a. Tăng cường kiểm soát dữ liệu thô đầu vào:
Do đặc tính của môi trường xử lý thông tin điện tử, chỉ cần nhập liệu một lần, dữ liệu được cập nhật vào nhiều tập tin, nhiều liên kết từ kinh doanh, mua sắm, tài chính, sản xuất đến hàng tồn kho và các lĩnh vực khác có liên quan đến nhau. Đây là một đặc tính rất khác biệt và có ảnh hưởng lớn đến độ tin cậy của thông tin được cung cấp. Vì thế yêu cầu về nguồn dữ liệu gốc được đặt ra cao hơn so với môi trường xử lý thủ công. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải đánh giá được tính hiện hữu, đầy đủ và chính xác của các dữ liệu gốc đầu vào. Rủi ro trong trường hợp này có thể do sai sót hoặc gian lận. Để đánh giá và phát hiện gian lận đòi hỏi kinh nghiệm của kiểm toán viên, nên trong phạm vi này không đề cập đến. Sai sót phổ biến thường gặp là do các nhân viên nhập liệu đầu vào thiếu cẩn thận hoặc non yếu về kiến thức trong quá trình thu thập, xử lý và cập nhật thông tin.
b. Kiểm toán quy trình xử lý của hệ thống:
Dù đã am hiểu sâu sắc về ERP, KTVNB vẫn phải thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thường xuyên, đó là đánh giá hệ thống KSNB, phát hiện rủi ro và đưa ra cách khắc phục, bởi vì môi trường và các hoạt động của doanh nghiệp vận động không ngừng. Trong quá trình kiểm toán, KTVNB có thể sử dụng nhiều kỹ thuật kiểm toán khác nhau với mục đích cuối cùng là tìm kiếm bằng chứng kiểm toán đầy đủ và đáng tin cậy phục vụ cho việc đưa ra kết luận. Tuy nhiên, trong môi trường ERP, việc áp dụng các kỹ thuật tương tự như môi trường thủ công tất yếu sẽ gặp khó khăn hoặc không hiệu quả vì thiếu dấu vết kiểm toán và vì đặc trưng xử lý tự động của hệ thống; hơn nữa, hiệu quả của các quy trình, các bộ phận phụ thuộc nhiều vào chất lượng thông tin được cung cấp từ chính phần mềm ERP. Trong khi đó, chất lượng thông tin phụ thuộc chủ yếu vào hiệu quả kiểm soát về tính đầy đủ và chính xác của quá trình xử lý thông tin bằng máy tính. Để kiểm soát được quá trình xử lý của phần mềm, một trong những kỹ thuật được kiểm toán viên sử dụng khá phổ biến hiện nay là kỹ thuật kiểm toán có sử dụng sự trợ giúp của máy tính (CAAT: Computer-Assisted Auditing Techniques). Với kỹ thuật này, kiểm toán viên có thể kiểm tra chính hệ thống và cách thức mà máy tính vận dụng để xử lý dữ liệu (thử nghiệm hệ thống máy tính-thử nghiệm tuân thủ); hay kiểm tra chi tiết dữ liệu lưu trữ trong các file máy tính (thử nghiệm chi tiết).
Thử nghiệm hệ thống máy tính
Mục đích của phương pháp này nhằm đảm bảo về việc chương trình được thiết kế để xử lý dữ liệu chính là chương trình thực tế được sử dụng. Dữ liệu thử nghiệm là dữ liệu do kiểm toán viên nạp vào. Các đặc tính của dữ liệu được xử lý bởi hệ thống một cách bình thường, trong số ấy có một số dữ liệu là hợp lệ và một số không hợp lệ hoặc một số phải được trình bày trong các báo cáo ngoại lệ. Kiểm toán viên tính toán các kết quả dự kiến bằng phương pháp xử lý dữ liệu thủ công, liệt kê mọi khoản mục cần thử nghiệm để kiểm tra về tính hợp lệ hoặc kiểm soát chọn lọc và in ra báo cáo ngoại tệ. Chương trình được thử nghiệm, các file chính và
dữ liệu thử nghiệm phải nhập vào máy tính dưới sự giám sát của kiểm toán viên và vì vậy kết quả thử nghiệm có thể được coi là bằng chứng kiểm toán có giá trị. Máy tính cho kết quả đầu ra và sau đó kiểm toán viên đối chiếu với kết quả tính toán thủ công.Mọi sự khác biệt sau đó cần phải được xem xét cẩn thận.
Phương pháp trên có ưu điểm là không tốn kém, tuy nhiên cần những đảm bảo sau đây để kết quả mang lại đáng tin cậy:
- Phải có khẳng định chắc chắn về chương trình được thử nghiệm là chương trình được sử dụng bình thường
- Nếu chương trình được sử dụng ngoài quá trình xử lý thông thường thì kết quả có thể là không chân thực bởi vì khó tạo ra được các điều kiện thông thường hoặc vì khối lượng các nghiệp vụ thử nghiệm là không đủ lớn
- Nếu cách tiếp cận này được thực hiện trong quá trình xử lý thông thường thì dữ liệu thử nghiệm có thể làm hư hại đến các file của công ty và phải thực hiện kiểm soát chúng cẩn thận kể cả trong sự điều chỉnh
- Một rủi ro tiềm ẩn nữa là có thể kiểm toán viên không tính tới hết các điều kiện về dữ liệu và không chỉ đối với một chương trình hoặc sự thích hợp phần nào của chương trình thì dữ liệu thử nghiệm cần phải áp dụng đối với toàn bộ hệ thống. Điều này rất khó có thể thực hiện trong thực tế
Lưu ý là việc sử dụng dữ liệu thử nghiệm đã được thực hiện bởi các nhân viên phân tích hệ thống, lập trình và người sử dụng trong việc thử nghiệm hệ thống trước khi vận hành và kiểm toán viên nên xem xét kết quả của các thử nghiệm đó. Điều này giúp kiểm toán viên trong việc thiết kế các dữ liệu thử nghiệm .
Ngoài ra, kiểm toán viên có thể xem xét các phương pháp khác tùy thuộc vào năng lực kiểm toán viên, sự phối hợp với nhân viên phân tích hệ thống, tình hình tài chính tại đơn vị…. Bao gồm:
- Kiểm tra chương trình: nhằm thử nghiệm tính logic và kỹ thuật của chương trình.
- Mô phỏng song song: liên quan đến việc kiểm toán viên nạp những dữ liệu thực tế vào một chương trình được viết đặc biệt và so sánh kết quả thực nghiệm với kết quả thực tế. Kỹ thuật này chủ yếu dựa vào hệ thống xử lý nhanh để khẳng định hệ thống đang hoạt động chuẩn xác. Trước khi chạy chương trình thử nghiệm, kiểm toán viên sao file gốc và sử dụng file này để thực hiện thử nghiệm bằng chương trình của mình. Kết quả thu được sau đó được so sánh với kết quả đầu ra thực tế của công ty khách hàng. Mặc dù phương pháp này có những ưu thế riêng nhưng phương pháp này có chi phí cao.
- Thử nghiệm liên kết: thực hiện thử nghiệm cùng với dữ liệu thông thường nhưng không làm nguy hại tới dữ liệu gốc.
- Chương trình đối chiếu mã: chương trình này cho phép kiểm toán viên đối chiếu các chương trình đang chạy với một chương trình thử nghiệm.
- Thử nghiệm tính logic của chương trình: những chương trình như thế này nhằm phát hiện ra “độ lệch” so với dự kiến (theo logic được thể hiện trên sơ đồ), phác họa đường dẫn (logic thực tế) và sử dụng các chương trình được để tạo ra các kênh thông tin. Sau đó kiểm toán viên thực hiện các nghiệp vụ đã được nhận biết qua hệ thống.
Thử nghiệm dữ liệu
Trong khi muốn đưa ra quan điểm về độ tin cậy của thông tin trên sổ sách kế toán có đảm bảo độ tin cậy hay không thì kiểm toán viên thường chú ý đến việc phát hiện xem những khoản mục dữ liệu trong sổ sách có đạt chất lượng như mong muốn không. Trong những trường hợp như vậy, kiểm toán viên thường đưa ra các câu hỏi có liên quan, ví dụ như là:
- Tất cả số dư nợ phải thu đều có thể thu được
- Tất cả khoản mục hàng tồn kho trong sổ có thể bán với giá lớn hơn chi phí thực tế bỏ ra
- Tất cả tài sản cố định có được trích khấu hao theo phương pháp được lựa chọn phù hợp nhất đối với doanh nghiệp
- …
Nếu những thông tin cần kiểm tra được lưu trên máy tính thì kiểm toán viên có thể sử dụng các phần mềm kiểm toán chuyên dụng để thử nghiệm nhằm xác định các file ấy có mang những đặc tính mà người ta dự kiến tìm kiếm hay không. Loại thử nghiệm này là phần bổ sung hữu hiệu cho các kỹ thuật chọn mẫu thống kê. Tuy nhiên, chương trình kiểm toán lại làm không giống với chọn mẫu thông kê mà thực hiện ngược lại. Chúng thực hiện bằng cách loại trừ, nghĩa là chương trình thẩm tra file và lấy ra những khoản mục có các đặc tính mà kiểm toán viên lựa chọn. Hoặc kiểm toán viên cũng có thể sử dụng danh mục các khoản mục có hay không có các đặc tính đã xác định trước để đánh giá xem file cần kiểm tra có được chấp nhận là hợp lệ không.
Trước khi thực hiện thử nghiệm này, kiểm toán viên phải tiến hành:
- Xác định loại dữ liệu trên file là dữ liệu gì, xác định về cấu trúc và nội dung của file dữ liệu được tổ chức, lưu trữ thuộc đối tượng thẩm tra nào
- Xác định loại thông tin nào kiểm toán viên cần tìm thêm dữ liệu
Những phần mềm kiểm toán xây dựng các thông số được đặt ra bởi kiểm toán viên và đặt lọc những khoản mục không đáp ứng được các tiêu chuẩn ấy. Phần mềm kiểm toán đặc biệt phát huy tác dụng khi mà số lượng dữ liệu lớn, tính phức tạp trong xử lý. Tuy nhiên, chi phí để xây dựng phần mềm thường rất cao nên doanh nghiệp cần phải xem xét để trang bị phần mềm kiểm toán hay tự phát triển những phần mềm kiểm toán cho riêng mình phù hợp với những yêu cầu thực tiễn.