Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II

CHƯƠNG I : Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. CHƯƠNG II : Thực trạng tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II. CHƯƠNG III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty CP xây lắp Hạ Long II.

MỤC LỤC

Trang

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 3

1.1 Kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp 3

1.1.1 Vị trí của vật liệu đối với quá trình xây lắp 3

1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp xây lắp 4

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán NVL ở các doanh nghiệp xây lắp 6

1.2 Phân loại và đánh giá NVL 7

1.2.1 Phân loại NVL 7

1.2.2 Đánh giá quá trình thi công xây lắp 8

1.2.3 Đánh giá NVL theo giá hạch toán 10

1.3 Tổ chức kế toán NVL 11

1.3.1 Hạch toán chi tiết NVL 11

1.3.2 Kế toán tổng hợp NVL 16

1.4 Các hình thức kế toán áp dụng trong kế toán tổng hợp NVL 21

1.4.1 Hình thức kế toán nhật ký chung 21

1.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 22

1.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ 22

1.4.4 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái 24

1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 24

1.5 Công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán 25

1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán 25

1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán 28

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II 29 2.1 Qúa trình hình thành, phát triển và đặc điểm của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP xây lắp Hạ Long

II 31

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 33

2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ 33

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 35

2.2 Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ long II 39

2.2.1 Đặc điểm và phân loại NVL 41

2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 42

2.3 Thực trạng hạch toán NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 42

2.3.1 Chứng từ và thủ tục nhập xuất 42

2.3.2 Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 52

2.3.3 Hạch toán tổng hợp NVL tai Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 58

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II 66

3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty 66

3.1.1 Những thuận lợi và kết quả đạt được của công ty 66

3.1.2 Những khó khăn, tồn tại 69

3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 70

3.2.1 Về bộ máy kế toán chung của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 70

3.2.2 Trường hợp NVL được người bán giảm giá 72

3.2.3 Tính giá NVL nhập kho 73

KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 13

Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển 14

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư 16

Sơ đồ 1.4 Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 18

Sơ đồ 1.5: Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐk 20

Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 21

Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 22

Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ 23

Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái 24

Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 25

Sơ đồ 1.11: Quy trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động 27.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 31

Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất kinh doanh 35

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 37

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung áp dụng phần mềm kế toán FAST 38

Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL 43

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL 51

Sơ đồ 2.7: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 53

Sơ đồ 2.8: tổ chức ghi sổ tổng hợp NVL 60

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty cổ phần xây lắp

Hạ Long II trong 3 năm 2006, 2007,2008 30

DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT 46

Biểu 2.2: Thẻ kho 54

Biểu 2.3: Sổ chi tiết vật tư 56

Biểu 2.4: Bảng tổng hợp nhâp – xuất – tồn NVL 57

Biểu 2.5: Nhật ký chung 62

Biểu 2.6: Sổ cái tài khoản 152 64

DANH MỤC MẤU SỔ

Mẫu sổ 2.1: Phiếu đềnghị mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ 44

Mẫu sổ 2.2: Báo giá 45

Mẫu sổ2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 48

Mẫu sổ 2.4: Phiếu nhập kho 49

Mẫu sổ 2.5: Phiếu xuất kho 52

Mẫu sổ 3.1: Sổ theo dõi khối lượng xây lắp giaokhoán gọn ( tại đơn vị giao khoán ) 71

Mẫu sổ 3.2: Sổ theo dõi khối lượng xây lắp giaokhoán gọn ( tại đơn vị nhận khoán ) 71

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

VNĐ Việt Nam đồng

TSCĐ Tài sản cố định

BHXH, BHYT, KPCĐ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn

CKTM Chiết khấu thương mại

KKTX Kê khai thường xuyên

KKĐK Kiểm kê định kỳ

LỜI NÓI ĐẦU

Trong điều kiện kimh tế thị trường ngày càng phát triển, cùngvới xu thế hội nhập kinh tế thế giới và xu thế quốc tế hóa ngày càng mở rộng như hiện nay thì cạnh tranh trở thành một xu thế tất yếu và là một động lực của

sự phát triển Để có thể tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường, các doanh nghiệp phải năng động về mọi mặt, phải biết vận dụng các giải pháp kinh tế trong quản lý sản xuất kinh doanh một cách linh hoạt, khéo léo và hiệu quả, trong đó không thể thiếu việc quan tâm đến công tác tổ chức hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (bao gồm tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động sống, trong đó nguyên vật liệu là đối tượng lao động), là yếu tố cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Hơn nữa, đối với các Doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phí sản xuất (60- 70%) Nên có thể nói, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận trở nên vô cùng cần thiết và là mối quan tâm cho các nhà quản lý

Thực hiện hạch toán trong cơ chế hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải tự lấy thu bù chi, tự lấy thu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Để thực hiện những yêu cầu đó các Đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, đảm bảo thu nhập cho Đơn vị , thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng Muốn vậy các đơn vị xây lắp phải thực hiện tổng hợp nhiều giải pháp,

trong đó giải pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là xây dựng các cơ chế, quy chế, quản lý chặt chẽ các khoản chi phí sản xuất của doanh nghiệp.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ long II Em đã đi sâu tìm hiểu đề tài:

" Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Chuyên đề thực tập của của Em chia làm 3 chương :

CHƯƠNG I : Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên

vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp

CHƯƠNG II : Thực trạng tổ chức công tác kế toán Nguyên vật

liệu tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II

CHƯƠNG III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch

toán kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty CP xây lắp Hạ Long II

Trong quá trình nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II” em vận dụng

các phương pháp nghiên cứu : Lý luận Mác- Lê nin về kinh tế chính trị học; lịch sử; lôgic; phân tích - tổng hợp

Mặc dù đã rất cố gắng song do thời gian thực tập có hạn cũng như trình độ hiểu biết thực tế của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy, Cô giáo, Cán bộ kế toán Công ty để chyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I:

NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.

1.1.1 Vị trí của vật liệu đối với quá trình xây lắp.

Nguyên vật liệu ( NVL ) là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, NVL là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người, trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu Việc phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hóa học hoặc khối lượng tiêu hao mà là sự tham

gia của chúng vào cấu thành sản phẩm Trong quá trình thi công các công

trình xây dựng, chi phí sản xuất cho hoạt động xây lắp gắn liền với việc sử dụng NVL, máy móc thiết bị, lao động và trong quá trình đó nguyên vật liệu

là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình thi công xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành công trình xây dựng Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về NVL thường chếm tỷ trọng lớn 60% - 70% trong tổng giá trị công trình Do vậy việc cung cấp NVL đúng chủng loại, chất lượng và đảm bảo tiến độ hay không có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất ( tiến độ thi công công trình ) của doanh nghiệp Trong quá trình thi công doanh nghiệp xây lắp phải đảm bảo chất lượng của Công trình theo đúng tiêu chuẩn thiết kế quy định điều đó yêu cầu việc cung cấp NVL phải đặc biệt quan tâm đến việc đảm bảo chủng

loại chất lượng nguyên vật liệu đầu vì chất lượng công trình là một điều kiện tiên quyết để đảm bảo uy tín và sự tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường

có sự cạnh tranh Ngoài ra trong cơ chế thị trường hiện nay cần phải quan tâm hơn nữa đến việc lựa chọn các nhà cung cấp các loại nguyên vật liệu và dịch vụ đầu vào nhằm đảm bảo kiểm soát được giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả

Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu NVL thì không thể tiến hành các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây lắp nói riêng

Trong quá trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác hạch toán kế toán NVL có thể đánh giá công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu nhằm tìm các biện pháp tiết kiệm, giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giảm giá thành công trình Muốn thực hiện tốt công việc nêu trên cần thiết đề ra và thực hiện cơ chế quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu như : thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL nhằm giảm giá thành công trình, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh việc này đồng với việc tăng thêm sản phẩm cho xã hội Có thể nói rằng NVL giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp

1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.

Xây dựng cơ bản ( XDCB ) là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình mang tính công trường có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, tiến

độ thi công kéo dài và thường cố định ở nơi sản xuất ( thi công ) còn các

điều kiên khác đều phải di chuyển đến địa điểm xây dựng Từ đặc điểm riêng của Ngành xây dựng nên công tác quản lý, sử dụng NVL rất phức tạp

và chịu ảnh hưởng lớn bởi môi trường bên ngoài nên cần thiết phải xây dựng định mức tiêu hao cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế Công tác quản

lý NVL là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cùng khác nhau

Hiện nay khi nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thỏa mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong

xã hội Việc sử dụng NVL một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng Công tác quản lý NVL là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế và hạ giá thành sản phẩm Công việc hạch toán NVL ảnh hưởng đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước tiên phải tổ chức hạch toán NVL đảm bảo chính xác và kịp thời

Để làm tốt công tác hạch toán NVL trên đòi hỏi công tác quản lý NVL phải đảm bảo tốt những yêu cầu nhất định:

- Thứ nhất, đối với khâu thu mua: NVL là tài sản dự trữ sản xuất

thường xuyên biến động về chủng loại, chất lượng và giá cả nên các doanh nghiệp phải thường xuyên phải tổ chức thu mua để đáp ứng yêu cầu thi công Do đó ở khâu này đòi hỏi doanh nghiệp quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với tiến độ thi công các công trình xây dựng

- Thứ hai, đối với khâu dự trữ : Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh

nghiệp phải tính toán được định mức dự trữ nguyên vật liệu tối đa, tối thiểu

để đảm bảo quá trình thi công xây lắp được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn

do dự trữ quá nhiều

- Thứ ba, đối với khâu bảo quản: Việc tổ chức tổ chức bảo quản NVL

phải có kho tàng, bến bãi theo đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mát mát, hao hụt và đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý NVL

- Thứ tư, đối với khâu sử dụng: Đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ

việc sử dụng hợp lý, tiết kệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí

có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành công trình nhằm tăng lợi nhuận và tích lũy cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu

sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép ban đầu , phản ánh tình hình xuất NVL trong việc thi công từng công trình và hạng mục công trình đảm bảo chính xác, kịp thời Định kỳ tiến hành việc phân tích, đánh giá tình hình sử dụng NVL nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc tăng hoặc giảm chi phí NVL cho từng hạng mục công việc, hạng mục công trình và công trình từ đó

có biện pháp khuyến khích CNVC phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, sử dụng tiết kiệm NVL

Tóm lại, quản lý NVL từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng NVL một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp xây lắp và luôn được các nhà quản lý quan tâm

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp

Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của NVL, từ yêu cầu quản lý

NVL, từ chức năng của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho NVL Tính giá thành thực tế NVL đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp

+ Áp dụng đúng đắn các phương pháp kỹ thuật hạch toán NVL, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy

đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ)

mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản , dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL thực tế đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành XDCB với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết

từng vật liệu phục vụ cho kế hoạch quản trị, cần thiết phải tiến hành phân loại NVL.

Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm

Trong ngành XDCB còn phải phân biệt vật liệu xây dựng,vật kết cấu

và thiết bị xây dựng các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như : gạch, ngói, xi măng, sắt, thép Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng

mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như : thiết bị vệ sinh, thông gió, hệ thống thu lôi

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỳ thuật bao gói sản phẩm Trong ngành XDCB gồm: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất

+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn

tại ở thể lỏng, rắn, khí như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động

+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình XDCB

+ Phế liệu : Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Trong

đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế các tên gọi, nhãn hiệu, qua cách của vật liệu Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doan nghiệp

1.2.2 Đánh giá quá trình thi công xây lắp.

Do đặc điểm của NVL có nhiều chủng loại khác nhau, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh nêu yêu cầu của công tác hạch toán kế toán NVL phải phán ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và phải đánh giá giá trị NVL

1.2.2.1 Giá thực tế vật liệu nhập kho.

Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế của NVL được xác định như sau: + Đối với NVL mua ngoài thì giá thực tế nhập kho:

Giá thực Gía mua Chi Thuế NK, thuế CKTM, giảm

tế nhập = ghi trên + phí + TTĐB ở khâu - giá hàng mua kho hóa đơn mua NK ( nếu có ) được hưởng

+ Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Giá thực tế NVL = Giá thực tế NVL + Chi phí gia công nhập kho xuất kho chế biến

+ Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng NVL thì giá thực tế NVL nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận

+ Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính

1.2.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.

NVL được mua sắm và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, khối lượng mua sắm mỗi lần khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định dược giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá thực

tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:

+ Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính giá thực tế của NVL xuất kho Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, dễ nhận biết từng lô hàng, phải theo dõi chi tiết được số lượng, đơn giá, khối lượng từng

lô hàng

+ Phương pháp bình quân gia quyền: Giá thực tế của NVL xuất kho được tính vào căn cứ số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:

Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho gia quyền

Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ NVL và có thể được xác định cho cả kì được gọi là đơn giá bình quân cố định

+ Phương pháp nhập sau – xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

1.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán.

Giá hạch toán của NVL là do doanh nghiệp tự quy định (có thể lấy giá

kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó ) và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài Hàng ngày sử dụng giá hạch

toán để ghi sổ chi tiết giá trị NVL nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo hệ số giá:

Giá thực tế NVL = Giá hạch toán NVL x Hệ số giá xuất kho xuất kho ( H )

Tùy thuộc vào đặc điểm, yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp

mà trong các phương pháp tính giá NVL xuất kho dơn giá thực tế hoặc hệ số giá (trong trường hợp sử dụng giá hạch toán ) có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại NVL

Từng cách đánh giá và phương pháp tính giá thực tế xuất kho đối với NVL có nội dung, ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán

1.3 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu.

1.3.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

1.3.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QDD15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 các chứng từ kế toán sử dụng về NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 – VT )

- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – VT )

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu 03 – VT )

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 04 – VT )

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 PXK – 3LL)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu 05 –

VT )

- Hóa đơn GTGT ( Mẫu 01 GTKT – 3LL )

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu 07 – VT ),

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải kịp thời, đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan

1.3.1.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết NVl áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ ) chi tiết như sau:

- Sổ ( thẻ ) kho

- Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết NVL

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

1.3.1.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

NVL trong doanh nghiệp được kế toán chi tiết theo từng người chịu trách nhiệm vật chất và theo từng lô, từng loại, từng thứ NVL Tổ chức kế

toán chi tiết NVL trong các doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ với hạch toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghi chép trùng lắp giữa các loại hạch toán, đồng thời tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của kế toán với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản.

Việc hạch toán chi tiết NVl phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở từng kho và ở bộ phận kế toán doanh nghiệp

- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất,tồn kho của từng loại, nhóm, thứ của NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá tri

- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu

kế toán chi tiết với số liệu ở kho, giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp NVL

- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, hàng kỳ theo yêu cầu quản trị NVL

Tùy theo điều kiện kinh doanh cụ thể, tùy theo yêu cầu và trình độ quản lý mà việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:

* Phương pháp ghi sổ song song.

Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL số lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên

- Ở kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất NVL thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi vào chỉ tiêu số lượng trên chứng từ và thẻ kho theo từng quy cách, phẩm cấp NVL

- Ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kho nhận các chứng từ đã được phân loại theo từng thứ NVL sau đó mở sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết NVL

để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho cả

về số lượng và giá trị Cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất NVL phát sinh trong tháng để đối chiếu với thẻ kho

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.

Ghi theo thángĐối chiếu hàng ngày

Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là việc ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu Tuy nhiên, ở đây có sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho

và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

* Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

Thẻ khoPhiếu

Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết

Bảng kê nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợp

- Ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ khoghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL giống như phương pháp ghi thẻ song song.

- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho trong cả năm theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ NVL, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền với sổ kế toán tổng hợp

Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán, tiết kiệm được chi phí sổ sách, giấy tờ, chi phí quản lý, giảm biên chế Tuy nhiên phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho

và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ đối chiếu

luân chuyển.

Ghi cuối thángĐối chiếu cuối tháng

Thẻ kho

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ đối chiếu luân chuyển

* Phương pháp ghi sổ số dư.

Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hóa hợp lý;

có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa, việc nhập – xuất diễn ra thường xuyên Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng Phương pháp ghi sổ số dư được tiến hành như sau:

- Ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép như hai phương pháp trên Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào sổ số dư số lượng tồn cuối tháng của từng thứ NVL Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, được

Phương pháp số dư giúp giảm bớt được công việc kế toán, tránh sự ghi chép trùng lặp và tăng hiệu suất của công tác kế toán cao hơn so với hai công tác trên Tuy nhiên kế toán chưa theo dõi chi tiết từng thứ vật tư, hàng hóa nên để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn cuẩ thứ NVL nào thì căn

cứ vào số liệu trên thẻ kho Mặt khác ở kho tiến hành ghi chép thường xuyên nhưng ở phòng kế toán ghi định kỳ nên việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư

Ghi cuối thángĐối chiếu hàng ngày

1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại NVL và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình để có sự lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho sao cho phù hợp và tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong việc áp dụng phương pháp đó Trong các doanh nghiệp xây lắp có thể tiến hành kế toán tổng hợp NVL theo một trong hai phương pháp: Phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX ) hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK )

1.3.2.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX.

Sæ sè d­

Phiếu xuất kho

Bảng lũy kế xuất

Sổ kế toán tổng hợp

Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên các sổ kế toán Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính theo 1 trong 4 phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho và được xác định vào bất kì thời điểm nào trong kỳ theo công thức:

Giá thực tế = Số lượng x Đơn giá tính cho xuất kho xuất hàng xuất

Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế NVL tồn kho với số liệu NVL tồn kho trên sổ kế toán nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có các giải pháp xử lý kịp thời

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

TK 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:

• TK 331 “ Phải trả người bán ”

• TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng ”

• TK 627 “ Chi phí sản xuất chung ”

Sơ đồ 1.4 Trình t k toán t ng h p NVL theo phự ế ổ ợ ươ ng pháp KKTX.

Xuất NVL thuê ngoài gia công

Xuất NVL đi đầu tư vào cty liên kết

Xuất NVL góp vốn vào CSKD đồng KS

Cho vay, mượn NVL không tính lãi

Chênh lệch đánh giá lại giảm NVL Chênh lệch đánh giá lại tăng NVL

KK phát hiện thừa NVL đã rõ NN KK phát hiện thiếu NVL đã rõ NN

NK do được biếu tặng

NK do NSNN cấp, nhận vgóp LD

NK NVL do thuê ngoài gia công, chế

biến hoặc tự gia công, chế biến

NK do nhập khẩu (VAT của hàng

nhập khẩu không được khấu trừ )

VAT của hàng nhập khẩu

Chênh lệch giảm

Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc mua về để sản xuất hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án về cơ bản việc hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL cũng tiến hành tương tự như trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác trong giá thực tế NVL mua vào còn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào Khi đó doanh nghiệp không sử dụng TK 133.

1.3.2.2 kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Đây là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên các sổ kế toán mà căn

cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị của NVL tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán Việc xác định trị gá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ tính theo công thức:

Trị giá vốn Trị giá thực Trị giá thực Trị giá thực thực tế = tế NVL tồn + tế NVL nhập - tế NVL tồn NVL xuất đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

Trị giá thực Số lượng Đơn giá tính

• TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ”, TK 152 “ Nguyên vật liệu

”

• Ngoài ra còn sử dụng một số TK khác: TK 111, 112, 133,

Cho vay, mượn NVL không tính lãi

Chênh lệch đánh giá lại giảm NVL Chênh lệch đánh giá lại tăng NVL

NK do nhập khẩu ( VAT của hàng

nhập khẩu không được khấu trừ ).

VAT của hàng nhập khẩu

Chênh lệch giảm

Kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ.

Sơ đồ 1.5: Trình tự tổng hợp kế toán NVL theo phương pháp KKĐK.

TK 152, 151

1.4 Các hình thức kế toán áp dụng trong kế toán tổng hợp NVL.

Tùy theo diều kiện, đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn, vận dụng các sổ kế toán khác nhau Thông thường các doang nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau:

1.4.1 Hình thức kế toán nhật ký chung.

Là hình thức kế toán mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy

số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh ( được ghi vào cuối tháng )

Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Sổ nhật

ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái tài khoản, các sổ ( thẻ ) chi tiết

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký

chung.

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra, đối chiếu

Bảng tổng hợp chi tiếtChứng từ kế toán

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái tài khoản ( hàng ngày )

Chứng từ ghi do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ ( thẻ ) chi tiết

Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra, đối chiếu

1.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.

Đây là hình thức kế toán mà đặc trưng cơ bản là:

- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên

Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng bên Nợ

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó.

- Kết hợp chặt chẽ việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản, các sổ (thẻ) chi tiết

Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ.

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra, đối chiếu

1.4.4 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Bảng kê Nhật ký chứng từ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Đây là hình thức kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ “ Nhật ký sổ cái ”.

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Nhật

ký sổ cái, các loại sổ ( thẻ ) chi tiết

Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái.

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra, đối chiếu

1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Đây là hình thức kế toán mà công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây:

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ chứng từ gốc cùng Bảng tổng hợp

loại

Bảng tổng hợp chi tiết

Nhật ký sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối nămKiểm tra, đối chiếu

1.5 Công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán.

1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, các doanh nhiệp cũng không ngừng phát triển cả về quy mô, lĩnh vực kinh doanh lẫn trình độ quản lý Hơn nữa, nhu cầu quản lý Nhà nước về tài chính cũng như yêu cầu thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp đối với các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp đồi hỏi cần thiết phải áp dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán mà cụ thể là sử dụng phần mềm kế toán

Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nhiều lĩnh vực Trong đó kế toán sử dụng máy vi tính sẽ giúp cán

bộ kế toán hạch toán và cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy

đủ đồng thời tiết kiệm cả về thời gian và tiền của Việc áp dụng rông rãi kế toán máy là rất tiện lợi và cần thiết trong việc điều hành bộ máy kế toán của doanh nghiệp

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Máy vi tính

Nội dung công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm

kế toán được thể hiện qua quá trình sau:

* Tổ chức mã hóa NVL:

Mã hóa NVL là việc phân loại, quy định ký hiệu, sắp xếp theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin không nhầm lẫn khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhất là trong hệ thống xử lý tự động Việc mã hóa NVL được thực hiện qua các bước:

+ Xác định đối tượng cần mã hóa ( loại vật tư )

+ Lựa chọn phương pháp mã hóa ( Phương pháp mã số phân cấp, mã

số gợi nhớ, mã hóa liên tiếp, mã hóa tổng hợp )

+ Triển khai mã hóa NVL theo phương pháp mã hóa đã chọn

* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực kế toán trên máy:

- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mà hiệu xác định

- Tổ chức luân chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ, tùy theo

sự phân công phân nhiệm trong bộ máy kế toán

Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán, cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán

* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.

Căn cứ vao hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng

Sau đố quy định danh mục tài khoản trên máy, chi tiết hóa các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa

đã áp dụng Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem hoặc

in sổ sách kế toán, người dùng có thể “ lọc ” theo các tài khoản tổng hợp và chi tiết

* Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán.

Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp

Quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động

được thực hiện theo quy trình sau: ( Sơ đồ 1.11 )

* Các loại báo cáo.

Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của người dùng Sản phẩm của quy trình xử lý,

hệ thống hóa thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:

- Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

- Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí

- Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp báo cáo nhanh và theo cách tư duy của nhà kinh doanh

- Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên ( chứng từ kế toán ) hình thành báo cáo

- Báo cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toán, định mức

* Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng.

Chứng

từ gốc

Nhập chứng

từ vaò máy

Chứng

từ trên máy

Máy tính

xử lý

số liệu

-Sổ kế toán TH

-Sổ cái TK-Sổ chi tiết-BCTC-Báo cáo khác

xem

in

Mã hóa

Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn

cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình dộ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tố chức bộ máy kế toán phù hợp Theo đó cần quy định chức trách, nhiệ vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán

Quản trị người dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán Nhờ việc phân công, phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu

Tóm lại, tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính mang lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng tính mềm dảo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp

1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán.

NVL trong DN rất phong phú, đa dạng và biến động thường xuyên, do

đó khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư và để tăng cường tính tự động hóa có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của vật tư ở phần danh mục NVL có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành

kế toán NVL thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất Khi nhập xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản lưu trữ và

đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn của từng loại vật liệu

Đối với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợp nhập 1 phiếu nhiều NVL thì chương trình cũng cho phép nhập nhưng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng NVL làm căn cứ tính giá vốn xuất kho

Đối với các nghiệp vụ xuất NVL thì chương trình phải tự động tình được giá vốn xuất kho Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi

Tên bằng tiếng Việt là : Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II

Tên bằng tiếng Anh là : HALONG II ERETION JOINT-STOCK

Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông Nguyễn Đan Phụng

Giám đốc : Ông Đỗ Quang Đức.

Điện thoại : 0333.64754 ; 0333.647673

Fax : 0333.647540

E-mail : Ctycpxlhalong@gmail.com