Cũng theo nghiêncứu này thì các tổ chức có truyền thông và giao tiếp nội bộ hiệu quả thì khả nănggiữ được nhân viên cao gấp 4 lần những công ty không hiệu quả.. chia sẻ các kỹ năng và
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Đề tài:
PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN
THÔNG TRONG TỔ CHỨC
Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Chương Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 06
Lớp : VB16BQT01 Khoá : 16B
Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 09 năm 2014
DANH SÁCH THÀNH VIÊN
Trang 2STT SBD Họ và Tên Chữ ký Mức độ tham gia Ghi chú
3 3313102521
9
Mai Quốc Cường
Hoàn thành tốt côngviệc được giao
4 3313102527
5
Đặng Thị Hằng
Hoàn thành tốt côngviệc được giao
5 3313102527
7
Lê Thị Ngọc Mai
Hoàn thành tốt côngviệc được giao
6 3313102538
5
Trần Thanh Xuân
Tích cực, có nhiềuđóng góp cho bài
làm
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
Trang 3MỤC LỤC
LỜI MỞ BÀI
I GIỚI THIỆU VỀ TRUYỀN THÔNG
Trang 43 Vai trò và mục đích của truyền thông
II CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THÔNG
1 Truyền thông chính thức
2 Truyền thông không chính thức
3 Chiều của truyền thông
3.1 Truyền thông từ trên xuống
3.2 Truyền thông từ dưới lên
3.3 Truyền thông theo chiều ngang
4 Các nguyên tắc cơ bản trong truyền thông
III CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNGTRONG TỔ CHỨC
1 Nhân tố khách quan
2 Nhân tố chủ quan
IV.RÀO CẢN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNGTRONG TỔ CHỨC
1 Một số rào cản trong truyền thông
2 Các biện pháp khắc phục rào cản nâng cao hiệu quả trong truyền thông
Trang 5V KẾT LUẬN
Trang 6LỜI MỞ BÀI
Nghiên cứu hành vi tổ chức trong quản trị kinh doanh là một môn học cực
kì quan trọng Nó mang tính thực tiễn cao kể cả trong công việc lẫn cuộc sốnghằng ngày Nghiên cứu hành vi tổ chức giúp tìm hiểu các ảnh hưởng của cá nhân,nhóm và tổ chức lên hành vi từ đó nâng cao hiệu quả của tổ chức, ngoài ra nghiêncứu hành vi tổ chức giúp cho người học có cái nhìn sâu hơn, thấu đáo hơn
Và truyền thông trong tổ chức là một ngành của nghiên cứu hành vi tổchức Nó là công cụ quan trọng trong quá trình làm việc trong nhóm, hội, côngty…Truyền thông hiệu quả giúp cho các mục tiêu của công ty hoàn thành tốt hơn,giúp cho nhân viên gằn bó với công ty Theo nghiên cứu một tổ chức nhân sự(công ty DG & A Mỹ) có 37% nhân viên công ty hiểu được mục đích mà công tyđang theo đuổi và chỉ có 20% nhân viên hiểu được vai trò và công việc của mình
có ý nghĩa quan trọng như thế nào đối với mục đích của công ty Cũng theo nghiêncứu này thì các tổ chức có truyền thông và giao tiếp nội bộ hiệu quả thì khả nănggiữ được nhân viên cao gấp 4 lần những công ty không hiệu quả
Chính vì sự quan trọng và cần thiết của nó nhóm chúng tôi đã thực hiện bàitiểu luận về đề tài “những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông trong tổchức” Bài viết của nhóm sẽ nói về các nhân tố ảnh hưởng và giải pháp nhằm nângcao hiệu quả trong truyền thông Cảm ơn thầy và các bạn đã tạo điều kiện chonhóm thực hiện bài viết Trong quá trình làm có những thiếu sót mong thầy và cácbạn đóng góp để nhóm chúng tôi hoàn thiện bài viết của mình
Trang 7
I GIỚI THIỆU VỀ TRUYỀN THÔNG
1 Truyền thông là gì?
Truyền thông là sự luân chuyển thông tin và hiểu biết từ người này sang ngườikhác thông qua các ký tín hiệu có ý nghĩa Truyền thông không chỉ là quá trìnhchia sẻ thông tin Các quá trình truyền thông phần lớn các trường hợp là các tươngtác bằng dấu hiệu được trung gian hoà giải Ba mức độ quy tắc tín hiệu học thốngtrị các quá trình truyền thông là: cú pháp, thực dụng và ngữ nghĩa Thế nên, truyềnthông là phần nào một loại tương tác xã giao có ít nhất hai tác nhân làm việc tươngtác cùng chia sẻ chung một bộ các ký hiệu và chung một quy tắc tín hiệu học.Truyền thông thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, và mục tiêu Nộidung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa ralời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi Các hành động này được thể hiện quanhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, hay bản tin truyền hình Mụctiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người/tổ chức gửi
đi thông tin
2 Tiến trình truyền thông
Truyền thông trong tổ chức: Là quá trình trao đổi thông tin, tư tưởng, tình
cảm chia sẻ các kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai thành viên hoặc các phòng banvới nhau để gia tăng hiểu biết lẫn nhau trong công việc, nhằm thay đổi nhận thức,tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp điều kiện hoạt động kinh doanh thực
tế và tìm ra các phương pháp thích hợp thực hiện chiến lược, kế hoạch kinh doanhhướng đến mục tiêu chung của tổ chức là hiệu quả công việc cao lợi nhuận kinhdoanh tăng
Do đó, truyền thông trong tổ chức là một phương tiện để trao đổi và chia sẻ các
ý tưởng, thái độ, các giá trị, các ý kiến và sự kiện Điều đó có nghĩa rằng, truyềnthông trong tổ chức là một quá trình đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa người phát tin
và người nhận tin
2.1 Người phát tin
Trang 8Người phát tin (người mã hóa, người gửi) là người phát đi thông tin và là ngườibắt đầu của tiến trình truyền thông Sau đó tiến hành mã hóa thông tin Mã hoá làbiến những tư tưởng hay tình cảm thành một loại ký hiệu trung gian (chữ viết haylời nói) để truyền đạt ý nghĩa định truyền đi Chẳng hạn, khi bạn thảo một lá thưgiao dịch với một khách hàng thì những ý nghĩ của bạn được mã hoá thành chữviết trên giấy, như vậy bạn đã hoàn thành việc mã hoá những thông điệp cầnchuyển tới khách hàng.
Một trong những yêu cầu quan trọng nhất đối với người nhận là phải có khảnăng lắng nghe (trong truyền thông bằng lời) Lắng nghe bao gồm nghe và chú ýtới thông tin mà người phát tin muốn truyền đạt
2.3 Thông điệp
Thông điệp (tin tức) bao gồm những ký hiệu bằng chữ viết hay lời nói vànhững âm hiệu không bằng lời, được dùng để diễn tả những thông tin mà ngườigửi muốn chuyển tới người nhận Thông điệp có hai phương tiện, bao gồm thôngđiệp gửi đi và thông điệp nhận được và chúng không hẳn hoàn toàn giống nhau.Tại sao vậy? Trước tiên, mã hóa và giải mã thông điệp có thể khác nhau bởi vì sựkhác biệt về quan điểm và chuyên môn, lai lịch của cả người gởi và người nhận.Thứ hai, người gởi có thể gởi nhiều hơn một thông điệp
Thông điệp không bằng lời
Tất cả thông điệp không được nói hoặc viết tạo thành những thông điệp khônglời Truyền thông không bằng lời rất hữu ích, nó được thể hiện qua nét mặt, giaotiếp bằng mắt, cử động cơ thể, các cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng
Trang 9Khi con người giao tiếp, khoảng 60% nội dung của các thông điệp được truyển tảithông qua các biểu hiện ở khuôn mặt và các phương pháp truyền thông không lờikhác
Với ngôn ngữ cơ thể và sự chuyển động, đặc biệt sự chuyển động của khuônmặt và mắt nói nhiều cho chúng ta về một người 50% nội dung thông điệp có thểđược truyền thông qua biểu hiện của khuôn mặt và tư thế, điệu bộ của cơ thể và30% là qua ngữ điệu và giọng phát âm Bản thân ngôn từ có thể diễn đạt và giảithích 20% nội dung của một thông điệp Ý nghĩa của truyền thông không lời khácbiệt theo văn hóa Ví dụ, nụ cười mà Powell thấy trên gương mặt của một ứng viên
có thể thể hiện niềm hạnh phúc hoặc hài lòng ở Mỹ, nhưng đối với người châu Á,
nó cũng có thể là tín hiệu của sự bối rối hoặc không thoải mái
Khoảng cách mà con người cảm thấy thoải mái khi giao tiếp khác biệt rất nhiều
do văn hóa Người Nam Mỹ và dân cư ở khu vực Nam và Đông Âu thích sự thânmật Người châu Á, Bắc Âu và Bắc Mỹ không thích gần gũi, thân mật…
Truyền thông điệp bằng lời nói
Đây là hình thức truyền thông được sử dụng nhiều nhất trong quản trị Truyềnthông bằng lời có hiệu quả cần lựa chọn từ ngữ phù hợp, tạo ấn tượng hợp lý, kếthợp với các hình thức truyền thông khác và nhất là phải tạo bầu không khí thíchhợp
Truyền thông nói xảy ra mặt đối mặt, qua điện thoại, hoặc qua thiết bị điện tửkhác Đa số mọi người thích giao tiếp mặt đối mặt hơn bởi vì các thông điệp khôngbằng lời là một phần quan trọng Nhưng một vài người lại thích giao tiếp qua viếthơn bởi vì nó cho phép họ lựa chọn và cân nhắc từ ngữ sử dụng một cách cẩn thậntrước khi gởi thông điệp
Giao tiếp bằng lời hiệu quả đòi hỏi người gởi phải (1) mã hóa thông điệp theongôn từ lựa chọn để chuyển tải một cách chính xác ý nghĩa đến cho người nhận,(2) truyền đạt thông điệp theo phương thức được tổ chức chặt chẽ, và (3) cố gắngloại bỏ sự sao nhãng, bối rối
Truyền thông điệp bằng chữ viết
Trang 10Mặc dù truyền thông nói là nhanh hơn giao tiếp viết và cho phép người gởi vàngười nhận tương tác lẫn nhau, các tổ chức cũng thường sử dụng nhiều hình thứccủa thông điệp viết (ví dụ các bản báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử và bản tin).Những thông điệp đó là thích hợp nhất khi thông tin phải được thu thập và phânphát cho nhiều người ở các vị trí phân tán và việc lưu trữ những thông tin được gởi
là cần thiết Những nội dung sau đây trình bày một vài hướng dẫn nhằm chuẩn bịmột cách hữu hiệu những thông điệp viết này:
(1) Thông điệp nên được phác thảo giúp người nhận dễ hiểu
(2) Suy nghĩ cẩn thận về nội dung của thông điệp
(3) Thông điệp nên gắn gọn nếu có thể thì không sử dụng các thuật ngữ hoặc ýtưởng xa lạ hoặc không liên quan đến vấn đề đề cập
(4) Thông điệp nên được kết cấu, tổ chức cẩn thận
3 Mục đích và vai trò của truyền thông trong tổ chức:
Mục đích của truyền thông trong tổ chức
Nhằm tập hợp, huy động và phát huy sức sáng tạo và sự tham gia của toàn bộcác thành viên trong tổ chức vào quá trình hiện thực hóa mục tiêu của truyềnthông Vì lợi ích chính là lợi ích của tất cả các thành viên trong tổ chức Sự thànhcông của tổ chức là sự nổ lực làm việc của từng thanh viên
