môi trường xử lý dữ liệu điện tử
Hoàn thiện về mặt tổ chức:
Về nguyên tắc, bộ máy KTNB được đặt ở vị trí càng cao thì càng dễ làm việc, dễ tiếp cận thông tin và điều đó giúp các KTVNB tốt hơn trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro. Cấp quản lý bộ phận KTNB phải rõ ràng, minh bạch để giảm thiểu các can thiệp từ bên ngoài vào công việc kiểm toán. Lý tưởng nhất là bộ phận kiểm toán báo cáo trực tiếp đến Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát, Ủy ban kiểm toán.
Ở một số doanh nghiệp, Phòng KTNB được tổ chức độc lập với các phòng ban chức năng khác nhưng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc kiêm phụ trách Phòng Kế toán. Điều này sẽ giảm tính khách quan và độc lập của các kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán.
Các nguyên tắc đặt ra khi tổ chức bộ máy KTNB tại các doanh nghiệp như sau: - KTNB độc lập với các hoạt động nghiệp vụ được kiểm toán, với hoạt động
điều hành hàng ngày của doanh nghiệp, độc lập đánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán;
- Đảm bảo tính khách quan, trung thực khi thực hiện nhiệm vụ KTNB;
- Đảm bảo tính chuyên trách, nhân viên KTNB không kiêm nhiệm các công việc chuyên môn khác của doanh nghiệp.
Như vậy là, để đảm bảo tính khách quan, bộ phận KTNB phải được tách ra khỏi bộ máy quản lý điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng KTNB sẽ trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát, Ủy ban kiểm toán. Chính sự độc lập này giúp cho KTNB có cái nhìn khách quan để phát hiện ra các sai sót, gian lận và những bất hợp lý trong khối lượng kinh doanh khổng lồ, đa dạng và
phức tạp của các nghiệp vụ. Theo đó, KTNB thực sự trở thành công cụ đắc lực giúp cho Ban Giám đốc vận hành hoạt động doanh nghiệp có hiệu quả, an toàn.
KTVNB tham gia vào cả quá trình xây dựng và triển khai ERP để am hiểu sâu sắc về ERP:
Ứng dụng ERP vào sản xuất kinh doanh là một bước đi mới phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới. Tuy nhiên việc ứng dụng và khai thác hết những tính năng của nó thì quả thật không hề đơn giản. Quá trình hoàn thiện hệ thống ERP đi cùng với quá trình hoàn thiện quy trình làm việc, quy trình quản lý trong doanh nghiệp.
Để có thể tối ưu hóa các quá trình và kiểm soát được hầu hết các rủi ro do ERP mang lại, dưới góc độ quản lý, bộ phận KTNB cần có kiến thức nhất định về ERP, hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó có thế nhận biết và đánh giá đúng ảnh hưởng của ERP vào mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế, KTVNB nên cố gắng tham gia vào toàn bộ quá trình xây dựng và triển khai ERP, từ xem xét tính khả thi của dự án, lập kế hoạch, triển khai, nghiệm thu đưa dự án vào sử dụng để hiểu được các quy trình xử lý của ERP, để quen thuộc hơn với các tính năng của hệ thống ERP, đồng thời tạo điều kiện cho một môi trường tốt hơn để thực hiện KTNB.
Giai đoạn lên ý tưởng và phối hợp với nhà tư vấn triển khai ERP
Ý tưởng là yếu tố căn bản đầu tiên để nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. Cần phải định hướng được dự án triển khai ERP để đạt được mục tiêu gì (như kiểm soát được doanh thu bán hàng trong ngày, cải tiến tốc độ xử lý thông tin luân chuyển, khắc phục các rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh,…), để có thể tìm nhà tư vấn giải pháp phù hợp.
Cùng với nhà quản lý, KTVNB rà soát thường xuyên các hoạt động trong đơn vị và bảo đảm rằng các mục đích cơ bản không chệch khỏi mục tiêu tổng thể của tổ chức. Thông qua quá trình rà soát, bộ phận KTNB, hơn ai hết là bộ phận có khả năng đánh giá và ước lượng được mức độ rủi ro có liên quan đến các hệ thống về
quản trị, về các hoạt động và hệ thống thông tin của tổ chức. Trong khi “80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình” (theo ông Hoàng Minh Châu - Giám đốc Công ty FPT TP.HCM), vì thế việc phối hợp tham gia của KTNB với nhà tư vấn triển khai ERP trong giai đoạn này hết sức quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.
