Tất cả các Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp đều do Công chứng viên đặt tên và đảm bảo việc đặt tên đúng với quy định tại khoản 3 Điều 26 của Luật Công chứng 2006 là không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không sử dụng từ ngữ ký hiệu phạm vi truyền thống lịch sử, văn hóa đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Hầu hết các Văn phòng công chứng nêu trên đều đặt tên gắn với địa danh nơi đặt trụ sở làm việc, riêng có Văn phòng công chứng Đất quý tại thị xã Hồng Ngự thì có tên khác. Tuy nhiên, việc đặt tên này không vi phạm quy định của pháp luật. Đối với Văn phòng công chứng Đất quý thì người viết có đến gặp trực tiếp Trưởng Văn phòng công chứng để hỏi thêm về việc đặt tên trên có ý nghĩa như thế nào, thì được ông Nguyễn Văn Yên – Trưởng văn phòng công chứng cho biết, sở dĩ ông đặt tên cho Văn phòng công chứng của mình với tên Đất Quý là có liên quan đến gia đình ông, đất mà ông đang kinh doanh này là do cha ông để lại, ban đầu nó không mang lại giá trị kinh tế cao nên ông để đó không làm gì, nhưng sau khi nghĩ việc tại Phòng Tư pháp, bản thân ông ở nhà thì buồn nên quyết định thành lập Văn phòng công chứng tư trên mảnh đất cha ông cho ông nên ông lấy tên là Đất Quý.
3.1.2. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng ở Đồng Tháp
Hiện nay trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp số lượng công chứng viên hiện có so với nhu cầu công chứng còn rất thấp, trên 40% công chứng viên ở tỉnh chưa được đào tạo một cách bài bản về kỹ năng hành nghề, đa phần những người này đều thuộc diện được miễn đào tạo nghề và tập sự hành nghề công chứng. Cụ thể như ở Văn phòng công chứng
Đồng Tháp và Văn phòng công chứng Tháp Mười, công chứng viên ở hai văn phòng này đều thuộc dạng miễn đào tạo nghề công chứng và miền tập sự hành nghề công chứng, là vì họ đều là những Luật sư đã có trên 03 năm hành nghề luật sư nên họ được xét bổ nhiệm là công chứng viên theo khoản 2 Điều 18 Luật Công chứng. Hay là trường hợp công chứng viên Nguyễn Văn Hoàng – là công chứng viên của Phòng Công chứng số 3 đã nghỉ hưu nhưng vẫn được giữ chức danh công chứng viên và được phép thành lập Văn phòng công chứng theo Khoản 1, Điều 66 Luật Công chứng 2006.
3.1.3. Loại hình tổ chức hành nghề công chứng ở tỉnh Đồng Tháp
Đầu tiên phải nói đến hai VPCC Lấp Vò và VPCC Tháp Mười
Văn phòng công chứng Lấp Vò ban đầu được thành lập dưới hình thức là Doanh nghiệp tư nhân theo Quyết định số 140/QĐ-UBND-TL ngày 17/10/2011 nhưng hiện nay Văn phòng công chứng này hoạt động dưới hình thức là công ty hợp danh và được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp cho phép chuyển đổi tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thông qua Quyết định số 68/QĐ-UBND-TL, ngày 06/6/2013 do bà Nguyễn Thị Ngọc Hiếu là Công chứng viên làm Trưởng Văn phòng.
Cũng giống như Văn phòng công chứng Lấp Vò, Văn phòng công chứng Tháp Mười ban đầu cũng tổ chức và hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân theo Quyết đinh số 108/QĐ-UBND-TL, ngày 12/8/2011 nhưng hiện nay Văn phòng công chứng này cũng đã tiến hành thay đổi cách thức tổ chức và hoạt động, đã được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp phê duyệt bằng Quyết định số 67/QĐ-UBND-TL, ngày 06/6/2013do ông Nguyễn Văn Hoàng là Công chứng viên làm Trưởng Văn phòng.
Văn phòng công chứng Đất quý được tổ chức và thành lập theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân được Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp ra quyết định thành lập số 75/QĐ- UBND-TL, ngày 13/6/2013 do ông Nguyễn Văn Yên là Công chứng viên làm Trưởng Văn phòng.
3.1.4. Mô hình hoạt động
Cả 5 văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp đều hoạt động theo mô hình Luật Doanh nghiệp.
Văn phòng công chứng Lấp Vò
+ Hợp đồng trong biên chế:
- 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng.
- 02 công chứng viên – là thành viên hợp danh, không nắm giữ vai trò quản lý chung mà chỉ ký công chứng.
- 03 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán, 01 thủ quỹ, 01 nhân viên văn phòng – lưu trữ
+ Hợp đồng ngoài biên chế: - 01 Nhân viên photocopy - 01 bảo vệ khiêm tạp vụ
Văn phòng công chứng Châu Thành
+ Hợp đồng trong biên chế:
- 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng.
- 02 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán khiêm thủ quỹ, 01 nhân viên văn phòng – lưu trữ
+ Hợp đồng ngoài biên chế: - 01 bảo vệ khiêm tạp vụ
Văn phòng công chứng Tháp Mười
+ Hợp đồng trong biên chế:
- 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng và ký công chứng.
- 03 công chứng viên – là thành viên hợp danh, đảm nhận nhiệm vụ công chứng. Trong đó có 01 Công chứng viên khiêm thủ quỹ.
- 02 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán, 01 nhân viên văn phòng – lưu trữ + Hợp đồng ngoài biên chế:
- 01 Nhân viên photocopy - 01 tạp vụ
Văn phòng công chứng Đồng Tháp
+ Hợp đồng trong biên chế:
- 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng.
- 05 công chứng viên – là thành viên hợp danh, trong đó có 01 công chứng viên giữ vai trò là Chủ tịch Hội đồng thành viên, mỗi công chứng viên trong văn phòng này đảm nhiệm mỗi lĩnh vực khác nhau. Người yêu cầu công chứng đến văn phòng này rất thuận lợi, không phải chờ lâu vì mỗi người đảm nhận một lĩnh vực riêng biệt.
- 07 nhân viên nghiệp vụ, bao gồm: 01 kế toán, 01 thủ quỹ, 03 nhân viên văn phòng, 02 lưu trữ
+ Hợp đồng ngoài biên chế:
- 03 nhân viên photocopy. - 02 bảo vệ.
- 02 tạp vụ.
Văn phòng công chứng Đất Quý
Do Văn phòng công chứng này mới được thành lập nên cơ cấu nhân viên còn nhiều hạn chế, một người có thể khiêm nhiệm nhiều công việc và hiện nay văn phòng này không có hợp đồng ngoài biên chế.
+ Hợp đồng trong biên chế:
- 01 Trưởng Văn phòng (đồng thời cũng là công chứng viên): quản lý chung cho cả văn phòng, tổ chức nhân sự, hành chính và ký công chứng.
- 01 nhân viên nghiệp vụ đảm nhiệm công tác công tác văn thư lưu trữ. - 01 nhân viên nghiệp vụ: đảm nhiệm vai trò kế toán khiêm thủ quỹ
3.1.5. Nguyên tắc quản lý
Trưởng Văn phòng là người trực tiếp quản lý và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Văn phòng theo Luật doanh nghiệp.
Tập thể Cán bộ - Nhân viên phải đề cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân, chịu sự phân công, phân việc của Trưởng Văn phòng, chấp hành và thực hiện nghiêm kỷ luật lao động, giờ làm việc, lịch trực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tuyệt đối tôn trọng nguyên tắc, đạo đức hành nghề công chứng, đoàn kết nội bộ, giữ bí mật cho Văn phòng và Khách hàng khi thi hành nhiệm vụ.
