CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LÀM VIỆC NHÓM 1.1. Khái niệm nhóm làm việc và kỹ năng làm việc nhóm “Khi người ta hành động cùng nhau với tư cách một nhóm, họ có thể hoàn thành những điều mà không một cá nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được một mình.” Franklin Delano Roosevelt 1.1.1. Khái niệm làm việc nhóm Khái niệm nhóm: “Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu chung” (LewisMcClear) “Một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu chung” (Katzenbach Smith) Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp người, có ít nhất từ hai người trở lên, có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Khái niệm nhóm làm việc: Nhóm làm việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra. Khái niệm làm việc nhóm: Là hoạt động tương tác, phối hợp giữa nhiều người với nhau, vận dụng những kiến thức chuyên môn và các kỹ năng của mỗi cá nhân, nhằm đạt được mục tiêu chung. 1.1.2. Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm 1.1.2.1. Kỹ năng Theo TS. Đào Thị Ái Thi: “Kỹ năng là sự thể hiện thực tế năng lực con người trong việc vận dụng các tri thức, tình cảm, kinh nghiệm vào các thao tác nghề nghiệp cụ thể một cách thành thạo, phù hợp nhằm đem lại hiệu quả hoạt động của con người” . Bản chất của khái niệm trên: Kỹ năng là biểu hiện của năng lực con người sử dụng các phương tiện, cách thức hành động trong một bối cảnh phù hợp. Kỹ năng là một khía cạnh của năng lực hành động trong tổng hoà năng lực của con người. Kỹ năng là một khía cạnh của năng lực hành động trong tổng hoà năng lực của con người. Kỹ năng là kết quả cuối cùng của năng lực, có kỹ năng là có hiệu quả. Kỹ năng là kết quả, sản phẩm của quá trình tư duy và cảm xúc của con người với việc tích luỹ các kinh nghiệm mà họ đã trải qua. Kỹ năng là bậc cao của thao tác kỹ thuật, do vậy, nó mang tính thành thạo, chủ động. Kỹ năng bao giờ cũng gắn với một hoạt động cụ thể như lãnh đạo, quản lý, giao tiếp, kinh doanh…, biểu hiện ở những lĩnh vực khác nhau như: chính trị, kinh tế, hành chính, văn hoá, giáo dục… và mọi ngành nghề, chuyên môn khác nhau.) Như vậy, khi con người có nhiều kinh nghiệm hay thành thạo một hoạt động cụ thể thì họ có kỹ năng thực hiện hoạt động đó. 1.1.2.2. Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc và phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên.
Tập giảng Kỹ làm việc nhóm Mã học phần: OMF2012 Số tín chỉ: 02 Người thực hiện: Ths Phạm Thị Mai Anh Email: maianhphamhuha@gmail.com Tập giảng Kỹ làm việc nhóm MỤC LỤC CHƯƠNG .4 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LÀM VIỆC NHÓM 1.1 Khái niệm làm việc kỹ làm việc nhóm 1.1.1 Khái niệm làm việc nhóm 1.1.2 Khái niệm kỹ làm việc nhóm 1.2 Ý nghĩa làm việc nhóm 1.2.1 Tăng hiệu suất làm việc 1.2.2 Giảm thiểu khâu trung gian 1.2.3 Phát huy sức mạnh tập thể 1.2.4 Phát triển cá nhân 1.3 Nguyên tắc làm việc nhóm 1.3.1 Tương hỗ .8 1.3.2 Chung sức 1.3.3 Tôn trọng .8 1.3.4 Bình đẳng 1.3.5 Chia sẻ 1.4 Phân loại nhóm làm việc .10 1.4.1 Nhóm thức 10 1.4.2 Nhóm khơng thức .11 1.5 Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc 13 1.5.1 Giai đoạn hình thành 13 1.5.2 Giai đoạn hỗn loạn 15 1.5.3 Ổn định 17 1.5.4 Hoạt động hiệu .18 1.5.5 Kết thúc .18 1.6 Một số yếu tố ảnh hưởng đến làm việc nhóm 19 1.6.1 Mục tiêu nhóm .19 1.6.2 Quy mơ nhóm 19 1.6.3 Năng lực thành viên 20 1.6.4 Sự hợp tác thành viên nhóm 21 1.6.5 Môi trường làm việc 21 CHƯƠNG .22 MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG LÀM VIỆC NHÓM 22 2.1 Kỹ xây dựng nhóm làm việc .22 2.1.1 Lập kế hoạch xây dựng nhóm làm việc .23 S – Specific: Càng cụ thể tốt 24 M – Measurable: Đo lường 24 A – Achievable: Tính khả thi 25 2.1.2 Lựa chọn thành viên 28 2.1.3 Phân công trách nhiệm .30 2.1.4 Thiết lập quy tắc nhóm 34 2.2 Kỹ giải xung đột làm việc nhóm 40 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm 2.2.1 Những xung đột thường gặp 41 2.2.2 Các phong cách giải xung đột 42 2.2.3 Các bước giải xung đột 43 2.3 Kỹ họp nhóm 44 2.3.1 Các kiểu họp nhóm 44 2.3.2 Các bước họp nhóm 46 2.3.3 Các vấn đề thường gặp họp nhóm .55 2.4 Kỹ đánh giá hiệu làm việc nhóm 58 2.4.1 Tiêu chí nội dung đánh giá .58 2.4.2 Phương pháp đánh giá 59 CHƯƠNG .62 PHÁT TRIỂN BẢN THÂN TRONG LÀM VIỆC NHÓM .62 3.1 Phát triển thân thành viên nhóm làm việc .62 3.1.1 Sự khác biệt thành viên nhóm làm việc với thành viên tổ chức truyền thống 62 3.1.2 Nguyên tắc phát triển thân thành viên nhóm làm việc 65 3.2 Phát triển thân lãnh đạo nhóm làm việc 68 3.2.1 Sự khác biệt lãnh đạo nhóm làm việc với nhà quản lý truyền thống 68 3.2.2 Nguyên tắc phát triển thân lãnh đạo nhóm 69 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LÀM VIỆC NHĨM 1.1 Khái niệm nhóm làm việc kỹ làm việc nhóm “Khi người ta hành động với tư cách nhóm, họ hồn thành điều mà khơng cá nhân riêng lẻ thực mình.” - Franklin Delano Roosevelt 1.1.1 Khái niệm làm việc nhóm Khái niệm nhóm: “Hai hay nhiều người làm việc với để hoàn thành mục tiêu chung” (Lewis-McClear) “Một số người với kỹ bổ sung cho nhau, cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm mục tiêu chung” (Katzenbach & Smith) Nhóm khơng đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp người, có ít nhất từ hai người trở lên, có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Khái niệm nhóm làm việc: Nhóm làm việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra Khái niệm làm việc nhóm: Là hoạt động tương tác, phối hợp nhiều người với nhau, vận dụng kiến thức chuyên môn kỹ cá nhân, nhằm đạt mục tiêu chung 1.1.2 Khái niệm kỹ làm việc nhóm 1.1.2.1 Kỹ Theo TS Đào Thị Ái Thi: “Kỹ thể thực tế lực người việc vận dụng tri thức, tình cảm, kinh nghiệm vào thao tác Tập giảng Kỹ làm việc nhóm nghề nghiệp cụ thể cách thành thạo, phù hợp nhằm đem lại hiệu hoạt động người”1 Bản chất khái niệm trên: - Kỹ biểu lực người sử dụng phương tiện, cách thức hành động bối cảnh phù hợp Kỹ khía cạnh lực hành động tổng hoà lực người Kỹ khía cạnh lực hành động tổng hồ lực người Kỹ kết cuối lực, có kỹ có hiệu - Kỹ kết quả, sản phẩm trình tư cảm xúc người với việc tích luỹ kinh nghiệm mà họ trải qua Kỹ bậc cao thao tác kỹ thuật, vậy, mang tính thành thạo, chủ động Kỹ gắn với hoạt động cụ thể lãnh đạo, quản lý, giao tiếp, kinh doanh…, biểu lĩnh vực khác như: trị, kinh tế, hành chính, văn hố, giáo dục… ngành nghề, chuyên môn khác nhau.) Như vậy, người có nhiều kinh nghiệm hay thành thạo hoạt động cụ thể họ có kỹ thực hoạt động 1.1.2.2 Kỹ làm việc nhóm Kỹ làm việc nhóm kỹ tương tác thành viên nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu công việc phát triển tiềm tất thành viên Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, làm việc nhóm trở thành định nghĩa quan trọng tổ chức sống Như Rooservelt nhận xét rằng: “Một nhóm thường làm tốt việc mà không cá nhân riêng lẻ thực được” Khi nhóm hoạt động hiệu kết đạt đáng kể Sự đồng tâm hiệp lực thành viên với kỹ đa dạng kinh nghiệm phong TS.Đào Thị Ái Thi: Kỹ năng giao tiếp của cơng chức trong tiến trình cải cách hành chính Nhà nước, Nxb. Chính trị Hành chính, H. 2010, tr. 26 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm phú, giúp nhóm phản ứng nhanh chóng thay đổi cơng nghệ, kinh tế thị trường bối cảnh giới ngày phức tạp 1.2 Ý nghĩa làm việc nhóm Làm việc nhóm xu hướng chung tổ chức, doanh nghiệp, cơng ty tồn giới Một nhóm hoạt động hiệu đưa định tốt hơn, thay đổi linh hoạt giải vấn đề sáng tạo nhóm gồm người giỏi lại làm việc độc lập với Tuy nhiên việc hoạt động theo nhóm thường dẫn tới xung đột nhiều nhóm cuối tan rã Khi khoa học kỹ thuật ngày phát triển, “thế giới phẳng” đòi hỏi người phải tương tác với nhau, làm việc nhóm trở nên cần thiết nhu cầu tất yếu nhằm giải cơng việc nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời tạo kết mong đợi Dưới lợi ích điển hình làm việc nhóm: 1.2.1 Tăng hiệu suất làm việc Làm việc nhóm hiệu giúp tăng hiệu suất công việc Nhiều nghiên cứu chứng minh làm việc theo nhóm suất hiệu cá nhân cao hẳn suất hiệu trung bình cá nhân làm việc riêng lẻ Hơn làm việc nhóm giải cơng việc ngồi khả cá nhân Vì thành viên nhóm có kỹ kinh nghiệm bổ trợ lẫn khiến cho suất lao động cao hơn, kết lao động cao Một xưởng sản xuất dây chuyền tạo sản phẩm cuối có người làm mà cần có hàng loạt cơng nhân đứng vị trí khác nhau, hoạt động liên hoàn để làm phần sản phẩm trước đưa sản phẩm cuối 1.2.2 Giảm thiểu khâu trung gian Vì thành viên nhóm có kỹ bổ trợ nhau, chức nhiệm vụ khác nhau, nhiệm vụ có