Định hướng họat động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp ứng dụng ERP tại TP. HCM và Bình Dương

Trong quá trình đi tìm giải pháp để nâng cao hiệu lực ứng dụng ERP, thì tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ với những con người có đủ chuyên môn và phẩm chất, độc lập với bộ máy quản lý để k

-

NGUYỄN TRẦN DIỄM MINH

ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG ERP TẠI TP.HCM VÀ BÌNH DƯƠNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS PHẠM CHÂU THÀNH

TP Hồ Chí Minh - Năm 2013

vấn của người hướng dẫn khoa học Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nào và tất cả các nguồn tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ

CNTT Công nghệ thông tin

IIA Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ Quốc tế

ERP Enterprise Resource Planning

(Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

MRP Material Requirement Planning

(Hoạch định nhu cầu nguyên liệu)

ERM Enterprise Resource Management

(Quản trị nguồn lực doanh nghiệp)

CRM Client Relationship Management

(Quản trị quan hệ khách hàng)

(Quản trị dây chuyền cung cấp)

PRM Partner Relationship Management

(Quản trị quan hệ đối tác)

Bảng 2.2: Lợi ích doanh nghiệp khi ứng dụng ERP

Bảng 2.3: Mức độ ảnh hưởng của ERP đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng 2.4: Mức độ ảnh hưởng của ERP đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Bảng 2.5: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát chung

Bảng 2.6: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát dữ liệu đầu vào

Bảng 2.7: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

Bảng 2.8: Các yếu tố tác động rủi ro kiểm soát đầu ra

Bảng 2.9: Các vấn đề khảo sát khác

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 5

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP 5

1.1.1 Khái niệm cơ bản 5

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của ERP 5

1.1.3 Các phân hệ cơ bản của ERP 8

1.1.4 Lợi ích khi triển khai ERP 9

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 12

1.2.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ 12

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm toán nội bộ 14

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ 16

1.2.4 Nội dung kiểm toán nội bộ 19

1.2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp 20

1.2.5.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ 20

1.2.5.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp 23

1.2.5.3 Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ 23

1.3 ẢNH HƯỞNG CỦA ỨNG DỤNG ERP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 24

1.3.1 Một số ảnh hưởng của ứng dụng ERP đến hoạt động của doanh nghiệp 24

1.3.1.1 Môi trường kiểm soát nội bộ thay đổi 24

1.3.1.2 Thiếu vắng các dấu vết kiểm toán truyền thống 24

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ở DOANH NGHIỆP

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP Ở TP.HCM VÀ BÌNH DƯƠNG 30

2.1 HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI VIỆT NAM 30

2.1.1 Thực tế hoạt động kiểm toán nội bộ ở Việt Nam 30

2.1.2 Đánh giá rủi ro trong kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động 32

2.2 KHẢO SÁT CÁC RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP CÓ ỨNG DỤNG ERP TẠI TP HỒ CHÍ MINH VÀ BÌNH DƯƠNG 34

2.2.1 Các loại rủi ro chủ yếu phát sinh trong doanh nghiệp 34

2.2.2 Khảo sát các loại rủi ro trong các doanh nghiệp ứng dụng ERP 39

2.2.3 Đánh giá các loại rủi ro trong môi trường ứng dụng ERP 41

2.2.3.1 Rủi ro kinh doanh 41

2.2.3.2 Rủi ro tài chính 43

2.2.3.3 Rủi ro kiểm soát 44

2.2.3.4 Nhận xét các loại rủi ro trong môi trường ERP của các doanh nghiệp được khảo sát 52

2.2.3.5 Một số nguyên nhân chủ yếu 53

CHƯƠNG 3 ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP CÓ ỨNG DỤNG ERP 57

3.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA XÂY DỰNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ TRONG MÔI TRƯỜNG ERP NÓI RIÊNG 57

3.2 ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG ERP 59

thông tin tại đơn vị 60

3.2.1.2 Tăng cường mức độ chính xác của thông tin đầu ra 63

3.2.1.3 Lựa chọn nội dung kiểm toán nội bộ then chốt trong từng giai đoạn 67

3.2.1.4 Thay đổi phương pháp và nội dung kiểm toán cho phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp 69

3.2.2 Định hướng về vai trò và trình độ của kiểm toán viên nội bộ 71

3.2.2.1 Nâng cao vai trò của kiểm toán viên trong doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử 71

3.2.2.2 Nâng cao trình độ kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp 75

3.2.3 Định hướng về môi trường pháp lý 76

KẾT LUẬN CHUNG 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Trong số đó, phải kể đến một ứng dụng của công nghệ thông tin rất được nhiều nhà quản lý quan tâm đó là ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ) trên một

cơ sở dữ liệu thống nhất

Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu của nhà quản lý Vậy với những tính năng ưu việt của nó đã đem lại kết quả gì cho doanh nghiệp? Doanh nghiệp có lường trước những rủi ro sau khi ứng dụng ERP?

Và doanh nghiệp Việt Nam đã xây dựng giải pháp để kiểm soát những rủi ro đó chưa? Nếu chưa, giải pháp nào là hợp lý và cần thiết đối với doanh nghiệp hiện nay?

Trong quá trình đi tìm giải pháp để nâng cao hiệu lực ứng dụng ERP, thì tổ chức

bộ máy kiểm toán nội bộ với những con người có đủ chuyên môn và phẩm chất, độc lập với bộ máy quản lý để kiểm soát tất cả hoạt động của doanh nghiệp nói chung

và ứng dụng ERP nói riêng là thiết thực hơn cả, bởi vì kiểm toán nội bộ cũng được

xem là công cụ quản trị hữu hiệu gắn bó chặt chẽ với mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp

Với tinh thần đó, tác giả mạnh dạn chọn đề tài: “ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG ERP TẠI TP.HỒ CHÍ MINH VÀ BÌNH DƯƠNG”

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Hệ thống hóa các lý luận về ERP, về kiểm toán nội bộ và những mối liên hệ giữa ERP và kiểm toán nội bộ trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu trong nước, nước ngoài về ERP và kiểm toán nội bộ

- Tìm hiểu những rủi ro đặc trưng trong doanh nghiệp có ứng dụng ERP (giới hạn ở những doanh nghiệp trên địa bàn TP.Hồ Chí Mính và Bình Dương), qua đó khẳng định sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong môi trường ERP nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Định hướng và đề xuất một số giải pháp để hướng các doanh nghiệp có ứng dụng ERP đến việc thiết lập hoạt động kiểm toán nội bộ hữu hiệu nhất

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Mặc dù kiểm toán nội bộ là một công cụ quản lý cần thiết cho mọi loại hình tổ chức, song đề tài chỉ khảo sát và định hướng tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp, chú trọng đến doanh nghiệp có ứng dụng ERP

soát các loại rủi ro hiện hữu phát sinh trong quá trình triển khai và ứng dụng ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

4 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề cập bên trên, đề tài sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng dựa trên cơ sở phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Ngoài ra các phương pháp xác suất thống kê, phương pháp phân tích vấn đề, tổng hợp, so sánh, đánh giá,…được sử dụng phù hợp trong tiến trình thực hiện đề tài

- Phương pháp nghiên cứu định tính chủ yếu được sử dụng trong đề tài là để nghiên cứu lý luận về hệ thống ERP, về kiểm toán nội bộ và tác động qua lại giữa ERP và kiểm toán nội bộ

- Phương pháp nghiên cứu định lượng: được sử dụng để trình bày, phân tích một số rủi ro hiện hữu phát sinh trong quá trình triển khai và ứng dụng ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Nguồn thông tin dùng trong nghiên cứu đề tài:

- Nguồn thông tin sơ cấp: là các số liệu thu thập được sau quá trình khảo sát Đối tượng được khảo sát là nhân viên bộ phận kế toán tài chính tại các doanh nghiệp có ứng dụng ERP Số liệu thu thập bằng cách chọn mẫu để gửi thư trực tiếp và bằng thư điện tử Cỡ mẫu quan sát là 15 doanh nghiệp có ứng dụng ERP hoạt động trên địa bàn Tp.Hồ Chí Minh và Bình Dương Thông tin thu thập được xử lý bằng phần mềm excel

- Nguồn thông tin thứ cấp: bao gồm những vấn đề lý luận được đúc kết trong sách giáo khoa chuyên ngành; kết quả nghiên cứu trước đây được công bố trên các tạp chí khoa học trong nước và quốc tế; nguồn khác được tổng hợp trên các trang web phổ biến

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, các phụ lục, danh mục bảng biểu và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về ERP và hoạt động kiểm toán nội bộ

- Chương 2: Thực trạng kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp ứng dụng ERP tại Tp.Hồ Chí Minh và Bình Dương

- Chương 3: Định hướng hoạt động kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp có ứng dụng ERP tại Tp.Hồ Chí Minh và Bình Dương

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận:

Hiện tại ở Việt Nam có rất ít tài liệu nghiên cứu rõ ràng về ERP, đặc biệt là ưu

và nhược điểm của ERP trong quá trình quản lý ở Việt Nam; từ đó đánh giá sự cần thiết xây dựng một công cụ kiểm soát hiệu quả đó là kiểm toán nội bộ Với mục đích là đánh giá sự cần thiết của kiểm toán nội bộ trong môi trường ERP, đề tài đã

hệ thống hóa các tài liệu nghiên cứu trong nước, nước ngoài và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về ERP, kiểm toán nội bộ và mối tương quan giữa chúng để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành và doanh nghiệp quan tâm đến vấn đề này

Về mặt thực tiễn:

Đề tài giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp thận trọng hơn khi quyết định triển khai ERP vào sản xuất kinh doanh trên cơ sở các rủi ro và lợi ích do phần mềm ERP mang lại Đồng thời cung cấp cho doanh nghiệp đã và đang triển khai ERP công cụ quản lý nhằm hạn chế các rủi ro sau khi giai đoạn triển khai ERP thành công

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP

VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP

1.1.1 Khái niệm cơ bản

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, tức Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, nguyên thủy ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp,

tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ,… Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm sản xuất,…song song độc lập lẫn nhau thì ERP tích hợp tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng có sự liên thông với nhau

“Tích hợp các chức năng” hay “sự liên thông giữa các chức năng với nhau” mới chính là điều đáng nói của ERP Có thể hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một cơ sở dữ liệu chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần

Như vậy, có thể hiểu ERP là một phần mềm hợp nhất thông tin của nhiều bộ phận của một tổ chức trong một hệ thống máy tính thống nhất Với một cơ sở dữ liệu dùng chung cho phép các nhân viên ở các bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung thông tin của tổ chức theo một quyền truy cập thông tin được xác định trước bởi người quản trị

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của ERP

Hệ thống quản lý dựa trên máy tính đã xuất hiện từ khá lâu gắn liền cùng với sự phát triển của máy tính Từ những năm 50 của thế kỷ trước, ngay khi hãng IBM cho

ra đời những chiếc máy tính thương mại đầu tiên chạy bằng bóng điện tử, nó đã thu

hút sự chú ý của các công ty có nhu cầu lớn về lưu trữ và xử lý dữ liệu như các công

ty tài chính, ngân hàng và bảo hiểm Khi máy tính ngày càng rẻ hơn, mạnh hơn và thân thiện với con người hơn, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể giúp họ ứng dụng được nhiều lý thuyết quản lý quan trọng như Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) hay Hệ thống quản lý kho tức thời (JIT) vào trong thực tế Những việc này cần xử lý dữ liệu và tính toán nhanh mà không thể đáp ứng được nếu phải làm bằng tay Do đó từ giữa những năm 60 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống Dần dần vai trò của công nghệ thông tin đã thay đổi, từ đơn thuần là một công cụ trợ giúp để nâng cao năng suất đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng

Hệ thống quản lý dựa trên máy tính đầu tiên là hệ thống MRP (Material Requirement Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên liệu) Đến giữa những năm 70 MRP được phát triển thành hệ thống MRP II MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, trong khi MRP II thì chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí

Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ-khách (client-server) sử dụng máy chủ

PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho một họ phần mềm mới là ERP ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng

Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh

và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu Những hệ thống này trị giá nhiều

triệu đô la và việc triển khai chúng cũng không đơn giản, doanh nghiệp không thể

tự triển khai được mà phải dùng các chuyên viên tư vấn được đào tạo chuyên sâu và tốn kém Đổi lại là hiệu quả cao về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng…

Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác tại các nước phát triển đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM, cùng các hệ thống khác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là CRM và SCM

ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn nhiều, nó không phải là một bước tiến hoá về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP tiến hóa lên ERP ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình, hay kỹ thuật quản trị dự án Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này

CRM đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do đó có tên gọi Quản trị quan hệ khách hàng CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua thư, email…; quản lý các đơn đặt hàng;

và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng như các trung tâm dịch vụ khách hàng (call center), hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động… CRM còn phân tích nhiều chiều

về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm

và bán hàng

Ngoài quản trị quan hệ khách hàng, các hệ thống quản trị quan hệ với đối tác PRM (Partner Relationship Management) cũng được phát triển phối hợp hoạt động giữa doanh nghiệp và các đối tác, nhằm tăng cường hiệu quả phục vụ khách hàng chung của cả hệ thống và giảm chi phí các hoạt động thiếu phối hợp của các đối tác gây ra

CRM dựa trên các công nghệ Web và Internet với nhận định những công cụ này tạo diện tiếp xúc rộng nhất cho hệ thống, với khả năng truy cập bất kỳ từ điểm nào CRM là khái niệm mới được phổ dụng rất gần đây Đi tiên phong trong lĩnh vực này

là hãng Siebel của Mỹ, được thành lập năm 1993 bởi Tom Siebel, từng là thành viên của Oracle

SCM là phần mềm phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng

Tuy nhiên, trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên thì ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế giới Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý.1

1.1.3 Các phân hệ cơ bản của ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của

hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:2

1 Nguồn: http://www.pcworld.com.vn/pcworld/printArticle.asp?atcl_id=5f5e5c585a5a5b

2 Nguồn: http://dos.com.vn/vn/tin-tuc/p159/Tong-quan-ve-Erp

Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công

nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

- Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng)

- Quản lý quan hệ khách hàng, cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở rộng)

1.1.4 Lợi ích khi triển khai ERP

a Cải thiện hoạt động kiểm soát:

Thứ nhất, quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ bằng phần mềm Khi ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể kế thừa

các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP Toàn bộ các nghiệp vụ đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên

hệ thống ERP không cho phép thực hiện tác nghiệp dư thừa bên ngoài hệ thống nên

sẽ tránh được những sai sót do chủ quan hay khách quan Dữ liệu được kế thừa, chia

sẻ giữa các bộ phận, giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận và có

số liệu tức thời với độ tin cậy cao về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của công ty Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới

Thứ hai, loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Ta sẽ sử dụng ví dụ để minh họa cho việc này Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng” rồi xuất cho khách hàng Trần

Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành

“Trần Hưng” Những sai sót như vậy khiến cho dữ liệu khách hàng giữa phòng bán hàng, kho, kế toán có sự khác nhau, ảnh hưởng đến kinh doanh đồng thời mất thời gian trong đối soát, kiểm tra lại các chứng từ

Thứ ba, dễ dàng kiểm soát do dữ liệu tập trung Lợi ích của việc này rất rõ ràng,

thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu cục bộ với dữ liệu đôi lúc có sự khác nhau, doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung Một ví dụ dễ thấy của cơ sở

dữ liệu tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể

ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực

tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng

Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau, nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh

b Cải thiện về mặt quản lý:

Hệ thống ERP là một phần mềm nên luôn cung cấp chính xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp do cấu trúc dữ liệu tập trung và quản lý mọi hoạt động trong thời gian thực Vì thế giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị và ra quyết định kịp thời Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty) Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực

c Cải thiện hiệu quả hoạt động:

Thứ nhất, tăng tốc độ dòng công việc Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ

của một nhân viên cầm chứng từ chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một

“nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán

này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý

Thứ hai, chuẩn hóa thông tin nhân sự Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ

trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi ERP có thể giúp bạn

đảm đương việc đó

Thứ ba, công tác kế toán chính xác hơn Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế

toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công

Phân hệ kế toán cũng giúp các KTVNB và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ

hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp KSNB chất lượng

Thứ tư, giảm lượng hàng tồn kho Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm

ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh

Thứ năm, tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng Với hệ thống ERP, đơn

hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm

Thứ sáu, chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất Phân hệ hoạch định và quản lý

sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm

giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ

Trên thế giới, KTNB ra đời từ rất lâu, thế nhưng cho đến nay khái niệm này dường còn khá xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp, nhiều tổ chức ở Việt Nam Trên các trang tuyển dụng, chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp các vị trí tuyển dụng như Chuyên viên KSNB, nhưng hiếm khi bắt gặp vị trí tuyển dụng là Chuyên viên KTNB, ngoại trừ các tổ chức tín dụng như ngân hàng thương mại

Chuẩn mực kiểm toán số 610 của Việt Nam về “Sử dụng tư liệu của KTNB” có

định nghĩa: “KTNB là một bộ phận trong hệ thống KSNB của một đơn vị, có chức

năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các quy định của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của đơn vị đó.” Cách định nghĩa như

vậy nhấn mạnh đến vai trò đo lường và đánh giá hiệu quả của những kiểm soát khác, thế nhưng bị giới hạn ở lĩnh vực tài chính – kế toán Điều này chưa phù hợp với xu hướng phát triển KTNB trên thế giới

Trong khi đó, Hiệp hội KTVNB (IIA) cho rằng: “KTNB là một hoạt động đảm

bảo và tư vấn mang tính độc lập được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức KTNB hỗ trợ tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải tiến hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro, kiểm soát và quản trị doanh nghiệp” Như

vậy, các giới hạn về lĩnh vực hoạt động của KTNB đã bị xóa bỏ, theo đó vai trò phục vụ tổ chức, doanh nghiệp của KTVNB ngày càng được mở rộng Nói cách khác, KTVNB cố gắng xem xét tất cả các vấn đề với trọng tâm duy nhất là tối đa hóa lợi ích của tổ chức, doanh nghiệp đó

Một số thuật ngữ được hiểu như sau:

- Sự đảm bảo: là việc kiểm tra khách quan các bằng chứng nhằm mục đích đưa

ra một sự đánh giá độc lập về quản lý rủi ro, môi trường kiểm soát, quy trình quản trị trong tổ chức, doanh nghiệp Các đánh giá này bao gồm: tài chính, các hoạt động, sự tuân thủ, sự an toàn của hệ thống thông tin máy tính, những hoạt động kiểm tra chi tiết và toàn diện khác,…

- Hoạt động tư vấn: nhằm đưa ra các khuyến nghị và các dịch vụ kiểm toán Phạm vi và nội dung công việc được thống nhất trước với đối tượng được kiểm toán nhằm mục đích làm tăng thêm giá trị và hiệu quả hoạt động của tổ chức

- Tăng thêm giá trị: đề cập đến cách thức tìm hiểu và đánh giá rủi ro thông qua việc thu thập, đánh giá các bằng chứng Các KTVNB có thể có được cái nhìn thấu đáo trong mọi hoạt động của tổ chức và các cơ hội cho việc cải tiến nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức Giá trị được tăng thêm thông qua việc

phát triển các sản phẩm, dịch vụ và việc sử dụng tối ưu các nguồn lực Các thông tin cải tiến này tồn tại dưới hình thức tư vấn thông qua lời khuyên, báo cáo kiểm toán hoặc qua những dịch vụ khác

- Hỗ trợ tổ chức: đề cập đến trọng tâm của KTNB là tập trung vào các mục tiêu chính của tổ chức và cách thức mà nhờ đó những mục tiêu này có thể đạt được ngay từ những cấp thấp nhất

- Quy trình quản lý rủi ro: là những chính sách, thủ tục và những hoạt động được thực hiện để xác định, đánh giá và đối phó với những rủi ro tiềm tàng

có thể gây tác động đến khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức

- Quy trình kiểm soát: là những chính sách, thủ tục và những hoạt động được thiết kế để đảm bảo rằng các quyết định, chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện

- Quá trình quản trị: đề cập đến những thủ tục do các đại diện của chủ sở hữu

sử dụng nhẳm giám sát các hoạt động do các nhà quản lý thực thi

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm toán nội bộ

Lịch sử ra đời và phát triển của KTNB cho thấy KTNB gắn liền với nhu cầu quản lý Một khi sự phân cấp quyền sở hữu, quyền quản lý ngày càng cao, khối lượng giao dịch, công việc ngày càng nhiều và phức tạp thì KTNB càng đóng vai trò hết sức quan trọng Khi đó, người chủ sở hữu hay người quản lý cấp cao không

dễ dàng tiếp xúc hoặc kiểm tra một cách vừa ý Mặc dù người ta có thể xây dựng một hệ thống kiểm tra, kiểm soát và kỳ vọng rằng sẽ bao quát được hệ thống đó một cách hiệu quả, thì vẫn khó khi muốn xác định: các quy tắc đã định ra có được tuân thủ và có hiệu lực trong thời điểm thực tế hay không? Tài sản của doanh nghiệp có được đảm bảo an toàn không? Nhân viên làm việc có hiệu năng không? Vì những nhu cầu đó, người chủ cần có sự trợ giúp của một hoặc một số người trực tiếp kiểm tra và báo cáo theo các câu hỏi trên Đó là lí do dẫn đến sự ra đời của KTNB Theo các tài liệu tham khảo được về KTNB và các thông tin thu thập được trên các website có thể nhận thấy mầm mống của hoạt động KTNB đã xuất hiện rất sớm Từ thời kỳ Pharaoh, những hoạt động KSNB, KTNB đầu tiên đã được hình thành ở Bộ

phận tài chính trung tâm.Tuy nhiên trong thế kỷ 19, hoạt động KTNB chủ yếu là phát hiện những gian lận

Khi các doanh nghiệp mở rộng phạm vi và lĩnh vực hoạt động, cùng sự ra đời của những chuẩn mực đạo đức trong quản lý, sự phát triển thêm trong Đạo luật năm

1977 của Mỹ về Những hành vi hối lộ bên ngoài, với các quy định về áp dụng Đạo luật đó của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch, và Đạo luật Tổng thanh tra, tạo ra sức ép quản lý đối với người điều hành thì KTNB càng trở nên quan trọng Lúc này, vai trò của KTNB được mở rộng hơn trong cả kế toán, kiểm soát kế toán, các lĩnh vực tài chính và phi tài chính, phục vụ cho Hội đồng giám đốc và Ủy ban Kiểm toán

KTNB hoạt động có hệ thống hơn khi Viện KTNB (viết tắt là IIA- Insitute of Internal Auditors) được thành lập năm 1941với 25 hội viên Đầu năm 1970, IIA bắt đầu việc đào tạo và cấp chứng chỉ KTVNB Và đến năm 1978, IIA ban hành chuẩn mực thực hành cho KTNB đánh dấu bước phát triển quan trọng trong KTNB Một minh chứng khẳng định vị trí vững vàng và sự lớn mạnh của nghề KTNB là hiện nay, IIA có trên 150.000 hội viên tại 165 quốc gia, trong đó có khoảng 65.000 hội viên có chứng chỉ KTVNB

Tuy KTNB đã ra đời từ lâu nhưng chỉ phát triển mạnh mẽ từ sau các vụ gian lận tài chính ở Công ty Worldcom và Enron (Mỹ) những năm 2000-2001 và đặc biệt là khi Luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002 Luật này quy định các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống KSNB công ty.3 Như vậy, có thể hiểu chức năng quan trọng và cơ bản của KTNB là đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động, theo đó các mục tiêu của doanh nghiệp được thỏa mãn

Cùng với sự vận động của nền kinh tế mà doanh nghiệp là một phần tử trong đó, rủi ro một doanh nghiệp đối mặt không còn dừng lại ở trong nội bộ doanh nghiệp, các nhà quản lý không chỉ đối mặt với rủi ro do chính các thành viên trong doanh

3 Nguồn: http://www.hbi.org.vn/vi/chuyen-de/so-huu-tri-tue/suc-manh-cua-thuong-hieu.309

nghiệp tạo ra, mà hơn hết người quản lý còn đối mặt với rất nhiều thử thách bên ngoài KTNB phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, chính vì thế nó không chỉ dừng lại để đánh giá các yếu kém của hệ thống quản lý mà còn đánh giá các rủi ro

cả trong và ngoài công ty Kết quả đánh giá sẽ giúp KTVNB đưa ra các biện pháp

xử lý và cải tiến nhằm đối phó với rủi ro đã gặp và sẽ gặp trong tương lai

Tóm lại, KTNB là một công cụ đắc lực phục vụ công tác quản lý Thông qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh Một doanh nghiệp có KTNB sẽ làm gia tăng niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán về hệ thống quản trị ở đây Các thống kê trên thế giới cho thấy các doanh nghiệp có phòng KTNB thường có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính

có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng là hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn so với các doanh nghiệp không có phòng KTNB

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Như đã đề cập, kiểm soát là chức năng cơ bản ban đầu của KTNB Đây là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của những kiểm soát khác Khi một tổ chức đặt ra kế hoạch ở các vị trí, bộ phận và thực hiện kế hoạch qua các nghiệp vụ thì đồng thời tổ chức đó phải làm những việc để theo dõi các nghiệp vụ nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đã định Các việc làm tiếp theo sau đó chính là “kiểm soát” KTNB tự nó cũng là một loại kiểm soát được sử dụng, song vai trò đặc biệt của nó thể hiện ở chỗ KTNB giúp đo lường và đánh giá những loại kiểm soát khác đang tồn tại Như vậy, KTNB vừa phải hiểu bản thân vai trò mình là một kiểm soát, vừa phải hiểu bản chất và phạm vi của những loại kiểm soát khác

Với đặc trưng đó, KTVNB trong khi thực thi nhiệm vụ của mình đồng thời cũng trở thành chuyên gia cho việc thiết kế và thực hiện các dạng kiểm soát khác đạt hiệu quả cao nhất Kỹ năng của các chuyên gia này bao gồm sự hiểu biết về các loại kiểm soát, mối tương quan và sự phối hợp đa dạng giữa chúng trong toàn bộ hệ

thống KSNB Thông qua cửa “kiểm soát”, KTVNB đi tới việc xem xét, đánh giá các hoạt động và bằng cách đó mà trợ giúp tối đa cho tổ chức Cũng cần phải nói thêm rằng: kỹ năng tinh thông nghiệp vụ kỹ thuật cụ thể của KTVNB không thể so sánh được với những cá nhân đảm nhiệm các nghiệp vụ đó Tuy nhiên, họ có thể giúp những người có trách nhiệm đạt kết quả tốt hơn bằng việc xác minh công việc kiểm soát hiện có và nêu ra căn cứ cải tiến những công việc kiểm soát đó

Cùng với các giai đoạn phát triển của chuyên ngành, chức năng của KTNB đã

mở rộng từ việc kiểm soát, đánh giá hệ thống KSNB sang việc đánh giá và cải tiến mọi hoạt động của đơn vị Như vậy KTNB hiện đại không chỉ thực thi việc kiểm soát mà đã chuyển trọng tâm sang chức năng tư vấn, hỗ trợ bộ phận được kiểm toán trong quá trình quản lý rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động

Để thực hiện đầy đủ và trọn vẹn chức năng của mình, KTVNB phải thực hiện được các nhiệm vụ sau:

- Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu năng và hiệu quả của hệ thống KSNB Trong một doanh nghiệp, hệ thống KSNB là một hệ thống bao gồm các chính sách, các thủ tục kiểm soát được lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống KSNB bao gồm bốn nhân tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục và quy trình kiểm soát, KTNB KTNB kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực

và hiệu quả của hệ thống KSNB thông qua việc soát xét hệ thống này nhằm phát hiện, ngăn chặn, hạn chế và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận có thể xảy ra trong quá trình quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp

- Kiểm tra, xác nhận chất lượng và độ tin cậy của các thông tin Các thông tin tài chính và phi tài chính phát sinh từ mọi hoạt động và hành vi quản lý của doanh nghiệp KTNB có nhiệm vụ phải kiểm tra, xác nhận tính xác thực của tất cả các thông tin này Qua đó, lãnh đạo doanh nghiệp và các đối tượng quan tâm đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp có thể đánh giá được tình hình thực tế của doanh nghiệp

- Kiểm tra sự tuân thủ các chính sách, chế độ, các quy định, kế hoạch và thủ tục hiện hành KTNB kiểm tra toàn bộ các khâu, các bước trong quá trình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp để đánh giá mức độ tuân thủ đối với các quy chế, thủ tục, chính sách và quy định của Nhà nước mà doanh nghiệp cần tuân theo KTNB có thể đánh giá và tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tính hợp lý và sự ưu việt của các quy chế và thủ tục kiểm soát của các chính sách, các kế hoạch hoạt động góp phần tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả trong các quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- Kiểm tra các phương thức đảm bảo an toàn cho tài sản của doanh nghiệp Để đảm bảo an toàn cho tài sản của doanh nghiệp, KTNB cần kiểm tra sự hiện diện của các tài sản đó qua việc kiểm kê tài sản thực tế, kiểm tra hệ thống quản lý công nợ, hệ thống kho bãi, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống lưu trữ, bảo quản thông tin (thông tin về tài chính, thống kê, thông tin về chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh…) Thông qua việc kiểm tra, KTNB giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp hoàn thiện các quy chế kiểm soát, kịp thời có các giải pháp thực tế để đảm bảo an toàn cho tài sản của doanh nghiệp

- Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực Thông qua việc kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, KTNB đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ giao cho các bộ phận, cá nhân có phù hợp và được hoàn thành đúng kế hoạch, mục tiêu đề ra hay không Đồng thời kiểm tra xem các nguồn lực có được sử dụng có hiệu quả hay không Từ đó KTNB đưa ra những ý kiến tham mưu cho ban lãnh đạo doanh nghiệp có những điều chỉnh và quyết định kịp thời, chính xác

Như vậy, có thể thấy KTNB có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp: KTNB giúp doanh nghiệp sớm phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi tiêu cực trong quản lý và điều hành; góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và các nguồn lực trong doanh nghiệp; nâng cao hiệu quả

hoạt động và quản lý; chống tham ô lãng phí và góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB của doanh nghiệp

1.2.4 Nội dung kiểm toán nội bộ

KTNB là một lại hình kiểm toán, vì thế KTVNB có thể thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động Tuy nhiên, KTNB hướng vào doanh nghiệp và phục vụ cho doanh nghiệp của mình Theo đó, KTNB sẽ thực hiện kiểm toán trên các lĩnh vực sau:

- Kiểm toán báo cáo tài chính: nhằm xác minh và bày tỏ ý kiến về tính trung thực, hợp lý và hợp pháp của thông tin trên các báo cáo tài chính và báo cáo

kế toán quản trị

- Kiểm toán tuân thủ: loại hình kiểm toán tuân chủ có những sắc thái riêng so với kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán hoạt động Nhiệm vụ của kiểm toán tuân thủ là quá trình kiểm toán viên xem xét, xác định sự chấp hành luật pháp, chính sách của nhà nước; chủ trương, quy định của cấp trên; quy chế nội bộ đơn vị Trong đó, việc kiểm toán tuân thủ của KTNB nhấn mạnh nhiều hơn về sự tuân thủ của các quy định mang tính nội bộ

- Kiểm toán hoạt động: nhằm nhận xét, đánh giá về tính hiệu lực và tính hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp Phù hợp với nhiệm vụ đó, kiểm toán hoạt động hướng tới các hoạt động hoàn thiện hơn trong tương lai bằng cách quan tâm tới những việc đã xảy ra trong quá khứ, hiện tại và những khả năng có thể xảy ra Đối tượng phục vụ của kiểm toán hoạt động chủ yếu là các nhà quản lý của doanh nghiệp, vì thế nội dung kiểm toán rất đa dạng và thường tập trung vào việc xác định tính hiệu lực và hiệu quả của các khía cạnh sau: kiểm toán chức năng, kiểm toán công tác tổ chức, các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của nhà quản lý,…

1.2.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp

Đối với kiểm toán độc lập, trước khi bắt tay vào kiểm toán, kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả Theo đó, những vấn đề chủ yếu kiểm toán viên phải xem xét và trình bày trong

kế hoạch kiểm toán tổng thể, gồm: hiểu biết về đặc điểm hoạt động của đơn vị được kiểm toán, hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm xác định mức độ rủi ro và mức độ trọng yếu cho từng mục tiêu kiểm toán (Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số

300 về Lập kế hoạch kiểm toán)

Trong khi kiểm toán độc lập được tiến hành kiểm toán bởi các kiểm toán viên độc lập thuộc các công ty, các văn phòng kiểm toán chuyên nghiệp; thì kiểm toán nội bộ là loại kiểm toán do các kiểm toán viên nội bộ của đơn vị tiến hành Phạm vi của kiểm toán nội bộ xoay quanh việc kiểm tra và đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như chất lượng thực thi trong những trách nhiệm được giao Như vậy, về bản chất kiểm toán nội bộ tương

tự kiểm toán độc lập, các văn bản pháp lý điều chỉnh trình tự thực hiện kiểm toán độc lập cũng có thể áp dụng cho kiểm toán nội bộ

Tương tự một cuộc kiểm toán độc lập, các nhân tố ảnh hưởng hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp, bao gồm:

1.2.5.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Mô hình KSNB của COSO được ban hành lần đầu tiên vào năm 1992 và có những sửa đổi, bổ sung năm 2004 Từ đó đến nay COSO cũng có ban hành các văn bản để hoàn thiện và hướng dẫn sử dụng mô hình: năm 2006 COSO ban hành “Báo cáo COSO về KSNB đối với BCTC của các doanh nghiệp nhỏ”, đến năm 2009 COSO chính thức ban hành báo cáo về “Những quy định và hướng dẫn về giám sát

hệ thống KSNB” nhằm bổ sung và nêu rõ hơn thành phần giám sát của một doanh nghiệp Việc thiết lập hệ thống KSNB nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho

ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ;

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Hệ thống KSNB trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận Đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát Trong đó:

- Môi trường kiểm soát: là những yếu tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ các thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB

- Đánh giá rủi ro: mọi doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực gì, có quy

mô, cấu trúc, loại hình hay có vị trí địa lý khác nhau đều có thể phải chịu đựng sự tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp Việc xác định và đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB chính là phân tích các yếu tố bên trong, các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

và các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải

- Các hoạt động kiểm soát: là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp

- Thông tin và truyền thông: Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời

- Giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc KSNB để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết

Theo đó, KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Biểu hiện của sự tồn tại hoạt động KSNB trong doanh nghiệp chính là các chính sách, quy chế, quy định của pháp luật, của doanh nghiệp mà bắt buộc mọi thành viên trong doanh nghiệp phải tuân theo KSNB tồn tại dù cho doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực kinh doanh nào, đó là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển Nói như thế, không có nghĩa là doanh nghiệp nào cũng có một hệ thống KSNB hữu hiệu, hiệu quả và tồn tại một cách rõ ràng Tùy theo loại hình doanh nghiệp, mục tiêu doanh nghiệp, phong cách của người quản lý, mà doanh nghiệp đó có thể tổ chức một hệ thống KSNB bài bản, bao trùm mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trong khi đó, chức năng cơ bản của KTNB là thực hiện nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra các chức năng hoạt động khác của doanh nghiệp, bao gồm cả hệ thống kiểm soát nên nó cũng được coi là “kiểm soát sự kiểm soát” KTNB là một bộ phận đặc thù trong doanh nghiệp song không bắt buộc phải có.Doanh nghiệp có thể thiết lập một bộ máy KTNB nếu nhận thấy cần phải có thêm một biện pháp kiểm soát hữu hiệu

Tóm lại, KSNB tạo ra các quy định, chính sách, quy chế để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động đúng mục tiêu và có hiệu quả; bộ phận kiểm toán có nhiệm vụ kiểm tra các quy định, chính sách, quy chế đó có được thực hiện một cách nghiêm túc hay không, hay nói cách khác là hoạt động kiểm soát có thực sự diễn ra hay không, đánh giá mức độ kiểm soát của hệ thống một cách trung thực, khách quan, chỉ ra những hạn chế và đề xuất hoàn thiện Dựa trên kết quả của kiểm tra, giám sát

và đánh giá, doanh nghiệp có thể sẽ quay trở lại hoàn chỉnh hoạt động KSNB của mình để nhằm đạt được một hệ thống kiểm soát tối ưu nhất nghĩa là một hệ thống

kiểm soát phù hợp và có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, và như thế sẽ có tác động góp phần nâng cao hiệu quả của KTNB

1.2.5.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp càng có nhiều loại hình hoạt động với đặc điểm phức tạp, phạm vi hoạt động càng lớn thì khả năng xảy ra rủi ro trong thông tin và hoạt động càng lớn

Hệ thống KSNB khi đó cần đa dạng hơn do các quy tắc, thủ tục thiết lập chung trong doanh nghiệp sẽ không hoàn toàn phù hợp với từng loại hình hoạt động riêng biệt Các sai phạm cũng có khả năng xảy ra nhiều hơn, phức tạp hơn bởi các loại hình hoạt động khác hẳn nhau về quy trình, tiêu chuẩn thực hiện Ngoài ra, nếu phạm vi hoạt động rộng, việc xa cách về địa lý làm cho các đơn vị cấp dưới khó khăn trong việc nắm bắt những thông tin chính xác từ trụ sở chính Trong tình thế này, KTNB cần được thiết lập chi tiết và phù hợp với từng lĩnh vực, từng loại hình hoạt động riêng biệt, đồng thời giải quyết những khó khăn về quản lý phát sinh do

sự phân tán về mặt địa lý

1.2.5.3 Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ

Vì KTNB ra đời với chức năng cơ bản là kiểm tra và đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của các loại hoạt động khác trong doanh nghiệp, các bộ phận trong doanh nghiệp, kể cả hoạt động của các vị trí cấp cao, nên cần chú ý đến tính độc lập của KTNB Vị trí pháp lý trong tổ chức của bộ phận KTNB nên đủ để cho phép thực hiện các trách nhiệm kiểm toán Bộ phận KTNB phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận được kiểm tra KTVNB phải được tự do tiến hành mọi việc thẩm tra cần thiết cho phép họ đạt được những mục tiêu của mình và khi thực hiện kiểm toán họ nên khách quan duy trì một thái độ độc lập với các bộ phận được kiểm toán

1.3 ẢNH HƯỞNG CỦA ỨNG DỤNG ERP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Một số ảnh hưởng của ứng dụng ERP đến hoạt động của doanh nghiệp 1.3.1.1 Môi trường kiểm soát nội bộ thay đổi

Việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp là một nỗ lực của nhà quản lý nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của mọi bộ phận trong doanh nghiệp Khi ứng dụng ERP vào trong quản trị doanh nghiệp, ít nhiều cơ cấu quản lý sẽ bị thay đổi cho phù hợp Điểm khác nhau căn bản giữa môi trường ứng dụng ERP và môi trường không ứng dụng ERP đó là mọi hoạt động và dữ liệu kế toán, dữ liệu tài chính được xử lý và lưu trữ trực tiếp trên hệ thống máy tính với nguồn dữ liệu thống nhất Máy tính tự động thực hiện một loạt các kiểm tra, xác minh, đánh giá và giám sát cũng như kiểm soát truy cập,…Chính vì thế, sự can thiệp của con người trong hệ thống KSNB sẽ bị giới hạn trong môi trường ERP

1.3.1.2 Thiếu vắng các dấu vết kiểm toán truyền thống

Trong hệ thống kế toán truyền thống, để ghi nhận thông tin về hoạt động kinh doanh được phản ánh bằng văn bản, mỗi giao dịch đều để lại dấu vết kiểm toán; việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong các chu trình kinh doanh cũng được thể hiện bằng văn bản, có chữ ký, vì thế việc kiểm tra và xử lý có thể nhìn thấy rõ ràng Tuy nhiên, trong môi trường ERP, rất nhiều chứng từ, báo cáo, có thể được

tự động tạo ra, vì thế chứng từ truyền thống và sổ sách, một số đã biến mất, và một

số thay đổi lớn, ngày càng trở nên tinh tế và phức tạp, ít để lại dấu vết kiểm toán hoặc thậm chí biến mất Vì thế không chỉ gây khó khăn cho KTNB trong điều tra và thu thập bằng chứng kiểm toán, mà còn đặt ra nhiều thách thức để phát triển các phương pháp kiểm toán truyền thống

1.3.1.3 Đa dạng hóa các rủi ro kiểm toán

Chính vì dữ liệu ERP được tích hợp cao, từ đó dễ dẫn đến các rủi ro kiểm toán mới:

Thứ nhất, xét trên khía cạnh các thủ tục kiểm soát: Chính vì dữ liệu trong ERP

được tích hợp cao, liên quan hầu hết mọi hoạt động then chốt của doanh nghiệp, vì thế mỗi nhà sản xuất phần mềm đều cố gắng đưa vào một số thủ tục kiểm soát liên quan đến từng ứng dụng cụ thể Điều này giúp cho việc ghi nhận thông tin, xử lý thông tin được chính xác và đầy đủ nhằm mục tiêu cung cấp thông tin có độ tin cậy cao cho người sử dụng, như kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu, kiểm soát thông tin đầu ra,… Tuy nhiên, vì sự tích hợp các thủ tục sẵn có và quá trình xử lý dữ liệu tự động đã làm gia tăng các rủi ro kiểm toán Cụ thể như sau:

- Vì tính tiện lợi và tự động hoá phục vụ cho mục đích sử dụng mà phần lớn các phần mềm thiết kế việc kiêm nhiệm, tức nhiều thủ tục kiểm soát được tập trung cho một người làm cho việc phân công, phân nhiệm rất khó thực hiện Chẳng hạn như màn hình nhập liệu hoá đơn bán hàng được thiết kế kiêm luôn phiếu xuất kho nên khi phân quyền cho kế toán bán hàng và kế toán kho

là điều rất khó Điều này không cho phép thực hiện trong hệ thống kế toán thủ công

- Việc xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ được các phần mềm ngầm định do các nghiệp vụ được thực hiện tự động Điều này dẫn đến việc các nhà quản lý đã ngầm định luôn sự phê duyệt tự động của mình trên phần mềm khi chấp nhận thiết kế của phần mềm

- Khả năng xảy ra gian lận trên phần mềm cũng rất dễ xảy ra do việc truy cập trái phép, đánh cắp hay sửa xoá thông tin đôi khi không để lại dấu vết có thể thấy được bằng mắt thường Khả năng xảy ra sai sót trên phần mềm có thể rất cao do sai sót trong thiết kế phần mềm, do con người vận hành phần mềm không đúng cách Thêm vào đó; việc kiểm tra, giám sát để phát hiện gian lận

và sai sót cũng giảm đi đáng kể do có sự cắt giảm nhân sự trong điều kiện sử dụng phần mềm

Thứ hai, phần lớn, các KTVNB chưa có được những hiểu biết đúng đắn về các

hoạt động kiểm soát ứng dụng cho nên họ đã không đưa ra được những yêu cầu chính đáng mà lẽ ra phải có đối với các hoạt động kiểm soát trên phần mềm Cụ thể

là, cần phải yêu cầu nhà sản xuất phần mềm thiết kế các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trên phần mềm ứng dụng để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin từ phần mềm đạt

độ tin cậy cao và có như thế chất lượng thông tin cung cấp cho người sử dụng thông qua công cụ phần mềm mới được bảo đảm

Chính vì lẽ đó mà hầu hết các KTVNB thường tin cậy vào thông tin đầu ra được cung cấp từ chính phần mềm ERP, mà không có những bước kiểm tra và xem xét lại, do đó làm giảm chất lượng và hữu hiệu của một cuộc kiểm toán

Ngoài ra, thông tin đầu ra chịu ảnh hưởng bởi phương pháp xử lý dữ liệu của phần mềm Các nghiệp vụ cùng loại, cùng tính chất thường được phần mềm xử lý hàng loạt theo cùng một phương pháp nên dẫn đến nếu có một khiếm khuyết nào đó trong việc phân tích, thiết kế hay lập trình phần mềm sẽ làm cho các nghiệp vụ này

bị xử lý sai hàng loạt giống nhau Bên cạnh đó, việc chia sẻ thông tin và lưu trữ dữ liệu thông qua hệ thống mạng làm cho doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro ngày càng gia tăng, do hệ thống mạng không chỉ kết nối trong nội bộ của một tổ chức mà còn nối kết với bên ngoài Hơn nữa, với sự gia tăng không ngừng về số lượng người dùng và điều này làm cho việc kiểm soát người dùng bên trong lẫn bên ngoài trở nên cực kỳ khó khăn Và nếu như việc kiểm soát những đối tượng người dùng này không tốt sẽ làm cho mức độ tin cậy của thông tin trong toàn bộ hệ thống bị suy giảm đáng kể do sự can thiệp của những kẻ phá hoại khi chúng tham gia vào hệ thống mạng.Ngoài ra cũng phải kể đến việc xử lý dữ liệu trên mạng còn phụ thuộc vào các thiết bị điều khiển mạng như card mạng, dây mạng, thiết bị kết nối trong mạng nội bộ (hub), thiết bị kết nối mạng ra bên ngoài (modem, router)… nên nếu các thiết bị này không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu sẽ làm cho khả năng truyền thông tin bị suy giảm thậm chí gây sai lệch về thông tin được cung cấp

1.3.2 Ảnh hưởng của ERP đối với hoạt động kiểm toán nội bộ

Sự thay đổi công nghệ ứng dụng trong doanh nghiệp sẽ làm thay đổi ít nhiều đến các hoạt động của doanh nghiệp, các chức năng, hoạt động của các bộ phận liên quan và do đó sẽ tác động đến KTNB

Theo SIA 14-Chuẩn mực KTNB về KTNB trong môi trường công nghệ thông tin, nhìn chung mục tiêu và phạm vi của KTNB không thay đổi trong môi trường công nghệ thông tin Tuy nhiên, sử dụng máy tính làm thay đổi quy trình, khả năng lưu trữ, phục hồi và truyền đạt của thông tin tài chính và sự tương tác của quy trình,

hệ thống và các thủ tục kiểm soát Điều này có thể tác động đến hệ thống KSNB Theo đó, môi trường công nghệ thông tin có thể tác động đến:

- Các thủ tục kiểm toán để đạt đến sự hiểu biết đầy đủ các quy trình, hệ thống

và hệ thống KSNB;

- Sự xem xét của kiểm toán viên về quản lý rủi ro và các hệ thống liên tiếp

Hệ thống ERP đã dẫn đến một sự thay đổi đáng kể trong sự tập trung tổng thể trong các chức năng KTNB Trong một môi trường tích hợp giảm bớt các công việc thủ công, KTVNB lẽ ra sau đó nên dành ít thời gian hơn trong quản lý khủng hoảng

và giải quyết vấn đề một khi phát sinh và dành nhiều thời gian hơn để đảm bảo rằng

hệ thống KSNB hoạt động đúng đắn (Saharia, 2008) Bởi vì, theo ông, việc ứng dụng ERP vào sản xuất kinh doanh đã cắt giảm hầu hết các rủi ro hoạt động (liên quan đến sự gián đoạn chu trình kinh doanh, môi trường kinh doanh bên ngoài, cải thiện quan hệ với khách hàng), rủi ro tài chính (rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản,…) và rủi ro khác liên quan đến gian lận, sai lệch báo cáo, tuân thủ các quy định,…nhưng đồng thời làm tăng rủi ro công nghệ Tức là KTVNB chú ý nhiều hơn đến tính bảo mật, tính toàn vẹn của dữ liệu và chương trình, khả năng thích ứng của mạng và thiết bị, tính ổn định của hệ thống, Tuy nhiên, ông cũng nhấn mạnh rằng hầu hết các KTVNB tham gia vào cuộc khảo sát trên không đóng vai trò quan trọng trong quá trình thiết kế và triển khai ERP, chính vì thế họ cho rằng một khi ứng dụng ERP, họ phải dành nhiều thời gian hơn để xem xét lại quá trình và đảm bảo chất lượng

Nhiều cuộc điều tra về tác động của ERP đến kiểm toán cũng chỉ ra rằng ERP làm thay đổi đáng kể quá trình kiểm toán Nếu kiểm toán viên có sự hiểu biết đúng đắn về hệ thống ERP và các dấu vết kiểm toán, họ có thể thực hiện kiểm toán nhanh

hơn Hệ thống ERP tự động thực hiện tất cả các cập nhật, báo cáo và kiểm tra các giao dịch trong một tổ chức, cũng làm tăng tốc độ của kiểm toán Mặc dù thế, kiểm toán viên cũng chấp nhận rằng hệ thống ERP đòi hỏi hệ thống KSNB phải đủ mạnh

và ủy quyền bảo mật để thực hiện kiểm toán hữu hiệu và hiệu quả trong môi trường mới Trong hệ thống ERP, các giao dịch tự động nhập vào mà không cần xem trước hoặc trước khi kiểm tra Vì vậy, thiếu các dấu vết kiểm toán và do đó làm tăng rủi

ro kiểm soát và sai sót

Như vậy, việc ứng dụng ERP vào quản lý không làm thay đổi chức năng cơ bản của KTNB Ngược lại, môi trường ERP càng đòi hỏi kiểm toán viên phải có sự am hiểu đầy đủ về nó để giảm bớt các rủi ro trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo các thông tin được cung cấp bởi phần mềm đáng tin cậy

và hữu ích cho cuộc kiểm toán

Tuy nhiên, việc am hiểu về phương thức hoạt động và các thủ tục kiểm soát trong môi trường ERP quả là không đơn giản Trên lý thuyết, ERP hỗ trợ để cải thiện nâng cao hiệu quả hoạt động, đẩy mạnh quá trình hoạt động hiệu quả, đẩy mạnh quá trình truyền thông và cải thiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Khi ứng dụng ERP vào quản lý, quy mô sẽ gia tăng khi có sự cải thiện về hiệu quả của công nghệ thông tin, doanh nghiệp sẽ có được thu nhập tài chính đáng kể hơn khi giảm được giá thành trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt bởi các đối thủ

cùng ngành khác (Hitt và Brynjolfssom) Nhưng chính vì ứng dụng ERP, công nghệ

thông tin vào mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp, kiểm toán viên cần phải mở rộng kiến thức về công nghệ và các kỹ năng của họ để thực hiện một cách hữu hiệu

và hiệu quả các chức năng kiểm toán (Kinney, 2001) Chính vì lý do này mà nhiều ý

kiến cũng cho rằng, KTVNB đang mất dần vai trò truyền thống như người đánh giá, bởi vì vai trò này bây giờ được xây dựng cho bộ phận công nghệ thông tin và bởi vì kiến thức kiểm toán của họ dễ dàng chuyển giao cho nhân viên công nghệ thông tin

(Spathis và Constantinides, 2004) Vì vậy, kiểm toán viên cho rằng ngành học kế

toán và hệ thống thông tin quản lý cần thiết hợp nhất lại để có thể cung cấp nguồn

nhân lực có thể đối mặt với những thách thức hiện nay (Bagranoff và Vendrzyk,

2000)

Như vậy, KTNB trong môi trường ERP phải đối diện với nhiều thách thức Để

có thể giữ vững và phát huy vai trò của mình trong một doanh nghiệp, đó là công cụ trợ giúp đắc lực cho công tác quản lý, KTVNB phải nhận thức được các rủi ro then chốt liên quan đến hệ thống ERP để lập kế hoạch và thực hiện chức năng bảo đảm của mình

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG ERP TẠI TP.HỒ CHÍ MINH

VÀ BÌNH DƯƠNG

2.1 HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI VIỆT NAM

2.1.1 Thực tế hoạt động kiểm toán nội bộ ở Việt Nam

Như đã trình bày, KTNB nói chung có vai trò quan trọng và cần thiết, nhưng những hiểu biết của chúng ta về lĩnh vực này còn quá ít Một phần là do các văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động KTNB ở Việt Nam vẫn còn rất sơ sài, làm cho các doanh nghiệp gặp nhiều lúng túng trong quá trình triển khai, một số khác lại chưa thực sự quan tâm

Thực ra, từ thời điểm những năm 1997, 1998, Nhà nước đã quan tâm đến việc xây dựng bộ máy KTNB trong các doanh nghiệp nhà nước Với việc ban hành Quyết định số 832/TC-QĐ-CĐKT ngày 28/10/1997; Thông tư số 52/1998/TT-BTC ngày 16/04/1998 và Thông tư 171/1998/TT-BTC ngày 22/12/1998, Bộ Tài chính đã bước đầu tạo ra một hành lang pháp lý cho hệ thống KTNB trong các doanh nghiệp nhà nước Trong đó, Quyết định số 832/TC-QĐ-CĐKT trên cơ sở luật ngân sách, quy chế quy định đầy đủ về loại hình kiểm toán từ các ràng buộc trách nhiệm đến các quy định về nội dung, trình tự, phương pháp cũng như tổ chức bộ máy và tổ chức thực hiện của KTNB Nhìn chung, Quyết định này đã đề cập tương đối đầy đủ

và rõ ràng về các yếu tố liên quan đến bộ phận KTNB trong doanh nghiệp, xứng đáng là một trong những văn bản pháp quy đầu tiên trong lĩnh vực này

Tiếp sau đó, Thông tư số 171/1998/TT-BTC, hướng dẫn thực hiện KTNB tại doanh nghiệp nhà nước đã quy định: "KTNB là công việc thường xuyên của doanh nghiệp, do doanh nghiệp tổ chức thực hiện, nhằm đảm bảo độ tin cậy của các số liệu

kế toán và các thông tin trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp Tùy thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động tập trung hay phân tán, điều kiện cụ thể và trình độ năng lực của đội ngũ kế toán , doanh nghiệp có thể lựa chọn bộ

máy KTNB cho phù hợp và có hiệu quả thiết thực Bộ máy KTNB chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc (giám đốc doanh nghiệp)" Như vậy, việc tổ chức bộ máy KTNB là không bắt buộc đối với doanh nghiệp

Thế nhưng nhận thấy sự cần thiết của KTNB, từ thời điểm các văn bản pháp quy

về KTNB ra đời, KTNB đã được triển khai ở một số doanh nghiệp nhà nước Đa số các tổng công ty có quy mô lớn đều xây dựng bộ máy KTNB như Tổng công ty xăng dầu, Tổng công ty điện lực, Tổng công ty vật liệu xây dựng, Tổng công ty bưu chính viễn thông,…Vào cuối năm 2002, có khoảng 100 doanh nghiệp nhà nước trung ương và địa phương tổ chức bộ máy KTNB

Tuy nhiên, chỉ sau một thời gian ngắn thực hiện, mô hình KTNB trong các doanh nghiệp nhà nước đã sớm "phá sản" bởi các doanh nghiệp nhà nước phản ánh, nếu thực hiện đúng quy định, biên chế sẽ tăng lên rất nhiều Đây là nguyên nhân khiến đến tận hôm nay, hầu hết các tổng công ty, tập đoàn kinh tế nhà nước vẫn còn xem nhẹ KTNB Kết quả khảo sát quản trị và giám sát tại các tập đoàn kinh tế và doanh nghiệp nhà nước được Viện Nghiên cứu và quản lý kinh tế Trung ương công

bố ngày 12/11/2010 cho thấy chỉ có 31% sử dụng kiểm toán nội bộ.4 Điều này cũng góp phần làm cho công tác khai báo và minh bạch thông tin của các doanh nghiệp nhà nước còn tồn đọng nhiều yếu kém, công tác quản lý điều hành còn nhiều bất cập

Các tập đoàn, tổng công ty nhà nước - lực lượng được coi là đầu tàu của nền kinh tế còn như vậy, nên thật dễ hiểu khi quy định về KTNB vẫn khá xa lạ với hầu hết doanh nghiệp niêm yết Thừa nhận hiện đang có khoảng trống pháp lý về KTNB trong công ty niêm yết, một chuyên gia trong lĩnh vực kiểm toán cho biết, Luật doanh nghiệp năm 2005 và Quy chế quản trị công ty niêm yết do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước ban hành, hai văn bản điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp niêm yết không có quy định bắt buộc phải thành lập bộ phận KTNB trong loại hình doanh nghiệp này

4 Nguồn: http://www.baomoi.com/Doanh-nghiep-nha-nuoc-Da-phan-thieu-minh-bach/45/5191756.epi

Riêng với hệ thống ngân hàng, do mức độ nhạy cảm của hoạt động tín dụng trong nền kinh tế, nên gần đây, Ngân hàng Nhà nước đã quan tâm đến việc thiết lập

hệ thống KTNB, văn bản gần đây nhất là Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 quy định về hệ thống KSNB và KTNB của hệ thống tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài

Thêm một văn bản nữa đề cập tới vấn đề KTNB, là Luật Kiểm toán độc lập năm

2011 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2012) Nhằm hỗ trợ cho kiểm toán độc lập hoạt động hiệu quả, Điều 57 của Luật này quy định về trách nhiệm của đơn vị có lợi ích công chúng như sau: "1 Xây dựng và vận hành hệ thống KSNB phù hợp và có hiệu quả 2 Tổ chức KTNB theo quy định của pháp luật để bảo vệ an toàn tài sản; đánh giá chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính, việc chấp hành pháp luật, chế độ, chính sách của Nhà nước và quy định của đơn vị"

Tuy nhiên, từng đó quy định là chưa đủ để các doanh nghiệp niêm yết có được nhận thức đúng đắn về KTNB, chưa nói tới việc thực hiện xây dựng, vận hành tổ chức này một cách nghiêm túc, chuyên nghiệp

Tóm lại hoạt động KTNB ở Việt Nam từ khi xuất hiện đến nay vẫn chưa có được những kết quả rõ ràng Một mặt, do chúng ta mới tiếp cận với lĩnh vực này nên phải vừa làm, vừa rút kinh nghiệm trong điều kiện nguồn tài liệu tham khảo còn tương đối ít ỏi và không thích hợp với tình hình cụ thể của nền kinh tế quốc gia Mặc khác, đa số các doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến nhu cầu KTNB Nguyên nhân chủ yếu là do tiến trình cải cách doanh nghiệp còn quá chậm chạp, chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp chưa phát triển đến quy mô và trình độ đủ để nắm bắt và thiết lập công cụ quản lý hữu ích này Đây cũng đồng thời là thực trạng của KTNB trong doanh nghiệp có ứng dụng ERP nói riêng

2.1.2 Đánh giá rủi ro trong kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động

Mục tiêu hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì hệ thống KSNB hữu hiệu Nhờ

đó các nhà quản trị có thể hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra

do hoạt động sản xuất kinh doanh gặp những bất trắc khó lường trước, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo tính hệ thống Một trong những bộ phận quan trọng của hệ thống KSNB là KTNB Với chức năng ''đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểm soát và đánh giá'' , KTNB có thể giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu hoạt động cũng như lập kế hoạch, giám sát quá trình thực hiện các mục tiêu Với vai trò đó KTNB cần thực hiện đánh giá rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.5

Phương pháp đánh giá và nhận diện rủi ro trong doanh nghiệp cũng là một phương pháp được thế giới sử dụng rộng rãi hiện nay Ở Việt Nam, mặc dù văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động KTNB trong doanh nghiệp còn nhiều bất cập và chưa

rõ ràng, nhưng trong lĩnh vực ngân hàng có một hệ thống văn bản pháp lý riêng về

KTNB Trong đó có đề cập đến phương pháp KTNB: là phương pháp kiểm toán

"định hướng theo rủi ro", ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm toán các đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá có mức độ rủi ro cao (Thông tư 44/2011/TT-NHNN

quy định về hệ thống KSNB và KTNB của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng

nước ngoài)

Phương pháp tiếp cận dựa trên định hướng rủi ro là phương pháp tiếp cận trong

đó KTNB xuất phát từ việc xác định, đánh giá các rủi ro của tổ chức để xây dựng kế hoạch kiểm toán và lựa chọn các thủ tục kiểm toán nhằm đưa ra sự đảm bảo cho ban lãnh đạo về tính hiệu quả và tính hiệu lực của các qui trình quản lý rủi ro của tổ chức

Rõ ràng, cách tiếp cận này có những điểm mạnh sau:

- KTVNB chủ động trong việc nhận diện, đánh giá rủi ro và thiết kế các thủ tục kiểm toán trên cơ sở đánh giá rủi ro ngay từ khi bắt đầu cuộc kiểm toán Điều này giúp tăng cường vai trò của KTNB với tư cách là một sự trợ giúp

5 TS.Trần Thị Hoàng Mai, Đại học Thương Mại, Đánh giá rủi ro trong kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp

đạt được mục tiêu hoạt động