2.1.1 Địa vị pháp lý của văn phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 26 của Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng là một tổ chức dịch vụ công do một hay nhiều công chứng viên thành lập dưới hình thức là doanh nghiệp, nếu do một công chứng viên thành lập thì sẽ hoạt động dưới hình thức là doanh nghiệp tư nhân, còn nếu có từ hai công chứng viên thành lập thì sẽ hoạt động dưới hình thức là công ty hợp danh. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng công chứng và phải là công chứng viên. Văn phòng công chứng có trụ sở và con dấu riêng, kinh phí hoạt động theo nguyên tắc “tự chủ về tài chính” do các công chứng viên đóng góp, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Việc lựa chọn tên của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, đảm bảo không gây nhầm lẫn, không ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục. Việc xác định Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân hay công ty hợp danh nhằm xác định về thuế, thuê lao động, kế toán, thống kê…
So với Luật Công chứng 2014 đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 20 tháng 6 năm 2014 và sẽ có hiệu lực vào ngày 01 tháng 01 năm 2015 thì ở Luật mới này, những quy định về văn phòng công chứng có nhiều thay đổi. Cụ thể tại Điều 22, quy định các VPCC về sau phải chuyển sang hoạt động dưới hình thức là công ty hợp danh, các văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Việc thành lập phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên thì mới được thành lập và phải có ít nhất hai năm hành nghề công chứng. Nếu như ở Luật Công chứng hiện hành thì việc quy định về con dấu chưa thật sự rõ ràng dẫn đến nhiều bất cập trong công tác quản lý thì đến Luật Công chứng 2014, Nhà nước ta đã quy định cụ thể hơn về con dấu của các văn phòng công chứng. Con dấu của các Văn phòng công chứng không có quốc huy, quy định này rất có lợi cho công tác quản lý vì sẽ dễ dàng truy rõ trách nhiệm, không gây nhầm lẫn với các văn phòng công chức khác, xử lý vi phạm đúng người, đúng tội.
Những quy định của pháp luật về công chứng nói chung và văn phòng công chứng nói riêng còn khá nhiều bất cập và lỗ hổng pháp lý, phần này người viết sẽ đề cập chi tiết hơn ở Chương 3 của luận văn. Tuy nhiên cũng phải nhìn nhận sự cố gắng này của Nhà nước ta trong công tác quản lý. Văn phòng công chứng thật sự đã góp phần tạo môi trường pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại phát triển, phòng ngừa tranh
chấp và vi phạm pháp luật, góp phần tạo sự ổn định cho xã hội. Điều đáng ghi nhận hơn là sự ra đời của văn phòng công chứng đã phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện để người dân bước đầu hình thành ý thức sử dụng các công cụ pháp lý, biện pháp hợp pháp để bảo vệ mình trong đời sống dân sự, kinh tế, thương mại.
2.1.2. Tên gọi của văn phòng công chứng
Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng", không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. (Khoản 3 Điều 26 Luật Công chứng 2006).
Theo quy định tại Luật Công chứng 2014 thì tên gọi của văn phòng công chứng
phải kèm theo tên của công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng hoặc họ tên
của tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng 8. So với quy định cũ về tên gọi của văn phòng công chứng thì quy định này thắc chặt công tác quản lý hơn. Nếu như ở quy định cũ của Luật Công chứng 2006 để chống trùng tên cho Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải có văn bản gửi Bộ Tư pháp để xin ý kiến vì chưa có thông tin nối mạng để kiểm tra, công việc này làm mất thời gian và tốn kém cho ngân sách nhà nước thì đến quy định của luật mới, cơ bản đã khắc phục được vấn đề này. Đây cũng là một điểm mới đáng ghi nhận trong Luật Công chứng 2014.
2.1.3. Bổ nhiệm công chứng viên đối với văn phòng công chứng9
Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên quy định tại Điều 13 Luật Công chứng được áp dụng cho cả Văn phòng công chứng và Phòng công chứng, tiêu chuẩn đó là:
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức; (phù hợp với mặt bằng chung với các chức danh tư pháp khác như Thẩm phán, Kiểm sát viên);
- Có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng; - Đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng;
- Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng.
Thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào thời gian công tác pháp luật.
8
Khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014
9
Huỳnh Tấn Hiệp, luận văn “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng ở quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ”, trường Đại học Cần Thơ, 2009-2013, tr. 16
Để tránh tuỳ tiện trong việc xác định thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng, Luật quy định thời gian đào tạo nghề công chứng cụ thể là 6 tháng và thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng.
Luật công chứng quy định một số trường hợp sau đây được xem xét bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng được miễn đào tạo nghề công chứng và miễn tập sự hành nghè công chứng, đó là các trường hợp sau đây:
- Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên.
- Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật.
- Đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
Đối với luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên khi được bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng thì khi làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng phải có xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư. Đối với luật sư được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng đang hoạt động thì cũng phải xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư.
+ Việc chấm dứt hành nghề luật sƣ đƣợc thể hiện bằng một trong các giấy tờ cụ thể sau đây:
- Đối với luật sư hành nghề với tư cách cá nhân thì phải có giấy xác nhận đã nộp giấy đăng ký hành nghề luật sư cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp;
- Đối với luật sư thành lập Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì phải có giấy xác nhận đã nộp lại giấy đăng ký hoạt động Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp;
- Đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên Công ty luật hợp danh hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã chấm dứt tư cách thành viên trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Đối với luật sư làm việc theo hợp đồng cho tổ chức hành nghề luật sư phải có giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc cho tổ chức hành nghề luật sư.
+ Đối với cán bộ, công chức đã nghỉ hƣu hoặc có nguyện vọng thôi việc thì thủ tục bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng đƣợc quy định nhƣ sau:
- Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng, ngoài các tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Luật công chứng thì phải kèm theo giấy tờ chứng minh là đã nghỉ hưu hoặc thôi việc.
- Công chứng viên của Phòng công chứng thôi việc theo nguyện vọng hoặc đã nghỉ hưu thì vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có quyền thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động.
Công chứng viên đã nghỉ hưu không quá một năm có quyền hành nghề công chứng theo quy định và không phải làm thủ tục bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian không quá một năm đối với công chứng viên nghỉ hưu được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu đến ngày nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
2.1.4. Miễn nhiệm công chứng viên
Các trường hợp miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 20 Luật Công chứng còn trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 20 Luật Công chứng.
Điều 20. Miễn nhiệm công chứng viên
1. Công chứng viên được miễn nhiệm theo nguyện vọng của cá nhân hoặc chuyển làm công việc khác.
2. Công chứng viên bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:
a) Không còn đủ tiêu chuẩn công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật này; b) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;
c) Kiêm nhiệm công việc khác;
d) Không hành nghề công chứng kể từ ngày được bổ nhiệm công chứng viên từ hai năm trở lên hoặc không hành nghề công chứng liên tục từ một năm trở lên;
đ) Đã bị xử phạt hành chính đến lần thứ hai trong hoạt động hành nghề công chứng mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cảnh cáo trở lên đến lần thứ hai mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc;
e) Bị kết tội bằng bản án của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp tự mình hoặc theo đề nghị của Sở Tư pháp ở địa phương nơi công chứng viên đang hành nghề công chứng, của Sở Tư pháp nơi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên trong trường hợp công chứng viên chưa hành nghề công chứng quyết định miễn nhiệm công chứng viên.
Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải có đơn xin miễn nhiệm của công chứng viên, văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.
Hồ sơ của Sở Tư pháp đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này phải có văn bản đề nghị của Sở Tư pháp và các tài liệu liên quan làm căn cứ cho việc đề nghị miễn nhiệm.
4. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định miễn nhiệm công chứng viên và quyết định thu hồi thẻ công chứng viên.
Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên là 01 bộ, được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ cơ quan Bộ Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Bộ Tư pháp,
ngoài bì ghi rõ “Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên”.
Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thu hồi Thẻ công chứng viên đối với công chứng viên đã bị miễn nhiệm. Trình tự, thủ tục thu hồi Thẻ được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.
2.1.5. Mua trách nhiệm bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên
Hoạt động công chứng với những tính chất rất đặc thù mà nếu có rủi ro, hơn ai hết người dân phải hứng chịu hậu quả. Bởi thế, khi một công chứng viên hành nghề đã được mua bảo hiểm thì khách hàng sẽ an tâm hơn nhiều. Theo khoản 5 Điều 32 của Luật Công
chứng: “Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại do lỗi mà công
chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng”.
Bên cạnh đó Luật cũng quy định: “Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo
hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình”.(Khoản 7 Điều 32 của Luật công chứng).
Đây là quy định được xem là có lợi cho cả công chứng viên và người dân trong trường hợp chẳng may có rủi ro, nếu đã tham gia bảo hiểm thì khoản bồi thường cho khách hàng thì công chứng viên sẽ không phải “móc tiền túi” cá nhân mà việc này sẽ do bảo hiểm chi trả.
Thấy rõ những lợi ích của việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên nên ngay sau khi Luật Công chứng có hiệu lực, nhiều Văn phòng công chứng đã tự nguyện mua bảo hiểm. Ban đầu việc này còn khó khăn do nhiều công ty bảo hiểm không muốn bán vì còn xa lạ với hoạt động công chứng. Tuy nhiên, đến nay việc mua bảo hiểm đã trở nên phổ biến với nhiều Văn phòng công chứng, tuy mức bảo hiểm ở mỗi văn phòng là khác nhau.
Nhiều ý kiến cho rằng rủi ro trong hoạt động công chứng có thể xảy ra đối với bất kỳ công chứng viên nào, dù thuộc Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng. Khi có rủi ro thì trách nhiệm của công chứng viên rất lớn, nhất là khi giá trị hợp đồng càng lớn, thiệt hại càng cao. Tuy nhiên, Luật Công chứng hiện hành qui định việc mua bảo hiểm nghề nghiệp chỉ áp dụng cho công chứng viên thuộc văn phòng công chứng là không phù hợp. Tại khoản 5, Điều 33 Luật Công chứng 2014 thì việc mua bảo hiểm nghề nghiệp không còn quy định riêng cho công chứng viên của văn phòng công chứng nữa mà đã áp dụng cho cả công chứng viên thuộc Phòng công chứng. Bởi nếu không quy định, khi có rủi ro thì việc truy cứu trách nhiệm bồi thường sẽ khó khăn.
10
Việc Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình sẽ được điều chỉnh theo quy định của Luật Kinh doanh bảo hiểm, theo đó Văn phòng công chứng mua bảo hiểm tại doanh nghiệp bảo hiểm được phép hoạt động tại Việt Nam và mức mua bảo hiểm bao nhiêu là do thoả thuận giữa doanh nghiệp bảo hiểm và Văn phòng công chứng. Luật Kinh doanh bảo hiểm quy định: Phí bảo hiểm là khoản tiền mà bên mua bảo hiểm phải đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm theo thời hạn và phương thức do các bên thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm. Điều 8 của Luật kinh doanh bảo hiểm (Luật số 24/2000/QH10 ngày 09 tháng 12 năm 2000) quy định bảo hiểm bắt buộc như sau:
Bảo hiểm bắt buộc là loại bảo hiểm do pháp luật quy định về điều kiện bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm tối thiểu mà tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm và doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện.
Bảo hiểm bắt buộc chỉ áp dụng đối với một số loại bảo hiểm nhằm mục đích bảo vệ lợi ích công cộng và an toàn xã hội.
Bảo hiểm bắt buộc bao gồm: