Tùy theo diều kiện, đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn, vận dụng các sổ kế toán khác nhau. Thông thường các doang nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau:
Là hình thức kế toán mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh ( được ghi vào cuối tháng ).
Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái tài khoản, các sổ ( thẻ ) chi tiết.
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
1.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Là hình thức kế toán mà căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là các “ Chứng từ ghi sổ ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết
Sổ cái Sổ nhật ký
đặc biệt Sổ nhật ký chung
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái tài khoản ( hàng ngày )
Chứng từ ghi do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ ( thẻ ) chi tiết.
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
1.4.3 Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
Đây là hình thức kế toán mà đặc trưng cơ bản là:
- Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ kế toán
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ đó.
- Kết hợp chặt chẽ việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái tài khoản, các sổ (thẻ) chi tiết.
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
1.4.4 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.Chứng từ kế toán và Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Đây là hình thức kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ “ Nhật ký sổ cái ”.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức kế toán này gồm: Nhật ký sổ cái, các loại sổ ( thẻ ) chi tiết.
Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Đây là hình thức kế toán mà công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây:
Chứng từ kế toán Sổ quỹ chứng từ gốc cùng Bảng tổng hợp loại Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Kiểm tra, đối chiếu
1.5 Công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán.
1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. phần mềm kế toán.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, các doanh nhiệp cũng không ngừng phát triển cả về quy mô, lĩnh vực kinh doanh lẫn trình độ quản lý. Hơn nữa, nhu cầu quản lý Nhà nước về tài chính cũng như yêu cầu thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp đối với các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp đồi hỏi cần thiết phải áp dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán mà cụ thể là sử dụng phần mềm kế toán.
Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Trong đó kế toán sử dụng máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán hạch toán và cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ đồng thời tiết kiệm cả về thời gian và tiền của. Việc áp dụng rông rãi kế toán máy là rất tiện lợi và cần thiết trong việc điều hành bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán: -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Nội dung công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán được thể hiện qua quá trình sau:
* Tổ chức mã hóa NVL:
Mã hóa NVL là việc phân loại, quy định ký hiệu, sắp xếp theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin không nhầm lẫn khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhất là trong hệ thống xử lý tự động. Việc mã hóa NVL được thực hiện qua các bước:
+ Xác định đối tượng cần mã hóa ( loại vật tư )
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa ( Phương pháp mã số phân cấp, mã số gợi nhớ, mã hóa liên tiếp, mã hóa tổng hợp )
+ Triển khai mã hóa NVL theo phương pháp mã hóa đã chọn
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực kế toán trên máy:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mà hiệu xác định.
- Tổ chức luân chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ, tùy theo sự phân công phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán, cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Căn cứ vao hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.
Sau đố quy định danh mục tài khoản trên máy, chi tiết hóa các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4...theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa
đã áp dụng. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể “ lọc ” theo các tài khoản tổng hợp và chi tiết.
* Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán.
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp.
Quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình sau: ( Sơ đồ 1.11 )
* Các loại báo cáo.
Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của người dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:
- Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị
- Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí...
- Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp báo cáo nhanh và theo cách tư duy của nhà kinh doanh.
- Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên ( chứng từ kế toán ) hình thành báo cáo.
- Báo cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toán, định mức...
* Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng.
Chứng từ gốc Nhập chứng từ vaò máy Chứng từ trên máy Máy tính xử lý số liệu -Sổ kế toán TH -Sổ cái TK -Sổ chi tiết -BCTC -Báo cáo khác xem in Mã hóa
Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình dộ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tố chức bộ máy kế toán phù hợp. Theo đó cần quy định chức trách, nhiệ vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán...
Quản trị người dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán. Nhờ việc phân công, phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu.
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính mang lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng tính mềm dảo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. dụng phần mềm kế toán.
NVL trong DN rất phong phú, đa dạng và biến động thường xuyên, do đó khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư và để tăng cường tính tự động hóa có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của vật tư ở phần danh mục. NVL có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán NVL thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất. Khi nhập xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn của từng loại vật liệu.
Đối với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập 1 phiếu nhiều NVL thì chương trình cũng cho phép nhập nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng NVL làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.
Đối với các nghiệp vụ xuất NVL thì chương trình phải tự động tình được giá vốn xuất kho. Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II.
2.1. Quá trình hình thành, phát triển và đặc điểm của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP xây lắp Hạ Long II.
Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, tiền thân là một đơn vị trực thuộc công ty XD Hạ Long, nay là Công ty cổ phần Viglacera- Hạ Long.
Công ty được thành lập theo Quyết định số 22.03.000.407 ngày 28/04/2005 của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh :
Tên bằng tiếng Việt là : Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II.
Tên bằng tiếng Anh là : HALONG II ERETION JOINT-STOCK COMPANY
Tên viết tắt : HJC II
Trụ sở chính : Khu 2-Phường Hà Khẩu- TPHạ Long -Tỉnh Quảng Ninh.
Vốn điều lệ : 5.000.000.000VND ( Năm tỷ đồng chẵn ).
Số tài khoản : 0141.000.125.863 tại NH TMCP Ngoại Thương VN chi nhánh Hạ Long.
Mã số thuế : 5700.545.505
Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông Nguyễn Đan Phụng
Giám đốc : Ông Đỗ Quang Đức.
Điện thoại : 0333.64754 ; 0333.647673
Fax : 0333.647540
Như vậy, tuy mới trải qua 4 năm hoạt động, Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II khẳng định được vị trí vững chắc của mình trên thương trường. Công ty đã thi công khai thác, bốc xúc, vận chuyển đất sét để phục vụ sản xuất gạch ngói tại các mỏ sét lớn của Công ty cổ phần Viglacera Hạ Long. Bốc xúc đất thải san lấp mặt bằng làm hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp, khu đô thị tại thành phố Hạ Long và huyện Hoành Bồ.Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng được khách hàng đánh giá cao về năng lực, tiến độ cũng như chất lượng sản phẩm. Ngoài ra công ty còn tổ chức sản xuất một số sản phẩm mộc công nghiệp, nhượng bán xăng dầu và một số dịch vụ khác.
Với mục tiêu: Xây dựng thương hiệu Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II theo tiêu chí uy tín, chất lượng và hiệu quả. Công ty đã không ngừng đầu tư bổ xung máy móc, trang thiết bị, tuyển dụng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật có bằng cấp trình độ chuyên môn cao và công nhân lành nghề, đồng thời làm tốt công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001-2000 nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường. Sự phát triển, lớn mạnh không ngừng của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II được thể hiển phần nào qua bảng thống kê sau đây:
Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II trong 3 năm 2006, 2007, 2008
Chỉ tiêu Năm 2006
Năm
2007 Năm 2008
- Lao động bình quân (người ) 96 118 138
- Nguồn vốn KD (triệu đồng ) 5.316 5.789 6.735
- Doanh thu (triệu đồng) 19.714 32.415 49.006
-Thu nhập bình quân ( 1.000đ/người/tháng ) 1.500 1.650 2.150
Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II: