Báo cáo thực tập tại Traco - Đề tài giao nhận hàng hóa.doc

Báo cáo thực tập tại Traco - Đề tài giao nhận hàng hóa

Lời mở đầu

Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế gắn liền với sự phát triển của mỗi nớc đó Trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới và khu vực, cùng với sự tác

động của quá trình toàn cầu hoá, tự do hoá thơng mại quốc tế, việc phát triển các hoạt động thơng mại quốc tế có một ý nghĩa hết sức quan trọng Việc nghiên cứu một cách có hệ thống các vấn đề liên quan đến giao vận tải hàng hoá quốc tế đang là một yêu cầu cấp thiết đối với những cán bộ làm công tác giao nhận vận tải, xuất nhập khẩu hàng hoá

Giao nhận cũng là một môn học quan trọng của những sinh viên khoa kinh tế ngoại thơng Tơng lai sẽ là những cán bộ nghiệp vụ ngoại thơng và giao nhận, các sinh viên cần phải trang bị cho mình những kiến thức thực tế

bổ ích và cần thiết Vì vậy những đợt thực tập tại các công ty giao nhận vận tải là quan trọng để cho các sinh viên bổ sung những kiến thức đã học trên ghế nhà trờng

TRACO là một công ty giao nhận có uy tín và kinh nghiệm lâu năm Qua đợt thực tập tại công ty, em đã học hỏi đợc rất nhiều kiến thức bổ ích cho mình

ơng 1 :

Giới thiệu về công ty.

1 Tên công ty : Công ty cổ phần vận tải 1-TRACO (Orient transport forwarding joint stock company)

 Head office : 45 Đinh Tiên Hoàng, quận Hồng Bàng, Hải Phòng, VN

 Tel : 84.31.745027 _ 745657 – 745133 _ 822440

 Fax : 84.31.745679 _ 746614

 E_mail : traco@hn.vnn.vn

 Mob : 0913241805 _ 0913241806 _ 0913241807

 VAT Code : 0200380768

 im-export Code : 0200380768

2 Ngành nghề kinh doanh chính của công ty :

 Vận tải xếp dỡ hàng hoá thông thờng, hàng siêu trờng, siêu trọng, container, hàng quá cảnh, hàng xuất nhập khẩu

 Vận tải đa phơng thức

 Giao nhận kho vận, kiểm đếm hàng hóa, thực hiện thủ tục thông quan, kinh doanh kho bãi

 Logistics (tiếp vận, hậu cần) cho nhà sản xuất và thơng mại

 Đại lý tàu biển, hàng không, môi giới hàng hải

 Kinh doanh, xuất nhập khẩu tổng hợp

3 Vài nét về công ty:

- TRACO là doanh nghiệp trực thuộc bộ GTVT, tiền thân là công ty Đại lý Vận tải đợc thành lập năm 1969, là doanh nghiệp đầu tiên của VN hoạt

động trong lĩnh vực đại lý vận tải, liên hiệp vận chuyển, giao nhận hàng xuất nhập khẩu, hàng siêu trờng, siêu trọng, thiết bị toàn bộ, Trải qua hơn 30 năm tích lũy kinh nghiệm, với đội ngũ cán bộ công nhân đợc đào tạo, trang thiết bị phơng tiện hiện đại, ngày nay TRACO là doanh nghiệp hàng đầu về vận tải, giao nhận kho vận và logistics của Việt Nam

- TRACO là cổ đông: Công ty cổ phần cảng Vật Cách, Công ty cổ phần Đầu

t và Phát triển Cảng Đình Vũ, Mạng lới kho tàng bến bãi của TRACO tại các đầu mối giao thông trong toàn quốc đã góp phần tạo nên hệ thống Traco-logistics hoàn chỉnh, thuận tiện phục vụ khách hàng

- TRACO hội đủ các điều kiện chuẩn về giao nhận kho vận Quốc tế và đợc quyền ký phát vận đơn FBL theo Quy tắc chứng chỉ vận tải đa phơng thức (UNCTAD/ICC Publication 481) TRACO sễ mang đến cho các bạn những phơng án vận tải, giao nhận kho vận và logistics an toàn, thuận lợi và kinh tế nhất

- TRACO là hội viên hiệp hội đại lý và môi giới hàng hải VN VISABA Với

đội ngũ cán bộ đợc đào tạo chuyên sâu, giàu kinh nghiệm mẫn cán, TRACO

đã làm đại lý tàu biển cho nhiều hãng tàu quốc tế

- TRACO, ngoài vận tải hàng hoá thông thờng bằng phơng tiện vận tải thông dụng, Traco còn vận tải những loại hàng hoá khác bằng phơng tiện chuyên dụng Thơng mại, XNK hàng hoá, nông sản, vật t, kim loại đen, kim loại màu, thiết bị, phơng tiện vận tải, thi công cơ giới v.v

- TRACO là doanh nghiệp đầu tiên ở VN cung cáp dịch vụ logistics cho khách hàng Trải qua hàng chục năm kinh nghiệm, TRACO nâng cao qua trình lập kế hoạch, chọn phơng án tối u thực hiện quản lý và kiểm soát việc

di chuyển và bảo quản có hiệu quả, tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian với nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm cũng nh các thông tin tơng ứng

từ giai đoạn tiền sản xuất đến khi hàng hoá đến tận tay ngơi tiêu dùng cuối cùng, thoả mãn tối đa các yêu cầu của khách hàng TRACO sẵn sàng t vấn cho khách hàng thực hiện một phần hoặc toàn bộ dịch vụ Logistics tiên tiến này

4 Các phòng ban của công ty :

 Phòng Nhân chính : 031.822440 _ 0913241804

 Phòng Kinh doanh : 031.745657 _ 0913241805

 Phòng Logistics : 031.745660 _ 0913245958

 Phòng giao nhận : 031.810613 _ 0913245962

 Phòng tài chính kế toán : 031.745737 _ 0913242521

 Đội vận tải : 42 Lê Thánh Tông, Ngô Quyền, HP

 (Điện thoại : 031.825109)

Trong đó, phòng kinh doanh là phòng có vai trò rất quan trọng trong công

ty Đây là nơi tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, lập các chứng từ, tiếp nhận các chứng từ, chuyển cho từng phòng ban khác các công việc liên quan Phòng Kinh doanh:

Chức năng:

 Tham mu cho lãnh đạo Công ty trong công tác hoạch định chiến lợc Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh , chính sách khách hàng; tổ chức, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế đúng quy định của pháp luật, đạt hiệu quả kinh doanh

 Xây dựng, trình lãnh đạo Công ty ban hành các chỉ tiêu kinh tế trong hoạt động kinh doanh Thay mặt lãnh đạo Công ty quản lý các chỉ tiêu kinh tế, phổ biến, theo dõi kiểm tra giám sát thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế Đề xuất các biện pháp quản lý rủi ro đối với hàng hoá và trách nhiệm của Công ty

 Đề xuất biện pháp tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế Đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng, thực hiện tót nghĩa vụ với các nhà cung ứng, tập hợp hồ sơ thực hiện quyết toán hợp đồng, đánh giá báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo kỳ kế hoạch; đề xuât các biện pháp điều chỉnh Xúc tiến Marketing, thực hành khai thác mở rộng thị trờng, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm

Nhiệm vụ:

 Soạn thảo trình lãnh đạo chiến lợc phát triển công ty, nghiên cứu tình hình biến động của thị trờng, hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, yêu cầu của khách hàng, tốc độ phát triển của KHKT để xác định bớc

đi trong từng giai đoạn Xác định lĩnh vực và quy mô đầu t hợp lý để

ổn định và phát triển công ty

 Xây dựng trình lãnh đạo công ty và đề xuất biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trình đại hội cổ đông thờng niên thông qua, cụ thể hoá các chỉ tiêu kinh tế để kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch trong từng giai đoạn, xác định đúng thế mạnh, tiềm năng các nguồn lực, lợi thế dịch vụ, thị trờng mục tiêu, khách hàng chủ yếu để áp dụng cácbiện pháp hợp lý trong từng thời điểm

