC KHOA QUẢN LÝ --------------- o0o ---------------- BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Họ và tên sinh viên : Đoàn Thị Lê Dơn Sinh viên lớp : QLGD K2C Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Hà Thế Truyền Hà Nội - 2012 MỤC LỤC Nội dung Danh mục các chữ viết tắt……………………………………………….. Trang 3 Phần 1: Lời mở đầu……………………………………………………… 4 Phần 2: Tổng quan về địa điểm thực tâp………………………………… 7 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Hà Tĩnh…… 2.2 Vài nét về Phòng Đào tạo- Trường Đại học Hà Tĩnh………………. Phần 3: Danh mục các nội dung thực tập……………………………….. Phần 4: Kiến thức lý thuyết liên quan đến nội dung thực tập…………… Phần 5: Kết quả thu được trong quá trình thực tập……………………… Phần 6: Kết luận và khuyến nghị………………………………………... 7 10 15 16 20 30 Phần 7: Phụ lục………………………………………………………….. Phần 8: Danh mục các tài liệu tham khảo và trích dẫn………………….. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 32 1. HVQLGD Học viện Quản lý Giáo dục 2. ĐHHT Đại học Hà Tĩnh 3. SV Sinh viên 4. BGH Ban Giám hiệu 5. NCKH Nghiên cứu khoa học 6. BGDĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo 7. SP Sư phạm 8. Th.S Thạc sỹ 9. TS Tiến sỹ 10.CN Cử nhân 11.CHXHCN Cộng hòa xà hội chủ nghĩa LỜI CẢM ƠN Muốn phát triển giáo dục - đào tạo và nâng cao chất lượng giáo dục- đào tạo, nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực chất lượng cao trong thời kỳ hội nhập thì không thể thiếu được những nhà quản lí giáo dục chuyên nghiệp,vừa có trình độ quản lí khoa học hiện đại lại vừa có nghệ thuật quản lí khéo léo. Vì vậy khoa Quản lí giáo dục thuộc Học viện Quản lí giáo dục phối hợp với Trường Đại học Hà Tĩnh tạo điều kiện cho sinh viên Học viện Quản lí giáo dục có cơ hội tiếp cận thực tế quản lí giáo dục tại cơ sở. Trong quá trình thực tập quản lí hoạt động giáo dục thực tiễn, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô và bạn bè từ Học viện và từ nhà trường. Nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình đó, em đã hoàn thành nhiệm vụ cũng như hoàn thành bản báo cáo này. Về phía đơn vị thực tập, em xin chân thành cảm ơn thầy: Phan Đình Anh đã dẫn dắt, hướng dẫn em trong quá trình tìm kiếm tài liệu, thu thập thông tin số liệu, tạo điều kiện cho em có những kiến thức thực tế bổ ích suốt quá trình thực tập. Cùng toàn thể chuyên viên phòng đào tạo và thầy cô nhà trường. Về phía học viên, em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Tuyết Hạnh giáo viên hướng dẫn từ phía Học viện quản lý Giáo Dục đã luôn theo sát tư vấn, định hướng ; Em xin trân trọng cảm ơn! Do điều kiên thời gian không có nhiều, đây cũng là một chuyên ngành học mới và khả năng của một sinh viên năm thứ 4 còn có nhiều hạn chế nên báo cáo chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong sự chỉ dẫn và góp ý của các thầy cô giáo cùng bạn bè để báo cáo được hoàn thiện hơn! PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lời nói đầu Thực tập tốt nghiệp là một chương trình mang tính chất thực tế vầ cần thiết đối với mỗi sinh viên. Sau thời gian 7 kỳ học lý thuyết tại giảng đường, thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên có dịp quan sát, tiếp cận và tìm hiểu các hoạt động quản lý giáo dục trong thực tế hoạt động của một cơ quan quản lý giáo dục, của nhà trường, của các cơ sở giáo dục khác. Ngoài ra sinh viên còn có thêm hiểu biết về các mặt tổ chức hoạt động của 1 cơ sở giáo dục. Thông qua đó sinh viên có điều kiện được tiếp thu những kỹ năng nghề nghiệp ở đơn vị thực tập; củng cố, khẳng định và bổ sung thêm những kiến thức cơ bản về quản lý và quản lý giáo dục cũng như ý thức nghề nghiệp trong tương lai. Ngoài ra sinh viên biết liên hệ vận dụng các kiến thức về quản lý và quản lý giáo dục đã học để phân tích và đánh giá các hoạt động của một nhà trường, cơ sở giáo dục, các cơ quan quản lý giáo dục. Biết xác định những kiến thức cần quan tâm, tìm hiểu ở những kỳ học tiếp theo. Đồng thời sinh viên sẽ có ý thức trách nhiệm, thái độ đúng đắn trong các hoạt động thực tiễn, có ý thức học tập, rèn luyện để chuẩn bị kiến thức và kĩ năng nghề nghiệp trong tương lai cũng như thực hiện tốt các nội dung và yêu cầu của đợt thực tập. Đơn vị em lưa chọn thực tập là Trường Đại học Hà Tĩnh, và cụ thể hơn là Phòng Đào tạo Nhà trường. Sở dĩ em lựa chọn địa điểm này vì những lý do sau: - Đặc điểm hoạt động của đơn vị là quản lý đào tạo hệ đại học, phù hợp với nhóm ngành quản lý đào tạo mà em lựa chọn trong các môn học tự chọn. - Khả năng liên hệ tại cơ sở thuận lợi, tạo điều kiện cho em thu thập thông tin, số liệu, học hỏi công tác quản lý một cách dễ dàng, giao thông thuận lợi. Báo cáo của em là sự kết hợp giữa lý luận và kiến thức thực tế. Cấu trúc của bài báo cáo gồm 3 phần: - Phần mở đầu: 1. Lời nói đầu 2. Tổng quan về địa điểm thực tập 3. Danh mục các nội dung thực tập - Phần nội dung: 1. Kiến thức lý thuyết liên quan đến nội dung thực tập 2. Kết quả thu được trong quá trình thực tập - Phần kết luận và kiến nghị: 1. Kết luận 2. Kiến nghị Hà Tĩnh, ngày 25 tháng 02 năm 2012 SINH VIÊN Đặng Thị Hương Phần 2: Tổng quan về địa điểm thực tập 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại học Hà Tĩnh: Trường Đại học Hà Tĩnh được thành lập theo quyết định số 318/QĐ-TTg,ngày 19/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ. Trường được thành lập ngày 10/05/2007 trên cơ sở sát nhập và nâng cấp 3 đơn vị: -Trường Cao đẳng sư phạm Hà Tĩnh -Trường Trung học Kinh tế Hà Tinh -Phân hiệu Đại học Vinh tại Hà Tĩnh Trường Đại học Hà Tĩnh là một trường công lập,đa cấp,đa ngành,đào tạo nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội của đất nước nói chung và của tỉnh Hà tĩnh nói riêng. Trường đã và đang đào tạo 43 mã ngành khác nhau có trình độ từ trung cấp,cao đẳng đến đại học và sau đại học. Trường Đại học Hà Tĩnh có 258 cán bộ,giảng viên trong đó: -01 Giáo sư -02 Phó Giáo sư -06 Tiến sĩ -87 Thạc sĩ -166 Đại học,Cao đẳng - Về cơ sở vật chất: +) Hiện tại:08 ha +) Quy hoạch;100ha. +) Phòng học:72 phòng +) Hệ thống phòng máy,phòng thí nghiệm,thư viện,nhà tập thể dục có thể đáp ứng yêu cầu trước mắt. +) Hệ thống nhà kí túc xá,nhà ăn tập thể. +) Hệ thống nhà làm việc của Ban Giám hiêu,các đơn vị hành chính, các tổ chức Đảng, công Đoàn, Đoàn thanh niên. -Về mảng liên kết đào tạo và quan hệ quốc tế: Trường Đại học Hà Tĩnh có quan hệ hợp tác đào tạo, giao lưu trao đổi kinh nghiệm giáo dục và đòa tạo với nhiều trường Đại học, cao đẳng trong và ngoài nước: Đại học quốc gia Hà Nội,,Đại học Huế,Đại học Đà Nẵng,Đại học Vinh…Học viện AnhHoa Quảng Tây (Trung Quốc),Đại học Quốc gia Lào,Đai học Na Khon và Đại học Khon Kean Thái Lan. -Tổng số học sinh toàn trường: 4696 Hệ chính quy: 2950 Hệ không chính quy: 1746 Về cơ cấu tổ chức: - Trường đại học Hà Tĩnh hiện có 9 phòng ban: +) Phòng Hành chính - Tổng hợp +) Phòng Tổ chức cán bộ +) Phòng Đào tạo +) Phòng Kế hoạch - Tài chính +) Phòng Quản lý NCKH và Hợp tác quốc tế +) Phòng Thanh tra +) Phòng Quản trị +) Phòng Công tác Học sinh - Sinh viên +) Ban quản lý dự án - Có 9 khoa bộ môn: +) Khoa Sư phạm Tự nhiên +) Khoa SP Xã hội - Nhân văn +) Khoa SP Tiểu học - Mầm non +) Khoa Ngoại ngữ +) Khoa Lý luận Chính trị +) Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh +) Khoa Kỹ thuật - Công nghệ +) Bộ môn Tâm lý - Giáo dục +) Bộ môn Giáo dục thể chất - Hiện có 5 trung tâm: +) Trung tâm Giáo dục thường xuyên +) Trung tâm Thông tin tư liệu thiết bị +) Trung tâm Dạy nghề +) Trung tâm Y tế - Môi trường +) Trung tâm Dịch vụ - Các tổ chức Đoàn thể: +) Đảng bộ +) Công đoàn +) Đoàn thanh niên +) Hội Sinh viên 1.1.2 Phương hướng phát triển: 1. Xây dựng một trường Đại học Hà Tĩnh đào tạo đa cấp,đa ngành,có chất lượng. 2. Nâng cao trình độ và chất lượng đôi ngũ giảng viên và cán bộ quản lý,đáp ứng yêu cầu đào tạo nguồn nhân lực cho tỉnh Hà Tĩnh,khu vực miền Trung và cả nước. 3. Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất- kĩ thuật có chất lượng nhằm phục vụ tốt cho giảng dạy và học tập.Nâng cấp cơ sở vật chất- kĩ thuật hiện có,quy hoạch khu trường mới 70ha. 4. Tăng cường hợp tác quốc tế về đào tạo sinh viên,bồi dưỡng giảng viên,xây dựng các chuyên ngành cần thiết cho nhu cầu của tỉnh,vùng và toàn quốc. Phấn đấu đưa trường Đại học Hà Tĩnh trở thành một trung tâm đào tạo,NCKH,Trung tâm văn hóa của tỉnh,một trương đại học có uy tín trong nước và khu vực trong 10-15 năm tới. 2.2 Vài nét về Phòng Đào tạo- Trường Đại học Hà Tĩnh: Phòng Đào tạo- Trường Đại hoc Hà Tĩnh thực hiện chức năng: Đề xuất các chủ trương, xây dựng phương án và tổ chức quản lý thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch về các hoạt động đào tạo trong toàn trường. Bên cạnh đó Phòng còn thực hiện nhiệm vụ đào tạo: - Xây dựng kế hoạch, tổ chức quản lý và hướng dẫn việc triển khai thực hiện kế hoạch các hoạt động đào tạo. - Nghiên cứu và tổ chức chỉ đạo, xây dựng và thực hiện mục tiêu, chương trình đào tạo các ngành học, các bậc học, các loại hình đào tạo theo kế hoạch chỉ đạo của Ban Giám hiệu. Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập. Tổ chức chỉ đạo thực hiện các quy chế đào tạo cho các hệ đào tạo. Kiến nghị với BGH trong việc xét ngừng tiến độ, lên lớp, thôi học, học ngành thứ hai, chuyển ngành học. - Quản lý chất lượng giảng dạy của cán bộ và chất lượng học tập của HSSV. Đề xuất với BGH về các chủ trương và giải pháp nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và chỉ đạo thực hiện những chủ trương và giải pháp đó. Lập kế hoạch mời giảng và thực hiện chế độ thanh quyết toán tiền vượt giờ cho giáo viên theo quy định hiện hành. - Thường trực các Hội đồng tuyển sinh và Hội đồng thi tốt nghiệp. Tổ chức tiếp nhận HSSV trúng tuyển vào học. Chủ trì tổ chức lễ khai giảng, tổng kết và phát bằng tốt nghiệp cho HSSV. Các nhiệm vụ cụ thể như sau: ♣ Nghiên cứu, tham mưu cho lãnh đạo nhà trường phương hướng phát triển về đào tạo: • Phòng Đào tạo là đầu mối nghiên cứu hệ thống văn bản pháp quy liên quan để tham mưu cho Ban giám hiệu trong việc quản lý và điều hành. Căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ được phê duyệt hàng năm và chiến lược phát triển Trường, xu hướng phát triển của xã hội trong lĩnh vực đào tạo, Phòng Đào tạo phải tham mưu cho lãnh đạo nhà trường trong việc định hướng phát triển đào tạo. ♣ Xây dựng, quản lý triển khai kế hoạch đào tạo: - Cụ thể hóa và triển khai thực hiện các văn bản, quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của ĐHHT về công tác đào tạo. - Xây dựng hệ thống văn bản pháp quy hướng dẫn thực hiện các quy định liên quan đến công tác đào tạo. - Xây dựng kế hoạch đào tạo toàn Trường (bao gồm dự kiến số lượng đào tạo). Thẩm định đề án mở mã ngành của các Khoa/bộ môn trực thuộc. Làm thủ tục xin mở mã ngành đào tạo mới. Đề xuất giao nhiệm vụ đào tạo cho các đơn vị. - Xây dựng kế hoạch tuyển sinh cho từng ngành đào tạo thuộc các hệ khác nhau (trên cơ sở ý kiến của các đơn vị đào tạo), trình Hiệu trưởng phê duyệt và báo cáo ĐHHT. - Giúp việc cho Hội đồng tuyển sinh thực hiện các công việc tuyển sinh của trường. - Tham gia quảng bá, quảng cáo, marketing các chương trình tuyển sinh của trường. - Phối hợp với các khoa xây dựng và hoàn thiện chương trình đào tạo hàng năm, các chương trình đào tạo ngắn hạn và trung hạn cho các ngành và hệ đào tạo; theo dõi thực hiện chương trình đào tạo. - Xây dựng kế hoạch biên soạn, sưu tầm và xuất bản học liệu (giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, băng đĩa…). Tổ chức ký hợp đồng với các cá nhân hoặc khoa/bộ môn trực thuộc. Đề xuất thành lập Hội đồng và tổ chức nghiệm thu giáo trình, tài liệu tham khảo. Làm thủ tục xuất bản những giáo trình, tài liệu tham khảo đã được nghiệm thu thẩm định. Quản lý việc biên soạn, in ấn giáo trình phục vụ giảng dạy và học tập. - Phối hợp với các khoa trong việc xây dựng ngân hàng giảng viên, cộng tác viên có chất lượng để hợp tác trong quá trình đào tạo. - Xây dựng lịch học, lịch thi cho các lớp và kế hoạch sử dụng giảng đường trong phạm vi toàn trường. Phối hợp với các đơn vị tổ chức các kỳ thi: tuyển sinh, kết thúc học kỳ, tốt nghiệp. Điều phối giảng viên tham gia giảng dạy trên cơ sở lịch học đã được phê duyệt. Phối hợp với các đơn vị quản lý chất lượng đào tạo và các vấn đề liên quan đến đào tạo. - Quản lý kết quả học tập, đánh giá chất lượng đào tạo trong Trường, đánh giá chất lượng giảng viên. Trên cơ sở đánh giá chất lượng này, thẩm định quy trình và đề xuất những thay đổi nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và chất lượng đội ngũ giảng viên. Nghiên cứu và thực hiện các hình thức kiểm định chất lượng đào tạo. - Tổ chức thực hiện công tác đổi mới phương pháp giảng dạy và học tập. - Tổ chức xét ngừng học, thôi học, xét tốt nghiệp. Chịu trách nhiệm phát hành chứng nhận kết quả học tập; quản lý công tác cấp chứng chỉ, văn bằng tốt nghiệp cho sinh viên. - Là đầu mối giúp Ban giám hiệu trong việc hướng dẫn, quản lý, giám sát các đơn vị có hoạt động đào tạo ngắn hạn. Tổ chức các hoạt động đào tạo ngắn hạn theo quy định. - Là đầu mối tổ chức lễ khai giảng, bế giảng và trao bằng tốt nghiệp cho các khóa học trong Trường. - Kiểm tra hồ sơ, các thủ tục, điều kiện bảo vệ luận văn, luận án tốt nghiệp của sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh. - Chuẩn bị hồ sơ, làm các thủ tục cấp các văn bằng chứng chỉ, quản lý văn bằng chứng chỉ của người học trong Trường Đại học Kinh tế. - Tham gia tìm kiếm, thực hiện các chương trình hợp tác với các đối tác tiềm năng trong và ngoài nước trong việc phối hợp liên kết đào tạo, mở rộng chương trình đào tạo và hợp tác trên nhiều lĩnh vực khác. ♣ Quản lý sinh viên - Lưu trữ hồ sơ sinh viên trong suốt quá trình đào tạo và hồ sơ sinh viên tốt nghiệp (bằng văn bản và dữ liệu trong máy tính). Trích lục, chứng thực, sao y các văn bản, hồ sơ sinh viên theo chức năng quản lý và theo quy định của pháp luật. - Hoàn thành các thủ tục nhập học của sinh viên khóa mới, cho sinh viên thôi học, sinh viên tốt nghiệp; cấp thẻ sinh viên đang đào tạo theo quy định của Bộ GD&ĐT và ĐHHT. - Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, những quy định của ĐHHT và của Trường liên quan đến cấp học bổng, miễn giảm học phí, khen thưởng, kỷ luật sinh viên. - Phối hợp với các đơn vị triển khai các chương trình học bổng tài trợ cho sinh viên, chương trình tín dụng phục vụ cho học tập. - Kết hợp với các đơn vị để quản lý sinh viên nội trú và ngoại trú. - Là đầu mối cập nhật thông tin và là kênh liên kết với các cựu sinh viên của Trường. ♣ Quản lý thư viện, học liệu - Tổ chức, quản lý và cung cấp sách báo, tài liệu phục vụ nhu cầu thông tin, học tập của sinh viên, cán bộ, giảng viên Nhà trường. - Bổ sung, tăng cường về số lượng và chất lượng tài liệu trong thư viện. * Về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các thành viên trong Phòng Đào tạo: 1) Trưởng phòng: ThS. Phan Đình Anh, ĐT: 0983858701. Nhiệm vụ: Phụ trách chung, phụ trách công tác kế hoạch đào tạo, hướng dẫn CN Đinh Văn Phác các công việc xây dựng và quản lý kế hoạch đào tạo. Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi hoạt động của phòng Đào tạo. 2) Phó Trưởng phòng: ThS. Bùi Thị Diệu Huyền, ĐT: 0983456780. Giúp Trưởng phòng xây dựng và quản lý đào tạo về công tác Thực hành, thực tập sư phạm, thực tập tốt nghiệp; Giáo dục Quốc phòng và Giáo dục thể chất, tuyên truyền quảng bá tuyển sinh hằng năm. 3) Phó Trưởng phòng: CN. Trần Thị Bích Như, ĐT: 0983458589. Giúp Trưởng phòng xây dựng và quản lý về công tác liên kết đào tạo đại học và sau đại học; đào tạo liên thông chính quy, tổ chức học lại lần 2 cho HSSV, Lưu trữ hồ sơ điểm hằng năm của HSSV; Hướng dẫn CV Nguyễn Thị Thanh Thuỷ về công tác theo dõi dạy - học và nghiệp vụ văn phòng. 4) Chuyên viên: CN. Nguyễn Thị Thanh Thuỷ, ĐT: 0916510818. Giúp Trưởng phòng theo dõi giảng dạy và học tập 2 cơ sở; công tác văn thư; Thu các loại hồ sơ theo yêu cầu của công tác tuyển sinh. 5) Chuyên viên: CN. Đinh Văn Phác, ĐT: 0977133138. Giúp Trưởng phòng quản lý chương trình khung, chương trình chi tiết tất cả các mã ngành đào tạo; xây dựng TKB; tổng hợp giờ lao động của giảng viên; tổng hợp báo cáo Giáo ban đào tạo hằng tháng. Ngoài hoàn thành công việc chính, mỗi cá nhân còn hoàn thành một số công việc khác khi được Trưởng phòng giao đột xuất. Phần 3: Các nội dung thực tập: - Hỗ trợ công tác quản lý đào tạo: Tư vấn, hỗ trợ học viên về kế hoạch đào tạo. - Tham gia xếp thời khóa biểu và theo dõi việc thực hiện thời khóa biểu. - Công tác thanh tra giờ dạy - Công tác tổ chức cuộc họp giao ban đào tạo - Ngoài ra, trong thời gian thực tập, tôi còn được tham gia thực hiện một số công việc thuộc công tác hành chính văn phòng: Photo tài liệu, chuyển công văn, soạn công văn… Phần 4: Kiến thức lý thuyết liên quan đến nội dung thực tập Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh tôi được tìm hiểu, được tham gia tác nghiệp một số công việc liên quan đến công tác quản lý đào tạo. Sau đây là những cơ sở lý luận liên quan đến về công tác quản lý đào tạo: 1.1.Một số vấn đề lý luận về công tác quản lý giáo dục và quản lý đào tạo. a.Một số vấn đề lý luận về công tác quản lý: Trong tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội, con người muốn tồn tại và phát triển đều phải dựa vào sự nỗ lực của một tổ chức, đều phải thừa nhận và chịu sự quản lý nào đó. Những kiến thức lý luận về khoa học quản lý đã được chúng tôi tiếp cận trong học phần Khoa học quản lý và các học phần khác là những cơ sở lý luận nền tảng về công tác quản lý để trang bị trong quá trình thực tập: ♦ Quản lý là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Có hàng trăm định nghĩa khác nhau về quản lý. Có một cách tiếp cận khá đầy đủ về quản lý của James Stoner và Stephen Robbins: “ Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt mục đích đề ra.”( Một số vấn đề lý luận về công tác quản lý đào tạo. Hay quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, có tính hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý đã đề ra. Có 5 thành tố tạo nên quản lý: - Chủ thể quản lý - Đối tượng quản lý - Mục tiêu quản lý - Công cụ quản lý - Phương pháp quản lý ♦ Có 4 chức năng của quản lý: Kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra. ♦ Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý: - Tuân thủ pháp luật và phù hợp với quy định của xã hôi. - Kết hợp hài hòa các lợi ích - Tiết kiệm và hiệu quả - Khoa học và chuyên môn hóa - Kết hợp quản lý theo ngành và theo lãnh thổ - Tận dụng thời cơ và biết giữ bí mật ♦ Các phương pháp quản lý chủ yếu: - Phương pháp hành chính: Là phương pháp tác động dựa vào các mối quan hệ, quyền uy và kỉ luật của tổ chức để bắt buộc đối tượng quản lý chấp hành mệnh lệnh của đối tượng quản lý. Trong một tổ chức, phương pháp hành chính thể hiện ở chỗ chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các quyết định mang tính bắt buộc, đòi hỏi đối tượng quản lý phải chấp hành nghiêm chỉnh, nếu vi phạm sẽ bị xử lý. - Phương pháp kinh tế Là phương pháp tác động vào đối tượng quản lý thông qua các các lợi ích kinh tế để kích thích và tạo động lực cho đối tượng quản lý tích cực, tự giác hoàn thành nhiệm vụ. - Phương pháp tâm lý – xã hội Là những cách thức tác động và nhận thức, tư tưởng, tình cảm của con người trong tổ chức nhằm nâng cao tính tựu