Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

Đề tài luận văn: Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

I: Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên gọi: Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

Tên giao dịch: UTI World wide Vietnam co,ltd

Địa chỉ: 84 Triệu Việt Vương,Hai Bà Trưng, Hà nội

Số điện thoại: 04.389446789

Fax: 04.3896445956

Công ty TNHH Giao nhận Uy Tín với tên giao dịch quốc tế UTIWORLD WIDE Viet Nam CO,LTD hoạt động trong lĩnh vực cung cấpcác dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế.Được thành lập tháng 3/2003 bởi tập đoàn toàn cầu UTI WORLDWIDE ,công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín đã từng bước khẳng địnhđược vị trí của mình như là một nhà vận chuyển và giao nhận chuyênnghiệp ,nhận được sự tín nhiệm cao của khách hàng với các hợp đồngvận chuyển có thời dạn dài

Không chỉ tập trung trong phạm vi giao nhận và vận chuyển hànghóa xuất khẩu ,không hạn chế loai hình dịch vụ chỉ thuần túy từ cảngđến cảng, công ty còn quan tâm khai thác và đẩy mạnh dịch vụ hàngnhập khẩu ,cung câps dịch vụ vụ door - to – door (nhận hàng tại nơingười gửi và giao hàng tận nơi người nhận ) không phụ thuộc vào địalý- châu Âu ,Trung cận Đông ,Châu Phi ,Châu A.Châu Đại DươngCông ty có quan hệ quốc tế với hơn 300 công ty tại hơn 100 nước vàmạng lưới này ngày càng được hoàn thiện và phát triển không ngừng

Với quy mô hoạt động cũng như lượng khách hàng ngày càngtăng ,ngày 12/11/2004 công ty TNHH Giao nhận Uy Tín thành lập chinhánh tại Hà Nội với tên gọi : CN công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

1

2.Lĩnh vực kinh doanh và quy tình công nghệ sản xuất

Chi nhánh công ty TNHH Giao nhận Uy Tín là một chi nhánhphụ thuộc ,kinh doanh các loại hình dịch vụ theo yêu cầu của công

ty mẹ bao gồm :

 Vận chuyển và giao nhận đường hàng không,đường biển

 Vận chuyển hàng lẻ hàng chung chủ (NVOCC)

 Kê khai hải quan

 Vận chuyển hàng công trình

 Xếp dỡ ,lưu kho,bảo quản và đóng gói hàng hóa

 Chuyển phát nhanh quốc tế ,liến kết với các hãng chuyển phátnhanh toàn cầu như :DHL ,UPS,TNT

Là chi nhánh trực thuộc một công ty con của một trong những tậpđoàn hàng đầu thế giới về giao nhận vận tải nhưng khi mới thành lập

CN công ty TNHH Giao nhận Uy Tín cũng gặp khó nhiều khó khăn dongành giao nhận vận tải là một ngành mới đang bắt đầu trong quá trìnhphát triển

Tuy nhiên cùng với sự nỗ lực của các nhân viên công ty,với sáchlược kinh doanh đúng đăn ,lấy khách hàng làm trọng CN công tyTNHH Giao nhận Uy Tín ngày càng khẳng định được vị trí của mìnhtrong lĩnh vực giao nhận tại khu vực phía Bắc

Sơ đồ quy trình cung ứng dịch vụ có thể khái quát như sau :

Khi khách hàng có yêu cầu vận tải nhân viên phòng hàng không vàhàng biển ( gọi chung là nhân viên bán hàng )sẽ lập lệnh mua dịch vụvới các hãng tàu và hãng hàng không ,gửi thông báo cho khách hàng(Booking information)

Khách hàng nhận được thông báo,xác nhận lại mọi chi tiết về hànghóa ,về thời gian ,địa điểm xuất hàng

Nhân viên bán hàng tiến hành lập 1 file tài liệu (job) lưu trữ mọichứng từ liên quan đến dịch vụ cung cấp cho khách

Những chứng từ này sẽ là cơ sở đối chiếu để thanh toán cho ngườibán hay lập thông báo nợ cho người mua

