... nộp tiền biên lai thu qua quan thu) : Sơ đồ 6: Thu giấy nộp tiền qua ngân hàng ĐT nộp Cơ quan thu KBNN 4, 3, Ngân hàng 2, 3, 11 (1) Cơ quan thu dùng biên lai thu để trực tiếp thu tiền từ đối tợng... từ thu gửi quan thu (5) Định kỳ hàng ngày, thực kết xuất đối chi u số thu ngân sách nhà nớc ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc quan thu - Thu bảng kê nộp thu qua ngân hàng (áp dụng đối tợng nộp tiền qua. .. từ thu gửi quan thu trực tiếp quản lý đối tợng (5) Thực kết xuất, đối chi u số liệu Kho bạc Nhà nớc, quan thu ngân hàng số thu thu Về quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng: * Phơng án 1: Thực chi
Lời nói đầu Sự cần thiết: Cải cách hành theo hớng minh bạch, công khai đơn giản hoá sách, chế độ nhiệm vụ trọng tâm quan quản lý Nhà nớc giai đoạn Quán triệt quan điểm trên, Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nớc đà ban hành Quyết định số 323KB/QĐ/VP ngày 5/5/2004 việc phê duyệt đề án cải cách hành Kho bạc Nhà nớc giai đoạn 2004-2010 theo tinh thần Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 Thủ Tớng Chính phủ việc phê duyệt chơng trình tổng thể cải cách hành nhà nớc giai đoạn 2001-2010, Quyết định số 20/2002/QĐ-BTC ngµy 4/3/2002 cđa Bé trëng Bé Tµi chÝnh vỊ viƯc phê duyệt kế hoạch cải cách hành ngành Tài giai đoạn 2001-2005 Với chức quản lý quỹ ngân sách nhà nớc, trọng tâm cải cách hành ngành Kho bạc Nhà nớc cải cách quy trình, thủ tục thu, chi quỹ ngân sách nhà nớc Đặc biệt Thủ tớng Chính phủ đà có Quyết định số 211/2004/QĐ-TTg ngày 11/12/2004 phê duyệt định hớng phát triển ngành tài đến 2010, có mục tiêu cụ thể giảm tỷ trọng tiền mặt tổng phơng tiện toán Vì vậy, với việc nghiên cứu triển khai đề tài nh kiểm soát chi ngân sách nhà nớc qua Kho bạc Nhà nớc theo quy trình cửa; nâng cao hiệu sử dụng ki ốt thông tin, đề tài thực thu, chi ngân sách nhà nớc tiền mặt qua hệ thống ngân hàng nội dung quan trọng nhằm góp phần vào việc thực thành công công cải cách thủ tục hành hệ thống Kho bạc Nhà nớc Trong thời gian qua, quy trình hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nớc có quy trình thu, chi tiền mặt qua Kho bạc Nhà nớc đà đợc cải tiến theo hớng đơn giản hoá, minh bạch, rõ ràng nhằm phục vụ khách hàng ngày tốt hơn; đồng thời, quản lý chặt chẽ an toàn tiền vốn Nhà nớc Tuy nhiên, bên cạnh thành đà đạt đợc, công tác bộc lộ số hạn chế nh thờng xuyên có lợng tiền mặt lớn nằm kho hệ thống Kho bạc Nhà nớc, gây lÃng phí sử dụng vốn; Kho bạc Nhà nớc phải bỏ lợng kinh phí lớn để đảm bảo an toàn cho kho tiền (xây dựng kho tàng, mua sắm hệ thống báo động, báo cháy; thuê lực lợng bảo vệ, ), chi mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác toán tiền mặt (mua sắm máy đếm tiền, máy soi tiền, ); bố trí biên chế cán làm công tác kho quỹ kèm với kinh phí cho đội ngũ cán hoạt động, Xuất phát từ lý để phù hợp với công cải cách hành chính, đề tài Thực quy trình thu, chi tiền mặt qua hệ thống ngân hàng đà đợc lựa chọn nghiên cứu nhằm đa giải pháp có tính thực tiễn, bớc hạn chế tồn nêu ý nghĩa: Việc thực quy trình thu, chi tiền mặt qua ngân hàng có số ý nghĩa nh sau: - Cải cách triệt để quy trình thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà n ớc, góp phần xây dựng mô hình Kho bạc Nhà nớc tiên tiến, đại phù hợp với thông lệ quốc tế - Kho bạc mà "bạc" Qua đó, góp phần tăng tỷ trọng toán không dùng tiền mặt kinh tế quốc dân; đồng thời, bổ sung thêm lợng vốn định cho đầu t phát triển kinh tế thông qua việc chuyển hoá lợng tiền mặt kho Kho bạc Nhà nớc thành tiền gửi ngân hàng thơng mại - Tạo điều kiện cho hệ thống Kho bạc Nhà nớc chủ động việc sử dụng biên chế kinh phí quản lý hành cách hợp lý để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao - Thúc đẩy việc xếp, tổ chức máy tinh gọn, đặc biệt đội ngũ cán làm công tác kho quỹ; thực hành tiết kiệm, chèng l·ng phÝ viƯc sư dơng lao ®éng, kinh phí quản lý hành (kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác toán, ) - Nâng cao hiệu suất lao động, hiệu sử dụng kinh phí quản lý hành chính, tăng thu nhập cho cán công chức Ngoài phần mở đầu phần