số người chuyên trách định, nên nhân nhóm bố trí linh hoạt hợp lý, người làm việc phù hợp với khả mình, tránh tượng chồng chéo Tập giảng Kỹ làm việc nhóm nhiệm vụ, người phải làm nhiều việc có người rảnh rỗi Làm việc nhóm tổ chức làm giảm thiểu khâu trung gian, tiêu huỷ máy cồng kềnh lãng phí, tạo nên linh hoạt giúp tổ chức dễ dàng đối phó với thay đổi mơi trường, từ nắm bắt hội giảm thiểu rủi ro 1.2.3 Phát huy sức mạnh tập thể Làm việc nhóm giúp tăng cường tính hợp tác xây dựng tổ chức Các cá nhân có nhiều động lực làm việc hơn, giải toả căng thẳng, có nhiều ý tưởng đóng góp cơng việc Đây cách tốt để phát huy sức mạnh tập thể Nhờ làm việc nhóm, thành viên tổ chức có hội hiểu hơn, từ đồn kết lẫn nhau, phát huy tinh thần tập thể, vượt qua khó khăn thử thách, đến thành cơng 1.2.4 Phát triển cá nhân Nhóm làm việc có đủ khả hồn thành dự án hồn chỉnh cá nhân hồn thành phần việc Nhóm tận dụng tốt cá nhân cơng tác chun mơn ngồi chun mơn Các thành viên tự rút tốt để học hỏi lẫn nhau, bị áp lực so với làm việc mình, đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm làm việc với người khác Từ đó, thành viên phát huy hết khả thân, học hỏi nhiều để phát triển hoàn thiện 1.3 Nguyên tắc làm việc nhóm Bất kỳ nhóm bắt đầu làm việc phải đặt nguyên tắc chung để thống hoạt động thành viên nhóm Những nguyên tắc nhóm gọi luật bất thành văn thành viên với để kiểm sốt hành vi phù hợp khơng phù hợp nhóm Đó tảng nội quy điều khiển hành vi nhóm Những nguyên tắc làm việc hồn cảnh cịn gọi giá trị cốt lõi nhóm Đó phẩm chất chung không thay đổi cho nhóm, tảng, kim nam cho hoạt động nhóm, giúp thành Tập giảng Kỹ làm việc nhóm viên ln ln ghi nhớ nỗ lực xây dựng để nhóm phát triển lớn mạnh Mỗi nhóm làm việc nên có tối đa năm giá trị cốt lõi Những nguyên tắc xuyên suốt trình hình thành phát triển nhóm áp dụng cho nhóm làm việc 1.3.1 Tương hỗ Các thành viên nhóm tương tác hỗ trợ lẫn hoạt động chung phần việc riêng thành viên nhóm Nguyên tắc “tương hỗ” đảm bảo hoàn cảnh nào, thành viên luôn hợp tác trao đổi thông tin, tác động qua lại với để kịp thời xử lý công việc, giúp việc vận hành thông suốt Đồng thời, thành viên sẵn sàng giúp đỡ lẫn vượt qua khó khăn, thử thách để đạt mục tiêu chung 1.3.2 Chung sức Khi nhóm làm việc dựa nguyên tắc chung sức, thành viên “đồng tâm hiệp lực” thực nhiệm vụ mục tiêu chung Nguyên tắc chung sức làm việc nhóm giống nguyên tắc “chèo thuyền”, thành viên làm việc giống tất ngồi thuyền Nếu người chèo hướng thuyền khơng thể Nếu số người chèo thuyền số người ngồi im thuyền chậm Nhưng tất người chèo hướng mục tiêu định thuyền nhanh hướng Khi thành viên ngồi lên thuyền tức có chung mục tiêu tầm nhìn việc hợp tác chung sức chung lịng để thực mục tiêu giúp cho nhóm làm việc nhanh chóng hiệu 1.3.3 Tơn trọng Được tơn trọng nhu cầu cao thứ tư tháp nhu cầu Maslow Mỗi người có “tơi” riêng nguyên tắc chung làm việc nhóm thành viên cần phải tơn trọng tình Mọi ý tưởng đề xuất, ý kiến đóng góp xây dựng nhóm quan điểm cá nhân vấn đề nhóm phải tơn trọng Tập giảng Kỹ làm việc nhóm khuyến khích tất thành viên nhóm Sự tôn trọng lẫn giúp thành viên dễ dàng chia sẻ ý tưởng quan điểm để tiến Tháp nhu cầu Maslow 1.3.4 Bình đẳng Mọi cá nhân có quyền bình đẳng lẫn đưa ý tưởng hay đóng góp ý kiến xây dựng nhóm làm việc Bình đẳng nhóm làm việc cịn thể chỗ các nhân có quyền hưởng lợi xứng đáng với đóng góp họ cho hoạt động nhóm Sự phân chia cơng việc nhóm cần phải cơng phù hợp với lực thành viên 1.3.5 Chia sẻ Đây nguyên tắc xuyên suốt trình hình thành phát triển nhóm Sự chia sẻ thể việc chia sẻ mục tiêu nhóm Mục tiêu chung phải cụ thể rõ ràng, đảm bảo cá nhân đội hiểu rõ mục tiêu đội cam kết thực Tiếp theo chia sẻ thông tin thành viên, chia sẻ với khó khăn, suy nghĩ, cách thức thực công việc Sự chia sẻ quan trọng giúp thành viên có đồng cảm với suốt giai đoạn hình thành phát triển nhóm, đặc biệt quan trọng với nhóm vào thời kỳ khó khăn Trong giai đoạn hình thành nhóm, chia sẻ giúp cá nhân hiểu hơn, trưởng nhóm dễ dàng hiểu tính cách lực thành viên để phân công nhiệm vụ cách hợp lý Ở giai đoạn hỗn loạn, mâu thuẫn Tập giảng Kỹ làm việc nhóm xung đột hồ giải nhanh chóng nhờ chia sẻ bên liên quan, giúp họ nhanh chóng tìm ngun nhân chất xung đột Giai đoạn ổn định, chia sẻ giúp thành viên có nhiều động lực làm việc ăn ý hơn, tránh hiểu lầm không đáng có 1.4 Phân loại nhóm làm việc Có nhiều hình thức nhóm làm việc, thức khơng thức, nhóm phải có hình thức tổ chức phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể 1.4.1 Nhóm thức 1.4.1.1 Khái niệm Nhóm thức tảng quan trọng tổ chức Nhóm thường làm việc lâu dài, thực công việc lặp lặp lại, có tính thi đua có phân cơng rõ ràng 1.4.1.2 Đặc điểm Hình thức nhóm thiết phải làm việc thời gian tương đối dài Các thành viên nhóm có quyền tự định việc định phương pháp làm việc hiệu tất người khuyến khích tự tìm kiếm quy trình làm việc tối ưu liên tục cải thiện quy trình làm việc Các nhóm chức thức thường đưa ý kiến chun mơn theo lĩnh vực riêng họ Nhóm thức thường thể hình thức sau: - Nhóm điều hành làm việc đa chức cấp giám đốc, có trình độ chun mơn cao; - Nhóm làm việc đa chức có tất cấp, dùng kiến thức chuyên môn để giải vấn đề điều hành dự án; - Nhóm kinh doanh có tất cấp tổ chức, gồm người có chuyên môn làm việc lâu dài đảm nhận đề án cụ thể; - Nhóm hỗ trợ thức giúp quản lý chuyên môn nội lĩnh vực 10 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm tương ứng - Phản ứng với cấp trên, đồng - Tiên phong hầu hết mối nhân viên Thường thuận theo đa số quan hệ Thể phong cách cá nhân Có khả khơi dậy hào hứng hành động sôi Truyền cảm hứng tinh thần làm việc theo nhóm hỗ trợ lẫn - Sẵn sàng khuyến khích nhân viên - Lơi nhiệt tình tham gia tham gia lập kế hoạch giải tận tâm người Tạo hội cho vấn đề giới hạn người làm việc theo nhóm cho chừng mực phép người thể khả - Tỏ bực bội khơng tin tưởng - Tìm kiếm nhân viên muốn thể nhân viên biết công việc lực làm việc họ rõ nhà quản lý tinh thần hợp tác xây dựng - Không quan tâm đến việc giải - Xem việc giải vấn đề trách vấn đề tổ cho lãng nhiệm thành viên nhóm phí thời gian Nếu xảy trường hợp đó, họ từ bỏ trách nhiệm quản lý - Kiểm sốt thơng tin truyền đạt - Truyền đạt thơng tin đầy đủ cởi mà thành viên tổ mở Khuyến khích đặt câu hỏi; cho cần muốn biết phép nhóm làm công việc sàng lọc thông tin - Phớt lờ mâu thuẫn thành - Hoà giải mâu thuẫn trước chúng viên với với tổ chức khác trở nên trầm trọng - Không nhanh nhạy việc nhận - Cố gắng nhận biết đánh giá thành thành cá nhân tổ cá nhân nhóm vào thời điểm theo cách thức phù hợp - Tự ý thay đổi thoả thuận - Cam kết đến mong muốn chung trước tổ để phù hợp với thành viên đáp trả tương tự 66 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm tiện ích cá nhân 3.1.2 Nguyên tắc phát triển thân thành viên nhóm làm việc 3.1.2.1 Suy nghĩ lãnh đạo Thành viên nhóm tuyệt vời có suy nghĩ thành viên ban lãnh đạo tổ chức Họ tập trung vào mục tiêu kết mà công ty cần đạt để đứng vững cạnh tranh Thành viên nhóm quan tâm đến sức khoẻ tổ chức không riêng phận chức họ Lối suy nghĩ lãnh đạo giúp cho thành viên dễ dàng thông cảm với người lãnh đạo nhóm hơn, đồng thời nhanh chóng linh hoạt ứng phó với thách thức thay đổi xảy với nhóm 3.2.2.2 Đồng đội số Thành viên luôn nghĩ việc làm để đóng góp lực họ cho tổ chức thay nghĩ đến việc hồn thành nhiệm vụ mình, tài kinh nghiệm họ trở thành lực lượng nòng cốt tổ chức Thành viên nhóm làm việc hiệu khơng nghĩ đến việc bảo vệ thân mà khơng quan tâm đến đồng đội, nhóm “ngôi nhà chung” họ 3.2.2.3 Tinh thần trách nhiệm cao Sự đóng góp mà nhóm làm việc hiệu suất cao chia sẻ tinh thần trách nhiệm Cả thành viên lãnh đạo nhóm chia sẻ trách nhiệm Đây khái niệm hầu hết tổ chức nơi mà người ngồi bàn làm việc họ không quan tâm đến điều phòng bên cạnh Cụ thể là: + Trách nhiệm thành viên nhóm: Mọi người mong muốn làm việc với thành viên đáng tin cậy họ có tinh thần trách nhiệm cao Người có tinh thần trách nhiệm cao ln 67 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm làm tốt phần việc giao hoàn thành hạn định Những nguyên tắc để trở thành người có tinh thần trách nhiệm cao: Chỉ hứa bạn có ý định thực lời hứa Đừng cam kết với nhiệm vụ mà bạn hoàn tất Chuẩn bị sẵn sàng đầy đủ tài liệu cho họp đến dự họp Hồn tất cơng việc thời hạn Chỉ bàn giao công việc đạt chất lượng tốt Trân trọng mối quan hệ bạn có Thẳng thắn khách quan có hỏi ý kiến + Trách nhiệm lãnh đạo nhóm: Đưa nhóm đạt kết họ hứa 3.2 Phát triển thân lãnh đạo nhóm làm việc 3.2.1 Sự khác biệt lãnh đạo nhóm làm việc với nhà quản lý truyền thống Một thách thức mặt quản lý đáng ý q trình triển khai cơng việc nhóm vai trị trưởng nhóm Trưởng nhóm phải thực nhiều chức nhà quản lý truyền thống đảm bảo công việc lập kế hoạch tổ chức hợp lý, dẫn dắt nhóm đún hướng hoạt động phù hợp với ngân sách, thường xuyên báo cáo kết khó khăn lên cấp cao (trong trường hợp nhà tài trợ), v.v Trưởng nhóm phải gánh trách nhiệm nặng nề thành viên khác kết làm việc nhóm Các trưởng nhóm thường cảm thấy thoải mái nhận lấy phần lớn trách nhiệm thực chức cách hiệu Nhưng nhiệm vụ lãnh đạo quen thuộc phải tiếp cận từ góc độ khác hai lý sau: Nhiều thành viên, khơng muốn nói tất cả, khơng có mối quan hệ báo cáo với trưởng nhóm Trưởng nhóm khơng phải cấp họ, khơng có quyền kiểm sốt lương bổng họ chí giữ chức vụ thấp số thành viên nhóm Ví dụ: Khi Lew Veraldi lập nhóm Taurus 68 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm Cơng ty Ơ tơ Ford vào cuối thập niên 1970, nhóm ơng có số nhân vật chủ chốt công ty giám đốc hoạch định sản phẩm xe hơi, kỹ sư trưởng, thiết kế trưởng Khơng số người có mối quan hệ báo cáo với trưởng nhóm hầu hết thành viên có chức vụ cao trưởng nhóm Sự đạo trưởng nhóm trở nên đối nghịch với cơng việc mang tính hợp tác tập thể nhóm Nếu trưởng nhóm muốn thơng báo cho người việc phải làm, cách làm theo tiêu chuẩn thực phương pháp làm việc theo nhóm thật vơ nghĩa Trưởng nhóm khơng thể hành động cấp để mong đạt kết nhóm Trưởng nhóm khơng phải cấp trên, giữ lại bốn vai trò quan trọng định thành cơng nhóm, là: người khởi xướng, người làm gương, người thương thảo người huấn luyện Những vai trị trình bày phần 3.2.2 Nguyên tắc phát triển thân lãnh đạo nhóm 3.2.2.1 Người khởi xướng Trưởng nhóm khởi xướng hành động nhóm Mặc dù người trưởng nhóm giỏi khơng u cầu thành viên cần phải làm cụ thể song trưởng nhóm phải thu hút định hướng hành động cần thực để hồn thành mục tiêu nhóm Một trưởng hóm giỏi tìm thấy vị trí thuận lợi để khởi xướng hành động – vị trí có phần tách biệt với cơng việc bình thường nhóm nhằm quan sát mối quan hệ cơng việc mục tiêu cao Trong thành viên thường quan tâm đến việc thực thi nhiệm vụ giải vấn đề trưởng nhóm người hiểu kỳ vọng nhà tài trợ, cấp quản lý cao thành phần liên quan bên Bằng cách sử dụng chứng lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyến khích thành viên tiến hành bước cần thiết để đáp ứng kỳ vọng Đây chức quan trọng, đặc biệt yêu cầu lại mâu thuẫn với nguyện vọng cá nhân thành viên nhóm 69 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm Khuyến khích đồng nhóm Trong vai trị người khởi xướng, trưởng nhóm phải chịu trách nhiệm tạo đồng nhóm – đặc điểm tâm lý giữ người gắn kết với Khơng có đồng khơng thể có nhóm hiệu Lợi ích đồng nhóm - Khuyến khích thành viên có ý thức trách nhiệm kết Đây yếu tố quan trọng tạo nên hiệu suất hoạt động nhóm Ý thức chịu trách nhiệm loại bỏ thái độ “tôi làm phần việc tôi” – thái độ tiêu cực làm suy giảm hiệu hoạt động nhóm Khi người cảm thấy có trách nhiệm kết chung nhóm, họ hỗ trợ thành viên khác nhóm, người gặp khó khăn tụt hậu phía sau Những người chưa thực tốt phần việc thấy áp lực từ đồng nghiệp để phấn đấu tốt Đây cách hành xử thơi thúc phi hành gia nhân viên cửa hãng hàng không Southwest Airlines phục vụ hành khách tận tình để chuyến bay họ ln kín chỗ giảm chậm trễ xuống mức tối thiểu Tất thành viên có ý thức chịu trách nhiệm kết nhóm Họ khơng nói :”Đó khơng phải việc tơi” nảy sinh vấn đề cần thực nhiệm vụ “Khơng tập thể trở thành nhóm khơng thể chịu trách nhiệm nhóm Trách nhiệm nhóm lời hứa chân thành mà thực cho thân cho người khác Lời hứa củng cố hai khía cạnh quan trọng nhóm hiệu tận tâm lòng tin tưởng” (Theo Katzenbach Douglas Smith) - Sự đồng thuận nâng cao mức độ tận tâm nỗ lực thành viên Trong quân đội, gắn kết theo nhóm nhỏ khiến người lính gắn bó với đơn vị mình, họ sát cánh bên để thực tốt nhiệm vụ giao trận chiến Mọi người biết họ mình, họ thành viên “nhóm anh em” chung mối quan tâm sinh tồn 70 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm chiến thắng Trong tâm trí họ, họ tiến lên để hỗ trợ sẵn sàng hy sinh mạng sống Trong bối cảnh kinh doanh, đồng nhóm thể tinh thần hợp tác, chia sẻ thông tin, cố gắng hết mình, định đặt mục tiêu nhóm cao mục tiêu cá nhân Khi xây dựng ý thức đồng nhóm, gánh nặng lãnh đạo nhóm nhẹ nhiều Ni dưỡng đồng nhóm Có nhiều vấn đề tiềm ẩn liên quan đến đồng Ví dụ, từ góc độ văn hố, thành viên Mỹ nhóm nghiên cứu phát triển sản phẩm xuyên quốc gia thấy khó chịu trước nghiêm trang cộng người Đức Tương tự, người Đức khơng đánh giá cao thái độ thân mật mà đồng nghiệp Mỹ thể Một người Đức có cấp cao thường muốn gọi tên kèm theo học vị “tiến sĩ”, không đơn giản “À, Hans này” Sự đa dạng chủng tộc gây thêm yếu tố bực dọc, khơng muốn nói thiếu tin tưởng khơng thoải mái Thách thức trưởng nhóm: tăng cường đồng nhóm mà khơng làm triệt tiêu điểm khác biệt có giá trị thành viên nhóm, điều vốn tạo nên đa dạng nhóm Một số gợi ý: - Hãy cẩn thận từ khâu tuyển chọn để đưa vào nhóm ngừoi nhìn nhận mục tiêu nhóm quan trọng có ý nghĩa Những người tập trung vào việc đạt mục tiêu ý đến khác biệt nhóm - Hãy lơi kéo thành viên tham gia vào hoạt động mà họ cảm thấy thích thú bổ ích Điều giúp họ tập trung vào điều quan trọng, kết - Hãy tìm hội cơng nhận kỹ đóng góp thành viên nhóm Như vậy, bạn khiến thành viên cảm thấy trân trọng, đánh giá cao thấy phần nhóm 71 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm - Hãy công khai thừa nhận giá trị điểm khác biệt, nêu rõ ảnh hưởng tích cực chúng tới mục tiêu chung - Hãy tạo hội cho thành viên tìm hiểu để gần gũi Dù hội xuất thơng qua hình thức trị chơi, tiêu khiển, ăn trưa phịng nhóm, hay hình thức khác, bạn nên tạo điều kiện để người giao tiếp với mức độ cá nhân Làm vậy, bạn giúp họ gạt bỏ cứng nhắc, rập khuân tăng thêm tinh thần hợp tác Đặc biệt ý đến thành viên gia nhập nhóm Lúc đầu, họ thường có cảm giác người ngồi Trong nhóm, thành viên thường khơng đóng góp tồn khả họ trở nên thân thiết với đồng nghiệp biết cách tương tác vận dụng tài họ Trưởng nhóm thành viên rút ngắn khoảng thời gian vơ bổ cách làm cho người đến cảm thấy chào đón nhanh chóng đưa người tham gia vào dự án nhóm Nếu có thể, lên kế hoạch tổ chức kiện tập thể nhỏ để đón chào xuất họ Làm để tăng cường đồng nhất? - Sử dụng biểu tượng nhóm: đồng phục nhóm dấu hiệu chung nhận biết nhóm - Quan trọng hơn: thông qua giá trị mục tiêu chung nhóm để tăng cường đồng nhóm 3.2.2.2 Tấm gương cho người khác Cả nhà quản lý theo phong cách truyền thống lẫn trưởng nhóm lấy phong cách ứng xử để định hình hành vi hiệu suất hoạt động người khác Nhưng khác biệt lớn trưởng nhóm phải dựa vào chiến lược nhiều hơn, họ khơng thể dùng hình thức khuyến khích thăng chức, tăng lương hay doạ sa thải để gây ảnh hưởng đến thành viên nhóm 72 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm Hành vi nêu gương trưởng nhóm cơng cụ quản lý đầy sức thuyết phục Hành vi thiết lập tiêu chuẩn để người khác phấn đấu, dù để tránh cảm giác thiếu hiệu hay thấp kém, tự ti Trưởng nhóm làm gương nhiều cách khác Nếu thành viên nhóm cần khỏi văn phòng tiếp xúc gần gũi với khách hàng, trưởng nhóm hiệu khơng dẫn cho họ việc cụ thể phải làm, mà thay vào đó, trưởng nhóm bắt đầu với thực hành, thường đến địa điểm khách hàng, lập nhóm trọng điểm Các thành viên nhóm khuyến khích tham gia Tóm lại, trưởng nhóm làm gương cho cách cư xử thành viên khác có tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động nhóm 3.2.2.3 Huấn luyện viên giỏi Một trưởng nhóm giỏi tìm cách giúp đỡ để thành viên nhóm trở nên xuất sắc Trong hầu hết trường hợp, điều thực thông qua việc huấn luyện Trong sách đề tài làm việc nhóm, Richard Hackman viết rằng, việc huấn luyện xem đạt kết tốt tác động đến hoạt động nhóm theo ba cách: (1) tăng mức độ nỗ lực mà thành viên đem đến cho công việc họ; (2) đảm bảo công việc thực phù hợp; (3) giúp thành viên phát huy hết lực họ Huấn luyện hoạt động có tính hai chiều, qua bên chia sẻ kiến thức kinh nghiệm để tối đa hố tiềm thành viên nhóm giúp thành viên đạt mục tiêu mà nhóm thơng qua Đây nỗ lực chung mà người huấn luyện phải tham gia cách tích cực Các hoạt động huấn luyện trưởng nhóm với thành viên như: giúp thành viên thuyết trình tốt hơn, lập kế hoạch làm việc, giải mâu thuẫn nhóm, tiếp nhận nguồn lực bên ngồi, lập ngân sách, chí làm việc hiệu mơi trường tập thể Các yêu cầu việc huấn luyện đa dạng nhiều kỹ mà thành viên cần lại kỹ họ phải thực từ bắt đầu dự 73 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm án Ví dụ, kỹ sư có chun mơn kỹ thuật giỏi tuyển vào nhóm giao nhiệm vụ phải chuẩn bị trình bày báo cáo tiến độ công việc cho nhà tài trợ ban lãnh đạo Điều nằm ngồi kỹ kinh nghiệm Cơ phải nhanh chóng phát triển kỹ thuyết trình để đáp ứng u cầu cơng việc Lúc này, giúp đỡ trưởng nhóm với vai trò người huấn luyện giải pháp tốt Nếu trưởng nhóm thành viên trí tạo lập mối quan hệ huấn luyện, hai tin tưởng để cải thiện hiệu suất lao động Cơng tác huấn luyện trưởng nhóm giúp thành viên số việc như: Tạo thêm động lực thúc đẩy tinh thần làm việc thành viên nhóm Tối đa hố điểm mạnh cá nhân, giúp thành viên hướng họ có vấn đề lực thực Vượt qua trở ngại tâm lý thân, ví dụ giảm nỗi sợ phải làm việc trực tiếp với thành viên khó tính nhóm Đạt khả kỹ mới, ví dụ: kỹ thuyết trình thuyết phục Chuẩn bị cho nhiệm vụ mới, ví dụ: phụ trách nhóm đặc biệt Quản lý thân hiệu hơn, ví dụ: cải thiện việc quản lý thời gian Việc huấn luyện hiệu đem đến cho bạn thoả mãn công việc tạo động lực thúc đẩy cao hơn, đồng thời cải thiện mối quan hệ làm việc bạn với thành viên khác nhóm, khiến cho cơng việc trưởng nhóm trở nên dễ dàng thành cơng Chỉ cần nhớ việc huấn luyện hiệu cần xuất phát từ trí hai bên Người huấn luyện phải mong muốn cải thiện thân, làm việc tốt phải đón nhận nhiệt tình giúp đỡ trưởng nhóm Chú ý: Phân biệt quản lý huấn luyện 74 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm Mặc dù nhà quản lý thường đảm nhiệm vai trò người huấn luyện, song quản lý huấn luyện hoạt động khác khác biệt khiến cơng tác huấn luyện trở nên khó khăn nhiều nhà quản lý Một số khác biệt chủ yếu là: Quản lý Huấn luyện Tập trung vào: Tập trung vào: + Truyền đạt + Khám phá + Chỉ đạo + Tạo điều kiện, hội + Quyền hạn + Cộng tác + Nhu cầu trước mắt + Cải thiện lâu dài + Tìm kiếm kết cụ thể + Tìm kiếm nhiều kết tốt + Đối tượng cấp + Tìm kiếm khai thác điểm bổ sung cho Trong số trường hợp, nhóm có “trưởng nhóm khơng thức” – người phải làm nhiều để giúp nhóm đạt mục tiêu Họ cá nhân thành viên tìm đến để xin lời khuyên hướng dẫn trình thực nhiệm vụ hàng ngày họ Ở tổ chức có người vậy, cho dù họ khơng trao thẩm quyền thức không nằm mạng lưới lãnh đạo, quản lý tổ chức Trưởng nhóm khơng thức thường có trình độ chun mơn xuất sắc, có kinh nghiệm kỹ chun mơn, có khả giao tiếp tuyệt vời mà thành viên khác khơng có Họ thường thành viên tham khảo, hỏi ý kiến, dẫn Vì vậy, trưởng nhóm thức khơng nên ngạc nhiên thấy trưởng nhóm khơng thức có nhiều ảnh hưởng đến thành viên khác mình, đừng tỏ thái độ bực bội, khó chịu, ngược lại khai thác tầm ảnh hưởng họ để phục vụ lợi ích nhóm mình, cụ thể là: - Nhận biết vị trí trưởng nhóm khơng thức nhóm Bạn nhận biết họ thông qua hành vi thân họ lẫn tôn trọng mà người khác dành cho họ 75 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm - Đảm bảo trưởng nhóm khơng thức hiểu mục tiêu nhóm, biết tầm quan trọng mục tiêu nhận trách nhiệm mục tiêu Bạn làm điều cách tạo dựng mối quan hệ tốt với người sử dụng mối quan hệ để truyền đạt tranh tồn cảnh đến người khác nhóm - Tạo hội cho trưởng nhóm khơng thức đóng góp nhiều cho nhóm Ví dụ, giao nhiệm vụ huy tổ đặc biệt, thu xếp buổi họp từ xa cho người 3.2.2.4 Tạo điều kiện cho thành viên giao tiếp hợp tác Tinh thần hợp tác Một số thành viên không chia sẻ công việc chung mà cố gắng làm tất thứ Dù thành viên có lực thực sự, cách hành xử ngăn cản tham gia người khác làm chậm tồn tiến trình Biểu thành viên sau: - Có vẻ ln ca ngợi thái q thành tích nhóm - Luôn nài ép nhận phần lớn nguồn lực nhóm - Thường che giấu khơng sẵn lịng chia sẻ thơng tin Những hành vi làm suy yếu tận tâm người giảm gắn kết nhóm Tất thành viên nhóm phải có trách nhiệm loại bỏ hành vi Sự hợp tác lành mạnh có đặc điểm sau: + Đặt quyền lợi nhóm lên quyền lợi thân + Trao phần ngân sách, thời gian sử dụng phịng thí nghiệm, hay nguồn lực khác mà họ có cho thành viên nhóm, người sử dụng hiệu + Nhiệt tình chia sẻ niềm tin vào thành công + Làm thêm cho dự án nhóm + Xử lý điểm khác biệt đề lịch trình thành viên 76 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm + Ngăn cản khơng để bất đồng trở thành vấn đề cá nhân Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ bền vững thành viên - Tôn trọng lực thành viên - Tận dụng tối ưu khác biệt nhóm - Tin tưởng lẫn - Liên tục vun đắp mối quan hệ - Tạo điều kiện cho thành viên hồ nhập 3.2.2.5 Hịa giải mâu thuẫn Như tập thể nào, nhóm có khả xảy mâu thuẫn Trên thực tế, đa dạng lối tư kỹ nhóm làm nảy sinh mâu thuẫn Những cách suy nghĩ nguyên tắc nghề nghiệp khác dẫn đến hoà đồng Ví dụ, kỹ sư nhóm phát triển sản phảm không đủ kiên nhẫn phải làm việc với chuyên gia tài lúc xem xét mức chi phí họ đề xuất việc Họ than phiền với nhau: “Ơng ta chẳng hiểu chút kỹ thuật làm chậm cơng việc chúng ta” Một trường hợp khác số thành viên nhóm lập kế hoạch tái tổ chức quy trình mà người khác phản đối kịch liệt Họ than phiền với trưởng nhóm làm quy trình vốn khơng thêm tệ hại lãng phí thời gian Tình trạng mâu thuẫn phổ biến dự đốn Vì mâu thuẫn không thể, không nên loại bỏ, nên trưởng nhóm cần biết cách quản lý giải mâu thuẫn Để biến mâu thuẫn từ tiêu cực sang tích cực, thành viên nhóm phải biết lắng nghe lẫn nhau, sẵn sàng tìm hiểu quan điểm khác nhau, đặt câu hỏi cho giả thiết Đồng thời, nhà quản lý phải ngăn chặn để mâu thuẫn quan điểm không trở thành xung đột cá nhân Ba bước giúp lãnh đạo nhóm giải mâu thuẫn: 77 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm Tạo mơi trường để người thảo luận vấn đề khó khăn Cần phải tìm hiểu nguồn gốc mâu thuẫn để tháo gỡ “nút thắt” bàn thảo luận Mạnh dạn nhìn thẳng vào thực tế khuyến khích người vấn đề mà họ cho ảnh hưởng đến hợp tác nhóm Tạo điều kiện thuận lợi để thảo luận - Đầu tiên, dừng việc làm thừa nhận vấn đề, có người nhìn thấy vấn đề - Tham khảo lại quy tắc nhóm phong cách ứng xử thành viên nhóm (nguyên tắc làm việc nhóm) - Động viên người có cơng phát vấn đề - Giữ cho thảo luận khơng bị ảnh hưởng tình cảm cá nhân Không quy kết trách nhiệm, quan trọng vấn đề thảo luận người cản trở tiến trình hoạt động - Nếu vấn đề liên quan đến lối cư xử thành viên đó, khuyến khích người phát vấn đề giải thích cách cư xử ảnh hưởng đến họ Không nên đưa giả định động phía sau cách cư xử Ví dụ, người khơng hồn thành nhiệm vụ cam kết, nói: “Nếu cơng việc anh khơng hồn thành hạn, nhóm khơng hồn thành hạn” Đừng nói: “Tơi biết anh khơng thực thích làm việc này” - Nếu người khơng có phương pháp truyền đạt thơng tin hợp lý, nói: “Nếu khơng có dẫn anh, phải nhiều thời gian để cố đốn xem anh muốn Nếu chúng tơi đốn sai thật lãng phí thời gian” Đừng nói:”Dường anh chẳng có ý tưởng điều cần làm cho dự án/ hoạt động này” Hãy tập trung vào vấn đề đổ lỗi cho Cán đích cách thảo luận thực - Chỉ chấm dứt thảo luận có số đề xuất cải tiến cụ thể hay giải pháp khả thi cho vấn đề - Nếu chủ đề nhạy cảm, thảo luận không hứa hẹn điều gì, cân nhắc phương án tạm hỗn họp đến thời điểm 78 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm người bình tĩnh lại Có thể mời người trung lập đến tham gia thảo luận DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Đặng Đình Bơi (2010) Bài giảng Kỹ làm việc nhóm, Trường Đại học Nơng lâm TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Harvard Business School Press (2006) Xây dựng nhóm làm việc hiệu Cẩm nang kinh doanh Havard, Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Robert Heller (2005) Cẩm nang quản lý hiệu - Quản lý nhóm, Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Harvard Business School Press (2007) Lãnh đạo nhóm, Nhà xuất Thơng tấn, Hà Nội Ken Blanchard, Ph.D (2007) Vị giám đốc phút bí xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh 79 Tập giảng Kỹ làm việc nhóm John C Maxwell (2008) 17 nguyên tắc vàng làm việc nhóm, Nhà xuất Lao động, Hà Nội Robert B Maddux (2007) The Sunday Times - Xây dựng nhóm làm việc, Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Edward de Bono (2008) Sáu nón tư duy, Nhà xuất Trẻ, Hà Nội Tập giảng điện tử Vietnamlearning Kỹ làm việc nhóm (www vietnamlearning.edu.vn) 10 Tập giảng điện tử Trung tâm Đào tạo Tâm Việt Kỹ làm việc nhóm (www.tamviet.edu.vn) 11 Website: http://www.kynang.edu.vn; http://skills.hieuhoc.com; http:/wikipedia.org/wiki/Skill 12 Smith, M (2005) Bruce W Tuckman - forming, storming, norming and performing in groups Retrieved 2014 йил 22-10 from The encyclopedia of informal education: www.infed.org/thinkers/tuckman.htm 80