Cải thiện phương pháp hoạch định.doc

Cải thiện phương pháp hoạch định

L I C M N Ờ Ả Ơ

Khi thực tập tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng tôi đã học hỏi được rất nhiều về

kiến thức thực tế, và có cơ hội đối chiếu những kiến thức học ở giảng đường đại học

với thực tế trong kinh doanh tại công ty Ngoài ra tôi đã tìm hiểu nghiên cứu nhiều

thông tin về công ty cổ phần Vinatex, tình hình kinh doanh hiện tại và về thực trạng

quy trình hoạch định ngân sách của Vinatex Quan trọng nhất là sau thời gian thực

tập tôi đã hoàn thiện được đề tài mang tên: “C i thi n ph ả ệ ươ ng pháp ho ch nh ạ đị

ngân sách t i công ty c ph n Vinatex à N ng” ạ ổ ầ Đ ẵ Để hoàn thiện đề tài này tôi

phải cảm ơn đến sự giúp đỡ của:

Ban lãnh đạo công ty cổ phần Vinatex đã cho phép và tạo nhiều điều kiện thuận lợi

để tôi hoàn thành tốt khóa thực tập tại công ty

Các anh chị phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán đã cung cấp những thông

tin, số liệu về công ty và nhiều chỉ dẫn cụ thể khác cần thiết cho để tài của tôi

Giáo viên hướng dẫn - TS.Nguyễn Thanh Liêm về góp ý lựa chọn đề tài, cung cấp

tài liệu tham khảo, hướng dẫn hoàn thiện đề tài Và tôi cũng rất cảm ơn toàn thể

giáo viên khoa Quản Trị Kinh Doanh đã giảng dạy tôi 4 năm với nhiều kiến thức

nền tảng giúp tôi đủ tự tin và hiểu biết để viết chuyên đề này

Cuối cùng tôi cảm ơn tất cả các bạn trong nhóm thực tập, gia đình tôi đã có nhiều

trợ giúp về vật chất và tinh thần trong suốt thời gian thực tập

Tôi xin chân thành c m n t t c ! ả ơ ấ ả

Tác giả

Thái Thi H ng Linh- Sinh viên 31k2.3 ồ

M C L C Ụ Ụ

L I C M N 1Ờ Ả Ơ

M C L C 2Ụ Ụ

M C L C B NG BI U 7Ụ Ụ Ả Ể

M C L C HÌNH V 8 Ụ Ụ Ẽ

M Ở ĐẦU 9

Ph n A: C S LÝ LU N V HO CH NH NGÂN SÁCH 11ầ Ơ Ở Ậ Ề Ạ ĐỊ I Ki n th c chung v ho ch nh ngân sách 11ế ứ ề ạ đị I.1 M t s nh ngh a c b n 11ộ ố đị ĩ ơ ả I.1.1 Ngân sách là gì? 11

I.1.2 Hoạch định ngân sách là gì? 11

I.2 Vai trò và t m quan tr ng c a ho ch nh ngân sách trong kinh doanh 12ầ ọ ủ ạ đị I.2.1 Tầm quan trọng của ngân sách 12

I.2.2 Mục đích của ngân sách 12

I.3 Ho ch nh ngân sách v i chi n lạ đị ớ ế ược và chi n thu t kinh doanh .13ế ậ I.4 Ngân sách t ng th 14ổ ể I.5 Các phương pháp ho ch nh ngân sách .16ạ đị I.5.1 Phương pháp hoạch định ngân sách từ trên xuống .16

I.5.1.1 Phân tích các thông số quá khứ 16

I.5.1.2 Lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 17

I.5.1.3 Lập dự toán bảng cân đối kế toán 18

I.5.2 Phương pháp hoạch định ngân sách từ dưới lên 19

I.5.2.1 Quản lý và phối hợp trong quy trình lập kế hoạch 20

I.5.2.2 Thu thập thông tin lập ngân sách 20

I.5.2.3 Xây dựng các ngân sách hoạt động 20

I.5.2.3.1 Ngân sách bán hàng 20

I.5.2.3.2 Ngân sách sản xuất 22

I.5.2.3.3 Các ngân sách hoạt động khác 24

I.5.2.4 Xây dựng các ngân sách tài chính 25

I.5.2.4.1 Ngân sách ngân quỹ 25

I.5.2.4.2 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 30

I.5.2.4.3 Dự toán báo cáo nguồn và sử dụng 31

I.5.2.4.4 Lập dự toán bảng cân đối kế toán 32

I.6 ánh giá phĐ ương pháp ho ch nh ngân sách 33ạ đị

I.7 Quy trình ho ch nh ngân sách .35ạ đị

II Chu n b cho ho ch nh ngân sách 36ẩ ị ạ đị

II.1 Tìm hi u v m c tiêu c a t ch c 36ể ề ụ ủ ổ ứ

II.1.1 Đánh giá kinh doanh 36

II.1.2 Lập kế hoạch cho tương lai 37

II.1.3 Quyết định mục tiêu doanh nghiệp 37

II.1.4 Xác định mục tiêu tài chính 37

II.2 Chu n hoá ho ch nh ngân sách 37ẩ ạ đị II.2.1 Tạo ra biểu mẫu 37

II.2.2 Biên soạn sổ tay 38

II.2.3 Thành lập uỷ ban 38

II.3 Các lo i ngân sách c n l p 39ạ ầ ậ III So n th o ngân sách 39ạ ả III.1 Thu th p thông tin ậ để ho ch nh ngân sách 39ạ đị III.1.1 Dự đoán doanh thu 39

III.1.2 Dự đoán các biến số khác 40

III.2 L p các ngân sách 41ậ III.3 Hoàn thi n ngân sách 41ệ IV Giám sát ngân sách 41

IV.1 Phân tích nh ng khác bi t gi a k t qu th c t và k ho ch ngân sách 41ữ ệ ữ ế ả ự ế ế ạ IV.2 Giám sát nh ng sai l ch, phân tích các l i, ki m soát các bi n c .42ữ ệ ỗ ể ế ố IV.3 Th c hi n các i u ch nh và rút ra kinh nghi m 43ự ệ đ ề ỉ ệ K T LU N PH N A 45Ế Ậ Ầ PH N B: TH C TR NG V CÔNG TY VÀ TÌNH HÌNH HO CH NHẦ Ự Ạ Ề Ạ ĐỊ NGÂN SÁCH T I VINATEX À N NG 46Ạ Đ Ẵ I Gi i thi u v công ty c ph n Vinatex à N ng 46ớ ệ ề ổ ầ Đ ẵ I.1 Quá trình hình thành và phát tri n 46ể I.2 H th ng t ch c c a công ty Vinatex à N ng 48ệ ố ổ ứ ủ Đ ẵ I.2.1 Quy mô tổ chức 48

I.2.1.1 Nhân sự 48

I.2.1.2 Cơ cấu các bộ phận: 48

I.2.2 Công nghệ tổ chức 49

I.2.3 Thiết kế tổ chức 51

I.2.3.1 Sơ đồ tổ chức 51

I.2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: 51

I.2.3.3 Phân tích cơ cấu tổ chức 54

I.2.4 Mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp 54

I.2.4.1 Mối quan hệ với khách hàng 54

I.2.4.2 Mối quan hệ với nhà cung cấp 55

I.2.5 Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức 55

I.3 Khái quát v tình hình kinh doanh c a công ty 58ề ủ I.3.1 Thị trường xuất nhập khẩu 58

I.3.1.1 Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu 58

I.3.1.2 Cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu của công ty 59

I.3.1.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty 59

I.3.2 Tình hình sản xuât và kinh doanh 60

I.3.3 Phân tích tình hình tài chính năm 2008 62

I.3.3.1 Thông số khả năng thanh toán 63

I.3.3.2 Các thông số nợ 65

I.3.3.3 Các thông số khả năng sinh lợi 65

I.3.3.4 Phân tich báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh 67

II Th c tr ng v tình hình ho ch nh ngân sách 68ự ạ ề ạ đị II.1 T m quan tr ng c a ho ch nh ngân sách ầ ọ ủ ạ đị đố ới v i Vinatex à N ng 68Đ ẵ II.2 Trách nhi m ho ch nh ngân sách 69ệ ạ đị II.3 Quy trình ho ch nh ngân sách 69ạ đị II.3.1 Thu thập thông tin: 70

II.3.1.1 Dự báo doanh số: 70

II.3.1.3 Thông tin chi phí: 72

II.3.2 Lập kế hoạch ngân sách 72

II.4 Phương pháp ho ch nh ngân sách hi n t i 75ạ đị ệ ạ II.5 Hi u qu h ch nh ngân sách trong nh ng n m trệ ả ạ đị ữ ă ước 75

II.6 Nh ng v n ữ ấ đề trong ho ch nh ngân sách c a Vinatex c n ph i lo i b 76ạ đị ủ ầ ả ạ ỏ K T LU N PH N B 78Ế Ậ Ầ PH N C: Ầ ĐỀ XU T QUY TRÌNH HO CH NH NGÂN SÁCH M I 80Ấ Ạ ĐỊ Ớ I Phương hướng gi i quy t các v n ả ế ấ đề 80

II Gi i pháp xây d ng quy trình ho ch nh ngân sách b ng phả ự ạ đị ằ ương pháp từ dưới lên 81

II.1 Lý do và t m quan tr ng c a gi i pháp 81ầ ọ ủ ả II.1.1 Lý do 81

II.1.2 Tầm quan trọng của giải pháp 82

II.2 Mô t gi i pháp 82ả ả II.3 N i dung gi i pháp 82ộ ả II.3.1 Bước I: Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách 83