Tập thể Cán bộ - Nhân viên cùng có trách nhiệm, đề xuất ý kiến về hoạch định chiến lược phát triển văn phòng công chứng luôn luôn hoạt động ổn định, giữ vững thương hiệu, tồn tại lâu dài
3.1.6. Quyền và nghĩa vụ của cán bộ - nhân viên - Quyền lợi - Quyền lợi
+ Được giao quyền tương xứng với nhiệm vụ
+ Được bảo đảm trang thiết bị và các điều kiện làm việc
+ Được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ + Được hưởng lương cơ bản theo khung lương, hệ số ngành, nghề đảm nhận + Được hưởng phụ cấp làm thêm giờ, trực nhật ngoài giờ hành chính (Thứ 7, Chủ nhật)
+ Được mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
+ Được phép nghỉ lễ, nghỉ hàng năm, nghỉ để giải quyết việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động
- Nghĩa vụ
- Chấp hành nghiêm chỉnh đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước
- Tôn trọng và nhã nhặn, tận tình hướng dẫn người đến yêu cầu công chứng, - Lắng nghe ý kiến đóng góp của tập thể
- Không tiết lộ thông tin công chứng mà mình biết được khi hành nghề.
- Không tiết lộ mọi thông tin về tổ chức và hoạt động của văn phòng mình cho văn phòng khác biết.
- Thực hiện đúng, đầy đủ và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao
- Có ý thức tổ chức kỉ luật, nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Chủ động và phối hợp chặt chẽ trong thi hành công vụ, giữ gìn đoàn kết tổ chức
3.1.7. Quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ MÔ TẢ QUY TRÌNH
TT NGƢỜI CÓ
TRÁCH NHIỆM MÔ TẢ CÔNG VIỆC
MẪU BIỂU THỰC HIỆN
1 Khách hàng - Người
yêu cầu công chứng Người tiếp nhận yêu cầu - Công chứng viên
Tiếp xúc khách hàng (1) Tiếp xúc hồ sơ
Phiếu yêu cầu công chứng (theo loại việc) Bản liệt kê
Danh mục hồ sơ công chứng (theo loại việc) Thông báo phí và thù lao
công chứng
Trưởng Văn phòng hoăc hoàn trả (2b) chứng
3 Công chứng viên và
Chuyên viên giúp việc
Giải quyết hồ sơ công chứng (3a) Xác minh Hoàn trả hồ sơ
sau khi kết quả xác minh cho thấy không đủ điều kiện (3b)
Soạn thảo văn bản công chứng
Phiếu yêu cầu xác minh Thông báo từ chối công chứng Soạn thảo hợp đồng,
giao dịch (theo mẫu) Soạn lời chứng của CCV (theo
mẫu)
4 Công chứng viên và
Chuyên viên giúp việc
Ký hồ sơ công chứng (4)
5 Kế toán Thủ quỹ Văn
thư
Thông báo lệ phí (5) Thu lệ phí Cho số công chứng Đóng
dấu
Thông báo phí và thù lao công chứng Phiếu thu phí CC Phiếu thu thù lao Hoá
đơn GTGT
6 Văn thư Trả hồ sơ văn bản đã công
chứng cho khách hàng (6)
7 Văn thư Lưu trữ Lập phiếu lưu trữ hồ sơ (7)
Chuyển hồ sơ lên phòng lưu trữ
Phiếu lưu trữ hồ sơ
(1) Tiếp xúc khách hàng:
Người có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu mang theo với Công chứng viên (hoặc chuyên viên được phân công - gọi chung là người tiếp nhận) tại bàn tiếp khách.
(2) Tiếp xúc hồ sơ:
Người tiếp nhận có nhiệm vụ lắng nghe và kiểm tra hồ sơ theo bản liệt kê. Cần xác định càng sớm càng tốt yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền hay không và hợp đồng, giao dịch là có phù hợp quy định của pháp luật hay không.
(2a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy
đủ các quy định pháp luật thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng để VPCC tiếp nhận hồ sơ chính thức.
Người tiếp nhận hồ sơ thông báo ngay (bằng miệng) cho khách hàng phí công chứng, thù lao công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ (cần nói rõ thù lao soạn thảo hợp đồng đối với các trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch đã được soạn sẵn và chi phí photocopy nếu phải photo thêm tài liệu).
