quản lý nhà nước đối với hoạt động của văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh đồng tháp

Văn phòng công chứng có ít nhất một công chứng viên trở lên thành lập, được tổ chức theo hình thức Doanh nghiệp tư nhân hoặc là công ty hợp danh, thực hiện các hoạt động công chứng theo

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3 Mục đích và phương pháp nghiên cứu

4 Bố cục luận văn

Chương 1 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 9

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 9

1.1.1 Khái niệm văn phòng công chứng 9

1.1.2 Đặc điểm của văn phòng công chứng 10

1.2 QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 11

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng 11

1.2.1.1 Khái niệm về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng 12

1.2.1.2 Đặc điểm về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng 12

1.2.2 Các nguyên tắc quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng 15

1.2.2.1 Nguyên tắc đảm bảo sự quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng từ TW đến địa phương 15

1.2.2.2 Nguyên tắc đảm bảo sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng 16

1.2.2.3 Nguyên tắc đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa trong quản lý hoạt động của Văn phòng công chứng 16

1.2.3 Nội dung quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng 17

1.2.3.1 Quản lý văn phòng công chứng về mặt hình thức 17

1.2.3.2 Quản lý văn phòng công chứng về mặt nội dung là việc quản lý đối với các hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của văn phòng công chứng 18

1.2.3.3 Quản lý văn phòng công chứng thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm 20

1.3 PHÂN BIỆT PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 21

1.4 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG CHỨNG 24

CHƯƠNG 2 28

NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 28

2.1 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 28

2.1.1 Địa vị pháp lý của văn phòng công chứng 28

2.1.2 Tên gọi của văn phòng công chứng 29

2.1.3 Bổ nhiệm công chứng viên đối với văn phòng công chứng 29

2.1.4 Miễn nhiệm công chứng viên 31

2.1.5 Mua trách nhiệm bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên 32

2.1.6 Điều kiện, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng 34

2.1.7 Nguồn tài chính của phòng công chứng 35

2.2 NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 36

2.2.1 Hoạt động của Văn phòng công chứng 36

2.2.2 Hoạt động của Công chứng viên 39

2.2.3 Hình thức của văn bản công chứng 44

2.2.4 Thủ tục chung công chứng hợp đồng giao dịch 48

Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản 50

Công chứng di chúc 50

Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản 51

Công chứng văn bản khai nhận di sản 51

Nhận lưu giữ di chúc 52

2.2.5 Hồ sơ công chứng và chế độ lưu trữ 52

2.2.6 Giải quyết khiếu nại, tố cáo 55

CHƯƠNG 3 58

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP VÀ KIẾN NGHỊ 58

3.1 CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG Ở TỈNH ĐỒNG THÁP 58

3.1.1 Tên gọi của văn phòng công chứng ở tỉnh Đồng Tháp 59

3.1.2 Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng ở tỉnh Đồng Tháp 59

3.1.3 Loại hình tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh Đồng Tháp 60

3.1.4 Mô hình hoạt động 60

3.1.5 Nguyên tắc quản lý 62

3.1.6 Quyền và nghĩa vụ của cán bộ - nhân viên 62

3.1.7 Quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ 63 3.1.8 Quản lý tài chính 66 3.1.9 Chế độ khen thưởng và kỷ luật 67 3.2 NHỮNG MẶT TÍCH CỰC TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP 67 3.3 MỘT SỐ HẠN CHẾ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP 73 3.3.1 Về ban hành văn bản quản lý 73 3.3.2 Về tổ chức thực hiện quản lý 73 3.3.3 Về thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm đối với các Văn phòng công chứng 75 3.4 KIẾN NGHỊ 77 3.4.1 Nâng cao đội ngũ công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp hóa 77 3.4.2 Thành lập Hiệp hội nghề công chứng trên địa bàn tỉnh 78 3.4.4 Xây dựng kho lưu trữ dữ liệu để Hiệp hội nghề công chứng tra cứu thông tin nhanh chóng 79 3.4.5 Xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động công chứng 79 KẾT LUẬN……… 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế thị trường, kinh tế hàng hóa đã làm cho các mối quan hệ trong xã hội ngày càng phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch Các quan hệ giao dịch không có sự hướng dẫn, quản lý của Nhà nước bằng pháp luật sẽ trở nên lộn xộn, các tranh chấp, vi phạm sẽ xảy ra ngày càng nhiều, gây khó khăn thiệt hại cho công dân, cơ quan, tổ chức hoặc nhà nước

Trong cuộc sống đời thường cũng như trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những chứng

cứ để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương Điều đó đòi hỏi Nhà nước phải có những biện pháp hữu hiệu để quản lý các giao dịch dân sự, kinh tế cũng như bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, công dân, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của toàn xã hội Và hơn hết, chính bản thân những người tham gia vào giao dịch dân sự, bản thân họ cũng mong muốn có thể phòng ngừa và đảm bảo pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế thương mại mà chính họ tham gia, họ cần đến chứng cứ có giá trị pháp lý hợp pháp, được pháp

luật bảo hộ đó là “chứng cứ công chứng” - loại chứng cứ xác thực, chứng cứ đáng tin

cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng cứ xác thực Chính vì vậy, sự ra đời của

Luật Công chứng đã đánh dấu một bước ngoặc không nhỏ trong lĩnh vực hành chính, nó

là một hoạt động quan trọng một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền

Cùng với sự ra đời của Luật Công chứng là sự xuất hiện của các Văn phòng công chứng Điều này đã khắc phục được những hạn chế đáng kể như sự quá tải của các Phòng công chứng, cũng như việc phân định giữa công chứng và chứng thực, vấn đề phân cấp, phân quyền trong quản lý nhà nước về công chứng…Sự ra đời của Văn phòng công chứng đã góp phần chuyên nghiệp hóa và xã hội hóa hoạt động công chứng được, bước đột phá trong cải cách hoạt động công chứng ở Việt Nam

Tuy nhiên việc ra đời của Văn phòng công chứng bên cạnh Phòng công chứng cũng đặt ra những vấn đề cấp bách trong quản lý mà Luật Công chứng không thể tiên liệu được trước những vướng mắc, khó khăn khi triển khai thực hiện Thực tế với nhiều biến động Thực tế trên địa bàn cả nước nói chung và địa bàn tỉnh Đồng Tháp nói riêng vấn đề quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng vẫn còn là một vấn đề bức thiết cần được các cấp chính quyền quan tâm

Với ý nghĩa quan trọng đặt ra trong quản lý nhà nước về xu hướng “xã hội hóa dịch vụ công” thì công tác quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trong giai đoạn hiện nay về mặt lý luận và thực tiễn là thật sự cần thiết

Chính vì lý do đó, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với các văn phòng

công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:

a Đối tượng nghiên cứu:

Những quy định của pháp luật về lĩnh vực công chứng và quản lý nhà nước về văn phòng công chứng bằng cách nêu lên những khái niệm và các đặc điểm về công chứng và văn phòng công chứng, bên cạnh đó tác giả cũng sẽ so sánh như thế nào là công chứng và chứng thực, so sánh giữa Văn phòng công chứng và Phòng công chứng để làm rõ thêm hai khái niệm này Về công tác quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng tác giả sẽ nêu lên một cách khái quát về các đặc điểm và nguyên tắc trong công tác quản lý

Bên cạnh đó đối tượng nghiên cứu của tác giả trong luận văn này sẽ là thực trạng quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

và thực tiễn quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng thì luận văn sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp hiện nay

b Phương pháp nghiên cứu:

Cơ sở để tác giả dùng để làm phương pháp luận nghiên cứu trong đề tài là phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, các phương pháp nghiên cứu khoa học khác

cụ thể như phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp đánh giá, phương pháp điều tra, thống kê nhằm mục đích là làm sáng tỏ nội dung nghiên cứu của đề tài

4 Bố cục luận văn

Luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng công chứng và quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

Chương 2: Những quy định của pháp luật về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

Chương 3: Thực trạng về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp và kiến nghị

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1.1.1 Khái niệm văn phòng công chứng

Trong các Nghị định trước đây, cụ thể là ở Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng

2 năm 1991, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 và Nghị định số

75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 đều xác định công chứng ở nước ta là Nhà

nước thực hiện công chứng chứ chưa hướng đến việc xã hội hóa các hoạt động về công

chứng Ở các nước khác trên thế giới, mô hình văn phòng công chứng đã có từ rất sớm nhưng mãi đến khi Luật công chứng 2006 ra đời thì nước ta mới thừa nhận mô hình văn phòng công chứng, tồn tại song song bên cạnh phòng công chứng và là một trong hai hình thức được quy định tại Điều 23 của Luật công chứng

Có thể nói với sự ra đời của văn phòng công chứng đã đánh dấu một bước tiến mới trong hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay, là bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực công chứng tư, là cơ sở để nhà nước quản lý các giao dịch dân sự, thúc đẩy chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng nói chung và xã hội hóa hoạt động công chứng nói riêng

Tại Điều 26 Luật Công chứng quy định như sau:

Điều 26 Văn phòng công chứng

1 Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập

Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên

2 Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

Chính phủ quy định con dấu của Văn phòng công chứng

3 Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc

Từ những quy định trên của pháp luật, có thể hiểu một cách khái quát: Văn phòng

công chứng không phải là cơ quan hành chính nhà nước mà là một doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nhưng vẫn mang tính quyền lực nhà nước Văn phòng công chứng có ít nhất một công chứng viên trở lên thành lập, được tổ chức theo hình thức Doanh nghiệp tư nhân hoặc là công ty hợp danh, thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước

Văn phòng công chứng ra đời đánh dấu một bước phát triển xã hội hóa dịch vụ công, xóa bỏ độc quyền của Nhà nước trong lĩnh vực công chứng, trở thành bệ phóng cho Nhà nước dần rút khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng tiến tới chuyển giao hẳn cho các chủ thể phi nhà nước thực hiện, Nhà nước chỉ đóng vai trò duy nhất là chủ thể quản lý nhà nước

1.1.2 Đặc điểm của văn phòng công chứng 1

- Về tổ chức của văn phòng công chứng

Theo quy định tại Điều 26 của Luật Công chứng, Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công do một hoặc một số công chứng viên hành nghề tự do thành lập, Văn phòng công chứng do một Công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo mô hình Doanh nghiệp tư nhân; do hai công chứng viên trở lên thành lập thì hoạt động theo

mô hình công ty hợp danh Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là trưởng phòng công chứng Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên VPCC có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác

1 Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội,

http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-quan-ly-nha-nuoc-doi-voi-cac-van-phong-cong-chung-tren-dia-ban-thanh-pho-ha-noi-34428/ [ngày truy cập 12-8-2014]

- Về hoạt động của Văn phòng công chứng

Hoạt động của Văn phòng công chứng vừa mang tính công quyền (nhân danh nhà nước vì lợi ích nhà nước), vừa mang tính dịch vụ công (nhằm mục đích phục vụ ngày càng tốt hơn cho lợi ích của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, trên cơ sở phù hợp với lợi ích của xã hội) Tính chất dịch vụ công của công chứng hướng đến ba lợi ích:

+ Lợi ích của Nhà nước: Sự ra đời của Văn phòng công chứng đã giúp nhà nước vừa giảm bớt gánh nặng cho mình vừa phát huy được tối đa nguồn lực trong xã hội, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

+ Lợi ích của các bên tham gia giao dịch: Văn phòng công chứng đã giúp cho các

tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch của minh một cách thuận lợi, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch

+ Lợi ích của Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng khi thực hiện hoạt động công chứng được thu phí và thù lao công chứng theo quy định

- Nguồn tài chính của Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác, bao gồm:

+ Kinh phí đóng góp của công chứng viên theo Luật Doanh nghiệp

+ Phí công chứng: phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng Mức thu phí công chứng được

áp dụng thống nhất đối Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng Bộ tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng

+ Thù lao công chứng: là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu được từ việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc công chứng Mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng xác định

+ Các nguồn thu khác: Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng Mức thu phí này do tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng thỏa thuận

1.2 QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của công tác quản lý nhà nước đối với văn

phòng công chứng

1.2.1.1 Khái niệm về công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng 2

Từ khi ra đời Văn phòng công chứng thì hoạt động công chứng được biết đến như một hoạt động dịch vụ pháp lý để đảm bảo cho các giao dịch, nếu nhà nước không có những chính sách quản lý phù hợp thì vô hình chung hoạt động văn phòng công chứng có thể trở thành công cụ tiếp sức cho các hành vi vi phạm pháp luật, thực tế thì sau khi các văn phòng công chứng được thành lập một cách ồ ạt không có quy hoạch tổng thể, bản thân đây là lĩnh vực mới gần như quản lý nhà nước đang bỏ ngỏ, vì thế thời gian qua đã

có những hậu quả vô cùng to lớn

Quản lý Nhà nước với Văn phòng công chứng là việc Nhà nước dùng các biện pháp, công cụ có được tác động vào lĩnh vực công chứng để hệ thống văn phòng công chứng hoạt động đúng định hướng, mục tiêu mà Nhà nước mong muốn

Trong thời gian qua, hoạt động của văn phòng công chứng ở nước ta có những đóng góp tích cực cho sự phát triển cho nền kinh tế - xã hội cho đất nước, khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa các tranh chấp có thể xảy ra bất cứ lúc nào, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

1.2.1.2 Đặc điểm về quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

- Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển của các văn phòng công chứng theo hướng xã hội hóa

Với vai trò, chức năng và vị trí đặc biệt nên các tổ chức hành nghề công chứng phải mang tính ổn định và bền vững rất cao Không giống như sự phát triển của các mô hình dịch vụ công khác, sự phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng cần có sự điều tiết, phân bổ và kiểm soát trong một quy hoạch, nhất là sau khi hoạt động công chứng đã được xã hội hóa Chính vì vậy, rất cần thiết có quy hoạch phát triển các mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng, cũng như thực hiện quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh Đồn Tháp để đảm bảo các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập

và phân bố một cách hợp lý, khoa học, đáp ứng các yêu cầu công chứng của người dân một cách đầy đủ và thuận tiện

Mục tiêu xã hội hóa công chứng là phát triển rộng mạng lưới công chứng, xóa bỏ việc kiêm nhiệm chức năng công chứng của các cơ quan hành chính, nâng cao chất lượng

2 Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội,

http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-quan-ly-nha-nuoc-doi-voi-cac-van-phong-cong-chung-tren-dia-ban-thanh-pho-ha-noi-34428/ [ngày truy cập 12-8-2014]

dịch vụ công Cải cách xã hội với cải cách tư pháp là một trong những quan tâm hàng đầu Nếu Nhà nước buông lỏng quản lý, hậu quả sẽ vô cũng nghiêm trọng Thực tế đã chứng minh, do chúng ta chưa có một hệ thống trải rộng và thống nhất trong việc áp dụng, chưa có một ngân hàng hồ sơ lưu trữ tốt nên đã có rất nhiều tranh chấp phát sinh từ hoạt động của công chứng Điều đó thêm một lần nữa khẳng định vai trò đặc biệt quan trong của Văn phòng công chứng trong sự nghiệp phát triển ổn định kinh tế xã hội tại Việt Nam hiện nay

Việc xã hội hóa dịch vụ công chứng cũng đồng nghĩa với việc nâng cao trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước đối với hoạt động cung ứng loại hình dịch vụ này Quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng sau khi hệ thống các văn phòng công chứng được thành lập có những điểm mới thay đổi căn bản, theo đó, đối tượng của hoạt động quản lý nhà nước hiện nay ngoài các phòng công chứng còn bao gồm các văn phòng công chứng Hoạt động quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gắn liền với việc quy định các tiêu chuẩn thành lập văn phòng công chứng, cấp phép thành lập, bổ nhiệm Công chứng viên, giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt động công chứng

- Quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng nhằm đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp cũng như hiệu lực của văn bản công chứng

Với vai trò của công chứng là chứng nhận tính xác thực, vì thế văn bản công chứng có ý nghĩa là chứng cứ trước tòa, là căn cứ pháp lý hợp pháp để xác lập quyền sở hữu cho các bên có quyền liên quan (ví dụ văn bản công chứng hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là căn cứ để cơ quan đăng ký nhà đất cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất cho các chủ thể…) Ngoài ra, công chứng còn có vai trò tư vấn: Công chứng viên tư vấn cho người yêu cầu công chứng

về các thủ tục pháp lý trong hoạt động công chứng

Có thể nói, công chứng có mặt trong hầu hết các lĩnh vực, đời sống của cá nhân, của con người từ lúc sinh ra đến lúc mất đi, đảm bảo cho mọi hoạt động cũa xã hội được phát triển bền vững, an toàn

Văn bản công chứng là hành lang pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức, phù hợp với Hiến pháp và pháp luật, ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật, phòng ngừa rủi ro, tranh chấp hoặc khi có rủi ro, tranh chấp xảy ra các cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào văn bản công chứng để giải quyết các vụ việc tranh chấp Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và Công chứng viên là người được nhà nước bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những giao dịch, hợp đồng mà mình chứng nhận, vì thế, nó có giá trị hiệu lực đối với các bên

- Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng nhằm đảm bảo cho hoạt động

của Văn phòng công chứng đúng phạm vi quy định của pháp luật, không trái đạo đức pháp luật và đạo đức xã hội

Quản lý nhà nước có vai trò định hướng sự phát triển của ngành theo lĩnh vực công chứng, xuất phát từ bản chất của hoạt động công chứng là một hoạt động công quyền của nhà nước, công chứng là hoạt động được nhà nước ủy quyền để chứng nhận tính hợp pháp, tính xác thực của hợp đồng, giao dịch Vì thế, việc xác định phạm vi, ranh giới các việc công chứng, nói cách khác là xác định thẩm quyền của văn phòng công chứng được làm những việc gì có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà nước trong quản lý đối với Văn phòng công chứng, nhằm phòng ngừa những vi phạm rất dễ xảy ra trong lĩnh vực này

Sự ra đời của các văn bản quy định về công chứng không ngừng thay đổi và hoàn thiện đã cho thấy hoạt động công chứng ở nước ta ngày càng phát triển, có thể nhận thấy rằng do sự phát triển của nền kinh tế thị trường đã tạo điều kiện cho các mối quan hệ kinh

tế và thương mại ngày càng phong phú, mặt khác trình độ dân trí ngày càng cao kéo theo

sự nhận thức pháp luật của người dân về quyền và nghĩa vụ pháp lý trong các quan hệ dân sự ngày càng phát triển, bên cạnh đó những phần tử xấu cũng biết lợi dụng lỗ hổng của pháp luật để trục lợi cho bản thân, nếu như việc xác định mục đích và nội dung hợp đồng công chứng của các công chứng viên trong những trường hợp này không được nhạy bén, trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, chưa rõ ràng thì phải chịu trách nhiệm pháp lý rất nặng nề Chính vì vậy, nắm bắt được những khó khăn và vướng mắc đang còn tồn tại bên trong hoạt động công chứng nên ngày 30 tháng 10 năm 2012 Bộ Tư pháp đã

ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BTP về “Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công

chứng” để đảm bảo việc các công chứng viên thực hiện đúng nhiệm vụ và làm đúng theo

quy định của pháp luật

Hoạt động ban hành văn bản nói trên của Nhà nước cũng góp phần vào công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng nói chung và hoạt động của công chứng viên nói riêng Pháp luật quy định, công chứng viên của văn phòng công chứng là do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm và được phép hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật Trong công tác chuyên môn nghiệp vụ, công chứng viên không chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý kể cả Trưởng phòng mà phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật Pháp luật đã giao cho công chứng viên sự độc lập khi tác nghiệp chính vì thế mà công chứng viên không bị lệ thuộc vào cấp trên, đảm bảo cho hoạt động công chứng của công chứng viên không bị tác động bởi một khía cạnh nào, đảm bảo cho việc công chứng được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật Với hướng phát triển này, Nhà nước đã định liệu hai vấn đề cơ bản

Thứ nhất, đó là việc xác định sai phạm trong hoạt động công chứng của công chứng viên Nếu các cơ quan quản lý thấy có bất kỳ một hành động sai trái nào của công chứng viên trong công việc của mình thì sẽ dễ dàng xác minh vấn đề và xử lý một cách khách quan, triệt để đúng người đúng tội

Thứ hai, để đảm bảo công chứng viên làm việc đúng pháp luật, văn phòng công chứng phải đảm bảo bằng việc mua bảo hiểm các công chứng viên

Tuy nhiên, dù đã định liệu được hai vấn đề nêu trên để đảm bảo an toàn pháp lý cho hoạt động công chứng tránh rủi ro nhưng pháp luật về quản lý nhà nước vẫn chưa thật sự sát sao trong việc quy định về chế định mua bảo hiểm cho công chứng viên Luật Công chứng chỉ quy định việc mua bảo hiểm chỉ dành riêng cho công chứng viên của văn phòng công chứng chứ không quy định việc mua bảo hiểm cho công chứng viên của phòng công chứng Điều này đặt ra một câu hỏi cho người yêu cầu công chứng: Có phải chỉ công chứng viên ở văn phòng công chứng mới có sai sót, còn công chứng viên ở phòng công chứng thì không? Hay, chỉ những văn bản do công chứng viên của văn phòng công chứng công chứng thì mới được đảm bảo và bồi thường khi có rủi ra xảy ra còn văn bản do công chứng viên phòng công chứng công chứng thì không, nếu có xảy ra rủi ro thì

sẽ không được bồi thường? Nhưng trên thực tế, việc mua bảo hiểm như thế nào, và đền

bù ra sao khi các công chứng viên thực hiện công chứng sai quy định của pháp luật thì gần như trong các văn bản quản lý nhà nước đều chưa tiên liệu được điều này

Thiết nghĩ, Nhà nước phải có những biện pháp hữu hiệu hơn, quy định chi tiết hơn, luật và các nghị định phải quy định đồng nhất tránh tình trạng không biết làm thế nào cho đúng vì dù thế nào đi nữa thì cuối cùng những bên tham gia giao dịch không được đảm bảo sẽ phải hứng chịu

1.3.1 Các nguyên tắc quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

1.3.1.1 Nguyên tắc đảm bảo sự quản lý nhà nước đối với văn phòng công

chứng từ TW đến địa phương

Ở nước ta, pháp luật về công chứng xác định công chứng là một tổ chức, là một bộ phận thuộc các cơ quan hỗ trợ tư pháp, Văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, có tài khoản riêng và có con dấu theo quy định của pháp luật Văn phòng công chứng có Trưởng phòng, công chứng viên, chuyên viên và các nhân viên hành chính khác Với những đặc điểm vừa nói trên thì Văn phòng công chứng đủ điều kiện là một tổ chức Văn phòng công chứng hiện nay không phải là cơ quan quản lý nhà nước, không phải là đơn vị sản xuất kinh doanh cũng không phải là cơ quan tư pháp

Nội dung của nguyên tắc này thể hiện ở chổ, Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về văn phòng công chứng; Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc

thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trong phạm vi toàn quốc; UBND cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên phạm vi địa phương 3

1.3.1.2 Nguyên tắc đảm bảo sự độc lập và tự chịu trách nhiệm của Công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng

Công chứng viên thực hiện việc công chứng một cách độc lập, không bị chi phối hoặc chịu sự áp đặt bởi bất cứ tổ chức, cá nhân nào, chính vì thế người thực hiện hành vi công chứng phải chịu trách nhiệm độc lập trước pháp luật về công việc mà mình chịu trách nhiệm độc lập trước pháp luật về công việc mà mình thực hiện Theo quy định hiện hành, công chứng là một trong các nghề bổ trợ tư pháp, Công chứng viên là một chức danh tư pháp, Công chứng viên hoạt động độc lập, tuân theo pháp luật, thủ trưởng cơ quan công chứng không chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do công chứng viên thực hiện

Theo quy định hiện nay, quan hệ giữa công chứng viên và Trưởng văn phòng công chứng chỉ là quan hệ hành chính khi được phân công thực hiện các việc công chứng, còn khi thực hiện các hành vi công chứng thì công chứng viên nhân danh mình với tư cách là công chứng viên

Ngoài ra, Công chứng viên còn phải đảm bảo giữ bí mật tuyệt đối về nội dung công chứng và các thông tin liên quan đến hoạt động công chứng, trừ những trường hợp

cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, truy tố, xét xử vụ việc có liên quan đến

việc đã công chứng

1.3.1.4 Nguyên tắc đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa trong quản lý hoạt động của Văn phòng công chứng

Công chứng ở nước ta hoạt động theo nguyên tắc việc công chứng phải tuân theo

quy định của pháp luật về công chứng Thực hiện nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa

trong hoạt động công chứng có nghĩa là những người thực hiện hành vi công chứng và những người yêu cầu công chứng phải nghiêm chỉnh và triệt để tuân thủ pháp luật khi thực hiện nghĩa vụ và quyền hạn của mình, đồng thời cơ quan quản lý Văn phòng công chứng phải thực hiện việc quản lý, điều hành, phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về công chứng, đảm bảo cho pháp luật được tôn trọng và thi hành nghiêm minh

3 Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội,

http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-quan-ly-nha-nuoc-doi-voi-cac-van-phong-cong-chung-tren-dia-ban-thanh-pho-ha-noi-34428/ [ngày truy cập 12-8-2014]

Mọi công dân, tổ chức đều có quyền đến cơ quan công chứng để yêu cầu thực hiện công chứng trong khuôn khổ pháp luật quy định, đảm bảo sự thống nhất về kỷ cương, trật

tự, hiệu lực quản lý các hoạt động giao dịch, đảm bảo dân chủ và công bằng xã hội, đồng thời tránh khuynh hướng tùy tiện trong công tác công chứng, chứng thực Khi thực hiện công chứng các Văn phòng công chứng phải tuân thủ các nguyên tắc, trình tự, thủ tục được quy định trong Nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng

Hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng nhằm giúp đỡ pháp lý cho công dân, tổ chức trong việc thực hiện quyền và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ Vì vậy, công chứng viên phải có trách nhiệm giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của họ, cũng như ý nghĩa pháp lý của việc công chứng

mà họ yêu cầu

1.4.1 Nội dung quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng gồm: thành lập, hoạt động, giải thể, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm về công chứng, có thể chia làm ba nội dung chính

1.4.1.1 Quản lý văn phòng công chứng về mặt hình thức

Công tác quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng về mặt hình thức được thống nhất từ TW đến địa phương và được cụ thể hóa thông qua Luật Công chứng 2006

và các văn bản khác như:

- Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 6 năm 2011 về việc “Hướng dẫn thực

hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng”

- Thông tư 11/2012/TT-BTP ngày 30 tháng 10 năm 2012 về việc “Ban hành Quy

tắc đạo đức hành nghề công chứng”

- Nghị định 04/2013/NĐ-Cp ngày 07 tháng 01 năm 2013 về việc “Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng”

Các văn bản nói trên đều có các quy định về tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa

vụ của Văn phòng công chứng, tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm, quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, quản lý nhà nước về công chứng…

Với định hướng xã hội hóa dịch vụ công nên Nhà nước khuyến khích thành lập các văn phòng công chứng Chỉ thành lập phòng công chứng trong trường hợp không phát triển được văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tạo điểu kiện và hỗ trợ cho việc thành lập các văn phòng công chứng ở những địa bản khó khăn

Theo đó, Công chứng viên muốn thành lập Văn phòng công chứng thì phải có hồ

sơ đề nghị thành lập văn phòng gửi UBND cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:

- Đơn đề nghị thành lập VPCC theo quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 của Bộ Tư pháp

- Đề án thành lập Văn phòng công chứng cần phải nêu rõ sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về tổ chức nhân sự, tên gọi, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện về vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện

Pháp luật về công chứng cũng quy định về trụ sở của Văn phòng công chứng, Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng, có phòng làm việc cho công chứng viên, nhân viên, phòng tiếp ngưởi yêu cầu công chứng và kho lưu trữ hồ sơ công chứng

Quy định như vậy nhằm mục đích thắc chặt công tác quản lý nhà nước hơn đối với việc chuẩn bị các thủ tục thành lập văn phòng công chứng, để cho công chứng viên thấy

rõ hoạt động công chứng phải tương xứng với vai trò, nhiệm vụ và tính chất của một tổ chức thay mặt Nhà nước thực hiện dịch vụ công, hoạt động của tổ chức phải được thực hiện một cách quy cũ Tránh tình trạng trụ sở là nơi tạm bợ hoặc là nơi kết hợp nhiều hình thức dịch vụ khác không phù hợp tính chất nghiêm túc của hoạt động công chứng

1.4.1.2 Quản lý văn phòng công chứng về mặt nội dung là việc quản lý đối với các hợp đồng giao dịch thông qua hoạt động của văn phòng công chứng

Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2006, bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007 đến nay đã và đang thực sự đi vào đời sống xã hội Hiện nay, ngoài loại hình Phòng công chứng (trước đây là Phòng công chứng nhà nước) thì loại hình Văn phòng công đang phát triển khá mạnh mẽ ở nhiều địa phương, nhất là ở các tỉnh, thành phố lớn Hoạt động của các Văn phòng công chứng này giúp giảm thiểu sự quá tải tại các Phòng công chứng Nhà nước trước đây, góp phần vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN, có thể nói sự ra đời của văn phòng công chứng chính là sự “san sẻ” một phần quyền lực của nhà nước cho các Công chứng viên Vai trò của các Công chứng viên bây giờ giống như một “thẩm phán phòng ngừa” Chính vì vậy, việc thẩm định kỹ càng các văn bản trước khi công chứng là việc vô cùng quan trọng của các văn phòng này Bởi nếu việc chứng thực không chính xác sẽ mang lại nhiều rủi ro cho khách hàng, gây thiệt hại lớn thì công chứng viên phải bồi thường bằng tài sản của mình hoặc khách hàng có thể kiện công chứng viên, văn phòng công chứng ra tòa

Tại Điều 2 Luật Công chứng quy định:

“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Tuy nhiên, sau một thời gian dài áp dụng Luật Công chứng, hoạt động của các Văn phòng công chứng đã bộc lộ khá nhiều bất cập Trong đó đáng kể là sự non kém về nghiệp vụ và kinh nghiệm của không ít công chứng viên dẫn đến tình trạng công chứng

ẩu, ký xác thực công chứng mà không đọc kỹ văn bản, không thẩm định, xác minh tài sản, nhân thân của người ký hợp đồng giao dịch Kết quả là có nhiều bản công chứng bị

cơ quan chức năng trả lại, không chấp thuận Đã có trường hợp Văn phòng công chứng chứng nhận giấy ủy quyền ra tòa để giải quyết vụ việc, nhưng lại bị tòa án trả lại vì trong giấy ủy quyền đó, người được ủy quyền chưa ký mà công chứng viên đã ký xác nhận rồi hoặc gây ra tranh chấp trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản Chính thực trạng này đã tạo điều kiện cho những Công chứng viên hạn chế về trình

độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp bị trục lợi, kéo theo sự nghi ngại của người yêu cầu công chứng cũng như các cơ quan hữu quan đối với các tổ chức hành nghề công chứng sau khi xã hội hóa cũng vì thế mà không dễ gì thay đổi

Hệ thống các Văn phòng công chứng thiếu sự liên kết thông qua mạng nội bộ để chia sẻ thông tin, không có cơ sở dữ liệu chung để kiểm soát thực trạng các hợp đồng dẫn đến thực trạng một căn nhà đem bán cho hai người, một hợp đồng mang đi công chứng tại 2 Văn phòng khác nhau, một tài sản đem thế chấp, bảo lãnh ở nhiều người, nhiều nơi, người đã chết nhưng vẫn công chứng “giao dịch”, công chứng cho người có tài sản đã bán đấu giá thành để thi hành án, công chứng hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ chức bán đấu giá tài sản gây hậu quả pháp lý rất nghiêm trọng Ngoài ra, chưa kể tới chuyện lệ phí tại các Văn phòng này, mỗi nơi quy định một kiểu, mạnh ai nấy thu Thậm chí, gần đây còn xảy ra hiện tượng tranh chấp giữa những người góp vốn cùng Công chứng viên để mở Văn phòng khiến dư luận xã hội rất quan tâm Có nhiều ý kiến cho rằng, bên việc tăng cường quản lý của các cơ quan chức năng, cần sớm xây dựng cơ sở

dữ liệu chung về công chứng viên trên internet để giúp cho các công chứng viên ở các văn phòng công chứng tại các tỉnh, thành phố phát hiện những hợp đồng công chứng phạm pháp; thành lập Hiệp hội Công chứng và cho rằng Bộ Tư pháp cũng với Sở Tư pháp ở các địa phương nên thường xuyên phối hợp mở các lớp nghiệp vụ để dạy, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cho đội ngũ công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng là hết sức cần thiết để tránh những thiệt hại không đáng có xảy ra

1.4.1.3 Quản lý văn phòng công chứng thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra,

có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng trong phạm vi địa phương mình (Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND cấp tỉnh thực hiện các quyền này)

Thanh tra, kiểm tra về công chứng nhằm mục đích đưa hoạt động công chứng đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra Qua thanh tra, kiểm tra sẽ đánh giá được thực trạng về tổ chức, biên chế; nắm bắt được những vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh (về tổ chức, biên chế), giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác công chứng vào nề nếp

Khi đó, để thực hiện tốt được nhiệm vụ, công tác thanh tra trong ngành tư pháp (Thanh tra Bộ, Thanh tra Sở) đòi hỏi phải được kiện toàn về tổ chức bộ máy, tăng cường biên chế; nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thanh tra, tăng cường sự phối hợp giữa Thanh tra Bộ với Thanh tra Sở các địa phương trong toàn quốc nhằm tạo ra sức mạnh đồng bộ đưa công tác thanh tra của ngành hoạt động có hiệu quả, phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo

Chính vì vây, quản lý nhà nước không thể thiếu hoạt động thanh tra, kiểm tra Đây

là nội dung quan trọng trong công tác lãnh đạo và chỉ đạo Từ trước đến nay, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và coi trọng công tác kiểm tra, đó cũng là một bộ phận rất quan trọng trong công tác xây dựng Đảng

Do đó, có thể nói quản lý nhà nước về công chứng giai đoạn hiện nay phải cần được tăng cường hơn nữa, trong đó thanh tra với vai trò là một khâu thiết yếu trong quản

lý hành chính nhà nước cũng cần phải được tăng cường.Thanh tra về công chứng nhằm mục đích đưa hoạt động công chứng đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra Qua thanh tra sẽ đánh giá đúng thực trạng việc thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật đối với các văn phòng công chứng, ở các ngành hoặc ở những cơ quan được thanh tra, kiểm tra với những nhận xét ưu, khuyết điểm, thiếu sót sẽ nắm bắt được những bất cập, mâu

thuẫn, khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh về tổ chức, hoạt động; sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật về công chứng, giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác công chứng vào nề nếp

1.3 SỰ GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA PHÒNG CÔNG CHỨNG VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Để phân biệt được Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, trước tiên ta phải phân biệt được công chứng và chứng thực

Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2006 thì “Công chứng là việc công

chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công

chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng” Còn theo quy định tại

Điều 5 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì “Chứng thực là việc cơ

quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực”

Cần phải nói thêm việc tách biệt công chứng và chứng thực như vậy vừa là đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính (không lẫn lộn chức năng của cơ quan hành chính công quyền với chức năng của tổ chức sự nghiệp, dịch vụ) vừa là điều kiện để chuyển tổ chức công chứng sang chế độ dịch vụ công

Đối tượng của hoạt động chứng thực là các giấy tờ, tài liệu Ví dụ: chứng thực sao y giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ v.v

Thẩm quyền Trưởng, Phó phòng Tư pháp, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp

Công chứng viên xã,Viên chức lãnh sự, viên chức

ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài)

Việc phân biệt rõ những vấn đề này là yếu tố rất quan trọng góp phần giảm thiểu những rủi ro pháp lý mà các bên tham gia giao dịch dân sự mắc phải, đồng thời cũng bảo đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ về sau nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên cũng như tranh chấp với bên thứ ba

Như chúng ta đã biết, khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành thì đã trở thành một văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao, điều chỉnh một cách toàn diện và đồng bộ lĩnh vực công chứng là một nhu cầu cấp thiết trong giai đoạn hiện nay Trong đó, Luật Công chứng quy định hai hình thức tổ chức công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng Theo đó, tại Chương III của Luật Công chứng quy định rõ cách thức tổ chức, trình tự, thủ tục thành lập, quyền, nghĩa vụ của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng v.v Những quy định về tổ chức hành nghề công chứng thể hiện rất rõ nét tinh thần đổi mới hình thức tổ chức công chứng theo hướng xã hội hoá và dịch vụ hoá

Đối với Văn Phòng công chứng: theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng thì

Văn Phòng công chứng do công chứng viên thành lập Trong đó, Văn phòng công chứng

do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp

tư nhân; Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức

và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu

và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Đây là quan điểm hoàn toàn mới là một trong những quan điểm tiến bộ nhất từ trước đến nay đối với các văn bản pháp luật quy định về công chứng và cũng là một bước bứt phá ra khỏi sự ràng buộc và quan niệm công chứng phải là cơ quan công quyền của Nhà nước, do Nhà nước quản lý, thành lập, quyết định và cho chỉ tiêu biên chế v.v Văn phòng công chứng được quy định trong Luật Công chứng thể hiện một bước xã hội hoá hoạt động công chứng ngay tại thời điểm khi Luật công chứng có hiệu lực thi hành

Về tên gọi của Văn phòng công chứng: Theo quy định thì “tên gọi của Văn phòng

công chứng do công chứng viên lựa chọn” Nhưng, “không được trùng hoặc gây nhầm

lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu

vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc” 4

4

Khoản 3, Điều 2 Luật Công chứng 2006

Đối với Phòng công chứng: Do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập,

được quy định là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp Trưởng Phòng công chứng phải là

công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tên gọi của Phòng công chứng theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập5

Việc thành lập Phòng công chứng do Sở Tư pháp xây dựng Đề án trên cơ sở xét

thấy nhu cầu công chứng của địa phương Đề án thành lập quy định cần nêu rõ các vấn đề như sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện Sau khi xây dựng đầy đủ Đề án, Sở Tư pháp trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định Khi có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập Phòng công chứng thì trong thời hạn

ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập Phòng công chứng

đó Nội dung đăng báo cần phải có đầy đủ các quy định như: tên gọi, địa chỉ trụ sở của phòng; số ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng Trường hợp Uỷ ban nhân dân tỉnh thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp có nhiệm vụ phải đăng báo những nội dung thay đổi đó để cá nhân, tổ chức được biết 6

Như vậy, điểm khác biệt cơ bản của hai hình thức này là: Phòng công chứng do

Nhà nước thành lập, công chứng viên và một số nhân viên là viên chức nhà nước, Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho Phòng công chứng nếu không tự trang trải được Đối với Văn phòng công chứng do công chứng viên đề nghị thành lập, tự đăng ký hoạt động, tự đầu tư cở sở vật chất, trụ sở làm việc, tự trang trải trả lương cho công chứng viên, nhân viên phục vụ, phải mua bảo hiểm trách nhiệm cho công chứng viên và nộp thuế theo quy định của pháp luật

Sự giống nhau giữa hai hình thức hành nghề công chứng là: Việc hành nghề

công chứng mang tính chất công, nhiệm vụ, trách nhiệm nghề nghiệp trong thực hiện các việc công chứng được quy định như nhau, mức thu phí của Văn phòng công chứng và Phòng công chứng được Nhà nước quy định theo một giá nhất định Việc thành lập Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được giao cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập khi thấy có nhu cầu và đều không phải có chấp thuận của

Bộ trưởng Bộ Tư pháp Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 6 cũng cho thấy không có sự phân biệt về giá trị văn bản công chứng của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng Chính quy định này trong Luật

đã giải quyết được những ý kiến băn khoăn của người yêu cầu công chứng và người muốn thành lập Văn phòng công chứng Ngoài quy định về địa vị pháp lý, trình tự, thủ tục thành lập Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, Luật còn có quy định về quyền hạn của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 31 và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 32 Tại đây cũng cho chúng ta thấy được về cơ bản không có

sự phân biệt giữa quyền và nghĩa vụ của hai tổ chức hành nghề công chứng này

So với các văn bản pháp luật quy định về công chứng trước đây thì chế định về Văn phòng công chứng là một chế định hoàn toàn mới, là một trong những quan điểm tiến bộ nhất từ trước đến nay Đây cũng là một bước bứt phá ra khỏi sự ràng buộc về

quan niệm công chứng phải là cơ quan công quyền của Nhà nước, do Nhà nước quản lý,

thành lập, quyết định và cho chỉ tiêu biên chế vv Mô hình Văn phòng công chứng là

một hình thức mới của tổ chức hành nghề công chứng Về lâu dài hình thức Văn phòng công chứng sẽ là hình thức phổ biến của tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta

1.5 Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động công chứng ở Việt Nam 7

- Thời kỳ Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945

Hoạt động công chứng xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dân Pháp xâm lược nước ta Hoạt động công chứng ở nước ta ở giai đoạn này đều áp dụng theo mô hình của Pháp, chủ yếu là phục vụ cho chính sách cai trị của Pháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng Tiêu biểu là Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về Tổ chức công chứng (được áp dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 của Toàn quyền Đông Dương P Pasquies) Theo đó, người thực hiện công chứng là công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức vụ suốt đời Công chứng viên hoạt động với tư cách là người thi hành công vụ, hoạt động mang tính chất của người hành nghề tự do Khi đó, ở Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba phòng công chứng ở Sài Gòn, ngoài

ra còn có ở Thành phố Hải Phòng, Nam Định, Đà Nẵng thì việc công chứng cho Chánh lục sự Tòa án sở thẩm kiêm nhiệm

- Thời kỳ sao Cách mạng tháng 8/1945 đến năm 1991

Sau khi Cách mạng tháng 8 thành công, khai sinh ra nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, ngày 1 tháng 10 năm 1945 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Vũ Trong Khánh đã ký quyết định

về một số vấn đề liên quan đến hoạt động công chứng như: bãi chức công chứng viên người Pháp tên Deroche tại văn phòng công chứng, bổ nhiệm một công chứng viên người Việt Nam là ông Vũ Quý Vỹ đang là luật sư tập sự tại Tòa thượng thẩm Hà Nội thay thế

7

Bài tập luật “Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động công chứng, chứng thực ở Việt Nam”,

Vietnam.html [ngày truy cập 31-7-2014]

http://www.hlu.edu.vn/baitapluat.blog.com/2014/05/lich-su-hinh-thanh-va-phat-trien-cong-chung-chung-thuc-o-cho công chứng viên người Pháp tại Hà Nội, những quy định cũ về công chứng của Pháp vẫn được áp dụng, trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa Đặc biệt người Việt Nam quốc tịch Pháp còn được nhà nước tiếp nhận Thời kỳ đó công chứng viên phải chịu trách nhiệm và chịu sự kiểm tra, giám sát của các Ủy ban hành chính các cấp

Để đáp ứng nhu cầu giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm 1945

Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 59/SL quy định thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tại địa phương

Ngày 29/2/1952 Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 85 quy định về thể chế trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Do hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ nên Sắc lệnh 85 chỉ áp dụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Ủy ban kháng chiến Có thể thấy rằng, hoạt động công chứng trong giai đoạn này không được phát triển, do nhiều nguyên nhân, cụ thể:

Trước tiên là do hoàn cảnh đất nước đang trong giai đoạn chiến tranh khó khăn, thiếu thốn về nhiều Đặc biệt là nền kinh tế nước nhà giai đoạn này rất kém phát triển

Thứ hai là do nhà nước ta lúc bấy giờ không chấp nhận chế độ sở hữu của các thành phần kinh tế khác ngoài quốc doanh và tập thể, trong khi đó hoạt động công chứng lại chủ yếu chứng thực các quan hệ sở hữu tư nhân; mọi giao lưu kinh tế, dân sự chủ yếu được xác lập theo quan hệ hành chính, thương mại gần như không phát triển Do vậy, nên các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn này

Giai đoạn từ năm 1954 – 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt động công chứng Đến năm 1981 có Nghị định 143 của Hội đồng Bộ trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Bộ Tư pháp Trên cơ sở của Nghị định 143, năm 1987 có Thông

tư 574/QLTP quy định về công tác công chứng nhà nước được ban hành cùng với nó là

sự ra đời của Phòng công chứng thành phố Hồ Chí Minh, phòng công chứng Hà Nội và một số phòng công chứng ở các địa bàn khác (nếu có nhu cầu), công tác công chứng của UBND cũng được kiện toàn Sau đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho các địa phương tiếp cận với hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 858/QLTPK ngày 15/10/1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy nhất thực hiện công chứng là phòng công chứng Căn cứ vào những văn bản này thì các tỉnh thành trên cả nước đã lập ra các phòng công chứng dần dần hình thành mạng lưới các phòng công chứng trên cả nước

Tại miền Nam Việt Nam sau Hiệp định Giơ-ne-vơ 1954, công chứng dưới thời chính quyền Ngụy – Sài Gòn được điều chỉnh bợi Dụ 43 ngày 29/11/1954 quy định về ngạch Chưởng khế (ngạch Chưởng khế là người Việt Nam) do Bảo Đại ký với tư cách là Quốc trưởng Mục đích là lập một quản hạt của mỗi Tòa sơ thẩm thuộc Bộ Tư pháp một phòng công chứng, nhưng trên thực tế thì chỉ thiết lập được một phòng công chứng hoạt động tại Sài Gòn và tồn tại đến năm 1975

- Thời kỳ từ năm 1991 đến nay

* Thời kỳ từ năm 1991 đến trước khi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực

Giai đoạn này, kể từ khi đại hội Đảng VI năm 1986 nước ta đã có những chuyển biến to lớn sang thời kỳ của mở của hội nhập Nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân dân thời

kỳ này và theo quan điểm chỉ đạo của Đảng, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định

số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Theo quy định của Nghị định này thì: “Phòng công chứng Nhà nước là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy”

Tiếp đó Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước vào ngày 18/5/1996 thay thế cho Nghị định số 45/HĐBT, theo đó phòng công chứng là thuộc Sở Tư pháp, quy định này là nhằm chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giải tải cho Ủy ban nhân dân

Sau một thời gian, do tình hình kinh tế nước ta ngày càng phát triển kéo theo sự gia tăng của các quan hệ kinh tế, thương mại khiến cho các quy định của Nghị định 31/CP đã trở nên lạc hậu Ngày 08/02/2000 Chính phủ ban hành Nghị định 75/NĐ-CP về công chứng, chứng thực; tổ chức phòng công chứng, chứng thực; công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn Bằng hoạt động công chứng, chứng thực của mình, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực thi công tác công chứng đã góp phần cho việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành

vi vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Cũng từ Nghị định này thì thuật ngữ “Phòng công chứng nhà nước” đã được thay thế bằng “Phòng công chứng” thể hiện quan điểm xã hội hóa hoạt động công chứng của Nhà nước ta

Đây là Nghị định có nhiều điểm mới so với các văn bản trước đây như khái niệm

về công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vi công chứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quy định rõ ràng, cụ thể…Về tính chất hành vi công chứng, chứng thực là một lại hoạt động bổ trợ tư pháp, là một loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực và đúng pháp luật của bản sao của các loại hồ sơ, giấy

tờ mang tính chất pháp lý của các giao dịch dân sự Theo quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực gồm có: các phòng công chứng nhà nước; UBND cấp huyện; UBND cấp xã;c các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài Bên cạnh đó, cơ quan tổ chức cấp bản gốc các loại hồ sơ, giấy tờ mang tính chất pháp lý cũng có quyền chứng thực bản sao Mặc

dù, nhiều cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực như trên, nhưng trong thực tế,

đa số người dân có nhu cầu công chứng, chứng thực đều đến các phòng công chứng nhà nước gây ra tình trạng quá tải

* Từ ngày 1/7/2007 (ngày Luật Công chứng có hiệu lực) đến nay

Do nhu cầu về công chứng của người dân ngày càng cao khiến cho mối quan hệ trong hoạt động công chứng ngày càng phức tạp nên Luật Công chứng đã được Quốc hội thông qua vào ngày 29/11/2006 và chính thức cơ hiệu lực ngày 1/7/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cũng được triển khai, từ đây hai hành vi công chứng và chứng thực được phân biệt rõ ràng cụ thể

CHƯƠNG 2 NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

2.1 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

2.1.1 Địa vị pháp lý của văn phòng công chứng

Theo quy định tại Điều 26 của Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng là một

tổ chức dịch vụ công do một hay nhiều công chứng viên thành lập dưới hình thức là doanh nghiệp, nếu do một công chứng viên thành lập thì sẽ hoạt động dưới hình thức là doanh nghiệp tư nhân, còn nếu có từ hai công chứng viên thành lập thì sẽ hoạt động dưới hình thức là công ty hợp danh Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng

là Trưởng văn phòng công chứng và phải là công chứng viên Văn phòng công chứng có trụ sở và con dấu riêng, kinh phí hoạt động theo nguyên tắc “tự chủ về tài chính” do các công chứng viên đóng góp, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Việc lựa chọn tên của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, đảm bảo không gây nhầm lẫn, không ảnh hưởng đến thuần phong

mỹ tục Việc xác định Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân hay công ty hợp danh nhằm xác định về thuế, thuê lao động, kế toán, thống kê…

So với Luật Công chứng 2014 đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 20 tháng 6 năm 2014 và sẽ có hiệu lực vào ngày 01 tháng 01 năm 2015 thì ở Luật mới này, những quy định về văn phòng công chứng có nhiều thay đổi Cụ thể tại Điều 22, quy định các VPCC về sau phải chuyển sang hoạt động dưới hình thức là công

ty hợp danh, các văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn Việc thành lập phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên thì mới được thành lập và phải có ít nhất hai năm hành nghề công chứng Nếu như ở Luật Công chứng hiện hành thì việc quy định

về con dấu chưa thật sự rõ ràng dẫn đến nhiều bất cập trong công tác quản lý thì đến Luật Công chứng 2014, Nhà nước ta đã quy định cụ thể hơn về con dấu của các văn phòng công chứng Con dấu của các Văn phòng công chứng không có quốc huy, quy định này rất có lợi cho công tác quản lý vì sẽ dễ dàng truy rõ trách nhiệm, không gây nhầm lẫn với các văn phòng công chức khác, xử lý vi phạm đúng người, đúng tội

Những quy định của pháp luật về công chứng nói chung và văn phòng công chứng nói riêng còn khá nhiều bất cập và lỗ hổng pháp lý, phần này người viết sẽ đề cập chi tiết hơn ở Chương 3 của luận văn Tuy nhiên cũng phải nhìn nhận sự cố gắng này của Nhà nước ta trong công tác quản lý Văn phòng công chứng thật sự đã góp phần tạo môi trường pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại phát triển, phòng ngừa tranh

chấp và vi phạm pháp luật, góp phần tạo sự ổn định cho xã hội Điều đáng ghi nhận hơn

là sự ra đời của văn phòng công chứng đã phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện để người dân bước đầu hình thành ý thức sử dụng các công cụ pháp lý, biện pháp hợp pháp để bảo

vệ mình trong đời sống dân sự, kinh tế, thương mại

2.1.2 Tên gọi của văn phòng công chứng

Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng", không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của

tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc (Khoản 3 Điều 26

Luật Công chứng 2006)

Theo quy định tại Luật Công chứng 2014 thì tên gọi của văn phòng công chứng

phải kèm theo tên của công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng hoặc họ tên

của tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng 8 So với quy định

cũ về tên gọi của văn phòng công chứng thì quy định này thắc chặt công tác quản lý hơn Nếu như ở quy định cũ của Luật Công chứng 2006 để chống trùng tên cho Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải có văn bản gửi Bộ Tư pháp để xin ý kiến vì chưa có thông tin nối mạng để kiểm tra, công việc này làm mất thời gian và tốn kém cho ngân sách nhà nước thì đến quy định của luật mới, cơ bản đã khắc phục được vấn đề này Đây cũng là một điểm mới đáng ghi nhận trong Luật Công chứng 2014

2.1.3 Bổ nhiệm công chứng viên đối với văn phòng công chứng 9

Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên quy định tại Điều 13 Luật Công chứng được áp dụng cho cả Văn phòng công chứng và Phòng công chứng, tiêu chuẩn đó là:

- Có bằng cử nhân luật;

- Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức; (phù hợp với mặt bằng chung với các chức danh tư pháp khác như Thẩm phán, Kiểm sát viên);

- Có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng;

- Đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng;

- Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng

Thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào thời gian công tác pháp luật

Để tránh tuỳ tiện trong việc xác định thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng, Luật quy định thời gian đào tạo nghề công chứng cụ thể là 6 tháng và thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng

Luật công chứng quy định một số trường hợp sau đây được xem xét bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng được miễn đào tạo nghề công chứng và miễn tập sự hành nghè công chứng, đó là các trường hợp sau đây:

- Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên

- Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật

- Đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật

Đối với luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên khi được bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng thì khi làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng phải có xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật

sư và chấm dứt hành nghề luật sư Đối với luật sư được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng đang hoạt động thì cũng phải xác nhận

đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư

+ Việc chấm dứt hành nghề luật sƣ đƣợc thể hiện bằng một trong các giấy tờ

- Đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên Công ty luật hợp danh hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

- Đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã chấm dứt tư cách thành viên trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

- Đối với luật sư làm việc theo hợp đồng cho tổ chức hành nghề luật sư phải có giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc cho tổ chức hành nghề luật sư

+ Đối với cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc thì thủ tục bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng được quy định như sau:

- Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng, ngoài các tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Luật công chứng thì phải kèm theo giấy tờ chứng minh là đã nghỉ hưu hoặc thôi việc

- Công chứng viên của Phòng công chứng thôi việc theo nguyện vọng hoặc đã nghỉ hưu thì vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có quyền thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động

Công chứng viên đã nghỉ hưu không quá một năm có quyền hành nghề công chứng theo quy định và không phải làm thủ tục bổ nhiệm công chứng viên Thời gian không quá một năm đối với công chứng viên nghỉ hưu được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu đến ngày nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

2.1.4 Miễn nhiệm công chứng viên

Các trường hợp miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 20 Luật Công chứng còn trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 20 Luật Công chứng

Điều 20 Miễn nhiệm công chứng viên

1 Công chứng viên được miễn nhiệm theo nguyện vọng của cá nhân hoặc chuyển làm công việc khác

2 Công chứng viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:

a) Không còn đủ tiêu chuẩn công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật này; b) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

c) Kiêm nhiệm công việc khác;

d) Không hành nghề công chứng kể từ ngày được bổ nhiệm công chứng viên từ hai năm trở lên hoặc không hành nghề công chứng liên tục từ một năm trở lên;

đ) Đã bị xử phạt hành chính đến lần thứ hai trong hoạt động hành nghề công chứng mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cảnh cáo trở lên đến lần thứ hai

mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc;

e) Bị kết tội bằng bản án của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật

3 Bộ trưởng Bộ Tư pháp tự mình hoặc theo đề nghị của Sở Tư pháp ở địa phương nơi công chứng viên đang hành nghề công chứng, của Sở Tư pháp nơi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên trong trường hợp công chứng viên chưa hành nghề công chứng quyết định miễn nhiệm công chứng viên

Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải có đơn xin miễn nhiệm của công chứng viên, văn bản đề nghị của Sở Tư pháp

Hồ sơ của Sở Tư pháp đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này phải có văn bản đề nghị của Sở Tư pháp và các tài liệu liên

quan làm căn cứ cho việc đề nghị miễn nhiệm

4 Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định miễn nhiệm công chứng viên

và quyết định thu hồi thẻ công chứng viên

Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên là 01 bộ, được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ cơ quan Bộ Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Bộ Tư pháp,

ngoài bì ghi rõ “Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên”

Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thu hồi Thẻ công chứng viên đối với công chứng viên đã bị miễn nhiệm Trình tự, thủ tục thu hồi Thẻ được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp

2.1.5 Mua trách nhiệm bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên

Hoạt động công chứng với những tính chất rất đặc thù mà nếu có rủi ro, hơn ai hết người dân phải hứng chịu hậu quả Bởi thế, khi một công chứng viên hành nghề đã được mua bảo hiểm thì khách hàng sẽ an tâm hơn nhiều Theo khoản 5 Điều 32 của Luật Công

chứng: “Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại do lỗi mà công

chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng”

Bên cạnh đó Luật cũng quy định: “Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo

hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình”.(Khoản 7 Điều 32

của Luật công chứng)

Đây là quy định được xem là có lợi cho cả công chứng viên và người dân trong trường hợp chẳng may có rủi ro, nếu đã tham gia bảo hiểm thì khoản bồi thường cho khách hàng thì công chứng viên sẽ không phải “móc tiền túi” cá nhân mà việc này sẽ do bảo hiểm chi trả

Thấy rõ những lợi ích của việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên nên ngay sau khi Luật Công chứng có hiệu lực, nhiều Văn phòng công chứng

đã tự nguyện mua bảo hiểm Ban đầu việc này còn khó khăn do nhiều công ty bảo hiểm không muốn bán vì còn xa lạ với hoạt động công chứng Tuy nhiên, đến nay việc mua bảo hiểm đã trở nên phổ biến với nhiều Văn phòng công chứng, tuy mức bảo hiểm ở mỗi văn phòng là khác nhau

Nhiều ý kiến cho rằng rủi ro trong hoạt động công chứng có thể xảy ra đối với bất

kỳ công chứng viên nào, dù thuộc Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng Khi có rủi ro thì trách nhiệm của công chứng viên rất lớn, nhất là khi giá trị hợp đồng càng lớn, thiệt hại càng cao Tuy nhiên, Luật Công chứng hiện hành qui định việc mua bảo hiểm nghề nghiệp chỉ áp dụng cho công chứng viên thuộc văn phòng công chứng là không phù hợp Tại khoản 5, Điều 33 Luật Công chứng 2014 thì việc mua bảo hiểm nghề nghiệp không còn quy định riêng cho công chứng viên của văn phòng công chứng nữa mà đã áp dụng cho cả công chứng viên thuộc Phòng công chứng Bởi nếu không quy định, khi có rủi ro thì việc truy cứu trách nhiệm bồi thường sẽ khó khăn

10

Việc Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình sẽ được điều chỉnh theo quy định của Luật Kinh doanh bảo hiểm, theo đó Văn phòng công chứng mua bảo hiểm tại doanh nghiệp bảo hiểm được phép hoạt động tại Việt Nam và mức mua bảo hiểm bao nhiêu là do thoả thuận giữa doanh nghiệp bảo hiểm và Văn phòng công chứng Luật Kinh doanh bảo hiểm quy định: Phí bảo hiểm là khoản tiền mà bên mua bảo hiểm phải đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm theo thời hạn và phương thức do các bên thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm Điều 8 của Luật kinh doanh bảo hiểm (Luật số 24/2000/QH10 ngày 09 tháng 12 năm 2000) quy định bảo hiểm bắt buộc như sau:

Bảo hiểm bắt buộc là loại bảo hiểm do pháp luật quy định về điều kiện bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm tối thiểu mà tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm và doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện

Bảo hiểm bắt buộc chỉ áp dụng đối với một số loại bảo hiểm nhằm mục đích bảo

vệ lợi ích công cộng và an toàn xã hội

Bảo hiểm bắt buộc bao gồm:

- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của người vận chuyển hàng không đối với hành khách;

- Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với hoạt động tư vấn pháp luật;

10 Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần

Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr 17

- Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của doanh nghiệp môi giới bảo hiểm;

- Bảo hiểm cháy, nổ

Tương lai khi Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên được thành lập thì việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên có thể được thực hiện thông qua Quỹ bảo hiểm nghề nghiệp của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng Như vậy sẽ tạo điều kiện cho các công chứng viên trên toàn quốc cùng chia sẻ trách nhiệm, hợp tác và giúp đỡ nhau trong hành nghề công chứng phù hợp với thông lệ quốc tế Bộ Tư pháp đang xây dựng Đề án thành lập Tổ chức - xã hội nghề nghiệp của công chứng viên theo hướng các công chứng viên sẽ tự nguyện đứng ra thành lập Tổ chức - xã hội nghề nghiệp trong khuôn khổ theo quy định của pháp luật

2.1.6 Điều kiện, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng

Việc tổ chức thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải tuân theo quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng khá đơn giản, thủ tục tương đối dễ dàng, thông thoáng nhằm mục đích khuyến khích việc thành lập các Văn phòng công chứng Theo quy định tại Điều 24 Luật công chứng, công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, gồm đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và đề án thành lập văn phòng công chứng

Đối với Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập đơn đề nghị phải đúng theo quy định tại Mẫu TP-CC-02 (Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 cuat Bộ Tư pháp)

Đối với Văn phòng công chứng từ hai công chứng viên trở lên thành lập thì đơn đề nghị phải đúng với mẫu TP-CC-03 (Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 cuat Bộ Tư pháp)

- Đề án thành lập 11

+ Đề án thành lập cần phải nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên

+ Văn phòng công chứng có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và phải đáp ứng các yêu cầu như phải đủ diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, tiếp người yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật Mục đích của việc quy định này là để công chứng viên khi chuẩn bị các thủ tục thành lập Văn phòng công chứng phải xác định rõ: hoạt động công chứng phải tương xứng với tính chất là một tổ chức thay mặt Nhà nước thực hiện dịch vụ công, phải được tổ chức thực hiện một cách quy củ, tránh tình trạng tạm bợ của hoạt động công chứng hoặc kết hợp thực hiện các dịch vụ khác không phù hợp với tính nghiêm túc của hoạt động công chứng

- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên

Sở Tư pháp là cơ quan giúp Uỷ ban nhân dân tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng Sau khi được cấp phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi cho phép thành lập trong thời hạn 90 ngày

2.1.7 Nguồn tài chính của phòng công chứng

Văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

- Kinh phí đóng góp của công chứng viên

- Phí công chứng

Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng công chứng và Văn phòng công chứng Bộ tài chính chủ trì, phối hợp với

Bộ tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng

Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng, Bộ Tài chính đã phối hợp với Bộ Tư pháp ban hành Thông tư Liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng Sau khi Thông tư Liên tịch này được ban hành sẽ là cơ sở để Văn phòng công chứng thu phí công chứng và thay thế Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 của liên Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng

- Thù lao công chứng

Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng

Mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng xác định

- Chi phí khác

Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng

Mức chi phí này do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thoả thuận

2.2 Nội dung hoạt động của văn phòng công chứng

2.2.1 Hoạt động của Văn phòng công chứng 12

Hoạt động của Văn phòng công chứng thể hiện ở hai nội dung cơ bản đó là hoạt động quản lý điều hành (theo Luật doanh nghiệp) và hoạt động thực hiện các việc công chứng do công chứng viên đảm nhiệm

Về hoạt động quản lý điều hành, văn phòng công chứng là cơ quan được nhà nước giao thực hiện một chức năng nhất định đó là chức năng công chứng Ngoài chức năng này, Văn phòng công chứng không còn chức năng nào khác Vì vậy, tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm cả Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) đều không phải là cơ quan hành chính nhà nước nên không thể tổ chức giống như cơ quan chuyên môn và cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác được Văn phòng công chứng hoạt động độc lập giống cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, Thi hành án nhưng phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật

Một vấn đề cần phải lưu ý rằng, hoạt động của Văn phòng công chứng không phải

là hoạt động chứng nhận các việc công chứng Cùng với Phòng công chứng, Văn phòng công chứng cũng chỉ là bộ máy quản lý công chứng, bộ máy này có chức năng theo dõi, đánh giá hoạt động công chứng viên về mặt bồi dưỡng nâng cao trình độ, đạo đức, phẩm hạnh, giải quyết tranh chấp thẩm quyền giữa các công chứng viên

Hoạt động của Văn phòng công chứng có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động của Trưởng Văn phòng công chứng thay mặt cơ quan trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức,

cá nhân khác; thực hiện chính sách cán bộ theo chế độ đã được phân công, gaiir quyết khiếu nại theo thẩm quyền Báo cáo kịp thời những khó khăn vướng mắc và những vấn

12 Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr 20

đề mới phát sinh trong qua trình thực hiện công chứng, xin ý kiến hướng dẫn chỉ đạo về

tổ chức, nhân sự nghiệp vụ, thực hiện chế độ báo cáo sáu tháng hàng năm về tổ chức và hoạt động công chứng với Giám đốc Sở Tư pháp

Quyền của tổ chức hành nghề công chứng 13

- Thuê nhân viên làm việc cho tổ chức hành nghề công chứng 14

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động; mở Sổ theo dõi việc sử dụng lao động của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật 15

- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác 16

Điều 14 Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 có quy định:

+ Khi thực hiện việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác, tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ; ghi sổ kế toán các khoản thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác và bảo quản, lưu trữ sổ kế toán, hồ

sơ kế toán theo quy định của pháp luật về tài chính, kế toán và lưu trữ; thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế

+ Mức thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định và phải được niêm yết công khai, rõ ràng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng Tổ chức hành nghề công chứng không được thu thù lao cao hơn mức thù lao

đã niêm yết

Các chi phí trong trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về nguyên tắc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác liên quan đến việc công chứng

13

Điều 31 Luật Công chứng 2006

14 Khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng 2006

15 Điều 15 Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011

16 Khoản 2, Điều 31, Luật công chứng)

Bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc thu đúng, thu đủ thì tổ chức hành nghề công

chứng phải thực hiện việc thu phí công chứng đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch

số 18/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012

- Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan

Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng 17

- Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng

- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước

- Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê

- Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra

- Bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng

- Lưu trữ hồ sơ công chứng

+ Tổ chức hành nghề công chứng phải lập các loại sổ sau đây:

Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch: được sử dụng để ghi các việc công chứng đã được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra

và thống kê số liệu công chứng (theo Mẫu TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư 11/2011/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 27/06/2011 về Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng);

Sổ theo dõi việc sử dụng lao động: được sử dụng để ghi việc sử dụng lao động tại

tổ chức hành nghề công chứng (theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư 11/2011/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 27/06/2011 về Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng)

Hai loại Sổ này phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối và phải được bảo quản chặt chẽ, lưu giữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng

17 Điều 32 Luật Công chứng 2006

+ Ngoài các loại sổ theo quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng phải lập sổ về văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan

+ Việc ghi chép, bảo quản, lưu giữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, thống kê, pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan

- Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình

+ Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình thông qua hợp đồng mua bảo hiểm giữa Văn phòng công chứng với doanh nghiệp bảo hiểm

+ Thời điểm mua bảo hiểm của Văn phòng công chứng được thực hiện chậm là nhất 60 ngày kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp Giấy đăng ký hoạt động

+ Văn phòng công chứng thoả thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về các thủ tục cần thiết khi mua bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, sự kiện bảo hiểm, thời gian bảo hiểm và các nội dung khác có liên quan

+ Việc mua bảo hiểm cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng Chậm nhất là mười ngày làm việc kể từ khi mua bảo hiểm hoặc kể từ khi thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, Văn phòng công chứng có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn bảo hiểm cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động

- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan

2.2.2 Hoạt động của Công chứng viên

Nhiệm vụ của công chứng viên

Theo Khoản 2 Điều 22 Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên thì công chứng

viên có nghĩa vụ

2 Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng;

b) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; c) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

d) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng

Luật Công chứng đã ràng buộc trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện công chứng Công chứng viên là chủ thể của hoạt động công chứng cũng là người có nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch Nhiệm vụ của công chứng viên là góp phần phòng ngừa tranh chấp trong quan hệ giao dịch dân sự nói chung và giao dịch đảm bảo nói riêng Văn bản công chứng do công chứng viên chứng nhận có giá trị pháp lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên là người kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, xem xét hồ sơ nếu thấy

đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì mới thực hiện công chứng

Khi thực hiện công chứng cả công chứng viên phòng công chứng và công chứng viên của văn phòng công chứng đều có những nhiệm vụ chung đó là phổ biến trình tự, thủ tục, thực hiện công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng xuất trình; trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng; lập hồ sơ, soạn thảo hợp đồng khi có yêu cầu; xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu; xem xét các hợp đồng nếu thấy không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì công chứng, phải có thái độ hòa nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân

Về cơ bản, quyền của công chứng viên của phòng công chứng và công chứng viên của văn phòng công chứng không có sự khác biệt giữa, tuy nhiên nếu là công chứng viên của văn phòng công chứng thì sẽ không được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng

Tại Điều 2 Luật Công chứng quy định: “Công chứng là việc công chứng viên

chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Để nhìn nhận một cách khách quan về trách nhiệm của công chứng viên trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, chúng ta cần biết

về giá trị pháp lý của văn bản công chứng (tại khoản 1, 2 điều 6 Luật công chứng) quy định: “Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan;” và “Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh” Điều đó, đã nói lên được tầm quan trọng và trách nhiệm của công chứng viên trong việc thực hiện ký chứng nhận một văn bản công chứng Công chứng viên sau khi xem xét thấy hợp đồng, giao dịch đầy đủ, chính xác về mặt pháp lý sẽ chứng nhận vào hợp đồng, giao dịch đó Lời chứng trong các hợp đồng, giao dịch là sự khẳng