II.3.1.1 Làm rõ mục tiêu của tổ chức 83

II.3.1.1.1 Đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại 83

II.3.1.1.2 Xác định chiến lược kinh doanh 87

II.3.1.1.3 Xác định mục tiêu kinh doanh 89

II.3.1.1.4 Xác định mục tiêu tài chính 89

II.3.1.2 Chuẩn hoá hoạch định ngân sách 90

II.3.1.2.1 Thành lập uỷ ban hoạch định ngân sách 90

II.3.1.2.2 Lập sổ tay hoạch định ngân sách 90

II.3.1.2.3 Chuẩn hóa các biểu mẫu thu thập thông tin 91

II.3.1.2.4 Chuẩn hóa quy trình hoạch định ngân sách 92

II.3.1.3 Đánh giá hệ thống 94

II.3.2 Bước II:Soạn thảo ngân sách 94

II.3.2.1 Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách 94

II.3.2.1.1 Xác định các hoạt động lập ngân sách 94

II.3.2.1.2 Xác định chi phí các hoạt động 95

II.3.2.1.3 Dự đoán doanh thu 96

II.3.2.2 Lập các ngân sách hoạt động 98

II.3.2.2.1 Lập ngân sách doanh thu 100

II.3.2.2.2 Ngân sách sản xuất 100

II.3.2.2.3 Ngân sách chi phí bán hàng 104

II.3.2.2.4 Lập ngân sách quản lý 104

II.3.2.2.4 Lập các ngân sách hoạt động khác 105

II.3.2.3 Lập ngân sách tài chính 105

II.3.2.3.1 Lập ngân sách ngân quỹ 105

II.3.2.3.2 Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh 107

II.3.2.3.3 Lập dự toán bảng cân đối kế toán 108

II.3.2.4 Hoàn thiện ngân sách 110

II.3.3 Bước III: Giám sát ngân sách 110

II.3.3.1 Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và kế hoạch ngân sách 110

II.3.3.2 Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm 110

II.4 L u ý khi th c hi n gi i pháp 111ư ự ệ ả

K T LU N PH N C 113Ế Ậ Ầ

Tài li u tham kh o 115ệ ả

PH L C 116Ụ Ụ

M C L C B NG BI UỤ Ụ Ả Ể

Bảng A.1: Tỷ lệ các tài khoản trên doanh thu 17

Bảng A.2: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 20X6 18

Bảng A.3: Dự toán báo cáo bảng cân đối kế toán 31/12/ 20X6 19

Bảng A.4: Ngân sách bán hàng 20X6 21

Bảng A.5: Ngân sách sản xuất năm 20X6 23

Bảng A.6: Ngân sách mua sắm nguyên vật liệu 23

Bảng A.7: Ngân sách quản lý 25

Bảng A.8: Ngân sách ngân quỹ năm 20X6 29

Bảng A.9: Kế hoạch tài trợ quý I năm 20X6 30

Bảng A.10: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý I năm 20X6 31

Bảng A.11: Xác định các thay đổi tài chính để lập báo cáo nguồn sử dụng 32

Bảng A.12: Dự toán bảng cân đối kế toán 33

Bảng B.1: Cơ cấu nhân sự của Vinatex 48

Bảng B.2: Mục tiêu cụ thể 57

Bảng B.3: Kim ngạch xuất khẩu 58

Bảng B.4: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu 59

Bảng B.5: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty 59

Bảng B.6:Về kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế năm 2008 60

Bảng B.7: So sánh kết quả hoạt động kinh doanh với hai đối thủ chính 67

Bảng B.8: KẾ HOẠCH DOANH THU NĂM 2009 71

Bảng B.10: KẾ HOẠCH ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG NĂM 2009 74

Bảng B.9: KẾ HOẠCH THU CHI TÀI CHÍNH NĂM 2009 73

Bảng C.1 NGÂN SÁCH DOANH THU 100

Bảng C.2: Định mức chi phí sản xuất trực tiếp 101

Bảng C.3: Kế hoạch chi phí sản xuất chung 102

Bảng C.4: NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG FOB 103

Bảng C.5: Ngân sách sản xuất hàng gia công 103

Bảng C.6: Ngân sách chi phí bán hàng 104

Bảng C.7: NGÂN SÁCH QUẢN LÝ 104

Bảng C.8: NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ 106

Bảng C.9: KẾ HOẠCH TÀI TRỢ 107

Bảng C.10: Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh 108

Bảng C.11: Xác định các thay đổi tài chính 109

Bảng C.12: dự toán bảng cân đối kế toán 109

M C L C HÌNH VỤ Ụ Ẽ

HÌNH A.1: Sơ đồ ngân sách tổng thể 15

Hình A2 Quy trình hoạch dịnh ngân sách 36

Hình B.1: Quy trình sản xuất sản phẩm(nguồn phòng kỹ thuật công nghệ) 50

Hình B.2: Sơ đồ tổ chức(nguồn phòng tổ chức hành chính) 51

Hình B.3:Biểu đồ tăng trưởng doanh thu(nguồn phòng kế toán tài chính) 60

Hình B.4 Cơ cấu doanh thu (nguồn phòng kinh doanh) 61

Hình B.5: Dịch chuyển trong cơ cấu doanh thu (nguồn phòng kinh doanh) 61

Hình B.6:Cơ cấu sản xuất các mặt hàng của công ty năm 2008 (phòng kinh doanh) 62 Hình B.7:Dịch chuyển trong cơ cấu sản xuất các mặt hàng của công ty năm 2008 so với 2007 (phòng kinh doanh) 62

Hình B.8: Biểu đồ mối tương quan giữa các loại lơi nhuận 67

Hình C.1 Ba bước hoạch định ngân sách 83

Hình C.2 Chuẩn bị hoạch định ngân sách 83

HìnhC.3 :Quy trình hoạch định ngân sách chi tiêt 93

Hình C.4 Viết ngân sách 94

HÌNH C.5: SƠ ĐỒ NGÂN SÁCH TỔNG THỂ 99

M Ở ĐẦ U

Tên đề tài:

C i thi n ph ả ệ ươ ng pháp ho ch nh ngân sách t i công ty c ph n Vinatex à N ng ạ đị ạ ổ ầ Đ ẵ

Lý do ch n ọ đề tài:

Quản trị tài chính là một trong các hoạt động cơ bản của quản trị doanh nghiệp

Hoạt động quản trị tài chính có mỗi liên hệ mật thiết với các hoạt động khác trong

doanh nghiệp như: Hoạt động quản trị sản xuất, hoạt động quản trị marketing, hoạt

động quản trị nguồn nhân lực Mục tiêu của quản trị tài chính là tối đa hóa giá trị

cho những người chủ hiện tại của công ty Tuy nhiên tại Việt Nam quản trị tài chính

còn khá mới mẽ và bị nhầm lẫn với kế toán (mục tiêu của kế toán là ghi chép và

tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh) Biểu hiện rõ nhất là chức danh giám đốc quản trị

tài chính là hiếm thấy trong các doanh nghiệp Việt, và phòng tài chính thường ghép

chung với phòng kế toán thành phòng kế toán - tài chính Do đó tôi chọn đề tài

thuộc lĩnh vực quản trị tài chính nhằm đưa một số kiến thức tài chính đã được áp

dụng thành công trên thế giới vào doanh nghiệp Việt Nam

Các doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và

hoạt động trong môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng với nhiều yếu tố môi

trường phức tạp Hoạt động trong môi trường rủi ro cao như vậy thì chức năng

hoạch định trở nên hữu dụng trong việc giảm thiểu rủi ro và nắm bắt cơ hội kinh

doanh Vì vậy tôi chọn mãng hoạch định tài chính cho luận văn tốt nghiệp của

mình Đề tài này cũng phù hợp với thực trạng tại Vinatex là hoạch định tài chính

không được chú trọng và mang hiệu quả thấp

Ph m vi ạ đề tài:

Tôi làm đề tài về nghiên cứu ứng dụng trong lĩnh vực hoạch định ngân sách Cụ thể

dựa trên các lý thuyết về hoạch định ngân sách nghiên cứu được từ một số cuốn

sách về tài chính của Mỹ và kiến thức học tại trường đại học để tìm ra phương pháp

hoạch định ngân sách phù hợp nhất cho Vinatex Đà Nẵng Từ đó tìm hiểu, điều

chỉnh lại quy trình hoạch định ngân sách hiện tại và đưa ra quy trình hoạch định

ngân sách mới cho công ty

Về phương pháp hoạch định ngân sách tôi tập trung nghiên cứu hai phương pháp là

hoạch đị nh t trên xu ng ừ ố và ho ch nh t d ạ đị ừ ướ i lên.

Đề tài của tôi không bao gồm hoạch định ngân sách đầu tư, hoạch định ngân sách

cho các tổ chức phi lợi nhuận

Về phạm vi hoạch định ngân sách tôi tập trung hoạch định ngân sách cho Vinatex

Đà Nẵng có trụ sở đặt tại 25 Trần Quý Cáp – TP Đà Nẵng

M c tiêu ụ đề tài:

Tìm hiểu và đánh giá tình hình hoạch định ngân sách của công ty

Nghiên cứu các phương pháp hoạch định ngân sách và quy trình hoạch định ngân

sách để tìm ra phương pháp và quy trình hoạch định phù hợp cho công ty Vinatex

Đà Nẵng

Loại bỏ những điểm bất cập và nâng cao hiệu quả định ngân sách cho công ty

Đề xuất phương pháp và quy trình hoạch định hoàn chỉnh cho công ty

Phương pháp nghiên c u th c hi n ứ ự ệ đề tài

Nghiên cứu các cơ sở lý thuyết có sẵn về phương pháp và mô hình hoạch định ngân

sách

Thu thập thông tin về tình hình hoạch định ngân sách của công ty và các vấn đề có

liên quan từ người hướng dẫn thực tập, nhân viên kế toán thông qua phỏng vấn

Dựa vào cơ sở lý thuyết đã nghiên cứu so sách với thực tế tìm hiểu để rút ra các kết

luận và giải pháp ứng dụng

Dựa trên mô hình hoạch định ngân sách lý thuyết đưa ra hướng ứng dụng vào thực

tế công ty

Theo sách Managing Budgets c a Stephen Brookson: ủ

Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt động trong tương lai Ngân sách có thể diễn