kết luận, đề tài đợc trình bày thành phần: Phần I: Thực trạng quy trình thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nớc Phần II: Đề xuất quy trình thu, chi tiền mặt qua ngân hàng Phần III: Giải pháp kiến nghị Phần I: Thực trạng quy trình thu-chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nớc Cơ sở pháp lý: Thực Luật Ngân sách nhà nớc số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002; Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 Chính phủ quy định chi tiết hớng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nớc; Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999, Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000, Nghị định số 07/2003/NĐ-CP ngày 30/1/2003 Chính phủ việc ban hành quy chế quản lý đầu t xây dựng, Bộ Tài đà ban hành Thông t số 79/2003/TTBTC ngày 13/8/2003 hớng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, toán khoản chi ngân sách nhà nớc qua Kho bạc Nhà nớc; Thông t số 80/2003/TTBTC ngày 13/8/2003 hớng dẫn tập trung, quản lý khoản thu ngân sách nhà nớc qua Kho bạc Nhà nớc; Thông t số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 hớng dẫn việc quản lý, toán vốn đầu t vốn nghiệp có tính chất đầu t xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nớc; Thông t số 98/2003/TTBTC ngày 14/10/2003 hớng dẫn việc quản lý, sử dụng chi phí Ban quản lý dự án đầu t từ nguồn ngân sách nhà nớc Trên sở đó, Kho bạc Nhà nớc đà ban hành loạt văn hớng dẫn nh: công văn số 1187KB/KHTH ngày 10/9/2003 hớng dẫn việc kiểm soát, toán khoản chi ngân sách nhà nớc qua Kho bạc Nhà nớc; công văn số 1188KB/KHTH ngày 10/9/2003 hớng dẫn việc tập trung, quản lý khoản thu ngân sách nhà nớc qua Kho bạc Nhà nớc; Quyết định số 601KB/QĐ/TTVĐT 602 KB/QĐ/TTVĐT ngày 28/10/2003 Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nớc việc ban hành quy trình kiểm soát, toán vốn đầu t nớc nớc qua hệ thống Kho bạc Nhà nớc Mô tả quy trình thu-chi tiền mặt qua Kho bạc Nhà níc hiƯn nay: 2.1 Quy tr×nh thu: - Thu b»ng giÊy nép tiỊn trùc tiÕp t¹i trơ së Kho bạc Nhà nớc: Sơ đồ 1: Thu giấy nộp tiền trực tiếp trụ sở Kho bạc Nhà nớc Cơ quan thu 3, Kho bạc Nhà nớc Đối tượng nộp 2, (1) Cơ quan thu thông báo thu gửi đối tợng nộp (2) Căn thông báo thu, đối tợng nộp lập liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt đem với số tiền phải nộp đến Kho bạc Nhà nớc để làm thủ tục nộp tiền (3) Khi nhận đợc tiền giấy nộp tiền đối tợng nộp, Kho bạc Nhà nớc làm thủ tục thu tiền, hạch toán thu ngân sách nhà nớc theo chế độ quy định xử lý: lu liên giấy nộp tiền để làm chứng từ hạch toán thu ngân sách nhà nớc; liên gửi lại ngời nộp; liên gửi cho quan thu (4) Đối chiếu số liệu thu Kho bạc Nhà nớc quan thu - Thu biên lai thu trụ sở Kho bạc Nhà nớc: Sơ đồ 2: Thu biên lai thu trụ sở Kho bạc Nhà nớc Đối tợng nộp Cơ quan thu Kho bạc Nhà níc 2, 3, (1) C¬ quan thu thông báo thu gửi đối tợng nộp (2) Căn thông báo thu, đối tợng mang tiền đến Kho bạc Nhà nớc để làm thủ tục nộp tiền (3) Khi đối tợng nộp nộp tiền vào ngân sách nhà nớc, Kho bạc Nhà nớc lập liên biên lai thu để thu tiền từ đối tợng nộp xử lý liên biên lai thu theo chế độ quy định Cuối ngày, biên lai thu có nội dung, Kho bạc Nhà nớc lập liên bảng kê biên lai thu Căn bảng kê biên lai thu, Kho bạc Nhà nớc lập liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt; giấy nộp tiền Kho bạc Nhà nớc hạch toán thu ngân sách nhà nớc xử lý liên giấy nộp tiền: liên lu Kho bạc Nhà nớc; liên gửi quan thu; liên huỷ bỏ (4) Đối chiếu số liệu quan thu Kho bạc Nhà nớc - Thu biên lai thu qua quan thu: Sơ đồ 3: Thu biên lai thu qua quan thu Đối tượng nộp Cơ quan thu Kho bạc Nhà nước 2, 3, (1) Cơ quan thu dùng biên lai thu ®Ĩ trùc tiÕp thu tiỊn tõ ®èi tỵng nép (2) Cuối ngày định kỳ, quan thu tập hợp biên lai có nội dung để lập liên bảng kê biên lai thu; đồng thời, bảng kê biên lai thu để lập liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt đem toàn số tiền đà thu đến nộp vào trụ sở Kho bạc Nhà nớc (3) Khi nhận đợc liên giấy nộp tiền bảng kê biên lai thu quan thu chuyển tới, Kho bạc Nhà nớc làm thủ tục thu tiền, hạch toán thu ngân sách nhà nớc xử lý liên chứng từ theo chế độ quy định (4) Đối chiếu số liệu thu Kho bạc Nhà nớc quan thu 2.2 Quy trình chi: Sơ đồ 4: Quy trình chi tiền mặt qua Kho bạc Nhà nớc Đơn vị dự toán 1, Kho bạc Nhà nước (1) Khi có nhu cầu chi tiền mặt, đơn vị dự toán mang đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi theo quy định Thông t số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 hớng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, toán khoản chi ngân sách nhà nớc qua Kho bạc Nhà nớc; Thông t số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 hớng dẫn việc quản lý, toán vốn đầu t vốn nghiệp có tính chất đầu t xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nớc; Thông t số 98/2003/TT-BTC ngày 14/10/2003 hớng dẫn việc quản lý, sử dụng chi phí Ban quản lý dự án đầu t từ nguồn ngân sách nhà nớc (trong đó, khoản chi theo dự toán sử dụng giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt; khoản chi đầu t XDCB sử dụng giấy rút vốn đầu t kiêm lĩnh tiền mặt) đến Kho bạc Nhà nớc để làm thủ tục toán, chi trả tiền mặt (2) Kho bạc Nhà nớc thực hiện, kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ đơn vị theo chế độ quy định Nếu thấy phù hợp, chấp nhận toán trả lại hồ sơ, chứng từ chi cho đơn vị theo chế độ quy định; đồng thời, thực chi trả trực tiếp tiền mặt cho đơn vị Đánh giá: 3.1 Những u điểm: - Các quy trình thu, chi tiền mặt qua Kho bạc Nhà nớc đà đợc thực nhiều năm Vì vậy, nhìn chung đà tạo thói quen nh thuận tiện định cho đối tợng nộp thuế, đơn vị thụ hởng ngân sách, quan thuế hệ thống ngân hàng - Đội ngũ cán kho quỹ hệ thống Kho bạc Nhà nớc đà đợc bố trí ổn định phù hợp với quy trình thu, chi tiền mặt theo quy định hành Vì vậy, cha có xáo trộn thay đổi quy trình thu, chi tiền mặt qua Kho bạc Nhà nớc, không cần phải nghiên cứu xếp, bố trí lại đội ngũ cán kho quỹ (do không phát sinh lao động dôi d), đặc biệt việc thay đổi mô hình tổ chức phòng kho quỹ thuộc Kho bạc Nhà nớc tỉnh, thành phố tổ kho quỹ thuộc Kho bạc Nhà nớc quận, huyện - Cha cần phải đầu t trang bị hệ thống máy tính, chơng trình phần mềm để trao đổi thông tin thu, chi tiền mặt hệ thống Kho bạc Nhà nớc ngân hàng; mẫu biểu chứng từ nh giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt, bảng kê giấy nộp tiền, không cần phải sửa đổi, bổ sung 3.2 Một số hạn chế: - Hệ thống Kho bạc Nhà nớc thờng xuyên phải dự trữ lợng tiền mặt đáng kể kho Cụ thể, theo số liệu thống kê số năm gần đây, thờng xuyên có khoảng 600-800 tỷ đồng tiền mặt nằm rải rác kho đơn vị Kho bạc Nhà nớc Điều đà gây lÃng phí đáng kể việc quản lý sử dụng nguồn vốn, nhu cầu vốn cho đầu t phát triển nớc ta lại lớn - Do tồn quy trình thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nớc, nên doanh số thu, chi, toán tiền mặt qua hệ thống hàng năm lên tới hàng trăm ngàn tỷ đồng chiÕm tõ 15-20% tỉng doanh sè thu, chi qua hƯ thống Kho bạc Nhà nớc Điều chừng mực định đà làm tăng tỷ trọng toán tiền mặt kinh tế quốc dân - Kho bạc Nhà nớc phải bỏ khoản kinh phí lớn để đảm bảo an toàn cho lợng tiền mặt kho nh phải xây dựng hệ thống kho tàng vững chắc; xây dựng hệ thống báo động, báo cháy cho kho; mua sắm xe ô tô chuyên dùng để chở tiền; thuê lực lợng công an, bảo vệ vận chuyển tiền bảo vệ kho tàng, - Kho bạc Nhà nớc phải mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc thu, chi toán tiền mặt nh máy đếm tiền, máy soi tiền, ; khoản kinh phí chi cho đội ngũ cán làm công tác kiểm ngân, thủ kho, nh trả lơng, thởng, chi trang bị bảo hộ lao động trang thiết bị khác - Hệ thống Kho bạc Nhà nớc phải bố trí số biên chế lớn cho đội ngũ cán làm công tác kho quỹ (theo số liệu thống kê toàn hệ thống Kho bạc Nhà nớc có khoảng 1.800 cán kho quỹ), biên chế phận nghiệp vụ khác thiếu nh kế toán, kế hoạch, tin học, Phần II Đề xuất quy trình thu, chi tiền mặt qua ngân hàng Về quy trình thu tiền mặt qua ngân hàng: Phơng án 1: Đối với đơn vị cha áp dụng quy trình trao đổi thông tin thu NSNN ngành Thuế-Tài chính-Kho bạc Nhà nớc: - Thu giấy nộp tiền qua ngân hàng (áp dụng đối tợng trớc nộp tiền giấy nộp tiền vào trụ sở Kho bạc Nhà nớc): Sơ đồ 5: Thu giấy nộp tiền qua ngân hàng Cơ quan thu 4, ĐT nộp KBNN Ngân hàng 2, (1) Cơ quan thu thông báo thu thu gửi đối tợng nộp thuế (2) Căn thông báo thu quan thu, đối tợng nộp lập liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt đem số tiền phải nộp đến ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản (tên ngân hàng đợc ghi thông báo thu) để làm thủ tục nộp ngân sách nhà nớc (3) Khi nhận đợc liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt, ngân hàng làm thủ tục thu tiền, ký đóng dấu kế toán ngân hàng lên liên 10 (1) Cơ quan thu dùng biên lai thu để trực tiếp thu tiền từ đối tợng nộp xử lý liên biên lai thu theo chế độ quy định (2) Cuối ngày định kỳ, quan thu tập hợp biên lai thu có nội dung để lập liên bảng kê biên lai thu; đồng thời, bảng kê biên lai thu để lập liên giấy nộp tiền vào NSNN tiền mặt đem toàn số tiền đà thu đến nộp vào ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản (3) Khi nhận đợc liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt, ngân hàng làm thủ tục thu tiền, ký đóng dấu kế toán ngân hàng lên liên giấy nộp tiền gửi lại quan thu liên Cuối ngày, ngân hàng tập hợp liên giấy nộp tiền để lập liên bảng kê chứng từ toán qua tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc (ghi đầy đủ số sê ri, số tiền giấy nộp tiền) xử lý: lu liên bảng kê chứng từ toán để hạch toán ghi tăng tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc; gửi liên bảng kê chứng từ liên giấy nộp tiền lại cho Kho bạc Nhà nớc (4) Khi nhận đợc bảng kê chứng từ toán qua tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc liên giấy nộp tiền kèm theo ngân hàng chuyển đến, Kho bạc Nhà nớc thực đối chiếu bảng kê chứng từ toán với liên giấy nộp tiền (số sê ri, số tiền); sau đó, làm thủ tục hạch toán thu ngân sách nhà nớc ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng (hạch toán theo liên giấy nộp tiền); đồng thời, xử lý liên giấy nộp tiền: liên làm chứng từ hạch toán thu ngân sách nhà nớc; liên gửi quan thu trực tiếp quản lý đối tợng (5) Định kỳ, thực đối chiếu số thu ngân sách nhà nớc ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc quan thu - Thu biên lai thu qua ngân hàng (áp dụng đối tợng trớc nộp tiền biên lai thu trụ sở Kho bạc Nhà nớc): 12 Sơ đồ 7: Thu biên lai thu qua ngân hàng ĐT nộp Cơ quan thu 2, 4, Kho bạc Nhà nớc Ngân hàng 3, (1) Cơ quan thu thông báo thu gửi đối tợng nộp (2) Đối tợng mang tiền đến ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản để làm thủ tục nộp tiền (3) Ngân hàng lập liên biên lai thu để làm thủ tục thu tiền từ đối tợng nộp xử lý liên biên lai theo chế độ quy định (1 liên lu cng; liªn gưi cho ngêi nép tiỊn; liªn để lập bảng kê biên lai thu) Cuối ngày, ngân hàng tập hợp biên lai thu có nội dung thu để lập liên bảng kê biên lai thu (lu liên bảng kê để toán biên lai với quan thuế) Căn bảng kê biên lai thu, ngân hàng lập liên bảng kê chứng từ toán qua tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc xử lý: lu liên bảng kê chứng từ để để hạch toán ghi tăng tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc; gửi liên bảng kê chứng từ toán qua tài khoản Kho bạc Nhà nớc liên bảng kê biên lai thu lại cho Kho bạc Nhà nớc (4) Khi nhận đợc chứng từ ngân hàng gửi tới, bảng kê biên lai thu, Kho bạc Nhà nớc lập liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt Sau đó, giấy nộp tiền bảng kê chứng từ toán qua tài 13 khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc ngân hàng gửi tới, kế toán hạch toán thu ngân sách nhà nớc ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng; đồng thời, xử lý lu liên giấy nộp tiền; gửi liên giấy nộp tiền liên bảng kê biên lai thu cho quan thu; liên giấy nộp tiền lại huỷ bỏ (5) Thực đối chiếu số liệu Kho bạc Nhà nớc, quan thu ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản Phơng án 2: Đối với đơn vị áp dụng quy trình trao đổi thông tin thu NSNN ngành Thuế-Tài chính-Kho bạc Nhà nớc (hiện hệ thống Kho bạc Nhà nớc thí điểm triển khai quy trình trao đổi thông tin thu ngân sách hệ thống Thuế-Tài chính-Kho bạc tỉnh, thành phố có kÕ ho¹ch më réng thêi gian tíi): - Thu bảng kê nộp thuế qua ngân hàng (áp dụng đối tợng đợc thí điểm nộp bảng kê nộp thuế trụ sở Kho bạc Nhà nớc): Sơ đồ 8: Thu bảng kê nộp thuế qua ngân hàng Cơ quan thu KBNN 4, ĐT nộp Ngân 3, hàng (1) Cơ quan thu thông báo thu gửi đối tợng nộp (2) Căn thông báo quan thu, đối tợng nộp lập bảng kê nộp thuế đem số tiền phải nộp đến ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản để làm thủ tục nộp ngân sách nhà nớc 14 (3) Khi nhận đợc bảng kê nộp thuế, ngân hàng làm thủ tục thu tiền sử dụng chơng trình thu thuế để in liên giấy nộp tiền, ký, đóng dấu lên liên giấy nộp tiền gửi lại đối tợng nộp liên Cuối ngày, ngân hàng sử dụng chơng trình thu thuế để kết xuất liệu cho Kho bạc Nhà nớc in liên bảng kê chứng từ thu ngân sách; đồng thời, xử lý lu liên bảng kê chứng từ thu để hạch toán ghi tăng tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc; liên bảng kê chứng từ thu, liên giấy nộp tiền với bảng kê chứng từ toán qua ngân hàng (báo có) gửi Kho bạc Nhà nớc (4) Khi nhận đợc chứng từ ngân hàng chuyển đến, Kho bạc Nhà nớc vào chơng trình thu thuế để nhận chứng từ ngân hàng kết xuất; ngày in chứng từ để chọn ngày kết xuất tiến hành ký duyệt chứng từ; đồng thời, thực hạch toán thu ngân sách nhà nớc ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng Đầu làm việc hôm sau, sau khoá sổ chơng trình, Kho bạc Nhà nớc in bảng kê chứng từ thu gửi quan thu (5) Định kỳ hàng ngày, thực kết xuất đối chiếu số thu ngân sách nhà nớc ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc quan thu - Thu bảng kê nộp thuế qua ngân hàng (áp dụng đối tợng nộp tiền qua quan thu) Biểu số 9: Thu bảng kê nộp thuế qua ngân hàng KBNN Đối tượng nộp 4,5 Cơ quan thu 15 2,3 3,5 Ngân hàng (1) Cơ quan thu lập liên biên lai thu để trực tiếp thu tiền từ đối tợng nộp xử lý liên biên lai thu theo chế độ quy định (2) Cuối ngày định kỳ, quan thu tập hợp biên lai có nội dung để lập liên bảng kê biên lai thu; đồng thời, bảng kê biên lai thu để lập bảng kê nộp thuế ®em toµn bé sè tiỊn ®· thu ®Õn nép vµo ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản (3) Khi nhận đợc bảng kê nộp thuế số tiền quan thu chuyển đến, ngân hàng làm thủ tục thu tiền sử dụng chơng trình thu thuế để in liên giấy nộp tiền, ký, đóng dấu lên liên giấy nộp tiền gửi lại quan nộp tiền liên Cuối ngày, ngân hàng sử dụng chơng trình để kết xuất liệu cho Kho bạc Nhà nớc in liên bảng kê chứng từ thu ngân sách nhà nớc; đồng thời, lu liên bảng kê chứng từ thu để hạch toán ghi tăng tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc; liên bảng kê chứng từ thu, liên giấy nộp tiền với bảng kê chứng từ toán qua ngân hàng (báo có) gửi Kho bạc Nhà nớc (4) Khi nhận đợc chứng từ ngân hàng chuyển đến, Kho bạc Nhà nớc vào chơng trình thu thuế để nhận chứng từ ngân hàng kết xuất Căn ngày in chứng từ để chọn ngày kết xuất tiến hành ký duyệt chứng từ; đồng thời, thực hạch toán thu ngân sách nhà nớc ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng Đầu làm việc hôm sau, sau khoá sổ chơng trình thu thuế, Kho bạc Nhà nớc in bảng kê chứng từ thu gửi quan thu trực tiếp quản lý đối tợng (5) Định kỳ, thực kết xuất đối chiếu số thu ngân sách nhà nớc ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc quan thu - Thu tiền biên lai thu qua ngân hàng (áp dụng đối tợng nộp tiền biên lai thu trụ sở Kho bạc Nhà nớc): Biểu số 10: Thu biên lai thu qua ngân hàng 16 ĐT nộp Cơ quan thu 2, Ngân hàng 4, Kho bạc Nhà nớc 3, (1) Cơ quan thu thông báo thu gửi đối tợng nộp (2) Đối tợng mang tiền đến ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản để làm thủ tục nộp tiền (3) Ngân hàng lập liên biên lai thu để làm thủ tục thu tiền từ đối tợng nộp xử lý liên biên lai thu theo chế độ quy định Cuối ngày, ngân hàng tập hợp biên lai thu cã cïng néi dung thu ®Ĩ lËp liên bảng kê biên lai thu Căn bảng kê biên lai thu, ngân hàng lập bảng kê nộp thuế theo hớng dẫn quan thuế để nhập liệu số tiền đà thu vào chơng trình thu thuế Cuối ngày, ngân hàng sử dụng chơng trình thu thuế để kết xuất liệu cho Kho bạc Nhà nớc in liên bảng kê chứng từ thu; đồng thời, xử lý liên chứng từ nh sau: lu liên bảng kê biên lai thu (để toán biên lai với quan thuế), liên bảng kê chứng từ thu (để hạch toán ghi tăng tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc); gửi Kho bạc Nhà nớc liên bảng kê biên lai thu liên biên lai thu kèm theo, liên bảng kê chứng từ thu, liên bảng kê chứng từ toán (báo có) số tiền đà thu (4) Khi nhận đợc chứng từ ngân hàng gửi tới, Kho bạc Nhà nớc vào chơng trình thu thuế để nhận chứng từ ngân hàng kết xuất Căn ngày in chứng từ để chọn ngày kết xuất tiến hành ký duyệt chứng từ (Kho 17 bạc Nhà nớc phải đối chiếu bảng kê biên lai thu bảng kê chứng từ thu); đồng thời, thực hạch toán thu ngân sách nhà nớc ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng Đầu làm việc hôm sau, sau khoá sổ chơng trình thu thuế, Kho bạc Nhà nớc in bảng kê chứng từ thu gửi quan thu trực tiếp quản lý đối tợng (5) Thực kết xuất, đối chiếu số liệu Kho bạc Nhà nớc, quan thu ngân hàng số thuế đà thu Về quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng: * Phơng án 1: Thực chi tiền mặt séc toán Biểu số 11: Quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng séc 1, Đơn vị dự toán Kho bạc Nhà nớc Ngân hàng 4, (1) Khi cã nhu cÇu chi b»ng tiỊn mặt, đơn vị sử dụng ngân sách mang đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi theo quy định đến Kho bạc Nhà nớc để làm thủ tục kiểm soát toán, chi trả tiền mặt (2) Kho bạc Nhà nớc thực hiện, kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ đơn vị theo chế độ quy định Nếu thấy phù hợp chấp nhận cấp phát, toán lập séc lĩnh tiền mặt (mẫu séc ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản cung cấp đợc lập liên nhất) giao cho đơn vị sử dụng ngân 18 sách đem đến ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản đề nghị trích tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc để chi trả cho ngời giữ séc; Đồng thời, Kho bạc Nhà nớc thực hạch toán chi ngân sách nhà nớc ghi giảm tiền gửi ngân hàng Trờng hợp Kho bạc Nhà nớc ngân hàng cha thực nối mạng toán, Kho bạc Nhà nớc cha hạch toán chi ngân sách nhà nớc ghi giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng ngay, mà thực hạch toán chi ngân sách nhà nớc tơng ứng với hạch toán có với tài khoản theo dõi chờ báo nợ ngân hàng (3) Đơn vị dự toán mang séc đến ngân hàng để lĩnh tiền mặt Căn séc Kho bạc Nhà nớc phát hành, ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản thực chi trả tiền mặt cho đơn vị dự toán theo số tiền ghi séc hạch toán ghi giảm tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc; (4) Ngân hàng phản hồi thông tin đà toán séc cho Kho bạc Nhà nớc Trờng hợp Kho bạc Nhà nớc ngân hàng cha thực nối mạng toán, ngân hàng thực báo nợ cho Kho bạc Nhà nớc Căn bảng kê chứng từ toán qua tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc (báo nợ) ngân hàng, Kho bạc Nhà nớc hạch toán ghi giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng tơng ứng với hạch toán nợ tài khoản theo dõi chờ báo nợ ngân hàng (chi tiết theo tờ séc đà phát hành) (5) Đối chiếu số liệu Kho bạc Nhà nớc ngân hàng * Phơng án 2: Thực chi tiền mặt qua tài khoản ATM Biểu số 12: Quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng séc Kho bạc Nhà nớc Đơn vị dự toán 1, 19 Máy ATM Ngân hàng (1) Khi có nhu cầu chi tiền mặt, đơn vị dự toán mang đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi đến Kho bạc Nhà nớc để làm thủ tục toán (2) Kho bạc Nhà nớc thực hiện, kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ đơn vị theo chế độ quy định Nếu thấy phù hợp chấp nhận cấp phát, toán, chi trả tiền mặt lập lệnh (chứng từ điện tử) chuyển đến ngân hàng nơi mở tài khoản để yêu cầu ngân hàng trích tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc chuyển vào tài khoản tiền gửi ATM đơn vị dự toán theo số tiền đà đợc chấp nhận toán; đồng thời, thực hạch toán chi ngân sách nhà nớc ghi giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng theo chế độ quy định (3) Khi nhận đợc lệnh Kho bạc Nhà nớc, ngân hàng thực trích tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc chuyển tiền vào tài khoản ATM đơn vị dự toán; đồng thời, phản hồi thông tin đà thực lệnh chuyển tiền cho Kho bạc Nhà nớc (báo nợ chứng từ điện tử) (4) Khi có nhu cầu rút tiền mặt, đơn vị dự toán thực rút tiền máy rút tiền tự động (máy ATM) đặt trụ sở Kho bạc Nhà nớc máy ATM khác đặt địa bàn; máy ATM chuyển thông tin rút tiền đơn vị sử dụng ngân sách ngân hàng Đánh giá u, nhợc điểm quy trình thu, chi tiền mặt qua ngân hàng: 3.1 Đánh giá chung: 20 Việc thực quy trình thu, chi tiền mặt qua hệ thống ngân hàng theo phơng án phơng án khắc phục đợc hạn chế quy trình thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nớc nay, cụ thể là: - Giảm bớt đợc biên chế cán làm công tác kho quỹ (ớc tính khoảng 1.800 cán bộ) Qua đó, tạo điều kiện xếp, bổ sung cán cho số lĩnh vực thiếu nh kế toán, kế hoạch, toán vốn đầu t, - Tiết kiệm khoản kinh phí phục vụ cho công tác đảm bảo an toàn kho quỹ nh kinh phí xây dựng kho tàng; thuê lực lợng bảo vệ kho vận chuyển tiền mặt; mua sắm hệ thống báo động, báo cháy; mua sắm xe ô tô chuyên dùng, - Giảm bớt khoản kinh phí phục vụ cho công tác toán tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nớc nh kinh phí mua sắm máy đếm tiền, máy soi tiền, - Cung cấp thêm lợng vốn định cho kinh tế thông qua việc chuyển hoá lợng tiền mặt kho Kho bạc Nhà nớc thành tiền gửi ngân hàng Ngoài ra, chừng mực góp phần làm tăng tỷ trọng toán không dùng tiền mặt hệ thống Kho bạc Nhà nớc nói riêng kinh tế nói chung - Từng bớc giảm bớt tiến tới triệt tiêu quỹ tiền mặt đơn vị thụ huởng kinh phí ngân sách cấp Bởi lẽ, sau làm thủ tục toán Kho bạc Nhà nớc xong, đơn vị dự toán không thiết phải rút tiền mặt để ®em vỊ q ngay, mµ chØ nµo cã nhu cầu chi trả tiền mặt thực sự, khách hàng đến ngân hàng máy ATM để rút tiền mặt 3.2 Đánh giá cụ thể: - Về quy trình thu tiền mặt qua ngân hàng: 21 + Đối với phơng án 1: Để thực phơng án này, mẫu giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nớc tiền mặt cần đợc sửa đổi, bổ sung cách phù hợp nh: sửa tiêu nộp tiền vào ngân sách nhà nớc Kho bạc Nhà nớc thành nộp tiền vào ngân sách nhà nớc vào tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc ngân hàng; bổ sung tiêu ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản; bổ sung khu vực để kế toán kế toán trởng ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản ký, đóng dấu; bỏ chi tiêu khu vực để thủ quỹ kho bạc ký, + Đối với phơng án 2: Để thực phơng án này, việc Kho bạc Nhà nớc đà đợc kết nối trao đổi thông tin với quan Thuế, Tài chính, phải thực kết nối chia sẻ phần thông tin dùng chung hệ thống tài cho hệ thống ngân hàng (các liệu đối tợng nộp thuế, ); thực cài đặt hớng dẫn sử dụng chơng trình thu thuế cho ngân hàng; quan thuế hớng dẫn ngân hàng việc sử dụng toán biên lai thu tiền, bảng kê nộp thuế, - Về quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng: + Đối với phơng án 1: Kho bạc Nhà nớc cần phối hợp chặt chẽ với ngân hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng việc lĩnh tiền mặt Cụ thể, đơn vị Kho bạc Nhà nớc có trụ sở gần ngân hàng nơi mở tài khoản để đơn vị dự toán mang séc sang ngân hàng lĩnh tiền mặt (đơn vị sử dụng ngân sách lại xa) Các đơn vị Kho bạc Nhà nớc có trụ sở xa ngân hàng nơi mở tài khoản, khoản chi tiền mặt có giá trị lớn nên thực chi séc; khoản chi có giá trị nhỏ, tạm thời thực theo quy trình để đơn vị sử dụng ngân sách lại xa; song lâu dài, nên phối hợp với ngân hàng khẩn trơng chuẩn bị đầy đủ điều kiện cần thiết để thực phơng án + Đối với phơng án 2: Kho bạc Nhà nớc ngân hàng phải chuẩn bị đầy đủ số điều kiện kỹ thuật cần thiết nh: thực nối mạng toán Kho bạc Nhà nớc với hệ thống ngân hàng; hệ thống máy rút tiền tự động đợc tăng c22 ờng, đảm bảo trụ sở đơn vị Kho bạc Nhà nớc có máy rút tiền tự động; đơn vị khách hàng Kho bạc Nhà nớc đợc cung cấp đơn vị thẻ rút tiền tự động, 23 Phần III: Giải pháp kiến nghị Giải pháp thực hiện: 1.1 Về quy trình thu tiền mặt qua ngân hàng: Quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng theo phơng án phù hợp với đặc điểm riêng đơn vị Kho bạc Nhà nớc, cụ thể: phơng án triển khai thực đơn vị cha thực quy trình trao đổi thông tin thu ngân sách ngành Thuế-Hải quan-Kho bạc-Tài chính; phơng án triển khai đơn vị thực thí điểm quy trình trao đổi thông tin thu ngân sách ngành Thuế-Hải quan-Kho bạc-Tài (nh Hải Phòng, Bà Rịa-Vũng Tàu, Thành phố Hồ Chí Minh) đơn vị đợc triển khai tiếp quy trình trao đổi thông tin thu ngân sách 1.2 Về quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng: Nhìn chung, quy trình chi tiền mặt qua ngân hàng theo phơng án phù hợp với đặc điểm riêng đơn vị Kho bạc Nhà nớc, cụ thể: - Phơng án thích hợp với đơn vị Kho bạc Nhà nớc có trụ sở gần ngân hàng khoản chi tiền mặt có giá trị lớn (nh chi giải phóng mặt bằng; ban quản lý công trình, chi mua lơng thực dự trữ, ) khoản chi phát sinh không thờng xuyên (nh chi toán trái phiếu, công trái cho dân, ) mà việc chi tiền mặt qua thẻ ATM hiệu không phù hợp - Phơng án thích hợp với đơn vị Kho bạc Nhà nớc có trụ sở xa ngân hàng nơi mở tài khoản khoản chi có giá trị nhỏ; không thích hợp với khoản chi có giá trị lớn khoản chi phát sinh không thờng xuyên (máy ATM không đủ tiền để cung cấp khoản chi có giá trị lớn đến hàng tỷ, chí hàng chục tỷ đồng; việc cung cấp thẻ ATM cho khách 24 hàng quan hệ giao dịch thờng xuyên với Kho bạc Nhà nớc tính hiệu quả) Vì vậy, tuỳ đặc điểm cụ thể đơn vị Kho bạc Nhà nớc đặc điểm khoản chi tiền mặt để lựa chọn phơng án hoặc sử dụng đồng thời phơng án nhằm đạt hiệu cao Kiến nghị: 2.1 Về cấu tổ chức máy đội ngũ cán bộ: - Nghiên cứu điều chỉnh lại mô hình tổ chức phòng, tổ kho quỹ đơn vị Kho bạc Nhà nớc cho phù hợp với lợng cán bị thu hĐp l¹i (cã thĨ chØ bè trÝ tỉ kho quỹ trực thuộc phận kế toán để thực theo dõi quản lý loại ấn có giá,) - ViƯc triĨn khai thùc hiƯn quy tr×nh thu, chi tiền mặt qua ngân hàng gần giống với việc đa máy móc vào thay ngời, nên giảm thiểu cán làm công tác kho quỹ Vì vËy, song song víi viƯc nghiªn cøu triĨn khai thùc quy trình thu, chi tiền mặt qua ngân hàng, đơn vị Kho bạc Nhà nớc cần tổ chức rà soát, đánh giá trạng đội ngũ cán kho quỹ đơn vị theo số tiêu thức nh tổng số cán kho quỹ tại; phân loại theo độ tuổi; theo trình độ, Trên sở đó, tiến hành xác định bớc triển khai quy trình cách thích hợp với việc tổ chức đào tạo đào tạo lại đội ngũ cán kho quỹ để bố trí, xếp sang lĩnh vực chuyên môn khác nh kế toán, kế hoạch, 2.2 Về trang thiết bị: Đầu t hệ thống máy tính chơng trình phần mềm theo dõi trao đổi thông tin Kho bạc Nhà nớc ngân hàng tình hình thu, chi tiền mặt Đặc biệt triển khai phơng án quy trình chi, trớc tiên phải xây dựng đợc hệ thống toán điện tử Kho bạc Nhà nớc ngân hàng để 25 đảm bảo sau Kho bạc Nhà nớc kiểm soát hồ sơ, chứng từ chấp nhận toán cho đơn vị dự toán, thông tin phải đợc chuyển đến ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản (thông qua lệnh chuyển tiền Kho bạc Nhà nớc); sau khoảng 5-10 phút kể từ nhận đợc lệnh Kho bạc Nhà nớc, ngân hàng phải thực xong việc trích tiền từ tài khoản tiền gửi Kho bạc Nhà nớc để chuyển vào tài khoản ATM đơn vị dự toán 2.3 Về phối kết hợp đơn vị: Có phối kết hợp chặt chẽ Kho bạc Nhà nớc, quan Thuế, Hải quan đặc biệt ngân hàng việc thu nộp tiền mặt từ đối tợng nộp thuế, chi trả tiền mặt cho đơn vị dự toán đợc thuận lợi nhanh chóng 2.4 VỊ tuyªn trun: Cã sù tuyªn trun, híng dÉn khách hàng (đối tợng nộp thuế, đơn vị thụ hởng kinh phí ngân sách cấp) để họ hiểu chấp nhận thực theo quy trình (thay đổi thói quen đến Kho bạc Nhà nớc nộp tiền vào ngân sách; thời gian đầu triển khai cha lắp đặt đợc máy ATM Kho bạc Nhà nớc ngân hàng bố trí tạm thời tổ chi trả tiền mặt trụ sở Kho bạc Nhà nớc, đơn vị dự toán phải sang ngân hàng nơi Kho bạc Nhà nớc mở tài khoản để nhận tiền mặt) 2.5 Phân định rõ trách nhiệm đơn vị: Cần có quy chế quy định rõ trách nhiệm Kho bạc Nhà nớc, Thuế, Hải quan, ngân hàng trình thực quy trình thu, chi tiền mặt qua ngân hàng, cụ thể: - Đối với Kho bạc Nhà nớc: Kho bạc Nhà nớc có trách nhiệm thông báo hớng dẫn cho đơn vị dự toán việc thay đổi quy trình chi trả toán tiền mặt; thực việc hạch toán thu, chi ngân sách nhà nớc đầy ®đ, kÞp thêi theo chÕ ®é quy ®Þnh 26