Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại 423

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại 423

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của đất nước, trong những năm qua ngành xây dựng

cơ bản ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thương trường, đóng góp

lớn vào sự phát triển chung của nền kinh tế

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đóng vai trò

chủ yếu của quá trình sản xuất và là tiên đề để hình thành nên sản phẩm mới Đặc

biệt ngành xây dựng giao thông, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong

chi phí sản xuất (70% - 80%) Do đó muốn tối đa hóa lợi nhuận, bên cạnh việc sử

dụng đúng, đủ nguyên vật liệu doanh nghiệp còn phải sử dụng tiết kiệm, hiệu quả

nguyên vật liệu Hơn nữa, vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho

do đó việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất đồng thời

kiểm tra, giám sát được định mức tiêu hao nguyên vật liệu, ngăn chặn việc sử dụng

lãng phí vật liệu Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các

công cụ quản lý mà kế toán là công cụ giữ vai trò chủ đạo

Kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp huy động

và sử dụng vốn có hiệu quả do tổ chức hợp lý việc cung cấp và dự trữ.Nhận thức

được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết

phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu của Công

ty, với những kiến thức thu được trong quá trình học tập và trong thời gian tìm hiểu

tại Công ty cổ phần Xây dựng và thương mại 423, em đã chọn đề tài: “ Kế toán

nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại 423 ” gồm 3

CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU

1 Khái niệm vật liệu trong doanh nghiệp

Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua

ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

để chế tạo ra sản phẩm

Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho, được doanh

nghiệp mua sắm, dự trữ trong quá trình sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn lưu

động

2 Đặc điểm của nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã trải qua tác động của lao động con

người và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản

phẩm

Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật

liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành

thực thể của sản phẩm

VD: xăng, dầu, nhớt, … bị tiêu hao toàn bộ;

Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của vật liệu sẽ

được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để đáp ứng tốt yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, kế toán có các nhiệm vụ chủ

yếu sau đây

– Tổ chức, thực hiện việc phân loại NVL theo các tiêu chuẩn phù hợp với

yêu cầu quản lý và ghi chép kế toán

– Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương

pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại Công ty để ghi chép phản ánh kịp thời, đầy

đủ, chính xác tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu trong quá trình sản

xuất kinh doanh để cung cấp thông tin cho việc tập hợp chi phí SXKD và xác đing

giá vốn hàng bán

– Kiểm tra và giám sát việc chấp hành các định mức chi phí, kế hoạch thu

mua, giá cả, chi phí thu mua cũng như việc thực hiện các chế độ quản lý và chế độ

kế toán nguyên vật liệu do nhà nước quy định

4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh

đòi hỏi phải quản lý chúng chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở các khâu: từ

thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng

Để có đủ NVL đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp thì nguồn cung cấp chính là do thu mua Do đó ở khâu thu mua đòi hỏi phải

quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu

mua và cả tiến độ về thời gian thu mua phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh

của doanh nghiệp

NVL phải được bảo quản dự trữ, tổ chức kho hàng, bến bãi và có chế độ bảo

quản và xác định được định mức dự trữ đảm bảo được chất lượng của vật tư

II/ PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

1 Phân loại nguyên vật liệu

Dựa vào nội dung, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp NVL được chia thành :

– Nguyên vật liệu chính : Là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia

công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu cảu sản phẩm

– Nguyên vật liệu phụ : Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình

sản xuất được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và tăng chất lượng

sản phẩm, tăng chất lượng NVL chính

– Nhiên liệu, năng lượng : Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong

quá trình sản xuất kinh doanh như : than, củi, xăng, dâu, khí đốt Nhiên liệu có

những yêu cầu kỹ thuật quản lý khác nhau với vật liệu phụ thông thường

– Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Là các loại vật liệu và thiết bị phục

vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo tài sản cố định

– Phụ tùng thay thế : Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa tài

sản cố định của doanh nghiệp Phục vụ cho hoạt động của tài sản cố định dòi hỏi

doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế

– Vật liệu khác : Những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại vật liệu

trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu

được từ việc thanh lý TSCĐ

2 Đánh giá nguyên vật liệu

2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL

Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thu nguyên tắc sau đây :

– Nguyên tắc giá gốc : áp dụng theo chuẩn mực kế toán số 02 “ hàng tồn

kho” thì NVL phải được đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay còn được gọi là trị giá

vốn thực tế của NVL là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được NVL đó

tại thời điểm hiện tại

Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL còn phải được tiến hành theo các

thời điểm cụ thể sau :

• Tại thời điểm mua

• Tại thời điểm nhập kho

• Tại thời điểm xuất kho

• Tại thời điểm xác định là tiêu thụ

– Nguyên tắc thận trọng

– Nguyên tắc nhất quán

2.2 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế

2.2.1 Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho : được xác định theo từng nguồn

nhập

– Đối với NVL mua ngoài : trị giá vốn thực tế của NVL được xác định như

ngoài đơn mua được hoàn lại nếu có

– Đối với NVL tự gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế được các định là :

Trị giá vốn thực tế Trị giá thực tế của Chi phí gia

của NVL tự gia = NVL xuất dùng để + công, chế

công chế biến gia công, chế biến biến

– Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế NVL

– Đối với vật tư nhận góp vốn liên doanh liên kết, vốn góp cổ phần thì trị giá

vốn thực tế là giá được các bên tham gia góp vốn liên doanh chấp nhận

– Đối với các loại phế liệu thu hồi thì giá thực tế của nó được xác định là giá

ước tính hoặc xác định theo giá sử dụng để định giá

2.2.2 Trị giá vốn thực tế hàng xuất kho:

Theo chuẩn mực số 02 “hàng tồn kho”, thì trị giá thực tế của NVL xuất kho

xác định theo các phương pháp sau đây:

+ Phương pháp nhập trước xuất trước :

Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho được xác định

trên cơ sở giả định là NVL nào nhập trước sẽ xuất trước theo đơn giá của lần nhập

đó Do đó, giá trị của NVL tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của lần nhập sau

cùng

+ Phương pháp nhập sau, xuất trước:

Phương pháp này dựa trên giả định lô hàng nào nhập sau thi sẽ xuất trước

theo đơn giá của lần nhập đó Trị giá NVL tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của

những lần nhập đầu tiên

+ Phương pháp thực tế đích danh :

Theo phương pháp này, khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng NVL

xuất kho thuộc từng lô hàng và đơn giá vốn thực tế lô hàng đó để tính trị giá vốn

thực tế của NVL xuất kho

+ Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp này thì tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho được tính

căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, được xác định

theo công thức:

Trị giá vốn thực tế của Số lượng NVL Đơn giá bình

NVL xuất kho = xuất kho x quân gia quyền

Trong đó, đơn giá bình quân gia quyền được xác định theo 1 trong 3 cách

sau:

– Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thưc tế

Đơn giá bình quân = NVL tồn đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ

cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn Số lượng NVL nhập

đầu kỳ + trong kỳ

– Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập

Trị giá vốn thực tế của Trị giá vốn thực tế

– Đơn giá bình quân gia quyền tồn đầu kỳ

2.3 Đánh giá NVL theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghệp mua vật tư thường xuyên có biến động về giá cả,

khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá NVL Giá

hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định phục vụ cho công tác hạch toán chi

tiết NVL và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài, ít

nhất là một kỳ kế toán năm Hàng ngày, kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi

tiết NVL, cuối kỳ kế toán phải tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho để ghi

sổ kế toán tổng hợp theo hệ số giá(H)

Sau đó tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo công thức:

Trị giá vốn thực tế của Trị giá hạch toán x Hệ số giá

(H)

NVL xuất trong kỳ = của NVL xuất kho

Trong từng cách đánh giá đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp

dụng nhất định Do đó doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất

kinh doanh yêu cầu quản lý, khả năng, trình độ của cán bộ kế toán cũng như các

điều kiện về trang bị khoa học kỹ thuật, phương tiện tính toán mà lựa chọn phương

pháp để đánh giá NVL cho thích hợp

III/ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

1 Chứng từ sử dụng Theo quy đinh số 15 ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính, các chứng

từ về kế toán NVL bao gồm:

− Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)

− Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)

− Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03- VT)

− Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04- VT)

− Biên bản kiểm kê vật tư, CCDC, hàng hóa (mẫu 05- VT)

− Bảng kê mua hàng (mẫu 06- VT)

− Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu 02 GTGT- 3LL)

− Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (mẫu

04/GTGT)

− Bảng phân bổ NVL,CCDC (mẫu 07- VT)

− Và một số các loại chứng từ khác tùy theo yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp

2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán sử dụng các sổ the kế toán chi tiết

sau:

− Sổ (thẻ)kho

− Sổ (thẻ)kế toán chi tiết nguyên vật liệu

− Sổ đối chiếu luân chuyển

3 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

3.1 Phương pháp thẻ song song

+ Ở kho :

Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho NVL

trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nhưng chỉ ghi chép về mặt số lượng Thủ kho

phải xắp xếp thẻ kho theo từng loại, nhóm NVL để tiện cho công việc kiểm tra, đối

chiếu Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho phải kiểm tra chuyển chứng từ nhập, xuất

cho phòng kế toán và phải kiểm tra đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho thực tế

+ Ở phòng kế toán

Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép, phản ánh tình

hình nhập, xuất của từng loại vật liệu về giá trị và số lượng Việc ghi chép sổ (thẻ)

kế toán chi tiết phải được thực hiện hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được

chứng từ do thủ kho chuyển đến Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số liệu trên sổ

kế toán chi tiết về mặt lượng để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và tổng hợp số

liệu về giá trị trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp

NVL

– Trình tự ghi chép : Sơ đồ 1- phụ lục trang 1

– Ưu điểm : Phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu và dễ

phát hiện sai sót trong ghi chép kế toán và công tác quản lý

– Nhược điểm : Tuy nhiên trong phương pháp này thi việc ghi chép còn

trùng lắp giữa kho và kế toán(cùng theo dõi số lượng), khối lượng ghi chép còn

nhiều Nếu có nhiều loại NVL thì việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu sẽ khó khăn và

hạn chế kịp thời của việc kiểm tra, giám sát trong công tác quản lý

– Pham vi áp dụng : Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có

ít chủng loại NVL, việc nhập- xuất diễn ra không thường xuyên

3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

+ Ở kho :

Thủ kho cũng sử dụng sổ (thẻ) kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho

NVL trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nhưng chỉ ghi chép về mặt số lượng

+ Ở phòng kế toán

Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh và tổng hợp

số nhập, số xuất và tồn kho cuối tháng của từng loại NVL cả về mặt số lượng và

giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi một vào

cuối tháng dựa vào các chứng từ nhập, xuất NVL Mỗi loại NVL được ghi vào một

dòng trên sổ

Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra, đối chiếu trên sổ

đối chiếu luân chuyển với thẻ kho về số lượng và với sổ kế toán tổng hợp về mặt

giá trị

– Chứng từ ghi chép : Sơ đồ 2- phụ lục trang 2

– Ưu điểm : Giảm được khối lượng công việc của kế toán vì chỉ thực hiện

vào cuối tháng

– Nhược điểm : Việc ghi chép vẫn trùng lặp và không được đều đặn trong

tháng, do vậy hạn chế việc điều tra

3.3 Phương pháp số dư

+ Ở kho

Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho đẻ ghi chép như 2 phương pháp trên Đồng thời

cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng loại NVL

vào cột số lượng Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi chép

+ Ở phòng kế toán

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán mở sổ chi tiết ghi theo giá hạch toán về

nhâp-xuất-tồn theo thẻ kho Và khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế

toán tính toán và ghi vào cột số dư bằng tiền Định kỳ kế toán NVL kiểm tra việc

ghi ở thẻ kho và tính số dư vào cuối tháng, phải kê số dư cả về số lượng, giá trị

hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết kế toán

– Trình tự ghi chép : sơ đồ 3- phụ lục trang 3

– Ưu điểm : Giảm nhẹ được khối lượng công việc, đảm bảo tính kịp thời của

việc ghi sổ Kết hợp chặt chẽ công việc giữa kế toán và thủ kho Công việc chia đều

trong tháng

– Nhược điểm : Vì dùng giá hạch toán nên tính chính xác chưa cao, cuối

tháng kế toán phải điều chỉnh để xác định giá trị thực tế

IV/ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU

1 Phương pháp kê khai thường xuyên

1.1 Đặc điểm

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán tổ chức ghi chép

một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho của NVL trên

tài khoản vật tư, hàng tồn kho

Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán

được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán

1.2 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm NVL

theo giá trị vốn thực tế Kết cấu của tài khoản này như sau:

- Bên Nợ ghi

• Phản ánh trị giá gốc của vật liệu xuất kho

• Số tiền điều chỉnh tăng khi đánh giá lại NVL

• Trị giá vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

- Bên Có ghi

• Phản ánh trị giá gốc của vật liệu kho xuất kho

• Khoản chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua

• Số điều chỉnh giảm khi đánh giá lại

• Giá trị NVL hao hụt, mất mát khi kiểm kê hoặc trả lại người bán

- Dư nợ : Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho

Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho đơn vị kế toán nguyên vật liệu căn cứ

vào hóa đơn và phiếu nhập kho để phản ánh vào TK 152 - nguyên vật liệu ghi:

Nợ TK152 - nguyên vật liệu (giá mua chưa thuế)

Nợ TK 133(1)

Có TK 111, 112, 331 Khi xuất nguyên liêu vào sản xuất kinh doanh kế toán theo dõi phản ánh TK

liên quan

Nợ TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK liên quan - 627.642.641

Có TK 152 - nguyên vật liệu

* Tài khoản 151- Hàng đang đi trên đường

Tài khoản này phản ánh giá trị thực tê các loại vật tư, hàng hóa mua ngoài

thuộc quyền sở hữu chủa doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho Kết cấu tài khoản

như sau:

- Bên Nợ ghi:

• Giá trị hàng mua đang đi đường

- Bên có ghi:

• Giá trị vật tư đi đường được nhập kho hoặc đưa vào sử dụng

- Dư nợ: Trị giá hàng mua đang đi đường hiện còn

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như TK 111,

112, 113, 141, 311, 331, 333

1.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu : Sơ đồ 4- phụ lục trang 4

2 Phương pháp kiểm kê định kỳ:

2.1 Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán trên cơ sở các kết

quả kiểm kê thực tế Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho hàng ngày được phản

ánh trên tài khoản “mua hàng”

Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho căn cứ vào kết quả kiểm

kê cuối kỳ để tính, theo công thức:

Trị giá vốn thực Trị giá vốn thực Trị giá vốn thực Trị giá vốn

thực

tế của NVL xuất = tế của NVL tồn + tế của NVL nhập – tế NVL tồn

kho trong kỳ kho đầu kỳ kho trong kỳ kho cuối kỳ

2.2 Tài khoản sử dụng

Để ghi chép NVL theo phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng

* Tài khoản 611 “mua hàng”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm NVL trong kỳ của

doanh nghiệp theo trị giá vốn thực tê Kết cấu của tài khoản này như sau:

- Bên Nợ ghi :

• Kết chuyển giá trị vật tư tồn đầu kỳ từ các TK 152, 151

• Trị giá thực tế NVL tăng trong kỳ

- Bên Có ghi :

• Kết chuyển trị giá NVL tồn kho cuối kỳ

• Trị giá thực tế NVL giảm trong kỳ

– Tài khoản không có số dư cuối kỳ và có 2 tài khoản cấp 2

+ TK 6111 : Mua nguyên vật liệu

+ TK 6112 : Mua hàng hóa

* Phương pháp hạch toán :

Đầu kỳ kế toán kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, kế toán

ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152 – Nguyên vật liệu Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê định kỳ xác định giá trị nguyên vật liệu

kế toán ghi

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Có TK 611 – Mua hàng – TK 152 và TK 151 : hai TK này chỉ phản ánh hàng mua đang đi đường và

trị giá NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ

2.3 Phương pháp hạch toán kế toán : Sơ đồ 5- phụ lục trang 5

3 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu

3.1 Kế toán kiểm kê NVL:

* Khái niệm : Kiểm kê là một trong các biện pháp quản lý vật tư, tài sản

Kiểm kê vật tư là việc cân, đo, đong, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá lại chất

lượng, giá trị của vật tư, nguồn hình thành có tại thời điểm kiểm kê và đối chiếu số

liệu trên sổ sách kế toán

Mục đích của việc kiểm kê vật tư là xác định số thực có và chất lượng hiện

trạng các loại vật tư của doanh nghiệp

* Thời điểm kiểm kê :

− Kiểm kê định kỳ vào cuối năm tài chính

− Khi chia tách, hợp nhất, giải thể, phá sản doanh nghiệp

− Khi mua bán, cho thuê doanh nghiệp

− Khi chuyển đổi hình thức sở hữu

− Khi gặp thiên tai hay rủi ro bất thường

* Phương pháp kiểm kê

- Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu:

+ Khi chưa rõ nguyên nhận, kế toán ghi

Nợ TK 138 (1) hao hụt chưa rõ nguyên nhân

Có TK 152 (611)

+ Sau đó căn cứ quyết định sử lý

Xác định thiếu hụt do hao hụt trong định mức:

- Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:

+ Căn cứ biên bản kiểm kê :

Nợ TK 152 (611)

Có TK 338(1)

+ Sau đó căn cứ vào quyết định sử lý, kế toán có thể ghi giảm chi phí

QLDN hoặc vào thu nhập khác:

Nợ TK 338 (1)

Có TK 642 - Giảm chi phí QLDN

Có TK 711 - Thu nhập khác

3.2 Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu

* Khái niệm: Đánh giá lại vật tư hàng hóa là việc tính toán xác định lại giá

trị vật tư, hàng hóa khi có quyết định của Nhà nước, khi chia tách, giải thể

* Thời điểm đánh giá lại :

− Khi có quyết định của Nhà nước

− Khi đem góp vốn liên doanh

− Khi chia tách hợp nhất, giải thể, phá sản

− Khi chuyển đổi hình thức sở hữu của doanh nghiệp

* Tài khoản sử dụng : TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản

TK này có kết cấu như sau

- Bên Nợ ghi:

• Phản ánh số chênh lệch giảm do đánh giá lại

• Xử lý chênh lệch tăng do đánh giá lại

- Bên Có ghi :

• Phản ánh số chênh lệch tăng do đánh giá lại

• Xử lý số chênh lệch giảm do đánh giá lại

- Dư Nợ : Số chênh lệch giảm chưa xử lý

- Dư Có : Số chênh lệch tăng chưa xử lý

- Căn cứ quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền khoản chếnh lệch do

đánh giá lại, kế toán có thể ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp

vào cuối năm tài chính Áp dụng TK 411 412

+ Nếu ghi tăng nguồn vốn kinh doanh

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

XD&TM 423

I/ VÀI NÉT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XD & TM 423

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

+ Tên gọi : Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại 423

+ Mã số thuế : 2900324586 tại cục thuế Nghệ An

+ Công ty có trụ sở chính tại số 61 -Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh - Nghệ An

+ Điện thoại : (0383)3533132 Fax : (0383)853395

+ Tài khoản số 510.10.00.0000.104 tại Sở Giao Dịch Ngân Hàng Đầu Tư và

Phát Triển Nghệ An

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ phần số 270300505 do

Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Nghệ An ngày 10/03/2005

Tên gọi đầu tiên của Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại 423 là Đoàn

thi công cơ giới 253 thành lập vào ngày 26/3/1969

Trải qua gần 35 năm với 5 lần đổi tên Ngày 10/03/2005 căn cứ vào quyết

định số 3324/QĐ – BGTVT của Bộ Giao thông vận tải về phê duyệt phương án

chuyển Công ty Công trình giao thông và Thương mại 423 thành Công ty Cổ phần

Xây dựng và Thương mại 423 Sau gần 40 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty

Cổ phần Xây dựng và Thương mại 423 ngày nay đã thực sự lớn mạnh về quy mô

sản xuất cũng như tạo được uy tín trên thi trường cả nước Hiện nay công ty có

tổng số vốn kinh doanh là: 114,724,530,000 đồng Và các công trình giao thông lớn

nhỏ trên địa bàn trong tỉnh và trong cả nước tính từ khi thành lập đến nay mà công

ty đã tham gia thi công lên đến hàng ngàn công trình.Các công trình trọng điểm

như: Công trình Cảng Vũng Áng, Công trình Đường Quốc lộ 12 xuyên Lào, Công

trình Quốc lộ 1A Công trình Đường Cao tốc Sài gòn – Trung Lương Dưới sự

lãnh đạo của Đảng uỷ, Ban giám đốc Công ty từ các phòng nghiệp vụ đến các đoàn

thể tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên đều một lòng nhất trí vượt qua thử thách

trong quá trình hội nhập của đất nước để đưa tập thể công ty hoàn thành xuất sắc

nhiệm vụ của mình

2 Chức năng, nhiệm vụ và tình hình kinh doanh của công ty CP Xây dựng

và Thương mại 423

Là Công ty chuyên thi công các công trình giao thông trên địa bàn hoạt động

sản xuất kinh doanh rộng, sản phẩm chủ yếu là nâng cấp, sửa chữa, làm mới các

công trình đường bộ hoặc hệ thống thoát nước, vì vậy Công ty có chức năng nhiệm

vụ đa dạng, nhưng nhiệm vụ của Công ty sau khi thành lập cho đến nay vẫn là thi

công xây dựng các công trình giao thông

- Xây lắp các công trình nội bộ Thi công các công trình giao thông

- Sản xuất gia công vật liệu xây dựng

- Tổ chức mua bán vật tư, thiết bị xây dựng giao thông, phương tiện vận tải

- Cho thuê thiết bị vận tải và thiết bị thi công

- Dịch vụ cung ứng một số mặt hàng chuyên ngành có khối lượng lớn như:

Dầm thép, nhựa đường

- Xây dựng, sửa chữa các loại cầu vừa và nhỏ, các kè đá, cống, rãnh thoát

nước

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Cty CP XD & TM 423

Bộ máy quản lý của Công ty được phân cấp nhu sau: Sơ đồ 6- phụ lục trang

6

- Giám đốc: là người giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, là người đại

diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, đại diện cho toàn bộ quyền lợi của cán

bộ công nhân viên trong Công ty, nên chịu mọi trách nhiệm và quyền hạn trong

việc đưa ra các quyết định phương hướng và kế hoạch dự án sản xuất kinh doanh

cùng với các chủ trương lớn của Công ty

- Phó giám đốc: là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc, chỉ đạo điều hành

những công việc giám đốc giao cho và được ủy quyền khi giám đốc vắng mặt

Các phòng ban có chức năng và trách nhiệm như sau

- Phòng kinh doanh: Là phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc về

kế hoạch và hoạt động kinh doanh, tổ chức hạch toán và tổng hợp báo cáo kết quả

sản xuất kinh doanh, Nghiên cứu thị trường, giá cả trong và ngoài nước đề ra chính

sách và chiến lược sản xuất kinh doanh, trình ban giám đốc công ty phê duyệt

- Phòng thương mại: Là phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc về

hoạt động giao dịch, tiếp thị, tính toán, nghiên cứu thị trường, đề ra các chính sách

về giá cả đồng thời đề ra các chính sách, phương châm tổ chức sản xuất và tiêu thụ

trên các thị trường kể cả trong và ngoài nước

- Phòng tài chính kế toán: Cung cấp thông tin về tình hình tài chính một

cách chuẩn xác, cập nhật Tổ chức kiện toàn công tác kế toán trong Công ty Lập và

thu thập kiểm tra chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, cung cấp số liệu,

lập báo cáo, bảo quản lưu trữ tài liệu chứng từ phần sản xuất kinh doanh của Công

ty

- Phòng kế hoạch: Là phòng có chức năng trong công tác quản lý kế hoạch,

đầu tư , giá cả, hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế

- Phòng kỹ thuật: Là phòng có chức năng về quản lý kỹ thuật thi công cầu,

đường bộ theo chức danh ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phòng vật tư - thiết bị: Là phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc

Công ty trong lĩnh vực mua sắm và quản lý vật tư - thiết bị bao gồm: Công tác cung

cấp, quản lý các loại vật tư phục vụ các công trình và các hoạt động trong Công ty

Tổ chức hệ thống kho bãi quản lý vật tư - thiết bị

- Phòng hành chính: Là phòng có chức năng tổ chức thực hiện trong lĩnh vực

đối ngoại, quản lý nội chính của Công ty

- Phòng TCCB - LĐTL: Là phòng có chức năng trong việc tổ chức thực hiện

công tác tổ chức về sản xuất, tổ chức về công tác quản lý cán bộ, công tác quản lý

lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật và bảo vệ chính trị nội

bộ của Công ty

4 Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất thi công xây lắp của Công ty CP

XD & TM 423

Sơ đồ 7- phụ lục trang 7

Như chúng ta biết qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm luôn là một trong

những căn cứ quan trọng để xác định đối tượng tập hợp chi phí Trên cơ sở đó xác

định đúng đối tượng tính giá thành sản phẩm xây lắp và lựa chọn phương pháp tính

giá thành phù hợp

5 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua một số năm

Là Công ty gần 40 năm thành lập, và đã có các công trình giao thông lớn

nhỏ trên địa bàn trong tỉnh và trong cả nước tính từ khi thành lập đến nay mà công

ty đã tham gia thi công lên đến hàng ngàn công trình Và trong những năm gần đây

do tình hình kinh tế bất ổn chịu sự ảnh hưởng chung của tình hình suy thoái kinh tế

toàn cầu nhưng Công ty xây dựng 423 vẫn đạt được các chỉ tiêu do lãnh đạo đề ra

Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công

ty qua một số năm gần đây nhất ( xem phụ lục trang 8)

Tổng doanh thu năm 2007 so với năm 2008 tăng 18,743,568 ngàn đồng

tương ứng với 13,23% do Công ty nhận được nhiều công trình, hoàn thành tốt và

cũng do Công ty hoạt động các dịch vụ thương mại được tốt

Riêng quý I /2009 doanh thu Công ty đã đạt 50,180,000,000đ

Qua chỉ tiêu sơ bộ trên ta thấy Công ty đạt được thành tích rất tốt Từ đó

khẳng định vị thế Công Ty trong lĩnh vực thi công cũng như lĩnh vực kinh doanh

thương mại, tạo điều kiện nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và qui mô sản xuất kinh doanh, Công

ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán tại công ty (xem

sơ đồ – phụ lục trang 9)

Các bộ phận kế toán có chức năng, nhiệm vụ được phân công cụ thể như sau:

- Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ

công tác kế toán, tài chính, thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý

mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và

điều lệ kế toán trưởng hiện hành Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính, tín dụng và chịu

trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và kế toán trưởng Tổng Công ty về toàn bộ

công tác tài chính kế toán của Công ty Đồng thời tổ chức công tác phân tích hoạt

động kinh tế

-Phó kế toán trưởng: Giúp Kế toán trưởng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ

công tác kế toán, tài chính, thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý

mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và

điều lệ kế toán trưởng hiện hành

- Bộ phận kế toán tổng hợp: Hình dung được toàn bộ công việc được giao

cho mình và từng bộ phận kế toán chi tiết Giúp kế toán trưởng lập tất cả các báo

cáo tài chính hiện hành

- Bộ phận kế toán vật tư, tài sản: Theo dõi việc xuất nhập kho theo báo cáo

của thủ kho Kết chuyển chi phí để tính giá thành sản phẩm xây lắp

- Bộ phận kế toán ngân hàng, thanh toán quỹ: Theo dõi tiền vay, tiền gửi

ngân hàng Theo dõi các khoản thu, chi toàn Công ty, các khoản tạm ứng Theo dõi

thanh toán với ngân sách, thanh toán nội bộ, thanh toán với nhà cung cấp, các

khoản phải thu khách hàng

- Bộ phận kế toán thuế, BHXH: Hàng ngày tiến hành tập hợp thuế đầu vào

và thuế đầu ra trong phát sinh toàn Công ty, hàng tháng lập bảng kê, thuế (kèm theo

các chứng từ hợp lệ ) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui định của Nhà

nước để đưa vào chi phí, cuối năm mua BHYT, BHXH cho công nhân viên của

Công ty

2 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty

+ Chế độ kế toán áp dụng : chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006

+ Hình thức tổ chức kế toán là “Chứng từ ghi sổ” (phụ lục tr 10), và sử

dụng phần mềm kế toán máy FAST 2006

+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Phuơng pháp kê khai thường xuyên

+ Niên độ kế toán theo năm dương lịch, từ 01/01/N đến 31/12/N

+ Kỳ lập báo cáo tài chính của công ty là : Tháng, Quý, Năm

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng : VND

+ Phương pháp khấu hao : theo phương pháp đường thẳng

+ Phương pháp khoán chi tiết vật tư : thẻ song song

Cuối mỗi quý, năm tài chính kế toán trưởng chịu trách nhiệm cộng số phát

sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, rút số dư cho từng tài khoản sau lạp bảng cân

đối phát sinh từ đó lập báo cáo tài chính

Nội dung báo cáo tài chính:

• Bảng cân đối kế toán – mẫu 01- DN

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – mẫu 02- DN

• Báo cáo lưu chuyển tiền tề – mẫu 03- DN

III/ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 423

1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần XD & TM 423

Công ty cổ phần XD & TM là công Ty có quy trình hoạt động chuyên thi

công các công trình giao thông vận tải và tổ chức mua sắm cung ứng các loại vật

tư thiết bị, sản xuất vật liệu gia công và dầm cầu, xây lắp các công trình nội bộ, xây

dựng và sửa chữa các công trình cầu cống, kè rãnh thoát nước lớn nhỏ

Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều loại có vai trò và công dụng khác

nhau do đó việc phân loại nguyên vật liệu là cần thiết để góp phần hạch toán đúng

chi phí của từng loại nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Phân loại nguyên vật liệu trong công ty như sau:

- Nguyên vật liệu chính : là những nguyên liệu mà sau quá trình chế biến tạo

- Nguyên vật liệu phụ : Là các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với nguyên

vật liệu chính Vật liệu phụ gồm : phụ gia bê tông, dây

- Nhiên liệu bao gồm : xăng, dầu, dầu nhớt, chất đốt

- Phụ tùng thay thế là bao gồm vật liệu thay thế, sửa chữa TSCĐ của công ty

gồm các loại như lốp, nhíp, phanh, bơm cao áp

- Vật liệu khác

2 Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty

2.1 Giá thực tế NVL nhập kho

Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài, có một số ít

nguyên vật liệu phục vụ cho thi công cầu đường do đội sản xuất Vật liệu của Công

ty sản xuất được nhưng không đáng kể do đó để đánh giá vật liệu nhập kho Công ty

(giá chưa thuế TGTG)

Ví dụ : Phiếu nhập kho số 72 ngày 24/10/2008 Công ty nhập nhựa đường

Singapo do Bà Lạc mua tại Hãng nhựa đường SHELL- Cửa Lò: 100.000kg với giá

ghi trên hóa đơn 260.000.000 đ chưa bao gồm thuế GTGT Chi phí vận chuyển chi

bằng tiền mặt 1.250.000 đ Vậy trị giá vốn thực tế của lô hàng này là :

260.000.000 + 1.250.000 =261.250.000 đ

Khi vật tư về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm theo dõi, bảo quản, sắp xếp

bố trí vật liệu trong kho một cách khoa học hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và

thuận tiện cho việc theo dõi Nhập - Xuất – Tồn

2.2 Đánh giá NVL xuất kho

Do tính chất quản lý chỉ đạo sản xuất trực tiếp, tập trung, vật liệu trong kho

của Công ty chủ yếu xuất xuống cho các đội đang thi công tại chân công trình các

đội Công trình do làm các công trình ở xa Công ty nên Công ty xuất qua đội, đội

trực tiếp nhận là chính

Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ sản xuất sản phẩm Đặc biệt căn cứ vào khối

lượng sản phẩm và định mức tiêu hao vật tư, phòng kinh doanh, phòng vật tư chủ

động đối chiếu vật tư hiện có trong kho để viết phiếu cấp phát vật tư cho đội công

trình, cho từng đối tượng sử dụng theo số lượng do Giám đốc Công ty duyệt

Ví dụ: phiếu xuất kho số 91 ngày 25/10/2008.(xem phụ lục trang 11)

Tại phòng kế toán, kế toán định khoản:

Nợ TK 621 (Đội CT1 - Thi công QL 8A) 46.819.300đ

Có 1521 (Chi tiết đá 1x2; 0,5; 2x4) 42.563.000đ

3 Kế toán chi tiết tại Công ty cổ phần XD & TM 423

* Chứng từ sử dụng:

- Công ty cổ phần xây dựng và thương mại 423 áp dụng chứng từ kế toán

quy định ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính các chứng từ kế toán về NVL bao gồm:

