Tổ chức quản lý văn phòng luật sư, công ty luật và cách tính thù lao theo pháp luật Việt Nam

Trong phạm vi có hạn của một bài tiểu luận, chúng ta cùng đi tìm hiểu vể vấn đề Tổ chức quản lý văn phòng luật sư, công ty luật và cách tính thù lao theo pháp luật Việt Nam.

MỤC LỤC

I –MỞ BÀI 2

II – THÂN BÀI 3

1 Thành lập văn phòng luật sư và công ty luật 3

2 Cách thức tổ chức văn phòng luật sư, công ty luật 5

2.1 Nhân sự 5

2.1.1 Luật sư sáng lập (luật sư có vốn) 5

2.1.2 Luật sư cộng sự 6

2.1.3 Người tập sự 6

2.1.4 Nhân viên văn phòng 6

2.3 Cơ sở vật chất 7

2.3.1 Địa điểm văn phòng 7

2.3.2 Trang thiết bị văn phòng 8

3 Hoạt động của văn phòng luật sư, công ty luật 9

3.1 Đào tạo nhân lực 9

3.1.1 Tuyển dụng 9

3.1.2 Phát triển nhân lực 9

3.2 Hoạt động của văn phòng 10

3.2.1 Xác định lĩnh vực hoạt động 10

3.2.2 Phát triển chăm sóc khách hàng 10

3.2.3 Một số nguyên tắc khi quan hệ với khách hàng 11

3.2.4 Vấn đề thù lao 11

III – KẾT LUẬN 16

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

I –MỞ BÀI

Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội, sự hội nhập quốc tế ngày càng sâu và rộng, ý thức pháp luật của mọi cá nhân, tổ chức ngày càng được nâng cao Trong cuộc sống hàng ngày công dân thường có nhiều mối quan hệ với nhau và với cơ quan, tổ chức Những mối quan hệ này nhiều khi phát sinh mâu thuẫn, động chạm đến quyền lợi mỗi bên Đặc biệt có những vấn đề phải giải quyết bằng con đường Tòa án – nơi mà những quyền cơ bản của công dân dễ bị đụng chạm nhất Trong khi đó, công dân bị hạn chế về trình độ văn hóa, sự hiểu biết pháp luật nên khó có thể tự bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình một cách đầy đủ và trọn vẹn Ngoài ra, bắt nguồn từ nhiều lợi ích “siêu hưởng” nhưng rất thực tế, thói quen thường xuyên sử dụng các công ty luật trong các hoạt động kinh doanh đã trở nên phổ biến Chính vì vậy, các tổ chức hành nghề luật sư với đội ngũ luật sư, nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu pháp luật, có kinh nghiệm trong hoạt động pháp luật là địa chỉ tin cậy cho mọi cá nhân, tổ chức khi gặp phải những vướng mắc liên quan đến pháp luật

Theo Luật Luật sư 2006, sau khi có Chứng chỉ hành nghề, luật sư có thể lựa chọn cho mình hình thức hành nghề được pháp luật quy định Hiện nay ở nước ta, luật sư có thể hành nghề với tư cách cá nhân hoặc tham gia hành nghề trong tổ chức hành nghề luật sư Riêng đối với tổ chức hành nghề luật

sư, Điều 32 Luật Luật sư 2006 quy định hai hình thức là văn phòng luật sư và công ty luật

Trong phạm vi có hạn của một bài tiểu luận, chúng ta cùng đi tìm hiểu

vể vấn đề Tổ chức quản lý văn phòng luật sư, công ty luật và cách tính thù lao theo pháp luật Việt Nam

II – THÂN BÀI

1 Thành lập văn phòng luật sư và công ty luật

Tổ chức hành nghề luật sư bao gồm: văn phòng luật sư và công ty luật

Tổ chức hành nghề luật sư được thành lập, tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Luật sư 2006 và các quy định của pháp luật có liên quan (Luật doanh nghiệp2005, Luật bảo hiểm2006 )

Văn phòng luật sư do một luật sư thành lập và được tổ chức hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân Luật sư thành lập văn phòng luật sư là Trưởng văn phòng, phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình vể mọi nghĩa vụ của văn phòng và là người đại diện theo pháp luật của văn phòng ( Điều 33, Luật luật sư)

Công ty luật bao gồm công ty luật hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn Thành viên của công ty luật phải là luật sư

Công ty luật hợp danh do ít nhất hai luật sư thành lập Công ty luật hợp danh không có thành viên góp vốn

Công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên do ít nhất hai luật sư thành lập Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một luật sư thành lập và làm chủ sở hữu

Các thành viên công ty luật hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thỏa thuận cử một thành viên làm Giám đốc công ty Luật

sư làm chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là giám đốc công ty ( Điều 34, Luật luật sư)

Tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có Đoàn luật sư mà Trưởng văn phòng luật sư hoặc Giám đốc

công ty luật là thành viên Công ty luật do luật sư ở các Đoàn luật sư khác nhau cùng tham gia thành lập thì đăng ký kinh doanh tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có trụ sở của công ty

Hồ sơ đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư bao gồm:

- Giấy đề nghị đăng ký hoạt động theo mẫu thống nhất

- Dự thảo Điều lệ công ty luật

- Bản sao chứng chỉ hành nghề luật sư, bản sao Thẻ luật sư của luật sư thành lập văn phòng luật sư, luật sư tham gia hoặc thành lập công ty luật

- Giấy chứng minh về trụ sở của tổ chức hành nghề luật sư

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động cho tổ chức hành nghề luật sư, trong trường hợp

từ chối thì phải có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật Tổ chức hành nghề luật sư được hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động ( Điều 35 Luật luật sư)

Tổ chức hành nghề luật sư có quyền:

- Thực hiện các dịch vụ pháp lý ( cử luật sư tham gia tố tụng tại tòa án các cấp, giải đáp pháp luật, nhận ủy quyền,…)

- Nhận thù lao từ khách hàng

- Thuê luật sư Việt Nam, luật sư nước ngoài và nhân viên làm việc cho

tổ chức hành nghề luật sư

- Hợp tác với tổ chức hành nghề luật sư nước ngoài

- Thành lập chi nhánh, văn phòng giao dịch trong nước

- Đặt các cơ sở hành nghề ở nước ngoài

- Các quyền khác theo quy định của Luật này và các quy định của luật khác có liên quan (Điều 39, Luật luật sư)

Bên cạnh đó, tổ chức hành nghề luật sư có nghĩa vụ:

- Hoạt động theo đúng lĩnh vực hành nghề ghi trong Giấy đăng ký hoạt động

- Thực hiện đúng những nội dung đã giao kết với khách hàng

- Cử luật sư của tổ chức mình tham gia tố tụng theo phân công của Đoàn luật sư

- Tạo điều kiện cho luật sư của tổ chức mình tham gia trợ giúp pháp lý miễn phí

- Bồi thường thiệt hại do lỗi mà luật sư của tổ chức mình gây ra cho khách hàng trong khi thực hiện tư vấn pháp luật, đại diện ngoài tố tụng, dịch

vụ pháp lý khác

- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho luật sư của tổ chức mình theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm

- Chấp hành của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê

- Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra

- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan (Điều 40 Luật luật sư)

2 Cách thức tổ chức văn phòng luật sư, công ty luật

2.1 Nhân sự

2.1.1 Luật sư sáng lập (luật sư có vốn)

Nếu là văn phòng luật sư thì chỉ có một luật sư có vốn Đó là người đứng

ra thành lập và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình cho hoạt

động của văn phòng Nếu là công ty luật thì luật sư có vốn là những người cùng sáng lập và góp vốn Số lượng các luật sư có vốn thường chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng số luật sư của văn phòng Các luật sư góp vốn cũng phải chịu trách nhiệm cho hoạt động của văn phòng bằng toàn bộ tài sản của mình Trách nhiệm của mỗi luật sư góp vốn tới đâu phụ thuộc vào nội dung hợp đồng thành lập văn phòng Thí dụ, theo hợp đồng thành lập văn phòng khi phải bồi thường thiệt hại thì mỗi thành viên phải chịu một phần bằng nhau hoặc không bằng nhau

2.1.2 Luật sư cộng sự

Luật sư cộng sự là những luật sư không góp vốn Những người này có thể làm việc trong văn phòng luật sư theo một hợp đồng lao động với mức tiền lương cố định hoặc theo hợp đồng lao động không có mức tiền lương cố định Thông thường trong một văn phòng luật sư thì số lượng luật sư cộng sự chiếm phần lớn số lượng luật sư trong văn phòng Trách nhiệm của luật sư tập

sự hoàn toàn phụ thuộc vào nội dung hợp đồng lao động

2.1.3 Người tập sự

Người tập sự bao gồm: người tập sự hành nghề luật sư, luật sư chính thức muốn học việc, sinh viên hoặc cử nhân luật muốn trở thành luật sư

Những người này thông thường không được nhận lương, nhưng có thể nhận được hỗ trợ của văn phòng tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng với người tập sự đó Ngược lại, văn phòng cũng có thể ký kết hợp đồng trong đó người tập sự phải trả cho văn phòng một khoản tiền cho thời gian tập sự Cũng có những trường hợp người tập sự làm việc và được hưởng lương theo hợp đồng lao động Khi đó quyền và nghĩa vụ của họ cũng giống như luật sư cộng sự

2.1.4 Nhân viên văn phòng

Nhằm đảm bảo hoạt động của văn phòng cần phải thiết lập bộ máy hành chính Tùy theo quy mô của văn phòng mà bộ phận này có thể bao gồm: Thư

ký, nhân viên tài chính, nhân viên kỹ thuật, thủ thư, lái xe, nhân viên vệ sinh…Đặc biệt nhân viên không thể thiếu được trong một văn phòng luật sư, công ty luật là những thư ký chuyên nghiệp Chính thư ký là người đầu tiên

mà khách hàng gặp gỡ, làm nên bộ mặt và ấn tượng quan trọng về một văn phòng luật sư Vì vậy, bắt buộc thư ký là người có khả năng giao tiếp chuẩn mực: nghiêm túc, lịch sự, ân cần, chu đáo, bao giờ cũng tìm ra câu trả lời vừa lòng khách hàng Ngoài ra thư ký cũng phải đảm bảo các yêu cầu về cách ăn mặc, trả lời điện thoại… Do vậy thư ký là người mà bộ phận hành chính nhân

sự chú trọng nhất khi tuyển dụng và đào tạo Tất cả các nhân viên hành chính làm việc theo chế độ hợp đồng lao động theo quy định của Luật Lao động Khi tuyển dụng nhân viên văn phòng cần chú trọng tiêu chí tin cậy để đảm bảo bí mật cho khách hàng cũng như bí mật nghề nghiệp

2.3 Cơ sở vật chất

2.3.1 Địa điểm văn phòng

Xu hướng chung khi đặt địa điểm văn phòng là tìm nơi mặt đường dễ nhận thấy Thực ra địa điểm văn phòng như vậy chỉ nhằm thu hút khách qua đường Nhưng khi xã hội phát triển đến một mức độ nào đó thì yếu tố thu hút khách hàng lại là uy tín của văn phòng Một địa điểm lý tưởng dành cho việc

mở văn phòng là góp phần làm tăng uy tín của văn phòng Một số yêu cầu cho địa điểm của việc mở văn phòng luật sư có thể là:

2.3.1.1 Gần khu trung tâm, thuận tiện

Khi địa chỉ của văn phòng rõ ràng, thuận tiện đi lại sẽ giúp khách hàng

dễ dàng tìm đến với văn phòng, và họ sẽ không ngại ngần tìm đến trong những lần tiếp theo Vị trí trung tâm của văn phòng cũng có nghĩa là thuận tiện đi lại, do đó giảm chi phí cho khách hàng khi đi lại đồng thời mang lại cho họ cảm giác văn phòng uy tín, thành đạt (nên mới có điều kiện thuê văn phòng ở khu trung tâm) Văn phòng gần khu trung tâm, thuận tiện đi lại giúp cho văn phòng luật sư, công ty luật có nhiều khách hàng hơn

2.3.1.2 Yêu cầu kín đáo

Yêu cầu này tưởng chừng mâu thuẫn với yêu cầu trên nhưng thực ra lại rất phù hợp với tâm lý của khách hàng Hầu hết mọi người khi có rắc rối về pháp luật thường không muốn cho mọi người biết điều đó Đương nhiên họ không muốn ai nhìn thấy mình khi tìm đến văn phòng luật sư, đặc biệt càng không muốn đối thủ cạnh tranh biết Ngoài ra, văn phòng phải có phòng tiếp khách riêng, đảm bảo không cho bất cứ ai nghe thấy câu chuyện của khách hàng đối với luật sư Có như vậy khách hàng mới tin cậy và thoải mái khi trao đổi, không e ngại nói cho luật sư biết các bí mật của mình

2.3.1.3 Môi trương xung quanh nghiêm túc

Môi trường xung quanh nghiêm túc có nghĩa là nơi đó không gần địa điểm ăn chơi, cờ bạc, mát xa… Yêu cầu này cũng rất quan trọng, nó mang lại

ấn tượng cho khách hàng về một văn phòng nghiêm túc trong công việc

2.3.2 Trang thiết bị văn phòng

Một văn phòng không thể thiếu trang thiết bị, đặc biệt là trang thiết bị công nghệ thông tin

2.3.2.1.Máy tính cùng các phần mềm ứng dụng

Đó là điều kiện thiết yếu để các luật sư và nhân viên văn phòng làm việc, lưu trữ thông tin về khác hàng và vụ việc Phải trang bị các phần mềm ứng dụng như chương trình pháp luật ứng dụng với các mẫu đơn từ, các tiêu chuẩn soạn thảo văn bản…Những ứng dụng của công nghệ thông tin sẽ tạo ra hiệu quả cao cho hoạt động văn phòng Xây dựng trang web riêng của văn phòng – công ty mình nhằm giới thiệu ra bên ngoài hoạt động của văn phòng… Hình thành hệ thống thông tin nội bộ: thông tin chung, thông tin kỹ năng nghề luật

sư, các mẫu văn bản, hệ thống các quy định pháp luật…

2.3.2.2 Điện thoại

Phải đảm bảo nhận được các cuộc gọi đến của khách hàng Tránh trường hợp máy bận hoặc không có người trực điện thoại Do vậy văn phòng có thể trang bị hệ thống tổng đài lớn nhỏ tùy theo quy mô hoạt động của mình Ngoài ra cần đảm bảo hệ thống máy Fax luôn thông suốt

3 Hoạt động của văn phòng luật sư, công ty luật

3.1 Đào tạo nhân lực

3.1.1 Tuyển dụng

Hoạt động tuyển dụng nhằm tìm được những người có năng lực nhất để làm việc cho văn phòng, công ty luật Thông tin tuyển dụng có thể thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, trung tâm môi giới việc làm…Sau đó là khâu sơ tuyển hồ sơ Qua cách hoàn thiện hồ sơ cũng phần nào nói lên được tính cách và khả năng của ứng cử viên Vì vậy nhiều văn phòng thường yêu cầu các ứng viên viết tay bản lý lịch, đơn xin việc…Tiếp theo sẽ là khâu phỏng vấn để tìm ra người đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết Cuối cùng là dựa vào kết quả của các bước trên để tuyển chọn Thông thường bao giờ văn phòng cũng ký hợp đồng thử việc trước Sau đó tùy tình hình làm việc, người

đó có thể được tuyển dụng chính thức hoặc không

3.1.2 Phát triển nhân lực

Đào tạo nhân lực là khâu rất quan trọng Một luật sư giỏi cần được đào tạo tốt về hai mặt:

Trước hết là đào tạo về kiến thức pháp luật

Ngoài kiến thức mà luật sư học được khi học đại học, văn phòng nên củng cố và nâng cao kiến thức cho luất sư bằng cách cử hoặc khuyến khích các luật sư tham gia các khóa học chuyên sâu, cũng có thể tạo điều kiện cho luật sư trực tiếp tham gia các vụ việc để tích lũy kinh nghiệm

Thứ hai là đào tạo kỹ năng hành nghề luật sư

Thực ra đây là việc đào tạo các kỹ năng đối nhân xử thế, kỹ năng giao tiếp, và làm việc Trong hoạt động của văn phòng phải đào tạo luất sư về kỹ năng giao tiếp với khách hàng, khả năng thuyết phục người khác, cách giao tiếp với các cơ quan hữu quan, cơ quan tố tụng, kỹ năng xử lý một vụ việc sao cho có hiệu quả Các luật sư muốn có được các kỹ năng cơ bản đó thì phải học tại các khóa đào tạo chính thức, học từ thực tế công việc và học hỏi đồng nghiệp

3.2 Hoạt động của văn phòng

3.2.1 Xác định lĩnh vực hoạt động

Có nhiều cách xác định lĩnh vực hoạt động của văn phòng luật sư, thông thường có hai cách Lựa chọn một vài lĩnh vực mà văn phòng có thế mạnh: chẳng hạn Invesmentconsult Group chọn lĩnh vực hoạt động chủ yếu là kinh

tế, thương mại, đầu tư…Văn phòng cũng có thể hoạt động trên tất cả các lĩnh vực

3.2.2 Phát triển chăm sóc khách hàng

Phát triển chăm sóc khách hàng quyết định sự thành công của văn phòng Văn phòng luật phải coi khách hàng là trung tâm chăm sóc của mình, mang đến cho khách hàng chất lượng phục vụ tốt nhất

Đầu tiên là phát triển khách hàng Muốn thế phải thu hút khách hàng thông qua việc in sách và bản tin giới thiệu về mình đặc biệt là sử dụng thông tin web…Nhưng việc quan trọng nhất là xây dựng và nâng cao uy tín văn phòng thông qua chất lượng phục vụ, giá cả…

Ngoài ra cần xác định mục tiêu phục vụ khách hàng Mọi dịch vụ pháp

lý đều hướng tới sự hài lòng của khách hàng Nếu khách hàng vừa lòng văn phòng sẽ tạo dựng được uy tín và tất yếu sẽ phát triển được nguồn khách hàng