Invoice - Hóa đơn trong thanh toán quốc tế

Nội dung hóa đơn thương mại: Một hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giốngnhư một hóa đơn bán hàng dịch vụ trong nước như: - Số hóa đơn - Ngày lập hóa đơn - Họ t

Invoice – C/O – C/I

A Invoice

Đặt trong xu thế hội nhập hiện nay, bất kì một quốc gia nào muốn tồn tại vàphát triển đều phải tăng cường hợp tác với các nước trên thế giới Quan hệ hợp tácgiữa các nước ban đầu biểu hiện ở lĩnh vực kinh tế sau phát triển rộng ra ở tất cảcác lĩnh vực: chính trị, ngoại giao, văn hóa xã hội trong đó quan hệ kinh tế chủyếu là ngoại thương đóng vai trò chủ đạo là cơ sở cho các mối quan hệ quốc tếkhác tồn tại và phát triển Các hoạt động thương mại quốc tế ngày càng chiếm giữmột vị trí quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia đóng góp không nhỏ vào

sự tăng trưởng kinh tế hàng năm Nhưng để có thể vận hành tốt được lĩnh vựcthương mại quốc tế thì chúng ta không chỉ cần hiểu rõ các điều kiện thương mạitrong thực tế mà còn phải lựa chọn được một phương thức thanh toán thích hợpnhất để mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp và tránh được những rủi ro trongthương mại quốc tế

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của trong các phương thức thanh toán quốc tế thìphương thức thanh toán tín dụng chứng từ ngày càng phổ biến, cùng với và trò của

bộ chứng từ cũng ngày càng trở nên quan trọng hơn

Bộ chứng từ bao gồm các chứng từ thương mại và chứng từ tài chính Trong đócác chứng từ về hàng hóa và chứng từ bảo hiểm cũng ngày càng được quan tâmnhiều hơn

I Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

1 Định nghĩa:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong cácchứng từ hàng hóa Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất trìnhcho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi Là yêu cầu của người bán đòingười mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trênhóa đơn Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổnggiá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phươngtiện vận tải v.v

Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khácnhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảohiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v…

2 Tác dụng:

Hóa đơn thương mại có những tác dụng sau:

• Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại giữ vai trò trungtâm trong bộ chứng từ thanh tóan Trong trường hợp bộ chứng từ có hốiphiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòitiền trong nội dung của hối phiếu Nếu không dùng hối phiếu để thanh toán,hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trảtiền

• Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là bằngchứng cho việc mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám

quản và tính tiền thuế

• Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ kí chấp nhận trả tiền củangười mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn

• Hóa đơn cũng cung cấp những chi tiết về hàng hóa, cần thiết cho việcthống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng

• Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùngnhư một thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng

và chuẩn bị trả tiền hàng

Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phổ biến trong thời đại hội nhậpngày nay, bất kì một hoạt động giao dịch thương mại nào (xuất khẩu hay nhậpkhẩu) đều phải cần hóa đơn Từ đó cho thấy việc nhận biết và thành lập mộthóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp

VN, vì khi một hóa đơn bị sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở ngại cho các nhà xuất

khẩu lẫn nhà nhập khẩu.

3 Nội dung:

a Nội dung hóa đơn thương mại:

Một hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giốngnhư một hóa đơn bán hàng ( dịch vụ ) trong nước như:

- Số hóa đơn

- Ngày lập hóa đơn

- Họ tên và địa chỉ người bán hàng

- Họ tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một)

- Điều kiện giao hàng (theo địa điểm)

- Điều kiện thanh toán

- Số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có)

- Tổng số tiền phải thanh toán Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phầnghi trị giá bằng chữ

Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa sốtrường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán nên mộthóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác hẳn với các hóa đơn bánhàng (dịch vụ) trong nước Cụ thể như sau:

• Nếu không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngônngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử dụng

là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trongnước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa

• Các hóa đơn thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là đồngtiền được thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng

và thanh toán phù hợp với các quy định trong các hợp đồng mua bán này vàphù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại

Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định ngân hàng xác nhận nếu

có hoặc ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một HĐTM được phát hànhvới số tiền vượt quá số tiền L/C cho phép và quyết định của ngân hàng này sẽràng buộc tất cả các bên miễn là ngân hàng đó không thanh toán hay chiết khấucho số tiền vượt quá L/C cho phép

Việc mô tả hàng hóa , dịch vụ hay các giao dịch khác trong HĐTM phải phùhợp với mô tả hàng hóa trong L/C.

b Mẫu hóa đơn thương mại:

1) SHIPPER/ EXPORTER ( Nhà xuất khẩu): - The name and address of the

principal party responsible for effecting export from the United States

The exporter as named on the Export License (Tên và địa chỉ của đối tác

chính chịu trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê.)

2) CONSIGNEE (Người nhận hàng) - The name and address of the

1

2

3 4 13

5 6 8

7

9 10

person/company to whom the goods are shipped for the designated end use, or

the party so designated on the Export License (Tên và địa chỉ của cá nhân

hoặc công ty mà hàng hoá được gửi đến cuối cùng)

3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian) - The name and

address of the party who effects delivery of the merchandise to the ultimate

consignee, or the party so named on the Export License.(Tên và địa chỉ của

người chịu trách nhiệm phân phối hàng hoá đến cho người nhận cuối cùng.)

4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyển quá

cảnh)- The name and address of the duly authorized forwarder acting as

agent for the exporter (Tên và địa chỉ của người được ủy quyền hợp

pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu.)

5) COMMERCIAL INVOICE NO - Commercial Invoice number

assigned by the exporter (Mã số hoá đơn định bởi nhà xuất khẩu)

6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO - Overseas customer's

reference of order number (Mã số đơn đặt hàng của khách hàng)

7) B/L, AWB NO - Bill of Lading, or Air Waybill number, if known.( Mã số

vận đơn hàng hải hay hàng không )

8) COUNTRY OF ORIGIN - Country of origin of shipment (Xuất xứ của hàng hoá được vận chuyển)

9) DATE OF EXPORT - Actual date of export of merchandise (Ngày xuất

khẩu thực tế)

10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán) - Describe the terms,

conditions, and currency of settlement as agreed upon by the vendor andpurchaser per the Pro Forma Invoice, customer Purchase Order, and/or

Letter of Credit (Mô tả những điều khoản, phương thức thanh toán, loại

tiền tệ được thoả thuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn

chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư)

11) EXPORT REFERENCES - May be used to record other useful

information,e.g - other reference numbers, special handling requirements,

routing requirements, etc (Dùng để trình bày những thông tin cần thiết

khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng…)

12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION - Ocean port/pier, or airport

to be used for embarkation of merchandise (Cảng hàng không, hay hàng hải

nơi bốc hàng (đưa hàng lên tàu))

13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tải): Record airline

carrier/flight number or vessel name/shipping line to be used for the shipment

of merchandise (Hãng vận tải do nhà xuất khẩu chọn để vận chuyển hàng

hoá.)

14) PACKAGES - Record number of packages, cartons, or containers per

description line (Mã số trên kiện, thùng cactông hay container theo mỗi

dòng mô tả.)

15) QUANTITY (Số lượng)- Record total number of units per

description line (Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả)

16) NET WEIGHT (Khối lượng tịnh)/GROSS WEIGHT ( Khối lượng

gộp) - Record total net weight and total gross weight (includes weight of

container) in kilograms per description line Tổng khối lựơng tịnh theo

mỗi dòng mô tả./ tổng khối lượng gộp ( bao gồm cả khối lượng bao bì) theo mỗi dòng mô tả

17) DESCRIPTION OF MERCHANDISE (Mô tả hàng hoá) - Provide

a full description of items shipped, the type of container (carton, box,pack, etc.), the gross weight per container, and the quantity and unit of

measure of the merchandise (Mô tả đầy đủ về hàng hoá được vận

chuyển, loại bao bì ( thùng cacton, hộp, kiện…), trọng lượng gộp mỗi

container, số lượng và đơn vị tính của hàng hoá )

18) UNIT PRICE (Đơn giá)/TOTAL VALUE (Tổng giá trị) - Record the

unit price of the merchandise per the unit of measure, compute the extended

total value of the line.(Giá của mỗi đơn vị hàng hoá/ tổng giá trị hàng hoá

theo mỗi dòng mô tả)

19) PACKAGE MARKS (Ký mã hiệu)- Record in this Field, as well as on

each package, the package number (e.g - 1 of 7, 3 of 7, etc.), shipperscompany name, country of origin (e.g - made in USA), destination port

of entry, package weight in kilograms, package size (length x width x

height), and shipper's control number (e.g - C/I number; optional).(Ký

hiệu hay mã số để nhận biết trên container)

20) MISC CHARGES (Chi phí hỗn hợp) - Record any miscellaneous

charges which are to be paid for by the customer - export transportation,

insurance, export packaging, inland freight to pier, etc…( Tất cả các

loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyển trên bộ)

21) CERTIFICATIONS (Chứng nhận) - any certifications ordeclarations required of the shipper regarding any information recorded on the

commercial invoice: ( Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan

đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu)

22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính

theo đó

23) DATE (Ngày tháng): Ngày tháng lập hoá đơn.

Ngoài mẫu trên người ta cũng có thể lập những hoá đơn thương mại với nhiềucách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định chochung cho hóa đơn thương mại.Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại

cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên Sau đây

là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể:

1/ Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):

Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice)

Hóa đơn hải quan CUSTOMS INVOICE

4 Phân loại:

Trong thực tiễn buôn bán, các hoạt động giao dịch rất nhiều và phứctạp, bên cạnh đó mỗi loại giao dịch thường đòi hỏi mỗi hóa đơn khác nhau,làm cho hình thức và chức năng của các hóa đơn thương mại trở nên đa dạng.Nếu xét theo gốc độ chức năng, có thể phân loại hóa đơn như sau:

■ Hóa đ ơ n chiếu lệ (Pro f o r m a Invoice): Là loại chứng từ có hình thức

như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán mà được dùng làm chúng từ

để khai hải quan, xin giấy phép nhập khẩu, làm cơ sở cho việc khai trị giáhàng hóa đem đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng

■ Hóa đơn t ạ m thời (Provision a l Invoice ) : Là hóa đơn trong việc thanh

toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp giá hàng hóa chỉ là giá tạm tính,tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượnghoặc số lượng xác định ở cảng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉthanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong mới thanh toán dứt khoát,…

■ Hóa đơn chính th ứ c (Final i nvoice ) : Là hóa đơn thương mại xác định

tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiềnhàng

■ Hóa đ ơ n chi tiết (De t ailed invo i ce ) : Trong hóa đơn chi tiết , giá cả được

phân tích ra thành những mục rất chi tiết Nội dung của hóa đơn được chitiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính chất cố định

■ Hóa đơn trung lập ( N e utral invoice ) : Với loại hóa đơn này, người mua

có thể dùng lại phiếu đóng gói trong khi bán lại hàng cho người thứ ba

■ Hóa đ ơ n xác nhận (Certified in v oice): Là hóa đơn có chữ ký của phòng

thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá Nhiều khi

hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫnchức năng giấy chứng nhận xuất xứ.

■ Hóa đ ơ n h ải qu a n (Custom Invoi c e): Là hóa đơn tính toán trị giá hàng

theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan.Hóa đơn này ít quan trọng trong lưu thông

■ Hóa đ ơ n l ãnh s ự (Consular invoice): Là hoá đơn xác nhận của lãnh sự

nước người mua đang làm việc ở nước người bán Hoá đơn lãnh sự có tácdụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan)

5 Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn

■ Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí kháckhông phải chịu thuế nên không ghi vào trong hóa đơn

■ Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhậpkhẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá

họ bán cho người nhập khẩu

■ Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuấtkhẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn

■ Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng vàchỉ ghi giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồithường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại

■ Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơnchỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu

■ Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá gắn với một điềukiện giao hàng nào đó ví dụ như giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơntheo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau

■ Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người muahàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bênchỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình