Xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Lời nói đầu

Việc tin học hoá ngày càng trở nên phổ biến hơn bởi tính ưu việt của nótrong công tác quản lý, trong các lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật.Nó đem lại không

ít những lợi ích cho con người Tin học hoá đang trở thành một nhu cầu tấtyếu của cuộc sống

Hàng năm có nhiều trường Đại học trên cả nước mở đợt tuyển sinh, với

số lượng học sinh ngày càng đông, công tác quản lý thường gặp khó khăn và

có thể dẫn đến những thiếu sót trong quá trình làm việc Và trường Đại HọcKinh Tế Quốc Dân nói riêng đặc biệt đối với hệ đào tạo tại chức, vấn đề tinhọc hoá chưa cao, làm thủ công vẫn còn nhiều

Nhận thấy tầm quan trọng của việc tin học hoá nói chung và trong côngtác quản lý nói riêng, em đã chọn đề tài xây dựng phần mềm quản lý tuyểnsinh tại chức tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân với mục đích có thể quản

lý tốt vấn đề tuyển sinh tại trường và giúp cho người sử dụng có thể giảmthiểu được thời gian Em hy vọng phần mềm sẽ được đưa vào triển khai trongthời gian gần nhất

Chương I: Tổng quan về trường Đại Học Kinh Tế Quốc

Dân và bài toán tuyển sinh tại chức

1.Tổng quan về trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

1.1 Trường Đại Học Kinh Tế, đơn vị anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới

Trường được thành lập vào ngày 25 tháng 1 năm 1956 với những chứcnăng nhiệm vụ như:

- Đào tạo cán bộ chuyên ngành quản lý kinh tế, quản trị kinh doanh,chuyên ngành luật kinh tế, khoa học máy tính và chuyên ngành ngoại ngữkinh tế bậc đại học

- Đào tạo cán bộ chuyên ngành quản lý kinh tế, quản trị kinh doanh bậcsau đại học

- Nghiên cứu khoa học, tư vấn về chính sách vĩ mô cho Đảng và nhànước

- Nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế

và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp

Hiện trường có 1097 giáo viên,cán bộ, công nhân viên trong biên chế,trong đó có 676 giáo viên cơ hữu(chiếm 61,6%), ngoài ra trường còn có 92giáo viên hợp đồng.Trường hiện có 26 giáo sư, 87 phó giáo sư, 217 tiến sỹ và

4 tiến sỹ khoa học,299 thạc sỹ, Đảng bộ nhà trường hiện có 535 đảng viên

1.2 Khoa đại học tại chức của trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Khoa đại học tại chức của trường Kinh Tế Quốc Dân được thành lập

năm 1961, có chức năng tham mưu cho Hiệu Trưởng về công tác quản lý cáchình thức đào tạo tại chức và bồi dưỡng kiến thức kinh tế và kinh doanh,

Khoa đã được Nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng3(năm 1979), Huân chương lao động hạng nhì(năm 1996), Huân chương laođộng hạng nhất(năm 2002) Hiện nay khoa có 17 cán bộ quản lý

Ban chủ nhiệm khoa nhiệm kỳ 2003-20082008

Ban chủ nhiệm khoa

Trưởng khoa:GS.TS Mai Ngọc Cường Phó trưởng khoa:TS Nguyễn Thế Hệ

Các chuyên ngành tuyển sinh của khoa Đại Học Tại Chức trường Kinh

Tế Quốc Dân được thể hiện dưới bảng sau :

TT Ngành và chuyên ngành TT Ngành và chuyên ngành

I Ngành kinh tế (mã số 401)

2 Kinh tế quốc tế(Kinh tế đối

ngoại)

8 Kinh tế đầu tư

3 Kinh tế Nông Nghiệp và PTNT 9 Quản lý kinh tế

4 Kinh tế và quản lý môi trường 10 Quản lý xã hội

5 Kinh tế bảo hiểm 11 Kinh tế và quản lý địa

chính

6 Kinh tế du lịch- khách sạn 12 Thống kê kinh tế xã hội

II Ngành quản trị kinh doanh(mã số 402)

14 Thương mại quốc tế 18 Kinh doanh quốc tế

15 Quản trị kinh doanh 16 Quản trị thương mại

III Ngành Tài Chính- Ngân hàng

VI Khoa học máy tính (mã số 101)

25 Công nghệ thông tin

VII Ngành luật học (mã số 501)

26 Luật kinh doanh

Số lượng sinh viên đã tốt nghiệp theo vùng qua các thời kỳ:

Các tỉnh Bắc Trung Bộ

Các tỉnh Nam Trung Bộ

Các tỉnh Tây Nguyên

Các Bộ, Ban ngành

Tại trường Tổng

2 Giới thiệu bài toán tuyển sinh tại chức

Bài toán tuyển sinh tại chức

- Công tác tiền tuyển sinh

Bao gồm các công việc trước khi tổ chức thi tuyển cho thí sinh như thuthập hồ sơ đăng ký dự thi, kiểm tra hồ sơ đăng ký dự thi, đánh số báo danh,sắp xếp danh sách phòng thi, cụm thi, gửi giấy báo dự thi tới thí sinh…

Trong giai đoạn này trường làm công tác tuyển sinh hoặc xét tuyển tiếnhành thu thập hồ sơ của thí sinh thông qua phòng đào tạo tại chức củatrường.Khi nhận hồ sơ cán bộ thụ lý hồ sơ cần kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơthông qua các thông tin

- Công tác chuẩn bị cho kỳ thi

Dồn túi đánh phách bài thi và tiến hành chấm thi Dồn túi bài thi,trước khi dồn túi bài thi hội đồng tuyển sinh tiến hành lập bảng hướng dẫndồn túi Mỗi môn thi, mỗi ngành được dồn túi theo quy luật khác

- Phúc khảo và kiểm tra việc phúc khảo

Sau khi công bố điểm thi, hội đồng tuyển sinh chỉ nhận đơn xin phúckhảo các môn trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày công bố diểm thi và phải trảlời chậm nhất 15 ngày kể từ ngày nhận đơ Nếu sau khi phúc khảo phải sửachữa điểm theo quy định thì hội đồng tuyển sinh hoàn lại khoản lệ phí nàycho thí sinh

- Xét tuyển và triệu tập thí sinh trúng tuyển

Dựa vào đối tượng và khu vực điểm thi, căn cứ vào quy định về khungđiểm ưu tiên và vùng tuyển Căn cứ vào điểm do trường quy định Ban thư

ký trình hội đồng tuyển sinh xem xét quyết định phản ánh trúng tuyển theobảng mẫu tại phụ lục của quy chế để tuyển đủ chỉ tiêu đựơc giao

Chương II: Xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh tại

chức tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

2.1 Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức

- Quản lý hệ thống:

Phần mềm quản lý tuyển sinh là một phần mềm đòi hỏi tính bảo mật cao.Trong khi đó, có rất nhiều người sử dụng phần mềm này Do đó, khi lập trìnhcần có phương pháp quản trị hệ thống tốt, đảm bảo phân quyền cụ thể chotừng đối tượng Đồng thời tổ chức quản lý và theo dõi từng người sử dụng đãthực hiện những công việc gì trong quá trình thao tác với hệ thống

- Quản lý danh mục :

Trong hệ thống quản lý tuyển sinh có rất nhiều thông tin cần đạt chuẩn

Do đó, phần mềm quản lý tuyển sinh cần quản lý tốt hệ thống các danh mụclàm sao dễ thao tác , dễ liên kết để mang lại hiệu quả cao

- Quản lý hồ sơ dự tuyển:

Trong cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý tuyển sinh gồmnhiều bản ghi , các trường thông tin khác nhau Cần thiết có phương phápthiết kế, quản lý thông tin tốt làm sao tiết kiệm được bộ nhớ đồng thời phảiđảm bảo tốt đựơc xử lý thông tin

- Đánh số báo danh và lập danh sách phòng thi:

Việc sắp xếp dữ liệu bằng phương pháp thủ công là hết sức khó khăn vàtốn nhiều công sức nhưng bằng sự hỗ trợ của máy tính nó đã trở nên đơn giản

và nhanh chóng

- Hướng dẫn dồn túi và đánh phách bài thi:

Đây là chức năng quan trọng nhất và khó khăn nhất của mỗi kỳ tuyểnsinh Nó phải đảm bảo tính bảo mật cao nhằm nâng cao tính khách quan vàcông bằng cho mỗi thí sinh Đồng thời phải dễ hiểu và dễ thực hiện bởi nếu cómột phương pháp dồn túi phức tạp tuy đảm bảo tính khách quan nhưng lại rấtkhó khăn cho những người thực hiện công việc dồn túi và đánh phách

- Ghép phách lên điểm tuyển chọn:

Trong phương pháp quản lý thủ công và bán thủ công sau khi chấm thi

bộ phận chức năng sẽ có nhiệm vụ ghép điểm của các bài thi Từ bảng kết quảnày sẽ tiến hành tính toán các chỉ tiêu tiếp theo Như vậy bằng phương phápnày việc lên điểm cho mỗi thí sinh phải mất hai thao tác

- Truy vấn thông tin quản lý tuyển sinh :

Trong quá trình sử dụng cần xác định đựơc các cơ chế truy vấn thông tinhợp lý, nhanh chóng, trả về các kết quả cô đọng nhưng vẫn đảm bảo đầy đủthông tin khi người dùng yêu cầu

- Lên báo cáo và thông báo kết quả tuyển sinh :

Thông báo kết quả tuyển sinh một cách kịp thời và chính xác đến bộGD-ĐT và bộ chủ quan là một chức năng cần thiết của phần mềm quản lýtuyển sinh

2.2 Mô hình hoá yêu cầu hệ thống

- Sơ đồ luồng thông tin

HTTT QL tuyển sinh Hội đồng coi thi

Yêu cầu thông tin

hồ Sơ dự Thi

Kết Quả Tuyển sinh

Chỉ Tiêu Tuyển Sinh

Báo Cáo

Sơ đồ hệ thống quản lý tuyển sinh tại trường ĐHKTQD

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống

-Sơ đồ DFD của hệ thống

1.0

QL hồ sơ dự thi

2.0 Đánh SBD

3.0

QL sai sót và

tình hình dự thi

4.0 Dồn túi , đánh phách

5.0 Ghép phách tính điểm

6.0 Thông báo KQ

7.0 Báo cáo

Thí sinh

Hội đồng coi thi

Hội đồng coi thi

Kết quả chấm thi CSDL tuyển sinh

Yêu cầu thông tin

Báo cáo số thí sinh dự thi

Yêu cầu thông tin Báo cáo thí sinh trúng tuyển

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống

1.1 Thu thập

hồ sơ

1.2 Kiểm tra

hồ sơ

Thí sinh Thí sinh

Hội đồng coi thi Thí sinh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2.0 CSDL tuyển sinh

QL sai sót

Hội đồng coi thi

3.2

QL số thí sinh

QL vi phạm quy chế

Hội đồng

coi thi

Sơ đồ DED mức 1 của tiến trình 3.0

Thí sinh Yêu cầu hiệu chỉnh thông tin Yêu cầu hiệu chỉnh thông tin

số thí sinh vi phạm quy chế CSDL tuyển sinh

Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 5.0

5.2 Tính điểm thi CSDL tuyển sinh

Kết quả chấm thi

Hội đồng chấm thi

4.2 Đánh phách

4.1

Dồn túi

Bài thi đã dồn túi

Bài thi đã dọc phách Mẫu biên bản

chấm thi theo phách

CSDL tuyển sinh

Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình 4.0

Lọc thí sinh

đạt

6.2 Thông báo KQ

Bộ GD-ĐT

Hội đồng tuyến sinh

Hội đồng tuyển sinh

Bộ GD-ĐT

7.1 Truy xuất

dữ liệu

7.2 Tính toán 7.3

Lên báo cáo

Yêu cầutruy xuất dữ liệu Yêu cầutruy xuất dữ liệu

2.3.Thiết kế phần mềm

Vai trò của thiết kế phần mềm: Thiết kế phần mềm là 1 quá trình qua đócác yêu cầu được dịch thành một sơ đồ biễu diễn các quá trình của phầnmềm.Bắt đầu biểu diễn mô tả cho quan điểm toàn bộ về phần mềm Việc làmmịn tiếp theo sẽ dẫn tới một biểu diễn thiết kế gần với chương trình gốc

2.3.1 Thiết kế giao diện

Tiến trình thiết kế giao diện bắt đầu bằng việc tạo ra các mô hình khácnhau về chức năng hệ thống như cảm nhận từ bên ngoài.Trước hết phải pháchoạ ra các nhiệm vụ mà con người và máy tính cần để đạt tới chức năng của

hệ thống, xem xét vấn đề thiết kế áp dụng cho mọi thiết kế giao diện,rồi sửdụng các công cụ làm bản mẫu và cuối cùng là cài đặt cho mô hình thiết kế vàđánh giá có kết quả và chất lượng

2.3.2 Phân tích và mô hình hoá nhiệm vụ thiết kế giao diện

Phân tích nhiệm vụ thiết kế đó là phân tích chức năng hay làm mịn dầntừng bước như cơ chế để làm mịn các nhiệm vụ xử lý cần cho phần mềm hìnhthành một chức năng mong muốn nào đó Có thể áp dụng việc phân tíchnhiệm vụ theo cách tiếp cận tổng thể tới phân tích nhiệm vụ dùng để thay thếcho các hoạt động thủ công hay bán thủ công

2.3.3 Vấn đề thiết kế giao diện

-Khuồn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như khuôn

dạng của tài liệu gốc Không bắt người sử dụng phải nhớ thong tin từ mànhình này sang màn hình khác

-Nên nhóm các trường thong tin trên màn hình theo một trật tự có ý

nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầmquan trọng

-Không bắt người dung phải nhập thong tin thứ sinh tức là những thong

tin có thể được tính toán hoặc suy luận ra từ các thong tin đã có

-Đặt tên cho các ô nhập liệu ở trên hoặc ở bên trái của ô

-Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể Ví dụ như thong tin

về ngày ghi sổ, số thứ tự hoá đơn…

-Sử dụng phím TAB, phím Enter để chuyển tới các trường thong tin tiếptheo

- Sử dụng tối đa là 3 màu trên 1 form chức năng và chỉ tô màu nhấnmạnh những trường thong tin quan trọng

- Dùng định dạng nhất quán cho việc chọn thực đơn, hiển thị dữ liệu

- Dùng các động từ đơn giản hoặc cụm động từ ngắn gọn để chỉ tên lệnh

- Cho phép dễ dàng lần ngược nhiều hành động( undo, restore…)

- Giảm thiếu số hoạt động mà người dùng cần thực hiện

- Giảm thiểu các thông tin cần phải ghi nhớ giữa các hoạt động

2.3.4 Chu trình đánh giá thiết kế giao diện

Sau khi hoàn tất thiết kế sơ bộ, bản mẫu sẽ đựơc tạo ra, người dùng sẽđánh giá bản mẫu, cung cấp cho người thiết kế những ý kiến đóng góp trựctiếp về tính hiệu quả của giao diện Những sửa đổi về thiết kế được thực hiệndựa trên những thông tin đó và bản mẫu tiếp theo được tạo ra Chu trình đánhgiá tiếp tục cho đến khi không còn sửa đổi gì nữa

2.3.5 Mã hoá chương trình

Sau khi hoàn thành các thiết kế sẽ được tiến hành lập trình Lập trìnhđược coi là khâu cuối cùng trong giai đoạn thiết kế phần mềm Nó bao gồmcác bước:

- Xác định tài liệu chương trình gốc

- Khai báo dữ liệu

- Xây dựng câu lệnh

2.3.6 Thử nghiệm chương trình và kiểm tra lỗi

Mục đích chính của kiểm thử là phát hiện ra những khiếm khuyết trongphần mềm

2.3.7 Cài đặt phần mềm và đưa vào triển khai

Triển khai là trung tâm của giai đoạn cuối trong quy trình thiết kế củamột phần mềm Sau khi kết thúc kiểm thử( không còn thấy xuất hiện lỗi ) thì

sẽ bắt tay vào quá trình triển khai phần mềm Triển khai phần mềm là việcđưa sản phẩm được tạo ra bởi các nhóm người lập trình đến đối tượng sửdụng phần mềm đó là những người thực hiện giá trị sản phẩm trí tuệ được gọi

là người sử dụng cuối cùng

2.3.8 Đào tạo người sử dụng

Phần mềm được thiết kế ra nhằm mục đích trợ giúp cho con người làmviệc trong lĩnh vực đó Phần mềm sau khi tạo ra phải được sử dụng ít nhất bởimột người hoặc một nhóm người nào đó Khi người kỹ sư xây dựng nền phầnmềm là hoàn toàn bằng trí tưởng tượng và theo những tư duy logic của cánhân Chính vì vậy, khi triển khai phần mềm để đưa đến người sử dụng cuốicùng thực hiện thì phải hướng dẫn cho người đó biết sử dụng sản phẩm củamình

2.3.9 Đề xuất quá trình tin học hoá công tác quản lý tuyển sinh tại trường ĐHKTQ

Bài thi Bài thi

đánh phách

Biên bản chấm thi Số điểm D/Strúng

tuyển

Giấy báo nhập học

Phiếu điểm

2.4 Thiết kế phần mềm quản lý tuyển sinh

2.4.1 Thiết kế đầu vào

Cập nhật dữ liệu đòi hỏi phải thoả mãn các tính năng của quá trình nhậpliệu thông thường như thêm mới một bản ghi, xóa bỏ một bản ghi, chỉnh sửanội dung bản ghi Ngoài ra nó còn đảm bảo tính thuận lợi cho người sử dụngcung cấp các lựa chọn, hỗ trợ hợp lý giúp cho việc nhập dữ liệu được nhanhchóng thuận tiện

- Cập nhật các danh mục :

Các cửa sổ nhập liệu của phần cập nhật danh mục được thiết kế tương tựnhau về hình thức cũng như các chức năng thêm mới bản ghi, xoá bỏ bản ghi.Đồng thời trong quá trình nhập liệu có nhiều trường thông tin được máy tính

tự động hỗ trợ làm giảm thời gian và công sức của người dùng Các Form nàyđược sử dụng cho người dùng ở cấp độ 2 dễ cập nhật các danh mục vào đầu

kỳ tuyến sinh

- Cập nhật hồ sơ thí sinh dự thi :

Trong cửa sổ cập nhật hồ sơ thí sinh có các chức năng thêm mới bản ghi,xoá bỏ một bản ghi, sửa chữa thông tin của một bản ghi,tìm kiếm nhanh.Đồng thời máy tính cung cấp một số thông tin bổ trợ giúp người dùng khôngphải nhập liệu từ máy tính (được lấy từ các danh mục và được hiển thị trongcác hộp văn bản để người sử dụng chọn khi nhập liệu ) Cửa sổ này đượcngười dùng cấp 2 sử dụng thường xuyên trong quá trình cập nhật hồ sơ đăng

ký dự thi của thí sinh

- Lên danh sách phòng thi :

Sau khi đánh số báo danh cho thí sinh,căn cứ vào số thí sinh đăng ký dựthi mỗi ngành cán bộ ở bộ phận tuyển sinh ( người sử dụng mức 2) tiến hànhlên danh sách phòng thi

- Cập nhật thông tin sai sót của thí sinh dự thi:

Cửa sổ cập nhật thông tin sai sót cho phép người dùng tìm đến thí sinh

có sai sót thông tin thông qua số báo danh sau đó tiến hành cập nhật lại cácthông tin đó Để tìm đến thí sinh có thông tin bị sai sót trong quá trình cậpnhật hoặc xử lý hồ sơ, người dùng tiến hành nhập số báo danh của thí sinhvào ô” SBD” và gõ phím Enter để xác nhận, máy tính sẽ tìm đến bản ghi có

số báo danh được nhập Người dùng tiến hành sửa chữa nội dung thông tin bịsai sót sau đó xác nhận bằng cách nhấn vào nút “Lưu” Sau khi làm việc xongnhấn vào nút “Thoát” để đóng cửa sổ làm việc

-Thông tin tuyển sinh: Form này có chức năng cung cấp thông tin tuyểnsinh, muốn biết về mã ngành , chỉ tiêu đào tạo là bao nhiêu.Ngoài ra nó còncung cấp chức năng khi trường mở thêm khoa mới, ta có thể nhấn vào nút “Thêm” để thêm vào mã ngành, tên ngành và chỉ tiêu mà trường muốn đào tạo.

- Cập nhật thí sinh vi phạm quy chế thi :

Giai đoạn cập nhật thí sinh vi phạm được người sử dụng cấp 2 cập nhậtcác số báo danh của những thí sinh đã vi phạm quy chế thi theo từng mônthi.Người dùng cần lựa chọn môn thi mà thí sinh đã vi phạm quy chế và nhập

số báo danh của thí sinh đã vi phạm quy chế trong số báo danh Xác định hìnhthức kỷ luật đối với thí sinh đã vi phạm quy chế trong trường hợp “Hình thức

kỷ luật” Sau khi nhập hết thông tin để lưu lại nhấn nút “Lưu” Trong trườnghợp cần sưả chữa thông tin hình thức kỷ luật cho thí sinh thì người dùng tiếnhành chọn lại hệ thống kỷ luật và nhấn lại nút “Lưu” để thay đổi thông tin

- Cập nhật điểm thi:

Người sử dụng cần nhập điểm thi của thí sinh qua số báo danh.Sau đóchỉ tiếp tục nhập điểm thi theo từng môn của mỗi thí sinh Nhấn nút tổngđiểm để máy lưu tổng điểm của thí sinh lại và xét duyệt theo điểm chuẩn Saukhi nhập dữ liệu xong, người sử dụng nhấn vào nút “Thêm” máy sẽ tự độnglưu vào và cho phép tiếp tục cập nhật

- Lọc số thí sinh đạt theo ngành đào tạo :

Người sử dụng nhập số thí sinh cần tuyển trong trường hợp “ chỉ tiêu”

và nhấn nút “ Lọc thí sinh đó” Chương trình tiến hành tính tổng điểm thi củamỗi thí sinh bằng tổng điểm thi ba môn và điểm cộng nếu có kế tiếp chươngtrình tiến hành lọc số thí sinh đạt trong kỳ thi theo trình tự lấy từ trên xuốngdưới của tổng điểm thi và chỉ lấy những thí sinh không bị điểm liệt Nếu sốthí sinh cần lấy không đủ chương trình sẽ đưa ra thông báo và yêu cầu ngườidùng nhập lại số chỉ tiêu tuyển sinh Trong trường hợp còn lại chương trình sẽđưa ra điểm chuẩn của số thí sinh cần lọc đồng thời đưa ra số thí sinh đạtđiểm chuẩn đó

- Danh mục quận huyện

- Danh mục đối tượng

- Danh mục khu vực

- Danh mục điểm chuẩn

- Danh mục thí sinh vi phạm quy chế

- Danh sách phòng thi

- Mã ngành đăng ký dự thi

- Hồ sơ thi