Trường hợp hồ sơ thiếu: Người tiếp nhận ghi phiếu hướng dẫn các hồ sơ cần bổ sung trước khi hoàn trả hồ sơ cho khách hàng.
(2b) Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Người tiếp nhận
xin ý kiến Trưởng phòng để giải thích lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách yêu cầu trả lời bằng văn bản thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày nhận văn bản trả lời trong vòng 3 ngày làm việc.
(3) Nhận và giải quyết hồ sơ:
(3a) Trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch (gọi chung là văn bản công chứng) đã được soạn sẵn thì Người tiếp nhận cung cấp mẫu để khách hàng ghi các thông tin cần thiết vào mẫu.
Công chứng viên kiểm tra nội dung hợp đồng, văn bản công chứng, bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu thấy cần thiết trước khi cho đánh máy văn bản công chứng và cho in ra 1 bản để thông qua khách hàng. Sau khi thông qua xong, cho in đủ số bản cần thiết để công chứng (3 bản, nếu khách hàng không có yêu cầu nhiều hơn)
Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách hàng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kiểm tra thông tin ngăn chặn.
Công chứng viên hướng dẫn khách ký tên và điểm chỉ vào phần bên dưới chữ ký tại trang cuối của hợp đồng trước mặt mình và đối chiếu dấu vân tay so với dấu vân tay trên CMND (kể cả người làm chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng không biết chữ hoặc khiếm thị thì phải có người làm chứng. Người làm chứng phải xác nhận trên hợp đồng đã đọc nguyên văn nội dung hợp đồng cho người yêu cầu công chứng nghe rõ hoặc là người nước ngoài không biết tiếng Việt thì phải có người phiên dịch)
(3b) Trường hợp cần xác minh thông tin về hồ sơ, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn
ngày nhận kết quả xác minh (trong vòng 15 ngày làm việc).
Nếu kết quả xác minh cho thấy không có đủ điều kiện công chứng thì Người tiếp nhận làm Thông báo trả lời.
Nếu kết quả xác minh cho thấy có đủ điều kiện công chứng thì thực hiện việc công chứng theo thủ tục chung.
Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng/văn bản. Thư ký viết Thông báo phí công chứng và thù lao công chứng, tách tài liệu làm bộ hồ sơ lưu trữ và tài liệu trả khách hàng; chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận Hành chính.
(5) Thu phí, cho số công chứng, đóng dấu:
Kế toán kiếm tra mức lệ phí và thù lao công chứng ghi trên Thông báo phí và thù lao công chứng, nếu thấy chính xác thì chuyển Thông báo cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị tiền.
Thủ quỹ thu được tiền của khách hàng, Kế toán viết Phiếu thu phí công chứng, Hoá đơn GTGT giao khách hàng cùng tìền thừa (thối lại).
Cùng lúc văn thư cho số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chứng cho khách hàng.
Trường hợp phức tạp (soạn thảo hợp đồng, văn bản công chứng) thì công chứng viên viết phiếu hẹn lại nhưng không quá 02 ngày làm việc.
3.1.8. Quản lý tài chính
Trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp có 5 văn phòng công chứng nhưng so về mặt bằng chung thì Văn phòng công chứng Đồng Tháp là văn phòng lớn nhất, có quy mô nhất nên có cách quản lý tài chính không giống như các văn phòng công chứng còn lại.
Đối với việc quản lý tài chính ở Văn phòng công chứng Đồng Tháp được thực hiện như sau: Trưởng Văn phòng công chứng là chủ tài khoản của Tổ chức tín dụng Ngân hàng mà văn phòng công chứng đăng ký mở tài khoản. Đồng thời Trưởng văn phòng ủy quyền cho Nhân viên kế toán đồng đứng tên chủ tài khoản để xử lý việc thu – chi tài chính của văn phòng khi cần thiết.
Việc trả lương cho các nhân viên trong văn phòng đều do Trưởng văn phòng quyết định đương nhiên là phải đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về công chứng nói riêng.