Kiểm toán kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại cty TNHH yujin vina lê hoàng anh

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2 MỤC LỤC Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.2 Chức năng và nhiệm vụ. 6 1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: 7 1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng 8 Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 13 2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng 13 2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 14 2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 17 2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình 22 Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG 34 3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: 34 3.2 Rủi ro quy trình chấm công: 35 3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: 37 3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng: 37 Kết luận 39 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 3 DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm công Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 4 Lời mở đầu   Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lƣơng luôn đƣợc xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trò nhƣ một phần thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân, nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp để tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị. GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9 Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên. - Kế toán trƣởng: Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối tháng. Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ. Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã đƣợc ký duyệt và báo cáo quỹ hàng ngày và kiểm kê quỹ hàng tuần GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 10 - Kế toán thanh toán: Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lƣơng cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản ngân hàng. Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tƣợng, thời gian quy định và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán. - Kế toán kho: Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tƣợng kế toán. Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng. Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng. - Kế toán bán hàng: Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi công nợ phải thu theo từng đối tƣợng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ. Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải thu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng. 1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự Trƣởng phòng Tiền lƣơng Chính sách Chế độ Tuyển dụng Đào tạo (Nguồn: Phòng Nhân sự ) GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 11 Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên - Trƣởng phòng Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lƣợc của công ty.Tƣơng tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánh- Nhân sự. - Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút ngƣời tài cho công ty đồng thời lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty. Xây dựng chính sách thăng tiến và luân chuyển nhân sự trong công ty. Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo và phát triển nhân viên.Phối hợp với các phòng ban khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa chọn hƣớng phát triển đào tạo theo yêu cầu của công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ chức hƣớng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty. - Nhân sự Chính sách – chế độ Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho công ty và, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động. Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích ngƣời lao động làm việc và giải quyết những thắc mắc của nhân viên trong hợp đồng lao động hay trong chính sách của công ty. - Nhân sự tiền lƣơng Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến hành lập bảng thanh toán lƣơng và phiếu lƣơng nhân viên để tính lƣơng và các khoản trích theo GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 12 lƣơng cho từng lao động. Tiến hành cập nhật số lƣợng lao động để tạo tài khoản Ngân hàng cho từng lao động. GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 15 - Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra cổng, có xác nhận của tổ trƣởng (trƣởng phòng), công nhân ra cổng chuyển giấy ra cổng cho bảo vệ. - Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo trƣớc 3 ngày trừ trƣờng hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ phép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trƣởng đánh giá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lƣơng.  Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty: Bảng2.1: Chính sách chuyên cần Thời gian công tác Công tháng Trên 4 năm Dƣới 4 năm và thử việc Đủ công 4 công chuyên cần 2 công chuyên cần Nghỉ một ngày 2 công chuyên cần 1.5 công chuyên cần (1 công chuyên cần = 1 ngày lƣơng)  Trƣởng của mỗi bộ phận sẽ là ngƣời phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ trên bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng hợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lƣơng trình cho Kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.  Nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng đƣợc trả lƣơng 1 lần trong một tháng (vào ngày 05 của mỗi tháng).  Công ty trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập khác theo lƣơng đƣợc quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính sách nội bộ của công ty. Cơ sở tính lương  Công thức tính lƣơng:       )+ Phụ cấp – Các khoản giảm trừ lương GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 16  Trên tổng số lƣơng trả cho ngƣời lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo hiểm y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ ngƣời lao động.  Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp, 2% kinh phí công đoàn trên mức lƣơng cơ bản.  Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của ngƣời lao động ở văn phòng và nhà máy (bảng chấm công do tổ trƣởng và các bộ phận có liên quan ghi nhận).  Lƣơng của ngƣời lao động đƣợc theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc trên bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ.  Các trƣờng hợp sau sẽ không đƣợc tính lƣơng - Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc ngƣợc lại). - Trƣờng hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan, nếu không sẽ không đƣợc tính vào thời gian làm việc chính thức. - Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trƣờng hợp đặc biệt có phê duyệt của cấp trên. Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá nhân là 3 – 5 phút/lần. Giờ ra và vào ăn trƣa 1 tiếng/ngƣời/ngày.  Nhân sự tiền lƣơng tính tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và thuế thu nhập cá nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lƣơng của công ty.  Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu cầu thanh toán lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên. GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 18 a. Quy trình chấm công Sơ đồ 2.2: Lƣu dồ quy trình chấm công CÁC BỘ PHẬN BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG Hàng ngày, ngƣời lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trƣởng các bộ phận ghi nhận giờ lao động, ăn trƣa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo Lập bảng chấm công Bảng chấm công Ký xác nhận Nhập dữ liệu vào Excel và tổng hợp Bảng chấm công đã phê duyệt Bảng chấm công Tập tin BCC Bảng chấm công [...]... thành 2 liên, gửi cho kế toán trƣởng, giám đốc xác nhận sau đó:  Liên 1 gửi cho kế toán thanh toán để thanh toán lƣơng  Liên 2 gửi cho kế toán tổng hợp để ghi sổ chi phí lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 26 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 27 GV: Trần... Đơn vị tính: VND Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 32 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B g Ủy nhiệm chi Do kế toán thanh toán lập ( 2 liên) Ủy nhiệm chi gồm 2 chữ ký:  Ngƣời lập: Xác nhận việc lập phiếu  Giám đốc: phê duyệt việc chi tiền trả lƣơng cho nhân viên Hình 2.7: Mẫu giấy Ủy nhiệm chi Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 33 GV:... Bảng TT lƣơng UNC GBN Sổ kế toán A Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina UNC đã xét duyệt Bảng TT lƣơng Ngân hàng Trang 20 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Sau khi nhận đƣợc bảng thanh toán lƣơng từ phòng nhân sự tiền lƣơng Kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi (2 liên) để đề nghị thanh toán lƣơng kèm với Bảng thanh toán lƣơng đã đƣợc ký duyệt trƣớc đó Bộ chứng từ đƣợc đƣa cho Ban... 2 Số tiền Ký nhận Ghi chú 3 D E Cộng Tổng số tiền (viết băng chữ):…………………………… Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Ngày….tháng…năm Giám đốc (Ký, họ tên) Trang 29 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B e Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Do bộ phận kế toán lập Phƣơng pháp ghi nhận: Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền. .. đƣợc thƣởng ký nhận tiền thƣởng Gồm 3 chữ ký:  Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng  Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền thƣởng có tính đúng và đủ không  Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng thƣởng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 28 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng Đơn vị:………… Bộ phận:……… BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƢỞNG Tháng….năm…... TRƢỞNG GIÁM ĐỐC Các bộ phận Bảng chấm công Nhập liệu và lập bảng thanh toán lƣơng Bảng TT lƣơng KT tổng hợp Xét duyệt Bảng TT lƣơng Xét duyệt Bảng TT lƣơng Tập tin Bảng TT KT thanh toán Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 19 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công đã đƣợc xác nhận từ trƣởng các bộ phận, nhân viên nhân sự tiền lƣơng căn cứ trên... của bộ phận có ngƣời làm thêm: xác nhận việc làm thêm giờ của nhân viên  Ngƣời chấm công: xác nhận việc chấm công làm thêm giờ  Ngƣời duyệt: phê duyệt việc chấm công làm thêm giờ Số liên: 2 liên  Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt  Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty. .. Xác nhận của bộ phận (ký, họ tên) Ngƣời chấm công (Ký, họ tên) Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Ký duyệt (Ký, họ tên) Ngày…tháng…năm… Trang 25 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B c.Bảng thanh toán tiền lƣơng: Do nhân viên nhân sự tiền lƣơng lập Phƣơng pháp ghi nhận: Tên cột Cột A, B Cột C Cột 1,2 Cột 3,4 Cột 5,6 Cột 7 Cột 8 Cột 9 Cột 10 Cột 11,12,13,14 Cột 15 Nội dung Ghi... hành Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 30 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Cột 15: Ghi tổng cộng số tiền Cột 15 = cột 8 + cột 10 + cột 12 + cột 14 Cột 16,17: Ghi số giờ công nghỉ bù của những ngày làm thêm và số tiền tƣơng ứng của những ngày nghỉ bù phải trừ không đƣợc thanh toán tiền Cột 17 = cột 16 x cột 6 x Hệ số làm thêm theo quy định hiện hành Cột 18: Ghi số tiền. .. cho Ban giám đốc ký duyệt Sau đó kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ qua ngân hàng để tiến hành thanh toán Sau khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới kế toán thanh toán Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng BP nhân sự tiền lƣơng Bảng TT lƣơng Ghi sổ Bảng TT lƣơng Sổ kế toán Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đã đƣợc ký duyệt tiến hành lập bút toán và định khoản chi phí lƣơng, các . Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 27 Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương. kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị. GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9 Chức. Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 29 Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng Đơn vị:………… Bộ phận:………. BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƢỞNG