Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân

MỤC LỤC Phần một: Các vấn đề chung về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân 1 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 1 2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. 2 2.1. Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh 2 2.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 3 3.Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. 5 3.1 Mô hình quản lý theo kiểu chức năng. 5 3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 6 Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân 7 1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 7 1.1.Bé máy kế toán tập trung 7 1.2.Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và các phòng ban khác 10 2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 11 2.1.Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán 11 2.2. Hệ thống chứng từ kế toán 12 2.3.Hệ thống tài khoản kế toán 15 2.4.Hệ thống sổ kế toán 15 2.5.Hệ thống báo cáo tài chính 17 3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu 18 3.1.Kế toán tài sản cố định 18 3.2.Kế toán vốn bằng tiền 21 3.3.Kế toán mua hàng và phải trả nhà cung cấp 25 3.4.Kế toán bán hàng, các khoản phải thu và xác định kết quả 28 3.5.Kế toán thanh toán cho nhân viên 34 Phần III: Đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân 39 1. Ưu điểm 39 2. Những hạn chế 40

Phần một: Các vấn đề chung về hoạt động kinh doanh và quản lý tại

Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân

Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân địa chỉ: 105 Đường Nguyễn Tuân

Quận Thanh Xuân – Hà Nội

Diện tích mặt bằng: 15000m

Tổng số cán bộ công nhân viên là: 220 người

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty cơ khí Ôtô xe máy Thanh Xuân là một doanh nghiệp Nhà nướctrong lực lượng vũ trang Tiền thân của công ty là một xưởng sửa chữa Ôtô xemáy của Bộ nội vụ nay là Bộ công an, ra đời năm1963, đến năm 1968 đượcđổi tên thành Xí nghiệp sửa chữa Ôtô xe máy( do bộ nội vụ bao cấp) Năm

1988 được đổi tên là Nhà máy đại tu Ôtô xe máy số 1- Bộ nội vô

Để phù hợp với tình hình mới trong cơ chế thị trường, nhà máy đại tu Ôtô

xe máy số 1 được trở thành một doanh nghiệp nhà nước hoạt động độc lậptheo nghị định 338 của Chính phủ và Quyết định số 300/BNV ngày 9/7/1993.Năm 1999 do tính chất đặc biệt nhà máy đã được chuyển thành Công ty cơkhí Ôtô xe máy Thanh Xuân- Bộ công an

Từ khi thành lập, nhà máy nhiều năm liền hoàn thành kế hoạch, được Nhànước và Bộ công an tặng huân huy chương và bằng khen

Là mét doanh nghiệp nhà nước trong lực lượng vũ trang nên hoạt động sảnxuất chính của Công ty là tập trung sửa chữa, phục hồi và cải tạo các loại Ôtô

xe máy trong và cả ngoài ngành Công an Đồng thời Công ty còn sản xuất cácloại biển số xe Ôtô, xe máy, các loại biển báo giao thông phản quang và các

sản phẩm phản quang khác phục vụ cho công tác quản lý va an toàn giaothông Đây cũng là một lĩnh vực mới rất quan trọng của xí nghiệp nhằm đápứng yêu cầu của ngành Công an cũng như nhu cầu của thị trường.

Để đáp ứng các yêu cầu của ngành và vừa phải đảm bảo sản xuất kinhdoanh có lãi, Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao uy tín chấtlượng Sửa chữa Ôtô xe máy không chỉ phục vụ trong ngành mà còn thu hótkhách hàng bên ngoài đến sửa chữa Công ty còn mạnh dạn đầu tư công nghệtiên tiến, thiết bị hiện đại vào sản xuất các sản phẩm phản quang có chấtlượng cao để phục vụ cho yêu cầu của ngành mà còn để cạnh tranh trên thịtrường Sản phẩm của Công ty được một số nước trong khối ASEAN biết tới.Đặc biệt công ty đã đưa một dây chuyền sản xuất biển phản quang của mình

và cử chuyên gia sang nước CHDCND Lào để sản xuất biển phản quang chonước bạn theo yêu cầu của bộ nội vụ Lào

Như vậy, trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển bằng uy tín và chấtlượng sản phẩm, công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thịtrường Công ty đã từng bước khẳng định mình để tồn tại và ngày càng pháttriển với tôc độ tăng trưởng nhanh và vững chắc

Một vài con số về sự tăng trưởng của Công ty cơ khí Ôtô xe máy ThanhXuân- Bô công an

4 Lợi nhuận gộp Triệu

5052 3021 2031

5989 3940 2049

6814 4279 2534

8215 6326 1889

2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.1 Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh

Công ty là doanh nhiệp nhà nước hoạt động độc lập nên được thực hiệnchế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính,có tư cách pháp nhân, được mởtài khoản giao dịch tại các ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo thểthức quy định của Nhà nước Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự vềcác hoạt động theo pháp luật Nhà nước nói chung, Luật doanh nghiệp và Luậtthương mại nói riêng Với nhiệm vụ kinh doanh là:

 Sửa chữa phục hồi cải tạo các loại ôtô xe máy trong và ngoài ngànhcông an

 Sản xuất các loại biển phản quang, biển số xe máy, các loại biển báogiao thông…

2.2.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sửa chữa, sản xuất, nhưng chủ yếu kinhdoanh các loại biển phản quang và sửa chữa ôtô xe máy Quá trình luânchuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng

Trải qua hơn 40 năm phấn đấu và phát triển, công ty cơ khí Ôtô xe máyThanh Xuân đă dần dần khẳng định vị trí của mình ở trong nước cũng nhưtrong khu vực Cùng với quá trình công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước,Công ty ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động: không chỉ bó hẹptrong sửa chữa ôtô công ty còn mở rộng ra sản xuất biển phản quang.Mỗi lĩnhvực của công ty bao gồm nhiều bước khác nhau

Công ty tổ chức sản xuất thành 3 phân xưởng chính, mỗi phân xưởng cómột chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng phân xưởng I và phân xưởng II cómối quan hệ hữu cơ với nhau trong quá trình sửa chữa các loại ôtô xe máy,những phân xưởng đó là:

+ Phân xưởng I: chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo về các phần máy,

gầm và phần điện của xe Phân xưởng này được chia ra các tổ riêng là tổ máy,

tổ gầm và tổ điện ôtô

+ Phân xưởng II: chuyên sửa chữa phục hồi và cải tạo các phần về thân

xe Phân xưởng này được chia ra các tổ riêng là: Tổ gò hàn, tổ sơn và tổ đệm,

tổ méc

+ Phân xưởng III: chuyên sản xuất các loại biển số ôtô xe máy, các loại

biển báo giao thông phản quang và các sản phẩm phản quang khác phục vụcho công tác an toàn giao thông

Do đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty nên hình thành 2 quytrình công nghệ:

Xe cần sửaKiểm tra kỹthuật

vµ xö lý küthuËt

PX sửa chữathân xe

Kiểm tra chất lượng sản

phẩm

DËp khu«n

KiÓm tra chÊtlîng s¶nphÈm

Xuất xưởng

Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất biển phản quang.

3.Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.

3.1 Mô hình quản lý theo kiểu chức năng.

Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân là một đơn vị hạch toán kinhdoanh độc lập, bộ máy quản lý được tổ chức thành các phòng ban, phânxưởng thực hiện các chức năng quản lý nhất định Hiện nay công ty có sốlượng công nhân viên gần 220 người, có trình độ chuyên môn kỹ thuật Cácphân xưởng sản xuất và sửa chữa đều có những cán bộ có tay nghề cao cókinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất Để phù hợp với xu thế, và đặc điểm sảnxuất kinh doanh công ty đã có nhiều sự sắp xếp thay đổi, cải tiến bộ máy tổchức quản lý của mình theo hướng chia thành các phòng ban Mỗi phòng banđược giao những nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ đượcgiao đó dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và gắn kết với các phòng ban khác

để cùng thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Các phòng ban đóbao gồm:

4 Phũng kinh doanh

5 Phũng tài chớnh kế toỏn

Sơ đồ 3-Bộ mỏy tổ chức quản lớ

3.2 Chức năng, nhiệm

vụ của cỏc phũng ban

+ Giỏm đốc: Là người đứng đầu cụng ty, cú vị trớ và thẩm quyền cao nhấtcụng ty Giỏm đốc chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về mọi hoạt động củacụng ty và trực tiếp lónh đạo cụng ty hoạt động

+ Phú giỏm đốc phụ trỏch về kỹ thuật sữa chữa ụtụ xe mỏy

+ Phú giỏm đốc phụ trỏch về sản xuất biển phản quang

cỏc mặt về nhõn sự, chế độ chớnh sỏch, bảo vệ an ninh, chớnh trị, đối nội, đốingoại

P Hành

chớnh

tổng hợp

P.Tàichớnh

kế toỏnPhõn xưởng sửa chữamỏy, gầm, điện

Phõn xưởng sản xuất biển phản quang

Giám

đốc

P.GĐ phụtrách sủa chữa

ôtô xe máy

P.GĐ Phụ tráchsản xuất biểnphản quang

 Phòng kế hoạch kỹ thuật- KCS: Có nhiệm vụ chỉ đạo và thực hiệncác chỉ tiêu kế hoạch sản xuất đã được thông qua, ngiên cứu chế thử mặt hàngmới, cải tiến và áp dụng các phương pháp công nghệ mới vào sản xuất kiểmtra và đánh giá chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất, lập kế hoạchkiểm tra, bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị.

 Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện triển khai tổ chức hoạtđộng kinh doanh trong nước và xuất khẩu, tổ chức hoạt động lưu trữ cho bánhàng Mặt khác phòng kinh doanh còn căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh

để triển khai cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất được liên tục và ổn định.Chuẩn bị các văn kiện để ký hợp đồng

 Phòng tài chính kế toán: Có chức năng nhiệm vụ quan trọng trongcông ty Tiến hành theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quanđến các hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp thời, theo đúng chế độ

kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành vào sổ sách kế toán Qua đó theo dõilãi, lỗ thông qua các số liệu, chứng từ kế toán từ các phòng ban đưa lên; theodõi tình hình thanh toán với Nhà nước, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên

Từ đó, đề xuất các ý kiến báo cáo lên ban lãnh đạo để giúp cho ban giám đốcđưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời nhằm đạt được mục đíchtối ưu

 Các phân xưởng sản xuất: Có chức năng thực hiện các chỉ tiêu màCông ty đề ra, sản xuất và chế tạo sản phẩm

Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty

Cơ khí ôtô xe máy thanh xuân

1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

1.1.Bé máy kế toán tập trung

Để quản lí hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài các công cụquản lí khác thì kế toán là một công cụ hữu hiệu Do vậy việc tổ chức bộ máy

kế toán được công ty đặc biệt quan tâm Tổ chức công tác kế toán thực chất làcách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo nội dung bằng phương pháp khoa học riêng có của kế toán,phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp,nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản

lí vĩ mô và vi mô nền kinh tế

Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trongmột đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, bộ máy kếtoán tại công ty được tổ chức trên cơ sở khối lượng công tác kế toán còng nhchất lượng về hệ thống thông tin kế toán

Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảothực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năngthông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị Các nhân viên kế toán trong bộmáy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công laođộng phần hành trong bộ máy Mỗi nhân viên đều được qui định rõ chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệthuộc, chế ước lẫn nhau Việc phân công lao động kế toán ở đây tôn trọng các

nguyên tắc: bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợptác hoá.

Các kế toán phần hành vừa có thể chuyên môn hoá theo từng phần hành,vừa kiêm nhiệm một phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa họclao động kế toán Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trực tiếp, phảnánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợpđối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toán banđầu( trực tiếp ghi nhận chứng từ, kiểm tra) tới các giai đoạn: ghi sổ kế toánphần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn vàhoạt động lập báo cáo phần hành được giao Các kế toán phần hành liên hệvới kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo định kìchung

Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiện theokiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa

là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành khôngqua khâu trung gian nhận lệnh Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến,mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trongmột cấp kế toán tập trung

KÕ to¸ntrëng

KÕ to¸n tæng hîp

KÕto¸nxuÊtnhË

p

KÕto¸nthanhto¸n

KÕto¸nthuÕkiªmTSC§

KÕto¸nkho

Sơ đồ 4-Bé máy kế toán tập trung

Bộ máy kế toán bao gồm có 8 nhân viên trong đó:

Kế toán trưởng: 1 người

Kế toán kho: 1 người

Kế toán tổng hợp: 1 người

Kế toán xuất nhập: 1 người

Kế toán thủ quỹ: 1 người

Kế toán thanh toán : 1 người

Kế toán thuế kiêm tài sản cố định: 1người

Kế toán vốn bằng tiền: 1người

Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng: Là người có chức năng tổchức, kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị mình phụ trách Với chức năng này,

kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tàichính cho giám đốc điều hành Kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực

tiếp về mặt hành chính của giám đốc doanh nghiệp Nhiệm vụ của kế toántrưởng là: Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng côngtác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin vàkiểm tra hoạt động kinh doanh để điều hành và kiểm soát hoạt động của bộmáy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chínhcủa đơn vị thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy địnhcủa Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính.

Kế toán phần hành vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ là hàng ngày phản ánh tìnhhình thu, chi, tồn quĩ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực

tế với sổ sách kế toán, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí

và sử dụng tiền mặt; phản ánh tăng, giảm, và số dư tiền gửi ngân hàng

Kế toán phần hành thanh toán: Có nhiệm vụ cơ bản là kiểm tra tính lươngcho cán bộ công nhân viên của công ty, thanh toán các khoản lương, phụ cấp,tạm ứng; Tính và theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp, kháchhàng, với Nhà nước; Lập sổ, báo cáo liên quan

Kế toán thuế kiêm TSCĐ: Hoàn thành báo cáo thuế nép lên cơ quan chủquản dùa trên những tài liệu từ kế toán khác cung cấp Kết hợp với các nhânviên kế toán phần hành khác để lập báo cáo kịp thời; ghi chép, phản ánh tổnghợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có của toàn doanh nghiệp,cũng như của từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tinkiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ;tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chí phí quản lí theomức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định

Kế toán tổng hợp: Là kế toán có chức năng nhiệm vụ cơ bản là tổng hợp sốliệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào các sổ tổng hợp; giámsát kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán khác; thực hiện

công tác kế toán cuối kì, ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bênngoài theo định kì báo cáo

Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn hàng hoá trên thẻ kho hàngkì; tính giá vốn hàng hoá xuất kho trong kì và lên báo cáo hàng hoá tồn kho

Kế toán thủ quĩ: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ tiền mặthàng ngày; cuối mỗi ngày làm việc tiến hành kiểm kê tiền mặt để làm căn cứđối chiếu với sổ quỹ, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo

Kế toán xuất nhập: Theo dõi hàng hoá nhập; tập hợp chi phí phát sinh liênquan đến các loại hàng hoá nhập để tính giá thực tế hàng nhập; lập sổ chi tiết,

sổ tổng hợp và các báo cáo có liên quan

Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng song đều thực hiện nhiệm vôchung của bộ máy kế toán đó là:

- Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung và thờigian một cách chính xác và kịp thời, theo đúng chế độ hiện hành

- Thu thập, phân loại và xử lí thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanhcủa công ty

- Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính cung cấp cho đối tượngquan tâm

- Thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ quản lí nói chung vàchế độ kế toán nói riêng

- Tham gia phân tích thông tin kế toán, đề xuất kiến nghị lên ban lãnh đạocông ty để giúp cho công ty hoạt động ngày càng hiệu qủa hơn

1.2.Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và các phòng ban khác

Mỗi một phòng ban trong bộ máy tổ chức quản lí được giao một nhiệm vụkhác nhau và phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về các nhiệm

vụ của mình Tuy nhiên, các phòng ban này có mối quan hệ hữu cơ với nhau

tạo nên một khối thống nhất, hỗ trợ, cung cấp các thông tin liên quan để hoànthành nhiệm vụ của mỗi phòng ban nói riêng và nhiệm vụ của toàn công tynói chung Từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty ngày càng cao hơn.Các phòng ban đóng vai trò khá quan trọng trong việc quyết định đến hiệuquả hoạt động của toàn công ty Trong đó phải kể đến sự đóng góp đáng kểcủa phòng kế toán Với quy mô hoạt động vừa, bộ máy kế toán được tổ chứctheo kiểu tập trung đã hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của cácphòng ban cho ban lãnh đạo công ty Nhờ vậy, ban lãnh đạo của công ty cóthể giám sát một cách tổng quan hoạt động của toàn công ty, đưa ra các quyếtđịnh khen thưởng, phát tới các phòng ban, cá nhân một cách chính xác cũngnhư các quyết định kinh doanh nhanh chóng kịp thời, phù hợp với nhu cầucủa thị trường và yêu cầu quản trị.

2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

2.1.Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán

Là mét doanh nghiệp nhà nước lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sửa chữacác loại ôtô xe máy và sản xuất các sản phẩm phản quang.Sản xuất theo hợpđồng của khách hàng là phòng cảnh sát giao thông của các tỉnh, thành phốtrên cả nước Niên độ kế toán là năm dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày31/12 cùng năm Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho làphương pháp kê khai thường xuyên Với phương pháp này, kế toán theo dõi,phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn khohàng hoá hàng ngày trên sổ sách kế toán Vì vậy, bất cứ lúc nào kế toán cũng

có thể xác định được giá trị của hàng hoá trong kho

Phương pháp tính giá hàng xuất kho: là phương pháp bình quân gia quyền.Căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu tháng, giá thực tế hàng nhập khotrong tháng, cuối tháng tính được giá xuất kho mỗi đơn vị hàng hoá bán ra

Với phương pháp này số lượng công việc cần làm được giảm bớt Song nó cónhược điểm là tất cả công việc vào cuối kì nên nhiều khi làm giảm tiến độ củaphần hành kế toán khác Đồng thời phương pháp này cũng cần tính giá xuấtcủa mỗi loại hàng hoá.

Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Là phương pháp khấu hao theođường thẳng

Phương pháp tính thuế: theo phương pháp khấu trừ thuế

Tỉ giá quy đổi ngoại tệ là tỉ giá thực tế

Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ

2.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp củanghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụkinh tế đó Mỗi bản chứng từ chứa đựng tất cả các yếu tố đặc trưng chonghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ranghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lậpbản chứng từ Là doanh nghiệp thương mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu khácnhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá Vì vậy,

để đảm bảo yêu cầu quản lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thương, quan hệthanh toán với ngân hàng, ngân sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng hoá…công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa dạng Bên cạnh các chứng từ được

áp dụng phổ biến trong cả nước theo quy định của Nhà nước, công ty còn căn

cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh củamình Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thốngchứng từ kế toán hướng dẫn

Nhóm 1: Lao động tiền lương

1.Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL

2.Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02- LĐTL

3.Giấy chứng nhận nghỉ việc: Mẫu số 03- LĐTL

4.Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 05- LĐTL

Trong đó, bốn chứng từ này đều là chứng từ hướng dẫn

Nhóm 2: Hàng tồn kho

1.Phiếu nhập kho: mẫu số 01- VT

2.Phiếu xuất kho: mẫu số 02- VT

3 Biên bản kiểm nghiệm: mẫu số 05- VT

4.Thẻ kho: mẫu số 06- VT

5.Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kì: mẫu số 07- VT

6.Biên bản kiểm kê hàng hoá: mẫu số 08- VT

Trong đó, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê hànghoá là các chứng từ bắt buộc, còn phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kì và biênbản kiểm nghiệm là các chứng từ hướng dẫn

Nhóm 3: Bán hàng

1.Hoá đơn giá trị gia tăng: mẫu số 01- GTKT-3LL

2 Hoá đơn bán hàng: mẫu số 02- GTTT-3LL

3.Hoá đơn thu mua hàng: mẫu số 06- TMH-3LL

4.Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: mẫu số 03 PXK-3LL

5 Hoá đơn bán lẻ: mẫu số 07-MTT

6.Tê khai thuế GTGT: mẫu số 07A-GTGT

7.Hợp đồng kinh tế

Trong đó, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng,hoá đơn bán lẻ, tờ khai thuế giá trị gia tăng là các chứng từ bắt buộc, còn lại

là chứng từ hướng dẫn

Nhóm 4: Tiền tệ

5 Biên lai thu tiền: mẫu số 05-TT

6 Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, giấy uỷ nhiệm chi…

Với nhóm này thì phiếu thu, phiếu chi, bảng kiểm kê qũy là chứng từ bắtbuộc còn lại là chứng từ hướng dẫn

Nhóm 5: Tài sản cố định

1.Biên bản giao nhận tài sản cố định: mẫu số 01-TSCĐ

2.Biên bản thanh lÝ tài sản cố định: mẫu số 03-TSCĐ

3 Thẻ tài sản cố định: mẫu số 02- TSCĐ

Đây là các chứng từ bắt buộc

Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Các chứng

từ bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được giám đốc công tykiểm tra và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hành kiểm tra

và xin chữ kí của kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trưng cho từngphần hành kế toán của mình Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ

và các sổ sách tổng hợp liên quan Có thể khái quát quy trình luân chuyểnchung của công ty theo sơ đồ sau đây:

KÕ to¸n phÇn

B¶o qu¶n, lu tr÷

Sơ đồ 5- Quy trình luân chuyển chứng từ chung

2.3.Hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến độngcủa từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả

Để cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau

để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô,vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kếtoán thống nhất ban hành theo quyết định 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanhnghiệp, doanh nghiệp lùa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào côngtác kế toán Một số tài khoản chi tiết đợc mở theo yêu cầu cụ thể của doanhnghiệp nh tài khoản công nợ đợc mở chi tiết theo từng đối tợng công nợ.Những tài khoản đợc lùa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống tài khoản

kế toán của doanh nghiệp Hệ thống tài khoản kế toán tại doanh nghiệp nhphô lục 1

2.4.Hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán là phơng tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ

sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác hợp lí, hợp pháp Quá trình ghi sổ kếtoán cung cấp các thông tin cần quản lí về một đối tợng nh thu chi tiền mặt,nhập xuất hàng hoá, tăng giảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phícho hoạt động quản lí và bán hàng mà bản thân chứng từ kế toán không cungcấp đợc Cuối kì dùa trên các thông tin này lập báo cáo kế toán cung cấp choviệc ra quyết định nội bộ cũng nh chủ thể bên ngoài Việc hoàn thành bộ sổ

kế toán với số lợng, kết cấu cũng nh phơng pháp ghi chép của bộ sổ kế toán

đó là một việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán đợc hoànthành Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty, hệ thống sổ kế toán tạicông ty bao gồm:

1.Sổ chi tiết hàng hoá

2.Sổ chi tiết chi phí

3.Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán

4.Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

Sơ đồ 6- Quy trình ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kì

Đối chiếu, kiểm tra

Công ty không quy định cụ thể bao nhiêu ngày lập chứng từ một lần Màcăn cứ vào việc tập hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế phát sinh đểlập vào chứng từ ghi sổ, tập hợp khoảng 10-15 chứng từ gốc thì ghi vàochứng từ ghi sổ một lần Hiện nay, công ty vẫn chưa áp dụng phần mềm kếtoán một cách hoàn chỉnh, mà mới dùng máy tính để cập nhật số liệu vào máytính để bảo quản và lưu trữ, quản lí hàng hoá, quản lí thu chi tiền mặt, quản lícông nợ, tính giá vốn hàng xuất kho, in ra phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu xuấtkho, nhập kho Còn việc kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí, thu nhậpkhác để xác định kết quả và in ra các báo cáo tổng hợp thì kế toán các phần

Chøng tõ

kÕ to¸n

Chøng tõghi sæ

hành tự hạch toán theo phơng pháp thủ công…Máy tính mới chỉ đóng vai trò

là một công cụ trợ giúp tính toán và quản lí để giúp kế toán viên giảm bớtcông việc tính toán và ghi chép…

2.5.Hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,nguồn vốn…tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Làphơng tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanhnghiệp cho những ngời quan tâm Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính rađợc các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả củaquá trình hoạt động kinh doanh.Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sứcquan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo công ty mà còn hết sức quan trọngđối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu t, ngân hàng, khách hàng và các đốithủ cạnh tranh

Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của công ty đượclập theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộtài chính Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp,

kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên

Cuối mỗi kì kế toán, dùa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chitiết từ kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp lập các báo cáo này Sau khiđược sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, các báo cáo này gửi lêncho cơ quan quản lí có liên quan Hệ thống báo cáo tài chính đó bao gồm:1.Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01-DN

2.Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02-DN

3.Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09-DN

Ngoài các báo cáo này, kế toán phần hành còn lập một số báo cáo như:Bảng tài sản cố định; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi

tiết doanh thu, chi phí, thu nhập; báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhànước; bảng cân đối tài khoản; Bảng kê tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; bảngtổng hợp các khoản phải thu, phải trả…nhằm cung cấp các thông tin liênquan, giúp cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định kịp thời, phù hợptạo điều kiện nắm bắt được các cơ hội trong kinh doanh

3 Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu

3.1.Kế toán tài sản cố định

 Đặc điểm tài sản cố định và nguyên tắc quản lí

Hoạt động trong lĩnh vực thơng mại nên việc đầu tư tài sản cố định khôngphong phú và đa dạng như những đơn vị sản xuất Tổng giá trị tài sản cố địnhtrong đơn vị hiện nay có khoảng 4 tỷ đồng Để dễ quản lí, theo dõi, trích khấuhao và ghi sổ kế toán liên quan, tài sản cố định của công ty được phân loạicăn cứ vào hình thái biểu hiện như sau:

Thiết bị, máy móc quản lí: Máy tính, máy in, máy fax, máy điều hoà nhiệt

độ, thiết bị điện, máy phôtôcopy, bàn ghế làm việc

Phương tiện vận tải: Ô tô…

Các thiết bị sửa chữa, dây chuyền công nghệ…

Mỗi tài sản cố định được lập một bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ liên quanđến nguyên giá, thời gian đưa vào sử dụng, khấu hao, biên bản bàn giao, biênbản thanh lÝ tài sản cố định, do bộ phận kế toán tài sản cố định nắm giữ Mỗitài sản cố định được quản lí trên ba mặt: nguyên giá, hao mòn và giá trị cònlại

Tài sản cố định ở mỗi phòng ban được quy định rõ ràng trách nhiệm bảoquản và sử dụng cụ thể cho từng phòng ban

Việc tớnh khấu hao tài sản cố định đợc ỏp dụng theo quyết định166/1999/QĐ-BTC ngày 31/12/1999 của Bộ trởng Bộ tài chớnh mỗi năm mộtlần theo phương phỏp khấu hao đường thẳng

Mức khấu hao = Nguyờn giỏ * Tỉ lệ khấu hao năm

Tỉ lệ khấu hao năm = 1/ Thời gian sử dụng dự kiến

 Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:

Bộ phận sử dụng tài sản cố định khi cú nhu cầu mua( thanh lí) tài sản cốđịnh thỡ lập giấy đề nghị mua( thanh lí) tài sản cố định Sau khi được giỏmđốc và kế toỏn trởng kớ duyệt, nhõn viờn bộ phận đú đi mua tài sản cố định,lập biờn bản bàn giao( biờn bản thanh lí) và kớ nhận vào biờn bản đú Cỏcchứng từ này được chuyển cho kế toỏn tài sản cố định sau khi đợc kiểm tralàm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết tài sản cố định bộ phận và toàn doanhnghiệp, chứng từ ghi sổ, bảng tớnh khấu hao Sau đú chuyển cho kế toỏn tổnghợp ghi sổ tổng hợp rồi đưa vào bảo quản, lưu trữ theo sơ đồ sau đõy:

Lập giấy đề nghịmua ( thanh lí)

và bảng kê TSCĐ

Kí duyệtGiám đốc

Lập biên bảnbàn giao ( thanh

Sơ đồ 7- Quy trình luân chuyển chứng từ tăng giảm TSCĐ

 Sổ sách kế toán và quy trình ghi sổ: Để theo dõi tài sản cố định công ty

mở sổ chi tiết tài sản cố định cho toàn doanh nghiệp do kế toán tự thiết kế đểtheo dõi và trích khấu hao cho các tài sản cố định theo định kì hàng năm theochỉ tiêu: tên tài sản, nguyên giá, thời gian đưa vào sử dụng, tỉ lệ khấu hao,mức khấu hao năm, khấu hao luỹ kế, nơi sử dụng theo mẫu sổ như sau:

