ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NGỌC HÀ

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NGỌC HÀ 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà. Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà là công ty xây dựng thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp. Lập dự án đầu tư xây dựng, tư vấn thẩm định hồ sơ và tổng hợp dự toán công trình, tư vấn giám sát thi công các công trình xây dựng, công trình thuỷ điện, lập dự toán và tổng dự toán công trình, khảo sát xây dựng phục vụ việc lập dự án và thiết kế kỹ thuật thi công công trình. Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi. Chính vì vậy mà nguyên vật liệu chủ yếu tại công ty là vật liệu xây dựng. Danh mục một số loại nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà được thể hiện ở bảng 1-1: Bảng 1-1: Danh mục các loại nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty STT Tên vật liệu 1 Thép CT5AD20 2 Thép CT5AD18 3 Thép CT5AD16 4 Thép φ16,18,20,22 5 Thép cuộn 6 Thép lá 7 Cát xây dựng 8 Cát bê tông 9 Gạch xây dựng 10 Gạch lát 11 Bó vỉ 12 Tấm đan 13 Đá hộc 14 Sỏi 15 Xi măng 16 Tôn ly 17 Que hàn 18 Dây điện 19 Cầu dao 20 Các loại bột màu 21 Các loại sơn 22 Các loại nhiên liệu: xăng, ga . 23 .v v Việc phân loại nguyên vật liệu: Tại công ty nguyên vật liệu được phân loại dựa vào công dụng bao gồm các loại : + Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Bao gồm các loại sau: Thép, xi măng, gạch, bó vỉ, tấm đan, đá hộc… + Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng nó không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mà nó chỉ làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị của công ty bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy trộn bê tông, mũi khoan…. + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép không dùng được nữa… Hiện tại công ty phân nhóm nguyên vật liệu theo các chi nhánh của công ty. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà. 1.2.1 Phương thức hình thành Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà được hình thành từ hai nguồn chính là mua ngoài và tự ra công chế biến. Bó vỉ và tấm đan là hai nguyên vật liệu tự gia công. Việc gia công thường được làm ngay tại kho công trình nên khi gia công xong vật liệu sẽ được nhập kho hoặc xuất cho sử dụng luôn. Đối với những vật liệu được mua ngoài quy trình nhập kho được thể hiện qua sơ đồ 1-1: Quy trình nhập kho vật liệu Sơ đồ 1- 1: Quy trình nhập kho vật liệu Vật liệu Kiểm tra chất lượng chủng loại Nhập kho Phòng kế toán (1) (2) (3) (3) Giải thích các bước: Bước (1): Khi nguyên vật liệu về tới công ty người đi mua hàng mang hoá đơn (trong trường hợp bên bán chưa xuất hoá đơn thì mang hợp đồng kinh tế và bảng báo giá) Bước (2): Thủ kho, người mua hàng và nhân viên giao hàng bên bán sẽ căn cứ vào hoá đơn ( hợp đồng kinh tế, bảng báo giá) kiểm tra chất lượng, chủng loại quy cách vật tư nếu đúng chủng loại thì thủ kho cho nhập kho, và ghi vào phiếu nhập kho. Bước (3): Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho mang hoá đơn, phiếu nhập kho lên phòng kế toán của công ty,kế toán ghi vào các sổ thẻ chi tiết. Định kỳ kế toán vật tư và thủ kho đối chiếu số lượng. 1.2.2. Phương thức sử dụng Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà được xuất sử dụng cho thi công các công trình. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật,phòng kế hoạch kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu. Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu với khối lượng nguyên vật liệu thực tế trong kho thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. 1.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL. Việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty tuân thủ chuẩn mực kế toán Số 02- Hàng tồn kho, theo chuẩn mực này NVL luân chuyển được tính theo giá thực tế + Đối với Nguyên vật liệu nhập kho: Tại Công ty nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu từ mua ngoài giá NVL nhập kho bao gồm giá mua(không bao gồm thuế VAT) cộng với chi phí thu mua phát sinh(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức .) và trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại .). Còn đối với những NVL nhập kho từ gia công chế biến giá thực tế nhập kho bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, vận chuyển bốc dỡ . + Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. 1.2.4. Hệ thống các kho của công ty Hiện tại công ty có một trụ sở và 3 chi nhánh mỗi chi nhánh.Trụ sở chính đặt ở Hà Nội có kho đặt ở Mỹ Đình gọi là kho Mỹ Đình. Chi nhánh Thái Nguyên, Nam Định, TP Hồ Chí Minh mỗi chi nhánh có một kho được bố trí gần các công trình mà công ty đang thi công để thuận tiện cho việc vận chuyển.Hệ thống kho của công ty mới chỉ được xây dựng tạm thời vẫn còn nhiều bất cập. Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà là công ty xây dựng nên có một đặc thù riêng là nguyên vật liệu sử dụng nhiều và thường xuyên nên một số vật liệu khi mua về không nhập kho mà được chuyển ngay đến chân công trình ví dụ như các loại vật liệu gạch, cát, đá hộc… Trong phạm vi chuyên đề thực tập em chỉ nghiên cứu hạch toán nguyên vật liệu tại kho Mỹ Đình. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà. Việc cung ứng vật liệu tại công ty do phòng kế hoạch kỹ thuật phụ trách. Phòng kế hoạch kỹ thuật có trách nhiệm thu mua vật tư, tính toán cấp hạn mức vật tư để phục vụ thi công sản xuất. Phòng kế hoạch kỹ thuật có 6 người bao gồm 1 trưởng phòng và 5 nhân viên. Công việc thu mua nguyên vật liệu do 2 nhân viên phụ trách dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng. Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu sử dụng và tiến độ thi công nhân viên phụ trách thu mua lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa vào các tiêu chí chất lượng, giá cả và các dịch vụ hậu mãi, trong đó chất lượng là tiêu chí quan trọng nhất. Hiện tại công ty đã có những nhà cung cấp đáng tin cậy(Các chi nhánh Công ty Gang thép Thái Nguyên, .) nên khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu việc lựa chọn các nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn. Tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà thực hiện phương trâm quyền lợi gắn với trách nhiệm,nên trong khâu thu mua nguyên vật liệu hai nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng và tiến độ thu mua. Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu do 3 nhân viên trong phòng kế hoạch kỹ thuật thực hiện dưới sự chỉ đạo của giám đốc và trưởng phòng. Định mức nguyên vật liệu sử dụng tùy thuộc vào các dự án, mặt bằng thi công Việc sử dụng nguyên vật liệu phải được thông qua phòng kế hoạch kỹ thuật,khi có nhu cầu về nguyên vật liệu thì nhân viên đi nhận nguyên vật liệu lên phòng kế hoạch kỹ thuật lấy phiếu xuất kho và mang phiếu này xuống kho để thủ kho xuất nguyên vật liệu. Kiểm kê nguyên vật liệu: Việc kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty không thực hiện hàng tháng mà kiểm kê khi hoàn thành hạng mục công trình,hay có lệnh của giám đốc. Việc thực hiện kiểm kê như vậy để xác định chính xác nguyên vật liệu đã sử dụng cho từng công trình hạng mục giúp cho việc tính giá thành được chính xác. Khi kiểm kê công ty thành lập ban kiểm kê bao gồm thủ kho, nhân viên thu mua và những người được giao nhiệm vụ kiểm kê. Kết thúc kiểm kê những người được giao nhiệm vụ kiểm kê lập biên bản kiểm kê ghi rõ số lượng thực tế tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu và kí xác nhận. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NGỌC HÀ 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và. tại kho Mỹ Đình. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà. Việc cung ứng vật liệu tại công ty do phòng kế hoạch