KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

LOGO

Những tố chất của người lãnh đạo nhóm

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

1.

2.

Những tố chất của người lãnh đạo nhóm

1.

 Thế nào là lãnh đạo nhóm?

>>> Là người đứng đầu nhóm, có khả năng đưa ra những quyết định có tính chiến lược và giao tiếp hiệu quả để huy động năng lực của các thành viên trong nhóm nhằm đạt được mục tiêu chung

 Vai trò người lãnh đạo nhóm:

Gia tăng việc sử dụng chức năng đan xen của nhóm

Vượt qua thách thức về văn hóa, hạn chế về kinh nghiệm làm việc của thành viên

Tận dụng tối đa việc hỗ trợ kỹ thuật trong điều hành công việc

Giải quyết tốt các xung đột lợi ích trong nhóm

 Vai trò người lãnh đạo nhóm:

Có khả năng chịu đựng trong môi trường làm việc áp lực cao

Có tầm nhìn bao quát, phán đoán và điều chỉnh kịp thời hoạt động của nhóm một cách hiệu quả

Tạo được sự tín nhiệm trong nhóm, ngoài nhóm và các đối tác

 Tố chất cần thiết của người lãnh đạo nhóm:

Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm

Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu

Có khả năng thông tin hai chiều

Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm

 Tố chất cần thiết của người lãnh đạo nhóm:

Ngoài ra, cần phải có các kỹ năng hàng đầu:

 Khả năng theo dõi các tiến độ

 Đảm đương công việc thừa hành

 Biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng

 Biết lượng thứ trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm của người khác, và bám sát chỉ tiêu,…

 Tố chất cần thiết của người lãnh đạo nhóm:

Người lãnh đạo nhóm lý tưởng là người biết điều hành và lãnh đạo nhóm hiệu quả theo

mô hình 4M

 M odel leadership behavior - ứng xử của một người lãnh đạo nhóm kiểu mẫu

 M otivate members - Tạo động lực cho các thành viên

 M anage group process - Quản lý quá trình làm việc nhóm

 M ake decisions - Ra quyết định

 Mô hình 4M

Model leadership behavior

Ứng xử của một người lãnh đạo kiểu mẫu

Công khai đấu tranh cho nhóm và mục tiêu của nhóm

Nói, lắng nghe hiệu quả và tự tin

Cư xử kiên định và quyết đoán

Chứng tỏ thẩm quyền và sự tin cậy

Học hỏi và không ngừng nâng cao kỹ năng lãnh đạo

 Mô hình 4M

Motivate members

Tạo động lực cho các thành viên

Đảm bảo sự cam kết của các thành viên đối với mục tiêu chung của nhóm

Khen thưởng một cách phù hợp các thành viên trong nhóm

Giúp giải quyết các vấn đề cá nhân và mâu thuẫn trong nhóm

Phân công công việc phù hợp với năng lực và mong đợi của các thành viên

Cung cấp phản hồi có tính xây dựng và kịp thời cho các thành viên

 Mô hình 4M

Manage group process

Quản lý quá trình làm việc nhóm

Tổ chức và điều hành cuộc thảo luận nhóm hiệu quả

Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên

Theo dõi và can thiệp để tăng cường hiệu suất công việc của nhóm

Đảm bảo nguồn lực và loại bỏ các rào cản đối với sự hiệu quả của nhóm

 Mô hình 4M Make decisions

Ra quyết định

 Đảm bảo rằng tất cả các thành viên có và chia sẻ thông tin cần thiết

để đưa ra một quyết định sáng suốt

Đưa quyết định đang chờ giải quyết ra thảo luận và nhận phản hồi từ các thành viên

Lắng nghe ý kiến, tranh luận và đề nghị từ các thành viên

Đưa ra quyết định và thông báo với các thành viên (đảm bảo rằng tất

cả các thành viên đều biết rõ về quyết định này)

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

2.

 Ý nghĩa

 Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

 Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn

 Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức

 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác

 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

 Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra

 Làm thế nào xác định công việc?

 Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?

 Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc

 Làm thế nào xác định công việc?

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC 5W1H2C5M

 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

 Xác định nội dung công việc 1W (what)

 Xác định 3W: where, when, who

 Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

 Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

 Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

 Xác định nguồn lực thực hiện 5M

 Xác định mục tiêu yêu cầu

 Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

 Tại sao bạn phải làm công việc này?

 Nó có ý nghĩa như thế nào với nhóm của bạn?

 Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

 Why (tại sao?) là 1W trong 5W Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

 Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

 Xác định nội dung công việc

 1W = what? Nội dung công việc đó là gì?

 Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao

 Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước

 Xác định 3W

 Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

 Công việc đó thực hiện tại đâu?

 Kiểm tra tại bộ phận nào?

 Testing những công đoạn nào?

 When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

 Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

 Ai làm việc đó

 Ai kiểm tra

 Ai hỗ trợ.

 Ai chịu trách nhiệm…

 Xác định phương pháp 1H

 H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

 Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

 Tiêu chuẩn là gì?

 Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

 Xác định phương pháp kiểm soát

 Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

 Công việc đó có đặc tính gì?

 Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

 Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

 Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu

 Xác định phương pháp kiểm tra

 Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

 Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra

 Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)

 Ai tiến hành kiểm tra?

 Xác định nguồn lực 5M

 Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi

 Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

 Man = nguồn nhân lực.

 Money = Tiền bạc.

 Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

 Machine = máy móc/công nghệ.

 Method = phương pháp làm việc.

LOGO