BÀI TẬP LỚN MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM Quản lý dự án với Microsoft Excel

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BỘ MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MON QUAN LY DU AN PHAN MEM Đề tài: Quan ly du an voi Microsoft Excel Giảng viên hướng dẫn: Thầy Thạc Bình Cường Sinh viên thực hiện: 1. Hà Huy Khánh 20071536 2. Nguyễn Thị Lan 20071649 3. Vũ Thành Trung 20071864 4. Bùi Thị Hiền Lương 20072270 5. Nguyễn Thị Hoài Phương 20073068 Lớp: Công nghệ phần mềm K52 Hà Nội, 10/2011 Loi noi dau sdfs sdfsdf sdf Muc luc sdfdsf I. Sơ đồ Gantt và lên kế hoạch dự án: Biểu đồ Gantt là một cách truyền thống để chuẩn bị và theo dõi một kế hoạch dự án. Nó biểu diễn các hoạt động ở bên trái tương ứng với các hang, và ngày tháng trên đầu trang tương ứng với các cột. Giao điểm của một hàng hoạt động và một cột ngày tháng được đánh dấu nếu hoạt động đó được thực hiện vào ngày đó. Biểu đồ Gantt còn cung cấp thêm các thông tin lựa chọn sau: • Kế hoạch so với cái nhìn thực tế về dự án • Phần trăm hoàn thành các hoạt động dự án • Nhìn chung tiến độ dự án / tình trạng • Hoạt động trên các giai đoạn quan trọng Hình vẽ sau biểu diễn minh họa về biểu đồ Gantt: Hình: minh họa biểu đồ Gantt. Excel, vì bản chất lưới nên nó cung cấp một cách tuyệt vời để chuẩn bị và quản lý kế hoạch dự án. Trong phần này của quản lý dự án bằng cách sử dụng Microsoft Excel, chúng ta sẽ tìm hiểu làm thế nào để chuẩn bị và theo dõi một kế hoạch dự án sử dụng biểu đồ Gantt trong excel. Biểu đồ Gantt so sánh giữa kế hoạch và thực tế: Chuẩn bị kế hoạch dự án: Không phải tất cả các kế hoạch dự án là tương tự nhau. Tuy nhiên, hầu hết các kế hoạch dự án đều có một danh sách các thuộc tính như sau: • Tất cả các hoạt động / giai đoạn của dự án • Ngày bắt đầu theo kế hoạch của hoạt động dự án • Khoảng thời gian theo kế hoạch của hoạt động dự án Từ quan điểm theo dõi, chúng ta có thể có thêm những thuộc tính sau đây: • Ngày bắt đầu thực sự của hoạt động dự án • Khoảng thời gian thực sự của hoạt động dự án • Phần trăm hoàn thành của các hoạt động theo ngày. Excel cung cấp một cách tuyệt vời để quản lý những dự án như vậy. Sử dụng các tính năng của excel, ta có thể tạo một biểu đồ Gantt linh động: • Cập nhật biểu đồ Gantt khi ngày thay đổi • Hiển thị một thanh bar riêng biệt, sẽ lớn dần dựa vào mức độ hoàn thành của mỗi hoạt động • Đánh dấu ngày, tuần hiện tại một cách tinh tế. Các bước chuẩn bị biểu đồ Gantt: 1. Đầu tiên bố trí như hình vẽ minh họa trên trong một bảng excel 2. Sau đó, chúng ta sẽ thêm một số cột vào cuối, mỗi cột ứng với một ngày (hoặc một tuần hoặc tháng) của dự án 3. Chúng ta cũng sẽ qui định 3 ô $N$5, $Y$5, $AL$5, để duy trì các giá trị sau đây: • Trong ô $N$5, một tùy chọn lựa chọn giữa ngày "kế hoạch" và ngày "thực tế". • Trong ô $Y$5, một biểu tượng mà chúng ta có thể lựa chọn để hiển thị phần công việc đã hoàn thành • Trong ô $AL$5, chúng ta có thể di chuyển tới tuần hiện tại (hoặc ngày hoặc tháng hiện tại) 4. Tiếp theo chúng ta sẽ tạo một số định dạng có điều kiện để đánh dấu một ô cụ thể trong bảng, • Nếu giá trị tại ô $N$5 là "kế hoạch" và ô nằm trong khoảng từ ngày lên kế hoạch tới ngày lên kế hoạch + khoảng thời gian kế hoạch • Nếu không , ô nằm trong khoảng từ ngày thực tế tới ngày thực tế thực tế + khoảng thời gian thực tế 5. Chúng ta cũng sẽ viết công thức cho tất cả các cột (cùng một công thức dán trên phạm vi toàn bộ) để hiển thị một biểu tượng được lựa chọn trong ô $Y$5. Để tìm xem chúng ta nên điền vào một cột đang xét biểu tượng này hay không, ta sử dụng cột phần trăn hoàn thành kế hoạch . 6. Cuối cùng, ta sẽ điều chỉnh định dạng như độ rộng cột, phông chữ, màu sắc … và đóng băng hàng đầu tiên để dễ dàng di chuyển và dễ dàng biết những gì bạn đang tìm kiếm. Sử dụng định dạng có điều kiện trong excel (excel condition formatting): Định dạng có điều kiện là một công cụ mạnh mẽ giúp ta tùy biến biểu đồ Gantt trong việc lập kế hoạch dự án. Ta lập các định dạng có điều kiện để tự động hóa việc hiển thị hoạt động của dự án, đánh giá phần trăm hoàn thành hoạt động, đánh giá tiến độ dự án, tạo biểu đồ một cách tinh tế và trực quan. Trường hợp muốn tô màu những hoạt động trong khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch dự án, như trong biểu đồ Gantt sau: Ta có thể làm như sau: Xét một ô thuộc một kế hoạch cụ thể, ta sẽ tô màu cho những ô mà có ngày thuộc khoảng từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc mỗi kế hoạch đó. Ta gán những ô như trên với giá trị bằng 1 theo công thức sau: =IF(AND(F$8>=$D9, F$8<=$E9),"1","") Sau đó, chúng ta sẽ đổ màu cho những ô có giá trị bằng 1 đã gán ở trên, và bất cứ khi nào khoảng ngày bắt đầu và ngày kết thúc thay đổi, thì khoảng màu tô cũng được thay đổi tương ứng, dựa trên định dạng có điều kiện sau: Sử dụng thanh đồ thị trong excel (excel bar graph): Để lập lịch trình dự án trong biểu đồ Gantt, ngoài các công thức và các định dạng có điều kiện, ta cũng có thể dùng thanh đồ thị trong excel. Đây là cách cực kì đơn giản để lập một biểu đồ Gantt. Chẳng hạn với một kế hoạch dự án như sau: Ta bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu, ngoại trừ hang đầu tiên, sau đó chọn chức năng tạo thanh biểu đồ trong menu của excel như sau: Biểu đồ ta thu được ứng với kế hoạch dự án trên như sau: Cuối cùng, thiết lập các định dạng cách hiển thị trong thanh đồ thị, sắp xếp theo thứ tự ngày bắt đầu và ngày kết thúc hoạt động dự án, ta được biểu đồ Gantt cho kế hoạch trên như sau: II. Project Reporting, Project Dashboards sdfdsf [...]...III sdfsf Time-sheets, Trackers and Other Project Tools IV sdfdsf sdfs Charts Depicting Project Status V sdfsdf MS Excel Formulas for Project Managers VI sdfsf Excel Project Management Templates Ket luan sdfsdf Tai lieu tham khao sdfdsf . biểu đồ Gantt. Excel, vì bản chất lưới nên nó cung cấp một cách tuyệt vời để chuẩn bị và quản lý kế hoạch dự án. Trong phần này của quản lý dự án bằng cách sử dụng Microsoft Excel, chúng ta. thêm các thông tin lựa chọn sau: • Kế hoạch so với cái nhìn thực tế về dự án • Phần trăm hoàn thành các hoạt động dự án • Nhìn chung tiến độ dự án / tình trạng • Hoạt động trên các giai đoạn. theo dõi một kế hoạch dự án sử dụng biểu đồ Gantt trong excel. Biểu đồ Gantt so sánh giữa kế hoạch và thực tế: Chuẩn bị kế hoạch dự án: Không phải tất cả các kế hoạch dự án là tương tự nhau.