Tiểu luận kế toán kiểm toán kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương

Để trả lời cho những câuhỏi trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lươngtrở thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ

Trang 2

Kết luận .

39

DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ

Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lương Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lương Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công

Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lương Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thưởng Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Hình 2.6: Mẫu Phiếu lương nhân viên

Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý

Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự

Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lương

Sơ đồ 2.2: Lưu đồ quy trình chấm công

Sơ đồ 2.3: Lưu đồ quy trình tính lương

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ thanh toán lương

Sơ đồ 2.5: Lưu đồhạch toán lương

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2

Trang 3

Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độrủi ro của quy trình tính lương của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽxảy ra nếu như công ty không có quy trình tính lương một cách chặt chẽ? Giải pháp

để tìm ra hướng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câuhỏi trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lươngtrở thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanhnghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất làđối với các doanh nghiệp có số lượng công nhân viên lớn

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu vềvấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina” Qua

đó, nhóm em đưa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị

nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương tại đơn vị

Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

- Tên công ty : CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

- Địa chỉ : Khu Chế Xuất Linh Trung, Phường Linh Trung,

Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh

Trang 4

- Giám Đố c : Dae Ki Moon

Hình 1.1 Hình ả nh Công ty TNHH Yujin Vina

tỷ đồng tương đương với 9,6 triệu USD Công suất 43,400,000 sản phẩm/ 1 năm

Trang 5

Hình 2 Mẫ u bả

 Quá trình phát triển

- Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xưởng sản xuấtchính Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên được xuất xưởngtrong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ công nhân viêncủa công ty

- Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tư thêm mộtphân xưởng mới với diện tích là 5430 m2và công xuất 21,600,000 sản phẩm/ 1 năm.Nâng tổng mức vốn đầu tư lên 16,6 triệu USD

- Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lượng lao động tương đối lớn:khoảng 1000 công nhân viên

1.2 Chức năng và nhiệm vụ

 Chức năng của công ty:

Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng chothị trường các sản phẩm như muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chấtlượng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu

 Nhiệm vụ của công ty:

Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân Đảm bảo kinh doanh cóhiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lượng tốt nhất Đảm bảoquyền lợi của người lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trường kinhdoanh trong và ngoài nước nhằm tăng cường vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổđông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội

Trang 6

1.3 Sơ đồ tổ chứ c bộ máy củ a công ty:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quả n lý

BAN GIÁM Đ Ố C

Phòng XNK

Phòng

P hòng QLCL

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Ban Giám đốc : Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về

hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trước hội đồng quản trị Xây dựng chiến lược

và triển khai thực hiện chiến lược sau khi được hội đồng quản trị phê duyệt

- Phòng Nhân sự Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát

triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất củacông ty

Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹtiền lương Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độchính sách khác cho người lao động trong Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷluật cán bộ, nhân viên và người lao động Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người laođộng theo quy định hiện hành

- Phòng Kế toán : Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty Tổ

chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ.Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công

ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc

Trang 7

- Phòng Kinh doanh : Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế.

Nghiên cứu, lựa chọn thị trường mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lược kinh doanh.Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa

- Phòng Quản lý chất lượng : Kiểm soát, quản lý chất lượng sản trong quá

trình

sản xuất Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lượng sản phẩm

- Phòng Xuất nhập khẩu : Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công

ty Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuấtlàm lệnh sản xuất Khai thác trong nước hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ quá

trình sản xuất

- Kho, phân xưởng : Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…)

đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm theo kế hoạch đề ra Bào quản, phân phốisản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng.Nhận thành phẩm từ xưởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng

hóa

1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lương

1.4.1 Cơ cấu phòng Kế toán:

- Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6 thành viên cụ thể như sau:

Sơ đồ1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán

Trang 8

Kế Toán Trưởng

Kế toán Tổng hợp

Kế toán

Thủ Quỹ

( Nguồ n: Phòng kế toán)Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên

- Kế toán trưởng:

Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán vềviệc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán,thủ kho, thủ quỹ;

Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tàiliệu liên quan đến công việc kế toán Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theopháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toántrong đơn vị

Trang 9

Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat độngkinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhàquản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ

- Thủ quỹ:

Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ

Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã được ký duyệt và báo cáo quỹ hàngngày và kiểm kê quỹ hàng tuần

- Kế toán thanh toán:

Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đếncông nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lương, các khoảntrích theo lương, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lương cho nhân viêncông ty bằng chuyển khoản ngân hàng

Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tượng, thời gian quy định vàhạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán

- Kế toán kho:

Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tượng kế toán

Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng

Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng

Trang 10

Trưở ng phòng

Ti ề n lương Chính sách

Chế độ

Tuyể n dụ ng Đào tạo

( Nguồ n: Phòng Nhân s ự )

Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải thuhàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng

1.4.2 Tổ chức công tác phòng Nhân sự:

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự

Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên

- Trưởng phòng

Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lượccủa công ty.Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trongvấn đề nhân sự Tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hànhcủa công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánhNhân sự

- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo

Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty đồng thời lập kếhoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty Xây dựng chínhsách thăng tiến và luân chuyển nhân sự trong công ty Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản

lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo và phát triển nhânviên.Phối hợp với các phòng ban khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa chọn hướng pháttriển đào tạo theo yêu cầu của công ty Phối hợp với các phòng ban tổ chức hướng dẫn cácnhân viên mới hội nhập với công việc Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viêncác kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty

Trang 11

- - Nhân sự Chính sách – chế độ

Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơcấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện Xây dựng hệ thống các quy chế,quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho công ty và, thực hiện các chế độ cho người laođộng Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người laođộng làm việc và giải quyết những thắc mắc của nhân viên trong hợp đồng lao động haytrong chính sách của công ty

- Nhân sự tiền lương

Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến hành lập bảng thanhtoán lương và phiếu lương nhân viên để tính lương và các khoản trích theo lương cho từnglao động Tiến hành cập nhật số lượng lao động để tạo tài khoản Ngân hàng cho từng laođộng

Trang 12

Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH

YUJIN VINA

2.1 Khái quát về chu trình tiền lương

a Khái niệm về tiền lương

Có nhiều cách hiểu về tiền lương, xét trên góc độ người lao động thì tiền lương có thể

là thu nhập của người lao động Xét trên góc độ người sử dụng lao động thì tiền lương làchi phí của người sử dụng lao động Xét trên góc độ thị trường, tiền lương là giá cả hànghoá sức lao dộng Trong quy trình tiền lương, tiền lương sẽ được hiểu là các khoản thunhập mang tính thường xuyên mà nhân viên của công ty được hưởng từ công ty

Tiền lương là yếu tố quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trong công

ty Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lương như sau: kích thích lao

động, giám sát lao động, điều hoà lao động

b Các chức năng cơ bản, mục tiêu của chu trình tiền lương Định

nghĩa chu trình tiền lương

Quy trình tiền lương được ghi nhận từ thời gian làm việc của người lao động khi quétthẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi việc thanh toán lương được thực hiện

và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán

- Ghi nhận và báo cáo

Mục tiêu của quy trình

- Mục tiêu chức năng xác định mức lương: Xác định mức lương phù hợp với quy địnhcủa pháp luật, chính sách của công ty và phù hợp với năng lực, chức vụ cho từng nhânviên

Trang 13

-Mục tiêu chức năng chấm công: Chấm đúng, chấm đủ

- Mục tiêu chức năng tính lương: Tiền lương của từng nhân viên được tính toán mộtcách đầy đủ, chính xác và kịp thời

 Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời

 Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công củacông ty

 Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấmcông

- Mục tiêu chức năng thanh toán lương: Tiền lương của nhân viên toàn công ty luônđược chi trả đầy đủ, chính xác từng người, chính xác số lượng và kịp thời

- Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo: Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịpthời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của công ty quy định

2.2.Các chính sách liên quan đến tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina

a Chính sách tính lương

 Lực lượng lao động bao gồm: nhân viên văn phòng, công nhân phân xưởng

 Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài sau thờigian thử việc là 2 tháng Trong thời gian thử việc công nhân viên được trả 75% lươngchính thức

 Theo quy định của công ty, thời gian làm việc hàng ngày là 8 tiếng, cụ thể như sau:

- Buổi sáng bắt đầu từ 7h30 đến 11h30

- Buổi chiều bắt đầu từ 12h30 đến 16h30

 Công nhân làm việc quá 16h30 được tính vào thời gian tăng ca Thời gian tăng ca chỉđược tính khi có sự yêu cầu làm thêm của tổ trưởng (trưởng phong) và yêu cầu tínhthêm giờ cần có sự phê duyệt của trưởng phòng

Trang 14

Thờ i gian công tác

Nghỉ mộ t ngày 2 công chuyên cần 1.5 công chuyên cần

(1 công chuyên cầ n = 1 ngày lương)

- Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra cổng, cóxác nhận của tổ trưởng (trưởng phòng), công nhân ra cổng chuyển giấy ra cổng chobảo vệ

- Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo trước 3ngày trừ trường hợp đột xuất phải nêu rõ lý do Nếu công nhân tự ý nghỉ phép, tronggiới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trưởng đánh giá tính chuyên cần

và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lương

 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:

Bảng2.1: Chính sách chuyên cần

 Trưởng của mỗi bộ phận sẽ là người phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ trênbảng chấm công Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng hợp bảng chấm công để hoànthành bảng thanh toán tiền lương trình cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xưởng được trả lương 1 lần trong một tháng(vào ngày 05 của mỗi tháng)

 Công ty trả tiền lương, tiền thưởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập kháctheo lương được quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính sách nội bộcủa công ty

Cơ sở tính lương

 Công thức tính lương:

Trang 15

) )+ Phụ cấp – Các khoả n giả m trừ lương

 Trên tổng số lương trả cho người lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo hiểm

y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ người lao động

 Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp,2% kinh phí công đoàn trên mức lương cơ bản

 Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của người lao động ở văn phòng vànhà máy (bảng chấm công do tổ trưởng và các bộ phận có liên quan ghi nhận)

 Lương của người lao động được theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc trênbảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ

 Các trường hợp sau sẽ không được tính lương

- Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc ngược lại)

- Trường hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan, nếu không sẽkhông được tính vào thời gian làm việc chính thức

- Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trường hợp đặc biệt có phêduyệt của cấp trên Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá nhân là 3 –

5 phút/lần Giờ ra và vào ăn trưa 1 tiếng/người/ngày

 Nhân sự tiền lương tính tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cánhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lương của công ty

 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu cầuthanh toán lương qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên

3 Thực trạng chu trình tiền lương tại Công ty TNHH Yujin Vina

Chu trình tiền lương tại công ty gồm 3 hoạt động cơ bản:

Trang 16

- Chấm công

- Tính lương

- Thanh toán lương và ghi nhận, báo cáo

Trang 17

Hàng ngày, người lao động quét thẻ vào và ra công ty Tổ trưởng các bộ phận ghinhận giờ lao động, ăn trưa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theodõi những thông tin bất thường trong tổ của mình như công nhân nghỉ trong ngày, côngnhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trưởng gửi bảng chấm công cóxác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau nhận lại để theo dõi

Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lương có trách nhiệm tổng hợp thời gian laođộng của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm, công

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	2,1 MB