Hoạt động của Văn phòng công chứng thể hiện ở hai nội dung cơ bản đó là hoạt động quản lý điều hành (theo Luật doanh nghiệp) và hoạt động thực hiện các việc công chứng do công chứng viên đảm nhiệm.
Về hoạt động quản lý điều hành, văn phòng công chứng là cơ quan được nhà nước giao thực hiện một chức năng nhất định đó là chức năng công chứng. Ngoài chức năng này, Văn phòng công chứng không còn chức năng nào khác. Vì vậy, tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm cả Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) đều không phải là cơ quan hành chính nhà nước nên không thể tổ chức giống như cơ quan chuyên môn và cơ quan quản lý hành chính Nhà nước khác được. Văn phòng công chứng hoạt động độc lập giống cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, Thi hành án nhưng phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật.
Một vấn đề cần phải lưu ý rằng, hoạt động của Văn phòng công chứng không phải là hoạt động chứng nhận các việc công chứng. Cùng với Phòng công chứng, Văn phòng công chứng cũng chỉ là bộ máy quản lý công chứng, bộ máy này có chức năng theo dõi, đánh giá hoạt động công chứng viên về mặt bồi dưỡng nâng cao trình độ, đạo đức, phẩm hạnh, giải quyết tranh chấp thẩm quyền giữa các công chứng viên.
Hoạt động của Văn phòng công chứng có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động của Trưởng Văn phòng công chứng thay mặt cơ quan trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác; thực hiện chính sách cán bộ theo chế độ đã được phân công, gaiir quyết khiếu nại theo thẩm quyền. Báo cáo kịp thời những khó khăn vướng mắc và những vấn
12 Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr. 20
đề mới phát sinh trong qua trình thực hiện công chứng, xin ý kiến hướng dẫn chỉ đạo về tổ chức, nhân sự nghiệp vụ, thực hiện chế độ báo cáo sáu tháng hàng năm về tổ chức và hoạt động công chứng với Giám đốc Sở Tư pháp.
Quyền của tổ chức hành nghề công chứng13
- Thuê nhân viên làm việc cho tổ chức hành nghề công chứng 14
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động; mở Sổ theo dõi việc sử dụng lao động của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và
bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật. 15
- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác 16
Điều 14 Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 có quy định:
+ Khi thực hiện việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác, tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ; ghi sổ kế toán các khoản thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác và bảo quản, lưu trữ sổ kế toán, hồ sơ kế toán theo quy định của pháp luật về tài chính, kế toán và lưu trữ; thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
+ Mức thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định và phải được niêm yết công khai, rõ ràng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu thù lao cao hơn mức thù lao đã niêm yết.
Các chi phí trong trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận.
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về nguyên tắc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác liên quan đến việc công chứng.
13
Điều 31 Luật Công chứng 2006
14 Khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng 2006
15 Điều 15 Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011
Bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc thu đúng, thu đủ thì tổ chức hành nghề công
chứng phải thực hiện việc thu phí công chứng đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch
số 18/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012.
- Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng17
- Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
- Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê. - Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra.
- Bồi thường thiệt hại do lỗi mà công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng.
- Lưu trữ hồ sơ công chứng.
+ Tổ chức hành nghề công chứng phải lập các loại sổ sau đây:
Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch: được sử dụng để ghi các việc công chứng đã được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu công chứng (theo Mẫu TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư 11/2011/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 27/06/2011 về Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng);
Sổ theo dõi việc sử dụng lao động: được sử dụng để ghi việc sử dụng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng (theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư 11/2011/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 27/06/2011 về Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng).
Hai loại Sổ này phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối và phải được bảo quản chặt chẽ, lưu giữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
+ Ngoài các loại sổ theo quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng phải lập sổ về văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
+ Việc ghi chép, bảo quản, lưu giữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ, thống kê, pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.
- Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.
+ Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình thông qua hợp đồng mua bảo hiểm giữa Văn phòng công chứng với doanh nghiệp bảo hiểm.
+ Thời điểm mua bảo hiểm của Văn phòng công chứng được thực hiện chậm là nhất 60 ngày kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp Giấy đăng ký hoạt động.
+ Văn phòng công chứng thoả thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về các thủ tục cần thiết khi mua bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, sự kiện bảo hiểm, thời gian bảo hiểm và các nội dung khác có liên quan.
+ Việc mua bảo hiểm cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng. Chậm nhất là mười ngày làm việc kể từ khi mua bảo hiểm hoặc kể từ khi thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, Văn phòng công chứng có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn bảo hiểm cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan.