Công ty có quan hệ quốc tế với hơn 300 công ty tại hơn 100 nước và mạng lưới này ngày càng được hoàn thiện và phát triển không ngừng
I: Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tên gọi: Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín Tên giao dịch: UTI World wide Vietnam co,ltd Địa chỉ: 84 Triệu Việt Vương,Hai Bà Trưng, Hà nội Số điện thoại: 04.389446789 Fax: 04.3896445956 Công ty TNHH Giao nhận Uy Tín với tên giao dịch quốc tế UTI WORLD WIDE Viet Nam CO,LTD hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế. Được thành lập tháng 3/2003 bởi tập đoàn toàn cầu UTI WORLD WIDE ,công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín đã từng bước khẳng định được vị trí của mình như là một nhà vận chuyển và giao nhận chuyên nghiệp ,nhận được sự tín nhiệm cao của khách hàng với các hợp đồng vận chuyển có thời dạn dài Không chỉ tập trung trong phạm vi giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu ,không hạn chế loai hình dịch vụ chỉ thuần túy từ cảng đến cảng, công ty còn quan tâm khai thác và đẩy mạnh dịch vụ hàng nhập khẩu ,cung câps dịch vụ vụ door - to – door (nhận hàng tại nơi người gửi và giao hàng tận nơi người nhận ) không phụ thuộc vào địa lý- châu Âu ,Trung cận Đông ,Châu Phi ,Châu A.Châu Đại Dương Công ty có quan hệ quốc tế với hơn 300 công ty tại hơn 100 nước và mạng lưới này ngày càng được hoàn thiện và phát triển không ngừng. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 1 Với quy mô hoạt động cũng như lượng khách hàng ngày càng tăng ,ngày 12/11/2004 công ty TNHH Giao nhận Uy Tín thành lập chi nhánh tại Hà Nội với tên gọi : CN công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín 2.Lĩnh vực kinh doanh và quy tình công nghệ sản xuất Chi nhánh công ty TNHH Giao nhận Uy Tín là một chi nhánh phụ thuộc ,kinh doanh các loại hình dịch vụ theo yêu cầu của công ty mẹ bao gồm : Vận chuyển và giao nhận đường hàng không,đường biển Vận chuyển hàng lẻ hàng chung chủ (NVOCC) Kê khai hải quan Vận chuyển hàng công trình Xếp dỡ ,lưu kho,bảo quản và đóng gói hàng hóa Chuyển phát nhanh quốc tế ,liến kết với các hãng chuyển phát nhanh toàn cầu như :DHL ,UPS,TNT Là chi nhánh trực thuộc một công ty con của một trong những tập đoàn hàng đầu thế giới về giao nhận vận tải nhưng khi mới thành lập CN công ty TNHH Giao nhận Uy Tín cũng gặp khó nhiều khó khăn do ngành giao nhận vận tải là một ngành mới đang bắt đầu trong quá trình phát triển Tuy nhiên cùng với sự nỗ lực của các nhân viên công ty,với sách lược kinh doanh đúng đăn ,lấy khách hàng làm trọng CN công ty TNHH Giao nhận Uy Tín ngày càng khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực giao nhận tại khu vực phía Bắc. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 2 Sơ đồ quy trình cung ứng dịch vụ có thể khái quát như sau : Khi khách hàng có yêu cầu vận tải nhân viên phòng hàng không và hàng biển ( gọi chung là nhân viên bán hàng )sẽ lập lệnh mua dịch vụ với các hãng tàu và hãng hàng không ,gửi thông báo cho khách hàng (Booking information) Khách hàng nhận được thông báo,xác nhận lại mọi chi tiết về hàng hóa ,về thời gian ,địa điểm xuất hàng Nhân viên bán hàng tiến hành lập 1 file tài liệu (job) lưu trữ mọi chứng từ liên quan đến dịch vụ cung cấp cho khách Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Xác nhận hàng chuyển Phát hành vận đơn Đặt chỗ với hãng tầu và hãng HK Lập jobsheet chi tiết lô hàng Yêu cầu chuyển hàng 3 Những chứng từ này sẽ là cơ sở đối chiếu để thanh toán cho người bán hay lập thông báo nợ cho người mua 3.Đặc điểm tổ chức quản lý Là một chi nhánh phụ thuộc ,bộ máy quản lý tại CN Công ty TNHH Giao Nhận uy Tín gọn nhẹ,đảm bảo thông suốt cho mọi hoạt động của văn phòng Đứng đầu là trưởng chi nhánh làm nhiệm cụ quản lý tổng quát mọi hoạt động của chi nhánh ,là người có tư cách pháp nhân cao nhất ,chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các hoạt động của chi nhánh Các phòng ban trong công ty gồm có :phòng hàng không ,phòng hàng biển ,phòng kế toán ,phòng tổng hợp Phòng khàng không có 4 người đứng đầu là trưởng phòng (airfreight manager ).Phòng hàng không chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ vận tải qua đường hàng không.Nhân tự của phòng hàng không có 1 người chuyên phụ trách làm thủ tục hải quan trên sân bay ( airfreight operation) Phòng hàng biển có 3 người ,đứng đầu là trưởng phòng (sea freight manager ).Phòng hàng biển cung cấp cách dịch vụ giao nhận vận tải đường biển .Phòng hàng biển có 1 nhân sự làm việc trực tiếp tại cảng Hải Phòng ( seafreight operation) ,phụ trách kiểm tra và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc xuất /nhập hàng . Phòng kế toán gồm 1 kế toán và một thủ quỹ Phòng tổng hợp : làm các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự ,hành chính ,các thủ tục giấy tờ và chăm sóc khách hàng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 4 4.Kết quả kinh doanh một số năm gần đây của công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín ĐVT: VND Chỉ tiểu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Doanh thu 15.752.359.978 21.072.654.350 32.154.995.756 Tổng chi phí 9.584.123.589 16.259.156.325 25.950.450.025 Lợi nhuận 6.168.236.389 4.813.498.025 6.024.545.731 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 5 II.Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty 1.Hình thức kế toán Hạch toán phụ thuộc nhưng chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín vẫn tổ chức bộ máy kế toán riêng để theo dõi hoạt động của chi nhánh Để phù hợp và thuận tiện cho quá trình kiểm tra đối chiếu với công ty các loại sổ sách theo dõi tại chi nhánh đều lập dựa trên hình thức nhật kí chung Đây là hình thức ghi sổ đơn giản ,dễ theo dõi ,thuận tiện cho quá trình kiểm tra Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật kí chung tại công ty mẹ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 6 Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số PS Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Ở chi nhanh quy trình ghi sổ thực hiện như sau : Các loại hóa đơn chứng từ được phản ánh đồng thời vào nhật kí chung và sổ chi tiết theo từng hạng mục của chi nhánh Định kì sổ chi tiết và nhật kí chung của chi nhánh phải đối chiếu với sổ chi tiết và nhật kí chung của công ty 2.Tổ chức bộ máy kế toán Với loại hình chi nhánh phụ thuộc nên tổ chức bộ máy kế toán ở chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín gọn nhẹ,đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc kế toán Phòng kế toán gồm 3 người, đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ theo dõi bao quát toàn bộ các vấn đề tài chính liên quan đến mọi hoạt động của chi nhánh và chịu trách nhiệm trước trưởng chi nhánh cũng như giám đốc tài chính công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Hóa đơn Chứng từ Nhật kí chung CN Nhật kí chung CT Sổ chi tiết Chi nhánh Sổ chi tiết Công ty 7 Kế toán làm các nhiệm vụ Lập và phát hàng thông báo nợ Phát hành hóa đơn GTGT Theo dõi công nợ ,các khoản phải thu phải trả Lập báo cáo thuế Thủ quỹ thực hiện các nhiệm vụ : Thu ,chi tiền mặt Theo dõi các khoản TGNH liên quan đến chi nhánh Lập báo cáo tiền mặt hàng tuần hoặc khi có yêu cầu Thanh toán các khoản phải trả ,phải nộp hay thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Giao nhận Uy Tín Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Giám đốc Tài chính Kế toán trưởng Trưởng phòng KT Chi nhánh Kế toán tiền Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng KT thuế và BH Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Thủ Quỹ 8 Giám đốc tài chính là người phụ trách toàn bộ các vấn đề tài chính, kế toán liên quan đến mọi hoạt động của công ty, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động của công ty Kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán chi nhánh có trách nhiệm ngang nhau, chịu trách nhiệm tổng hợp về tình hình kế toán Tại công ty mẹ bộ máy kế toán gồm kế toán tiền, kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, kế toán thuế và BH, thủ quý Ở chi nhanh gồm 1 kế toán và thủ quỹ. 4.Chế độ kế toán áp dụng Niên độ kế toán của chi nhánh bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng :VND Chi nhánh sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên ,tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo quy định của nhà nước ,chủng loai dịch vụ mà công ty kinh doanh gồm : không chịu thuế GTGT ,chịu thuế GTGT 5% và chịu thuế GTGT 10% Công ty áp dụng hình thức khấu hao TSCD theo phương pháp khấu hao đường thẳng . 5.Tình hình sử dụng máy tính ở đơn vị Là một chi nhánh phụ thuộc nên CN Công ty TNHH Giao Nhận Uy Tình không sử dụng các phần mềm kế toán mà chỉ tiến hành theo dõi, nhập số liệu trên máy tính và in ra để lưu trữ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 9 Mỗi kế toán và thủ quỹ được trang bị một máy tính để phục vụ cho công việc III.Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty 1.Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu ,phải trả a.Kế toán vốn bằng tiền Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT Đề nghị thanh toán Phiếu chi Phiếu thu Lệnh chi Giấy báo có Các khoản tiền ở chi nhánh bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. +Các trường hợp làm tăng tiền Thu từ cung cấp dịch vụ Thu khác +Các trường hợp làm giảm tiền Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 10 [...]... TSCĐ chuyển vào kế toán tại công ty phản ánh vào sổ TSCĐ tại công ty Định kí so sánh đối chi u giữa sổ tại chi nhánh và sổ tại công ty Hằng ngày nhật kí chung ở chi nhánh được chuyển về công ty để phản ánh vào các loại sổ sách liên quan 29 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 IV Nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Giao nhận Uy Tín. .. chi nhánh công ty TNHH Giao nhận Uy Tín 1,Ưu điểm Mặc dù là 1 chi nhánh phụ thuộc nhưng tổ chức kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Giao NhậnUy Tín đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tính rõ ràng trong tổ chức bộ máy kế toán Các loại chứng từ được phản ánh đầy đủ vào các loại sổ sách theo yêu cầu, tạo điều kiện thuận lợi để đối chi u so sánh với công ty mẹ 2,Nhược điểm Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hầu hết chỉ... toán phản ảnh vào sổ chi tiết mua hàng tại chi nhánh Định kì chứng từ được chuyển vào công ty mẹ ,kế toán tại công ty sẽ phản ánh vào sổ chi tiết mua hàng công ty Cuối tháng có sự đối chi u giữa sổ chi tiết mua hàng tại chi nhánh và sổ chi tiết mua hàng tại công ty 20 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 HÓA ĐƠN GTGT Liên 2: giao cho khách hàng Kí hiệu :LB/2007B Ngày... thanh toán Nhật kí chung CN Hóa đơn bán hàng Sổ chi tiết bán hàng CN Sổ chi tiết bán hàng CT Sau khi khách hàng đã làm thủ tục thanh toán, kế toán phát hàng hóa đơn GTGT cho khách Căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế toán phản ánh vào nhật kí chung tại chi nhánh và sổ chi tiết bán hàng chi nhánh Cũng từ hóa đơn bán hàng chuyển về, kế toán công ty phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng theo dõi tại công ty Cuối... trưởng chi nhánh chuyển cho kế toán Kế toán kiểm tra với job, nếu khớp thì thực hiện quy trình thanh toán Nếu trả bằng tiền mặt thì xuất phiếu chi chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ chi tiền thanh toán cho người bán Nếu nhà cung cấp yêu cầu chuyển khoản thì kế toán lập ủy nhiệm chi, có dấu và chữ kí xác nhận của trưởng chi nhánh Phiếu chi được đồng thời phản ánh vào sổ quỹ của thủ quỹ và sổ nhật kí chung của chi. .. 0918.775.368 Sơ đồ theo dõi tài sản cố định tại chi nhánh Hóa đơn mua TSCĐ Sổ TSCĐ tại chi nhánh Sổ TSCĐ tại công ty Nhật kí chung Chi nhánh Hóa đơn vận chuyển… Các loại sổ CT Hóa đơn mua TSCD vào hóa đơn vận chuyển cũng như các chứng từ liên quan được phản ảnh vào nhật kí chung tại chi nhánh và sổ tài sản cố định chi nhánh Số liệu trên sổ chi tiết TSCĐ tại chi nhánh là căn cứ để phản ánh vào sổ theo dõi... thuế Chi nhánh Hóa đơn bán hàng Báo cáo thuế Công ty Căn cứ vào hóa đơn mua và bán hàng kế toán lập báo cáo thuế gồm bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra,mua vào và tờ khai thuế GTGT Hóa đơn mua hàng cũng là chứng từ phản ánh vào các loại sổ sách như ở phần hành trên Định kì chứng từ được chuyển vào cho công ty mẹ, kế toán công ty cũng lập báo cáo thuế Báo cáo thuế của chi nhánh và công ty phải được đối chi u... thanh toán ngay khi xác nhận mua dịch vụ Khi có yêu cầu thanh toán từ hãng tầu hay hãng hàng không kế toán đối chi u với chứng từ lưu trong jobsheet Sau khi kiểm tra và khớp kế toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi thanh toán cho người bán Sau khi hàng đã được chuyển, kế toán lập 1 thông báo nợ (debit note) gửi cho khách hàng, đây là căn cứ để thanh toán Khách hàng sau khi thanh toán đầy đủ sẽ nhận. .. kí chung chi nhánh Căn cứ vào thông báo ghi có của ngân hàng, kế toán phát hành hóa đơn GTGT và phản ánh vào sổ tiền gửi ngân hàng Cuối ngày nhật kí chung của chi nhánh được chuyển về công ty mẹ để phản ánh vào các sổ sách liên qua CN công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín 84 Triệu Việt Vương, Hai Bà Trưng, Hà Nội 14 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Họ... lập Thủ quỹ Ngân hàng TMCP XNK Eximbank Chi nhánh Hà Nội 17 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 ỦY NHIỆM CHI Phần do NH ghi Đơn vị trả tiền : CN công ty TNHH Giao nhận Uy Tín TK nợ Số tài khoản : 200014851101199 Tại ngân hàng :Eximbank Tỉnh/TP : Hà Nội Đơn vị nhận tiền : Công ty TNHH Huy Hoàng TK có Số TK/CMT :001100146952 Tại ngân hàng : Vietcombank Tỉnh/TP: Hà Nội