Sổ chi tiết tài sản cố định

Đơn vị:

TSCĐ

Nơi sử dụng

sö dông

Nguyên giá gi¸

Mức KH lũy kế lòy kÕ

Chøng tõ ghi sæ

Sæ c¸i tµikho¶n 211, 214

B¶ngtÝnh khÊu haotoµn doanhSæ

®¨ng kÝ

Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định hữu hìnhCông ty không mở chi tiết hai tài khoản này, tất cả các tài sản cố định đ-ược theo dõi chung trên tài khoản này, và việc ghi chép trên tài khoản nàytheo đúng kết cấu quy định.

Các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ của công ty chủ yếu là tăng do mua sắm,giảm do thanh lÝ

Khi mua TSCĐ:

Nợ TK 211: nguyên giá

Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,112,331…Tổng giá mua có thuế

Khi thanh lÝ TSCĐ:

Bót toán xoá sổ TSCĐ: Nợ TK 811: giá trị còn lại

Nợ TK 214: hao mòn

Có TK 211: nguyên giáThu nhập do thanh lÝ: Nợ TK 111,112, 131: Tổng giá bán có thuế

Có TK 711: Giá bán không thuế

 Đặc điểm và nguyên tắc quản lí

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm có tiền mặt và tiền gửi ngânhàng có được từ các nguồn thu như vay, bán hàng và thu hồi các khoản nợ, vàthu từ các khoản khác Nguồn vốn bằng tiền được sử dụng một cách linh hoạt

và có hiệu quả trong việc thanh toán công nợ, mua sắm, các khoản chi phí cho

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền của doanh nghiệp thểhiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp và quá trình luân chuyển của tiềnrất dễ bị tham ô, biển thủ Do vậy, công tác quản lí vốn bằng tiền của doanhnghiệp được đặc biệt chú ý, quan tâm.

Với tiền mặt: Việc dự trữ tiền mặt luôn luôn đảm bảo mức tối thiểu theoquy định cho phép để thuận lợi đảm bảo cho việc thanh toán tức thời cho cáckhách hàng nhỏ lẻ, tạm ứng cho nhân viên; các chứng từ liên quan đến tiềnmặt được kí duyệt, kiểm tra chặt chẽ theo đúng thẩm quyền của từng người;công ty phân chia nhiệm vụ quản lí tiền mặt cho thủ quỹ cuối mỗi ngày thủquỹ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt của mình và đến cuối tháng thì kế toánvốn bằng tiền sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu với thực tế để tránh được nhữnghiện tượng gian lận

 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ

Để hạch toán nguồn vốn bằng tiền, các chứng từ thờng đợc sử dụng baogồm: Giấy báo nợ( có ) của ngân hàng, phiếu thu, chi tiền mặt, uỷ nhiệm thu,chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng và các chứng từ có liênquan khác Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt như sơ đồ Riêng với tiềngửi ngân hàng thì quy trình luân chuyển tương tự như thế chỉ khác ở chỗ thay

vì lập các phiếu thu, chi như tiền mặt, thì khi có nghiệp vụ tăng giảm tiền gửingân hàng, kế toán lập uỷ nhiệm thu, chi làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết tiềngửi ngân hàng, chứng từ ghi sổ Cuối mỗi tháng đối chiếu số liệu trên sổ chitiết tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng

Phiếu thu phiếu, phiếu chi được lập 3 liên, một liên giao cho khách hàng, 1liên giao cho thủ quỹ để làm căn cứ thu chi tiền và ghi sổ quỹ, còn 1 liên giaocho kế toán vốn bằng tiền để ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

và làm căn cứ để hạch toán vốn bằng tiền

Lập chứng từ:

- Giấy đề nghị tạmứng

- Giấy đề nghị nộp,lĩnh tiền và kèm theocác chứng từ gốc liên

Ngời đề nghị thu

, chi

Kế toán

duyệtThủ quỹ

- Nhận và kiểm kê tiền