- Quyền lợi
+ Được giao quyền tương xứng với nhiệm vụ
+ Được bảo đảm trang thiết bị và các điều kiện làm việc
+ Được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ + Được hưởng lương cơ bản theo khung lương, hệ số ngành, nghề đảm nhận + Được hưởng phụ cấp làm thêm giờ, trực nhật ngoài giờ hành chính (Thứ 7, Chủ nhật)
+ Được mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
+ Được phép nghỉ lễ, nghỉ hàng năm, nghỉ để giải quyết việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động
- Nghĩa vụ
- Chấp hành nghiêm chỉnh đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước
- Tôn trọng và nhã nhặn, tận tình hướng dẫn người đến yêu cầu công chứng, - Lắng nghe ý kiến đóng góp của tập thể
- Không tiết lộ thông tin công chứng mà mình biết được khi hành nghề.
- Không tiết lộ mọi thông tin về tổ chức và hoạt động của văn phòng mình cho văn phòng khác biết.
- Thực hiện đúng, đầy đủ và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao
- Có ý thức tổ chức kỉ luật, nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Chủ động và phối hợp chặt chẽ trong thi hành công vụ, giữ gìn đoàn kết tổ chức
3.1.7. Quy trình tiếp nhận, xử lý và hoàn trả hồ sơ MÔ TẢ QUY TRÌNH
TT NGƢỜI CÓ
TRÁCH NHIỆM MÔ TẢ CÔNG VIỆC
MẪU BIỂU THỰC HIỆN
1 Khách hàng - Người
yêu cầu công chứng Người tiếp nhận yêu cầu - Công chứng viên
Tiếp xúc khách hàng (1) Tiếp xúc hồ sơ
Phiếu yêu cầu công chứng (theo loại việc) Bản liệt kê
Danh mục hồ sơ công chứng (theo loại việc) Thông báo phí và thù lao
công chứng
Trưởng Văn phòng hoăc hoàn trả (2b) chứng
3 Công chứng viên và
Chuyên viên giúp việc
Giải quyết hồ sơ công chứng (3a) Xác minh Hoàn trả hồ sơ
sau khi kết quả xác minh cho thấy không đủ điều kiện (3b)
Soạn thảo văn bản công chứng
Phiếu yêu cầu xác minh Thông báo từ chối công chứng Soạn thảo hợp đồng,
giao dịch (theo mẫu) Soạn lời chứng của CCV (theo
mẫu)
4 Công chứng viên và
Chuyên viên giúp việc
Ký hồ sơ công chứng (4)
5 Kế toán Thủ quỹ Văn
thư
Thông báo lệ phí (5) Thu lệ phí Cho số công chứng Đóng
dấu
Thông báo phí và thù lao công chứng Phiếu thu phí CC Phiếu thu thù lao Hoá
đơn GTGT
6 Văn thư Trả hồ sơ văn bản đã công
chứng cho khách hàng (6)
7 Văn thư Lưu trữ Lập phiếu lưu trữ hồ sơ (7)
Chuyển hồ sơ lên phòng lưu trữ
Phiếu lưu trữ hồ sơ
(1) Tiếp xúc khách hàng:
Người có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu mang theo với Công chứng viên (hoặc chuyên viên được phân công - gọi chung là người tiếp nhận) tại bàn tiếp khách.
(2) Tiếp xúc hồ sơ:
Người tiếp nhận có nhiệm vụ lắng nghe và kiểm tra hồ sơ theo bản liệt kê. Cần xác định càng sớm càng tốt yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền hay không và hợp đồng, giao dịch là có phù hợp quy định của pháp luật hay không.
(2a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy
đủ các quy định pháp luật thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng để VPCC tiếp nhận hồ sơ chính thức.
Người tiếp nhận hồ sơ thông báo ngay (bằng miệng) cho khách hàng phí công chứng, thù lao công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ (cần nói rõ thù lao soạn thảo hợp đồng đối với các trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch đã được soạn sẵn và chi phí photocopy nếu phải photo thêm tài liệu).
Trường hợp hồ sơ thiếu: Người tiếp nhận ghi phiếu hướng dẫn các hồ sơ cần bổ sung trước khi hoàn trả hồ sơ cho khách hàng.
(2b) Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Người tiếp nhận
xin ý kiến Trưởng phòng để giải thích lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách yêu cầu trả lời bằng văn bản thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày nhận văn bản trả lời trong vòng 3 ngày làm việc.
(3) Nhận và giải quyết hồ sơ:
(3a) Trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch (gọi chung là văn bản công chứng) đã được soạn sẵn thì Người tiếp nhận cung cấp mẫu để khách hàng ghi các thông tin cần thiết vào mẫu.
Công chứng viên kiểm tra nội dung hợp đồng, văn bản công chứng, bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu thấy cần thiết trước khi cho đánh máy văn bản công chứng và cho in ra 1 bản để thông qua khách hàng. Sau khi thông qua xong, cho in đủ số bản cần thiết để công chứng (3 bản, nếu khách hàng không có yêu cầu nhiều hơn)
Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách hàng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kiểm tra thông tin ngăn chặn.
Công chứng viên hướng dẫn khách ký tên và điểm chỉ vào phần bên dưới chữ ký tại trang cuối của hợp đồng trước mặt mình và đối chiếu dấu vân tay so với dấu vân tay trên CMND (kể cả người làm chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng không biết chữ hoặc khiếm thị thì phải có người làm chứng. Người làm chứng phải xác nhận trên hợp đồng đã đọc nguyên văn nội dung hợp đồng cho người yêu cầu công chứng nghe rõ hoặc là người nước ngoài không biết tiếng Việt thì phải có người phiên dịch)
(3b) Trường hợp cần xác minh thông tin về hồ sơ, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn
ngày nhận kết quả xác minh (trong vòng 15 ngày làm việc).
Nếu kết quả xác minh cho thấy không có đủ điều kiện công chứng thì Người tiếp nhận làm Thông báo trả lời.
Nếu kết quả xác minh cho thấy có đủ điều kiện công chứng thì thực hiện việc công chứng theo thủ tục chung.
Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng/văn bản. Thư ký viết Thông báo phí công chứng và thù lao công chứng, tách tài liệu làm bộ hồ sơ lưu trữ và tài liệu trả khách hàng; chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận Hành chính.
(5) Thu phí, cho số công chứng, đóng dấu:
Kế toán kiếm tra mức lệ phí và thù lao công chứng ghi trên Thông báo phí và thù lao công chứng, nếu thấy chính xác thì chuyển Thông báo cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị tiền.
Thủ quỹ thu được tiền của khách hàng, Kế toán viết Phiếu thu phí công chứng, Hoá đơn GTGT giao khách hàng cùng tìền thừa (thối lại).
Cùng lúc văn thư cho số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chứng cho khách hàng.
Trường hợp phức tạp (soạn thảo hợp đồng, văn bản công chứng) thì công chứng viên viết phiếu hẹn lại nhưng không quá 02 ngày làm việc.
3.1.8. Quản lý tài chính
Trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp có 5 văn phòng công chứng nhưng so về mặt bằng chung thì Văn phòng công chứng Đồng Tháp là văn phòng lớn nhất, có quy mô nhất nên có cách quản lý tài chính không giống như các văn phòng công chứng còn lại.
Đối với việc quản lý tài chính ở Văn phòng công chứng Đồng Tháp được thực hiện như sau: Trưởng Văn phòng công chứng là chủ tài khoản của Tổ chức tín dụng Ngân hàng mà văn phòng công chứng đăng ký mở tài khoản. Đồng thời Trưởng văn phòng ủy quyền cho Nhân viên kế toán đồng đứng tên chủ tài khoản để xử lý việc thu – chi tài chính của văn phòng khi cần thiết.
Việc trả lương cho các nhân viên trong văn phòng đều do Trưởng văn phòng quyết định đương nhiên là phải đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về công chứng nói riêng.
Hai bộ phận kế toán và thủ quỹ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính. Kế toán ở Văn phòng công chứng Đồng Tháp phải thực hiện đúng nhiệm vụ của một kế toán, thu thập số liệu kế toán về thu – chi theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó kế toán cũng phải làm bảng lương trình Trưởng văn phòng xem xét và phê duyệt, phải phán ánh đầy đủ, trung thực, hoàn thành chứng từ kế toán đúng quy định.
Đối với cá nhân làm công tác kế toán thì phải chịu trách nhiệm cất giữ tiền mặt các nguồn thu – chi trong ngày của Văn phòng. Nhập toàn bộ số tiền mà văn phòng công chứng thu được trong ngày.
Cách quản lý tài chính của Văn phòng công chứng này khá là rõ ràng, không gây phiền hà trong nội bộ, tương đối công bằng. Hơn nữa, ở Văn phòng công chứng này, mỗi một nhân viên đều có tài khoản riêng trong ngân hàng nên được trả lương qua thẻ thay vì qua tiền mặt như các văn phòng khác.
Còn đối với Văn phòng công chứng Lấp Vò, Văn phòng công chứng Tháp Mười cũng là công ty hợp danh nhưng quy mô vừa, số lượng người dân đến yêu cầu công chứng không cao so với Văn phòng công chứng Đồng Tháp nên về việc quản lý tài chính cũng tương đối dễ dàng hơn. Mặt dù các văn phòng này đều có Thủ quỹ và kế toán độc lập, không có trường hợp 1 người vừa là kế toán vừa làm thủ quỹ. Ở đây, việc thu chi đều do Trưởng văn phòng quyết định.
Đối với hai văn phòng hoạt động dưới hình thức là Doanh nghiệp tư nhân thì số lượng nhân viên rất ít so với các văn phòng nói trên, chính vì vậy, khi tuyển dụng nhân sự Trưởng văn phòng đã thỏa thuận mức lương với họ theo hợp đồng lao động. Ở các văn phòng này, công việc của kế toán và thủ quỹ tương đối nhẹ nhàng. Chứng từ, sổ sách đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật.
3.1.9. Chế độ khen thƣởng và kỷ luật
Theo quá trình đi khảo sát thực tế của chúng tôi ở các văn phòng công chứng thì ở mỗi văn phòng có chế độ khen thưởng và kỷ thuật khác nhau.
Ở văn phòng công chứng Đồng Tháp, Trưởng văn phòng công chứng sẽ đề ra chỉ tiêu đối với mỗi công chứng viên, đến định ky hàng tháng, quý, năm Trưởng văn phòng căn cứ vào hiệu quả tài chính mà những công chứng viên mang lại sẽ làm căn cứ để khen thưởng, tuy nhiên việc khen thưởng cũng thông quan hoạt động bình chọn của cả tập thể.
Còn ở những văn phòng công chứng còn lại, sau khi được chúng tôi tìm hiểu thì hầu hết các văn phòng này đều căn cứ vào thu nhập 3 tháng hoặc 6 tháng để khen thưởng, mức thưởng giữa các nhân viên phục vụ là bằng nhau, riêng Trưởng văn phòng và công chứng viên thì sẽ căn cứ vào mức độ mang lại thu nhập cho văn phòng mà khen thưởng, tuy nhiên có văn phòng do mới được thành lập nên lợi nhuận chưa cao, thông thường chỉ đến cuối năm Trưởng văn phòng mới thưởng thêm tháng lương thứ 13 cho họ.
Đối với chế độ kỷ luật tất cả các văn phòng đều căn cứ vào những cuộc họp, thông qua ý kiến của tất cả các nhân viên trong văn phòng để đưa ra quyết định kỷ luật một cá nhân nào đó. Nhìn chung, chế độ kỷ luật ở các văn phòng công chứng khá công bằng và phân minh, xử lý đúng người đúng sai phạm.
3.2. NHỮNG MẶT TÍCH CỰC TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
Thực hiện Kế hoạch triển khai thi hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành các Kế hoạch, Chỉ thị triển khai thi hành Luật Công chứng. Theo đó, Sở Tư pháp tổ chức triển khai, quán triệt đến các Phòng Công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh; đồng thời phối hợp với các Sở, ngành, đoàn thể, địa phương tổ chức tuyên truyền rộng rãi Luật Công chứng, các căn bản liên quan sâu rộng đến đội ngũ cán bộ, công chức và toàn thể nhân dân.
Nhìn chung, công tác triển khai thi hành Luật Công chứng, công tác tuyên truyền, phổ biến và quán triệt Luật Công chứng đã được thực hiện đồng bộ, toàn diện và sâu rộng trên địa bàn tỉnh. Luật Công chứng và những văn bản hướng dẫn thi hành luật đã dần đi vào cuộc sống, ý thức của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và nhân dân, xác định được quyền, nghĩa vụ quy định của pháp luật về công chứng, là cơ sở để xác định được những điểm đổi mới căn bản, hàng đầu của Luật Công chứng, có phân biệt rõ về bản chất, chức năng, nhiệm vụ, đối tượng và nguyên tắc hoạt động của công chứng, phân biệt rõ ràng, tách bạch giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, đồng thời việc tuyên truyền, quán triệt Luật Công chứng cũng là tiền đề cần thiết cho việc triển khai có hiệu quả Luật Công chứng trên phạm vi toàn tỉnh.
- Công tác chuyển đổi tổ chức và hoạt động của các phòng công chứng theo quy định Luật Công chứng
Việc chuyển đổi tổ chức và hoạt động của các Phòng Công chứng theo quy định của Luật Công chứng có nhiều thuận lợi vì tại thời điểm thi hành Luật Công chứng các Phòng Công chứng đã hoạt động theo chế độ đơn vị sự nghiệp và đang ở giai đoạn chuyển tiếp thực hiện chế độ đơn vị sự nghiệp theo quy định tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, đồng thời để phù hợp với quy định của Luật Công chứng, Ủy ban nhân dân Tỉnh đã ban hành Quyết định số 930/QĐ-UBND-HC ngày 09 tháng 7 năm 2007 bãi bỏ Quyết định số 44/QĐ.UB ngày 01 tháng 11 năm 1996 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp quy định về việc phân định địa hạt công chứng nhà nước có liên quan đến bất động sản và có kế hoạch từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch đang thực hiện tại Ủy ban nhân dân Tỉnh cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng.
Thực hiện Luật Công chứng, Nghị định số 02/2008/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số
79/2007/NĐ-CP (tại Điểm 8 của Thông tư số 03/2008/TT-BTP đã quy định rõ về việc từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện) và các văn bản liên quan đã góp phần tháo gỡ những khó khăn, bất cập trong hoạt động công chứng thời gian qua, đẩy nhanh tiến độ xã hội hóa công chứng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nghề công chứng, đưa tổ chức và hoạt động công chứng từng bước trưởng thành và dần đi vào hoạt động ổn định và có nề nếp.
Thực hiện Công văn số 2604/BTP-BTTP ngày 19 tháng 8 năm 2010 của Bộ Tư pháp về việc cấp thẻ công chứng viên và rà soát, thống kê các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp rà soát lại đội ngũ công chứng viên, thống kê các tổ chức hành nghề