Mô hình KSNB của COSO được ban hành lần đầu tiên vào năm 1992 và có những sửa đổi, bổ sung năm 2004. Từ đó đến nay COSO cũng có ban hành các văn bản để hoàn thiện và hướng dẫn sử dụng mô hình: năm 2006 COSO ban hành “Báo cáo COSO về KSNB đối với BCTC của các doanh nghiệp nhỏ”, đến năm 2009 COSO chính thức ban hành báo cáo về “Những quy định và hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB” nhằm bổ sung và nêu rõ hơn thành phần giám sát của một doanh nghiệp. Việc thiết lập hệ thống KSNB nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ; - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Hệ thống KSNB trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận. Đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Trong đó:
- Môi trường kiểm soát: là những yếu tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ các thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB.
- Đánh giá rủi ro: mọi doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực gì, có quy mô, cấu trúc, loại hình hay có vị trí địa lý khác nhau đều có thể phải chịu đựng sự tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Việc xác định và đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB chính là phân tích các yếu tố bên trong, các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp và các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải.
- Các hoạt động kiểm soát: là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Thông tin và truyền thông: Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện được nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời.
- Giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc KSNB để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết.
Theo đó, KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Biểu hiện của sự tồn tại hoạt động KSNB trong doanh nghiệp chính là các chính sách, quy chế, quy định của pháp luật, của doanh nghiệp mà bắt buộc mọi thành viên trong doanh nghiệp phải tuân theo. KSNB tồn tại dù cho doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực kinh doanh nào, đó là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Nói như thế, không có nghĩa là doanh nghiệp nào cũng có một hệ thống KSNB hữu hiệu, hiệu quả và tồn tại một cách rõ ràng. Tùy theo loại hình doanh nghiệp, mục tiêu doanh nghiệp, phong cách của người quản lý,..mà doanh nghiệp đó có thể tổ chức một hệ thống KSNB bài bản, bao trùm mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khi đó, chức năng cơ bản của KTNB là thực hiện nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra các chức năng hoạt động khác của doanh nghiệp, bao gồm cả hệ thống kiểm soát nên nó cũng được coi là “kiểm soát sự kiểm soát”. KTNB là một bộ phận đặc thù trong doanh nghiệp song không bắt buộc phải có.Doanh nghiệp có thể thiết lập một bộ máy KTNB nếu nhận thấy cần phải có thêm một biện pháp kiểm soát hữu hiệu.
Tóm lại, KSNB tạo ra các quy định, chính sách, quy chế để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động đúng mục tiêu và có hiệu quả; bộ phận kiểm toán có nhiệm vụ kiểm tra các quy định, chính sách, quy chế đó có được thực hiện một cách nghiêm túc hay không, hay nói cách khác là hoạt động kiểm soát có thực sự diễn ra hay không, đánh giá mức độ kiểm soát của hệ thống một cách trung thực, khách quan, chỉ ra những hạn chế và đề xuất hoàn thiện. Dựa trên kết quả của kiểm tra, giám sát và đánh giá, doanh nghiệp có thể sẽ quay trở lại hoàn chỉnh hoạt động KSNB của mình để nhằm đạt được một hệ thống kiểm soát tối ưu nhất nghĩa là một hệ thống
kiểm soát phù hợp và có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, và như thế sẽ có tác động góp phần nâng cao hiệu quả của KTNB.