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hàng hoá (Mẫu 05-VT)

Trong các chứng từ trên, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ và biên bản kiểm

kê là các chứng từ hướng dẫn, còn lai là các chứng từ bắt buộc

Đối với chứng từ bắt buộc, phải được lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy

định về mãu biểu, nội dung phương pháp lập, đồng thời nguời phải chịu trách

nhiệm về các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ

Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về nguyên vật liệu được khái quát qua

sơ đồ ( xem phụ lục trang 12)

* Phương pháp kế toán chi tiết: Công ty áp dụng phương pháp kế toán chi

tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song trên cơ sở các chứng từ:

– Hoá đơn giá trị gia tăng

– Phiếu nhập kho

– Phiếu xuất kho

* Thủ tục nhập kho vật tư,: qua 3 chứng từ sau:

Hoá đơn (GTGT) của bên bán (biểu 1) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu 2)

Khi vật tư về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật liệu trong kho

một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi

Nhập - Xuất - Tồn Phiếu nhập kho được ghi thành 3 liên

Liên 2: giao cho cá nhân để giảm nợ (Bà Hoàng Thị Lạc) kèm Hoá đơn

GTGT

Liên 3: giao cho kế toán vật liệu để vào thẻ kho

Liên 1: lưu tại gốc

Ví dụ : Thẻ kho của NVL đá 1 x 2 tháng 10/2008 (xem phụ lục trang 13)

Phiếu nhập phải ghi rõ số phiếu nhập, ngày tháng năm lập phiếu, họ tên

người lập và phải có đầy đủ chữ ký những người liên quan

Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật tư do thủ kho chuyển đến, kế

toán tiến hành phân loại, sắp xếp số thứ tự phiếu nhập kho, phiếu xuất kho riêng

cho từng loại vật liệu và ghi vào thẻ kho, kế toán theo dõi cho cả năm, kế toán lập

bảng chi tiết mua nguyên vật liệu Cuối tháng lấy số liệu từ bảng kê tổng hợp nhập

kho NVL kế toán vào chứng từ ghi sổ

4.2 Khi xuất kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ sản xuất sản phẩm Đặc biệt căn cứ vào khối

lượng sản phẩm và định mức tiêu hao vật tư, phòng kinh doanh, phòng vật tư chủ

động đối chiếu vật tư hiện có trong kho để viết phiếu cấp phát vật tư cho đội công

trình, cho từng đối tượng sử dụng theo số lượng do Giám đốc Công ty duyệt Cụ

thể thống kê vật tư căn cứ vào nhu cầu của từng đối tượng sản phẩm như làm nền

đường, mặt đường, rải thảm, gia công mới khuôn cống

Phiếu xuất kho vật tư cũng được ghi làm 3 liên:

+ 1 liên giao cho thủ kho lưu tại gốc để ghi thẻ, + 1 liên giao cho phòng kế toán,

+ 1 liên giao cho đơn vị nhận hàng

Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán lập bảng kê chi tiết vật liệu cho đơn vị sử

dụng ( xem phụ lục trang 14) Lập bảng kê tổng hợp xuất vật liệu Lấy số liệu

từ bảng kê tổng hợp xuất vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Căn cứ vào các chứng từ

ghi sổ đó để vào sổ đăng ký chứng từ và vào sổ cái 152 ( phụ lục trang 15)

5 Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty cổ phần XD & TM 423 Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại 423 kế toán tổng hợp theo

phương pháp kê khai thường xuyên

* Tài khoản và sổ kế toán sử dụng:

5.1 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu:

– Phiếu nhập kho 20/10/2008 Bà lạc mua đá các loại của Công ty PTCN Hà

Tĩnh Công ty chuyển tiền mua đá theo UNC số 50 ngày 20/10/2008, thuế GTGT

10% Tiền Bà Lạc mua đá các loại số tiền là: 46.819.300đ

Tại phòng kế toán, kế toán vật tư định khoản:

Nợ TK 1521 42.563.000

Có TK 112 (TK 1121) 46.819.300đ

– Phiếu nhập kho số 72 ngày 24/10/2008 Công ty nhập 100.000kg nhựa

đường Singapo do Bà Lạc mua tại Hãng nhựa đường SHELL, đơn giá 2.600đ Thuế

GTGT 10% Công ty đề nghị trả vào tháng sau

Kế toán định khoản:

Nợ TK 1521 260.000.000đ

Nợ TK 1331 26.000.000đ

Có TK 331 286.000.000đ (Hãng SHELL - Cửa lò)

– Phiếu nhập kho số 79 ngày 26/10/2008 Công ty nhập 10.000lit dầu

Diezel do Bà Lạc mua tại Công ty xăng dầu Hà tĩnh, đơn giá 3.727,3đ/lit Thuế

GTGT 10% Công ty đã thanh toán ngay bằng tiền mặt

Kế toán định khoản: Nợ TK 1523 37.272.730đ

Nợ TK 1331 3.727.270đ

Có TK 111 41.000.000đ (Cửa hàng xăng dầu Hà tĩnh)

– Phiếu nhập kho số 85 ngày 30/10/2008 Công ty nhập 11.250kg xi măng do

Ông Long mua tại Công ty Vật tư Tổng hợp Nghệ An, đơn giá 9.500đ/kg Giá chưa thuế

106.875.000đ

Kế toán định khoản: Nợ TK 1522 106.875.000đ

Nợ TK 1331 10.687.500đ

Có TK 331 117.562.500đ (Cửa hàng VTTH Nghệ an)

* Căn cứ các phiếu nhập kho trong tháng 10/2008 kế toán vật tư lên bảng

kê vật liệu nhập kho:(xem phụ lục trang 16)

Theo hạch toán sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tổng hợp căn cứ vào

bảng kê vật liệu nhập kho

Và kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ số 01 sau: (xem phụ lục trang 17)

– Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu trong tháng 10/2008 từ chứng

từ ghi sổ số 02(phụ lục trang 18) Công ty đã chi tiền mặt trả chi phí bốc xếp nhựa

đường là 2,000,000 đồng đã bao gồm VAT

Từ chứng từ ghi sổ số 02 kế toán lập định khoản:

5.2 Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu:

- Ngày 26/10/2008, Công ty có phiếu xuất kho số 100, xuất 20.000kg nhựa

đường cho Đội Công trình 2 thi công đường QL 12A Quảng Bình, đơn giá 2.600đ/

kg

Kế toán định khoản:

Nợ TK 621 52.000.000đ (Chi tiết Công trình đường QL12A - QB)

Có TK 152(1) 52.000.000đ

- Ngày 28/10/2008, Công ty có phiếu xuất kho số 110, xuất 7.000lit dầu

điezel cho Đội Công trình 1 thi công đường QL 8A, đơn giá 3.727,3đ/lit

Kế toán định khoản:

Nợ TK 621 26.091.100đ (Chi tiết Công trình đường QL1A)

Có TK 152(3) 26.091.100đ

- Ngày 31/10/2008, Công ty có phiếu xuất kho số 120, xuất xi măng 7.000kg

cho Đội Công trình 2 thi công đường QL 12A, đơn giá 9.500đ/kg

Kế toán định khoản:

Nợ TK 621 66.500.000đ(Chi tiết Công trình đường 12A)

Có TK 152(2) 66.500.000đ

* Căn cứ phiếu xuất kho trong tháng 10 kế toán lên bảng kê vật tư xuất

kho ( xem phụ lục trang 18)

Lên bảng kê chi tiết TK 331 “ thanh toán người bán” (phụ lục trang 19)

Dựa vào bảng kê nguyên vật liệu xuất kho, kế toán lên bảng phân bổ số 2 –

phân bổ nguyên vật liệu (phụ lục trang 20)

Chứng từ ghi sổ số 03 xuất kho nguyên vật liệu toàn doanh nghiệp là

187.154.100đ (phụ lục trang 20)

Từ chứng từ ghi sổ số 03 kế toán lập định khoản:

Nợ TK 621: 187.154.100đ

Có TK152(1): 94.563.000đ

Có TK152(2): 66.500.000đ

Có TK 152(3): 26.091.100 đ

6 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần XD & TM 423

Công việc kiểm kê thường được tiến hành trước khi lập báo cáo tài chính, nhưng

công việc này cũng có thể tiến hành đột xuất khi có yêu cầu của cấp trên Ngoài ra khi

tiến hành kiểm nhận NVL mua về nhập kho cũng được coi là một trường hợp kiểm kê,

công tác kiểm kê này để xác định số lượng quy cách, chất lượng nguyên vật liệu trước

khi nhập kho

Trước khi tiến hành kiểm kê, Cong ty thành lập một ban kiểm kê bao gồm thành

viên ban giám đốc, nhân viên phòng kế toán, thủ kho và nhân viên thuộc các phòng

ban, khác có liên quan Sau khi tiến hành kiểm kê, kế toán tiến hành lập : Biên bản

kiểm kê vật tư, CCDC, hàng hóa” (mẫu 05- VT) và chuyển cho ban giám đốc để đưa ra

quyết định sử lý phù hợp

* Phương pháp hạch toán

- Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu:

+ Khi chưa rõ nguyên nhận, kế toán ghi

Nợ TK 138 (1)

Có TK 152 (611)

+ Khi có quyết định xử lý của ban giám đốc, kế toán ghi

Nếu do người sử dụng, bảo quản gây ra sau khi bồi thường số còn lại tính vào

giá vốn hàng bán:

Nợ TK 138 (8), 334, 111 - Số bồi thường

Nợ TK 632 - Tính vào giá vốn hàng bán

Có TK 138(1) - Số thiếu hụt

- Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:

+ Căn cứ biên bản kiểm kê :

Ví dụ : Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư tháng 10/2008(phụ lục trang 21) thấy

thừa 500 kg nhựa đường, đơn giá 2.600đ không xác định được nguyên nhân, ban giám

đốc quyết định cho vào thu nhập khác của công ty, kế toán hạch toán như sau :

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê

CHƯƠNG III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GÓP Ý VỀ KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI 423

1 Nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây dựng và

Thương mại 423

1.1 Ưu điểm

Dựa trên yêu cầu quản lý thực tế, công ty đã chọn hình thức kế toán phù hợp với

đặc thù công việc của một công ty xây dựng, Công ty đã ứng dụng máy vi tính vào

công tác kế toán, phần mềm kế toán được đưa vào sử dụng nhằm giảm bớt công việc,

đồng thời giúp các thành phần kế toán được thực hiện nhanh chóng, đưa ra những

thông tin kịp thời hữu ích cho công tác quản lý, kiểm tra, kiểm soát được số liệu chính

sác hiệu quả

Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung nên việc thống kê cũng như cập nhật số

liệu về nguyên vật liệu được đảm bảo kịp thời giúp cho các bộ phận sản xuất có thể

hoạt đông liên tục Đồng thời với sự nhỏ gọn của bộ máy kế toán đã giúp cho công việc

kế toán được nhanh và linh hoạt hơn trong việc hạch toán NVL

Các kế toán viên được phân công bổ nhiệm đúng với năng lực và trách nhiệm

nên đã giúp công tác kế toán được đảm bảo chính xác và kịp thời

Việc ghi chép sổ sách về kế toán NVL rõ ràng, đúng thời gian quy định, khi

xuất, nhập NVL công ty làm đúng quy trình, như lập phiếu nhập phiếu xuất và khi

thủ kho nhận các phiếu nhập, xuất này thì hành ghi vào thẻ kho

Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy, làm giảm khối lượng ghi chép của

công tác kế toán Nhờ vậy mà kế toán NVL nói riêng và kế toán viên nói chung có điều

kiện tập trung thực hiện các phần hành kế toán do mình phụ trách một cách khoa học,

đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ

1.2 Nhược điểm:

– Bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán của công ty còn phần nào mang tính bao cấp

do còn ảnh hưởng khi chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần nên hạn

chế tính năng hoạt động khi chuyển sang cơ chế thị trường Nhân viên kế toán nguyên

vật liệu của công ty có chuyên môn không cao, làm việc chủ yếu theo thói quen và kinh

nghiệm lâu năm

Mặt khác, Công ty CP XD & TM 423 là công ty chuyên về xây dựng nên NVL

trong công ty khá đa dạng, tình hình nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên, khối lượng

công việc rất nhiều Hơn nữa, hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức

chứng từ ghi sổ do đó khối lượng công việc nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra

thường được dồn vào cuối kỳ, phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ kế toán đông,

nhưng hiện tại công ty chỉ có một nhân viên kế toán NVL nên gặp nhiều khó khăn

trong việc hạch toán

– Công tác luân chuyển chứng từ : Địa bàn hoạt động của Công ty rộng khắp

trên cả nước Mặc dù các Đội đều có nhân viên kế toán lập, thu thập và gửi chứng từ về

văn phòng kế toán công ty nhưng việc giao nộp chứng từ của Đội tương đối chậm gây

khó khăn cho công tác hạch toán chỉ khi có sự hối thúc của phòng kế toán Công ty thì

kế toán Đội mới giao nộp chứng từ Điều này sẽ ảnh hưởng tới tính kịp thời trong việc

cung cấp thông tin cũng như tình hình theo dõi tiến độ thi công các công trình

– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tại Công ty Xây dựng và Thương mại

423, hầu hết vật liệu mua về (vật liệu thông thường) như cát, đá, sỏi đều được

chuyển đến tận chân công trình, không qua kho, tuy nhiên kế toán đội vẫn làm thủ tục

nhập kho, sau đó lại thực hiện xuất kho như vậy là không cần thiết và sai chế độ quy

định Việc tổ chức quản lý chi phí chưa được chặt chẽ, toàn diện Trong giá thành xây

lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm 1 tỷ trọng lớn vì thế tiết kiệm nguyên vật

liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hạ giá thành Tuy nhiên, việc quản lý nguyên

vật liệu ở Công ty vẫn còn 1 số vướng mắc do Công ty giao cho các đội xí nghiệp toàn

quyền mua nguyên vật liệu Điều này dẫn đến tình trạng khó kiểm soát tình hình thu

mua nguyên vật liệu và có khả năng làm tăng chi phí nguyên vật liệu trong giá thành

sản phẩm so với thực tế

– Phương pháp tính giá: Công ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế vật liệu

xuất kho theo giá thực tế đích danh Phương pháp này đòi hỏi công ty phải chú ý theo

dõi số lượng đơn giá theo dõi số lượng đơn giá vật liệu từng lô hàng Thực hiện

phương pháp này đơn giản nhưng khó theo dõi chính xác, nên dễ dẫn đến sai sót

2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công

ty cổ phần Xây dựng và thương mại 423

– Bộ máy kế toán của công ty : Do còn ảnh hưởng khi chuyển từ doanh

nghiệp Nhà nước sang Công ty cổ phần nên hạn chế tính năng động khi chuyển sang cơ

chế thị trường trong thời điểm hiện nay Hơn thế đội ngũ nhân viên kế toán rất ít, đặc

biệt là kế toán NVL mà khối lượng công việc lại rất nhiều, công việc đối chiếu,kiểm tra

thường dồn vào cuối kỳ nên gây nhiều áp lực Do đó theo em công ty nên nâng cao

trình độ chuyên môn của cán bộ phòng kế toán, tuyển dụng thêm nhân viên, nhất là

những người trẻ, có năng lực và trình độ để vừa trẻ hóa đội ngũ cán bộ nhân viên

phòng kế toán vừa giảm bớt khối lượng công việc mà hiện nay mỗi người phải kiêm

nhiệm, đặc biệt là kế toán NVL đem lại năng suất và hiệu quả làm việc cao hơn, quản

lý tốt hơn về việc nhập xuất NVL

– Luân chuyển chứng từ : Để việc giao nộp chứng từ từ các Đội, xí nghiệp lên

Công ty được kịp thời, không gây khó khăn cho công tác hạch toán kế toán tại phòng

kế toán Công ty, Công ty nên thực hiện giải pháp sau: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức

sản xuất của Công ty, Công ty nên tiến hành tạm ứng cho các Đội một khoản đủ để

đảm bảo nhân lực cho thi công, máy thi công thuê ngoài, một phần vật tư Để xác

định được mức tạm ứng này thì Công ty cần phải bám sát vào dự toán cùng hợp đồng

của công trình riêng biệt Qua đó có thể xác định chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền tạm

ứng nói riêng và các chứng từ thông qua việc qui định giải quyết xong các khoản tạm

ứng lần trước mới được tạm ứng lần tiếp theo

- Đối với công tác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Công ty không cần thiết

phải làm thủ tục nhập, xuất kho đối với các loại vật liệu thông thường Do đặc điểm

của loại vật liệu này là được bàn giao tận chân công trình, nên kế toán sẽ căn cứ vào

Biên bản đối chiếu khối lượng vật liệu bàn giao và giấy đề nghị tạm ứng để ghi nhận

các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp qua tài khoản 1413- Tạm ứng đội công trình mà

không cần hạch toán quaTK 152 – nguyên liệu, vật liệu

Khi bản quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành được duyệt

kế toán ghi: Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có)

Có TK 141 – Tạm ứng (1413) VD: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, Biên bản đối chiếu khối lượng thực hiện ngày

20/10/2008, hoá đơn thuế GTGT số 028305 ngày 22/10/2008 và thanh toán tiền tạm

ứng (Các chứng từ này trong phần kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) Kế toán sẽ

ghi sổ như sau:

Nợ TK 621: 107.756.205đ

Nợ TK 133: 5.387.810đ

Có TK 141(1413) 113.144.015đ + Phần nguyên vật liệu đã nhập kho nhưng do chất lượng kém và đang trong

thời gian bảo hành thì Công ty phải làm thủ tục xuất trả cho người bán, và căn cứ vào

hoá đơn của số nguyên vật liệu này kế toán ghi âm (đỏ) là không đúng với chế độ qui

định Theo em khi số NVL này về nhập kho thì bộ phận KCS phải kiểm tra nghiêm

ngặt hơn để tránh tình trạng đó xảy ra, và hạch toán

Nợ TK331 : Phải trả người bán

Có TK 152: NVL

Có TK 133: Thuế GTGT Được khấu trừ (nếu có)

– Về cách tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay đơn vị sử dụng giá thực tế

hạch toán nguyên vật liệu trong kỳ là rất tốt Nhưng phòng Thương Mại khi mua về

thường nhập kho với giá thực tế ghi trên hoá đơn, chi phí vận chuyển thu mua nhiều

khi không được cộng vào với nguyên vật liệu để tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu

Vì khi viết phiếu nhập kho chỉ có giá thực tế trên hoá đơn (chưa có chi phí vận

chuyển).Việc hạch toán chi phí vận chuyển thu mua nguyên vật liệu ở đơn vị hạch toán

thẳng chi phí vào các công trình Như vậy, việc hạch toán này là chưa hợp lý Theo em

việc đánh giá thực tế nguyên vật liệu phải tiến hành đồng thời ngay thời điểm mua

hàng về, có như vậy mới phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng nhập kho

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

P.Nhân chính tiền lương P.Thiết bị Xe máy

Đội

CT1 CT2 Đội CT3 Đội CT4 Đội CT5 Đội CT6 Đội CT7 Đội Xưởng sửa

chữa

P.Thí nghiệm

1

Sơ đồ: qui trình sản xuất thi công xây lắp

- Sơ đồ thi công nền đường:

- Sơ đồ quá trình thi công mặt đường

Đắp

m

Hoàn thiện nền đường phù

Vật tư Rải đá Lu lèn

Tưới nhựa Rải thảm ASFAN Vật tư Tưới nhựa Lu lèn

2

Bảng 3: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Sơ đồ 3:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn: Phòng tài chính kế toán

Kế toán Ngân hàng

Thủ quĩ

Kế toán các đội