giác, lòng nhiệt tình hoạt động của họ trong việc thực thi nhiệm vụ. Ngoài ra, chúng tôi còn được tiếp cận những kiến thức lý luận nền tảng về khoa học quản lý qua học phần Tâm lý học đại cương, Tâm lý học quản lý, Khoa học quản lý, Khoa học quản lý giáo dục I, Khoa học quản lý giáo dục II… Qua những học phần đã được học cũng như qua kinh nghiệm thực tế điều cố lõi tôi thu nhận được trong quản lý là muốn quản lý tốt, phải hiểu rõ đối tượng quản lý, để từ đó áp dụng những phương pháp quản lý phù hợp với đối tượng, đó là một trong những yếu tố làm nên hiệu quả quản lý. Để hiểu được đối tượng quản lý, cần gần gũi đối tượng, lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng của đối tượng. Để làm được điều này rất cần đến các kỹ năng của người CBQL, đó là Kỹ năng giao tiếp ứng xử, kỹ năng thuyết trình thuyết phục, kỹ năng giải quyết xung đột… b. Một số vấn đề lý luận về công tác quản lý đào tạo. Trong bất kì nhà trường nào, công tác quản lý đào tạo luôn được xác định là hoạt động chủ đạo. Với mục tiêu trở thành một trường đại học đạt chuẩn quốc tế và với sứ mệnh cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế và quản trị kinh doanh, Trường Đại học Hà Tĩnh luôn hoạt động trên quan điểm: đào tạo gắn liền với nghiên cứu khoa học, hướng tới mô hình đại học nghiên cứu; đào tạo phải hướng tới chuẩn kiểm định giáo dục; đào tạo gắn liền với hợp tác quốc tế; đào tạo gắn với chất lượng; đào tạo phải có tính thực tiễn cao và chú trọng đào tạo sau đại học, đẳng cấp quốc tế và chất lượng cao. Trong học phần kỹ năng quản lý đào tạo, chúng tôi đã được tìm hiểu một số nội dung liên quan đến công tác quản lý đào tạo, đặc biệt là được tìm hiểu sâu một số nội dung của công tác quản lý đào tạo: - Nguyên tắc chung trong tổ chức đào tạo: + Công tác tổ chức đào tạo về bản chất là triển khai thực hiện đào tạo theo chương trình đào tạo và theo quy chế đào tạo hiện hành thông qua kế hoạch học kì, kế hoạch năm học, kế hoạch khóa học đã được phê duyệt. + Các nguyên tắc chung mà bất kì một ai làm công tác đào tạo đều phải thực hiện cho đúng bao gồm các điểm chính sau: ▪ Triển khai đúng chương trình đào tạo và kế hoạch khóa học đã đề ra. ▪ Tuyệt đối thực hiện đúng quy chế đào tạo hiện hành ▪ Trong bất kì tình huống nào, nếu thay đổi chương trình, kế hoạch đào tạo hay áp dụng linh hoạt khác quy chế phải có ý kiến phải có ý kiến phê duyệt của ban giám hiệu. - Tổ chức dạy: + Đối với giảng dạy, Phòng đào tạo cần cung cấp cho giảng viên chương trình chi tiết môn học soạn kĩ và yêu cầu từng giảng viên phải thực hiện đúng yêu cầu và mục tiêu của môn học ghi trong chương trình chi tiết và phải làm lịch trình giảng dạy.( kế hoạch giảng dạy môn học) theo mẫu soạn sẵn và nộp một bộ chế bản điện tử bài giảng và tài liệu tham khảo phô tô để cung cấp cho học viên tự nhân bản. Trên cơ sở lịch trình giảng dạy và đánh giá giữa kì của từng giáo viên trong học kì. - Tổ chức học: Vào đầu khóa học, nhất thiết phải phổ biến đầy đủ nội quy, quy chế và phương pháp học đại học cho học viên. Cần cung cấp cho học viên chương trình chi tết môn học để họ chủ động trong học tập, trong việc tìm thêm tài liệu tham khảo. - Tổ chức kiểm tra, đánh giá: + Căn cứ vào chương trình chi tiết đã ban hành, lịch trình giảng dạy của giáo viên và kế hoạch của học kì, người quản lý đào tạo tổ chức theo dõi các hoạt động kiểm tra giữa kì và cuối kì. + Tổ chức kiểm tra, đánh giá cũng như các nội dung khác trong đào tạo, cần phải tuyệt đối tuân theo các quy định hiện hành. Tất cả các thay đổi, cải tiến thang điểm, điều chỉnh kết quả chấm, đáp án đều phải có bút phê của ban giám hiệu. - Quản lý kết quả đào tạo bao gồm: Quản lý hồ sơ và kết quả tuyển sinh, kết quả thi từng học kì của từng khóa học, kết quả xét tốt nghiệp, hồ sơ khen thưởng kỉ luật, hồ sơ cấp phát văn bằng chứng chỉ… 1.2. Một số vấn đề pháp lý liên quan đến công tác quản lý đào tạo - Luật Giáo dục nước CHXHCN Việt Nam 2005; - Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02/08/2006 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Giáo dục; - Điều lệ trường Đại học ban hành theo Quyết định số 153/2003/QĐ-TTg ngày 30/07/2003 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư số 18/2004/TT-BGD&ĐT ngày 02/06/2004 của Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn thực hiện Điều lệ trường đại học; - Quy chế Đào tạo đại học và cao đẳng hình thức vừa làm vừa học (Ban hành kèm theo Quyết định số 36/2007/QĐ-BGDĐT ngày tháng năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo). - Thông tư số 57/2011/TT- BGDĐT ngày 02/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Phần 5: KẾT QUẢ TIẾP THU ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Trong 7 tuần thực tập, tôi đã được thực hiện một số công việc tại Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh. Sau đây tôi xin được báo cáo kết quả các nội dung mà cá nhân đã thực tập: 1. Xây dựng kế hoạch thực tập cho cá nhân: - Mục đích: + Việc xây dựng kế hoạch thực tập cá nhân nhằm tạo nên sự chủ động trong công việc. Trước hết là sự chủ động cho bản thân trong quá trình tiếp cận, trực tiếp làm việc tại cơ sở. Đồng thời, tạo sự chủ động cho cơ sở thực tập trong việc bố trí các công việc cho sinh viên thực tập trong thời gian sinh viên đến thực tập tại cơ sở. + Xây dựng kế hoạch thực tập cũng là cách để bản thân tập thói quen làm việc có kế hoạch, khoa học nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất. - Yêu cầu: + Kế hoạch phải đảm bảo tính chính xác, khả thi và có đủ các nội dung quan trọng như: thời gian, nội dung công việc, kết quả cần đạt. + Kế hoạch phải phù hợp với kế hoạch chung của Học viện và phù hợp với kế hoạch đã thỏa thuận với cơ sở thực tập. - Phương pháp, cách làm: + Căn cứ trên kế hoạch đào tạo, kế hoạch năm học của Học viện, đặc biệt là kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho sinh viên K2 Khoa Quản lý, HVQLGD để nắm được mục đích, yêu cầu, thời gian thực tập và các nội dung khác liên quan đến công tác thực tập. + Dựa trên nội dung của buổi trao đổi, làm việc với các chuyên viên của phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh để nắm được lịch thực tập mà phòng bố trí và nắm được các công việc sẽ thực hiện trong thời gian thực tập. + Dựa trên những kiến thức chuyên ngành đã được học liên quan đến công tác lập kế hoạch để xây dựng kế hoạch thực tập cá nhân một cách hoàn chỉnh, trong đó xác định rõ những nội dung cơ bản sau: Thời gian, địa điểm, công việc thực hiện, kết quả cần đạt. - Kết quả đạt được: + Xây dựng được cho mình kế hoạch thực tập cá nhân trong 7 tuần thực tập một cách cụ thể, chi tiết, phù hợp với kế hoạch chung của Học viện và kế hoạch làm việc của Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh. + Rèn luyện được kỹ năng lập kế hoạch và tính linh hoạt, khoa học trong quá trình thực hiện công việc. 2.2. Tìm hiểu, nghiên cứu các loại văn bản, tài liệu, thông tin về cơ sở thực tập: Tìm hiểu, nghiên cứu các thông tin liên quan đến Trường Đại học Hà Tĩnh, Phòng Đào tạo, Trường Đại học Hà Tĩnh, các văn bản quy định về đào tạo, các tài liệu liên quan đến công tác quản lý đào tạo của bộ phận tại chức. - Mục đích: + Nghiên cứu các loại văn bản, tài liệu để nắm được các thông tin về Trường Đại học Hà Tĩnh; nắm được các thông tin cơ bản, quan trọng về Phòng Đào tạo, Trường Đại học Hà Tĩnh: cơ cầu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chính của phòng; tìm hiểu các nhiệm vụ, các công việc chính yếu của bộ phận tại chức, các văn bản quy định về đào tạo trang bị cho bản thân những tri thức tối cần thiết khi tiếp cận và làm việc tại cơ sở. + Làm cơ sở, nền tảng lý luận và pháp lý cho việc tiếp cận cơ sở thực tập và tham gia tác nghiêp tại cơ sở. + Đồng thời việc tìm hiểu các văn bản, tài liệu đó còn nhằm làm cho bản thân có vốn kiến thức chuyên môn vững vàng hơn. - Nội dung: + Tìm hiểu các thông tin chính yếu về Trường Đại học Hà Tĩnh: Lịch sử hình thành và quá trình phát triển, chiến lược phát triển nhà trường, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ… + Tìm hiểu các thông tin cơ bản, quan trọng về Phòng Đào tạo, Trường Đại học Hà Tĩnh: cơ cầu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động quản lý đào tạo của phòng; + Tìm hiểu các nhiệm vụ, các công việc chính yếu của bộ phận tại chức, nắm được nội dung các văn bản quy định về đào tạo. + Nghiên cứu các văn bản về quản lý, quy chế Đào tạo và Tuyển sinh của Bộ giáo dục và của Trường Đại học Hà Tĩnh. Bao gồm một số văn bản như: một số văn bản về quy chế đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Quy chế 25, Quy chế 43, ...); Các văn bản quy định về quản lý đào tạo của Trường Đại học Hà Tĩnh. - Yêu cầu: + Tài liệu phải được nghiên cứu cẩn thận, phân loại tài liệu trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, nên ghi chép lại các thông tin quan trọng, cơ bản để tránh nhầm lẫn, nhất là trong nghiên cứu các văn bản quy định về đào tạo. + Nghiên cứu tài liệu một cách chọn lọc và lưu ý những đặc điểm nổi bật, riêng biệt, rõ nét để khắc sâu, phục vụ công việc được thực hiện cũng như cho công tác sau này. - Phương pháp, cách làm: + Thông qua nhiều kênh thông tin để nắm bắt được các tư liệu về Trường Đại học Hà Tĩnh, Phòng Đào tạo, về hoạt động quản lý đào tạo của phòng cũng như các tài liệu quy định về đào tạo: Thông qua tài liệu có trên internet và qua trao đổi với Thầy Phan Đình Anh - Trưởng Phòng Đào tạo, làm việc và trao đổi với thầy phó trưởng phòng phụ trách mảng tại chức, các chuyên viên trong Phòng Đào tạo, đặc biệt là các chuyên viên thuộc bộ phận tại chức. + Liên hệ với cán bộ phòng xin bảng phân công công việc để nắm toàn cảnh về nhiệm vụ của từng chuyên viên. + Nghiên cứu tài liệu + Ghi lại những thông tin quan trọng. - Kết quả đạt được: • Nắm được nhiệm vụ đào tạo của Trường Đại học Hà Tĩnh. • Nắm được chiến lược phát triển của Trường Đại học Hà Tĩnh đến năm 2015, tầm nhìn đến năm 2020, bao gồm: Sứ mệnh, Mục tiêu chiến lược, Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức, Biện pháp chiến lược của nhà trường. • Nắm được cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chính của Phòng Đào tạo. • Nắm được các công việc chính của giáo viên hướng dẫn, vị trí , vai trò của chuyên viên đó trong Phòng Đào tạo. 2 Hỗ trợ, tư vấn cho học viên về kế hoạch đào tạo : Đào tạo là một trong các nhiệm vụ quan trọng của bất kì nhà trường nào. Đối với các phòng đào tạo, quản lý đào tạo là nhiệm vụ chính yếu nhằm đảm bảo mọi hoạt động đào tạo trong trường được diễn ra bình thường. Bên cạnh các công việc hỗ trợ cho công tác tổ chức thi, trong thời gian thực tập, tôi còn được tham gia một số công việc hỗ trợ, tư vấn cho học viên về kế hoạch đào tạo - Mục đích: + Giúp học viên nắm được kế hoạch đào tạo, chủ động trong học tập nhằm góp phần đạt hiệu quả đào tạo. + Nắm bắt được những băn khoăn, vướng mắc của học viên để từ đó góp ý với lãnh đạo phòng và các phòng ban liên quan trong công tác đào tạo. - Yêu cầu: + Nắm bắt được các thông tin liên quan đến công tác đào tạo thuộc bộ phận tại chức để có thể giải đáp và cung cấp cho học viên những thông tin chính xác về đào tạo. + Thái độ tư vấn nhiệt tình, cởi mở, nhẹ nhàng và thân thiện + Tổng hợp lại được các câu hỏi, vướng mắc, đề xuất của học viên để gửi lãnh đạo phòng. - Phương pháp, cách làm: + Tìm hiểu, nghiên cứu các tài liệu, các quy định liên quan đến quan đến công tác quản lý đào tạo. + Trao đổi, tiếp nhận các thông tin về công tác quản lý đào tạo cũng như kế hoạch đào tạo sắp tới từ lãnh đạo phòng và các chuyên viên trong phòng. + Tư vấn, hỗ trợ trực tiếp hoặc qua điện thoại cho học viên tại phòng làm việc. + Ghi chép lại các vướng mắc, các đề xuất của học viên, cũng như các vấn đề học viên hỏi mà bản thân chưa đủ thông tin tư vấn. + Tổng hợp các vấn đề sau mỗi buổi tư vấn, hỗ trợ. + Gửi kết quả tổng hợp tới phó trưởng phòng phụ trách mảng tại chức để truyền đạt lại kết quả tư vấn, hỗ trợ. - Kết quả: + Hoàn thành nhiệm vụ thông báo lịch khai giảng tới tất cả các học viên Lớp liên thông năm 2012 các ngành Kế toán, Sư phạm Tiểu học, Sư phạm Mầm non, để những học viên không nhận được giấy báo biết được lịch khai giảng và có mặt đúng giờ và cấp lại giấy báo cho họ. + Tư vấn cho học viên các khóa về kế hoạch đào tạo sắp tới. + Rèn luyện kỹ năng giao tiếp và kỹ năng lắng nghe với học viên. Trong công tác hỗ trợ, tư vấn cho học viên trong công tác quản lý đào tạo, tôi nhận thấy có một sự tương tác giữa các học viên, là đối tượng quản lý với mình. Bản thân của sự tư vấn, hỗ trợ là để để nắm bắt tâm tư nguyện vong, những vướng mắc, phát sinh từ học viên. Điều này thể hiện rõ mối quan hệ tương tác giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong hoạt động quản lý, mối liên hệ thông tin ngược là nguồn thông tin quan trọng mà các nhà quản lý cần thiết lập được để nâng cao hiệu quả quản lý. Việc tư vẫn, hỗ trợ cho học viên không chỉ giúp cho học viên nắm được kế hoạch đào tạo, chủ động trong học tập mà còn tạo nên mối liên hệ gắn kết giữa nhà trường với học viên. Đồng thời, đó cũng là kênh thông tin quan trọng để nhà trường thu thập thông tin để điều chỉnh trong quá trình đào tạo cho phù hợp với thực tiễn. Bản thân tôi cũng thu được những kinh nghiệm thực tế quý báu khi trực tiếp thực hiện công việc tư vấn, hỗ trợ học viên. Từ những điều nhỏ nhất trong giao tiếp và ứng xử cho đến việc trang bị thêm cho mình những kinh nghiệm chuyên môn quý giá. Việc tư vấn, hỗ trợ cho học viên thể hiện rõ nét nhiều mối quan hệ quản lý trong công tác quản lý đào tạo. Đó là mối quan hệ giữa người làm công tác quản lý đào tạo với học viên và mối quan hệ giữa chuyên viên với các chuyên viên khác trong phòng cũng như với lãnh đạo phòng. Bởi bản thân việc tư vấn, hỗ trợ không phải là một công việc mà bản thân chuyên viên phụ trách làm một cách độc lập mà phải phối hợp với các chuyên viên khác trong phòng để nắm bắt thông tin tư vấn. Đồng thời còn cần tổng hợp ý kiến gửi lãnh đạo phòng để lãnh đạo phòng góp ý với ban giám hiệu nhà trường. Như vậy, hàng loạt các mối quan hệ quản lý đã được sử dụng trong công việc này. ♦ Ngoài những công việc chính trên, trong thời gian thực tập tôi còn tham gia thực hiện một số công việc liên quan đến công tác hành chính văn phòng. Qua thời gian thực tập, tôi nhận thấy trong bất kì vị trí công tác nào thì những kiến thức, kĩ năng về hành chính, văn phòng là những kiến thực, kĩ năng không thể thiếu khi tham gia tác nghiệp. Đây gần như là công cụ tối thiểu để hoàn thành các công việc quan trọng khác. Một số công việc tôi có tham gia thực hiện một số công việc thuộc công tác hành chính văn phòng: Photo tài liệu, chuyển công văn, lưu trữ tài liệu… Công tác hành chính văn phòng là một công việc đòi hỏi các cán bộ, chuyên viên phải có những hiểu biết, những kiến thức, kĩ năng văn phòng cần thiết phục vụ cho công việc. Nắm được các quy định về công tác văn thư, hành chính và tuân thủ các quy định đấy. Đồng thời phải có kĩ năng giao tiếp tốt trong giải quyết các công việc nghiệp vụ. Trong công tác hành chính văn phòng, mà đặc biệt là các công việc văn thư thì các mối quan hệ quản lý quản lý được thể hiện rõ nét. Đó là mối quan hệ giữa các phòng ban, các vị trí trong việc giao nhận công văn, xin dấu, xin chữ kí lãnh đạo…Đây là công việc đòi hỏi chuyên viên phải nhanh nhẹn, linh hoạt và biết nắm bắt công việc. Có rất nhiều trường hợp khó như, lúc gặp được lãnh đạo thì chư cần xin chữ kí, nhưng khi có trường hợp cần gâp, thì không thể gặp xin được. Bởi vì Ban giám hiệu điều hành cả một đơn vị, tổ chức lớn, họ bận nhiều công việc và thường phải đi họp, đi công tác, do đó bản thân là một chuyên viên văn phòng cần phải biết năm bắt công việc một cách nhanh chóng, thấy được yêu cầu xin chữ kí, dấu là phải tiến hành ngay…..để tránh ùn tắc công việc, giải quyết ổn thỏa. 3 Công việc xây dựng thời khóa biểu và theo dõi việc thực hiện thời khóa biểu: - Công việc lập thời khóa biểu( Phụ lục 1): Bước1: Phòng Đào tao xây dựng kế hoach đào tạo toàn khóa của tất cả các mã ngành hiện có ( Trích từ chương trình khung của mã ngành) Bước 2: Lập danh sách tất cả các lớp hiện có( Trong đó ghi rõ: tên lớp, năm thứ, sĩ số, đơn vị chủ quản…) Bước 3: Phòng Đào tạo chuyeernkees hoạch đào tạo toàn khóa các mã ngành và danh sách tất cả các lớp hiện có cho các khoa, bộ môn trực thuộc. Bước 4: Các khoa bộ môn trực thuộc căn cú kế hoạch đao tạo toàn khóa và danh sách các lơp để phân công giảng dạy cho các giảng viên ở đơn vị mình( Yêu cầu đúng lớp, đúng các học phần). Bước 5: Các khoa, bộ môn trực thuộc chuyển danh sách phân công giảng dạy theo từng học kì cho phòng đào tạo. Bước 6: Phòng đào tạo dựa vào kế hoạch đào tạo toàn khoá để xây dựng file dữ liệu xếp thời khóa biểu theo từng học kì bằng Excel( File này cũng đồng thời là file theo dõi tiến độ giảng dạy). Bước 7: Phòng đào tạo biên tập lại danh sách phân công giảng dạy của tất cả các khoa, bộ môn trực thuộc. Sau dó chuyển phân công này vào file dữ liệu xếp thời khóa biểu để hoàn thiện file dữ liệu này. Bước 8: Chuyển file dữ liệu đào tạo trên vào hệ thống quản lý EDUSOFT và file dữ liệu xếp thời khóa biểu: Mở đồng thời hệ thống EDUSSOFT và file dữ liệu xếp thời khóa biểu; Chuyển các học phần của từng lớp vào hệ thống để xếp thời khóa biểu. Bước 9: In thời khóa biểu của tất cả các lớp, kí tên, đóng dấu. Bước 10: In sơ đồ phòng học của tất cả các lớp hiện có: Photocopy mẫu trang bên trong của sổ đầu bài; In bìa sổ đầu bài của từng lớp hiện có kèm theo hướng dẫn ghi sổ; In thống kê các học phần của từng lớp để dán vào sau bìa 1 của sổ; Đóng thành quyển sổ đầu bài của từng lớp. Công việc lập thời khóa biểu thể hiện chức năng kế hoạch trong chu trình quản lý: tính linh hoạt, có quy trình, khoa học, thể hiện được kết quả của toàn trường, thể hiện tính dân chủ. Khi lập thời khóa biểu bản thân em rút ra được bài học như sau: Không nên lập thời khóa biểu từ tiết 2, mà phải từ tiết 1, như vậy thì có thể tiết kiệm được các tiết cuối để mà xếp phòng. Lưu ý khi lập thời khóa biểu là cần có ngân hàng phòng học dự trữ, để có thể điều chỉnh và xếp phòng kịp thời. Đồng thời khi xếp theo hệ thống phần mềm cần có sự kiểm tra lại để có thể điều chỉnh linh hoạt. Các giảng viên mang thai và có con nhỏ cần tránh xếp lịch từ tiết 1. - Công việc theo dõi công việc thực hiện kê hoạch giảng dạy, học tập( Phụ lục 2): Bước 1: Các khoa, bộ môn trực thuộc theo dõi, tổng hợp số liệu của các lớp thuộc đơn vị mình quản lý và gửi về cho phòng đào tạo bằng bản in hoặc qua email . Bước 2: Phòng đào tạo tổng hợp số liệu cho tất cả các khoa, bộ môn trực thuộc và đối chiếu với số liệu phòng theo dõi để lập thành bản theo dõi tiến độ giảng dạy của toàn trường thực hiện từng tháng Bước 3: Lập danh sách các học phần bị chậm tiến độ báo cáo với ban lãnh đạo nhà trường ở cuộc họp giao ban đầu tháng. Chậm bù ngay không để đến cuối học kì Công việc này thể hiện chức năng kiểm tra trong chu trình quản lí. Chức năng này được thực hiện thông qua 2 kênh thông tin, thể hiện tính khoa học, hợp lý, khách quan trong quá trình thực hiện. Và việc theo dõi này có thể nhận ra được sự chậm tiến độ so với yêu cầu chương trình đào tạo chung để cho Phòng Đào tạo có thể điều phản ánh kịp thời tới các giảng viên để có thể điều chỉnh kịp thời. 4 Hỗ trợ các chuyên viên Phòng Đào tạo chuẩn bị cho công tác thực tập, kiến tập sư phạm: Trường Đại học Hà Tĩnh là một trường đào tạo sư phạm truyền thống, đào tạo đội ngũ giáo viên cho địa phương, chiếm 1 tỉ lệ rất lớn. Do đó, việc chuẩn bị cho công tác kiến tập, thực tập sư phạm là rất cần thiết và cần có sự chuẩn bị cao. Và công tácnày do phòng đào tạo phụ trách. Được tiến hành như sau: Bước 1: Liên hệ với Sở Giáo dục và Đào tạo, các trường THPT và Phòng Giáo dục Đào tạo để xác định các trường thực tập sư phạm từ 1 đến 2 tuần. Bước 2: Phòng đào tạo lập kế hoạch thực tập sư phạm . Các khoa phân bổ học sinh, sinh viên các đoàn kiến tập, thực tập: Gửi danh sách về Phòng Đào tạo trước ngày 10/12/2011. Bước 3: Họp Ban chỉ đạo thực tập sư phạm Trường ĐHHT trong 1 tuần. Bước 4: Họp Ban chỉ đạo thực tập sư phạm tỉnh trong tuần tiếp theo. Bước 5: Tập huấn cho Trưởng và Phó đoàn học sinh, sinh viên trong tuần tiếp theo nữa. Bước 6: Họp học sinh, sinh viên phổ biến nội quy, quy chế thực tập sư phạm: phân nhóm bàn việc tổ chức ăn ở, sinh hoạt trong thời gian TTSP trong tuần tiếp theo nữa.( Các khoa quản lý học sinh, sinh viên chịu trách nhiệm). Bước 7: Học sinh, sinh viên đến trường TTSP : 12/02/2012. Bước 8: Học sinh, sinh viên kết thúc thực tập sư phạm. Tổng kết cấp trường, cấp tỉnh về đợt TTSP. Qua việc được tham gia cùng làm về kế hoạch và theo dõi việc TTSP của học sinh, sinh viên, bản thân em nhận ra nhiệm vụ của Phòng Đào tạo trong việc thực hiện quy trình TTSP như sau: Phòng Đào tạo phải cử người khảo sát địa bàn thực tập sư phạm. Sau đó căn cứ vào các văn bản hướng dẫn về TTSP của BGDĐT đê soạn thảo nội dung kế hoạch, các loại hồ sơ biểu mẫu…. về thực tập sư phạm; Cùng với các khoa lập danh sách các đoàn TTSP; Tư vấn cho giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Tĩnh và nhà trường về việc thành lập Ban chỉ đạo TTSP các cấp; Phòng Đào tạo có trách nhiệm tập huấn cho các trưởng, phó đoàn học sinh, sinh viên năm vững nội dung TTSP và các văn bản, biểu mẫu cần thiết…; Tổ chức cho học sinh, sinh viên học tập nội quy quy chế TTSP trước khi tới đơn vị thực tập; Thường xuyên nắm tiến độ, tình hình thực hiện kế hoạch nội dung TTSP nhằm kịp thời cho Ban chỉ đạo TTSP tỉnh để điều chỉnh bổ sung các văn bản chưa hợp lý; Cuối cùng Phòng Đào tạo có nhiệm vụ tổ chức tổng kết, đánh giá kết quả TTSP…. Thời gian em được tới đơn vị thực tập, qua 7 tuần, cũng là thời gian mà Phòng Đào tạo- ĐHHT tiến hành công tác cho kiến tập, và thực tập SP cho học sinh, sinh viên của mình, nên các hoạt động cho công tác thực tập, kiến tập em được thực hiện nhiều nhất trong suốt thời gian thực tập của mình tại đơn vị. Tại đây, bản thân em được học rất nhiều về cách tổ chức cuộc họp, làm việc với đại diện Sở Giáo dục và Đào tạo, các Phòng Giáo dục và Đào tạo, các trường THPT, Tiểu học, Mầm non, các học sinh, sinh viên…phải nhất quán từ trên xuống và phổ biến rõ ràng. Bên cạnh đó, em học được cách soạn thảo, chuẩn bị các văn bản, tờ phiếu liên quan đến hoạt động thực tập, học cách tham khảo các tờ phiếu cũ, sưu tầm các mẫu phiếu thực tập của Trường Đại học Vinh, Đại học SP Hà Nội… . Phần 6: Kết luận Bảy tuần thực tập là khoảng thời gian không dài trong hành trình 4 năm đại học nhưng đã mang đến cho bản thân tôi những kinh nghiệm thực tế quan trọng, những bài học quý giá không chỉ trong công tác chuyên môn mà còn là những bào học trong ứng xử và giao tiếp nơi công sở, giúp cá nhân tôi nhận ra nhiều điều. Những kiến thức lý luận được trang bị trong nhà trường là hành trang quý báu để mỗi cử nhân quản lý giáo dục tương lại như chúng tôi thâm nhập thực tế nhưng đó chưa phải là tất cả. Thực tiễn quản lý diễn ra sôi động và không ngừng biến đổi. Và mỗi người không thể thành công khi không thâm nhập vào thực tế cuộc sống. trải nghiệm thực tế. Bởi giữa lý luận và thực tiễn bao giờ cũng tồn tại một khoảng cách, một độ chênh nhất định để con người thông qua thực tiễn bổ sung cho lí luận. Thời gian thực tạp tuy không dài, nhưng tại cơ sở thực tập tôi đã được tham gia nhiều công việc thuộc lĩnh vực quản lý đào tạo như: Quản lý điểm: Hỗ trợ công tác quản lý đào tạo: Tư vấn, hỗ trợ học viên về kế hoạch đào tạo; Công tác chuẩn bị cho sinh viên đi thực tập, kiến tập sư phạm... Ngoài ra, trong thời gian thực tập, tôi còn được tham gia thực hiện một số công việc thuộc công tác hành chính văn phòng: Photo tài liệu, chuyển công văn, … Khoảng thời gian thực tập tốt nghiệp giúp tôi có thời gian tiếp cận với thực tiễn quản lý ở một cơ sở đào tạo, mà cụ thể là Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh. Đó là môi trường làm việc để lại cho tôi nhiều ấn tượng sâu sắc bởi tính chuyên nghiệp, khoa học, thân thiện và năng động của đội ngũ nhân viên và ban lãnh đạo phòng. Qua bài báo cáo, tôi muốn một lần nữa gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh, đặc biệt là bộ phận phụ trách mảng thực tập đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập. Về phía Học viện QLGD, tôi xin chân thành gửi tới Ban giám đốc Học viện, lãnh đạo Khoa Quản lý, các thầy cô là giảng viên Khoa Quản lý cùng tất cả các phòng, ban chức năng trong Học viện, giảng viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Tuyết Hạnh đã nỗ lực, hết sức tạo điều kiện cho chúng tôi những điều kiện thuận lợi nhất để chúng tôi có đươc đợt thực tập đầy giá trị. * Bài học kinh nghiệm: Thực tập với vai trò là chuyên viên Phòng Đào tạo, được làm việc trực tiếp tại cơ sở, tôi nhận được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu cho công việc chuyên môn của mình. Trước hết, khi làm bất kì công việc nào cũng cần đến thái độ nghiêm túc, tính cẩn trọng, trách nhiệm trong công việc. Điều này càng cần thiết, quan trọng đối với một chuyên viên làm công tác quản lý đào tạo. Từ những công việc đơn giản nhất, không đòi hỏi kĩ thuật cao cho đến những công việc phức tạp hơn, người làm công tác quản lý đào tạo cũng cần ghi nhớ, mỗi việc làm của mình ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả đào tạo của nhà trường. Cụ thể qua đợt thực tập, tôi đúc rút được cho mình một số bài học quý giá sau: - Trong 1 vị trí nhất định trong tổ chức phải luôn nắm rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Ngoài ra còn phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, đơn vị công tác. - Đối với bất kỳ một công việc nào cũng cần phải nắm vững kiến thức chuyên môn. Đặc biệt là các văn bản pháp lý liên quan đến công việc được giao. - Luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm, thái độ nghiêm túc, cầu thị, cẩn thận mới đạt được kết quả cao, hoàn thành công việc được giao phó. - Luôn cư xử văn hóa, phù hợp với hoàn cảnh, con người và chú ý tới văn hóa tổ chức là yếu tố quan trọng đạt hiệu quả công việc. Giữ thái độ kính trọng đối với cấp trên, người lớn tuổi. Vui vẻ, hòa đồng và cởi mở với mọi người trong tổ chức. - Cần trau dồi thêm nghệ thuật giao tiếp, ứng xử, hành vi trong Nhà trường và các cơ quan hành chính. - Cần mạnh dạn đưa ra suy nghĩ, ý kiến của mình. Trao đổi, thảo luận tích cực về những vấn đề mình chưa hiểu hoặc cần hiểu sâu hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lưu Xuân Kiểm (chủ biên), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia. 2. PGS.TS Hà Thế Truyền và ThS Trịnh Anh Cường, Tập bài giảng học phần Kỹ năng Quản lý Đào tạo ở các cơ sở giáo dục đại học, 2010. 3. ThS Nguyễn Thị Tuyết Hạnh và ThS Lê Thị Mai Phương, Khoa học quản lý (tài liệu lưu hành nội bộ, Học viện quản lý giáo dục), 2008. 4. ThS Nguyễn Thị Tuyết Hạnh và ThS Lê Thị Mai Phương, Khoa học quản lý giáo dục 1 (tài liệu lưu hành nội bộ), 2009. 5. ThS Nguyễn Thị Tuyết Hạnh và ThS Lê Thị Mai Phương, Khoa học quản lý giáo dục 2 (tài liệu lưu hành nội bộ), 2009. 6. ThS Trịnh Anh Cường, Tập bài giảng và tài liệu tham khảo học phần Quản lỳ nhà trường và các cơ sở giáo dục, 2010 7. Th.S Nguyễn Thị Vinh, tập bài giảng và tài liệu tham khảo học phần thanh tra giáo dục,2011. 8. Kế hoạch quản lý đào tạo trọng tâm năm học 2011-2012, Trường Đại học Hà Tĩnh [...]... thông tin liên quan đến Trường Đại học Hà Tĩnh, Phòng Đào tạo, Trường Đại học Hà Tĩnh, các văn bản quy định về đào tạo, các tài liệu liên quan đến công tác quản lý đào tạo của bộ phận tại chức - Mục đích: + Nghiên cứu các loại văn bản, tài liệu để nắm được các thông tin về Trường Đại học Hà Tĩnh; nắm được các thông tin cơ bản, quan trọng về Phòng Đào tạo, Trường Đại học Hà Tĩnh: cơ cầu tổ chức, chức năng,... THỰC TẬP Trong 7 tuần thực tập, tôi đã được thực hiện một số công việc tại Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh Sau đây tôi xin được báo cáo kết quả các nội dung mà cá nhân đã thực tập: 1 Xây dựng kế hoạch thực tập cho cá nhân: - Mục đích: + Việc xây dựng kế hoạch thực tập cá nhân nhằm tạo nên sự chủ động trong công việc Trước hết là sự chủ động cho bản thân trong quá trình tiếp cận, trực tiếp làm việc tại. .. các trường THPT, Tiểu học, Mầm non, các học sinh, sinh viên…phải nhất quán từ trên xuống và phổ biến rõ ràng Bên cạnh đó, em học được cách soạn thảo, chuẩn bị các văn bản, tờ phiếu liên quan đến hoạt động thực tập, học cách tham khảo các tờ phiếu cũ, sưu tầm các mẫu phiếu thực tập của Trường Đại học Vinh, Đại học SP Hà Nội… Phần 6: Kết luận Bảy tuần thực tập là khoảng thời gian không dài trong hành... gian em được tới đơn vị thực tập, qua 7 tuần, cũng là thời gian mà Phòng Đào tạo- ĐHHT tiến hành công tác cho kiến tập, và thực tập SP cho học sinh, sinh viên của mình, nên các hoạt động cho công tác thực tập, kiến tập em được thực hiện nhiều nhất trong suốt thời gian thực tập của mình tại đơn vị Tại đây, bản thân em được học rất nhiều về cách tổ chức cuộc họp, làm việc với đại diện Sở Giáo dục và... học viên về kế hoạch đào tạo; Công tác chuẩn bị cho sinh viên đi thực tập, kiến tập sư phạm Ngoài ra, trong thời gian thực tập, tôi còn được tham gia thực hiện một số công việc thuộc công tác hành chính văn phòng: Photo tài liệu, chuyển công văn, … Khoảng thời gian thực tập tốt nghiệp giúp tôi có thời gian tiếp cận với thực tiễn quản lý ở một cơ sở đào tạo, mà cụ thể là Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh. .. định các trường thực tập sư phạm từ 1 đến 2 tuần Bước 2: Phòng đào tạo lập kế hoạch thực tập sư phạm Các khoa phân bổ học sinh, sinh viên các đoàn kiến tập, thực tập: Gửi danh sách về Phòng Đào tạo trước ngày 10/12/2011 Bước 3: Họp Ban chỉ đạo thực tập sư phạm Trường ĐHHT trong 1 tuần Bước 4: Họp Ban chỉ đạo thực tập sư phạm tỉnh trong tuần tiếp theo Bước 5: Tập huấn cho Trưởng và Phó đoàn học sinh,... giao ban đào tạo - Ngoài ra, trong thời gian thực tập, tôi còn được tham gia thực hiện một số công việc thuộc công tác hành chính văn phòng: Photo tài liệu, chuyển công văn, soạn công văn… Phần 4: Kiến thức lý thuyết liên quan đến nội dung thực tập Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh tôi được tìm hiểu, được tham gia tác nghiệp một số công việc liên quan đến công tác... Tĩnh Đó là môi trường làm việc để lại cho tôi nhiều ấn tượng sâu sắc bởi tính chuyên nghiệp, khoa học, thân thiện và năng động của đội ngũ nhân viên và ban lãnh đạo phòng Qua bài báo cáo, tôi muốn một lần nữa gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Phòng Đào tạo, Đại học Hà Tĩnh, đặc biệt là bộ phận phụ trách mảng thực tập đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập Về phía Học viện QLGD,... đào tạo Trong bất kì nhà trường nào, công tác quản lý đào tạo luôn được xác định là hoạt động chủ đạo Với mục tiêu trở thành một trường đại học đạt chuẩn quốc tế và với sứ mệnh cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế và quản trị kinh doanh, Trường Đại học Hà Tĩnh luôn hoạt động trên quan điểm: đào tạo gắn liền với nghiên cứu khoa học, hướng tới mô hình đại học nghiên cứu; đào tạo... thông tin chính yếu về Trường Đại học Hà Tĩnh: Lịch sử hình thành và quá trình phát triển, chiến lược phát triển nhà trường, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ… + Tìm hiểu các thông tin cơ bản, quan trọng về Phòng Đào tạo, Trường Đại học Hà Tĩnh: cơ cầu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động quản lý đào tạo của phòng; + Tìm hiểu các nhiệm vụ, các công việc chính yếu của bộ phận tại chức, nắm được nội ... nhiều trường Đại học, cao đẳng nước: Đại học quốc gia Hà Nội, ,Đại học Huế ,Đại học Đà Nẵng ,Đại học Vinh Học viện AnhHoa Quảng Tây (Trung Quốc) ,Đại học Quốc gia Lào,Đai học Na Khon Đại học Khon... 10/05/2007 sở sát nhập nâng cấp đơn vị: -Trường Cao đẳng sư phạm Hà Tĩnh -Trường Trung học Kinh tế Hà Tinh -Phân hiệu Đại học Vinh Hà Tĩnh Trường Đại học Hà Tĩnh trường công lập,đa cấp,đa ngành,đào... thực tập 2.1 Quá trình hình thành phát triển Trường Đại học Hà Tĩnh: Trường Đại học Hà Tĩnh thành lập theo định số 318/QĐ-TTg,ngày 19/03/2007 Thủ tướng Chính phủ Trường thành lập ngày 10/05/2007