Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty TNHH kim khí tuấn đạt

MỤC LỤC Trang Chương I: Tổng quan về cơ quan thực tập và đề tài 2 I. Tổng quan về cơ quan thực tập 2 1.1. Giới thiệu chung2 2 1.2. Cơ cấu tổ chức:2 2 II. Tổng quan về đề tài thực tập 4 2.1. Lý do ch ọn đ ề t ài 4 2.2. Ý nghĩa của đề tài4 4 2.3. Mục tiêu của đề tài4 4 Chương II: Các vấn đề phương pháp luận cơ bản 6 I. Hệ thống thông tin 6 1.1. Khái niệm hệ thống thông tin6 6 1.2.Nguyên nhân phát triển một hệ thống thông tin6 6 II. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin7 7 2.1. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin7 7 2.2. Cỏc công đoạn của giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu8 8 III. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 9 3.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết9 9 3.2. Các phương pháp thu thập thông tin9 9 3.2.1. Phỏng vấn9 9 3.2.2. Sử dụng phiếu điều tra10 10 3.2.3. Quan sát10 10 3.3. Chuẩn đoỏn xác định các yếu tố giải quyết vấn đề10 10 3.4. Đỏnh giá lại tính khả thi10 10 IV. Triển khai hệ thống thông tin10 10 4.1. Mục đích giai đoạn thực hiện kỹ thuật10 10 4.2. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật10 10 4.3. Lập các chương trình cho mỏy tính12 12 4.4. Hoàn thiện tài liệu hệ thống.12 12 V. Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 13 5.1. Mô hình logic13 13 5.2. Mô hình vật lý ngoài13 13 5.3. Mô hình vật lý trong13 13

Lời mở đầu Tin học hóa là một trong những công tác cấp thiết ngày nay đối với nhiều ngành và nhiều lĩnh vực. Nó được quan tâm không chỉ ở số lượng mà còn cả phẩm chất của từng người. Ngoài việc quản lý chung, công tác tổ chức còn vô vàn các công việc cụ thể, chi tiết mang tính thống kê và thông qua đó đã ra được những đánh giá, dự báo hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về chiến lược phát triển kinh tế, để đạt được hiệu quả cao nhât trong kinh doanh Trong đề án của chính phủ về tin học hoá thì tin học hoá trong quản lý là một vấn đề quan trọng. Trong đó quản lý kho là một trong những mảng mà tin học hoá cần phải giải quyết. Chương trình này được viết nhằm đáp ứng và cải tiến quá trình quản lý kho, hạn chế những sai sót trong quá trình quản lý khi chưa được tin học hoá. Sau quá trình tìm hiểu về quản lý kho tại Công ty TNHH KIM KHÍ TUẤN ĐẠT em nhận thấy quy trình này còn mang nặng tính thủ công và tốn nhiều thời gian. Xuất phát từ thực tế đó em đã xây dựng chương trình này để đáp ứng nhu cầu quản lý đó. MS ACCESS với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc thiết kế hệ thống nên nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực thiết kế phần mềm quản trị. Chính vì thế, em đã sử dụng và biến nó thành một công cụ đắc lực trong việc thực hiện đề tài của mình. Đề tài bố cục gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về cơ quan thực tập và đề tài. I. Tổng quan về cơ quan thực tập II. Tổng quan về đề tài thực tập Chương II: Các vấn đề về phương pháp luận cơ bản I. Hệ thống thông tin II. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin III. Phân tích chi tiết một hệ thống thông tin IV. Triển khai hệ thống thông tin V. Các mô hình biểu diển hệ thống thông tin VI. Hoàn chỉnh thiết kế vật lý Em rất mong được sự quan tâm, giúp đỡ của Cô Trần Thị Thu Hà - Giáo viên hướng dẫn để giúp em hoàn thành xuất sắc đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn! NGƯỜI THỰC HIỆN Sinh viên Phạm Văn Bình CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I. TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1. Giới thiệu chung: Tên Công ty: CÔNG TY TNHH KIM Khí Tuấn đạt. Tên giao dịch : TUẤN ĐẠT METAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt : TUAN DAT METAL CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: Sè 78, Phố Bạch Đằng, Phường Bạch Đằng, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Điện thoại : 04.9843031/ 091.3275737 Ngành Nghề kinh doanh : - Sản xuất, mua bán, gia công các sản phẩm từ kim loại. - Gia công chế tạo máy móc, thiết bị phục vụ trong công nghiệp. - Xuất khẩu các mặt hàng công ty đăng ký kinh doanh. Công ty TNHH Tuấn Đạt . Với kinh nghiệm thực tế được nhiều năm hoạt động kinh doanh cuả mình công ty đã mang đến sự hài lòng cũng như sự thành công của nhiều khách hàng từ khi hoạt động đến nay. Cộng với đội ngò nhân viên trẻ,trình độ cao, năng đông và đầy nhiệt tình, công ty đã dành được nhiều sự ưu ái của khách hàng. 1.2. Cơ cấu tổ chức: Giám đốc: Nguyễn Hùng Mạnh. Điều hành và quản lý chung các hoạt động của Công ty. Phòng kinh doanh: 08 người. Cung cấp và phân phối các sản phẩm, tiến hành hoạt động kinh doanh, tiếp thị tới người tiêu dùng và các nhà phân phối, tham mưu cho Giám đốc các chiến lược kinh doanh và tiếp thị bán hàng. Phòng Kế hoạch: 02 người. Thiết lập và thực hiện các kế hoạch phân phối các mặt hàng INOX. Phòng sản xuất: 50 người. Gia công và sản xuất các sản phẩm và thiết bị inox, tư vấn, giải đáp về kỹ thuật, hỗ trợ khách hàng và dịch vụ sau bàn hàng. Phòng kế toán: 06 người. Phụ trách các vấn đề về kế toán, kiểm toán tài chính, hoá đơn chứng từ, tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh. Các bộ phận khác: 04 người. H×nh 1: S¬ ®å tæ chøc c«ng ty II. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI. 2.1. Lý do chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt”: Như đã nói ở phần trên, hiện nay công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt quyết định mở rộng quy mô dưới hình thức kinh doanh trực tiếp sản phẩm của mình sản xuất ra, nghĩa là đẩy mạnh hệ thống bán lẻ trong nước và ngoài nước thông qua các đại lý. Do quy mô được mở rộng nên viêc quản lý sẽ phức tạp hơn rất nhiều, nếu quản lý bằng thủ công thì sẽ rất vất vả cho người quản lý hơn nữa hiệu quả không cao. Việc quản lý này rất khó khăn và phức tạp, đòi hỏi số liệu chính xác, thông tin nhanh nhạy và cập nhật đầy đủ các thông số về sản phẩm đã bán và sản phẩm tồn kho để có những báo cáo chính xác về hoạt động kinh doanh của công ty. Đáp ứng được yêu cầu đó nhất thiết phải có một hệ thống thông tin quản lý Kho để có thể thực hiện tốt nhất những đòi hỏi trên. Do vậy đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt” là một đề tài rất có ý nghĩa không chỉ với người nghiên cứu mà còn có ý nghĩa thực tiễn lớn và giúp Ých rất nhiều cho công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt. 2.2. Ý nghĩa của đề tài: Đề tài “Quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt” sẽ cho ra một phần mềm về quản lý kho, là sản phẩm của một nền công nghiệp mới. Nó mang tính trừu tượng, và có hàm lượng chất xám rất cao. Phần mềm quản lý kho là một hệ thống logic chứ không phải hệ thống kỹ thuật. Nó không được lắp ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm của ngành công nghiệp khác. Sản phẩm của các ngành công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng. Ngược lại thì giá trị của phần mềm quản lý kho lại tăng lên khi nó được áp dụng thực tế vào công việc trong Công ty. 2.3. Mục tiêu của đề tài: Chương trình quản lý kho cần có các mục tiêu sau đây: a. Có thể bảo trì được: Phần mềm tuổi thọ dài phải được viết và được lập tư liệu sao cho việc thay đổi có thể tiến hành được mà không quá tốn kém. b. Đáng tin cậy: Phần mềm phải thực hiện được điều mà người tiêu dùng mong mỏi và không thất bại nhiều hơn những điều gì đã được đặc tả. c. Có hiệu quả: Hệ thống phải không lãng phí nguồn lực như bộ nhớ, bộ xử lý. Tuy nhiên không nhất thiết phải cực đại hoá mức độ hiệu quả vì rằng việc đó có thể làm cho phần mềm rất khó thay đổi. d. Dễ sử dụng: Giao diện người sử dụng phải phù hợp với khả năng và kiến thức của người dùng, có tài liệu hướng dẫn và các tiện Ých trợ giúp. Có thể thấy rõ là, việc tối ưu hoá mọi thuộc tính là rất khó khăn. Các thuộc tính có thể mâu thuẫn lẫn nhau, ví như tính hiệu qủa và dễ sử dụng. Quan hệ giữa chi phí và sự cải thiện từng thuộc tính không phải là tuyến tính và các cải thiện nhỏ trong bất kỳ thuộc tính nào cũng có thể là rất đắt. Mặt khác các thuộc tính của phần mềm cũng rất khó định lượng, chúng ta thiếu các đọ đo và các chuẩn về chất lượng phần mềm. Vấn đề là giá cả được tính đến khi xây dựng phần mềm. Điều quan trọng là chúng ta phải xây dựng một phần mềm tốt với một giá cả hợp lý và theo một lịch biểu đặt trước. CHƯƠNG II: : CÁC VẦN ĐỀ PHUƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN LÀM CƠ SỞ CHO VIỆC NGHIÊN CỨU CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO I . HỆ THỐNG THÔNG TIN. 1.1. Khái niệm hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc, được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào(Input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhất vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). 1.2. Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kê một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó, Phân tích hệ thống bắt đầu Nguån §Ých Ph©n ph¸tXö lý vµ lu tr÷ Thu Kho d÷ liÖu H×nh 2. M« h×nh hÖ thèng th«ng tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định của một hệ thống mới có khả năng cỉa thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển mét hệ thống thông tin? Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như nhu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể tóm tắt các thông tin nh sau:  Những vấn đề quản lý.  Những yêu cầu mới của nhà quản lý.  Sù thay đổi của công nghệ.  Thay đổi sách lược chính trị. II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN. 2.1. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin. Mục đích chính xác của dự án phát triển của hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu đạt trước. Tại sao vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phóc tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên phải cần có một cách tiến hành nghiêm túc một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành phát triển hệ thống rất chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp đựoc đề nghị ở đây dùa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Nguyên tắc 2: Chuyển tải cái chung sang cái riêng. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic phi phân tích và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.2. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có 4 công đoạn: Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo. - Lập kế hoạch: Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mô của dự án theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Khối lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Trong một số dự án với quy mô lớn có nhiều người tham gia vào thẩm định yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ. - Làm rõ yêu cầu: Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua các cuộc gặp gỡ với những yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Thêm vào đó để nhằm hướng đến nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan, những cuộc gặp này phục vụ việc xây dựng lên bảng phác hoạ đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu. - Đánh giá khả thi: Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt thành công một giải pháp đã đề xuất hay không? tất nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: Khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu: Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về khuyến nghị các hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thể làm tiếp thêm những vấn đề. Sau đó là tiếp tục hay loại bỏ dự án. [...]... đó tính phong phú, đa dạng của các loại hàng hoá đã làm tăng lên rất nhiều vì vậy việc xây dựng hệ thống thông tin trong khâu quản lý kho của công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt càng mang tính cần thiết hơn Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt là một đề tài có tầm quan trọng với công ty nói riêng và các doanh nghiệp có quy mô lớn nói chung Người viết đã dồn hết tâm huyết... phương pháp luận cơ bản 6 I Hệ thống thông tin .6 1.1 Khái niệm hệ thống thông tin6 6 1.2.Nguyên nhân phát triển một hệ thống thông tin6 .6 II Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin7 7 2.1 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin7 7 2.2 Cỏc công đoạn của giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu8 8 III Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 9 3.1 Mục tiêu của giai... DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả Mỗi người trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau, có 3 mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong 5.1 Mô hình logic: Mô tả hệ thống thông tin làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà... vào quản lí lại càng quan trọng hơn vì thiết kế hệ thống thông tin trong quản lí kho như xương sống của hoạt động quản lí Thiết kế hệ thống thông tin tốt từ đó đi dến kết luận về tính khả thi của đề án, việc quản lí sẽ dược thực hiện tốt hơn mỗi hệ thống thông tin của từng doanh nghiệp mang những đặc thù riêng của doanh nghiệp đó Công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt đã và đang thực hiện mở rộng quy mô dưới hình... trình, hệ con và sự chấp thuận của người dựng KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ phần mềm, việc xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin để tự động hoá công tác quản lí là sự cần thiết mang tính khách quan Mét doanh nghiệp, công ty muốn tăng nhanh lợi nhuận, tăng tiến độ hoạt động, giảm chi phí giao dịch thì vấn đề đưa tin học vào quản. .. hệ thống 4.4 Hoàn thiện tài liệu hệ thống Hoàn chỉnh các tài liệu cho hệ thồng là một bước hết sức cần thiết khi các phân tích viên kết thúc một dự án tin học hoá để bắt đầu chuyển sang một dự án khác, nhằm tập hợp các thông tin quan trọng mà họ có được về hệ thống trong quá trình phát triển và triển khai hệ thống Tài liệu về hệ thống cần thiết cho hai nhóm người sau:  Các quản trị viên hệ thống thông. .. hiện và nội dung các thông tin vào của hệ thống Mô hình logic là kết quả trực tiếp của sự lựa chọn quản lý và cực kỳ ổn định Có thể nói rằng với một cách quản lý đã cho của ông giám đốc nhà hát P thì chỉ tồn tại một mô hình logic của hệ thống thông tin Đối với mô hình vật lý ngoài thì lại có sự khác biệt Dưới góc độ sử dụng có thể có một số lớn các phương án thực hiện nhiệm vụ của hệ thống Trong trường... biệt của hệ thống được coi như hoàn tất thì giai đoạn tiếp theo là cài đặt nó như một hệ thống Điều này hiển nhiên có thể bao gồm một loạt các hoạt động, như kiểm tra móc nối với các thành phần hệ thống khác, thành lập tệp chủ cho dữ liệu hiện tại, huấn luyện cán bộ, chấp nhận hình thức hoá hệ thống theo người dùng quản lý, các thay đổi chính thức so với hệ thống cũ 6.2.2 Cách xây dựng truyền thống Mặc... lùa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các modul và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống. .. giáo trong khoa Tin Kinh tế trường Đại học Kinh tế quốc dân, đặc biệt là cô giáo TS Trần Thị Thu Hà người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thiện đề tài này Em xin chân thành cảm ơn TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, tác giả: TS.TRƯƠNG VĂN TÚ-TS.TRẦN THỊ SONG MINH, khoa tin học kinh tế ĐHKTQD 2, Cơ sở dữ liệu, tác giả :TRẦN CÔNG UẨN, khoa tin học kinh tế ĐHKTQD 3, Công nghệ phần . c«ng ty II. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI. 2.1. Lý do chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt : Như đã nói ở phần trên, hiện nay công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt. nhiều cho công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt. 2.2. Ý nghĩa của đề tài: Đề tài Quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt sẽ cho ra một phần mềm về quản lý kho, là sản phẩm của một nền công nghiệp. Hệ thống thông tin II. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin III. Phân tích chi tiết một hệ thống thông tin IV. Triển khai hệ thống thông tin V. Các mô hình biểu diển hệ thống thông tin VI.