đạt theo nhiều cách, nhưng thường thì nó mô tả toàn bộ quá trình kinh doanh bằng

ngôn ngữ tài chính và là thước đo nhằm định lượng các hoạt động của một tổ chức

Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước cho giai đoạn

sắp tới, thương là một năm Ngân sách thường chỉ bao gồm những khoản doanh thu

và chi tiêu có kế hoạch (tài khoản lãi lỗ) Ngân sách sẽ thể hiện những khoản thu

nhập mà các bộ phận trong tổ chức có khả năng tạo được và tổng chi phí được phép

sử dụng Tuy nhiên, cững nên đưa vào ngân sách những kế hoạch tài sản và nguồn

vốn của cả tổ chức (bảng cân đối kế toán theo ngân sách) và những dự toán về

những khoản thu chi tiền mặt (dòng tiền theo ngân sách)

Theo Budgeting for Better Performance (xu t b n n m 2003) ấ ả ă

Có nhiều cách định nghĩa về ngân sách, tùy theo mục đích nghiên cứu Một trong

những cách định nghĩa phổ biến có thể là: “Một kế hoạch hành động được lượng

hóa và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể”

Ngân sách ph i ả đượ ược l ng hóa

Ngân sách ph i ả được chu n b t trẩ ị ừ ước

Ngân sách ph i ả được áp d ng cho m t kho ng th i gian c thụ ộ ả ờ ụ ể

Ngân sách ph i là m t k ho ch hành ả ộ ế ạ động

I.1.2 Ho ch nh ngân sách là gì?ạ đị

Hoạch định ngân sách chính là hoạch định tài chính ngắn hạn (thường là một năm)

một phần trong công tác hoạch định tài chính Đây là quá trình bao gồm chuẩn bị,

lập các kế hoạch ngân sách và giám sát việc thực hiện kế hoạch ngân sách nhằm

hướng dẫn cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức

I.2 Vai trò và t m quan tr ng c a ho ch nh ngân sách trong kinh doanh.ầ ọ ủ ạ đị

I.2.1 T m quan tr ng c a ngân sáchầ ọ ủ

Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt được mục tiêu theo kế hoạch

Ngân sách cũng giúp thể hiện trách nhiệm tài chính của tổ chức đối với nhiều đối

tượng: Chủ nợ, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng và chủ sở hữu

Ngân sách rất quan trọng trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức

Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và những bộ phận

khách nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn Ngân

sách cũng cho phép các nhà quản lý bộ phận được quyền chi tiêu và xác lập mục

tiêu doanh thu Ngân sách có thể trở thành thước đo để giám sát những hoạt động

thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức tin cậy để phân tích hiệu quả kinh doanh thực

tế Thêm vào đó, ngân sách là cách để tổ chức có thể thu thập thông tin nhằm đánh

giá mức độ tiến triển và thích ứng của kế hoạch kinh doanh thống nhất khi xem xét

thực tế hoạt động

I.2.2 M c ích c a ngân sáchụ đ ủ

Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát

các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức Nội dung của ngân sách là dự

tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức

Ngân sách đượ ử ụ c s d ng v i m t s m c ích sau: ớ ộ ố ụ đ

• Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm ( hoặc khung thời gian cụ thể của

một dự án)

• Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu

• Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự

kiến.(như các khoản tài trợ bổ sung)

• Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch

i v i các nhà tài tr ,

Đố ớ ợ ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp họ hiểu

được công việc của bạn Các nhà tài trợ xem xét ngân sách để cân nhắc những vấn

đề sau:

• Bạn lên kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này như thế nào?

• Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì?

• Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phương chưa?

• Những chi tiêu có tương ứng với các hoạt động không?

• Dự toán ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tài trợ không?

• Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm tỷ lên bao

nhiêu trong dự toán ngân sách ?

I.3 Ho ch nh ngân sách v i chi n lạ đị ớ ế ược và chi n thu t kinh doanh.ế ậ

Quá trình dự thảo ngân sách là một biện pháp ngắn hạn, là một phần của chiến lược

kinh doanh tổng thể Nó là một chiến thuật được sử dụng trong việc triển khai các

hoạt động và chương trình mà các nhà quản trị cấp cao sẽ hoạch định

Chiến lược kinh doanh là tầm nhìn mà tổ chức muốn thực hiện trong khoảng thời

gian ba đến năm năm Chiến lược kinh doanh bao gồm việc thiết lập mục tiêu tổng

thể để tổ chức có thể xác định những điều muốn đạt được Chiến lược kinh doanh

cũng xác định lộ trình hành động Điều này đòi hỏi phải phân tích môi trường hoạt

động của tổ chức và những nguồn lực mà nó sở hữu bằng phương pháp phân tích

SWOT – đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, đe doạ

Song song với việc hoạch định chiến lược dài hạn, tổ chức cũng cần hoạch định

ngắn hạn bằng kế hoạch kinh doanh - những việc cần phải thực hiện ngay để đạt

được kế hoạch chiến lược Để thực hiện kế hoạch kinh doanh, tổ chức phải xem xét

các thủ tục hoạch định phù hợp nhằm xác định những việc cần làm, và thời gian

thực hiện, và những công cụ kiểm soát cần thiết (bao gồm kế hoạch ngân sách)

nhằm đảm bảo cá thể thực hiện được những kết quả theo dự đoán

Kế hoạch ngân sách được sử dụng như một chiến thuật kinh doanh Kế hoạch ngân

sách là việc triển khai chiến thuật của kế hoạch kinh doanh Nó được tích hợp trong

cả kế hoạch kinh doanh và quá trình kiểm soát Các nhà quản lý cấp cao sẽ chọn

những phương án chiến lược nào có tiềm năng lớn nhất để đại đươc mục tiêu của tổ

chức và tạo ra những kế hoạch dài hạn nhằm thực thi những chiến lược này Bạn có

thể biến những kế hoạch dài hạn thành những kế hoạch hoạt động hàng năm được

cấp ngân sách của bộ phận bạn Sử dụng ngân sách như là một thước đo để tính toán

tính hiệu quả thực sự trong tương lai bằng các cách sử dụng những bảng báo cáo tài

chính lưu hành trong nội bộ (được goi là tập hợp tài khoản quản lý) Tập hợp này

được tạo ta từ tài khoản lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền mặt, và thể

hiện những mục tiêu được kỳ vọng so với thực tế diễn ra

I.4 Ngân sách t ng th ổ ể

(finance for managers – Harvard Business Essentials)

Ngân sách tổng thể là trái tim và linh hồn của quy trình hoạch định ngân sách Ngân

sách tổng thể gồm tất cả các phần lại với nhau kết hợp ngân sách hoạt động và ngân

sách tài chính của tổ chức vào một bức tranh toàn cảnh Nói cách khác, ngân sách

tổng thể tóm tắt tất cả các dự báo tài chính của một tổ chức trong một thời kỳ đã

định

Các ngân sách ho t ạ động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng hoạt động

gồm:

1 Ngân sách doanh thu

2 Ngân sách sản xuất bao gồm:

Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Ngân sách chi phí lao động trực tiếp

Ngân sách chi phí sản xuất chung

3 Ngân sách chi phí bán hàng

4 Ngân sách Marketing

5 Ngân sách chi phí R&D/thiết kế

6 Ngân sách chi phí phân phối

7 Ngân sách chi phí dịch vụ khách hàng

8 Ngân sách chi phí hành chính

9 Dự toán báo cáo thu nhập

Các ngân sách tài chính liên quan đến các dòng tiền vào và dòng tiền ra và liên

quan đến vị thế tài chính Tình hình xuất nhập quỹ dự kiến được trình bày chi tiết

trong ngân sách ngân quỹ, báo cáo nguồn và sử dụng và cuối cùng, vị thế tài chính

dự kiến vào cuối thời kỳ lập kế hoạch được trình bày trong dự toán bảng cân đối kế

toán.Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách cấu thành sau đây:

- Ngân sách ngân quỹ

- Ngân sách vốn

- Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Ngân sách doanh thu

Ngân sách sản xuất

Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Ngân sách chi phí lao động sản xuất trực tiếp

Ngân sách chi phí bán hàng

Ngân sách chi phí sản xuất chung

Ngân sách

hoạt động

Ngân sách chi phí R&D/thiết kế

Ngân sách chi phí tiếp thị

Ngân sách chi phí phân phối

Ngân sách chi phí dịch vụ khách hàng

Ngân sách chi phí hành chính

Báo cáo thu nhập hoạt động đã lập ngân sách

Ngân sách

tài chính

Ngân sách vốn

Ngân sách ngân quỹ

Dự toán bảng cân đối kế toán

Dự toán bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ

HÌNH A.1: S ơ đồ ngân sách t ng th ổ ể

I.5 Các phương pháp ho ch nh ngân sách.ạ đị

(giáo trinh quản trị tài chính-ĐHKTĐN)

I.5.1 Phương pháp ho ch nh ngân sách t trên xu ng.ạ đị ừ ố

Hoạch định ngân sách từ trên xuống mô tả quy trình mà theo đó cấp lãnh đạo sẽ lập

các mục tiêu ngân sách – doanh thu, lợi nhuận… - và áp đặc mục tiêu này cho tổ

chức

Lập kế hoạch tài chính theo phương pháp từ trên xuống sử dụng một kỹ thuật khá

phổ biến nhất là phương pháp ph n tr m doanh thu ầ ă Phương pháp này bắt đầu

bằng cách dự đoán doanh thu, và sau đó, biểu diễn các khoản mục theo tỷ lệ tăng

trưởng hằng năm của doanh thu Một số khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động

kinh doanh và bảng cân đối kế toán được giả định tăng tỷ lệ với doanh thu

Một cách tiếp cận nữa là phương pháp thông s không ố đổ Theo cách tiếp cậni

này thì sau khi dự báo doanh số thì các khoản mục khoản mục trong báo cáo kết quả

hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán được được giả định là chiếm một tỷ

lệ phần trăm so với doanh số dự đoán Tỷ lệ này là tỷ lệ trung bình từ các năm trước

đó Nếu tỷ lệ phần trăm trên doanh thu dự đoán của mỗi khoản mục bằng với thời

kỳ dự đoán trước thì các khoản mục đó sẽ tăng theo tỷ lệ tăng của doanh thu

I.5.1.1 Phân tích các thông s quá khố ứ

Bước đầu tiên phải thực hiện trong phương pháp này là phân tích các thông số quá

khứ Phương pháp phần trăm doanh thu giả sử rằng chi phí trong một năm sẽ bằng

một tỷ lệ phần trăm nhất định so với doanh thu trong năm Vì vậy, chúng ta bắt đầu

phân tích thông qua việc tính toán tỷ lệ chi phí so với doanh thu trong nhiều năm

trước Vì khấu hao phụ thuộc vào tài sản nên việc xem xét tỷ lệ khấu hao trên tài

sản cố định sẽ hợp lý hơn tỷ lệ khấu hao trên doanh thu

B ng A.1: T l các tài kho n trên doanh thu ả ỷ ệ ả

I.5.1.2 L p d toán báo cáo k t qu ho t ậ ự ế ả ạ động kinh doanh

Trước hết, chúng ta lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho năm đến

Báo cáo này cần thiết cho việc dự đoán cả lợi nhuận thuần sau thuế TNDN và lợi

nhuận sau thuế chưa phân phối Dựa theo bảng A.1 ta dễ dàng lập được dự báo kết

quả hoạt động kinh doanh

B ng A.2: D toán báo cáo k t qu ho t ả ự ế ả ạ độ ng kinh doanh n m 20X6 ă

I.5.1.3 L p d toán b ng cân ậ ự ả đố ếi k toán

Tài sản trên bảng cân đối kế toán phải tăng nếu doanh thu tăng Dưa vào bảng A.1

ta có thể tính các con sô dự đoán cho các tài khoản bên phần tài sản như hình A.3

Khi các tài khoản bên phần tài sản đã được dự đoán, chúng ta tính giá trị tổng cộng

của tài sản để hoàn thành phần tài sản của bảng cân đối kế toán Nếu tài sản tăng, nợ

và vốn chủ cũng phải tăng, và như vậy phần tài sản tăng thêm phải có nguồn tài trợ

B ng A.3: D toán báo cáo b ng cân ả ự ả đố ế i k toán 31/12/ 20X6

I.5.2 Phương pháp ho ch nh ngân sách t dạ đị ừ ưới lên

Nên nghiên cứu phương pháp sử dụng hoạch định ngân sách từ dưới lên, hoặc bắt

đầu từ số 0 (ZBB-zero based budgeting), theo đó mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích

sẽ đươc kiểm tra Hãy xác định mục đích và kết quả của những chỉ tiêu khác nhau

cho mỗi hoạt động, bắt đầu từ số 0 Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải giả trình mọi

chi phí ngay từ đầu Phương pháp này sẽ phù hợp nhất với những chi phí tự do và

chi phí hỗ trợ như chi phí tiếp thị, thay vì những chi phí hữu hình (chi phí có thể

tính toán dễ dàng) như chi phí sản xuất Tuy nhiên, cách hoạch định ngân sách này

sẽ mất tất nhiều thời gian Một vài giám đốc không thích sử dụng phương pháp này

vì nó được xem là một cách tiếp cận hiếu chiến

I.5.2.1 Qu n lý và ph i h p trong quy trình l p k ho chả ố ợ ậ ế ạ

Mỗi tổ chức phải có một người chịu trách nhiệm trong việc định hướng và kết hợp

toàn bộ hoạt động lập ngân sách Nhà quản lý ngân sách này thường là kế toán

trưởng hoặc là người chuyên báo cáo cho kế toán trưởng Nhà quản lý ngân sách,

làm việc dưới sự quản lý của hội đồng ngân sách Hội đồng ngân sách có trách

nhiệm xem lại ngân sách, đưa ra các định hướng về chính sách, các mục tiêu ngân

sách và giám sát hiệu quả thực tế của tổ chức Hội đồng ngân sách cũng có trách

nhiệm đảm bảo cho ngân sách được kết nối với kế hoạch chiến lược của tổ chức

Giám đốc sẽ lựa chọn các thành viên của hội đồng và họ thường là giám đốc, phó

giám đốc tài chính, kế toán trưởng

I.5.2.2 Thu th p thông tin l p ngân sáchậ ậ

Vào giai đoạn đầu của tiến trình hoạch định ngân sách, giám đốc ngân sách sẽ thông

báo cho tất cả các bộ phận trong công ty về nhu cầu thu thập thông tin cho việc lập

ngân sách Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách được thu thập từ nhiều nguồn khác

nhau, trong đó, dữ liệu quá khứ chỉ là một nguồn Chẳng hạn như chi phí nguyên

vật liệu trực tiếp của năm trước có thể giúp cho nhà quản trị sản xuất biết được phần

nào thông tin về chi phí nguyên vật liệu của năm đến Tuy nhiên, dữ liệu lịch sử

không thôi vẫn chưa đủ để phản ánh kế hoạch trong tương lai mà ta phải tiến hành

thu thập thông tin từ nội bộ và bên ngoài để dự đoán các dữ liệu trong năm lập kế

hoạch Đó là các dự đoán về doanh thu và chi phí

I.5.2.3 Xây d ng các ngân sách ho t ự ạ động

Phần đầu của kế hoạch tài chính và cũng là phần chiếm nhiều thời gian của các nhà

quản trị nhất là ngân sách hoạt động Ngân sách hoạt động bao gồm một loạt các

chương trình cho các thời kì hoạt động, và cuối cùng là dự toán báo cáo kết quả

hoạt động kinh doanh

I.5.2.3.1 Ngân sách bán hàng

Ngân sách bán hàng là dự đoán do hội đồng ngân sách duyệt, mô tả doanh thu dự

đoán cho từng sản phẩm theo đơn vị sản phẩm và theo đơn vị tiền tệ

Một công ty có thể chọn các kiểu dự đoán, các hệ thống, các cách phân loại khác

nhau để lập dự toán doanh thu Có thể phân loại ngân sách doanh thu của công ty

theo các kiểu sau:

-Khu vực địa lý

-Khách hàng

-Kênh phân phối

-Thời hạn bán hàng

Các kiểu phân loại này giúp công ty quyết định cách thức dự toán sản lượng và

doanh thu cũng như cách đo lường kết quả so với tiêu chuẩn Các hình thức trình

bày mà người lập kế hoạch chọn nên phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng của công ty

Cấu trúc tổ chức cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc lựa chọn hình thức lập ngân sách

B ng A.4: Ngân sách bán hàng 20X6 ả

Bảng A.4 minh họa ngân sách bán hàng của Công ty cổ phần Tiên Sa với sản phẩm

sơn (đối với công ty có nhiều sản phẩm, ngân sách bán hàng phản ánh doanh thu

của từng sản phẩm theo đơn vị và tổng doanh thu theo từng thời kỳ.) Ngân sách bán

hàng cho thấy sản lượng bán của Công ty cổ phần Tiên Sa biến động theo mùa và

giá bán không thay đổi trong suốt thời kỳ lập kế hoạch

Ngoài ra, ngân sách này còn biểu diễn chi phí cho hoạt động bán hàng chẳng hạn

như chi phí hoa hồng, chi phí vận chuyển và công cụ dụng cụ, chi phí phát triển

mạng lưới bán hàng Các chi phí này có thể là chi phí cố định và cũng có thể là chi

phí biến đổi theo đơn vị sản phẩm Đối với Công ty cổ phần Tiên Sa, chi phí cho

hoạt động bán hàng bao gồm lương cố định và lương biến đổi theo doanh số Chi

phí lương cố định cho bộ phận bán hàng mỗi tháng là 3 triệu đồng, lương biến đổi

theo doanh số bằng 5 % doanh số

I.5.2.3.2 Ngân sách s n xu tả ấ

Ngân sách sản xuất bao gồm năm ngân sách liên quan là kế hoạch sản lượng, ngân

sách lao động trực tiếp, ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp, ngân sách chi phí sản

xuất chung Để đơn giản, chúng ta tập hợp các ngân sách này vào trong kế hoạch

K ho ch s n lế ạ ả ượng s n xu tả ấ

Kế hoạch sản lượng xác định phải sản xuất sản phẩm nào, bao nhiêu và khi nào

Thông tin này dựa vào thông tin lượng bán dự đoán từ ngân sách bán hàng Ngân

sách sản xuất xem xét số lượng tồn kho hiện tại, mức tồn kho sản phẩm hoàn thành

cuối kỳ dự kiến và mức độ hư hỏng, mất mát dự kiến Người lập kế hoạch sử dụng

thông tin này để xác định số lượng đơn vị đưa vào sản xuất Nguyên vật liệu cần

phải mua để sản xuất phải được tổng hợp để xác định nhu cầu nguyên vật liệu

Ngân sách sản xuất cho biết cần phải có bao nhiêu kilogram nguyên liệu để đáp ứng

nhu cầu bán hàng cho từng tháng Nếu không có tồn kho, số đơn vị phải sản xuất sẽ

bằng đúng với số lượng hàng bán trong kỳ Chẳng hạn như các công ty áp dụng

chiến lược sản xuất đúng thời hạn (JIT), số đơn vị hàng bán bằng số đơn vị sản xuất

vì khi có đơn đặt hàng thì công ty mới tiến hành sản xuất

Đối với Công ty cổ phần Tiên Sa, chúng ta giả thiết chỉ có một sản phẩm và chỉ có

một loại nguyên vật liệu duy nhất là bột sơn nên kế hoạch sản lượng sản xuất khá

đơn giản Để đảm bảo hoạt động bán hàng được liên tục, công ty phải duy trì một

mức tồn kho an toàn vào cuối kỳ Lưu ý đối với những tháng mà tồn kho đầu kỳ lớn

hơn mức sản xuất cộng tồn kho cuối kỳ dự kiến thì mức tồn kho cuối kỳ thực tế sẽ

lớn hơn mức tồn kho dự kiến

Để xác định số lượng cần sản xuất trong kỳ, chúng ta phải biết cả lượng bán, số

lượng tồn kho sản phẩm hoàn thành đầu kỳ cũng như mức tồn kho dự kiến cuối kỳ

S ố đơn v s n xu t = Lị ả ấ ượng bán + Hàng t n kho cu i k d ki n - Hàng t nồ ố ỳ ự ế ồ

kho đầu kỳ

Với mức sản xuất dự kiến trong kỳ, chúng ta tiếp tục xác định chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí lương cho bộ phận sản xuất

Để xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta xác định nhu cầu nguyên vật

liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm cụ thể căn cứ vào sản lượng sản xuất, định

mức tiêu hao nguyên vật liệu, và đơn giá nguyên vật liệu

Tiếp theo, chúng ta xác định chi phí lao động trực tiếp trong từng thời kỳ Từng sản

phẩm và tất cả các bộ phận liên quan đến hoạt động sản xuất đều được tập hợp để

xác định tổng số giờ lao động trực tiếp Người ta thường dựa vào dữ liệu quá khứ để

dự đoán số giờ tiêu chuẩn Giả sử bộ phận lao động trực tiếp làm việc hiệu quả, tỷ lệ

này sẽ không thay đổi với công nghệ hiện tại Quan hệ này chỉ thay đổi khi công ty

áp dụng một cách tiếp cận mới trong sản xuất Tương tự như với cách tính nguyên

vật liệu trực tiếp, chúng ta xác định chi phí lao động trực tiếp

Cuối cùng, trong ngân sách sản xuất, chúng ta còn thể hiện chi phí lương cho bộ

phận quản lý sản xuất đây là chi phí sản xuất chung

B ng A.5: Ngân sách s n xu t n m 20X6 ả ả ấ ă

Ngân sách mua s m nguyên v t li uắ ậ ệ

Lượng nguyên vật liệu sản xuất trong ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở

để lập ngân sách mua sắm nguyên vật liệu

Kh i lố ượng mua = Lượng NVLTT s d ng trong k + Hàng t n kho NVLTTử ụ ỳ ồ

c n thi t cu i k - Hàng t n kho NVLTT ầ ế ố ỳ ồ đầu kỳ

Lượng nguyên vật liệu trực tiếp mua sắm được xác định dựa trên chính sách tồn kho

của công ty Trên thực tế, với mỗi loại vật liệu thô, phải có một kế hoạch riêng

B ng A.6: Ngân sách mua s m nguyên v t li u ả ắ ậ ệ

I.5.2.3.3 Các ngân sách ho t ạ động khác

Ngoài bộ phận sản xuất, tất cả các bộ phận khác trong công ty cũng lập ngân sách

cho bộ phận của mình Các ngân sách này bao gồm ngân sách marketing, ngân sách

quản lí, ngân sách nghiên cứu và phát triển

Ngân sách Marketing

Với doanh thu dự đoán, bộ phận Marketing sẽ lập ngân sách marketing dựa vào

chương trình Marketing của năm đến Ngân sách này bao gồm toàn bộ các chi phí

cho hoạt động Marketing như chi phí tiền lương cho bộ phận Marketing, chi phí

quảng cáo, tiếp thị Các nhân tố cần quan tâm khi xây dựng ngân sách này:

Doanh thu của năm trước,

Tập hợp của doanh thu và sản lượng kỳ vọng,

Quan hệ giữa chi phí trên tổng doanh thu của năm trước,

Phân tích kết quả truyền thông từ kết quả dự đoán của năm trước

Ngân sách nghiên c u và phát tri nứ ể

Các dự án nghiên cứu và phát triển tạo ra sự tăng trưởng và thu nhập cho tổ chức

Thông qua đó mà các kỹ thuật mới, sản phẩm mới và các ý tưởng mới lại tiếp tục

tạo nên tương lai cho công ty Để dự đoán ngân sách cho các hoạt động nghiên cứu

và phát triển, cần phải dựa trên nhiều thông tin, chẳng hạn như:

Tỷ lệ phần trăm trên doanh thu dự đoán của năm đến,

Tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trước chi phí R&D

Tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận sau thuế TNDN

Chi phí đã điều chỉnh của năm trước,

Chi phí cố định trên mỗi đơn vị bán

Chi phí dự toán cho R&D có thể chia thành ba nhóm bao gồm lương, vật liệu và

công cụ, các chi phí trực tiếp khác

Ngân sách qu n líả

Cũng như ngân sách R&D và ngân sách marketing, ngân sách chi phí quản lý bao

gồm chi phí dự đoán cho toàn bộ việc tổ chức và vận hành doanh nghiệp Có ba

nhân tố tác động đến nội dung của ngân sách quản lý là nội dung của ngành, giai

đoạn phát triển của công ty và cấu trúc tổ chức Hầu hết các chi phí quản lý đều cố

định theo doanh thu Ngân sách này bao g m lồ ương, chi phí lu t pháp và chi phíậ

ki m toán ể

Ngân sách chi phí quản lý của Công ty cổ phần Tiên Sa được trình bày trong bảng

A.7

B ng A.7: Ngân sách qu n lý ả ả

I.5.2.4 Xây d ng các ngân sách tài chínhự

Các ngân sách còn lại trong bộ kế hoạch tài chính là các ngân sách tài chính Các

ngân sách tài chính chủ yếu thường bao gồm ngân sách ngân quỹ, dự toán báo cáo

kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo luân

chuyển tiền tệ và ngân sách vốn

I.5.2.4.1 Ngân sách ngân quỹ

nh ngh a

Ngân sách ngân sách ngân quỹ là một kế hoạch chi tiết biểu diễn tất cả các dòng

tiền vào và dòng tiền ra dự đoán của công ty trong một thời kỳ trên cơ sở tiền mặt

Việc theo dõi dòng ngân quỹ vô cùng quan trọng trong quản lý một doanh nghiệp

Thực tế, có nhiều công ty thành công trong hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

nhưng lại dễ thất bại vì những vấn đề liên quan đến dòng tiền vào và dòng tiền ra

Khi biết thời gian có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt hay dư thừa tiền mặt, nhà quản

trị có thể lập kế hoạch vay tiền khi cần và trả nợ trong thời kỳ dư thừa tiền mặt

Ngoài ra, trong điều kiện cần thiết và nếu được sự chấp thuận của công ty, các nhân

viên ngân hàng sử dụng ngân sách ngân quỹ để kiểm soát nhu cầu tiền mặt cũng

như khả năng trả nợ của công ty Vì dòng ngân quỹ như là huyết mạch của tổ chức

nên ngân sách ngân quỹ là một trong những ngân sách quan trọng nhất trong bộ kế

hoạch tài chính

Ngân sách ngân quỹ trả lời các câu hỏi: Kế hoạch hoạt động có khả thi về mặt tài

chính hay không? Có đủ vốn vào thời điểm cần vốn hay không? Nếu không, cần

phải vay bao nhiêu? Hoạt động của công ty có khả năng thu đủ ngân quỹ cần thiết

để hoàn lại vốn vay hay không?

Mỗi tổ chức phải cung cấp ngân quỹ cần thiết trong ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo

cho công ty hoạt động suông sẻ và có đủ ngân quỹ để đáp ứng các khoản nợ bằng

tiền ở hiện tại và trong tương lai

N i dung và c u thành c a ngân sách ngân quộ ấ ủ ỹ

Quá trình xây dựng ngân sách ngân quỹ biểu diễn trong hình A.7 ở dưới

Ngân sách ngân quỹ gồm ba nội dung chính sau đây:

1 Đặc điểm chính của ngân sách ngân quỹ là chỉ liên quan đến tiền mặt sử dụng

Ngân sách ngân quỹ không bao gồm các khoản mục không phải là tiền mặt

2 Thời gian dòng tiền ra và dòng tiền vào

- Thời kỳ: theo tháng hay theo quý

- Khi nào, để làm gì và bao nhiêu

3 Ngân sách ngân quỹ không thay thế các ngân quỹ khác mà toàn bộ các ngân sách

và thông tin ghi sổ có thể được sử dụng để lập ngân sách

Xác nh các kho n thu b ng ti n m tđị ả ằ ề ặ

Các khoản thu tiền mặt dự kiến bao gồm tất cả các nguồn tiền trong thời kỳ lập kế

hoạch Nguồn tiền mặt chủ yếu thu được là nguồn từ bán hàng Vì phần lớn doanh

thu là doanh thu tín dụng nên một trong những nhiệm vụ quan trọng của tổ chức là

phải xác định cấu trúc thu hồi khoản phải thu

Nếu xem xét cho năm hiện tại, công ty có thể sử dụng dữ liệu quá khứ để lập kế

hoạch thu hồi khoản phải thu Nói cách khác, công ty có thể xác định tỷ lệ phần

trăm khoản phải thu thu hồi ngay trong tháng bán hàng và vào các tháng sau đó

Ngoài tiền thu từ bán tín dụng, các khoản tiền thu ngay, người lập kế hoạch phải

ước lượng tiền mặt thu từ bán tài sản hay các khoản thu nhập khác

Xác nh các kho n chi b ng ti n m tđị ả ằ ề ặ

Công ty cần phải dự đoán các khoản chi tiền mặt cho từng thời kỳ Phần này bao

gồm tất cả các khoản chi tiền mặt phát sinh trong kỳ Có nhiều khoản chi giống

nhau nhưng người lập kế hoạch vẫn phải cẩn thận kiểm tra độ chính xác của từng

khoản chi từng thời kỳ và phản ánh những thay đổi có thể xảy ra trong từng con số

dự đoán Ngân sách chi tiền mặt cho biết các dự đoán về chi tiền mặt đối với những

khoản như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cho vay, hoàn vốn, trả lương, cổ tức

hay các chi phí ngoài dự kiến khác Tất cả các khoản chi không dẫn đến việc chi

tiền thực sự như khấu hao không được đưa vào danh sách này

Cân đối thu chi là khoản chênh lệch giữa các khoản thu và các khoản chi trong kỳ

Ngân quỹ chưa kể tài trợ bằng cân đối thu chi cộng với số dư tiền mặt đầu kỳ Số dư

tiền mặt tối thiểu hay cũng là lề an toàn đơn giản là số tiền mặt ít nhất mà công ty

muốn duy trì Cũng như với tài khoản tiết kiệm cá nhân của bạn, bạn cần phải giữ ít

nhất một khoản tiền mặt tối thiểu trong tài khoản vì khoản tiền tối thiểu này sẽ giúp

bạn tránh được các chi phí dịch vụ hoặc cho phép bạn thực hiện được những khoản

chi tiêu ngoài kế hoạch Tương tự như thế, các công ty cũng cần phải có số dư tiền

mặt tối thiểu Khoản tiền này giữa các công ty thường không giống nhau và được

xác định theo nhu cầu và chính sách riêng của từng công ty Nếu số dư tiền mặt

chưa kể tài trợ nhỏ hơn lề an toàn thì sẽ nảy sinh nguy cơ thiếu hụt tiền mặt Trong

tình huống này, họ có thể thực hiện các hành động như rút ngân quỹ từ tài sản ngắn

hạn, cụ thể là thu tiền từ khách hàng nhanh hơn, giải phóng tồn kho , hoặc là thanh

lý những tài sản cố định không cần thiết và cuối cùng là vay ngắn hạn Ngược lại,

với tình huống dư thừa tiềnmặt (tiền mặt lớn hơn số dư tiền mặt tối thiểu), công ty

có thể tăng mức dự trữ, cho vay hay đầu tư vào chứng khoán khả nhượng và cuối

cùng là thanh toán các khoản nợ

Ph n tài tr ầ ợ của ngân sách ngân quỹ bao gồm vay và trả nợ Nếu ngân quỹ một

thời ky nào đó bị thiếu hụt, phần tài trợ sẽ biểu diễn khoản tiền cần phải vay trong

thời kỳ đó Khi tiền mặt dư thừa, phần này biểu diễn các khoản trả nợ dự kiến bao

gồm cả lãi vay

Phần cuối cùng trong ngân sách ngân quỹ là s d ti n m t cu i k d ki n ố ư ề ặ ố ỳ ự ế Số dư

tiền mặt cuối kỳ bằng ngân quỹ chưa kể tài trợ cộng số tiền vay trong kỳ trừ đi

khoản trả lãi vay

Xây d ng ngân sách ngân quự ỹ

Ngân sách ngân quỹ là tổng hợp của ngân sách thu tiền mặt và ngân sách chi tiền

mặt Ngân sách này cung cấp thêm dự đoán về số dư tiền mặt tối thiểu dựa trên cấu

trúc lịch sử Ngân sách ngân quỹ cho biết công ty có nhu cầu tài trợ do chi tiền mặt

nhiều hơn hay thừa tiền mặt do thu tiền mặt nhiều hơn trong từng thời kỳ Ngoài ra,

ngân sách ngân quỹ cũng dự đoán tiền lãi thu được từ đầu tư tiền mặt dư thừa và chi

phí tài chính do vay nợ tạm thời

Phần thu của ngân sách ngân quỹ trong bảng A.6 trình bày cấu trúc dòng tiền vào từ

bán hàng thu ngay và bán hàng tín dụng Doanh thu thu được trong một tháng bao

gồm khoản doanh thu thu ngay trong tháng, các khoản doanh thu tin dụng của các

tháng trước tùy theo chính sách tín dụng của công ty

Các khoản chi tiền mặt bao gồm tiền mặt chi cho việc mua nguyên vật liệu, trả

lương và các chi phí khác Thông tin này thu thập từ ngân sách sản xuất và các ngân

sách hoạt động khác

Với các thông tin trên, ngân sách ngân quỹ của công ty được xây dựng như trong

bảng A.8 dưới đây

B ng A.8: Ngân sách ngân qu n m 20X6 ả ỹ ă

Sau khi hoàn thành ngân sách ngân quỹ, người lập kế hoạch xây dựng kế hoạch tài

trợ cho quý I năm 20X6 Nhu cầu tài trợ được xây dựng dựa vào số dư chưa tài trợ

và lề an toàn Nhu cầu tài trợ trợ bằng số dư chưa tài trợ trừ lề an toàn Mức vay

được xác định theo quý và bằng nhu cầu vay của tháng có nhu cầu vay nhất, bằng

78,169 triệu đồng Số dư cuối kỳ bằng số dư đầu kỳ trước cộng cân đối thu chi,

cộng vay trong kỳ, trừ trả gốc và lãi trong kỳ

B ng A.9: K ho ch tài tr quý I n m 20X6 ả ế ạ ợ ă

I.5.2.4.2 D toán báo cáo k t qu ho t ự ế ả ạ động kinh doanh

Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một bảng tóm tắt về doanh thu và

tổng chi phí dự kiến của một thời kỳ trong tương lai, dự toán kết thúc với thông tin

về tình hình lời (lỗ) ròng của thời kỳ đó Các nhà phân tích phải sử dụng thông tin

từ ngân sách bán hàng để xác định doanh thu, thông tin từ ngân sách sản xuất để xác

định giá vốn hàng bán và thông tin từ các ngân sách hoạt động để xác định chi phí

cho dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Các tính toán về cổ tức và lợi

nhuận chưa phân phối cũng được trình bày trong báo cáo này

Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Tiên Sa được

trình bày trong bảng A.10 Thông tin cần lưu ý nhất trong dự toán báo cáo kết quả

hoạt động kinh doanh là thông tin về giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán được xác

định bằng công thức sau:

Giá v n hàng bán = S n lố ả ượng bán (chi phí NVL tr c ti p ự ế đơn v + chi phí laoị

ng tr c ti p n v ) + Chi phí qu n lý s n xu t

Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bán hàng được lấy từ ngân sách bán hàng, chi

phí quản lý doanh nghiệp được lấy từ ngân sách quản lý, khấu hao phân bổ cho quý

I bằng 20 triệu đồng bao gồm khấu hao cho cả bộ phận sản xuất và các bộ phận

khác Trong quý I, công ty không có khoản thu nhập nào từ các hoạt động khác và

có một khoản lỗ 20 triệu đồng từ thanh lý tài sản cố định Để xác định lợi nhuận sau

thuế TNDN, chi phí tài chính và thuế phải được trừ ra khỏi lợi nhuận kế toán trước

thuế và lãi Chi phí lãi phụ thuộc vào nhu cầu ngân quỹ và kế hoạch vay ngắn hạn

của công ty, vì thế được lấy từ ngân sách ngân quỹ Thuế được xác định theo luật

thuế hiện hành, giả sử là 28 phần trăm

B ng A.10: D toán báo cáo k t qu ho t ả ự ế ả ạ độ ng kinh doanh quý I n m 20X6 ă

I.5.2.4.3 D toán báo cáo ngu n và s d ngự ồ ử ụ

Trước khi lập dự toán bảng cân đối kế toán, chúng ta cần rà soát và tổng hợp toàn

bộ các thay đổi trong một báo cáo nguồn và sử dụng ngân quỹ Điều này rất thuận

lợi cho việc kiểm soát các dòng dịch chuyển tiền tệ của thời kỳ kế hoạch và nhận

thức rõ ảnh hưởng của mỗi quyết định tài chính Cuối cùng, dự toán bảng cân đối kế

toán chỉ là sự chuyển đổi đơn giản tình trạng tài chính ở đầu kỳ theo các thay đổi tài

chính đã hoạch định

T ng h p các thay ổ ợ đổi tài chính

Các thay đổi về tài chính trong kỳ được tập hợp từ các ngân sách bộ phận Về căn

bản, chênh lệch này chính là chênh lệch giữa dòng tiền ra và dòng tiền vào trong kỳ

liên quan trực tiếpđến tài sản và nguồn vốn Nếu khoản thu vào lớn hơn chi ra thì

kết quả được ghi vào bên nguồn, ngược lại, nếu thu vào nhỏ hơn chi ra thì được ghi

vào bên sử dụng

Riêng tiền mặt là khoản chênh lệch giữa nguồn và sử dụng nên được xác định sau

khi lập báo cáo nguồn và sử dụng hoặc chuyển qua từ ngân sách ngân quỹ Cách

xác định chênh lệch và phản ảnh chênh lệch này vào trong báo cáo nguồn và sử

dụng ngân quỹ được trình bày trong bảng A.11

B ng A.11: Xác nh các thay ả đị đổ i tài chính để ậ l p báo cáo ngu n s d ng ồ ử ụ

Chênh lệch ngân quỹ = Tổng nguồn - Tổng sử dụng

I.5.2.4.4 L p d toán b ng cân ậ ự ả đố ếi k toán

Với thông tin từ dự toán báo cáo nguồn và sử dụng ngân quỹ kết hợp với bảng cân

đối kế toán đầu kỳ, chúng ta có thể dễ dàng xây dựng dự toán bảng cân đối kế toán

cho thời kỳ lập kế hoạch Số dư cuối kỳ của các tài khoản chính là số dư của năm

trước cộng với chênh lệch ngân quỹ trong thời kỳ dự đoán Đối với bên tài sản, nếu

thay đổi tài chính thuộc bên nguồn thì số dư tài sản cuối kỳ sẽ bằng số dư tài sản

đầu kỳ trừ đi chênh lệch, ngược lại, nếu thay đổi tài chính thuộc về bên sử dụng thì

chúng ta sẽ cộng chênh lệch vào số dư đầu kỳ Đối với bên nguồn vốn, nếu thay đổi

tài chính thuộc về nguồn thì chúng ta sẽ cộng khoảng chênh lệch vào số dư đầu kỳ

để xác định số dư cuối kỳ và nếu thuộc về bên sử dụng thì trừ chênh lệch khỏi số dư

đầu kỳ

Có ba khoản mục cần lưu ý là tiền mặt, tài sản cố định và lợi nhuận sau thuế chưa

phân phối Về tiền mặt, có thể sử dụng số dư tiền mặt cuối kỳ từ ngân sách ngân

quỹ, hoặc lấy số dư đầu kỳ cộng với chênh lệch nguồn và sử dụng trong năm Về tài

sản cố định, thay đổi tài sản cố định trong báo cáo nguồn và sử dụng chính là thay

đổi nguyên giá tài sản cố định, do đó, phải cộng khấu hao trong kỳ vào khấo hao lũy

kế để xác định tài sản cố định ròng cuối kỳ

Cuối cùng, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối được xác định bằng cách lấy số dư

đầu kỳ cộng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối tăng thêm trong kỳ (bằng lợi nhuận

sau thuế TNDN trừ cổ tức trong kỳ)

Với báo cáo nguồn và sử dụng ngân quỹ và bảng cân đối kế toán ngày 31/12/20X5,

chúng ta lập dự toán cho công ty cổ phần Tiên Sa ngày 31/3/20X6 như trong bảng

A.12

B ng A.12: D toán b ng cân ả ự ả đố ế i k toán

I.6 ánh giá phĐ ương pháp ho ch nh ngân sáchạ đị

i m m nh

T trên ừ Tốn ít thời gian và chi phí hoạch định ngân sách

xu ng ố Kỹ thuật và phương pháp hoạch đinh khá đơn giản nên dễ áp dụng

Các mục tiêu ngân sách đảm bảo các mục tiêu chiến lược lớn hơn của tổ

Phối hợp tốt về các yêu cầu ngân sách cho tất cả các yếu tố của tổ chức

Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách phòng ban của nhà quản lý

Những mục tiêu cao thách thức sự nỗ lực của các nhà quản trị

T dừ ướ Phát huy hết tác dụng và vai trò của ngân sách trong tổ chức.i

lên

Tạo ra được một hệ thống các ngân sách rõ ràng cụ thể.

Tạo ra các chỉ dẫn đi đến các mục tiêu của tổ chức

Tạo mối lên kết giữa ngân sách và chiến luợc kinh doanh của công ty

Kiểm soát tốt tài chính của tổ chức và giúp xác định nguyên nhân của

T trên ừ Người lập ngân sách có thể xa rời công việc kinh doanh thực tế hay quy

xu ng ố tình sản xuất của một bộ phận riêng lẽ Kết quả là mục tiêu đưa ra có thể

không phù hợp hoặc không thể thực hiện được

Không có sự phối hợp của nhiều người từ nhiều bộ phận, những người

không được tham gia họ cảm thấy bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định

và có thể không tham gia trọn vẹn một cách có ý thức hay vô thức vào

việc đạt các mục tiêu đã lập ngân sách

T dừ ướ Người tiếp cận thường xuyên với hoạt động sản xuất có thể không thấyi

được bức tranh chiến lược tổng thể.lên

Nếu việc đánh giá thực hiện bị ràng buộc với việc phải đạt mục tiêu như

ngân sách dự toán, thì các nhà quản lý sẽ có động cơ nới lỏng ngân sách

của mình bằng cách ước tính doanh thu dưới mức hoặc ước tính chi phí

quá mức

Với mục tiêu của đề tài là nâng cao hiêu quả hoạch định ngân sách cho Vinatex Đà

Nẵng Và để phát huy tốt nhất các lợi ích của việc hoạch định ngân sách Sau khi

tiến hành so sánh hai điểm mạnh của hai phương pháp hoạch định ngân sách, tôi

nhận thấy rằng việc sử dụng phương pháp từ hoạch định ngân sách từ dưới lên là

đáp ứng được mục tiêu nghiên cưu của đề tài

Trong thực tế, Vinatex là công ty sản xuất, mô hình kinh doanh khá phức tạp và sử

dụng nhiều loại ngân sách cụ thể để phục vụ cho quá trình sản xuất và các quá trình

khác của công ty, phương pháp từ trên xuống khá đơn giản với sự tham gia hoạch

định của các nhà quản trị câp cao không đủ khả năng tạo ra các ngân sách thực tế,

đủ khả năng hướng dẫn các hoạt động của công ty Và theo điều tra, hiện tại

Vinatex đang sử dụng phương pháp từ trên xuống cho việc hoạch định ngân sách

Với phương pháp này công tác hoạch định ngân sách chưa thực sự hiệu quả Do đó

chọn phương pháp hoạch định từ dưới lên là có khả năng ứng dụng cao vào thực tế

Tóm lại với phương pháp hoạch định từ dưới lên vừa đáp ứng được mục tiêu của đề

tài vừa phù hợp với các điều kiện cụ thể trong thực tế Nên t ây tôi quy t nh ừ đ ế đị

ti p t c nghiên c u lý thuy t v ho ch nh ngân sách theo h ế ụ ứ ế ề ạ đị ướ ng ho ch nh ạ đị

ngân sách t d ừ ướ i lên.

I.7 Quy trình ho ch nh ngân sách.ạ đị

Với phương pháp hoạch định ngân sách từ trên xuống, ta cần có một quy trình

hoạch định ngân sách để đưa phương pháp này áp dụng vào thực tế Phương pháp là

cái lõi của quy trình hoạch định và quy trình hoạch tốt hổ trợ và phát huy tối đa hiệu

quả của phương pháp thực hiện

Quy trình hoạch định ngân sách hiệu quả hỗ trợ tối đa cho phương pháp hoạch định

từ trên xuống là quy trình gồm ba buớc dưới đây Quy trình này được đề xuất trong

cuốn sách Managing Budgets của Stephen Brookson

Với quy tình hoạch định ngân sách này đảm bảo liên kết giữa các kế hoạch ngân

sách với chiến lược kinh doanh của công ty, tạo ra sự chuẩn hoá nhằm đơn giản hoá

việc hoạch định, thu thập được đầy đủ thông tin, có sự kiểm soát chặt chẽ truớc

trong và sau quá trình hoạch định ngân sách Do vậy quy trình này là phù hợp với

phương pháp hoạch định ngân sách từ dưới lên

Hình A2 Quy trình ho ch d nh ngân sách ạ ị

TH C HI N THEO MÔ HÌNH D TH O NGÂN SÁCHỰ Ệ Ự Ả

doanh thu/chỉ tiêu;

chuẩn bị dự toánngân sách ban đầu

Phân tích nhứngkhác biệt giữa hoạtđộng thực tế vàngân sáchChuẩn hoá

ngân sách

Lập ngân sách hoạt động

Thực hiện các điềuchỉnh

Đánh giá

hệ thống

Lập ngân sách tài chính

Rút kinh nghiệm vàcải thiện liên tụcquy trìnhhoạchđịnh ngân sách

Đánh giá thủ tục hoạch định ngânsách và hoàn thiên ngân sách

II Chu n b cho ho ch nh ngân sáchẩ ị ạ đị

II.1 Tìm hi u v m c tiêu c a t ch cể ề ụ ủ ổ ứ

Nên lập ngân sách dựa trên chiến lược rõ ràng, khách quan Hãy xác định chiến

lược ngay từ đầu bằng cách đánh giá nhiệm vụ của bộ phận để so sánh kết quả thực

tế với những kết quả lý tưởng, sau đó chuẩn bị một kế koạch dự thảo ngân sách để

cân bằng sự chênh lệch

II.1.1 ánh giá kinh doanhĐ

Bạn phải triển khai đánh giá các bộ phận một cách trung thực, thực tế, kỹ lưỡng, và

bao quát được tất cả các khía cạnh kinh doanh có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp

ứng nhu cầu khách hàng Thủ tục đánh giá sẽ tạo cơ hội cho bạn xem xét bộ phận

của mình với góc nhìn hoạch định ngân sách một cách khách quan, có thể là một

quá trình vừa thú vị vừa công bằng Điều quan trọng khi đánh giá là phải có thông

tin đầy đủ và trung thực Đây không phải là lúc để tìm kiếm sai lầm hay ảo tưởng

Những bài học quá khứ chỉ nên được xem là một công cụ để hoạt động có hiệu quả

trong tương lai Phương pháp phân tích SWOT là điểm xuất phát tốt để đánh giá,

mặc dù những kỹ thuật khách quan và có cấu trúc khác cũng có hiệu quả tương tự

II.1.2 L p k ho ch cho tậ ế ạ ương lai

Kế hoạch chiến lược đặt ra kế koạch kinh doanh và tài chính dài hạn chủ yếu cho tổ

chức, và là cơ sở để bạn xác lập mục tiêu của bộ phận Kế koạch chiến lược có thể

chỉ đơn giản xác định lĩnh vực kinh doanh của bạn, và phương hướng phát triển của

tổ chức về quy mô, chất lượng, sự an toàn và tính cạnh tranh

II.1.3 Quy t nh m c tiêu doanh nghi pế đị ụ ệ

Mục tiêu kinh doanh xem xét công việc kinh doanh một cách tổng thể, và có thể chỉ

có một phần là định lượng được Một số mục tiêu rất khái quát; những mục tiêu

khác liên quan cụ thể đến tiếp thị, tổ chức và tài chính Đặt mục tiêu cho bộ phận sẽ

cho phép bạn xác định được những mong đợi theo những cách có thể sử dụng để

đánh giá hiệu quả kinh doanh Bạn sẽ đat được nhiều hơn bằng cách nhớ cân bằng

những điều có thể đạt được với những điều mong đợi

II.1.4 Xác nh m c tiêu tài chínhđị ụ

Hãy chuyển những mục tiêu của bộ phận thành một ngân sách tài chính chính thức

Ngân sách này cần tính đến cả tiếp thị, sản xuất (họăc cung cấp dịch vụ), thu mua,

nhân sự và quản lý Hãy thể hiện những mục tiêu tài chính theo tài khoản lãi lỗ,

bảng cân đối kế toán, và thuyết minh dòng tiền hàng năm cho toàn bộ thời kỳ ngân

sách Để đề cập đến tất cả các khía cạnh kinh doanh, bạn nên gộp cả những thước

đo hiệu quả hoạt động phi tài chính trong kinh doanh, như là số lượng những phản

hồi phàn nàn hay khen ngợi

II.2 Chu n hoá ho ch nh ngân sáchẩ ạ đị

Để điều phối ngân sách trong phạm vi tổ chức, các nhà quản lý nên sử dụng một

mẫu dự thảo ngân sách tiêu chuẩn Mẫu chuẩn này sẽ giúp phối hợp nội dung các

ngân sách, và cho phép so sách và gắn kết chúng trong toàn tổ chức

II.2.1 T o ra bi u m uạ ể ẫ

Mẫu biểu ngân sách chuẩn hoá được sử dụng để thu thập và thể hiện tất cả thông tin

đưa vào ngân sách Trong khi hầu hết các tổ chức tuân thủ theo những mẫu biểu tiêu

chuẩn (đặc biệt là những lĩnh vực chính liên quan đến thu nhập, chi phí và vốn),

một số tổ chức khác cho phép mức độ linh hoạt phù hộp với hoàn cảnh đặc biệt

riêng Cần ghi nhớ năm nguyên tắc sau để đảm bảo rằng biểu mẫu có hình thức đẹp,

đễ sử dụng và hiệu quả:

+ Mẫu biểu cấn đơn giản và rõ ràng, chỉ bao gồm những chi tiết cần thiết

+ Tránh trong trí ảnh, minh hoạ quá nhiều và không chuyên nghiệp

+ Tất cả các mẫu biểu nên thống nhất về cách trình bày, phông chữ và mẫu thiết kế

+ Hình thức mẫu biểu nên được trình bàu một cách lô gíc, và dễ hiều mà không cần

chỉ dẫn

+ Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng bảng tính để đảm bảo thu thập và xử lý số liệu

dễ dàng

Những người tham gia điền vào mẫu biểu ngân sách sẽ không cùng một công việc,

hoạt động Để thu được những con số đồng nhất và dễ dàng thống nhất, bạn phải

thiết kế một mẫu biểu để mọi người với những hoạt động khác nhau đều sử dụng

được

Khi điền vào mẫu, luôn nhớ dến câu hỏi “Mình điền mẫu có đúng không?” Chỉ nên

đưa vào các số liệu đã được tính toán chính xác Nên kiểm tra xem thông tin được

sắp xếp đúng cột và hàng, và những số thập phân, dấu phẩy ở đúng chỗ không Cần

sửa lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu chấm câu; tránh sử dụng ngôn ngữ địa phương,

tiếng lóng, và cách diễn đạt kỹ thuật, hoặc không rõ ràng Chỉ sử dụng từ ngữ phổ

thông và ngắn gọn Hãy đưa biểu mẫu cho một người khác, tốt nhất là một nhà quản

lý khác, để kiểm tra xem họ có thể hiểu nội dung không

II.2.2 Biên so n s tayạ ổ

Sổ tay là một cuốn sổ lưu trữ toàn bộ các tài liệu được sử dụng và các hướng dẫn cụ

thể trong quá trình lập ngân sách Sổ tay này được lập ra khi việc hoạch định ngân

sách bắt đầu và các tài liệu và hướng dẫn được cập nhật thường xuyên trong xuốt

quá trình

II.2.3 Thành l p u banậ ỷ

Cán bộ Chương trình và cán bộ tài chính (nhân viên kế toán) cần phối hợp với nhau

để lập ngân sách vì ngân sách được lập dựa vào các mục tiêu, kế hoạch hành động,

và các nguồn lực

Những thành viên của uỷ ban hoạch định ngân sách nên gồm có những nhà quản trị

cấp cao từ các bộ phận kinh doanh chủ chốt, kế toán quản lý, và lãnh đạo của tất cả

các phòng ban tham gia vào quá trình chuẩn bị ngân sách Kế toán là cố vấn kỹ

thuật của uỷ ban, chủ tịch điều khiển và dự đoán, trưởng phòng thay mặt cho bộ

phận của mình

II.3 Các lo i ngân sách c n l pạ ầ ậ

Mỗi tổ chức khác nhau có một hệ thống gồm nhiều ngân sách khác nhau Một ngân

sách có thể quan trọng đối với tổ chức này nhưng không thực sự cần thiết với tổ

chức khác Vì vậy trong quá trình chuẩn bị hoạch định ngân sách cần xác định các

loại ngân sách nào được sử dụng trong tổ chức

Sau khi đã có được tất cả các loại ngân sách cần lập thì tiến hành xây dựng mô hình

mối quan hệ giữa các ngân sách

III So n th o ngân sáchạ ả

Để soạn thảo ngân sách, bạn phải thu thập thông tin, ước lượng số liệu về thu nhập

và chi tiêu, và tập hợp tất cả trong một tài liệu tổng thể thống nhất

III.1 Thu th p thông tin ậ để ho ch nh ngân sáchạ đị

Vào giai đoạn đầu của tiến trình hoạch định ngân sách, giám đốc ngân sách sẽ thông

báo cho tất cả các bộ phận trong công ty về nhu cầu thu thập thông tin cho việc lập

ngân sách Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách được thu thập từ nhiều nguồn khác

nhau, trong đó, dữ liệu quá khứ chỉ là một nguồn Chẳng hạn như chi phí nguyên

vật liệu trực tiếp của năm trước có thể giúp cho nhà quản trị sản xuất biết được phần

nào thông tin về chi phí nguyên vật liệu của năm đến Tuy nhiên, dữ liệu lịch sử

không thôi vẫn chưa đủ để phản ánh kế hoạch trong tương lai

III.1.1 D oán doanh thuự đ

Dự đoán doanh thu là cơ sở để lập ngân sách bán hàng Sau đó, từ ngân sách bán

hàng, các bộ phận liên quan mới có thể lập các ngân sách hoạt động khác và lập các

ngân sách tài chính Do vậy, độ chính xác của doanh thu dự đoán ảnh hưởng rất lớn

đến độ chính xác của bộ ngân sách

Việc xây dựng doanh thu dự đoán thường là trách nhiệm của bộ phận Marketing

Thông tin dự đoán này có thể dựa vào phân tích bên trong, phân tích bên ngoài hoặc

cả hai

Với cách tiếp cận bên trong, giám đốc bán hàng yêu cầu các nhân viên bán hàng báo

cáo doanh thu dự đoán cho thời kỳ đến Các nhà quản trị bán hàng cung cấp các

thông tin dự đoán này và tổng hợp chúng vào trong bảng dự đoán doanh thu cho

từng nhóm sản phẩm Các dự đoán của các nhóm sản phẩm được kết hợp lại để lập

nên một bảng dự toán doanh thu cho toàn công ty Tuy nhiên, dự đoán theo cách

tiếp cận nội bộ có thể dẫn đến khả năng nhìn nhận vấn đề một cách thiển cận

Người lập kế hoạch có thể nhìn nhận quá lạc quan về các xu hướng chính trong nền

kinh tế và trong ngành Độ chính xác của dự đoán doanh thu có thể được cải thiện

bằng cách xem xét nhiều nhân tố như môi trường kinh tế, cạnh tranh, chính sách

quảng cáo, định giá Đó chính là cách tiếp cận từ bên ngoài

Với cách tiếp cận bên ngoài, các nhà phân tích dự đoán nền kinh tế và dự đoán

doanh thu của ngành trong các năm đến Họ có thể sử dụng phân tích hồi quy để dự

đoán mối quan hệ giữa doanh thu ngành và nền kinh tế nói chung Sau khi dự đoán

sơ bộ về điều kiện kinh tế và doanh thu của ngành, bước tiếp theo là dự đoán thị

phần của từng sản phẩm, giá bán và mức độ chấp nhận sản phẩm của thị trường

Thông thường, các dự đoán này thường được kết hợp với dự đoán của các nhà quản

trị Marketing mặc dù trách nhiệm cuối cùng sẽ thuộc về bộ phận chuyên trách về

công tác dự đoán Từ các thông tin này, họ sẽ xây dựng dự đoán doanh thu bên

ngoài

Khi kết quả dự đoán doanh thu bên trong khác với dự đoán từ bên ngoài, họ tiến

hành điều chỉnh để có sự thống nhất Kinh nghiệm quá khứ sẽ cho biết loại dự đoán

nào thường chính xác hơn Nhìn chung, nên sử dụng dự đoán bên ngoài như là một

cơ sở và điều chỉnh kết quả này theo dự đoán nội bộ để đưa ra kết quả dự đoán cuối

cùng Rốt cục, dự đoán doanh thu dựa trên cả phân tích bên trong và bên ngoài

thường chính xác hơn so với dự đoán chỉ dựa vào bên trong hoặc bên ngoài Dự

đoán nên dựa vào nhu cầu dự kiến chứ không nên điều chỉnh theo khả năng từ bên

trong, chẳng hạn như dựa vào công suất máy móc Ngoài ra, một số công ty hỗ trợ

cho bộ phận Marketing trong việc dự đoán bằng các cách tiếp cận chính thức khác

như phân tích chuỗi thời gian, phân tích tương quan, mô hình toán kinh tế

III.1.2 D oán các bi n s khácự đ ế ố

Ngoài doanh số, các khoản mục chi phí liên quan đến tiền mặt cũng rất quan trọng

Có thể sử dụng các nhân tố đã xem xét khi dự đoán doanh thu để dự đoán chi phí Ở

đây, số liệu lịch sử có thể là giá trị thực Các nhà quản trị có thể điều chỉnh các số

liệu quá khứ dựa trên hiểu biết của họ về các sự kiện sắp xảy ra Chẳng hạn, trong