Xác nhận hàng chuyển

Phát hành vận đơn

Đặt chỗ với hãng tầu và hãng HK

Lập jobsheet chi tiết lô hàng

Yêu cầu chuyển hàng

3

3.Đặc điểm tổ chức quản lý

Là một chi nhánh phụ thuộc ,bộ máy quản lý tại CN Công ty TNHHGiao Nhận uy Tín gọn nhẹ,đảm bảo thông suốt cho mọi hoạt động củavăn phòng

Đứng đầu là trưởng chi nhánh làm nhiệm cụ quản lý tổng quát mọihoạt động của chi nhánh ,là người có tư cách pháp nhân cao nhất ,chịutrách nhiệm trước pháp luật đối với các hoạt động của chi nhánh

Các phòng ban trong công ty gồm có :phòng hàng không ,phònghàng biển ,phòng kế toán ,phòng tổng hợp

Phòng khàng không có 4 người đứng đầu là trưởng phòng (airfreightmanager ).Phòng hàng không chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụvận tải qua đường hàng không.Nhân tự của phòng hàng không có 1người chuyên phụ trách làm thủ tục hải quan trên sân bay ( airfreightoperation)

Phòng hàng biển có 3 người ,đứng đầu là trưởng phòng (sea freightmanager ).Phòng hàng biển cung cấp cách dịch vụ giao nhận vận tảiđường biển Phòng hàng biển có 1 nhân sự làm việc trực tiếp tại cảngHải Phòng ( seafreight operation) ,phụ trách kiểm tra và thực hiện cácthủ tục liên quan đến việc xuất /nhập hàng

Phòng kế toán gồm 1 kế toán và một thủ quỹ

Phòng tổng hợp : làm các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự ,hànhchính ,các thủ tục giấy tờ và chăm sóc khách hàng

4.Kết quả kinh doanh một số năm gần đây của công ty TNHH GiaoNhận Uy Tín

ĐVT: VND

Doanh thu 15.752.359.978 21.072.654.350 32.154.995.756Tổng chi phí 9.584.123.589 16.259.156.325 25.950.450.025Lợi nhuận 6.168.236.389 4.813.498.025 6.024.545.731

II.Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty

5

1.Hình thức kế toán

Hạch toán phụ thuộc nhưng chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận

Uy Tín vẫn tổ chức bộ máy kế toán riêng để theo dõi hoạt động của chinhánh

Để phù hợp và thuận tiện cho quá trình kiểm tra đối chiếu với công

ty các loại sổ sách theo dõi tại chi nhánh đều lập dựa trên hình thứcnhật kí chung

Đây là hình thức ghi sổ đơn giản ,dễ theo dõi ,thuận tiện cho quátrình kiểm tra

Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật kí chung tại công ty mẹ

Ở chi nhanh quy trình ghi sổ thực hiện như sau :

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Các loại hóa đơn chứng từ được phản ánh đồng thời vào nhật kíchung và sổ chi tiết theo từng hạng mục của chi nhánh

Định kì sổ chi tiết và nhật kí chung của chi nhánh phải đối chiếu với

sổ chi tiết và nhật kí chung của công ty

2.Tổ chức bộ máy kế toán

Với loại hình chi nhánh phụ thuộc nên tổ chức bộ máy kế toán ở chinhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín gọn nhẹ,đảm bảo phù hợpvới các nguyên tắc kế toán

Phòng kế toán gồm 3 người, đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụtheo dõi bao quát toàn bộ các vấn đề tài chính liên quan đến mọi hoạtđộng của chi nhánh và chịu trách nhiệm trước trưởng chi nhánh cũngnhư giám đốc tài chính công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

Kế toán làm các nhiệm vụ

 Lập và phát hàng thông báo nợ

 Phát hành hóa đơn GTGT

 Theo dõi công nợ ,các khoản phải thu phải trả

 Lập báo cáo thuế

Hóa đơnChứng từ

Nhật kí chung CN

Nhật kí chung CT

Sổ chi tiết Chi nhánh

Sổ chi tiết

Công ty

7

Thủ quỹ thực hiện các nhiệm vụ :

 Thu ,chi tiền mặt

 Theo dõi các khoản TGNH liên quan đến chi nhánh

 Lập báo cáo tiền mặt hàng tuần hoặc khi có yêu cầu

 Thanh toán các khoản phải trả ,phải nộp hay thực hiện nghĩa

vụ đối với nhà nước

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Giao nhận Uy Tín

Giám đốc tài chính là người phụ trách toàn bộ các vấn đề tàichính, kế toán liên quan đến mọi hoạt động của công ty, là ngườichịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động của công ty

Kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán chi nhánh có tráchnhiệm ngang nhau, chịu trách nhiệm tổng hợp về tình hình kế toán

Tại công ty mẹ bộ máy kế toán gồm kế toán tiền, kế toán muahàng, kế toán bán hàng, kế toán thuế và BH, thủ quý

Giám đốcTài chính

Kế toán trưởng

Kế toán bán hàng

KT thuế vàBH

Kếtoán tổng hợp

ThủquỹThủ

Quỹ

Ở chi nhanh gồm 1 kế toán và thủ quỹ

Công ty áp dụng hình thức khấu hao TSCD theo phương pháp khấuhao đường thẳng

5.Tình hình sử dụng máy tính ở đơn vị

Là một chi nhánh phụ thuộc nên CN Công ty TNHH Giao Nhận UyTình không sử dụng các phần mềm kế toán mà chỉ tiến hành theo dõi,nhập số liệu trên máy tính và in ra để lưu trữ

Mỗi kế toán và thủ quỹ được trang bị một máy tính để phục vụ chocông việc

9

III.Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty

1.Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu ,phải trả

a.Kế toán vốn bằng tiền

+Các trường hợp làm giảm tiền

 Thanh toán cho người bán

 Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước

 Các khoản thanh toán khác cho văn phòng

b.Kế toán các khoản phải thu

 Thu từ việc cung cấp dịch vụ

c.Kế toán các khoản phải trả :

 Phải nộp ,phải trả nhà nước

 Phải trả người lao động

Cũng như các khoản phải thu, phải trả người bán là khoản quantrọng nhất Khác với các khoản phải thu chỉ thu được khi xuất hàng,các khoản phải trả hầu hết là phải thanh toán ngay khi xác nhận muadịch vụ

Khi có yêu cầu thanh toán từ hãng tầu hay hãng hàng không kếtoán đối chiếu với chứng từ lưu trong jobsheet

Sau khi kiểm tra và khớp kế toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chithanh toán cho người bán

11

Sau khi hàng đã được chuyển, kế toán lập 1 thông báo nợ (debit

note) gửi cho khách hàng, đây là căn cứ để thanh toán

Khách hàng sau khi thanh toán đầy đủ sẽ nhận được hóa đơn

GTGT và vận đơn cho lô hàng đã xuất

Có thể khái quát một quy trình thanh toán như sau :

-Các khoản phải thu :

Dựa trên HĐ GTGT của nhà cung cấp nhân viên làm đề nghị thanh

toán kèm chứng từ, có chữ kí xác nhận của trưởng phòng và trưởng chi

nhánh chuyển cho kế toán

Kế toán kiểm tra với job, nếu khớp thì thực hiện quy trình thanh

toán Nếu trả bằng tiền mặt thì xuất phiếu chi chuyển cho thủ quỹ, thủ

Hóa đơn đầu ra

Hóa đơn

đầu vào

Phiếu chi

Phiếu thu

Giấy báo có

Sổ nhật kí chung chi nhánh

Sổ nhật kí chung công ty

Sổ TGNH

quỹ chi tiền thanh toán cho người bán Nếu nhà cung cấp yêu cầuchuyển khoản thì kế toán lập ủy nhiệm chi, có dấu và chữ kí xác nhậncủa trưởng chi nhánh

Phiếu chi được đồng thời phản ánh vào sổ quỹ của thủ quỹ và sổnhật kí chung của chi nhánh

Ủy nhiệm chi được theo dõi trên sổ tiền gửi ngân hàng

Cuối ngày nhật kí chung của chi nhánh được chuyển về công ty mẹ

để phản ảnh vào các sổ sách liên quan

-Các khoản phải thu

Khi khách hàng đến thanh toán tiền mặt thủ quỹ lập phiếu thu, kếtoán căn cứ vào phiếu thu phát hàng hóa đơn GTGT cho khách

Phiếu thu đồng thời được phản ánh vào sổ quỹ của thủ quỹ và sổnhật kí chung chi nhánh

Căn cứ vào thông báo ghi có của ngân hàng, kế toán phát hành hóađơn GTGT và phản ánh vào sổ tiền gửi ngân hàng

Cuối ngày nhật kí chung của chi nhánh được chuyển về công ty mẹ

để phản ánh vào các sổ sách liên qua

13

Viết bằng chữ : bốn mươi lăm triệu sáu trăm bảy mươi lăm nghìn

hai trăm ba mươi tư đồng

Kèm : 01 chứng từ gốc

Ngày 02 tháng10 năm 2007 Người lập Trưởng bộ phận Trưởng chi nhánh

CN công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

84 Triệu Việt Vương, Hai Bà Trưng, Hà Nội

PHIẾU THU

Liên : 1 Số: 23 Ngày 25 tháng10 năm2007

Họ và tên người nộp tiền :Công ty may Sơn hà

Địa chỉ: Thanh Bình, Hà Đông, Hà Têy

Lý do nộp: phí vận đơn cho 01 lô hàng biển BL#5840002332 (TG:16.500VND/

CN công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

84 Triệu Việt Vương, Hai Bà Trưng, Hà Nội

PHIẾU CHI

Liên : 1 Số:23 Ngày tháng năm

Họ và tên người nhập tiền : Nguyễn Thu Hương

Ngân hàng TMCP XNK Eximbank

Chi nhánh Hà Nội

ỦY NHIỆM CHI

Phần do NH ghi

Đơn vị trả tiền : CN công ty TNHH Giao nhận Uy Tín TK nợ

Số tài khoản : 200014851101199

Tại ngân hàng :Eximbank Tỉnh/TP : Hà Nội

Đơn vị nhận tiền : Công ty TNHH Huy Hoàng TK có

Số TK/CMT :001100146952

Tại ngân hàng : Vietcombank Tỉnh/TP: Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ :Tám triệu bốn trăm chín mươi hai nghìn

17

a.Vận tải đường không

Vận tải đường không có ưu điểm là nhanh chóng ,ít trạm trungchuyển nhưng nhược điểm là giá cả đắt ,thích hợp cho những lô hàng

b.Vận tải đường biển : chuyển phát qua đường biển có ưu điểm làgiả rẻ ,khối lượng lớn nhưng nhược điểm là thời gian dài ,không thíchhợp cho những lô hàng cần chuyển nhanh và khối lượng nhỏ

1 lô hàng vận chuyển bằng đường biển phải chịu các loại phí sau :

 Phí vận đơn

 Phí xử lý hàng hóa

 Phí vận chuyển

 Phụ phí khác

Sơ đồ quy trình mua hàng hóa dịch vụ

Khi nhận được hóa đơn bán hàng do người bán cung cấp nhânviên làm các thủ tục thanh toán như trên

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế toán phản ánh vào nhật kíchung chi nhánh

Cũng từ hóa đơn bán hàng kế toán phản ảnh vào sổ chi tiếtmua hàng tại chi nhánh

Thủ tục thanh toán

Hóa đơn mua hàng

Sổ chi tiết mua

hàng CN

Sổ chi tiết mua hàng CT

Nhật kí chung CN

19

Định kì chứng từ được chuyển vào công ty mẹ ,kế toán tạicông ty sẽ phản ánh vào sổ chi tiết mua hàng công ty

Cuối tháng có sự đối chiếu giữa sổ chi tiết mua hàng tại chinhánh và sổ chi tiết mua hàng tại công ty

HÓA ĐƠN GTGT

Liên 2: giao cho khách hàng Kí hiệu :LB/2007B Ngày 13 tháng 10 năm 2008 Số :0045721

Đơn vị bán hàng : công ty TNHH Ngôi Sao Xanh

Địa chỉ: 12 An Lão, Hải Phòng

Số TK :

Điện thoại MS :100345879

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị : CN công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

Địa chỉ : 84 Triệu Việt Vương,Ba Đình, Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ : một triệu chín trăm hai mươi lăm nghìn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

Ký ghi rõ họ tên Kí ghi rõ họ tên Kí đóng dấu ghi rõ họ tên

3.Kế toán bán hàng

Do đặc thù của ngành dịch vụ nên việc mua và bán hàng diễn ratrong một khoảng thời gian ngắn, thường là dưới 1 tuần từ việc có yêucầu chuyển hàng của khách cho đến khi lô hàng xuất đi