 Thờng xuyên liên tục nghiên cứu phân tích thị trờng, vận dụng chính sách kinh tế của Nhà nớc, quan sát sự vận động của các luồng hàng, cơ cấu phơng tiện, mức độ hoạt động của các nhà cung ứng, phơng thức hoạt động của các đối thủ cạnh tranh

 Tiếp tục đẩy mạnh hợp tác với các đối tác ở thị trờng Trung Quốc để khai thác dịch vụ quá cảnh vào Trung Quốc qua cửa khẩu Hải Phòng

và dịch vụ vận tải biển từ các cảng nam Trung Quốc đi TP HCM, ASEAN và ngợc lại Nghiên cứu biện pháp hợp tác hiệu quả với các

đối tác sản xuất kinh doanh thép, phân bón để tham gia vào quá trình dịch vụ giao nhận vận tải - logistics cho các mặt hàng sắt thép, phân bón, hoá chất ở ASEAN, các nớc Đông Bắc á, Trung Đông vào VN Nghiên cứu mô hình, xúc tiến thị trờng, tham mu xây dựng bộ máy để khai thác dịch vụ phân phối hàng hoá khi bãi Đình Vũ hoàn thành đa vào sử dụng

 Phân tích yêu cầu của khách hàng, khảo sát lập phơng án tổ chức vận tải, tính toán các phơng án kinh tế, t vấn cho khách hàng, soạn thảo và tham mu ký kết các hợp đồng giao nhận vận tải Đề xuất các biện pháp

tổ chức thực hiện; xây dựng và quản lý các chỉ tiêu kinh tế, đánh giá hiệu quả kinh doanh của mõi HĐ, mỗi lô hàng

 Ghi nhận, tổng hợp, báo cáo và phổ biến kịp thời yêu cầu của khách hàng đến lãnh đạo công ty, đến các đơn vị sản xuất Thống nhất kế hoạch sản xuất với khách hàng, với các nhà cung ứng Thống nhất biện pháp đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tháo gỡ khó khăn của các nhà cung ứng với bộ phận điều độ sản xuất và khai thác vận tải, các đơn vị

GN, Logistics Tổng hợp kết quả đáp ứng yêu cầu của khách hàng, kết quả thực hiện hợp đồng; phân tích hiệu quả đến từng lô hàng Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo các chỉ tiêu kế hoạch, theo định kỳ quý, 6 tháng, năm

 Tham mu ký kết hợp đồng bảo hiểm, tổ chức thực hiện, kiểm soát quá trình bảo hiểm rủi ro cho hàng hoá trong vận tải, rủi ro đối với trách nhiệm dân sự của công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

 Phối hợp với phòng TCKT thực hiện tốt công tác thanh quyết toán với khách hàng, với các nhà cung ứng Phối hợp với phòng Nhân chính, Công đoàn, Đoàn thanh niên trong công tác đánh giá chất lợng tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực trong công ty

 Tăng cờng học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ CBCNV, tiêu chuẩn hoá các chức danh; chuyên nghiệp hoá mọi công tác Tuyên truyền giáo dục, phổ biến cho mọi ngời trong đơn vị hiểu và tự giác thực hành Triết lý kinh doanh, Chính sách chất lợng và mục tiêu chất lợng của công ty, của phòng

ơng 2:

Cơ sở lý thuyết môn giao nhận.

1, Giao nhận:

 Nói một cách ngắn gọn, giao nhận hàng hoá là tập hợp những nghiệp

vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng (ngời gửi hàng) đến nơi nhận hàng (ngời nhận hàng)

 Doanh nghiệp giao nhận là DN kinh doanh các loại dịch vụ giao nhận hàng hoá bao gồm: DN giao nhận vận tải hàng hoá trong nớc và doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế

2, Các loại dịch vụ giao nhận hàng hoá:

 Loại dịch vụ thay mặt ngời gửi hàng (ngời xuất khẩu)

 Loại dịch vụ thay mặt ngời nhận hàng (ngời nhập khẩu)

 Dịch vụ giao nhận hàng hoá đặc biệt

 Những dịch vụ khác

3, Vai trò của ngời giao nhận trong thơng mại quốc tế

 Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển hệ thống kết cấu hạ tầng, đặc biệt là các công trình kết cấu hạ tầng trực tiếp phục vụ giao nhận vẩn tải nh: bến cảng, đờng bộ, đờng sông, đờng sắt, sân bay v.v

 Trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, cùng với sự tác

động của tự do thơng mại hoá quốc tế, các hoạt động giao nhận ngày một tăng trởng mạnh góp phần làm cho nền kinh tế đất nớc phát triển nhịp nhàng, cân đối

 Ngời làm dịch vụ giao nhận hàng hoá vừa là một nhà vận tải đa phơng thức, vừa là nhà tổ chức, nhà kiến trúc của vận tải Họ phải lựa chọn phơng tiện, ngời vận tải thích hợp, tuyến đờng thích hợp có hiệu quả kinh tế nhất và đứng ra trực tiếp vận tải hay tổ chức thu xếp quá trình vận tải của toàn chặng với nhiều loại phơng tiện vận tải khác nhau nh: tàu thuỷ, ô tô, máy bay vận chuyển qua nhiều nớc và chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng Vì vậy, chủ hàng chỉ cần ký một hợp

đồng vận tải với ngời giao nhận nhng hàng hoá đợc vận chuyển an toàn , kịp thời với giá cớc hợp lý từ kho nhà xuất khẩu tới kho nhà

nhập khẩu (door to door service), tiết kiệm đợc thời gian, giảm chi phí vận chuyển và nâng cao đợc tính cạnh tranh của hàng hoá trên thị tr-ờng quốc tế

 Trớc đây, ngời giao nhận chỉ làm đại lý (agent) thực hiện một số công việc do các nhà XNK ủy thác Song cùng với sự phát triển thơng mại quốc tế và tién bộ kỹ thuật trong ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng đựoc mở rộng hơn

 Ngày nay, ngời giao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong thơng mại

và vận tải quốc tế Ngời giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá Ngời giao nhận đã làm những chức năng sau đây:

 Môi giới Hải quan: ngời giao nhận thay mặt ngời xuất khẩu, nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan

 Làm đại lý: ngời giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ ngời chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau nh nhận hàng, giao hàng, lu kho trên cơ sở hợp đồng uỷ thác

 Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hoá (transhipment and on-carriage): khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nớc thứ ba, ngời giao nhận sẽ lo liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phơng tiện vận tải này sang phơng tiện vận tải khác hoặc giao hàng đến tay ngời nhận

 Lu kho hàng hoá (warehousing): trong trờng hợp phải lu kho hàng hoá trớc khi xuất khẩu hặc sau khi nhập khẩu, ngời giao nhận sẽ lo liệu việc đó bằng phơng tiện của mình hoặc thuê ngời khác và phân phối hàng hoá nếu cần

 Ngời gom hàng (consolidator): trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu đợc nhằm biến hàng lẻ (less than container load - FCL) thành hàng nguyên (full container load - FCL)

để tận dụng sức chở hoặc chỉ là đại lý

 Ngời chuyên chở (carrier): ngời giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ nơi này

đến một nơi khác Ngời giao nhận đóng vai trò là ngời thầu chuyên chở (contracting carrier) nếu anh ta ký hợp đòng mà không chuyên

chở Nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là ngời chuyên chở thực tế (performing carrier) Dù là ngời chuyên chở gì thì vẫn chịu trách nhiệm về hàng hoá, không những về hành vi lỗi lầm của mình

mà cả những ngời mà anh ta sử dụng, và có thể phát hành vận đơn

 Ngời kinh doanh VTĐPT (Multimodal Transport Operator - MTO): cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hay còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa MTO thực chất là ngời chuyên chở, thờng là chuyên chở theo hợp

đồng và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá

ơng 3:

Các kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản trong giao nhận hàng hoá.

1, Thu gom hàng hoá XNK

 Trong chuyên chở hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu đợc Gom hàng (Consolidation) là việc tập hợp những lô hàng lẻ từ nhiều ngời gửi cùng một nơi đi, thành một lô hàng nguyên để gửi và giao cho ngời nhận ở cùng một nơi đến Ngời gom hàng sẽ tiến hành gom hàng theo những quy trình sau đây:

 Ngời gom hàng nhận các lô hàng lẻ từ nhiều ngời gửi hàng khác nhau tại trạm giao nhận, đóng gói hàng lẻ (CFS)

 Ngời gom hàng tập hợp lại thành lô hàng nguyên, kiểm tra hải quan và

đóng vào container tại CFS

 Ngời gom hàng gửi các container này bằng đờng biển, đờng sắt hoặc

đờng hàng không cho đại lý của mình tại nơi đến

 Đại lý của ngời gom hàng tại nơi đến nhận các container nay, dỡ hàng

ra và giao cho ngời nhận tại CFS của nơi đến

 Vai trò ngời gom hàng:

 Khi nhận hàng từ ngời gửi hàng lẻ, ngời gom hàng sẽ nhân danh mình cấp vận đơn gom hàng (House Bill of Lading) hoặc biên bản nhận hàng (Forwarder’s Certificate ò Receip) cho từng chủ hàng lẻ Tại nơi

đến, ngời nhận hàng phải xuất trình vận đơn gom hàng mới đợc nhận hàng Về nguyên tắc, ngời gom hàng phải đóng vai trò là ngời chuyên chở (carrier) vì anh ta đã cam kết vận chuyển hàng hoá từ một nơi này

đến một nơi khác Tuy nhiên, do vận đơn gom hàng cha đợc Phòng

th-ơng mại quốc tế thông qua và có nội dung không thống nhất trên toàn thế giới nên có những vận đơn gom hàng chỉ đóng vai trò là đại lý (agent) Vì vậy, trong hoạt động của mình, ngời gom hàng có thể đóng vai trò là ngời chuyên chở hoặc chỉ là đại lý phụ thuộc vào vận đơn mà

họ cấp Nếu ngời gom hàng cấp FBL (Vận đơn VTĐPT của FIATA) thì họ luôn luôn đóng vai trò là ngời chuyên chở Trong hoạt động của mình, ngời gom hàng có thể sử dụng dịch vụ vận tải của ngời chủ các phơng thức vận tải khác nhau (đờng bộ, đờng biển, đờng hàng không, )

2, Phơng pháp thiết lập các chứng từ chủ yếu trong giao nhận hàng hoá XNK nh: B/L, C/O, Hoá đơn thơng mại, thủ tục mua bảo hiểm hàng hoá XNK,

a) Vận đơn (Bill of Lading - B/L):

 B/L là chứng từ quan trọng, nó là bằng chứng về việc ngời vận chuyển

đã nhận lên tàu số hàng hoá nh đã ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển

đến nơi trả hàng B/L do ngời chuyên chở hoặc đại diện của ngời chuyên chở phát hành cho ngời gửi hàng sau khi hàng hoá đã đợc xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp

 Vận đơn đợc thiết lập khi ngời gửi hàng yêu cầu chủ tàu dành cho mình một chỗ trên tàu để chuyên chở hàng hoá từ cảng này đến cảng khác bằng cách gửi giấy lu cớc tới hãng tàu Khi hãng tàu đồng ý để chở thì khi nhận hàng, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho ngời gửi hàng Vận đơn khi đã phát hành nghĩa là chủ tàu có trách nhiệm thực hiện việc vận chuyển lô hàng

b) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin - C/O):

 C/O là một chứng từ ghi nơi sản xuất ra hàng hoá Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nớc vận dụng các chế độ u đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch, nó nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phơng và điều kiện sản xuất có ảnh hởng tới chất l-ợng hàng hoá

 C/O đợc thiết lập sau khi đã hoàn tất thủ tục Hải quan, hàng đã đợc xếp lên tàu và có vận đơn gốc C/O do phòng Thơng mại và Công nghiệp cấp, trên cơ sở kê khai của nhà sản xuất C/O cũng có thể do chính nhà sản xuất cấp để chứng nhận xuất xứ của hàng hóa Bộ hồ sơ xuất trình để lấy C/O gồm:

1 01 tờ khai gốc

2 B/L gốc

3 01 packing list

4 01 commercial invoice

Sau đó, phòng thơng mại sẽ foto giữ lại một bản và trả bản gốc

c) Hoá đơn th ơng mại (Commercial Invoice):