BÁO CÁO MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHỦ ĐỀ AGILE PROJECT MANAGEMENT ORGANIC TEAMS

Hành vi bầy đàn được đặc trưng bởi tính tự tổ chức self-organization, trí tuệ bầy đàn collective intelligence, vì thế mà một nhóm không thể được xem một cách đơn giản như là tổng của các

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

BÁO CÁO MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

2 ĐỖ HOÀI THƯƠNG

3 NGUYỄN THỊ HẠNH

4 NGUYỄN THỊ THUẦN

5 LÊ TẤT HIẾU

MỤC LỤC

1.Giới thiệu 2

1.1.Các hệ thích nghi phức tạp (Complex Adaptive Systems (CAS)) 4

1.2.Mô hình CAS hữu cơ (Organic CAS (OCAS)) 5

1.3.Cấu trúc nhóm 7

2.Xây dựng cấu trúc hình thức nhóm (team's formal structure) 9

2.1.Xác định cộng đồng dự án (Identify the project community) 9

2.2.Thiết kế cấu trúc hình thức holographic (holographic formal structure) .11

2.3.Thiết lập kỷ luật nhóm 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

1 Giới thiệu

Mô hình tổ chức máy móc (mechanistic organizational model) đã được phát triển và được xem là hiện tượng kinh tế thành công trong suốt thế kỷ qua Theo mô hình này, mỗi tổ chức được xem như là một bộ máy gồm các

bộ phận riêng rẽ, có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, và được móc nối vào nhau[1] Ví dụ về cấu trúc các bộ phận của một công ty như Hình 1

Trong hình trên, một công ty được chia thành các bộ phận theo chức năng Mỗi bộ phận chức năng lại có một cấu trúc phân cấp của nó Hình 2 là một cấu trúc phân cấp chi tiết của bộ phận Production Một điểm cần chú ý trong cấu trúc này là một chuỗi các lệnh được chạy từ bộ phận ở mức cao nhất tới bộ phận ở mức thấp nhất (như được tô đậm bằng các hạt đen trên Hình 2) Với cấu trúc phân cấp như vậy, với một bộ phận bất kỳ nào ở mức thấp nhất cũng chỉ có duy nhất một đường đi tới đỉnh Điều này phản ánh nguyên tắc là mỗi bộ phận cấp dưới không có nhiều hơn một phận cấp trên

Việc cấu trúc một tổ chức như một bộ máy như vậy trong lĩnh vực công nghệ phần mềm dẫn đến sự lãng phí và không hiệu quả: chu kỳ phát triển dài,

Hình 1 Cấu trúc tổ chức của một công ty

chất lượng kém, tỷ lệ lỗi cao và sự không hài lòng của khách hàng với sản phẩm[2] Điều này thể hiện rõ ở mô hình phát triển thác nước đổ (waterfall model) Vậy lý do gì dẫn đến điều điều này, đặc biệt là những mô hình như vậy vẫn thực hiện tốt ở một số lĩnh vực khác như trong nghành kinh doanh đồ

ăn nhanh và nhà hàng Lý do cơ bản đó là mô hình mechanistic được thiết kế

để làm việc trong môi trường có thể dự đoán trước được, nó không thích hợp cho công việc được thực hiện bởi các chuyên gia trong điều kiện có biến động

Trong thế kỷ 21 này, mặc dù chúng ta đã chuyển đổi từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức nhưng chúng ta tiếp tục áp dụng mô hình công nghiệp máy móc (mechanistic industrial model) cho công việc phát triển phần mềm đòi hỏi tri thức Chúng ta thấy rằng các dự án phát triển phần mềm ngày nay có một sự khác biệt về chất trong bản chất của công việc Các mô hình mechanistic hiệu quả với những công việc thông thường, nhưng nếu chuyển sang áp dụng với công việc đòi hỏi tri thức thì nó lại kém hiệu quả

Hình 2 Cấu trúc chi tiết của bộ phận Production

Hơn nữa, các mô hình mechanistic tối ưu tổ chức bằng cách việc cắt giảm chi phí và kiểm soát nghiêm ngặt về thời gian Cách làm việc này là không có tác dụng bởi vì bản thân mô hình là không thích hợp Vì vậy, một mô hình hiệu quả và linh hoạt là cần được thay thế cho các mô hình truyền thống Việc tổ chức các nhóm theo phương pháp agile là một cách nhằm xây dựng mô hình thay thế cho các mô hình truyền thống Mục tiêu của phương pháp này là xây dựng nên các nhóm agile tự tổ chức (self-organizing) dựa trên mô hình hệ thích nghi phức tạp (Complex Adaptive Systems (CAS)).

Trong báo cáo này chúng tôi sẽ giới thiệu về mô hình CAS, cấu trúc nhóm theo phương pháp agile và đi sâu vào các bước để xây dựng cấu trúc nhóm hình thức

1.1 Các hệ thích nghi phức tạp (Complex Adaptive Systems

(CAS))

Lý thuyết về CAS là nền tảng cho các nguyên tắc và việc thực thi quản

lý dự án agile Các dự án agile được xem như là các hệ thích nghi phức tạp (CAS) Mục tiêu của việc áp dụng các nguyên lý của CAS vào quản lý dự án agile là để giải quyết những điểm yếu của mô hình truyền thống, đó là sự thay đổi, tổ chức, con người, thứ bậc (order), quyền hành (control) [3]

Các nhà khoa học đã nghiên cứu về các hành vi bầy đàn của các hệ sống (living systems) trong tự nhiên như các hành vi của bầy chim, đàn kiến, bầy ong Họ đã khám pha ra rằng, các hệ thống này là phức tạp (complex) và trong mỗi hệ thống này bao gồm rất nhieeuf các tác tử (agent) tự trị, các agent này tương tác với nhau theo nhiều cách Sự tương tác giữa các tác tử được phát triển dựa trên các luật đơn giản, trong phạm vi hẹp (localized) và đặc trưng bởi thông tin phản hồi (characterized by feedback) Hành vi bầy đàn được đặc trưng bởi tính tự tổ chức (self-organization), trí tuệ bầy đàn (collective intelligence), vì thế mà một nhóm không thể được xem một cách đơn giản như là tổng của các bộ phận của nó Thứ bậc được nảy sinh từ bản

thân hệ thống chứ không phải từ sức ép bên ngoài Các hệ phức tạp này là thích nghi theo nghĩa chúng có những tác động trở lại khác nhau đối với những hoàn cảnh khác nhau và cùng tiến hóa với môi trường của chúng[2].Một ví dụ về CAS trong tự nhiên là bầy kiến (ant colony) Các tác tử (agent) là các con kiến, chúng có bộ não thô sơ (primitive brain), nhưng thật ngạc nhiên chúng lại có thể thực hiện những công việc phức tạp và hiệu quả Chúng không cần sự chỉ đạo trung tâm (central direction), chúng chỉ sử dụng một vài luật logic đơn giản, chúng phân chia trách nhiệm với nhau, nhóm đi tìm thức ăn, nhóm xây dựng và giữ gìn tổ của chúng, nhóm chăm sóc kiến nhỏ, nhóm thì bảo vệ khi bị tấn công[3].

1.2 Mô hình CAS hữu cơ (Organic CAS (OCAS))

Quản lý dự án theo phương pháp agile yêu cầu sự linh hoạt (flexibility), khả năng cộng tác (collaboration), và thích nghi (adaptation) Những yêu cầu này có thể được cung cấp bởi mô hình OCAS Trong quyển sách “The Management of Innovation”, tác giả Burns và Stalker đã chỉ ra rằng các mô hình Organic là thích hợp hơn với các điều kiện không ổn định (unstable), hỗn độn (turbulent), và không chắc chắn (uncertain) Mô hình CAS cũng chính là một mô hình Organic Bảng sau chỉ ra ánh xạ giưa mô hình Organic

Các tác tử thông minh, bán tự trị chịu kiểm soát tối thiểu

Giao tiếp thông

communication) thay vì hệ thống phân cấp

Các luật có khả năng

thích ứng (có khả năng

sửa lại cho phù hợp)