Trong mối quan hệ này, KTVNB được nhìn nhận như là sự giúp đỡ trực tiếp cho các mục đích tư vấn, nghiên cứu trước khi xây dựng và triển khai, thể hiện cụ thế qua các khía cạnh sau:
* Cùng quan tâm đến hệ thống KSNB:
- Ngoài mục tiêu quản trị, mục tiêu then chốt mà ERP cần phải cung cấp, công việc quan trọng mà nhà tư vấn quan tâm đó là tìm hiểu và đánh giá về hệ thống KSNB của doanh nghiệp đó. Mục đích của công việc này là: đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của KSNB nói chung và trong từng bộ phận, từng khoản mục, từng hoạt động; trên cơ sở đó, hình dung về khối lượng và độ phức tạp của công việc, sơ bộ đánh giá về rủi ro kiểm soát – tức là khả năng KSNB không phát hiện được các sai phạm trọng yếu. Nhờ vậy, nhà tư vấn sẽ nghiên cứu, xác định phương hướng và thiết kế các thủ tục kiểm soát (cả trên phần mềm và thủ công), dự kiến nhân sự cần thiết cho phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Trong khi đó, như đã đề cập, một trong những chức năng chủ yếu của KTNB là đo lường, đánh giá về hệ thống quản lý rủi ro và hệ thống KSNB. Do vậy, kết quả nghiên cứu của nhà tư vấn là sự hỗ trợ rất hữu ích đối với hoạt động kiểm toán sau này.
* Phối hợp trong công việc: không chỉ dừng lại ở tìm hiểu, đánh giá ban đầu, mà giữa KTVNB và nhà tư vấn còn thể hiện mối quan hệ hợp tác chặt chẽ trong quá trình tư vấn triển khai với những nội dung:
- Trao đổi tài liệu, chia sẻ trực tiếp thông tin: việc trao đổi này sẽ giúp nhà tư vấn bên ngoài nhận được dòng thông tin hữu ích về doanh nghiệp, ngược lại
KTVNB có thêm thông tin từ môi trường bên ngoài, các tính năng cũng như hạn chế vốn có của ERP. Cả hai chiều thông tin này đều hỗ trợ cho công việc của đôi bên.
- Lập kế hoạch chung: khi cả hai bên đã có sự hợp tác nhằm đạt tới sự phối hợp có hiệu quả, họ sẽ nhận thấy rằng cần phải ngồi lại với nhau để vạch ra phương án khả thi nhất. Thông qua việc lên kế hoạch chung này, yêu cầu của các bên sẽ trở nên hòa hợp với nhau: KTVNB sẽ quyết định những nội dung công việc, những thủ tục kiểm soát cụ thể sao cho có thể tạo điều kiện tốt nhất cho các nhu cầu ngoại kiểm sau đó; ngược lại, nhà tư vấn lại xác định các công việc cần làm nhằm hoàn thành tốt vai trò tư vấn của mình, tránh những sai sót cần phải sửa chữa sau này khi hệ thống đi vào hoạt động. - Đánh giá chéo: việc hai bên biết rõ công việc của nhau là điều kiện cơ bản để
thực hiện việc đánh giá lẫn nhau có hiệu quả và giúp mỗi bên hoàn thiện mình.
Sau khi đã hoàn tất giai đoạn tư vấn trước khi triển khai, KTVNB sẽ có cái nhìn tích cực về tính năng, hiệu quả mà hệ thống ERP mang lại, những điểm yếu cần phải tập trung khắc phục. Và dĩ nhiên, sẽ rất tốt cho hoạt động kiểm toán sau này.
Giai đoạn triển khai, thử nghiệm
Sau khi đã quyết định lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm chương trình. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, sự thành công hay thất bại phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của giai đoạn này. Nếu triển khai, thử nghiệm một cách nửa vời, không đi đến đâu sẽ vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian mà chẳng mang lại một kết quả nào ngoài một số “kinh nghiệm” được tích lũy thêm. Ở giai đoạn này, những vấn đề thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ được đối chiếu vào các chức năng của phần mềm: tính hợp lý, khả năng phù hợp,…sẽ giúp KTVNB thấy được những yêu cầu mà phần mềm chưa đáp ứng được, để có sự điều chỉnh kịp thời, đồng thời giúp KTVNB sớm phát hiện rủi ro tiềm ẩn trước khi phần mềm đi vào hoạt động chính thức.
Giai đoạn vận hành và ứng dụng thực tế
Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, doanh nghiệp sẽ vui mừng đưa phần mềm vào vận hành và quản lý các hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thực tế. Đây là giai đoạn, doanh nghiệp có thể thấy được những kết quả tốt hơn trong quá trình hoạt động của mình. Tuy nhiên, phần mềm vẫn còn đó những rủi ro tiềm ẩn. Rủi ro này có thể phát sinh theo sự phát triển của doanh nghiệp, sự thay đổi của môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý hoặc do chưa kiểm soát hết được các rủi ro trong giai đoạn triển khai,… làm cho thông tin cung cấp từ phần mềm không còn hợp lý, ảnh hướng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế, trong giai đoạn vận hành và ứng dụng thực tế, vai trò của KTVNB càng được đề cao.
Giai đoạn nâng cấp, phát triển, tái đầu tư
Theo thời gian, sự vật, hiện tượng có thể thay đổi. Yêu cầu quản lý, các nghiệp vụ chức năng cũng không nằm ngoài yếu tố khách quan này. Điều quan trong là KTVNB phải nhìn thấy được giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định hợp lý. Một hệ thống phần mềm hoạt động lâu ngày cần được nâng cấp, cải tiến những chức năng đã có; mở rộng thêm những chức năng mới. Nhưng nâng cấp thế nào cần phải có ý kiến đánh giá toàn diện và độc lập từ đội ngũ KTVNB.