Khi có khách hàng yêu cầu dịch vụ chuyển hàng ,các nhân viên bánhàng liên hệ để đặt chỗ và mua dịch vụ ở các hãng tầu và hãng hàngkhông

Là một khách hàng lớn và có uy tín nên đơn vị luôn kí hợp đông về

cố định giá trong 1 thời gian dài ,thường là 6 tháng đến 01 năm

Cách tính giá dịch vụ của hàng hóa xuất :

+Vận chuyển hàng không :

 Phí vận đơn = (Giá mua x 5) x 1.55

 Phí AMS =(Giá mua x5) x1.55

 Phí vận chuyển =Giá mua x 1.13

 Phí soi hàng =Giá mua x 1.13

 Phí xử lý hàng hóa =giá mua x 1

 Phí xăng dầu =giá mua x 1.13

 Phụ phí =Giá mua x 1.05

 Phí chứng từ = Giá mua x 5

+Vận tải hàng biển

 Phí vận đơn = Giá mua x 1.33

 Phí xử lý hàng hóa= Giá mua x 1.55

 Phí CFS =Giá mua x 1

21

 Phí vận chuyển = Giá mua x 1.55

 Phí chứng từ =Giá mua x 5

 Phụ phí =Giá mua x 1.05

Đối với khách chính như GAP,Dowconing ,Samsung đơn vị luôn cónhững ưu đãi về giá ,miễn giảm một số loại phụ phí

Sơ đồ bán hàng khái quát như sau :

Sau khi khách hàng đã làm thủ tục thanh toán, kế toán phát hàng hóađơn GTGT cho khách

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế toán phản ánh vào nhật kí chungtại chi nhánh và sổ chi tiết bán hàng chi nhánh

Cũng từ hóa đơn bán hàng chuyển về, kế toán công ty phản ánh vào

sổ chi tiết bán hàng theo dõi tại công ty

Cuối tháng tiến hành đối chiếu sổ chi tiết bán hàng tại chi nhánh vàtại công ty

Thủ tục thanh toán

Hóa đơn bán hàng

Sổ chi tiết bán hàng CN

Sổ chi tiết bán hàng CTNhật kí chung CN

HÓA ĐƠN GTGT

Liên 2: giao cho khách hàng Kí hiệu :LB/2007B Ngày 13 tháng 10 năm 2008 Số :0045721

Đơn vị bán hàng : CN công ty TNHH Giao nhận Uy Tín

Địa chỉ: 84 Triệu Việt Vương,Hai Bà Trưng,Hà Nội

Số TK :

Điện thoại MS : 0304604934-001

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị : Công ty CP may sông Hồng

Địa chỉ : KCN Phố Nối A, Văn Lâm, Hưng Yên

Tổng cộng tiền thanh toán: 6.806.250

Số tiền viết bằng chữ : sáu triệu tám trăm linh sáu nghìn hai trăm năm mươi đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

23

Ký ghi rõ họ tên Kí ghi rõ họ tên Kí đóng dấu ghi rõ họ tên

4.Kế toán các khoản thuế

Là một chi nhánh phụ thuộc nên hàng tháng đơn vị chỉ lập báo cáo

và nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế mà không phải lập và nộp thuếnhu nhập DN

Các loại thuế chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín phải nộp

 Thuế môn bài

 Thuế GTGT

Thuế môn bài được nộp định kì hằng năm ,mỗi năm nộp một lần vàotháng 1

Thuế GTGT được kê khai và nộp theo từng tháng

Các loại phí khách hàng phải trả cho đơn vị thuộc nhóm không chịuthuế GTGT ,chịu thuế GTGT với thuế suất 5% và 10%

Cách tính thuế đối với một số loại phí

+Các loại phí không chịu thuế GTGT : phí vận đơn , phí AMS ,cướcvận chuyển quốc tế

+Các loại phí chịu thuế GTGT 5 % : phí xử lý hàng hóa( vận tảihàng biển)

+Các loại phí chịu thuế GTGT 10 % : phí chứng từ ,phí xử lý hànghóa( vận tải hàng không)