Ít chú ý đến thủ tục hình thức, việc định hình lại giải quyết các vấn đề mới và sự

dự phòng

Các luật đơn giản, phạm

vi hẹp để thuận tiện cho các hành vi phức tạp

Cộng tác Việc thiết kế tổ chức mềm

dẻo tạo điều kiện thích ứng, linh hoạt, xác định lại công việc; các phòng ban, bộ phận

và các nhóm được hình thành

và tái hình thành khi cần thiết

Tạo nhóm các tác tử một cách linh hoạt và thích nghi

Hình 3 minh hoạ một cách tổ chức nhóm dựa trên mô hình OCAS Nó

có khả năng linh hoạt và sáng tạo trong việc tổ chức nhóm thông qua cách tổ chức đa thành phần và có sự hỗ trợ, tương tác giữa các cá nhân giữa các thành viên trong nhóm Việc tổ chức theo mô hình này nhằm giảm việc phụ thuộc vào sự điều phối của cấp trên và trao cho nhân viên quyền tự chủ, tương tác chặt chẽ

• Cấu trúc phi hình thức (informal structure): Cấu trúc phi hình thức là

sự thể hiện của óc sáng tạo, khả năng thích nghi, và sức sống bền bỉ Các tổ chức agile duy trì sự cân bằng giữa hai loại cấu trúc tổ chức này nhằm đạt được sự hài hoà giữa tính tự do và tính ổn định, sự tối ưu hoá, tỉ mỉ, kiểm soát

Do đó khi thiết kế cấu trúc nhóm, điều quan trọng phải nhớ là cả cấu trúc hình thức và phi hình thức đều đóng một vai trò quan trọng Mặc dù cấu trúc hình thức của tổ chức đóng một phần quan trọng trong việc giữ tính ổn định, nhưng sự sáng tạo, tính mới và khả năng tự tổ chức được tạo ra chủ yếu

từ chính cấu trúc phi hình thức của nó Như vậy, mỗi tổ chức đều có 2 cấu trúc tự nhiên, thứ nhất chúng tương tự như các tổ chức xã hội được tạo ra nhằm những mục đích cụ thể, thứ hai là giao tiếp của con người[2] Hai cấu trúc này được mô tả như Hình 4

Hình 4 Hai cấu trúc trong một tổ chức

2 Xây dựng cấu trúc hình thức nhóm (team's formal

structure)

Trong phần trước chúng tôi đã giới thiệu hai cấu trúc trong mỗi tổ chức

đó là cấu trúc hình thức và cấu trúc phi hình thức Trong phần này chúng tôi

sẽ tập trung giới thiệu các bước xây dựng cấu trúc hình thức Nó bao gồm xác định cộng đồng dự án, thiết kế cấu trúc toàn cảnh, và thiết lập kỷ luật nhóm[2]

2.1 Xác định cộng đồng dự án (Identify the project community)

Cộng đồng dự án là tất cả những người mà có ảnh hưởng nào đó tới dự

án Việc xác định các thành viên và phân tích bao nhiêu người là vừa với cấu trúc tổ chức lớn của dự án của bạn là bước đầu tiên cần chú ý để thiết kế và thiết lập nhóm Chúng ta cần phân biệt sự khác biệt giữa sản phẩm đầu ra mà

dự án tạo ra (outputs) và đầu ra của việc kinh doanh mà nó mong muốn đạt được (outcomes) Outputs bao gồm: hệ thống phần mềm, tài liệu hỗ trợ, và sự huấn luyện được cung cấp bởi nhóm dự án trực tiếp làm Outcomes bao gồm những thứ như: giá thành giảm, thu nhập tăng, hoặc việc tăng dịch vụ Thông thường, bởi vì outcomes thường khó kiểm soát đối với người quản lý dự án, chúng ta hướng sự tập trung vào outputs và bỏ qua mức độ quan trọng của outcomes Nhưng nếu outcomes không được thoả mãn, có khả năng dự án của bạn sẽ bị đánh giá là lỗi, hỏng mặc dù tất cả các đầu ra được tạo ra theo đặc tả Bởi vì để đạt được outcomes mong muốn là rất quan trọng, nên chúng

ta cần phải xác định rõ các thành viên của dự án (có thể có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến dự án) sẽ đạt được phần nào trong outcomes mong muốn

Ở bước đầu tiên trong việc xác định cộng đồng dự án, chúng ta có thể sử dụng sự phân loại của Rob Thomsett để nhóm những nhân viên của dự án theo 3 mức sau: then chốt, thiết yếu, và không thiết yếu:

• Then chốt (Critical): Là người có thể ngăn cản dự án của bạn thành

công trước hoặc sau khi tiến hành Ví dụ, nhóm này có thể bao gồm nhà đầu tư dự án của bạn, nhân viên chủ chốt, người dùng cuối và người quản lý sản xuất

• Thiết yếu (Essential): Là những người có thể làm trễ dự án của bạn

thành công trước hoặc sau khi thực hiện Nói cách khác, bạn có thể làm việc với họ thông qua những nhân viên khác Nhóm này có thể bao gồm các thành viên của các nhóm dự án khác có liên quan đến dự án của bạn

• Không thiết yếu (Nonessential): là những người được quan tâm Họ

không trực tiếp làm dự án của bạn; nhưng khi họ nằm trong cộng đồng của bạn, họ có thể thay đổi trạng thái sang then chốt hoặc cần thiết.Tiếp theo, một cách rất hữu ích để phân tích cấu trúc cộng đồng dự án của bạn bằng cách tạo ra sơ đồ các nhóm mà nhân viên của bạn tồn tại Mỗi thành viên là một phần của một cụm hoặc một nhóm, tượng trưng là hình cầu

và có ảnh hưởng đến cụm khác trong tổ chức Hình cầu của sự ảnh hưởng này tạo ra các mối quan hệ công việc mà các nhân viên có với cụm khác Để tạo một sơ đồ nhân viên, bạn phải xác định các cụm và các mối quan hệ giữa chúng

Hình 5 Bản đồ stakeholders

Sơ đồ này giúp ta hiểu được ngữ cảnh của dự án trong cấu trúc một tổ chức lớn: các đối tượng của nó, các kết quả, phạm vi, mối quan hệ của nó tới các dự án khác, và giá trị đóng góp vào tổ chức Sơ đồ trên có thể cũng cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn cảnh ngữ cảnh của tổ chức, giúp đỡ bạn trong việc thiết kế cấu trúc hình thức toàn ảnh của các nhóm, khi chuyển sang hành động tiếp theo

2.2 Thiết kế cấu trúc hình thức holographic (holographic formal structure)

Các nhà phát triển tổ chức đã đưa ra một cấu trúc holographic mà tương

tự với cấu trúc của bộ não cho các tổ chức có yêu cầu phức tạp và tính thích nghi cao Cấu trúc holographic cung cấp các chỉ dẫn hữu ích cho việc phát triển cấu trúc của một OCAS bởi vì chính bản thân bộ não cũng là một hệ

thống thích nghi, phức tạp gồm các nơ-ron thần kinh được kết nối Mỗi phần của bộ não chứa thông tin liên quan đến toàn thể Mỗi suy nghĩ và hành vi được nhúng vào trong các mô hình phức tạp holographic, và các tế bào thần kinh xuất hiện làm việc cùng nhau thông qua các mối liên kết dày đặc trong

mô hình Sức mạnh của bộ não chính là từ mạng lưới dày đặc các dây thần kinh và khả năng xử lý đồng thời của tất cả các tế bào thần kinh Năm 1969, Karl Pribram đã đề xuất khái niệm hoạt động ba chiều của tâm trí để giải thích lý do tại sao những kỷ niệm cụ thể không bị mất đi ở những bệnh nhân

bị tổn thương não Thay vì mất hoàn toàn, những ký ức vẫn tồn tại mơ hồ Ông kết luận những kỷ niệm này không được lưu trữ trong các tế bào cụ thể

mà được phân phối trên toàn bộ não như một loại ảnh thần kinh ba chiều Chuyên viên phát triển tổ chức Gareth Morgan cũng đưa ra những nguyên tắc xây dựng cấu trúc toàn ảnh 3 chiều: xây dựng “tất cả” vào trong tất cả các

“phần”, tạo ra sự dư thừa trong quá trình xử lý thông tin, các kỹ năng và thiết

kế công việc, gắn kết sự phức tạp nội bộ với môi trường, giữ các đặc tả ở mức tối thiểu, và học học nữa Những nguyên tắc này giúp xây dựng tính toàn bộ trong bộ phận Điều này liên quan đến việc xây dựng cho mỗi cá nhân trong nhóm có một tầm nhìn, văn hoá, và các kỹ năng của cả nhóm và nhóm thì có cách nhìn của cả tổ chức

Một người quản lý linh hoạt có thể áp dụng các nguyên tắc của Morgan

để thết kế cấu trúc nhóm holographic của họ thông qua các phương pháp sau:

small), xây dựng "toàn bộ" vào "bộ phận" và được miêu tả như hình dưới đây:

Hình 6 Cấu trúc nhóm fractalKhi nhóm của bạn đạt đến một kích thước giới hạn, khoảng chín người, cách duy nhất nên làm để phát triển hơn nữa là tạo ra một nhóm khác lớn hơn xoay quanh nhóm cũ Theo cách tiếp cận này sẽ giúp bạn tránh hiện tượng

"team-bloat (kích thước nhóm quá lớn)", và giúp nhóm của bạn duy trì được tính linh hoạt của nó

Để đảm bảo rằng nhóm mới được thiết lập, một nhóm nhỏ tách ra từ nhóm ban đầu để hình thành cốt lõi của nhóm mới Lõi của nhóm mới này thường gồm một quản lý, một nhà phát triển, và nhà phân tích kinh doanh điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt và văn hoá của nhóm vẫn được giữ nguyên với nhóm mới Các nhà quản lý nhanh nhẹn có thể sử dụng khái niệm này để tổ chức đội tự động: Thay vì được dẫn dắt bởi một lập trình viên trưởng, một nhóm về mặt hữu cơ (organic) có thể được dẫn dắt bởi một người quản lý linh hoạt Bên cạnh đó một nhóm nòng cốt nhỏ sẽ duy trì tính nhất quán và liên tục, các thành viên trong nhóm có thể thay đổi giữa các vòng lặp tùy thuộc vào các chức năng được giao, như minh họa:

Hình 7 Tổ chức động các thành viên trong nhóm

• Các vai trò đa dạng trong các nhóm toàn diện:

Một cách khác để xây dựng "toàn bộ" vào các "bộ phận" là xác định toàn bộ công việc của nhóm- Cách này thì trái ngược với phương pháp mechanistic và reductionist - phân công lao động, các nhiệm vụ cụ thể hóa cao, và ban quản lý điều khiển việc kết nối các nhiệm vụ để tạo nên một kết quả hoàn chỉnh Với thiết kế nhóm tổng thể (holistic team design), đơn vị cơ bản của thiết kế là toàn đội Bạn cần phải yêu cầu toàn bộ đội ngũ của bạn

chịu trách nhiệm trong việc cung cấp sản phẩm cho khách hàng, thường ở dạng của phần mềm Trong nhóm xác định một cách tổng thể các vai trò giúp các thành viên trong nhóm có thể phát triển trở thành một chuyên gia về khái quát hoá (generalizing specialists) Một chuyên gia về khái quát hoá là một người nào đó có một hoặc nhiều chuyên môn, và có khả năng học được kỹ năng mới từ những chuyên gia khác cũng như trong các lĩnh vực khác nhau Như Scott Ambler định nghĩa: Một chuyên gia về khái quát là một người biết cách làm như thế nào để tất cả mọi thứ phù hợp với nhau Để làm được điều

đó họ thường có một sự hiểu rộng và có khả năng đánh giá công việc mà đội của họ đang làm Họ sẵn sàng lắng nghe và làm việc với các thành viên trong nhóm bởi vì họ biết rằng họ sẽ học hỏi được những điều mới Trong khi đó, một chuyên gia (specialist) thường không có đủ kiến thức để đánh giá những

gì mà các chuyên gia khác đang làm, nên họ thường không sẵn sàng hợp tác Điều này vô hình trở thành rào cản trong việc giao tiếp liên lạc trong các nhóm

Các chuyên gia về khái quát có thể làm việc một cách linh hoạt và thống nhất bởi vì họ cảm thấy có đủ tri thức và quyền hạn để vượt qua các nhiệm

vụ Họ có thể hỗ trợ cho nhau trong khả năng nếu cần thiết

• Tầm nhìn và văn hoá của nhóm như các meme

Một meme là một đơn vị thông tin văn hoá, chẳng hạn như một sự thực hiện văn hoá hay ý tưởng được truyền tải bằng lời hoặc bằng hành động lặp

đi lặp lại từ một người này đến người khác, minh hoạ trong hình sau: