Nhiệm vụ của công chứng viên
Theo Khoản 2 Điều 22. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên thì công chứng
viên có nghĩa vụ.
2. Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây: a) Tuân thủ nguyên tắc hành nghề công chứng;
b) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; c) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
d) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng.
Luật Công chứng đã ràng buộc trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện công chứng. Công chứng viên là chủ thể của hoạt động công chứng cũng là người có nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Nhiệm vụ của công chứng viên là góp phần phòng ngừa tranh chấp trong quan hệ giao dịch dân sự nói chung và giao dịch đảm bảo nói riêng. Văn bản công chứng do công chứng viên chứng nhận có giá trị pháp lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên là người kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, xem xét hồ sơ nếu thấy
đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì mới thực hiện công chứng.
Khi thực hiện công chứng cả công chứng viên phòng công chứng và công chứng viên của văn phòng công chứng đều có những nhiệm vụ chung đó là phổ biến trình tự, thủ tục, thực hiện công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng xuất trình; trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng; lập hồ sơ, soạn thảo hợp đồng khi có yêu cầu; xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu; xem xét các hợp đồng nếu thấy không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì công chứng, phải có thái độ hòa nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân.
Về cơ bản, quyền của công chứng viên của phòng công chứng và công chứng viên của văn phòng công chứng không có sự khác biệt giữa, tuy nhiên nếu là công chứng viên của văn phòng công chứng thì sẽ không được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng.
Tại Điều 2 Luật Công chứng quy định: “Công chứng là việc công chứng viên
chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Để nhìn nhận một cách khách quan về trách nhiệm của công chứng viên trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, chúng ta cần biết về giá trị pháp lý của văn bản công chứng (tại khoản 1, 2 điều 6 Luật công chứng) quy định: “Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan;” và “Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh”. Điều đó, đã nói lên được tầm quan trọng và trách nhiệm của công chứng viên trong việc thực hiện ký chứng nhận một văn bản công chứng. Công chứng viên sau khi xem xét thấy hợp đồng, giao dịch đầy đủ, chính xác về mặt pháp lý sẽ chứng nhận vào hợp đồng, giao dịch đó. Lời chứng trong các hợp đồng, giao dịch là sự khẳng
định hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên kiểm tra chặt chẽ về: thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Những quy định trong Luật công chứng đã thể hiện công chứng viên là người làm chứng, người thứ ba chứng nhận một sự việc có thật. Họ là những luật gia bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; là người xác nhận quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch, bảo đảm cho hợp đồng, giao dịch có hiệu lực.
Điều quan trọng khi có yêu cầu công chứng, cá nhân, tổ chức cần tìm đến công chứng viên, cần biết về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, về trách nhiệm của công chứng viên đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch để tránh được các rủi ro trong giao kết hợp đồng.
Hoạt động của công chứng viên không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo ra văn bản mà còn bao gồm cả nhiệm vụ tư vấn cho đương sự. Văn bản công chứng được công chứng viên ký xác nhận sẽ mang lại cho đương sự sự tin cậy đầy đủ về hợp đồng.
Yêu cầu của hoạt động công chứng nói chung và hoạt động của công chứng viên nói riêng là phải đảm bảo tính khách quan, chính xác của các giấy tờ giao dịch. Vì vậy, quá trình hoạt động của công chứng viên phải tuân thủ tuyệt đối những quy định của
pháp luật, phải phán ánh chính xác sự kiện pháp lý diễn ra. Tính xác thực của hoạt động
công chứng phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình hoạt động của công chứng viên. Muốn bảo đảm được tính khách quan chính xác thì công chứng viên phảo tuân thủ theo nguyên tác bắt buộc là: Phải kiểm tra, xác minh, đánh giá hoàn thiện và có kết luận chính xác, sau đó tiến hành ra văn bản công chứng và chứng nhận.
Về phương diện pháp lý, các văn bản do công chứng viên thực hiện phải đáp ứng yêu cầu của Nhà nước, nghĩa là văn bản do công chứng viên thực hiện phải đúng thẩm quyền. Vì vậy, khi chứng nhận bất kỳ một hành vi pháp lý nào, công chứng viên cần phải xem xét đối chiếu với pháp luật hiện hành xem có thuộc phạm vi cho phép của pháp luật có đúng thẩm quyền về công việc cũng như về địa hạt hay không. Trường hợp chủ thể của quan hệ giao dịch hoạt động trái với pháp luật, trái với đạo đức xã hội thì công chứng viên không được phép chứng nhận.
Trong hoạt động công chứng công chứng viên phải tuân thủ các quy định của pháp luật, đây là nguyên tắc pháp chế trong hoạt động công chứng, đồng thời, công chứng viên phải từng bước nâng cao hiểu biết về công việc. Trong điều kiện nước ta hiện nay, pháp
luật về công chứng chưa hoàn chỉnh, tuy nhiên, nhân tố mang tính quyết định tính xác thực của hoạt động công chứng vẫn là trình độ hiểu biết pháp luật của công chứng viên khi tham gia quan hệ giao dịch với tư cách đại diện cho Nhà nước và thể hiện ý chí của một người làm chứng...
Nói chung, hoạt động công chứng là hoạt động của Nhà nước, Nhà nước giao cho công chứng viên thay mặt Nhà nước thực hiện các việc công chứng. Hoạt động này một mặt chứng nhận sự thực khách quan của các quan hệ giao dịch, một mặt là áp dụng pháp luật một cách tuyệt đối chính xác nhằm hướng cho các hoạt động giao dịch tuân theo một trật tự của pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ. Trước khi thực hiện các việc công chứng, công chứng viên phải giải thích cho đương sự hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ cũng như ý nghĩa pháp lý của việc công chứng mà họ yêu cầu.
Quyền hạn của công chứng viên
Theo khoản 1, Điều 22, Luật Công chứng, khi thực hiện công chứng, công chứng viên có quyền:
- Được lựa chọn nơi để hành nghề công chứng, trừ công chứng viên của Phòng công chứng;
- Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng – có liên quan đến vấn đề xác minh.
- Các quyền khác quy định tại Luật này.
Các quyền của công chứng viên còn được quy định rãi rác ở các điều khác trong Luật Công chứng, cụ thể như:
Tại khoản 4 Điều 35 Luật công chứng qui định về công chứng hợp đồng, giao
dịch: "Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề
chưa rõ, việc giao kết hợp đồng giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng".
Tại khoản 2 Điều 48 Luật công chứng qui định về công chứng di chúc: "Trường
hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công
chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định".
Tại khoản 3 Điều 49 qui định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản:
"Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh".
Đối với hoạt động công chứng, nhiều trường hợp phải thực hiện xác minh để bảo đảm tính có thật, tính xác thực của đối tượng hợp đồng, giao dịch, bảo đảm được an toàn pháp lý cao cho văn bản công chứng. Xác minh trong hoạt động công chứng do công chứng viên hoặc có thể do cơ quan có chức năng chuyên ngành thực hiện nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng cứ từ các đối tượng cần xác minh. Từ đó, để có cơ sở cho công chứng viên xác nhận chính xác người tham gia giao dịch có đủ năng lực hành vi dân sự hoặc mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội hoặc đối tượng của hợp đồng giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Xác minh trong hoạt động công chứng là xem xét những sự việc có thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm căn cứ đánh giá, kết luận cho việc công chứng đúng pháp luật. Việc xác minh là để làm rõ tính xác thực của nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, ngăn ngừa các tranh chấp xảy ra.
Trong hoạt động công chứng những sự việc cần xác minh mà bỏ qua hoặc xác minh không chính xác sẽ gây thiệt hại đến quyền lợi của những người liên quan khi tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch. Trong thủ tục, trình tự công chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ và xử lý hồ sơ rất quan trọng, các bước tác nghiệp này cần có nhận định chính xác, cần có kỹ năng nghề nghiệp mới nhận biết được vấn đề cần xác minh. Công chứng viên phải nhận định được pháp luật liên quan để áp dụng và yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh. Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự hoặc mất năng lực hành vi dân sự một phần, công chứng viên cần phải kiểm tra những câu hỏi liên quan đến nội dung của hợp đồng, giao dịch để kiểm tra, xác minh năng lực hành vi dân sự.
Việc yêu cầu công chứng hết sức đa dạng, cụ thể như: yêu cầu công chứng về chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, thế chấp, phân chia tài sản chung, tài sản riêng của vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế, Di chúc, vv... Trong mỗi loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng đều liên quan đến nhiều đối tượng cần phải xác minh khác
nhau, kết quả xác minh để làm căn cứ cho việc chứng nhận tính xác thực, tính chính xác của hợp đồng, giao dịch.
Xác minh trong hoạt động công chứng có thể thực hiện theo các biện pháp sau: Biện pháp đơn giản là công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu công chứng để đạt được mục đích xác minh hoặc công chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng cứ các vấn đề cần xác minh. Trường hợp phức tạp phải yêu cầu cơ quan có chức năng, thẩm quyền xác minh sau đó cung cấp thông tin kết luận việc xác minh cho công chứng viên.
Hiện nay, vấn đề xác minh trong hoạt động công chứng còn gặp nhiều khó khăn, bất cập do hệ thống pháp luật còn nhiều chồng chéo, không thống nhất, các văn bản hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến khi công chứng hợp đồng, giao dịch các giấy tờ không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ. Vấn đề này do nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có sự không đồng bộ của hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh trong công chứng phải tốn kém, mất nhiều thời gian, công sức.
Từ chối thực hiện công chứng
- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. (Theo quy định tại Khoản 4, Điều 35 Luật công chứng).
- Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. (Theo quy định tại Khoản 5, Điều 35 Luật công chứng).