Vai trò của truyền thông
Thông báo, truyền đạt thông điệp của tổ chức và định hướng chiến lược hoạtđộng kinh doanh và vai trò hiệu quả của từng thành viên trong tổ chức
Làm cho nhân viên hiểu rõ mục đích mà tổ chức theo đuổi và vai trò của bảnthân có ý nghĩa như thế nào đối với mục đích của tổ chức mà nhân viên mongmuốn đóng góp
Truyền thông là hoạt động thông tin giao tiếp xã hội: cung cấp các kỹ năngkinh nghiệm, mở mang hiểu biết, thay đổi nhận thức, thái độ hành vi cho nhậnviên Công ty có chế độ chính sách đãi ngộ ưu việt, đề cao nhân viên và sức sángtạo cá nhân, tạo dựng được môi trường truyền thông để có thể phát huy nguồn lựccon người để phát huy hết năng lực, sức sáng tạo trong công việc (tài nguyên
Trang 11mềm) của nhân viên, cùng với điều kiện làm việc cơ sở vật chất, ứng dụng khoahọc công nghệ trong hoạt động (của cải tài nguyên cứng) của công ty thì sẽ pháttriển nhanh đạt mục tiêu của tổ chức.
Phương tiện và phương thức liên kết các phòng ban, các thành viên trong côngty: Là phương thức khơi nguồn, khai thác và phát huy nguồn lực sáng tạo, sứcmạnh trí tuệ của toàn công ty Truyền thông tạo niềm tin trong từng thành viên; tạo
sự nhận thức, nâng cao năng lực sáng tạo, thái độ và cảm xúc của mỗi thành viên
Là phương tiện và phương thức can thiệp hiệu quả đối với các hoạt động của tổchức: Truyền thông có khả năng dự báo, cảnh báo những rũi ro, khủng hoảng giúphoạch định chiến lược và tiên liệu phương cách giải quyết các vấn đề của tổ chức
để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả và lợi nhuận cao nhất trong côngty
Tạo tiền đề thuận lợi lợi cho các quyết định của nhà quản lý được thực hiệnđúng kế hoạch đạt được mục tiêu của tổ chức tốt nhất, lợi nhuận cao nhất tronghoạt động kinh doanh của mình
II CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THÔNG
1 Truyền thông chính thức:
Là truyền thông theo hình thức được quy định, hoặc bản thân quá trình truyềnthông là 1 bộ phận của công việc
Ví dụ: giám đốc báo cáo tình hình sản xuất, kinh doanh trong năm tại hội nghị,
2 nhân viên gặp gỡ và trao đổi với nhau thông tin để cùng thực hiện công việc màgiám đốc giao cho họ
Những hình thức truyền thông chính thức phổ biến là: tờ rơi, báo cáo, thôngbáo, biên bản…
Truyền thông chính thức đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức.Thông qua truyền thông chính thức mà các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu của lãnhđạo được truyền xuống cho cấp dưới để thi hành và ngược lại, những kiến nghị, đềxuất của cấp dưới được truyền lên cho lãnh đạo để xem xét…
Trang 12Là quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp không chính thức, người phát đithông điệp chỉ với tư cách cá nhân, không thay mặt hay dại diện cho bất kỳ ai.Truyền thông không chính thức không những thỏa mãn nhu cầu xã hội của cácthành viên mà còn có thể giúp ích cho hoạt động của tổ chức, vì đây là hình thứctruyền thông nhanh và hiệu quả
3 Chiều của truyền thông:
3.1 Truyền thông từ trên xuống:
Các nhà quản trị thường sử dụng các kênh truyền thông từ trên xuống để gửinhững thông điệp tới cấp dưới hay khách hàng
Để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, các nhà quản trị phải sử dụng cáckênh truyền thông từ trên xuống để truyền đạt tới nhân viên Cách thức xử lýnhững sự cố khách hàng Mô tả chi tiết những trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể củatừng công việc Giải thích các chính sách, thủ tục và những nguyên tắc của công tycũng như những quyền lợi đối với nhân viên Phản hồi về thành tích trong côngviệc của nhân viên Những tin tức về các hoạt động và những sự việc mà ban lãnhđạo nhận thấy cần thúc đẩy nhân viên tham gia
3.2 Truyền thông từ dưới lên:
Các nhà quản trị cần nhận thấy giá trị của việc khuyến khích nhân viên thamgia chính thức quá trình thiết lập các mục tiêu, hoạch định và hình thành các chínhsách của công ty Nhận thức này sẽ thúc đẩy việc hình thành các kênh truyền thôngtừ dưới lên do các hoạt động gửi thông tin của cấp dưới tới cấp trên của họ
Truyền thông từ cấp dưới lên cung cấp những thông tin phản hồi về mức độhiểu những thông điệp đã nhận được của nhân viên, cũng như ý kiến thắc mắc hay
ý tưởng mới của họ
3.3 Truyền thông theo chiều ngang
Là quá trình trao đổi thông tin giữa những người cùng cấp Truyền thông theochiều ngang có lợi là sự tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho việc phối hợp côngtác, phát huy tính sáng tạo của cấp dưới, tuy nhiên sẽ làm suy yếu ảnh hưởng, vaitrò của người lãnh đạo
Trang 13Nh n ận thông
Giải mã thông
Định hình
thông
Định hìnhthông
4 Một số nguyên tắc cơ bản trong quá trình truyền thông
Quá trình truyền thông, mục tiêu chung hay các mục tiêu cụ thể của chiến dịch(hay kế hoạch) truyền thông, sau khi đã được thiết lập cần phải được kiên trì vàbảo đảm được thực hiện Các nguyên tắc xây dựng mục tiêu là phải cụ thể, rõ rang,
có thể đo lường được, có thể đạt được, có thể thực hiện trong những điều kiện cụthể xác định
Quá trình truyền thông, tần suất tương tác càng dày và càng bình đẳng baonhiêu, năng lực và hiệu quả truyền thông càng có thể cao bấy nhiều Đảm bảotương tác trong truyền thông, thực chất là tạo lập môi trường kích thích tự do suynghĩ, độc lập sáng tạo và sự tham gia tích cực, chủ động của nhóm đối tượng –từng cá nhân thành viên nhằm đảm bảo cho mục tiêu truyền thông được thực hiệntốt nhất có thể
Các thành viên trong tổ chức càng tham gia tích cực và chủ động bao nhiêutrong quá trình truyền thông thì năng lực và hiệu quả truyền thông càng cao bấynhiêu Cùng tham gia và cùng hướng đến mực đích chung có lợi cho việc thực hiệnchiến lược và kế hoạch kinh doanh của công ty, vì lợi ích của bản thân nhân viên
và lợi ích toàn tổ chức Tham gia tích cực và chủ động là sự tham gia có chủ đích
và cùng hướng tới mục đích của truyền thông
Trong quá trình truyền thông, mục đích truyền thông, thông điệp đích và mongđợi của tổ chức càng gần gũi, có thể chia sẻ và phù hợp với từng thành viên vànhóm đối tượng tiếp cận thì năng lực hiệu quả truyền thông càng cao Tức là mụcđích và thông điệp truyền thông cần gắn với lợi ích thiết thực của các thành viêntrong tổ chức không quá trừu tượng hoặc xa vời
III CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC
Thông qua mô hình truyền tải thông tin đến người nhận để chúng ta xác địnhcác nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông của tổ chức:
8